Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) justificativas para a implantação do GED e tecnologias correlatas ferramentas de hardware e software

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1 Temática 1: Informação, Conteúdos e Conhecimento na Sociedade da Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) justificativas para a implantação do GED e tecnologias correlatas ferramentas de hardware e software Roniberto Morato do Amaral roniberto@nit.ufscar.br Universidade Federal de São Carlos Adriana Aparecida Puerta dripuerta@yahoo.com.br Universidade Estadual Paulista RESUMO As informações vitais e estratégicas de uma organização, independente da sua atividade econômica, precisam ser preservadas, divulgadas e acessadas rapidamente. A tecnologia que mais tem contribuído para isto é o GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O objetivo do trabalho é apresentar potenciais aplicações e exemplos de uso do GED, discutir teoricamente as implicações relacionadas aos usos dessa tecnologia, visando contribuir para um processo de tomada de decisão, baseado em informações, racional e sustentável nas organizações brasileiras, nos mais variados campos de atuação. A implementação do GED constitui uma grande tendência do mundo moderno cada dia mais afogado nos próprios documentos e informações que produz, sendo necessário planejar detalhadamente todo o projeto GED antes de iniciá-lo, para que seja adequado à realidade da organização que vai implementá-lo. Trabalhos técnico-científicos PALAVRAS-CHAVE: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Disseminação da Informação. Tecnologias da Informação e Comunicação. 1 Introdução Informação e domínio da informação são palavras constantemente utilizadas no atual cenário mundial. Há uma grande quantidade de documentos produzidos nas últimas décadas, somado as significativas e efetivas mudanças em todas as áreas de negócios, provocadas pelo advento da evolução tecnológica, possibilitando maior velocidade de atualização dos documentos,

2 mais facilidade na aquisição de dados, economia de receita, etc. Neste cenário, as instituições, privadas ou não, tentam adequar-se às novas necessidades, procedimentos de trabalho, ambiente de produção, etc. Dessa maneira, empresários, intelectuais, estudantes e trabalhadores, passam por uma grande transformação. Todos, de uma forma ou de outra, fazem parte desta mudança. Muitas dessas novas tecnologias estão diretamente ligadas ao armazenamento e administração do patrimônio intelectual (informações em processo e informações já consolidadas) das organizações. As informações vitais e estratégicas de uma organização, independente da sua atividade econômica, necessitam ser preservadas, divulgadas e acessadas rapidamente. Então, para se fazer bom uso da avalanche de dados que assola este cotidiano, todo o processo de seleção de dados, indexação, armazenamento e posterior recuperação de forma eficiente é um grande trunfo estratégico. Poder utilizar de forma imediata as informações armazenadas faz com que a tomada de decisões seja mais rápida, racional e consequentemente sustentável. Assim, observa-se que a maioria das organizações não possui seu patrimônio intelectual armazenado e sistematizado, portanto não consegue recuperá-lo rapidamente, tampouco centraliza todos os dados ativos e inativos, envoltos em processos que se utilizam basicamente de papéis. Em diferentes níveis de desenvolvimento, percebe-se que a maioria das instituições atualmente, está iniciando seus processos de gerenciamento de documentos ativos e inativos. A tecnologia que mais contribui para isto recebe a denominação de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Entender como desenvolver tal sistema, quais suas características básicas, vantagens e desvantagens, é essencial para o sucesso futuro de todas as organizações no atual ambiente complexo e altamente competitivo (CABRINO, 2001). O objetivo deste trabalho é apresentar potenciais aplicações e exemplos de uso do GED por diferentes tipologias de organizações, além de discutir teoricamente as implicações relacionadas aos usos dessa tecnologia, visando contribuir para processos de tomada de decisão, baseado em informações, racional e sustentável nas organizações brasileiras, nos mais variados campos de atuação. 2 GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos Documentos surgiram quando a humanidade percebeu a necessidade de registrar informações. Pode-se considerar como documento desde anotações feitas em papel, até um grande conjunto

