UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE O SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES - ERP SUA INFLUÊNCIA, APLICABILIDADE E REFLEXOS NA CONTABILIDADE Por: Talita de Oliveira Torelli Orientador Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço Rio de Janeiro 2008

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE O SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES - ERP SUA INFLUÊNCIA, APLICABILIDADE E REFLEXOS NA CONTABILIDADE Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Finanças e Gestão Corporativa Por:. Talita de Oliveira Torelli

3 3 AGRADECIMENTOS Ao Profº. Jorge Tadeu Vieira Lourenço, pela orientação na elaboração desta monografia.

4 4 DEDICATÓRIA Aos meus pais Mauro e Rosilene, devo mais do que posso expressar em palavras, pois me apoiaram em todos os momentos, compartilhando alegrias e frustrações. Muito obrigada, por estarem sempre ao meu lado e me ajudarem a percorrer esse caminho. Ao meu noivo, Leandro, pela compreensão, amor e otimismo que me deram forças para concretizar meu objetivo. A minha irmã Taisa, pelo carinho, força e apoio que me deu durante a elaboração desse trabalho. Talita de Oliveira Torelli

5 5 RESUMO Em função do estreito relacionamento que a contabilidade possui com as outras áreas da empresa (por meio do registro das transações que afetam o patrimônio e os resultados da empresa), além das exigências e particularidades da legislação tributária brasileira, o trabalho foi desenvolvido buscando mensurar os efeitos contábeis e fiscais. O que avaliamos nesta monografia são os impactos provocados na empresa quando a informação é inputada de forma inadequada no sistema. Até que ponto a falta de formação e/ou informação dos usuários de um Sistema Integrado de Informações (ERP), podem ocasionar problemas contábeis e fiscais para a empresa que o adotou? Caso afirmativo como minimizá-los?

6 6 METODOLOGIA Para a classificação da pesquisa, toma-se como base a taxinomia apresentada por Vergara (2004), que a qualifica em dois critérios básicos: quanto aos fins e quanto aos meios. Quanto aos fins, a pesquisa foi descritiva e aplicada. Descritiva, porque foi examinado a funcionalidade e aplicação contábil e fiscal referente a utilização de um sistema de informações integradas ERP. Demonstrando a relação que existe entre a forma como o usuário inputa as informações no sistema e os reflexos contábeis do seu procedimento. Analisando ainda a importância do treinamento adequado do usuário final para a correta utilização das potencialidades sistêmicas. Aplicada, porque visou desenvolver os meus conhecimentos sobre o assunto, para aplicação no ambiente de trabalho em que atuo, melhorando a qualidade das informações recebidas pela contabilidade. Quanto aos meios, a pesquisa foi de campo, bibliográfica e participante. De campo, porque foi desenvolvida à partir das observações do meu cotidiano. Bibliográfica, porque utilizei material acessível ao público em geral, como livros, artigos especializados e outros que tratam do tema para apoiar o referencial teórico. E participante porque estive totalmente imersa na pesquisa, como pesquisador e pesquisado. Durante todo o trabalho de pesquisa estive aplicando os conhecimentos adquiridos no dia a dia

7 7 Os dados foram coletados por meio de: a) Pesquisa bibliográfica em livros, artigos técnicos, teses e dissertações com dados pertinentes ao assunto b) Pesquisa de campo, através da observação do comportamento dos indivíduos que utilizam o sistema ERP, no grupo de empresas privadas de saneamento básico analisadas, com a finalidade de avaliar a qualidade das informações recebidas pela contabilidade. Avaliação da dificuldade de mudança cultural da visão departamental para a de processos; impactos provocados pela falta de capacitação técnica das pessoas envolvidas; avaliação da necessidade de treinamento contínuo dos usuários; avaliação da capacidade de percepção dos usuários sobre a necessidade de trabalho em equipe, já que a empresa deve ser vista como um todo. As pesquisa bibliográficas e de campo contribuíram para identificar os pontos fortes e fracos da utilização de um sistema de informações integrados, estudando os casos de outras empresas, e a maneira mais adequada de melhorar a qualidade da informação recebida pela contabilidade, no grupo de empresas de saneamento básico analisadas. Para a realização deste projeto foi adotada a pesquisa qualitativa, comparando diversos casos de empresas que utilizam sistemas integrados de informações. À partir de experiências relatadas em livros e artigos técnicos, podemos discutir sobre o problema principal deste trabalho, que foi avaliar até que ponto a falta de conhecimento técnico dos usuários finais de um sistema

8 8 integrado interferem na qualidade das informações capturadas pela contabilidade da empresa. De acordo com os autores Saccol; Macadar e Soares (2003) a implantação de um ERP representa uma mudança tecnológica. Entre outras, estes autores apontam as mudanças da qualificação técnica exigida das pessoas, em função de maior agilidade no trabalho e maior utilização da informática na empresa. Com destaque para as exigências quanto à escolaridade dos profissionais e investimento em treinamento. Zwicker e Souza (2003) nos relatam as dificuldades de implementação do ERP como decorrentes principalmente do fato de ela envolver mudanças organizacionais e que implicam alterações nas tarefas e responsabilidades de indivíduos e departamentos com conseqüentes transformações nas relações entre os diversos departamentos. A implantação de um sistema integrado não pode ser vista apenas como um projeto de implantação de um novo sistema informatizado. Envolve vários aspectos organizacionais. Neste trabalho estaremos analisando e tratando os dados pertinentes que nos conduzam a resposta do problema identificado. A metodologia escolhida para a futura pesquisa apresenta as seguintes dificuldades e limitações quanto à coleta e ao tratamento dos dados:

9 9 A observação da realidade proposta esteve circunscrita ao grupo de empresas selecionadas, porém em função da distribuição geográfica das mesmas, foram mais analisadas as pessoas que trabalham na empresa localizada no município de Niterói/RJ; A pesquisa bibliográfica estava calcada em casos de outras empresas que implementaram com ou sem sucesso um sistema integrado ERP, porém são de ramos de atividades diferentes do grupo de empresas estudado; A pesquisa de campo pode poderia ficar comprometida, se a empresa de saneamento não concedesse autorização para o desenvolvimento do trabalho; Por ser foco principal do problema que desencadeou essa pesquisa elementos subjetivos, como o conhecimento apreendido pelos funcionários que utilizam o sistema em função da quantidade e qualidade do treinamento recebido, podemos chegar a conclusões que não se aplicam em outros casos, mesmo que similares; Durante todo o projeto o pesquisador esteve envolvido com o processo de observação da realidade e interferência em seus resultados, que chegamos ao final do trabalho com uma realidade muito diferente daquela em que começamos. Não ocorrendo distanciamento entre realidade estudada e pesquisador.

