O PROCESSO DE INTELIGÊNCIA COMPETITIVA ORGANIZACIONAL E AS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO E COMUNI- CAÇÃO

Transcrição

1 Revista de Ciências Gerenciais Vol. XII, Nº. 14, Ano 2008 O PROCESSO DE INTELIGÊNCIA COMPETITIVA ORGANIZACIONAL E AS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO E COMUNI- CAÇÃO Rodrigo Rodrigues Faculdade Anhanguera de Bauru rodrigo.rodrigues@unianhanguera.edu.br RESUMO No mundo globalizado as diversas informações podem ser consideradas simplistas ou imediatistas. Nos ambientes organizacionais é absolutamente necessária a utilização de ferramentas tecnológicas para mediar à informação e o conhecimento, bem como ainda apoiar as atividades e o processo decisório organizacional. Uma única informação incorreta pode transformar totalmente o resultado organizacional esperado, gerando problemas e perdas, algumas vezes, fatais para a toda a organização. O objetivo deste estudo é analisar a contribuição das tecnologias de informação e comunicação, através dos sistemas integrados de gestão, mais especificamente o sistema Enterprise Resource Planning, aplicado ao processo de inteligência competitiva organizacional. Palavras-Chave: Inteligência competitiva organizacional, sistema de informação, Sistema Integrado de Gestão (SIG), Enterprise Resource Planning (ERP), Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC s). ABSTRACT In the world globalize the information can be considered simplistic or immediate. In organizational environment is absolutely necessary the utilization of technological tools for mediate to information and knowledge, as well like support the activities and organizational decision making. The incorrect information can transform entirely the organizational result expected, generating problems and loses, sometimes, fatal for organization. The objective of this study is to analyze the contribution of technologies of information and communication, through the management integrated systems, more specifically the Enterprise Resource Planning, applied to the process of organizational competitive intelligence. Anhanguera Educacional S.A. Correspondência/Contato Alameda Maria Tereza, 2000 Valinhos, São Paulo CEP rc.ipade@unianhanguera.edu.br Keywords: Organizational competitive intelligence, information system, Management Integrated Systems (MIS), Enterprise Resource Planning (ERP), Information Technologies. Coordenação Instituto de Pesquisas Aplicadas e Desenvolvimento Educacional - IPADE Artigo Original Recebido em: 17/05/2008 Avaliado em: 20/07/2008 Publicação: 22 de setembro de

2 60 O processo de inteligência competitiva organizacional e as tecnologias de informação e comunicação 1. INTELIGÊNCIA COMPETITIVA ORGANIZACIONAL A inteligência competitiva organizacional (ICO) é compreendida como um processo de gestão que atua diretamente sobre as estratégias empresariais e interage, tanto no ambiente interno, quanto no ambiente externo das organizações, bem como é dependente dos fluxos informacionais, portanto, pode ser gerido por tecnologias de informação e comunicação (TIC s) para a prospecção, coleta, monitoramento, gestão e disseminação de informação e conhecimento úteis e essenciais à tomada de decisão organizacional. O presente estudo analisa as contribuições das tecnologias de informação e comunicação (TIC s), mais especificamente, o sistema integrado de gestão conhecido como Enterprise Resource Planning (ERP), que atua com os fluxos informacionais, e pode ser um importante instrumento para o processo de ICO. É importante salientar que a ICO é estudada por diferentes autores, de diversas áreas do conhecimento. Para alguns, é entendida como processo (VALENTIM, 2004), para outros é entendida como ferramenta (TARAPANOFF, 2001). A inteligência competitiva organizacional, como processo, investiga o ambiente onde a empresa está inserida, com propósito de descobrir oportunidades e reduzir os riscos, bem como diagnostica o ambiente interno organizacional, visando o estabelecimento de estratégias de ação a curto, médio e longo prazo (VALENTIM et al., 2003). A inteligência competitiva organizacional está ligada ao conceito de processo contínuo, sua maior complexidade está no fato de estabelecer relações e conexões de forma a gerar inteligência para a organização, na medida em que se cria estratégias para cenários futuros e possibilita a tomada de decisões de maneira mais segura e assertiva. (VALENTIM, 2002). Dentre as atividades base da ICO encontra-se a prospecção e o monitoramento, atividades desenvolvidas no âmbito da gestão da informação. A gestão do conhecimento atua focando fluxos informais, sendo assim a cultura organizacional deve ser positiva em relação à geração, compartilhamento e uso da informação, criando valores, ritos, mitos que propiciem as pessoas da organização condições para a construção de conhecimento individual e, conseqüentemente o capital intelectual corporativo. Para muitos gestores, gestão da informação e gestão do conhecimento resumemse a implantação de uma tecnologia que propicia agilidade às atividades informacionais, não observando elementos fundamentais no aspecto organizacional/informacional. (VALENTIM, 2006). A Gestão da Informação caracteriza-se numa gestão integrada visando mapear os fluxos formais, bem como prospectar, filtrar e obter dados e informações, tratar, analisar e armazenar a informação, utilizar tecnologias de informação e telecomunica-