3 de dados armazenados em computadores. A produção de documentos cresce em escala geométrica e as Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) tem permitido que documentos sejam gerados, armazenados e recuperados, sendo chamados, por essa razão, de documentos eletrônicos. Qualquer que seja o formato ou suporte, esses documentos precisam ser autênticos, íntegros e acessíveis em tempo oportuno. Para documentos em papel, esses requisitos podem ser facilmente atendidos. Porém, é necessário garantir integridade, autenticidade e acessibilidade também aos documentos eletrônicos. Neste sentido, disciplinas como a arquivologia e a diplomática têm contribuído em muito com a consecução destes objetivos (RONDINELLI, 2004). 2.1 GED - Evolução A história sobre o armazenamento de informações passa pela necessidade da comunicação e sofre mudanças de acordo com as necessidades da sua época. A primeira tecnologia para se armazenar informação foram as tabuinhas da Suméria, onde os escribas imprimiam seus signos com a força de seus braços e mãos. Visando praticidade, a segunda tecnologia mais antiga, e ainda a mais utilizada para o suporte da informação, é o papel inventado no Egito, que passou por várias fases de aperfeiçoamento até chegar àquela que se utiliza hoje. O papel é um suporte bastante cômodo para manuseio e impressão, porém não muito prático para o armazenamento em grandes quantidades, necessitando de muito espaço e tornando lenta a recuperação caso os documentos não sejam gerenciados adequadamente. Depois do papel uma das primeiras tecnologias para armazenar dados textuais e economizar espaço, foi a microforma, em forma de microfilmes, criada em 1838, por um fotógrafo. O grande avanço tecnológico para o suporte e gerenciamento de dados deu-se com a informática. Nos anos 60 foi utilizada basicamente para manipular números, na década de 70 ampliada sua atuação para textos, na década de 80 acrescentando-se gráficos e nos anos 90, incluindo a imagem e a voz, chegando ao que hoje se conhece como hipermídia (BUGAY, ULBRICHT, 2000). O GED foi desenvolvido incidentalmente pela Agência Espacial do governo dos Estados Unidos da América (NASA), responsável pela pesquisa e desenvolvimento de tecnologias e programas de exploração espacial, entre seus sistemas sofisticados para manipulação de

4 imagens de satélites, na década de 60 até o início dos anos 80. A Unisys (1993) apud Cabrino (2001) menciona que nessa época começaram a surgir as primeiras aplicações empresariais. A partir desse momento, os suportes da informação passaram então a ser magnético-óptico: fitas-dat, disquetes, discos ópticos, DVDs, Blue ray, entre outros. Estes suportes se tornaram muito populares por armazenarem grandes volumes de informações, com baixa complexidade de manuseio e custo de operação, permitindo o acesso rápido às informações com um sistema de gerenciamento eficiente (CABRINO, 2001). 2.2 GED - Definição GED é uma mistura de tecnologias que possuem a sua base na informática, sejam elas mídias de armazenamento, softwares, tipos de técnicas de gerenciamento e hardware. Pode ser definido como a somatória de várias tecnologias da área de informática (mídias de armazenamento, softwares gerenciadores, hardware), que integrados com outras tecnologias de ponta como redes internas e externas, têm o objetivo de capturar informações para transformá-las em digitais e gerenciá-las eletronicamente, para que sejam inteligentemente armazenadas, controladas, localizadas e rapidamente recuperadas para imediata utilização (PORTAL GED, 2011b). O órgão mundial regulamentador de GED e todas as ferramentas e tecnologias envolvidas é a Association for Information and Image Management (Associação para Gerência da Informação e Imagem) (AIIM). No Brasil, o responsável por sua divulgação e prestação de serviços (não sendo responsável pelas tecnologias empregadas) é o Centro Nacional de Desenvolvimento e Gerenciamento da Informação (CENADEM), que atualmente, está em processo de encerramento de atividades. O GED existe no Brasil desde os anos 80 e no início era usado somente para a conversão de imagens de documentos em arquivo texto através de scanners. Com os avanços da tecnologia, e em especial, das TICs, passou a ser integrado em todo o processo de uma organização, atuando como ferramenta de tomada de decisão, além de ser aplicado em diferentes áreas: no gerenciamento de documentos técnicos, relatórios, normas, mapas, publicações, repositórios, entre outros (BUENO, 2007). Para Koch (1998) apud Macedo (1998) e Spangler (2005), o GED visa gerenciar o fluxo das informações desde sua captura até seu arquivamento em uma diversidade de mídias, para tal,

