Gerenciamento da Rotina aplicada à logística de expedição

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1 Gerenciamento da Rotina aplicada à logística de expedição Como o Gerenciamento da Rotina pode ser implementado e trazer ganhos financeiros e nível de serviço na logística de expedição. Autor Tedy Willian Ribeiro Lima (Tedywrl@gmail.com): Bacharel em Administração pela Universidade Federal do Paraná, com experiência a mais de 7 anos em Supply Chain e gerenciamento de projetos. Atualmente é especialista de suprimentos na JBS S.A, com forte atuação em projetos voltados para redução de custos em embalagens. Gravata A metodologia denominada GRD (Gerenciamento da Rotina) é utilizada com o objetivo de corrigir problemas com soluções imediatas, identificar problemas crônicos (base para projetos de melhoria) e manter os ganhos alcançados após padronização de processos. Neste caso, iremos demonstrar os ganhos que a sua implementação trouxe a um departamento de expedição de uma unidade frigorifica de abate e desossa de bovinos, que vinha apresentando instabilidade em seus processos e resultados. Introdução Este artigo é parte do resultado alcançado através da aplicação da metodologia de Gerenciamento da Rotina, segundo Vicente Falconi, aplicada ao departamento de expedição de uma unidade frigorifica (abate e desossa de bovinos), situada na cidade de Mozarlândia, interior do estado de Goiás. Para isso foi criada uma equipe de projeto tendo como sua composição eu como líder (facilitador da ferramenta), Coordenação e supervisão das áreas de expedição e embalagem primária, analistas de gestão, PCP da fábrica bem como o Gerente industrial na figura de patrocinador do projeto. O panorama da logística da indústria frigorifica no Brasil se torna complexa devido à localização da maior parte destas plantas estarem distantes das capitais (no caso de bovinos Sudeste, Centro Oeste e Norte), com restrição de rodovias, infraestrutura fabril e mão de obra qualificada para operação como um todo. Tudo isso atrelado ao baixo shelf life do produto, nos trás de forma clara a

2 necessidade de implementarmos e utilizarmos de maneira efetiva, ferramentas de gestão que nos dão ações imediatas nos problemas constatados no dia a dia. A Importância do Gerenciamento no Departamento de Expedição A unidade de Mozarlândia produz diariamente 500 toneladas de carne desossada e embalada, tendo como capacidade de estocagem um total de toneladas. Estes números somados a restrição máxima de expedir 520 toneladas por dia (restrição de infraestrutura e pessoas), faz com que o Departamento de Expedição trabalhe próximo aos 100% de sua capacidade de carregamento, para evitar paradas de produção devido à falta de espaço nas estocagens. Porém, a consulta de um histórico breve nos mostra que o departamento não vinha cumprindo com suas metas de carregamento, acarretando assim em paradas e reduções de velocidade na produção para não extrapolar os volumes limites de estocagem: Figura 1. Histórico de carregamento médio mensal x meta. Em apenas um mês de 2014 foi atingida a meta proposta, sendo que em nenhum momento o motivo de não atingimento se deu por fatores externos (falta de produto, caminhão, pedido, etc.) O não atendimento da meta de volume carregado poderia estar sendo ocasionado por vários motivos como: indisponibilidade de equipamentos (empilhadeiras), elevado tempo de carregamento, ineficiência nos processos internos (separação de pedidos, mapeamento, faturamento e etc.). Contudo, como não tínhamos um gerenciamento da rotina implementado, com controle de processos e mensuração de resultados, não tínhamos como elaborar um plano de ação efetivo para melhoria dos mesmos.

3 O que é o GRD? O gerenciamento da rotina diária é uma metodologia de qualidade, que segue uma série de etapas para implementação, são elas: Descrição de negócio, mapeamento de fluxos, criação de KPI s, painel de gestão a vista, padronização de processos, itens de verificação diários e reuniões de check para tratativa de desvios. A realização de todas as etapas direcionam as pessoas para aquilo que deve ser feito para obter, manter e melhorar cada vez mais os resultados. Ferramentas como 5S e disseminação da melhoria continua são algo que complementam o GRD. Implementando o Gerenciamento da Rotina Uma vez identificada à necessidade de gerenciarmos o dia a dia do departamento, iniciamos o processo de implementação da ferramenta, seguindo os seguintes passos: - Construção da Descrição do Negócio: identificação e formalização de quem são os principais fornecedores da expedição (insumos e informações necessárias para o processo), bem como seus principais clientes; - Fluxograma da área: mapeamento do fluxo de todos os processos da área, com descrição detalhada de cada etapa; - Criação dos Itens de Controle (KPI s): indicadores com atualizações mensais e parciais, desdobrados a partir da meta principal (volume carregado/dia). Tendo como principais o tempo de carregamento, absenteísmo de funcionários e diárias pagas aos motoristas devido aos atrasos. - Painel de Gestão a Vista: painel com todos os KPIs e itens de verificação sendo atualizados diariamente; - Padronização de Processos: formalização de cada processo existente na área, de fácil entendimento e disponível para todos (local de trabalho); - Itens de Verificação: controles realizados a cada carregamento, com foco na tratativa instantânea, tendo como principais a indisponibilidade de máquinas (tempo de empilhadeira parada para manutenção) e quantidades de avarias durante o carregamento (produtos com embalagens danificadas no carregamento);