10 10 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 11 CAPÍTULO I 15 CAPÍTULO II 24 CONCLUSÃO 31 ANEXOS 34 BIBLIOGRAFIA 43 ÍNDICE 45 FOLHA DE AVALIAÇÃO 46

11 11 INTRODUÇÃO Neste trabalho foram apresentadas as implicações causadas pelo uso de um sistema integrado de informações. Conheceremos um pouco da história sobre o surgimento dos sistemas integrados ERP- Enterprise Resources Planning¹ e suas características principais. Analisaremos algumas vantagens e desvantagens que devem ser consideradas quando da opção de implementação de um sistema ERP, mostrando que invariavelmente isto provoca um processo de mudança organizacional. Focaremos ainda, um pouco da importância do contador neste cenário, e por fim analisaremos o caso da empresa Chemicals que se viu obrigada a implementar um sistema integrado ERP, no meado da década de 90, sendo assim uma das pioneiras no Brasil. Um sistema integrado é uma solução em processamento eletrônico de dados voltada para o atendimento das necessidades operacionais de uma empresa. Esse conceito representa uma evolução em relação a outras soluções já usadas no ambiente empresarial: as ferramentas MRP - Materials Requirement Planning e MRPII -Manufacturing Resources Planning². 1 ERP - Enterprise Reousrce Planning - Em português, Planejamento de Recursos Empresarias; Sistemas de informação adquiridos na forma de pacotes comerciais de software que permitem a integração de dados dos sistemas de informação transacionais e dos processos de negócios ao longo de uma organização (SOUZA; SACCO, 2003, p.19); 2 MRP - Materials Requirement Planning - Em português, Planejamento das Necessidades de materiais e MRPII - Manufacturing Resources Plannig - Em português, Planejamento dos Recursos de Produção, Sistemas de controle dos recursos diretamente utilizados na manufatura (ZWICKER; SOUZA, 2003, p.64);

12 12 Segundo os autores Zwicker e Souza (2003), os anos 90 assistiram ao surgimento e a um expressivo crescimento dos sistemas ERP no mercado de soluções corporativas de informática. Entre as explicações para esse fenômeno, estão as pressões competitivas sofridas pelas empresas, que as obrigaram a buscar alternativas para a redução de custos e diferenciação de produtos e serviços. Em função desse novo contexto, as empresas foram forçadas a rever seus processos e sua maneira de trabalhar. As empresas reconheceram a necessidade de coordenar melhor suas atividades dentro de sua cadeia de valor para eliminar desperdícios de recursos, reduzindo o custo e melhorando o tempo de resposta às mudanças das necessidades do mercado. Porém, o simples fato de uma empresa adotar um sistema de informações integradas não é por si só garantia de um fluxo de informações impecável, perfeito, ágil e seguro. Os sistemas ERP integram os diversos setores da organização, eliminam tarefas repetidas, auxiliam os gestores da organização na tomada de decisões, e reduzem custos operacionais. Tanto as empresa fornecedoras como os consultores perceberam que a tarefa de implantação desses sistemas envolve um processo de mudança cultural, de uma visão departamental da organização para uma visão baseada em processos. Ao usuário do sistema ERP foi delegado a responsabilidade de codificador da informação. É ele que manuseia o documento original e decide as classificações contábeis e fiscais, conforme suas experiências e

13 13 treinamento recebido, mesmo sem perceber claramente essas funções. À partir de sua análise a informação percorrerá toda a organização, sendo utilizada por todos os outros departamentos em real time. Demonstraremos a necessidade de crescimento profissional dos usuários, decorrentes da ampliação de sua visão da empresa. Essa nova visão está estritamente relacionada com a visão de processos embutida nos sistemas integrados e portanto deve ser atribuídas a eles. Em sistemas isolados, cada departamento visa otimizar a condução de suas funções sem preocupações maiores em relação ao contexto global da empresa. Já num sistema integrado, os departamentos buscam a otimização de toda a empresa, relegando a segundo plano questões localizadas. Na situação não integrada, os esforços são isolados e não guardam relação entre si; já na situação integrada, os esforços precisam ser coletivos e concatenados. Essa forma de atuação é exigida pela funcionalidade disponibilizada nos pacotes integrados e força um novo comportamento por parte dos usuários. O uso de um sistema integrado torna cada departamento apenas parte de um processo, com o agravante de sua operação ficar transparente aos outros departamentos. Isso pode gerar resistência por parte dos usuários, portanto é necessário preparar os usuários finais do sistema para as novas exigências e para uma nova postura diante do sistema de informações da empresa. Além disso aumentam as exigências relacionadas às habilidades e atitudes das pessoas. A necessidade constante de explorar o sistema exige maior preparo para pesquisar e analisar as informações disponíveis, o que faz

14 14 com que hoje se valorize mais a capacidade analítica dos funcionários. Eles precisam ter mais curiosidade e iniciativa para usufruir das funcionalidades do sistema. Também passou a ser mais valorizada a capacidade de trabalhar em grupo, pois cada alteração no ERP exige um estudo de suas repercussões nas diversas áreas integradas, fazendo com as pessoas interajam com maior intensidade. Por outro lado, uma vez que se aumentou a rapidez dos processos de trabalho, também se exige atualmente que as pessoas sejam mais comprometidas e mais ágeis, pois as informações estão disponíveis em tempo real, de forma que a procrastinação na execução das tarefas não é mais aceita. Pretendemos então demonstrar a necessidade constante de investimento na boa formação dos usuários de um sistema integrado ERP, para assim obter do sistema informações rápidas e precisar acerca do negócio, e ainda munir as áreas contábil e fiscal eficientemente, eliminando possíveis contingências provocadas por erros de parametrização do sistema e/ou de classificação dos documentos, entre outros. No capítulo um iremos falar do surgimento do ERP, sua conceituação, características, o porque usar um sistema integrado, algumas vantagens e desvantagens de sua utilização. Já no segundo capítulo iremos abordar a implantação do ERP, as mudanças organizacionais necessárias, a constante evolução do sistema, o papel do contador durante a implantação e por últimos demonstraremos o caso Chemicals.

