Visão geral sobre o Tutorial do Emissor de Nota Fiscal Eletrônica

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1 Manual Emissor de Nota Fiscal Eletrônica Tutorial Emissor de Nota Fiscal Eletrônica Visão geral sobre o Tutorial do Emissor de Nota Fiscal Eletrônica Este tutorial descreve o processo de credenciamento como Emissor de Nota Fiscal Eletrônica para clientes Microvix, contribuintes enquadrados ou voluntários a utilizar o documento fiscal digital em ambiente nacional. Eventuais dúvidas podem ser esclarecidas através do

2 Nota Fiscal Eletrônica Atualmente existem diversos projetos que utilizam o termo Nota Fiscal eletrônica - NF-e. Só na cidade de São Paulo tem-se: NF-e nacional de mercadorias, NF-Online (Nota Fiscal Paulista - NFP) e 2ª via eletrônica, todas de competência do governo estadual, além da NF-e de Serviços da prefeitura de SP. A NF-e tratada no presente documento é a Nota Fiscal eletrônica NF-e nacional, instituída através do Ajuste SINIEF 07/05 como um novo modelo de documento fiscal em forma eletrônica, mantendo a equivalência legal com a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A utilizada pelos contribuintes do ICMS e do IPI. Legislação A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de Sua documentação básica é composta pela legislação tributária que instituiu o novo documento fiscal, estabeleceu o padrão técnico e as definições de setores e organizações econômicas na adoção do projeto, que consiste em: Ajuste SINIEF 07/05 instituiu a Nota Fiscal Eletrônica NF-e, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica - DANFE e o modelo operacional; Protocolo ICMS trata da obrigatoriedade de adoção da NF-e; Ato COTEPE divulga o Manual de Integração do Contribuinte com as especificações técnicas; Manual de Integração do Contribuinte é o principal documento do projeto que contêm os leiautes da NF-e e do DANFE e as especificações técnicas dos web-services oferecidos; Manual de Contingência é o documento que trata do processo de contingência. Benefícios Os benefícios para a sociedade e para o contribuinte são vários, tais como: redução dos custos, maior agilidade do processo, segurança nas informações, facilidade para fiscalização de mercadorias e a diminuição do uso e armazenamento de papel. Além disso, o Fisco pode acompanhar, em tempo real, a atividade econômica e a integração de informações com as Secretarias de Fazenda de outros estados e a Receita Federal. Credenciamento como Emissor de Nota Fiscal Eletrônica Para tornar-se um emissor de NF-e, por meio de tecnologias Microvix, será necessário que a empresa atenda aos seguintes quesitos: 1. Credenciar-se como emissora de NF-e no Estado onde esteja estabelecida; microvix erp Página 2

