A OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS EM PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS UTILIZANDO SISTEMAS DE ERP

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1 FOCO: Revista de Administração da Faculdade Novo Milênio. A OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS EM PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS UTILIZANDO SISTEMAS DE ERP Heverton da Silva Müller¹ Jadson do Prado Rafalski² RESUMO O presente artigo tem como objetivo apresentar os benefícios que as pequenas e médias empresas podem obter ao aperfeiçoarem seus processos com a utilização de sistemas de ERP, apresentando suas vantagens e desvantagens e os desafios enfrentados pelos seus funcionários e gestores durante o todo o processo de implantação. São mostrados também dados estatísticos a respeito do atual cenário de utilização dos sistemas no Brasil, tão como as principais características, aplicações e funcionalidades do ERP. Palavras-chave: ERP. Processos. Empresas. Sistemas. Tecnologia. 1 INTRODUÇÃO No atual cenário do mercado, onde as organizações se tornam cada vez mais competitivas e buscam por diferenciais, a tecnologia se torna um ponto crucial para seu direcionamento. Com a popularização e a facilidade de acesso a diversos sistemas de computação, as organizações perceberam o potencial que um sistema integrado poderia proporcionar, afinal, qual empresa não gostaria de ter seus processos, ativos, recursos humanos, clientes e etc, catalogados e organizados de forma fácil, rápida e abrangente? Neste contexto, as grandes organizações aderiram aos chamados ERPs (Enterprise Resource Planning), porém, infelizmente grande parte das pequenas e muitas médias empresas brasileiras, ainda não perceberam, e ou relutam, em dar a devida importância à utilização da tecnologia em auxílio aos seus processos, o que afeta negativamente seu desempenho e abre margem para concorrência. ¹ Aluno do Curso de Gestão da Tecnologia da Informação da Faculdade Novo Milênio/ES ² Doutorando em Informática pela Universidade Federal do Espírito Santo/UFES e Professor do curso de Gestão da Tecnologia da Informação da Faculdade Novo Milênio/ES

2 Diante do exposto, este artigo busca demonstrar como sistemas ERP podem auxiliar as pequenas e médias empresas a otimizarem seus processos, e as vantagens da implantação da tecnologia em sua organização, bem como as desvantagens e desafios enfrentados por seus gestores. Norris et al. (2001) relata que grande parte da dificuldade de sua adoção se encontra na falta de definição, ou seja, criação de rotas definidas que padronizem as atividades dos diversos setores das empresas, que muitas vezes trabalham de forma isolada e não possuem uma comunicação interna eficaz. Para que a implementação de um sistema de ERP seja bem sucedida, é necessário um intenso trabalho para tornar os processos empresariais em processos tecnológicos. Cunha (1998) destaca que a opção por um ERP representa a criação de uma infraestrutura de aplicativos fundamentada na tecnologia do sistema escolhido. Assim, uma das grandes dificuldades das organizações é a criação de uma ponte, no que tange a parte de fazer com que os sistemas de informação entrem em sincronia com o formato de trabalho, além de uma total colaboração dos usuários e da equipe que fará o projeto. A escolha do software correto é um ponto fundamental para o sucesso ou fracasso de um projeto de implantação de um ERP na empresa, pois não sendo condizente com a estrutura da mesma pode causar mais problemas do que criar soluções. Por outro lado, percebendo as dificuldades das pequenas e médias organizações, os fornecedores dessas soluções vêm procurando criar alternativas e novas formas de negócios que visam atender a esse mercado, a exemplo de linhas de financiamento diferenciadas, modalidades flexíveis de vendas, para buscar redução de preço e investimentos iniciais na customização do produto, fazendo com que diminua consideravelmente o tempo e o custo de implantação. Além disso, muitos serviços de outsourcing têm sido oferecidos para reduzir a quantidade de investimentos em manutenção, suporte, hardware e software. Vol.6. nº 1, Novembro de