5 utiliza tecnologias para captar, armazenar, recuperar e gerenciar documentos durante toda sua vida útil. Sendo assim, GED é composto por um conjunto de tecnologias que permitem a gestão de documentos por intermédio do uso de computadores. 2.3 Componentes do GED Os componentes do GED podem ser: Hardware; Software; e Recursos humanos. O hardware é formado por todos os componentes físicos do GED como: microcomputadores, scanners, impressoras, unidades de armazenamento (Disco-rígido, CD-ROM, DVD, Blue-Ray) entre outras. A sua escolha se dá pela capacidade de armazenamento, facilidade de uso e acesso. O hardware representa um dos gargalos do GED, pois a desatualização dos equipamentos é intensa. Os componentes de software podem ser divididos em: Sistema operacional (ex.: Linux); Aplicativos (ex.: processadores de texto), Softwares especializados (ex.: Gimp para o tratamento de imagens) e Softwares de GED, específicos para gestão de documentos eletronicamente (ex.: DigiDoc). Os softwares de GED se confundem com as tecnologias que gerenciam documentos de forma eletrônica, conforme Quadro 1. A partir das tecnologias apresentadas é possível afirmar que existem duas formas de se gerenciar eletronicamente os documentos: Document Imaging (documento estático) e Document Management (processo dinâmico). Quadro 1: Tecnologias para gerenciamento de documentos de forma eletrônica: Tecnologia Document Imaging (DI) Document Management (DM) Descrição e aplicação DI ou Gerenciamento de Imagens de Documentos compreende documentos originais em papel que são convertidos em imagens digitais. A tecnologia capta as imagens produzidas por scanners e as armazena no formato digital. Aplicação: Fundos. O DM é a tecnologia que gerenciava documentos de engenharia e normas técnicas. Gerencia os processos de troca e recuperação de documentos, controlando o acesso físico, garantindo segurança e a rastreabilidade através da indexação. Aplicação: Escritório de advocacia.

6 Workflow Computer Output to Laser Disk (COLD/ERM) Forms Processing Aspecto operacional do fluxo de informações, ou seja, como as atividades são estruturadas, quem as executam, a ordenação, como este fluxo anda, e como as atividades relacionadas a ele são desempenhadas no gerenciamento dos documentos. É o acompanhamento das atividades informacionais da organização. Este processo é realizado de forma automática e pré-estabelecida, pelo próprio software gerenciador. Aplicações: Processos de concessão de crédito, sinistro de seguros. Usados para capturar, arquivar, armazenar e recuperar dados. O COLD armazena e gerencia relatórios no formato digital. Evoluiu para o Enterprise Report Management (ERM), que possui as mesmas características do COLD, sendo mais abrangente. Distribui e preserva os dados, possui um índice com controle de acesso e preserva informações não estruturadas enquanto elas existirem. A tecnologia COLD/ERM gerencia corporativamente relatórios. Relaciona-se à geração e gerenciamento no formato digital, além de permitir anotações adicionais sem danificar o relatório. Aplicações: Faturas de telefone, notas fiscais. É o processamento de formulários. Relaciona as informações contidas nos formulários com aquelas existentes nos bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Aplicação: Imposto de renda. Records and Information Management (RIM) Full text retrievel OCR Refere-se ao gerenciamento de arquivos. Gerencia o ciclo de vida dos documentos, independente do suporte. É responsável pelo controle sistemático dos documentos, desde sua criação, manutenção e disponibilização, além de categorizar e descartá-los através de uma tabela de temporalidade. Recursos para a recuperação de documentos a partir de qualquer palavra do conteúdo. Exemplo: Criação de bases de dados. Reconhecimento de caracteres - tecnologia para a conversão e reconhecimentos de caracteres. Fonte: Cenadem (2011) apud Portal GED (2011a). Os recursos humanos como componentes do GED irão influenciar na sua implantação e execução. Há necessidade de preparar a equipe através de treinamentos adequados às tecnologias, com isso alcançar a sua cooperação e comprometimento (CABRINO, 2001; RONDINELLI, 2004).