15 15 CAPÍTULO I O SURGIMENTO DO ERP O uso do sistema integrado de informações ¹ ERP mundialmente e no Brasil datam da segunda metade dos anos 90, segundo Alsène (1999, apud Zwicker e Souza, 2003, p.63),...a idéia de sistemas de informação integrados existe desde o início da utilização dos computadores em empresas na década de 60. No entanto, uma série de dificuldades de ordem prática e tecnológica não permitiu que essa visão fosse implementada na maior parte das empresas. Markus e Tanis (2000, apud ZWICKER; e SOUZA, 2003, p.65) os definem como pacotes comerciais de software que permitem a integração de dados provenientes dos sistemas de informação transacionais e dos processos de negócios ao longo de uma organização. Conforme Mañas (2003), os sistemas ERPs podem ser vistos como uma evolução natural do MRP, dos anos 60, e MRPII, dos anos 70, já que incorporaram a suas atividades originais os módulos de finanças e planejamento da capacidade, e ainda agregam, funções de gerenciamento de fábrica, controle de estoques e processamento de pedidos. Esses processos também podem, adicionalmente, estar integrados com outras aplicações. 1 Sistema de informações integrado de informações -...são construídos como um único sistema de informações que atende simultaneamente aos diversos departamentos da empresa, em oposição a um conjunto de sistemas que atendem isoladamente a cada um deles (ZWICKER; SOUZA, 2003, p.66);

16 16 Conforme o prof. Ivan Ricardo Peleias em trabalho publicado no Boletim IOB (2003), dentro de um processo evolutivo, o planejamento dos recursos afeta e é afetado por outras atividades que a empresa precisa desenvolver; seu plano de vendas afeta suas contas a receber; seu plano de aquisição de materiais e insumos afeta suas contas a pagar. Por sua vez, as operações e compra e venda têm implicações de natureza fiscal, traduzidas em impostos indiretos (ICMS e IPI) a recuperar e a pagar. As transações de contas a receber e contas a pagar afetam o fluxo de caixa da organização. Finalmente, todas as transações que afetam o patrimônio e os resultados precisam ser contabilizadas. 1. SISTEMAS ERP: CONCEITUAÇÃO E CARACTERÍSTICAS Para os autores Souza e Saccol (2003), os sistemas ERP são sistemas de informação integrados adquiridos na forma de pacotes comerciais de software com a finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma empresa industrial (suprimentos, manufatura, manutenção, administração financeira, contabilidade, recursos humanos, etc), para Zwicker e Souza (2003), os sistemas ERPs podem ser entendidos como uma evolução dos sistemas MRPII, à medida que, além do controle dos recursos diretamente utilizados na manufatura (materiais, pessoas e equipamentos), também permitem controlar os demais recursos da empresa utilizados na produção,

17 17 comercialização, distribuição e gestão. Embora as empresas possam desenvolver internamente sistemas com as mesmas características, o termo ERP está normalmente associado a pacotes comerciais. Exemplos de sistemas ERPs existentes no mercado são o R/3 da alemã SAP, o ibaan Enterprise da holandesa Baan, o Oracle E-Business Suite da americana Oracle, o EMS, o Magnus da brasileira Datasul e o AP7 Master da brasileira Microsiga. É preciso considerar que, embora tenham-se originado para atender basicamente a empresas industriais, os sistemas ERPs estão atualmente ampliando sua abrangência. Empresas das áreas comercial, distribuição, utilidades, financeira, entre outras, já os têm implementado. Os próprios fornecedores têm buscado essa ampliação por meio do oferecimento de funcionalidades adequadas a esses e ao outros tipos de empresas. Os autores Zwicker e Souza (2003) destacam que, por se tratar de um pacote comercial, os sistemas ERP não são desenvolvidos para um cliente específico. Eles procuram atender a requisitos genéricos do maior número possível de empresas, justamente para explorar o ganho de escala em seu desenvolvimento. Portanto, para que possam ser construídos é necessário que incorporem modelos de processos de negócio. Esses modelos são obtidos por meio da experiência acumulada pelas empresas fornecedoras em repetidos processos de implementação ou são elaborados por empresas de consultoria e pesquisa de benchmarking¹. ¹ Benchmarking -...detectar e copiar o que cada empresa tem de melhor, economizando tempo, dinheiro e trabalho (Ferreira; Reis e Pereira, 2002, p.165);

18 18 POR QUE USAR UM SISTEMA INTEGRADO Em uma publicação da Deloitte Consulting (1998), o ERP é definido como um software de negócio que permite a empresa automatizar e integrar a maioria de seus processos; compartilhar práticas de negócio e dados comuns pela empresa; disponibilizar a informação em tempo real. É visto como a solução para acabar com os vários programas que funcionam no mesmo ambiente empresarial, sem integração, e que produzem informações de pouca qualidade para o negócio. Sistemas dessa natureza são adquiridos com o intuito de tornar os processos empresariais mais ágeis e extrair informações mais acuradas da empresa. Ao optar pela implementação de sistema integrado ERP, a administração de uma empresa deve considerar os benefícios que terá a partir do momento em que a ferramenta estiver no ar, o impacto que a mudança causará na cultura e no ambiente organizacional, o grau de dificuldade durante o período de implementação, a relação custo-benefício envolvida, os aspectos que não serão atendidos e também as facilidades e funcionalidades que existem no ambiente atual e que podem não estar disponíveis na situação futura. Um sistema integrado pode possibilitar segurança e, se for bem planejado e implementado, pode melhorar sobremaneira o desempenho da gestão e aumentar a amplitude de controle da direção da organização (MANAS, 2003, p.230).