3 FOCO: Revista de Administração da Faculdade Novo Milênio. 2 METODOLOGIA DE TRABALHO O presente artigo seguiu etapas que envolveram levantamento e estudos bibliográficos, estudos de funcionalidade e processos das empresas e dos sistemas ERP, além das escolhas dos ERP s realizados pelas organizações e fornecedores. Também tratamos a descrição do problema abordado, a proposta e a importância do ERP nas pequenas e médias organizações. Inicialmente foram utilizados dados bibliográficos para contextualização do projeto frente aos conceitos envolvidos de sistemas e sistemas integrados. Após isto, foi realizado um estudo das principais funcionalidades e módulos que constituem um sistema ERP, que permitem análises específicas para a realização da escolha de um ERP, como veremos a seguir. 3 HISTÓRICO DOS SISTEMAS ERP Como dito por Rashid et al (2002), na década de 1960, as grandes empresas começaram a utilizar sistemas de computadores e novas tecnologias. Elas pesquisavam formas de organizar e otimizar seus processos de negócios, por vezes restritos a controle de estoque e materiais, a fim de obter vantagem competitiva com a crescente concorrência e evolução do mercado. Nessa época as próprias organizações financiavam o desenvolvimento de seus sistemas, criando equipes de P&D (Pesquisa e Desenvolvimento), já que a oferta de software era extremamente restrita e não existiam soluções voltadas às suas necessidades. Os sistemas de ERP tiveram seu surgimento durante a década de 1990, onde utilizavam como base o MRP (Material Requirements Planning) e sua evolução, o MRP II (Manufacturing Resource Planning), como explica Tenório (2007). O MRP surgiu na década de 1970 com a aplicação da informática na organização. Neste período, foram lançados os primeiros programas para monitoramento de estoques e de manufatura que davam suporte no planejamento de produção e de compras. Já na década de 1980, surge o MRP II que apresentou outras funcionalidades, sendo seu uso departamentalizado, sem integração com os demais processos extradepartamentos. O 3

4 ERP, além das ferramentas adicionais, veio integrar os processos dentro das organizações de modo a superar o uso departamentalizado existente no MPR II. 4 CONCEITOS DE ERP Uma tradução literal da sigla ERP (Enterprise Resource Planning) significa Planejamento dos Recursos da Empresa. Buckhout et al. (1999), relata que um ERP é um software que tem por objetivo fazer o gerenciamento dos recursos empresariais integrando os diversos setores de uma empresa para assim criar operações mais eficientes. Já para Lima et al. (2000), ERP são sistemas que controlam toda a empresa, da produção às finanças, registrando e processando cada fato novo na engrenagem corporativa e distribuindo a informação de maneira clara e segura, em tempo real. Observamos assim que o conceito de ERP se dá principalmente a uma integração de fluxo de informações decorrentes dos diversos setores de uma empresa, de forma centralizada e com grau de acesso facilitado, observa-se também que um sistema de ERP pode ir muito além da organização de fluxo de informações, e também tem a capacidade de auxiliar na tomada de decisões. 5 FUNCIONALIDADES DOS MÓDULOS E PROCESSOS As funcionalidades de um sistema de ERP abrangem as mais diversas áreas de uma empresa e são chamadas de módulos. Durante a implementação do sistema, os processos e ativos da organização são analisados e parametrizados, para assim suas informações estarem de acordo com a cultura organizacional e as regras de negócio da empresa em questão. Esses dados são armazenados em bancos de dados centralizados e são, também, compartilhados entre os vários módulos do sistema, para assim promoverem o correto fluxo e organização das informações. Vol.6. nº 1, Novembro de

5 FOCO: Revista de Administração da Faculdade Novo Milênio. Na figura abaixo é possível observar as principais funcionalidades dos sistemas de ERP. Os módulos apresentados na imagem fazem parte da grande maioria dos sistemas ERP. Porém, existem também sistemas customizados que adotam outras funcionalidades, podendo ser encontrados módulos tais como: gerenciamento de projetos, gerenciamento da qualidade, tecnologia da informação, entre outros. Figura 1: Funcionalidades dos sistemas ERP Fonte: DAVENPORT (1998) Como visto anteriormente, é importante deixar clara a diferença entre dois conceitos: os módulos e os processos. De acordo com Gonçalves (2000, p. 7), na concepção mais frequente, processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico. Ou ainda na visão de Hammer e Champy (1994), um processo é um grupo de atividades que são realizadas numa sequência lógica e visam produzir um bem ou um serviço que possui valor para um grupo específico de clientes. Nos sistemas de ERP, cada módulo oferece funcionalidades inerentes a uma área de atuação especificamente definida. Os módulos financeiros e de controladoria, por exemplo, abrangem funcionalidades de faturamento, contas a receber, contas a pagar, contabilidade geral, emissão de notas fiscais, contabilidade de centros de custos, 5