3 2. Adquirir um certificado digital no modelo A1 (e-cnpj), isto é, um certificado digital nos padrões da NF-e junto há uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na ICP-Brasil. Uma lista das AC comerciais pode ser obtida no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, ITI, em 3. Adquirir o módulo Microvix nfe, solicitando ao setor Comercial da Microvix a liberação do módulo; 4. Configurar o Microvix erp para emitir NF-e; 5. Encaminhar à Microvix: certificado, senha e documentação do credenciamento; 6. Nas configurações da empresa (Empresa -> Dados da Empresa), a cidade da empresa (emitente da nota) deve ser pesquisada através da lupa, pois o sistema carrega nesta página os municípios cadastrados no IBGE, não sendo possível informar o nome da cidade manualmente. Ao selecionar a cidade, automaticamente o campo Estado é preenchido e fica bloqueado para alteração. Isso se faz necessário para que a cidade da empresa tenha seu código válido nos arquivos de nota fiscal eletrônica, gerados pelo módulo NF-e. 7. No cadastro/alteração de clientes/fornecedores (CRM -> Cadastro ou CRM -> Pesquisa), as cidades também devem ser pesquisadas através da lupa, para que seja executado o mesmo processo citado no item anterior, para garantir que as cidades dos clientes (destinatários) estejam cadastradas na base de dados do IBGE, tendo assim seu código válido nos arquivos de nota fiscal eletrônica, gerados pelo módulo NF-e 8. Receber treinamento sobre o processo de emissão da NF-e; 9. Realizar testes de emissão de documentos eletrônicos em ambiente de homologação; 10. Solicitar autorização para entrada na Fase de Produção no Estado onde esteja estabelecida; 11. Solicitar ambiente de produção junto a Microvix. Fase de Credenciamento A empresa que desejar se credenciar como emissora de NF-e deverá: Ser contribuinte inscrito no Estado de origem e usuário de sistema eletrônico de processamento de dados, ou estar enquadrada em um dos protocolos ICMS - Confaz que estabelecem a obrigatoriedade de uso da NF-e para determinados segmentos de atuação; Solicitar acesso aos ambientes da NF-e formalizando seu pedido de credenciamento junto à Administração Fazendária ou de Tributos do Estado onde estejam estabelecidos. Certificado Digital para uso na NF-e Para emissão de NF-e é necessária a utilização de um certificado digital. O certificado, na prática, equivale a uma carteira de identidade virtual ao permitir a identificação de uma pessoa no meio digital/eletrônico quando estiver enviando uma mensagem ou em alguma transação pela rede mundial de computadores que necessite validade legal e identificação inequívoca. Essa tecnologia é comercializada comumente em dois tipos distintos: A1e A3. microvix erp Página 3

4 Para utilização do Microvix nf-e é fundamental a aquisição dos certificados do tipo A1 (e-cnpj). Esse tipo de certificado é de fácil mobilidade, fornece alto nível de segurança e simplifica o processo de guarda e manuseio. Além disso, é ideal para ambientes web corporativos, pois permite a instalação em diversos dispositivos e controle por senha. Para obter um certificado digital compatível com a Microvix basta seguir as orientações a seguir: 1. Escolher uma Autoridade Certificadora (AC) da ICP-Brasil. Uma lista das AC comerciais pode ser obtida no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, ITI, em 2. Solicitar no próprio portal da internet da AC escolhida a emissão de certificado digital de pessoa jurídica (A1 e-cnpj). A AC também pode informar sobre aplicações, custos, formas de pagamento, equipamentos, documentos necessários e demais exigências; 3. Para a emissão de um certificado digital é necessário que o solicitante vá pessoalmente a uma Autoridade de Registro (AR) da Autoridade Certificadora escolhida para validar os dados preenchidos na solicitação. Esse processo é chamado de validação presencial e será agendado diretamente com a AR que instruirá o solicitante sobre os documentos necessários. 4. A AC e/ou AR notificará o cliente sobre os procedimentos para baixar o certificado. 5. Quando o certificado digital estiver perto do vencimento, o mesmo poderá ser renovado eletronicamente, uma única vez, sem a necessidade de uma nova validação presencial. Exportação do certificado O certificado digital e a senha de acesso devem ser encaminhados à Microvix para que o mesmo seja armazenado no servidor e posteriormente utilizado pelo aplicativo emissor. Neste processo faz-se necessário a exportação do certificado em formato.pfx. Para gerar essa exportação, devem ser seguidas as seguintes instruções: microvix erp Página 4

5 1. Abrir o navegador Internet Explorer, clicar em Ferramentas e em Opções da Internet. Passo 1 Menu Ferramentas e a opção Opções da Internet do Internet Explorer 2. Acessar a aba Conteúdo e clicar em Certificados. microvix erp Página 5

6 Passo 2 Botão Certificados da guia Conteúdo 3. O navegador mostrará os Certificados Pessoais que estão no computador em questão. Deve-se selecionar o Certificado Digital e clicar em Exportar. A tela de Assistente de Exportação será aberta onde deverá ser clicado em Avançar. microvix erp Página 6

7 Passo 3 Botão Exportar microvix erp Página 7

8 4. A seguir é necessário selecionar a opção Sim, exportar a chave particular e clicar em Avançar novamente. microvix erp Página 8