19 19 Ainda conforme Mañas (2003), o investimento em um ERP é sempre uma decisão desafiadora para um executivo. Os recursos e produtos exigidos na determinação da escolha ideal, muitas vezes, não atendem às expectativas geradas pelas promessas dos fornecedores. Esses recursos e produtos envolvem quase sempre pessoas, hardware, software², dados e banco de dados, rede de comunicação e produtos de informação. 1 Implementação - Processo pelo qual os módulos do sistema são colocados em funcionamento em uma empresa (ZWICKER; SOUZA, 2003, p.71); 2 Software - Programa de computador. Instruções que o computador é capaz de entender e executar. As duas categorias principais são os sistemas operacionais (softwares básicos), que controlam o funcionamento do computador, e os softwares aplicativos, como os processadores de texto, planilhas e bancos de dados que executam as tarefas solicitadas pelo usuário. Duas outras categorias, que não se encaixam entre os softwares básicos nem entre os softwares aplicativos, embora contenham elementos de ambos, são os softwares de rede, que permitem a comunicação dos computadores entre si, e as linguagens, que fornecem aos programadores as ferramentas de que necessitam para escrever os programas. Dicionário. Disponível em: < Acesso em: 11 jun. 2008;

20 VANTAGENS E DESVANTAGENS NA UTILIZAÇÃO DO ERP Um sistema integrado de informações auxilia na integração da empresa como um todo, uma vez que atende simultaneamente aos diversos departamentos de maneira on-line. Os sistemas ERPs realmente integrados são construídos como um único sistema de informações que atende simultaneamente aos diversos departamentos da empresa, em oposição a um conjunto de sistemas que atendem isoladamente a cada um deles, em uma base da dados única.... no passado os sistemas customizados eram desenvolvidos a pedido de um departamento da empresa. A visão destes departamentos era naturalmente limitada por sua responsabilidade operacional. Cada departamento definia seus dados de acordo com seus próprios objetivos e prioridades [...] Isto se refletia no software desenvolvido pelos departamentos de TI das empresas. (BANCROFT, 1998, apud ZWICKER E SOUZA, 2003, p.64) Quando a empresa adota um sistema integrado de informações ERP deve considerar os benefícios e problemas que podem surgir com sua utilização.

21 VANTAGENS Apresenta-se a seguir algumas das principais vantagens de um sistema integrado, conforme verificado por Zwicker e Souza (2003): Eliminação de interfaces¹ entre sistemas isolados, já que a empresa deixa de utilizar vários sistemas departamentalizados e adota um sistema integrado; Best practies (melhores práticas) difusão da experiência acumulada pelas empresas fornecedoras em repetidos processos de implementação; Eliminação de retrabalhos e inconsistências, com consequente redução de custos operacionais e administrativos; Registro on-line em real time da maioria das transações realizadas no sistema, que afetam o patrimônio e os resultados da empresa; Maior controle sobre as operações da empresa; Padronização de procedimentos; Acesso de informações por toda a empresa. ¹ Interface - (1) Ponto de contato e interação entre o computador e o usuário; (2) Interligação entre dois equipamentos com funções distintas. Dicionário. Disponível em: < Acesso em: 12 jun. 2008;

22 DESVANTAGENS Ozaki e Vidal (2003), em suas considerações observam que em geral, quaisquer que sejam a natureza e o porte da empresa envolvida e a qualidade do fornecedor e da solução ERP, o processo é sempre complexo, árduo, demorado e de difícil planejamento e controle, pois envolve muitas pessoas, tecnologia sofisticada, muitas atividades, ou seja, muitas variáveis controláveis e incontroláveis. Muitos problemas potenciais são difíceis de serem antecipados no momento de escolha de um sistema ERP. Se a empresa constantemente altera seus processos, corre o risco de estes não serem contemplados pelo sistema, obrigando-a a incorrer em custos de customização ou reconfiguração do sistema por consultores especializados. Ainda conforme Ozaki e Vidal (2003), o inevitável vínculo com o fornecedor do ERP escolhido torna necessário, durante o processo de seleção dos sistemas, avaliar também sua saúde financeira, sua perspectiva de sobrevivência a longo prazo e sua agilidade em disponibilizar inovações. Caso a empresa fornecedora do ERP não sobreviva, pode-se perder todo o investimento e esforço desenvolvido, e a empresa usuária se vê obrigada a migrar para outro sistema, recomeçando todo o processo. Os autores Zwicker e Souza (2003) destacam as necessidades e dificuldades de adequação do software à empresa, uma vez que estes pacotes

23 23 são desenvolvidos procurando atender a requisitos genéricos do maios número de possíveis clientes. Outro fator importante que deve ser considerado na implementação de um ERP, é a mudança cultural da visão de dono da informação para a de responsável pela informação por parte dos usuários do sistema, nem sempre facilmente alcançada.