6 gerenciamento de ativos, etc. Já o módulo de materiais tem entre suas funcionalidades, a compra e controle de estoques, gerenciamento de cadeia de fornecedores, listagem de fornecedores, entre outros. Deve-se verificar também que ao se considerar os processos é possível observar que estes atravessam vários módulos do ERP. Por exemplo, o processo de custos tem em sua cadeia os módulos de produção, de materiais, além dos módulos financeiros e controladoria. Assim como dito por Pereira (2002), a implantação de sistemas ERP é de forma geral realizada por uma equipe separada em módulos, assim fazendo com que a integração destes possibilite e otimize o fluxo dos processos dentro do sistema e da empresa como um todo. Há ainda de se observar que, de uma forma geral, todos os sistemas ERP de fornecedores de outros países, passam por uma adaptação à legislação brasileira e de seus estados, sendo esta chamada de localização. Na localização são feitas, por exemplo, mudanças para a adequação e conformidades fiscais específicas do Brasil, e a absorção total dos custos do mês, feita respectivamente nos módulos financeiro e de controladoria. 6 O MERCADO DE ERP NO BRASIL No ano de 2013, foi realizado pelo FGV-EAESP-CIA - Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da Escola de Administração de Empresas de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas, a 24ª pesquisa anual de administração e uso da TI nas empresas, sendo que os resultados da pesquisa são disponibilizados no site da instituição, e apresentam dados a respeito do uso da TI nas empresas. Os indicadores utilizados pela pesquisa de Meirelles (2013), são o CAPT (Custo Anual por Teclado), o CAPU (Custo Anual por Usuário) e o CAPF (Custo Anual por Funcionário) (BOTTAZZINI E CALADO, 2011, p. 18). Vol.6. nº 1, Novembro de

7 FOCO: Revista de Administração da Faculdade Novo Milênio. Todos os indicadores levam em consideração o número de teclados em uso instalados na empresa. A amostra da pesquisa teve respostas válidas, dentro de mais de empresas pesquisadas por alunos de graduação e de pós-graduação da GV, formando uma amostra equilibrada. Em resumo, uma amostra bastante representativa das médias e grandes empresas nacionais de capital privado, 66% das quinhentas maiores estão na amostra. (MEIRELES, 2013). Gráfico 1: Market Share de sistemas ERP no Brasil no ano de 2012/2013 Fonte: Meirelles (2013). O gráfico 1 apresenta a liderança da TOTVS no Market Share devido às suas aquisições de outras empresas de ERP, seguido pela SAP e Oracle. Enquanto isso, observamos abaixo, no gráfico 2, em uma perspectiva histórica, que o número de aquisições e fusões da TOTVS a fez aumentar bastante seu Market Share, por outro lado, a SAP mantém um pequeno crescimento, e a Oracle uma posição estável. 7

8 Gráfico 2: Histórico de Market Share das empresas de ERP, por ano, desde 2004 Fonte: Meirelles (2013). 6.1 Vantagens e desvantagens de sistemas ERP em pequenas e médias empresas Wood Jr. (1999) enfatiza que tais sistemas auxiliam na integração da gestão, permitem o monitoramento em tempo real e, desta forma, agilizam as decisões tomadas por determinada organização. Além das vantagens já mencionadas, a seguir veremos algumas vantagens citadas por Albertão (2001). Utiliza uma única base de dados, gerando uma maior flexibilidade; Diminui o risco de erros de falhas em processos manuais; Torna o fluxo de informações muito mais rápido e de fácil acesso; Vol.6. nº 1, Novembro de