7 2.4 Procedimentos para a Implantação Para a implantação do GED é necessário um diagnóstico da Instituição que receberá o sistema, pois existem diferentes soluções (tecnologias) de GED. Este diagnóstico visa definir critérios para a seleção da solução mais adequada à Instituição. Badke (1998) sugere que sejam estudados os seguintes tópicos: a organização como um todo (seus setores; seu organograma; suas atribuições); fluxo de geração das informações em cada unidade; concepção das mesmas; elaboração, publicação, e disseminação da informação; tempo de vigência de cada documento (tabela de temporalidade); grau de atendimento a legislação vigente; forma de circulação nos setores; tramitação dos documentos a serem armazenados; intensidade de reabsorção de informações. Como resultados do diagnóstico serão identificados os requisitos do sistema GED e a descrição dos documentos: tipologia; elementos; suportes; ciclo de vida; temporalidade; acessos, entre outras características. Além do diagnóstico, todo planejamento necessita de justificativas para se avaliar os benefícios econômicos e sociais, devendo-se determinar custos tangíveis: custo com o pessoal, espaço, equipamentos, suprimentos, e etc.; e custos intangíveis: custo com perdas de documentos, baixo tempo de resposta na recuperação de documentos, informações insuficientes para a tomada de decisões. A próxima etapa da implantação do GED envolve o tratamento das informações, no caso de digitalização que poderá ser subdividida em: preparação dos documentos, digitalização, indexação, compressão da imagem, armazenamento, inclusão no sistema GED; e certificação da qualidade (CABRINO, 2001). A fase de tratamento é extremamente trabalhosa e intensa, pois deve-se conhecer toda a documentação, descartar o que não for necessário e enviar à digitalização somente o que de fato será utilizado. Para a seleção dos documentos os conceitos arquivísticos são muito importantes para garantir a qualidade do resultado (RONDINELLI, 2004). A digitalização é a efetiva conversão dos documentos analógicos em formato digital, por meio de um scanner. Nesta fase pode-se utilizar a tecnologia OCR para o reconhecimento de caracteres para possibilitar a indexação de todo o conteúdo do documento. Quanto ao armazenamento dos documentos digitalizados existem no mercado diferentes formatos a serem utilizados, como por exemplo: TIFF (preferencialmente usada para preservação - reprodução e derivação de outras imagens); JPEG (otimização da recuperação, do acesso, da