3 Rodrigo Rodrigues 61 ção, disseminar e mediar a informação ao público interessado, no tempo certo, criar e disponibilizar produtos e serviços informacionais de qualidade. A Gestão do Conhecimento caracteriza-se também numa gestão integrada visando mapear os fluxos, porém nesse caso, fluxos informais e assim desenvolver comportamento voltado ao compartilhamento e socialização do conhecimento das pessoas que atuam na organização, visando a troca e, portanto, a construção de novos conhecimentos no ambiente organizacional. Fonte: Valentim Figura 1 - Processo de inteligência competitiva organizacional. 2. TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO É perceptível a constante busca por tecnologias que auxiliem a melhoria da produtividade e competitividade nas empresas. As empresas estruturam seus planejamentos estratégicos, objetivando a execução de ações na busca por resultados efetivos e de forma pró-ativa buscam perpetuar-se no mercado e, assim, inevitavelmente, a tecnologia é parte integrante dos processos organizacionais. O desenvolvimento de softwares empresariais acompanhados do desenvolvimento de hardwares, desde a concepção de Hollerith do cartão perfurado, auxiliando o recenseamento americano, em 1890, e a criação da IBM por Thomaz Watson, em 1924, causou a denominada revolução tecnológica. Entre as tecnologias organizacionais atuais, as que mais se desenvolveram referem-se aos sistemas de informação (SI).

4 62 O processo de inteligência competitiva organizacional e as tecnologias de informação e comunicação Laudon e Laudon (1998) definem sistemas de informação como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, armazenar e distribuir informações. No campo de conhecimento da Informática, o conjunto software, hardware e recursos humanos, bem como o conjunto formado por componentes da tecnologia de informação e comunicação (TIC s) e seus recursos integrados formam o S.I. As TIC s auxiliam na geração, gestão, organização e controle das informações geradas pelas pessoas da organização, assim como na geração de conhecimento, visto que agrega valor significativo à informação (OLIVEIRA, 2006). Destacam-se alguns objetivos de um S.I., dentre eles o apoio ao processo de tomada de decisão organizacional e, também, o apoio ao desenvolvimento de tarefas. Para que a tomada de decisão seja eficiente é necessário que o sistema forneça informações apropriadas. Lucas (2006) explica que tipos diferentes de decisões requerem tipos diferentes de informação, e fornecer informações inapropriadas é uma falha comum dos sistemas de informação. É necessário definir o que significam dados e informações no contexto organizacional, visto que propiciará um melhor entendimento do funcionamento do ciclo informacional. Sendo assim, parece haver consenso no fato de que dados são simples observações sobre o estado do mundo, são fatos brutos, um conjunto de signos, que isolados não possuem significado (DAVENPORT; PRUSAK, 1998; LAUDON; LAUDON, 1998; REZENDE, 2005; OLIVEIRA, 2006; VALENTIM, 2006). Um conjunto de dados, aos quais se dá forma para torná-los significativos (LAUDON; LAUDON, 1998), ou seja, um dado com valor atribuído ou agregado e com um sentido lógico é o que se considera informação. Quando a informação é trabalhada e mediada por pessoas ou recursos computacionais, possibilitam a geração de novos cenários e oportunidades, assim como proporciona a geração de conhecimento (REZENDE, 2005). O advento dos SI s caminha juntamente com a gestão da informação e a gestão do conhecimento. Os SI s são tecnologias que as organizações utilizam para mediar as informações, auxiliando os fluxos de trabalho da empresa e, dessa maneira, transformam a informação de forma que possa ser utilizada por todos na organização (LAUDON; LAUDON, 2006). A informação e o conhecimento têm papel fundamental nos ambientes corporativos, porque todas as atividades desenvolvidas, desde o planejamento até a execução das ações planejadas, assim como o processo decisório, são apoiados por dados, informação e conhecimento. Esse fato é conhecido por gestores que, de certa forma, tentam, por meios de sistemas informacionais, resolver ou amenizar