24 24 CAPÍTULO II IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS ERP A implantação de um sistema ERP é algo que vai comprometer toda a estrutura organizacional da empresa e, portanto, sua escolha deve representar a opinião da maior parte da organização. A seleção é a primeira etapa do ciclo de vida de um sistema corporativo e tem, basicamente, o objetivo de identificar, entre todas as alternativas avaliadas, aquela que seja mais adequada para atender às necessidades sistêmicas da empresa (TONINI, 2003,p.30). Para Zwicker e Souza (2003), a implementação constitui a segunda etapa do ciclo de vida de sistemas ERP, e pode ser definida como o processo pelo qual os módulos do sistema são colocados em funcionamento na empresa. Ela envolve a adaptação dos processos de negócio ao sistema, a parametrização e eventual customização¹ do sistema, a carga ou conversão dos dados iniciais, a configuração do hardware² e software de suporte, o treinamento de usuários e gestores e a disponibilização de suporte e auxílio. Essa etapa contempla as tarefas que vão desde o término da elaboração do plano de implementação até o momento do início da operação. 1 Customizar Personalizar, ajustar um software de modo a atender as necessidades do usuário. Dicionário. Disponível em < em: 11 jun. 2008; 2 Hardware - Componentes físicos de um sistema de computador, abrangendo quaisquer periféricos como impressoras, modems, mouses Dicionário. Disponível em: < Acesso em: 12 jun. 2008;

25 25 Nesta fase também devem ser consideradas as discrepâncias que possam existir entre os pacotes comerciais adquiridos e os requisitos entendidos pela empresa como necessários ao bom desenvolvimento do sistema, ou seja, suas expectativas como usuárias do sistema. Muitas são as dificuldades de adaptação para implantação de um sistema integrado de informações, entre elas podemos destacar as diferentes aplicações das legislações existentes no país, conforme o bem ou serviço produzido; as alterações nas tarefas e responsabilidades de indivíduos e departamentos, que devem agir focados nos processos e não mais nas tarefas; os possíveis conflitos interdepartamentais que possam surgir. Por isso faz-se necessário um alto grau de participação e comprometimento da alta direção, garantido o conhecimento do objetivo geral da empresa e uma comunicabilidade entre seus setores. A implementação de um sistema ERP é um processo de mudança cultural, e um fator crítico de sucesso é evitar que o projeto seja tratado como um projeto de informática (SOUZA; SACCOL, 2003, p.21). Por último se apresenta a fase de utilização do sistema, quando este passa a fazer parte do dia a dia dos usuários. Aqui podem ser necessárias outras parametrizações e/ou customizações, uma vez que novas idéias ou necessidades vão sendo identificadas.

26 26 2. AS MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS NECESSÁRIAS A escolha pela utilização de um sistema integrado de informações visa como dito anteriormente à integração das operações internas da empresa, permitindo reduções em estoques de matérias-primas; redução em prazos de atendimento a pedidos, produção e recebimento; e ganhos de eficiência pela eliminação de operações realizadas manualmente. Mais do que uma tecnologia, um sistema ERP é um artefato que causa impacto e é impactado pelas pessoas nas organizações (SOUZA; SACCOL, 2003, p.22). A utilização de um sistema integrado ERP gera maior necessidade de as pessoas pensarem na organização toda, de modo que se voltem aos objetivos organizacionais para a execução de suas atividades. 2.2 O PAPEL DO CONTADOR Um projeto para a implantação de um sistema integrado é tarefa complexa que requer a reunião de profissionais com diversas especializações, que trabalham de forma coesa e coordenada, com o uso de metodologias e ferramentas adequadas ao tipo de trabalho a ser realizado. Conforme o professor Peleias (2002), o contador deve se incorporar a essa equipe, pois a contabilidade possui estreito relacionamento com todas as áreas (por meio do

27 27 registro das transações que afetam o patrimônio e os resultados da empresa), além das exigências e particularidades da legislação tributária brasileira. O contador pode auxiliar a identificar outros sistemas, na análise de interfaces já existentes que não estão adequadamente definidas, na avaliação dos aspectos tributários relativos às operações realizadas considerando os tributos pertinentes (ICMS, IPI e ISS) e na identificação e avaliação dos pontos de controle e dos riscos de controle aos quais as transações estão sujeitas. A participação do contador nas atividades se fundamenta em sua experiência no ramo de atividade em que a empresa atua e na sua vivência no dia a dia, condições que lhe permitem identificar as dificuldades para contemplar as transações realizadas nos registros contábeis e fiscais. 2.3 O SISTEMA ERP EM CONSTANTE EVOLUÇÃO Torna-se hoje uma questão de sobrevivência para a empresa a boa utilização de toda a informação disponível de forma clara e organizada. Para tanto o ERP é muito útil. Um sistema integrado pode possibilitar segurança e, se for bem planejado e implementado, pode melhorar sobremaneira o desempenho da gestão e aumentar a amplitude de controle da direção da organização (MANAS, 2003, p.230).

28 28 Os sistemas integrados de informações não são, entretanto, um fim em si mesmos, mas uma ferramenta que deve ser utilizada de maneira estratégica pelas empresas. As organizações estão inseridas no ambiente em que operam, compreendendo as condições políticas, econômicas e tecnológicas. Devido à grande dinâmica desse ambiente externo, a organização deve acompanhar atentamente o surgimento de novas oportunidades e ameaças, que afetam diretamente seus negócios. Por esse motivo, as organizações também devem ser flexíveis e dinâmicas, alterando suas estratégias de acordo com a análise que fizerem do ambiente externo. Da mesma forma, conforme a empresa vai alterando suas estratégias, os sistemas de informação que utilizam também têm que ser flexíveis o suficiente para permitir os ajustes CASO DA CHEMICALS Apresentaremos aqui o caso de implementação do sistema integrado R/3, pela empresa Chemicals, iniciado em junho de 1996, estudado por Zwicker e Souza (2003) e apresentado no livro Sistemas ERP no Brasil - Teoria e Casos. Foram analisados entre outros, os motivos que levaram a empresa Chemicals a adotar um sistema integrado, as dificuldades encontradas durante o longo processo de implementação (20 meses), a forma de implementação

29 29 (big-bang)¹, a adaptação e utilização do sistema pelos usuários, suas dificuldades e os ganhos obtidos ao final do projeto. Fica evidente na leitura desse caso estudado por Zwicker e Souza (2003) a necessidade de treinamento e aperfeiçoamento constante dos usuários de sistemas de informações integrados. Novas habilidades são exigidas dos profissionais. Hoje o computador está presente em qualquer ponto da empresa e todos os funcionários passam a ser responsáveis pelas informações inputadas por ele nos sistemas. Mesmo sem perceber os funcionários da área de produção, por exemplo, passam a ser responsáveis por informações contábeis e fiscais de grande importância para toda a organização. 1 Big-bang -... entrada em funcionamento de todos os módulos em todas as divisões ou fábricas da empresa simultaneamente (ZWICKER; SOUZA, 2003, p.72);