8 transmissão e apresentação); GIF (imagem prévia); PDF (formato padrão no mercado para disponibilização de documentos), entre outros. Estes formatos irão variar em algumas características como tamanho, resolução, facilidade de acesso e manuseio (SAYÂO, 2007). Indexação do documento (para uma recuperação eficaz) é a fase seguinte, chave para o sucesso de um sistema GED. A arquivologia fornecerá os elementos necessários para descrever os documentos, e a diplomática, elementos que irão, no futuro, garantir a sua confiabilidade (autenticidade e fidedignidade). Alguns exemplos de metadados são citados na literatura: AACR2; Dublin Core; RDF, entre outros (SAYÃO, 2007). Compressão da imagem é uma alternativa para solucionar os problemas de volume de dados. Softwares compactadores podem comprimir uma imagem até 90% de seu tamanho, sem perda de qualidade. Os formatos mais adotados para imagem são TIFF e JPEG, sendo que tudo vai depender da aplicação desejada ao documento (SAYÃO, 2007). Após o processo de indexação e compressão da imagem as informações eletrônicas devem ser gravadas em mídias de armazenamento. Há necessidade de uma seleção da tecnologia mais adequada a sua solução GED implantada. Os sistemas GED possuem uma base de dados onde são armazenados os metadados dos documentos e geram links para que estes possam ser recuperados e acessados on-line na íntegra. Estas referências precisam ser inseridas no sistema GED, selecionado de acordo com a necessidade da organização. Para garantir a qualidade de todo o sistema GED, é necessário determinar se o produto atende aos requisitos de qualidade exigidos para o trabalho. Esta atividade deve ser em nível gerencial e é importante que seja efetuada continuamente, assim será possível fazer ajustes e verificar todos os aspectos do hardware, software e indexação do sistema, podendo sanar possíveis falhas e efetuar melhorias. Na gestão de informações cujo processamento é eletrônico, são solucionados problemas de espaço físico, precisão e localização de documentos, minimização de perda e extravios, agilidade, entre outros. A implantação de um GED oferece oportunidades para a Instituição agregar valor às suas atividades. O GED tem como objetivos aprimorar a qualidade, reduzir custos, trabalhar a informação, organizar e recuperá-la, otimizando a comunicação organizacional, tornando-a ágil para o fluxo das informações (CABRINO, 2001). Porém, implementar um sistema de GED não é a solução de todos os problemas com fluxos de informação, armazenamento e recuperação. Muitos problemas podem ser solucionados, porém a adoção de tecnologias traz outros novos. O mais significativo item para ser analisado

9 é a compilação do projeto para implantação do GED. Avedon (1999) frisa que sem um eficiente planejamento não se deve começar a implantação de um sistema de GED, pois decerto não será adequado à Instituição. Outro item a ser pensado é a sobrecarga que a transmissão de imagens trará à rede interna. A rede deverá adequar-se à sua nova realidade. A obsolescência da tecnologia é um fator importante a ser considerado, pois a contínua renovação de hardware e as novas versões dos softwares geram novos formatos para a gestão dos documentos. 2.5 GED - Aplicações O GED pode ser aplicado em diversos departamentos de uma empresa, como Recursos Humanos, Financeiros, Centro de Informações e Documentação, Compras, Departamento Comercial, etc. Ou seja, sua abrangência é quase que ilimitada, devendo ser o projeto, adaptado para cada caso específico. Segundo Unisys (1993) apud Cabrino (2001) setores empresariais passíveis de serem reestruturados utilizando o GED são aqueles que apresentam as seguintes características: geram documentos ou pastas que devem tramitar através de vários departamentos para processamento (ex.: processos de sinistros ou seguros); possuem arquivos que contém vários tipos de informação que precisam ser examinadas (ex.: aplicações hipotecárias); necessitam recuperar informações precisas, atualizadas e completas com muita rapidez (ex.: serviços a clientes); mantém documentos em arquivo ativo em longo prazo, enquanto são constantemente consultados e atualizados (ex.: informação para manutenção de produtos); necessitam de acesso simultâneo a uma variedade de informações para tomada de decisões (ex.: mudanças em desenhos de engenharia); trabalham com documentos que precisam ser espacialmente relacionados a locações geográficas específicas (ex.: documentos de propriedades que precisam estar relacionados a pontos de um mapa digitalizado em uma prefeitura) (PORTAL GED, 2011a). A empresa AncoraRH, especializada em softwares para gestão de pessoas por competências, utiliza GED na gestão de currículos. Já o Grupo de pesquisa em informação tecnológica em materiais (NIT/Materiais) da UFSCar utiliza várias aplicações GED, como por exemplo, na disponibilização de conteúdo na web por intermédio do software Livepublish, gestão de documentos, através de um software desenvolvido pela própria organização, de acordo com a