5 Rodrigo Rodrigues 63 os problemas inerentes à informação e ao conhecimento no ambiente organizacional. (VALENTIM, 2006). A gestão da informação e a gestão do conhecimento devem fornecer condições necessárias para gerir eficazmente esses dois elementos, pois informação e conhecimento são vitais para a organização. É importante ressaltar que esses modelos de gestão não se resumem somente na implantação de uma tecnologia ou na implantação de um conjunto delas, é necessário, também, desenvolver um trabalho voltado à cultura e a comunicação da organização. Sendo assim, é um erro acreditar que a gestão deve focar apenas um elemento no âmbito da organização (VALENTIM, 2006). Conforme mencionado anteriormente, o processo de inteligência competitiva organizacional (ICO) investiga o ambiente onde a empresa esta inserida, e os SI s colaboram e fazem parte do processo de ICO, coletando e armazenando dados e informações, que uma vez processados podem, em um momento oportuno, apoiar os processos, ações, atividades e tarefas desenvolvidas pelas pessoas no âmbito organizacional, cria-se assim a relação ideal de integração entre eles. O sistema de informação gerencial (SIG), também, chamado de sistema de a- poio à gestão empresarial ou sistema gerencial, trabalha com o processamento de grupos de dados, transformando-os em informações agrupadas para a gestão (REZENDE; ABREU, 2003). Um SIG possibilita a identificação de problemas organizacionais e pode auxiliar na correção de objetivos, na inovação de processos e produtos e nas relações ambientais (meio interno e externo, formal e informal) de uma organização, alterando a maneira que a empresa trabalha. Da mesma maneira, o SIG, também, possibilita adaptações, parametrizações e até customizações com a finalidade de não causar grande impacto na estrutura organizacional. O SIG oferece ao tomador de decisão relatórios resumidos sobre a rotina e desempenho dos setores organizacionais, sendo utilizados para monitorar e controlar a empresa e prever o futuro desempenho, resumindo e prestando informações sobre as operações básicas da empresa. Ele não é exclusivamente um sistema de apoio à decisão (SAD). Ele atua como um sistema de suporte a decisão (SSD), porque oferece planos de trabalho auxiliando as decisões práticas e rotineiras na empresa (LAUDON; LAUDON, 1998). Sob o ponto de vista gerencial são essenciais ao controle da empresa, dando aos gerentes informações corretas no momento oportuno. Por meio do SIG um gestor pode obter informações sobre o total produzido na empresa, analisando as informações de

6 64 O processo de inteligência competitiva organizacional e as tecnologias de informação e comunicação forma segmentada obtidas do sistema e, dessa maneira, decidir o planejamento e controle de sua produção. O SIG agrega outros sistemas e subsistemas como, por exemplo, o sistema integrado de gestão Enteprise Resource Planning (ERP), que é um sistema que busca integrar vários setores da empresa, procurando padronizar e normalizar os diferentes setores e funções, facilitando o compartilhamento de dados e informações. Esse tipo de sistema estrutura-se em torno de uma grande base de dados central que envolve toda a corporação organizacional (DAVENPORT; PRUSAK, 1998). O ERP é uma tecnologia que permite a integração entre os dados de diferentes sistemas de informação gerencial (SIG), visando contribuir de forma holística para a dinâmica dos negócios. Utiliza uma base de dados única que cria uma interface entre todos os setores da empresa, otimizando as atividades e os procedimentos operacionais e gerenciais (CAIÇARA JÚNIOR, 2006). À medida que as informações estejam seguramente disponíveis, a redução das decisões tomadas a partir do feeling dos gestores é muito reduzida, pois todos os dados geradores de informação estão normalmente estruturados, organizados e documentados. (REZENDE; ABREU, 2003, p. 207). A tecnologia utilizada no ERP, geralmente, é comercializada por empresas especializadas, interagindo diferentes módulos empresariais entre si, formando uma interface organizacional consistente e estruturada. No momento da implantação de um ERP, ocorrem a parametrização e a customização do sistema, com a finalidade de adequá-lo às necessidades de cada tipo de organização. O sistema ERP auxilia na comunicação e na cooperação entre as pessoas que atuam na organização, potencializando os negócios. Dentre as expectativas para o seu uso pode-se citar: Propicia o acesso à informação no momento em que é necessário para a tomada de uma decisão em relação a uma situação; Propicia uma perfeita integração entre os diversos setores da organização, através de informações organizadas nos seus bancos de dados, sem o perigo de ser redundante ou inconsistente; Ser um programa completo com varias interfaces que acaba com problemas de conversões/integrações entre os sistemas e com isso evitar perda de informações; Auxilia na parte gerencial, que pode prever com bases em suas informações a tarefas a serem realizadas, bem como prazos e responsabilidades a serem cumpridos (MORAES; FADEL, 2006).