9 Passo 4 Marcar a opção Sim, exportar a chave particular 5. Na tela seguinte em Troca de informações pessoais PKCS Nº 12 é necessário marcar as opções Incluir todos os certificados no caminho de certificação, se possível e Exportar todas as propriedades estendidas e após isso clicar em Avançar novamente. 6. Deverá ser informada uma senha que protegerá a Chave Privada (essa senha será usada para importar o certificado no servidor Microvix) e após isso clicar em Avançar. microvix erp Página 9

10 Passo 6 Campos para informar e confirmar a senha de proteção da chave particular 7. Na próxima página deverá ser escolhido o local em que a chave privada será armazenada. Sugere-se que seja armazenada em uma mídia portátil (exemplo: pendrive, CD, disquete, etc.). Para encontrar o local basta clicar em Procurar, selecionar a pasta e depois clicar em Avançar. 8. Para finalizar o processo de exportação, deve-se clicar em Concluir. Configurações Iniciais O modelo operacional da Nota Fiscal Eletrônica é composto por uma série de adaptações no processo de faturamento dos contribuintes. Para adaptar-se a mudança de cultura e de uso de nova tecnologia, o contribuinte deve revisar e validar as informações inseridas no Microvix erp, observando o novo patamar de controle exigido pela legislação vigente. Para que o processo de implantação do módulo da Nota Fiscal Eletrônica seja um sucesso, seguem as configurações necessárias: microvix erp Página 10

11 Preencher os dados da empresa: Razão social, nome fantasia, CNPJ, Inscr. Estadual, filial (referenciada no CRM sendo cliente/fornecedor com dados válidos), endereço completo, telefone, fax e . OBS: Os dados preenchidos no cadastro da empresa devem ser validados e confrontados junto ao site do Sintegra, em Já o município e a UF devem ser confrontados com os dados do IBGE. Preencher os dados da empresa filial (CRM): informar os dados básicos em conformidade com os dados da empresa e validados no site do Sintegra. Preencher os dados da Microvix (CRM): informar ou validar os dados básicos da Microvix. Esse cadastro é utilizado nos testes iniciais do módulo de emissão de documentos eletrônicos, pela equipe de implantação. Validar o CRM: na medida do possível revisar as informações dos clientes, fornecedores e transportadoras. Dados como CNPJ, CPF, IE e endereço, devem estar sempre preenchidos e validados. Essa iniciativa evita transtornos e rejeições futuras no processo de geração e validação da NF-e. Validar os dados do módulo de suprimentos: o cadastro de produto deve apresentar obrigatoriamente uma descrição, o valor, a unidade, a NCM e a configuração tributária. Cadastros auxiliares: configurar os itens: Natureza de Operação, Configuração tributária e Série de Saída. Homologação Tributária/Fiscal: Realizar o processo de homologação Tributária/Fiscal no Microvix erp. Emissão de Nota Fiscal: Emitir pelo menos uma nota fiscal (utilizando a rotina de emissão de notas no módulo de faturamento). Configurar usuário: Configurar ao menos um usuário com permissão de faturamento. Treinamento O processo de treinamento é realizado de forma não presencial. Nesta etapa os usuários recebem todas as informações sobre a legislação vigente, modelo conceitual e operacional do projeto, bem como instruções sobre o módulo de gerenciamento de Notas Fiscais Eletrônicas (Microvix nf-e). Teste Ambiente de Homologação O ambiente de homologação é uma etapa indispensável para que o cliente Microvix realize uma adequação em seus processos de faturamento, observando a substituição de documentos em papel, para um processo de emissão de documentos exclusivamente digitais. Esse processo não gera documentos fiscais com teor fiscal e jurídico. É mero interesse da empresa, não estando esta obrigada ao cumprimento da relação de testes sugerida para tornarse emissora de NF-e, mas vale lembrar que existem Estados da Federação que definem testes microvix erp Página 11