10 sua necessidade em gerenciar documentos durante a realização do processo de inteligência competitiva. Também utilizam todo um sistema voltado para a gestão de eventos, envolvendo todo o fluxo de documentos no processo de submissão, aprovação, apresentação e armazenamento (NIT/UFSCar, 2011). Instituições como o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) disponibilizam softwares para a gestão de publicações eletrônicas, que propiciam uma gestão eficiente e rápida das publicações seriadas, como por exemplo, SEER utilizado pela Revista Ciência da Informação. Outras iniciativas em termos de publicações seriadas podem ser visualizadas junto a Scielo, que também disponibiliza aos editores toda uma interface para a gestão eletrônica de suas publicações. A Biblioteca Comunitária da UFSCar desenvolveu um sistema para gerenciar a sua memória organizacional, através da gestão de seus procedimentos de trabalho. A Rede da Memória Virtual Brasileira é um portal integrado à Biblioteca Nacional Digital, conduzida por historiadores, bibliotecários, arquivistas, analistas de sistemas, entre outros profissionais. O projeto segue uma tendência mundial de migrar os acervos das bibliotecas para a internet, como forma de armazenamento e conservação da memória (BCO/UFSCar, 2011). 3 Conclusão A implementação do GED constitui uma grande tendência do mundo moderno cada dia mais afogado nos próprios documentos e informações que produz. É extremamente necessário planejar detalhadamente todo o projeto antes de iniciá-io para que este possa ser realmente adequado à realidade da organização que vai implementá-lo. Porém, um sistema de GED, como qualquer outra tecnologia de informação não traz a solução para todos os problemas, pois, é necessário prever a obsolescência tecnológica, a renovação contínua do hardware e software, do treinamento e capacitação profissional e principalmente envolver as pessoas que cercam o projeto que irão efetivamente se utilizar de seus benefícios.

11 Electronic Document Management (EDM) background for the implementation of the EDM, EDM technologies related: hardware and software tools ABSTRACT: The vitals and strategical information of an organization, independent of yours economics activities, need to be preserved, spreaded, and quickly accessed. The technology that contributes the most for this is the EDM Electronic Documents Management. The objective of this research is to present potential applications and examples of the use of EDM, theoretically arguing the implications related of the use of this technology, looking for to contribute for a taking decision process, based in rationals and sustainable information in the brazilians organizations, in the most variable fields of activity. The implementation of EDM constitutes a big trend in the today world, increasingly drowning on documents and information that produces, being necessary to plan all the EDM project before start it, so that the reality of the organization that will implements it can be appropriated. KEYWORDS: Dissemination of Information. Electronic Document Management. Information Technology and Communication. Referências AVEDON, D. M. GED de A a Z. São Paulo: CENADEM, BADKE, T. Mar de papéis: como racionalizar com segurança. [CD-ROM]. In: Anais INFOIMAGEM, 1998, São Paulo. São Paulo: CENADEM, Conferência n. 57. BCO/UFSCar. Biblioteca Comunitária da UFSCar. Disponível em: < Acesso em: 14 mar BUENO, J. M. Gestão da informação. Apostila do curso MBA em gestão de unidade de informação, UNICEP, BUGAY, E. L.; ULBRICHT, V. R. Hipermídia. Florianópolis: Bookstore, CABRINO, C. R. Introdução ao GED gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo, Material de curso. MACEDO, G. M. F. de. Bases para a implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos GED. Estudo de caso. Florianópolis, p. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) PPGEP, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, NIT/UFSCar. Núcleo de Informação Tecnológica em Materiais. Disponível em: < Acesso em: 14 mar

12 PORTAL GED. Aplicações GED. Disponível em: < Acesso em: 04 mar. 2011a.. Benefícios GED. Disponível em: < Acesso em: 04 mar. 2011b. RONDINELLI, R. C. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos. Rio de Janeiro: FGV, SAYÃO, L. F. Padrões para bibliotecas digitais abertas e interoperáveis. Encontros Bibli: Revista Eletrônica de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Florianópolis, n. esp., 1º sem SPANGLER, N. Gestão Eletrônica de Documentos: a convergência digital da informação. Disponível em: < Acesso em: 27 mar