4 - Reunião de tratativas de anomalias: reunião diária realizada com a liderança do setor (coordenador, supervisores do departamento), para tratar anomalias que ocorreram durante o respectivo dia durante a produção, gerando plano de ação para correção. - Treinamento e implementação da ferramenta 5S: treinamento de todos os colaboradores na ferramenta, com criação de check list, nomeação de um auditor responsável e criação de um cronograma de auditorias. - Formação de Grupos de Melhoria continua: criação de grupos de CMC (Circulo de Melhoria Continua), com premiação semestral para os melhores projetos realizados no departamento, com foco na melhoria das condições de trabalho; Em todas as etapas, que foram implementadas de maneira sequencial, o envolvimento dos colaboradores em geral com a ferramenta é de grande importância para entendimento geral, sendo através de treinamentos, divulgação e disponibilização das informações necessárias para que todos executem suas respectivas tarefas sem desvio do padrão. Identificando os problemas e gerando soluções Com o gerenciamento diário sendo executado, foram encontrados diversos problemas que vinham impactando o não atendimento da meta de carregamento, sendo os principais: - Indisponibilidade de máquinas (= total de tempo disponível de cada máquina tempo que ela ficou parada para manutenção): a Fábrica possui um total de 4 empilhadeiras e 4 paleteiras motorizadas para movimentação interna. Porém, ao implementarmos o item de verificação que media o tempo que cada uma ficava parada (planilha preenchida por cada operador), identificamos que as mesmas ficavam em torno de 20% do tempo total em manutenção. Com isso, criamos uma planilha de check list de manutenção autônoma, que nada mais é que uma avaliação pré operacional nas máquinas para que o próprio operador identifique possíveis problemas do equipamento antes de ele rodar, evitando assim quebras maiores. Além de elaborarmos um cronograma de manutenção preventiva nas máquinas junto ao departamento de manutenção. Absenteísmo de colaboradores: o departamento vinha apresentando alto índice de faltas (10%) de funcionários devido a vários fatores comportamentais da liderança e empresa. Feito isso, criamos junto ao RH programas de premiação para colaboradores que não apresentam faltas ao longo do mês. Este índice caiu para 5% nos últimos meses.

5 Caminhões não higienizados e não refrigerados para serem carregados: No ramo alimentício e especificamente nos resfriados e congelados, além do controle de higiene e limpeza é essencial o controle de temperatura dos caminhões que transportam os alimentos. Sendo assim, todos os compartimentos de cargas dos caminhões que transportam tais alimentos, devem ser previamente higienizados e refrigerado de acordo com a temperatura padrão para receberem as cargas. No nosso caso, muitos dos caminhões que chegavam para carregar (terceiros) não recebiam este tratamento prévio e só identificávamos o problema quando este já estava nas docas, o que gerava um atraso em todo o cronograma da expedição. Como solução foi utilizado um check list de verificação feito na portaria da fábrica, onde o responsável checava se o compartimento de carga do caminhão a ser carregado foi higienizado e estava dentro das temperaturas padrões. Caso não estivesse, o mesmo não estaria autorizado para carregar, até que atendesse as exigências mínimas, passando assim imediatamente a vez para o próximo caminhão da fila. Resultados Após 6 meses do início do projeto (jan/14), os resultados obtidos através dos indicadores propostos e da meta principal inicial (volume carregado), tiveram uma notória melhora como podemos ver na figura 2. Figura 2. Evolução de carregamento médio mensal x meta. Evolução de 4,8% se comparada a média mensal de 2013 (quanto maior melhor).

6 Figura 3. Redução do tempo de carregamento em horas ao longo de 2014 (quanto menor melhor). Figura 4. Histórico 2013 e 2014 referente aos gastos com diárias pagas à motoristas devido aos atrasos no cronograma de carregamentos (quanto menor melhor). Quem não faz gestão fica na torcida Todas os problemas apontados inicialmente pela liderança do setor foram comprovados com os apontamentos levantados através dos itens de verificação e controle do departamento, contudo, quando estes números começam a ser mostrados de forma detalhada, conseguimos priorizar as principais causas, tratar os desvios e assim evitar com que ele se repita. Tais tratativas refletiram na melhora do resultado do setor, com um incremento de 4.8% no valor carregado e uma redução de 69% nos gastos com diárias de motoristas que muitas vezes precisavam aguardar mais de 3 dias para terem seus caminhões carregados e liberados para transporte. Além disso, a importância de

7 mostrar os resultados e o placar do jogo para o time através do painel gestão a vista, realizar feedbacks e envolver a equipe como um todo, se mostrou bastante efetivo uma vez que a maioria das ideias em melhorias de processos vem da base, de quem vive a rotina. Estas melhoras geram impacto direto na lucratividade do negócio, o que nos mostra a importância de termos os números acessíveis para tomarmos as decisões de forma imediatas. Referências Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia A Dia - 9 Edª Campos, Vicente Falconi