30 30 Os sistemas ERP transformaram as informações transparentes para toda a empresa de forma on-line. Antes as informações eram departamentalizadas e por isso estavam de certa forma guardadas como um segredo, podendo ser manipuladas em qualquer tempo. Os gestores da organização necessitam de informações precisas e atualizadas para tomadas de decisões e os erros de input¹ departamentais podem ser logo visualizados por todos. Isso pode acarretar resistências quanto à utilização do sistema. Fica evidente ainda, há necessidade de mudança organizacional, revisão de processos, padronização de procedimentos, além da necessidade de crescimento profissional dos envolvidos no processo. 1 Input/Output (entrada/saída) - Duas das três atividades (entrada, processamento e saída) que caracterizam um computador. Entrada e Saída são as tarefas complementares de leitura e transferência de dados ao microprocessador e, depois que forem processados, à sua comunicação ao usuário através de um dispositivo como vídeo, uma unidade de disco ou uma impressora. O teclado e o mouse são dispositivos de entrada que colocam informações à disposição do computador; o vídeo e a impressora são dispositivos de saída com os quais o computador coloca os seus resultados à disposição do usuário. A unidade de disco é, ao mesmo tempo, uma unidade de entrada e saída, porque permite a leitura para fornecimento de informações ao computador e a gravação para registro dos resultados de processamento. Dicionário. Disponível em: < Acesso em: 11 jun. 2008;

31 31 CONCLUSÃO Ficou evidenciado que a integração traz consigo exigências maiores para os usuários que executam tarefas que originam dados que serão utilizados nos processos seguintes da cadeia. Os dados são alimentados uma única vez e enquanto isso não for realizado não será possível dar continuidade às tarefas seguintes, nem de forma parcial. Exige-se que a informação seja inserida no sistema no momento apropriado, corretamente, e todas as consistências possíveis são imediatamente realizadas pelo sistema. Dessa forma eliminam-se os estoques intermediários de informação, a falta de inconsistências entre as informações, a alimentação repetida de dados e a reverificação sistemática. Todas essas atividades geram normalmente retrabalho. Entretanto, os requisitos da integração também conduzem a resistências por parte dos usuários, entre outras razões porque consideram a responsabilidade pela informação que geram como carga adicional de trabalho. A etapa de estabilização do projeto mostrou-se bastante crítica para o sucesso do projeto. Nessa etapa, o sistema externa todas as suas imposições e torna-se real aos usuários e à empresa. Esse é o momento em que a maior carga de energia, seja gerencial ou técnica, é necessária. Esse é o

32 32 momento em que surgem as dificuldades de operação, falhas de treinamento, falhas de testes, necessidades de novas customizações, efetivação de customizações que não foram realizadas na fase de implementação e outros problemas que dificilmente poderiam ser previstos. Esse é o momento em que se cristaliza a percepção do que é realmente o trabalho de uma empresa suportada por um sistema integrado. Estudamos os impactos verificados na contabilidade de um grupo de empresas privadas de saneamento básico, comprovamos que a falta de formação técnica específica dos usuários dificulta a correta utilização de um sistema ERP. Com isso concluímos que toda empresa deve: Verificar se o sistema integrado utilizado nas empresas estudadas estão corretamente parametrizados, avaliando até que ponto os erros contábeis verificados são conseqüências da falta de treinamento do usuário final; Verificar se um manual de normas e procedimentos interno, detalhando todos os procedimentos que os usuários do sistema devam seguir é suficiente para suprimir treinamento constante das pessoas envolvidas nos processos; Verificar se o manual interno do sistema não é suficiente para dirimir dúvidas no processo de imput da informação;

33 33 Levantar quais os possíveis erros contábeis e fiscais que as empresas estão incorrendo; Levantar junto aos usuários se há necessidade de novas customizações no sistema.

34 34 ANEXO CASO DA CHEMICALS - Zwicker e Souza (2003, p.73) A Chemicals é uma empresa produtora de fios de náilon que pertence a um grupo europeu. Foi fundada em 1995 da fusão da divisão de fios de náilon desse grupo no Brasil com a divisão de fios de poliéster de outra empresa, também de origem européia. Com a fusão, a empresa iniciou suas operações com quatro fábricas, e casa uma opera com os sistemas informatizados de suas empresas originais. Tanto os sistemas herdados de uma como de outra empresa foram desenvolvidos internamente e de maneira isolada, constituindo-se de sistemas departamentais não integrados. No início da operação da Chemicals, a consolidação dos resultados entre os departamentos e entre as fábricas da empresa era feita com o auxílio de planilhas eletrônicas. Além da necessidade de unificação dos sistemas havia um prazo internacional imposto pela matriz da segunda empresa para desativação de seus sistemas mundialmente, o que constituía mais um fator de pressão sobre o projeto de fusão. Tendo em vista essas questões, ao ser criada a nova empresa, decidiu-se pela formação de uma nova equipe de informática com a missão de selecionar e implementar um sistema ERP que substituiria os sistemas existentes.

35 IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA O processo de seleção foi conduzido com o auxílio de uma consultoria que levantou as necessidades de informação junto aos usuários e definiu os requisitos dos sistemas de informação da empresa. Esse levantamento mostrou que a substituição dos sistemas próprios, desenvolvidos sob medida, representava a principal preocupação para os usuários, que temiam a perda de funcionalidades adaptadas a seu dia a dia. A escolha da Chemicals recaiu sobre o sistema R/3 e o fato que pesou decisivamente nesse encaminhamento foram as perspectivas de longo prazo do fornecedor. A implementação do sistema R/3 foi conduzida também com o auxílio de uma grande empresa de consultoria, que utilizou sua metodologia para o processo. Ela iniciou-se em junho de 1996 e a operação do sistema, em março de 1998, consumindo um total de 20 meses. Foram implementados os módulos de finanças e contabilidade, suprimentos, produção, vendas e distribuição, custos e controle de manutenção simultaneamente em todas as localidades da empresa, num procedimento denominado big-bang. A opção por esse procedimento foi determinada pelo reduzido prazo disponível para a implementação e pela percepção de que a implementação de um sistema fortemente integrado, como o R/3, pode trazer dificuldades se feita em módulos. O treinamento dos usuários finais foi realizado pela consultoria.