7 Rodrigo Rodrigues 65 Entre todas as características do ERP a mais interessante é a conversão de dados em informações realmente relevantes ao desempenho organizacional. Informações que poderão ser utilizadas a qualquer momento, com diferentes objetivos e distintas aplicações práticas, proporcionando vantagem competitiva para a organização. Choo (2003) afirma que tal capacidade organizacional em processar informação sobre seu ambiente, gerando conhecimento que possibilite sua adaptação eficaz às mudanças externas, é característica das empresas inteligentes que atuam de forma ativa no contexto globalizado. 3. MÉTODO DE PESQUISA Pesquisa do tipo descritiva exploratória, de natureza qualitativa, que possibilita análise dos fenômenos existentes mediante contato direto com o objeto em estudo, realizada no setor calçadista da região da cidade de Jaú, mais especificamente nas indústrias associadas ao Sindicalçados, e que possuem infra-estrutura informacional, mais especificamente as relacionadas ao sistema ERP. Para selecionar a população alvo e os sujeitos de pesquisa que participaram efetivamente da pesquisa, foram realizadas consultas no site do Sindicalçados e no site das indústrias associadas, bem como serão realizadas possíveis visitas às empresas selecionadas, a fim de obter uma amostra adequada aos propósitos da pesquisa. Os instrumentos utilizados para a coleta de dados são o questionário e entrevista estruturada. Primeiramente, os questionários foram enviados às empresas participantes, via correio eletrônico ou carta registrada, acompanhados de uma carta apresentação com orientações de como preenchê-lo. O prazo de entrega dos questionários será mencionado e estipulado pelo pesquisador. As empresas que responderem ao questionário serão, posteriormente, visitadas pelo pesquisador que os entrevistará com o propósito de esclarecer dúvidas pendentes. A análise dos dados coletados esta sendo realizada utilizando-se a análise de conteúdo de L. Bardin. Para Bardin, a análise de conteúdo é: [...] um conjunto de técnicas de análise das comunicações visando obter, por procedimentos, sistemáticos e objetivos de descrição do conteúdo das mensagens, indicadores (quantitativos ou não) que permitam a inferência de conhecimentos relativos às condições de produção/recepção [...] destas mensagens.