9 FOCO: Revista de Administração da Faculdade Novo Milênio. Provoca um grande melhora na qualidade e precisão de relatórios; Torna o processo de tomada de decisão muito mais eficaz; Elimina as redundâncias nas atividades da organização; Redução de todos os lead times com uma resposta muito mais rápida ao mercado. Mota (2012) destaca, porém, as seguintes desvantagens do ERP: Dependência das empresas que oferecem suporte ao sistema; Em muitas ocasiões a relação de custo benefício não é interessante; Dificuldade em alterar a cultura organizacional devido a resistência a mudanças por parte dos funcionários; A integração dos departamentos da empresa pelo sistema não é refletida na integração da empresa como um todo em muitos casos. 7 O ERP NAS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS Muitas pequenas e médias empresas esbarram normalmente no mesmo ponto, o da dificuldade de concepção e metodologia para implantação de um sistema ERP. Além de existir impasses para a seleção do melhor sistema, deve ser considerada também uma prévia análise de retorno sobre investimento no sistema a ser adquirido. Taurion (1998, p. 18), afirma: Não há soluções idênticas, e empresas têm particularidades. Sendo assim nenhum produto é solução universal, isto é, não existe fornecedor do sistema perfeito, adequado para todos os clientes; um fornecedor que atenda às necessidade de todos os tipos de empresas. Em contra partida Wagle (1998) recomenda que nas pequenas e médias empresas a escolha de um sistema ERP só deva ser tomada com base em um fluxo de caixa positivo, pois se tratam de projetos onde o período de payback é muito extenso e o investimento muito grande. 9

10 Em uma pesquisa feita por Mendes e Escrivão Filho, no ano de 2002, que contava com dez empresas de diversos segmentos, de acordo com os critérios de avaliação dos fornecedores de sistemas ERP, essas empresas eram consideradas como sendo de pequeno e médio porte, com base em seu faturamento anual, foi constatado que: O principal critério de seleção das empresas de pequeno e médio porte em seu processo de escolha de um sistema ERP é o preço; As empresas normalmente não fazem uma análise prévia de retorno sobre investimento, e quando o fazem é de maneira estritamente superficial; Muitas alegaram que não tem tempo suficiente para um estudo mais aprofundado a respeito da implantação de um sistema ERP; As pequenas empresas pesquisadas optaram por soluções que fossem conduzidas internamente, sem grandes influências de empresas de consultoria externa; A verificação de adequações e funcionalidades do sistema é feita de maneira breve; Muitas empresas tomam decisões de forma impulsiva, levados pela onda, sem a realização de estudos mais aprofundados. Analisando ainda a referida pesquisa, nota-se que as empresas não apresentam uma preocupação a longo prazo para medir os resultados da implantação do ERP, tal como as mudanças que ocorrem na organização e sua estrutura de processos, onde um erro comum é a não integração do setor de tecnologia com o restante da empresa, fazendo assim com que hajam problemas e a não utilização de todo o potencial do sistema. Também é importante notar que, com a popularização da tecnologia, o acesso facilitado a novos hardwares e softwares por si só não traz vantagem competitiva alguma a uma empresa, pois sem o know how e um entendimento profundo de como utilizá-la a seu favor para agregar valor e otimizar os processos da empresa, a aquisição e investimentos em ERP e sua infraestrutura se tornam irrelevantes, e podem ocasionar graves problemas a serem administrados dentro da organização. 8 O PROCESSO DE SELEÇÃO DO SISTEMA E FORNECEDOR DE ERP Vol.6. nº 1, Novembro de

11 FOCO: Revista de Administração da Faculdade Novo Milênio. Existe uma série de passos e medidas a respeito do processo de tomada de decisão na escolha de um sistema ERP. A seguir vemos uma proposta onde podem ser observados os principais pontos e orientações para cada atividade relacionada a seleção da ferramenta. São levantadas as necessidades da organização a fim de deixar da forma mais clara possível os objetivos e as necessidades, designando pessoas para determinadas funções de forma que se faça uma boa distribuição de carga de trabalho, definindo requisitos e passos futuros, escalabilidade do projeto e análise de variados fornecedores e verificação das devidas propostas. Figura 2: Síntese dos passos da metodologia de seleção de sistemas ERP Fonte: Escouto e Schilling (2003). 11

12 Além da escolha do sistema, é de vital importância a escolha do fornecedor do mesmo, já que o processo de implantação de um sistema ERP vai muito além da instalação de software, são requeridos investimentos em recursos humanos, treinamentos, infraestrutura de suporte, também é de se considerar o impacto que a implantação de um ERP causará na cultura organizacional da empresa de diversas formas. 9 PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO O processo de implantação se divide em um ciclo de tarefas conforme apresentado na figura 3. Figura 3: Ciclo de tarefas para implementação de um sistema ERP Fonte: Zwicker e Souza (2003). Decisão e seleção: é a primeira etapa, onde são feitas as decisões e o projeto, nessa etapa são definidos os fornecedores, sistemas a serem utilizados, infraestrutura necessária, metodologias, operações, cronogramas, prazos, tarefas e demais recursos a serem utilizados. Vol.6. nº 1, Novembro de