36 36 A equipe de projeto era composta por usuários-chaves, analistas da equipe de informática e consultores. Os usuários da equipe foram indicados pelos gerentes dos departamentos entre aqueles funcionários que detinham maior conhecimento a respeito dos processos da empresa. A equipe contou com um número médio de 26 pessoas e era dividida em sub-equipes que cuidavam de cada um dos módulos que estavam sendo implementados. A equipe de projeto também respondia a um comitê executivo formado por diretores das diversas áreas da empresa. Cabia à gerência de projeto o papel de garantir a comunicação entre as diversas sub-equipes, para que a modelagem dos processos de4 cada um dos módulos levasse em consideração as definições dos outros módulos. Os usuários-chaves não participaram do projeto em tempo integral, o que, segundo a equipe de projeto, acarretou problemas. Por não estar envolvido de maneira integral no projeto, foi mais difícil comprometer o usuário e torná-lo dono de seu módulo; isso muitas vezes deixou com a equipe de informática a responsabilidade pelo sucesso da implementação desse módulo. Também não havia uma especificação clara de quanto tempo cada usuário deveria dedicar ao projeto, o que conduziu a diferenças perceptíveis nos resultados obtidos pelas diversas áreas. Durante a fase de modelagem dos processos, ficou evidenciada a dificuldade da equipe de projeto com a complexidade da parametrização, com o número de tabelas do R/3 e com os detalhes de integração dos módulos. Por exemplo, na área industrial inicialmente optou-se por criar uma árvore de

37 37 produtos com a finalidade de melhor integração com o módulo de custos; entretanto, essa solução mostro-se excessivamente complexa na prática do dia a dia. Ela teve que ser refeita usando uma abordagem mais simples após o início da operação. 2 - ADAPTAÇÃO DO SISTEMA De modo geral, a empresa não impôs uma diretriz para a customização do pacote nem especificou quem deveria ser privilegiado: se a empresa ou o pacote. Ela apenas definiu que não seriam feitas modificações nos programas-padrão do R/3. Dessa forma, todos os ajustes deveriam ser feitos por meio de programas externos, invocados em pontos específicos já determinados dos programas-padrão (os chamados user-exits do R/3), ou por meio de relatórios adicionais. Quando a equipe de projeto não conseguia adaptar o sistema por meio de parametrizações e era necessário decidir entre criar um novo programa ou modificar a operação da empresa, a equipe de projeto e a consultoria procuravam decidir em conjunto a melhor alternativa. Caso houvesse impasse, consultava-se o comitê diretor do projeto, que então tomava a decisão. A empresa estima que cerca de 80% do sistema R/3 foi adaptado à empresa sem a necessidade de customização. O restante foi

38 38 adaptado por meio da criação de novos programas, e a maioria desses programas era constituída efetivamente de relatórios. É interessante ressaltar que em certo momento do projeto foi necessário suspender as solicitações de customização para que o prazo final não fosse comprometido. Dessa maneira, apenas as customizações consideradas essenciais para o início da operação, de acordo com o que foi definido pela equipe de projeto, foram incorporados ao sistema, e as demais ficaram para ser incluídas no sistema após o início da operação. 3 - UTILIZAÇÃO DO SISTEMA Iniciada a utilização regular do sistema, a empresa enfrentou problemas decorrentes das dificuldades dos usuários na operação do novo sistema. A equipe de projeto percebeu que o treinamento dos usuários finais foi voltado basicamente para as funções que cada usuário deveria utilizar, sem que fosse transmitida a visão geral dos processos em que aquelas funções estavam inseridas. Com o uso do R/3, tornou-se compulsória a digitação de informações relativas a atividades no instante em que elas estivessem em curso. Não era mais possível postergar a alimentação de dados tendo em vista que eles eram necessários para a continuidade dos processos. Os usuários, acostumados a operar sistemas isolados em que erros ou atrasos não

39 39 impediam o prosseguimento das tarefas de outros departamentos tiveram dificuldades para compreender a importância da digitação no momento correto e com valores corretos. Como os dados incorretos eram rapidamente transmitidos aos demais módulos, isso causou problemas de diferenças nos estoques. Efetivamente, esse requisito exigiu que os usuários modificassem sua maneira de trabalhar. O número de dúvidas por parte dos usuários foi muito grande e chegou a comprometer a perfomance da operação do sistema nos primeiros dias. Também foi grande a ansiedade dos usuários que tentavam localizar e recuperar as informações que necessitavam na forma como existiam no sistema anterior. Pelo fato de a operação ter-se iniciado via big-bang simultaneamente em cinco locais, foi necessário um grande esforço por parte da equipe de projeto para atender a todas as solicitações de auxílio dos usuários, o que gerou constante movimentação das pessoas da equipe entre as fábricas. A ocorrência encadeada de problemas, em que dificuldades com um módulo causavam dificuldades em outros módulos, foi um dos problemas marcantes com o procedimento de big-bang. Também ocorreram problemas com a localização do R/3, lembrando que a localização é uma adaptação realizada pelo fornecedor, necessária para que um mesmo pacote ERP possa ser utilizado em diversos países. Vale lembrar que na época o ERP estava sendo adaptado ao Brasil por seu fornecedor. Segundo a Chemicals, as