8 66 O processo de inteligência competitiva organizacional e as tecnologias de informação e comunicação A análise de conteúdo trabalha tradicionalmente com materiais textuais escritos. Existem dois tipos de textos que podem ser trabalhados pela análise de conteúdos: os textos produzidos em pesquisa, através das transcrições de entrevista e dos protocolos de observação e os textos já existentes, produzidos para outros fins. 4. RESULTADOS PARCIAIS As tecnologias de informação e comunicação, bem como todas as ferramentas relacionadas, possibilitam o tratamento do fluxo informacional organizacional, de modo que atuam fortemente vinculadas ao processo de ICO. Portanto, não se deve conduzir uma análise simplista sobre o assunto quando se relaciona as TIC s com a ICO. Atualmente a ICO pode apropriar-se das ferramentas tecnológicas, porém é imprescindível entender que a ICO exige planejamento e envolvimento de toda a organização, sendo que toda a estrutura organizacional deve estar alinhada nesse propósito, pois serão claros os envolvimentos culturais, comunicacionais e de gestão. Trabalhar a cultura organizacional visado à inteligência competitiva, demanda tempo, energia e planejamento. Além disso, outros elementos são fundamentais, pois ajudam a proporcionar um comportamento favorável de I.C. (VALENTIN; WOIDA, 2004). Coletar dados, desenvolver sistemas informacionais e disseminar informações através dos fluxos e processos informacionais existentes na organização não é suficiente para caracterizar a eficiência do processo de ICO. A complexidade que envolve esse processo permeia, principalmente, os agentes humanos que lidam com as informações. As contribuições das tecnologias de informação e comunicação, especificamente, o sistema ERP, são significativas, pois tal sistema envolve o fluxo informacional organizacional, obtendo contribuições que envolvem o processo de ICO, conseqüentemente se apropriando de vantagens competitivas. Essas contribuições devem-se em situações relacionadas à utilização e definição do aculturamento e manutenção do clima organizacional, da comunicação informacional, das prospecções e do monitoramento informacional, e fundamentalmente da utilização da gestão da informação e do conhecimento socialização na organização, mediado pelas tecnologias de informação e comunicação.

9 Rodrigo Rodrigues 67 REFERÊNCIAS BARDIN L. Análise de conteúdo. Lisboa. Edições CAIÇARA JÚNIOR, C. Sistemas integrados de gestão - ERP: uma abordagem gerencial. Curitiba: IBPEX, CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. São Paulo: Senac, DAVENPORT, T. H.; PRUSAK, L. Ecologia da informação: porque só a tecnologia não basta para o sucesso da informação. São Paulo: Futura, HARBERKORN, E. Teoria do ERP Enterprise Resource Planning. São Paulo: Makron Books, LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação com Internet. Rio de Janeiro: LTC, LAKATOS, E. M.; MARCONI, M. A. Metodologia do trabalho científico. São Paulo: Atlas, LEFRÈVRE, F.; LEFRÈVRE, A. M. C. Pesquisa qualitativa levada a sério Disponível em: < Acesso em: 14 jan LUCAS, H. C. Tecnologia da informação: tomada de decisão estratégica para administradores. Rio de janeiro: LTC, MORAES, C. R. B.; FADEL, B. Ambiência organizacional, gestão da informação e tecnologia. In: VALENTIM, M. L. P. (Org.). Informação, conhecimento e inteligência organizacional. Marília: FUNDEPE Editora, 2006, p NEVES, J. L. Pesquisa qualitativa: característica uso e possibilidades. Caderno de Pesquisas em Administração. São Paulo, v. 1, n. 3, 2 sem., Disponível em: < Acesso em: 14 jan OLIVEIRA, J. F. TIC Tecnologia da informação e da comunicação. São Paulo: Érika, REZENDE, D. A. Sistemas de informações organizacionais. Guia prático para projetos em cursos de administração, contabilidade e informática. São Paulo: Atlas, REZENDE, D. A.; ABREU, A. F. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informações empresariais. São Paulo: Atlas, SARACEVIC, T. Ciência da Informação: origem, evolução e relações. Perspectiva em Ciência da Informação. Belo Horizonte, v. 1, n. 1, p , jan./jun Disponível em: < Acesso em: 05 jan TARAPANOFF, K. Inteligência organizacional e competitiva. Brasília: Editora UnB, p. VALENTIM, M. L. P. Inteligência competitiva organizacional: ferramenta ou processo? Londrina: InfoHome, p. Disponível em: < Acesso em: 05 jan VALENTIM, M. L. P. (Org.). Informação, conhecimento e inteligência organizacional. Marília: FUNDEPE Editora, p VALENTIM, M. L. P. et al. O processo de inteligência competitiva em organizações. DataGramaZero, Rio de Janeiro, v. 4, n. 3, p. 1-23, jun Disponível em: < >. Acesso em: 06 out VALENTIM, M. L. P.; WOIDA, L. M. Cultura organizacional no processo de inteligência. DataGramaZero, Rio de Janeiro, v. 5, n. 4, p. 1-8, ago Disponível em: < Acesso em: 05 jan