12 mínimos para que a empresa passe a utilizar de ambiente de produção. Porém, com base na experiência adquirida com o processo de credenciamento dos clientes anteriores, sugere-se que a empresa execute no mínimo os seguintes testes: 1. Emissão de notas fiscais: a) Emitir no mínimo 20 notas fiscais eletrônicas, ou uma quantidade de notas fiscais que represente o faturamento da empresa de forma significativa; b) Variar o tamanho dos lotes, emitindo pelo menos um lote com duas ou mais notas fiscais e os demais com uma nota fiscal. 2. Consulta de retorno de recepção: consultar todos os lotes enviados no período; 3. Cancelamento de notas fiscais: efetuar no mínimo 10 cancelamentos de notas fiscais; 4. Consulta protocolo: efetuar pelo menos 20 vezes a consulta protocolo; 5. Realizar no mínimo 10 vezes o processo de inutilizar faixas de nota fiscal. Ambiente de Produção A Fase de Produção corresponde ao efetivo credenciamento do contribuinte como emissor de Nota Fiscal Eletrônica, no qual alguns estados liberam o ambiente automaticamente ou exigem documentação e outros processos paralelos. Constatada a regularidade fiscal do contribuinte e não havendo nenhum outro impedimento, será concedida a autorização para entrada na Fase de Produção, sendo os dados do contribuinte publicados pelo Estado na relação de empresas credenciadas para emissão de NF-e. A partir do dia em que o contribuinte tomar ciência da autorização para entrada na Fase de Produção poderá passar a operar com Notas Fiscais Eletrônicas, sendo que deverá comunicar à Microvix (por ao consultor de implantação ou responsável), para que sejam efetuadas as devidas parametrizações em ambiente de Produção. Modelo de para solicitar ambiente de produção: Assunto: Solicitação de ambiente de produção. Eu (nome do responsável), representando a empresa (nome da empresa), definida no Microvix erp pelo portal (número do portal) e empresa (número da empresa no portal), solicito o ambiente de produção para emissão de documentos fiscais eletrônicos junto à Microvix Software S/A estando ciente que o órgão (nome do órgão Administração Fazendária ou de Tributos do Estado) já emitiu ou concedeu a autorização para entrada na Fase de Produção. Para mudança de ambiente solicito a exclusão dos documentos emitidos em caráter de homologação, bem como seus registros cadastrais, fiscais, contábeis e administrativos. Segue a especificação: Outras especificações: (mudança de série, definir numeração inicial, excluir série, etc) Referências Bibliográficas microvix erp Página 12

13 AFONSO, José Roberto R; FERNANDES, Andréa G. e-governo no Brasil: experiências e perspectivas. Revista do BNDES. Rio de Janeiro, v. 8, n. 15, p , jun Disponível em: < Arquivos/conhecimento/revista/rev1502.pdf>. Acessado em: 13 jun BRASIL. CONFAZ Conselho Nacional de Política Fazendária. Ato COTEPE/ICMS n. 49, de 27 de novembro de 209. Disponível em: <http://www.fazenda.gov.br/confaz/conf az/atos/atos_cotepe/2009/ac049_09.htm>. Acesso em: 16 abr CONFAZ Conselho Nacional de Política Fazendária. Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de setembro de Disponível em: <http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/ajustes/2005 /AJ_007_05.htm>. Acesso em: 11 jun CONFAZ Conselho Nacional de Política Fazendária. Ajuste SINIEF 04/06, de 7 de julho de Disponível em: <http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/ajustes/2006 /AJ_004_06.htm>. Acesso em: 11 jun CONFAZ Conselho Nacional de Política Fazendária. Ajuste SINIEF 05/07, de 30 de março de Disponível em: <http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/ajustes/2007 /AJ_005_07.htm>. Acesso em: 11 jun CONFAZ Conselho Nacional de Política Fazendária. Ajuste SINIEF 08/07, dia 28 de setembro de Disponível em: <http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/ajustes/2007 /AJ_008_07.htm>. Acesso em: 11 jun Decreto n , de 22 de janeiro de Institui o Sistema Público de Escrituração Digital Sped. Disponível em: <http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/decretos/ 2007/dec6022.htm>. Acesso em: 11 jun Secretários de Fazenda e Receita. Protocolo ICMS n. 10, de 18 de outubro de Disponível em: <http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/protocolos/icms/2007/ PT010_07.htm>. Acesso em: 16 abr Secretários de Fazenda e Receita. Protocolo ICMS n. 42, de 3 de julho de Disponível em: <http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/protocolos/icms/2009/pt042_09. htm>. Acesso em: 16 abr CFC Conselho Federal de Contabilidade. Sped. Disponível em: <http://www.cfc.org.br/ conteudo.aspx?codmenu=296>. Acesso em: 12 jun CLETO, Nivaldo. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Revolução Digital no Meio Empresarial e Contábil. Revista do CRCPR Conselho Regional de Contabilidade do Paraná, Curitiba, n. 145, COELHO, Espartaco Madureira. Governo eletrônico e seus impactos na estrutura e na força de trabalho das organizações públicas. RSP Revista do Serviço Público, Brasília, v. 52, n. 2, abr.-jun Disponível em: <http://www.dominiopúblico.gov.br/download/texto/en pdf>. Acesso em: 12 jun microvix erp Página 13