40 40 dificuldades enfrentadas tiveram reflexo no dilatado prazo da implementação (20 meses). Vários benefícios foram atribuídos à característica de integração do sistema. Nesse sentido, foi observado que os dados gerados pelos sistemas isolados eram enviados aos sistemas de outros departamentos no fim do dia, da semana ou do mês, dependendo do caso. Esse lapso de tempo permitia que os departamentos ocultassem erros que encobriam formas inadequadas de trabalho. O sistema ERP passou a exigir dados corretos em tempo real e tornou visível para toda a empresa a maneira como cada departamento trabalha. Houve ganho em prazos; por exemplo, a redução do prazo de fechamento da contabilidade de dez para quatro dias. No sistema anterior, as informações eram digitadas em sistemas departamentais, geralmente no final do mês. Competia ao departamento de contabilidade o trabalho de verificação de valores e busca da origem de inconsistências. Com o novo sistema, o controle de qualidade de informações por inspeção final foi transformado num controle de qualidade ao longo de todo o processo. Além as redução dos prazos, a empresa passou a contar com informações imediatamente disponíveis e de melhor qualidade. A padronização de procedimentos nas diferentes fábricas permitiu a utilização da mesma configuração do sistema em todas asa localidades. Isso possibilitou a incorporação de controles mais rígidos e homogêneos, além dos controles decorrentes da própria integração. Por exemplo, o recebimento de

41 41 uma mercadoria passou a ser executado da mesma maneira e com os mesmos controles, independentemente da localização do agente receptor. A utilização do sistema também contribuiu para a evolução profissional dos funcionários, uma vez que seu uso fez com quer cada um passasse a entender seu papel e sua responsabilidade no âmbito dos processos da empresa. Por exemplo, os funcionários da área de produção passaram a perceber a importância do apontamento correto para que a área de custos pudesse emitir relatórios consistentes. Contudo, também foram apontadas dificuldades com a utilização do sistema. Por exemplo, a rapidez com que erros nas informações alimentadas no sistema são propagados aos demais módulos. Esses erros vão desde enganos de digitação até a falta de conhecimento a respeito da operação do sistema. Para minimizar esse problema, é necessário o treinamento constante e a customização do sistema pelo desenvolvimento de mecanismos de interceptação de erros e inconsistências. Foi observada a carência do R/3 no que se refere a relatórios, principalmente os relatórios gerenciais. Também foi observada a dificuldade realizar manutenções para a resolução de problemas, uma vez que paradas do sistema comprometem de maneira acentuada a operação de toda a empresa, chegando a interrompê-la. Finalmente, foi assinalado o custo adicional decorrente da necessidade de constante treinamento da equipe de informática em novas versões e novos módulos. Também foi considerado significativo o custo associado às mudanças de versão.

42 42 A equipe de informática da empresa conta atualmente com 28 pessoas, das quais oito dão analistas de negócios responsáveis pela adaptação permanente do sistema às novas necessidade da empresa, melhoria dos processos já implementados e atualização de versões. A empresa reconhece que o conhecimento mais profundo do R/3 e das possibilidades que ele oferece só se estabeleceu após o início da utilização, uma vez que durante a implementação o foco do projeto foi muito dirigido para o início da operação. Finalmente, a adaptação contínua parece ser um desafio porque, com o surgimento de novas prioridades e fatores contingências, algumas das funcionalidades que estavam programadas para serem implementadas ficaram para segundo plano. Além disso, a implementação de um novo módulo ou funcionalidade exige o trabalho conjunto e o comprometimento de tempo de diversas área e não apenas daquela interessada diretamente na modificação. Com não há mais o comprometimento exigido pelo projeto, torna-se difícil alocar os recursos necessários e efetivar a melhoria.

43 43 BIBLIOGRAFIA FERREIRA, Ademir Antonio; REIS, Ana Carla Fonseca; PEREIRA, Maria Isabel. Gestão Empresarial: de Taylor aos nossos dias - Evolução e Tendências da Moderna Administração de Empresas. São Paulo, Pioniera - Thomson Learning, MAÑAS, Antonio Vico. Avaliação de Resultados no Emprego do ERP em Empresas Brasileiras. Sistemas ERP no Brasil (Enterprise Resource Planning) - Teoria e Casos. São Paulo, Atlas, MENDES, Juliana Veiga; ESCRIVÃO FILHO, Edmundo. Sistemas Integrados de Gestão (ERP) em Pequenas e Médias Empresas: Um Confronto entre a Teoria e Prática Empresarial. Sistemas ERP no Brasil (Enterprise Resource Planning) - Teoria e Casos. São Paulo, Atlas, OZAKI, Adalton Masalu; VIDAL, Antonio Geraldo da Rocha. Desafios da Implementação de Sistemas ERP: Um Estudo de Caso em uma Empresa de Médio Porte. Sistemas ERP no Brasil (Enterprise Resource Planning) - Teoria e Casos. São Paulo, Atlas, PELEIAS, Ivan Ricardo. O Controle Interno no Ambiente de Sistemas Integrados. Boletim IOB - Caderno Temática Contábil e Balanços. n. 34, p.1-10, ago Semanal.

44 44 SACCOL, Amarolinda Zanela; MACADAR, Marie Anne; SOARES, Rodrigo Oliveira. Mudanças Organizacionais e Sistemas ERP. Sistemas ERP no Brasil (Enterprise Resource Planning) - Teoria e Casos. São Paulo, Atlas, SOUZA, Cesar Alexandre de; SACOOL, Amarolinda Zanela (org). Introdução. ISistemas ERP no Brasil (Enterprise Resource Planning) - Teoria e Casos. São Paulo, Atlas, TONINI, Antonio Carlos. Metodologia para Seleção de Sistemas ERP: Um Estudo de Caso. Sistemas ERP no Brasil (Enterprise Resource Planning) - Teoria e Casos. São Paulo, Atlas, ZWICKER, Ronaldo; SOUZA, Cesar Alexandre de. Sistemas ERP: Conceituação, Ciclo de Vida e Estudos de Casos Comparados. Sistemas ERP no Brasil (Enterprise Resource Planning) - Teoria e Casos. São Paulo, Atlas, 2003.