13 FOCO: Revista de Administração da Faculdade Novo Milênio. Implantação: em geral é a fase mais crítica e complexa, pois consiste em uma definição dos módulos a ser utilizados e os processos de negócios a serem parametrizados, para assim ser consolidados os requisitos funcionais, não funcionais e regras de negócio anteriormente exigidos. São feitas mudanças correlacionadas a cultura organizacional da empresa, e customização do sistema, é nessa fase que também ocorre o treinamento dos usuários e dos gestores que farão uso do sistema, assim como definidos os SLA (Service Level Agreement) em português, ANS (Acordo de Nível de Serviço), para a definição das formas de suporte ao sistema. A customização é um compromisso entre os requisitos da empresa e as funcionalidades disponíveis no sistema. Inicialmente, na maioria das vezes, os processos e negócios das empresas precisam ser redefinidos para que seus requisitos se aproximem das funcionalidades do sistema (LEÃO E LEÃO, 2002, p. 6). Estabilização: aqui se inicia o processo de utilização do sistema no dia a dia da empresa. É também onde aparecem os primeiros problemas decorrentes de falhas de operação, usuários não adaptados, falhas em treinamentos, falhas e instabilidades no sistema, testes malsucedidos. Customizações extras e problemas inesperados são mais evidentes, porém é muito importante para o processo de implementação como um todo, que eventuais falhas e problemas sejam corrigidos nessa etapa, a fim de evitar problemas maiores no futuro. Utilização: nessa etapa o sistema já está pronto para ser utilizado e já faz parte das operações da empresa, contudo, de forma alguma significa que não surjam outros problemas ou dificuldades, mesmo com as alterações de processos ou adição de módulos entre outras funcionalidades. Porém, com um sistema mais estável e maduro, além da experiência já adquirida pela equipe, a resposta e resolução de problemas se tornam muito mais rápidas e provocam menos danos a organização. 10 CONSIDERAÇÕES FINAIS Apresentadas as vantagens que um sistema de ERP pode proporcionar as pequenas e médias empresas e os benefícios em seus processos organizacionais, uma vez que as 13

14 mesmas sigam preceitos de boas práticas e dediquem de forma planejada, expressiva quantidade de recursos e esforços. Pode-se dizer que apesar dos impactos da implantação de um ERP afetarem a organização como um todo, sendo atingida diretamente a área de tecnologia da informação, que deve estar preparada para suportar os impactos e as mudanças, os objetivos estratégicos podem sim ser atingidos e os problemas minimizados. O processo de seleção de software adequado também deve ser observado, de forma que as empresas busquem um conjunto de soluções, que não somente permita instalar um novo software e uma nova tecnologia, mas que seja uma forma de revisão e otimização dos processos durante a implantação do ERP, a fim de corrigir e melhorar pontos que em muitos casos, eram deixados em segundo plano. É importante ressaltar também que o ERP por si só, não resolve problemas relacionados com procedimentos que não são cumpridos internamente, muito menos trará resultados a curtíssimo prazo, haja vista que é necessária uma gestão eficaz com controles bem definidos, além de um escopo de atuação do sistema minuciosamente estudado, avaliando todos os aspectos necessários, impactos, custos e riscos, para que após isso a organização tenha a capacidade de tirar proveito da tecnologia somando assim um diferencial positivo e agregar valor e potencial competitivo a organização. REFERÊNCIAS ALBERTÃO, S. E. ERP: Sistemas de gestão empresarial: metodologia para avaliação, seleção e implantação. São Paulo: Iglu, BOTTAZZINI, M. L.; CALADO, R.D. Concentração do mercado ERP no Brasil. REVISTA DE INFORMÁTICA APLICADA VOL. 7 - Nº 02 - Jul/Dez BUCKHOUT, S.; FREY, E.; NEMEC JR., J. Por um ERP eficaz. HSM Management. p , set./out CUNHA, M. A. L. Gestão integrada de processos de negócio. SIMPÓSIO DE ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO, LOGÍSTICA E OPERAÇÕES INDUSTRIAIS. Anais. São Paulo: FGV, DAVENPORT, T.H. Putting the Enterprise into the Enterprise System. Harvard Business Vol.6. nº 1, Novembro de

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