14 CONFEB Conselho da Nota Fiscal Eletrônica do Brasil. Panorama do Cenário de Aplicação da Nota Fiscal Eletrônica no Brasil Visão Empresarial. São Paulo, Disponível em: <http://www.nfe.org.br/conteudo/pdf/pesquisa_nfe.pdf >. Acesso em: 5 abr DUARTE, Roberto Dias. Big Brother Fiscal III: o Brasil na era do conhecimento: como a certificação digital, SPED e NF-e estão transformando a Gestão Empresarial no Brasil. 3.ed. Belo Horizonte: Ideas Work, ENAT Encontro Nacional de Administradores Tributários. Protocolo de cooperação n. 03 / Disponível em: <http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/docs/legislacao_protocolo_ena T_ pdf >. Acesso em: 16 abr ENCAT Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais. Manual de Integração Contribuinte: Padrões Técnicos de Comunicação. Versão NT , Brasil, Disponível em: < Manual_Integra%C3%A7%C3%A3o_Contribuinte_vers%C3%A3o_4.01-NT pdf>. Acesso em: 21 mar Manual de Contingência. Versão 1.001, Brasil, Disponível em: <http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/docs/manual_de_contingencia_v1_01.pdf>. Acesso em: 16 jun Projeto Nota Fiscal Eletrônica: Nota Técnica 2009/006. Brasil, Disponível em: < >. Acesso em: 1 abr HIRAE, A. A Influência dos Novos Mecanismos de Controle Fiscal na Adoção do Princípio de Destino nas Operações Interestaduais do ICMS. XI Prêmio Tesouro Nacional: Tema Tópicos Especiais em Finanças Públicas Disponível em: <http://www.tesouro.fazenda. gov.br/premio_tn/xipremio/financas/3tefpxiptn/3premio_tefp.pdf>. Acesso em: 25 abr MÜLLER, Aderbal; PILAR, Rafaela do; KIDO, Viviane Mayumi, Manual da Nota Fiscal Eletrônica. Curitiba: Juruá, PEREIRA; Sidinei Aparecido et al. Governança eletrônica na administração pública: estudo de caso sobre a nota fiscal eletrônica NF-E. 18º Congresso Brasileiro de Contabilidade ago Gramado. Disponível em: <http://www.ccontabeis.com.br/18cbc/421.pdf>. Acesso em: 5 jun RFB Receita Federal do Brasil. Coordenação Geral de Fiscalização da Secretaria da Receita Federal. Projeto Nota Fiscal Eletrônica: especificações do escopo do sistema. Brasil, SPED Sistema Público de Escrituração Digital. Disponível em: <http://www1.re ceita.fazenda.gov.br/>. Acesso em: 21 mar SEFAZ-BA Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia. SPED Contábil: escrituração contábil digital. Disponível em: <http://www.sefaz.ba.gov.br/especiais/videoconferencia_sp ED_Contabil.pdf >. Acesso em: 15 jun microvix erp Página 14

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