Gestão de Documentos no BNDES Avanços e Desafios
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- Luiza Escobar Palma
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1 Gestão de Documentos no BNDES Avanços e Desafios
2 Contexto Legal Como integrante do Sistema Nacional de Arquivos SINAR, o BNDES deve promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos em conformidade com as diretrizes e normas emanadas pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ; Como integrante do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA, da Administração Pública Federal o BNDES deve implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; Política de Arquivos do Sistema BNDES Res. Dir. 2001/2010
3 Sistema de Gestão de Documentos
4 GDOC - Atribuições Proposição de normas e procedimentos; Administração dos arquivos correntes, intermediário e permanente; Administração das atividades de recebimento, registro e distribuição de correspondências; Administração das atividades de microfilmagem, digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos; Atendimento ao usuário.
5 GDOC - Equipe
6 GDOC
7 GDOC
8 GDOC Estrutura Coordenação de Protocolo e Distribuição de Documentos CODIS Recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos/ correspondências (média registros/mês). Coordenação de Arquivamento Central COARQ 1 Registro, arquivamento e consulta documentos das fases corrente, intermediária e permanente (média 312 demandas/mês).
9 GDOC Estrutura Coordenação de Arquivos Correntes COARQ 2 Acompanhamento técnico e normativo centralizado dos arquivos correntes e unidades; Implantação da Política Corporativa de Arquivos; Registro, arquivamento e consulta documentos da fase permanente; Acompanhamento de recolhimentos; Coordenação de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Projetos COARQ3 Acompanhamento e implementação do Projeto BNDES Informação Digital (solução de ECM) e GED. Coordenação de Mídias COMID Digitalização e Microfilmagem de documentos.
10 Produção Documental
11 Produção Documental Arquivo Intermediário Documentos que cumprem prazos de guarda no acervo da GDOC (1º andar EDSERJ), aguardando destinação final (aprox pgs). Arquivo Permanente Documentos cujo valor determina preservação permanente, compondo o acervo da GDOC 1º andar (aprox pgs).
12 Sistema GDA Registro e controle de documentos arquivados; Registro e controle de empréstimos; Controle de transferências; Relatórios.
13 Sistema IBM Extra T04 Registro de atos oficiais
14 Portal de Normas Disponibilização na intranet dos atos normativos
15 Sistema Disponibiliza na intranet os documentos referentes às operações de financiamento diretas e indiretas não-automáticas.
16 Sistema Acesso rápido, simultâneo e seguro, preservação dos originais, controle de acesso, otimização do fluxo de informações, redução do risco operacional.
17 Sistema
18 Sistema Apoia a atividade de análise e acompanhamento das operações, utilizando procedimentos institucionais para inclusão e acesso aos documentos; O GED substitui com vantagens a consulta ao dossiê físico, pois provê acesso múltiplo e simultâneo aos documentos, oferecendo controle de acesso e registro de consultas, além de prevenir seu extravio. Contribui diretamente para a integridade da coleção documental, bem como a otimização do fluxo de informações relacionadas às operações. Possibilita a geração do dossiê digital, com o conteúdo e índices completos das operações, facilitando o trabalho do técnico em viagens para acompanhamento dos projetos.
19 SAP Contratos Administrativos
20 SAP Contratos Administrativos
21 SAP Contratos Administrativos
22 SAP Contratos Administrativos Constitui passo importante para a instituição do processo administrativo eletrônico previsto pelo Decreto 8.539/2015; Suporta todo o processo de contratação, desde a requisição da solicitação até contratação e acompanhamento; Substitui o suporte papel para a maioria dos documentos da contratação administrativa dossiê híbrido; Permite a exportação de documentos para guarda de longo prazo.
23 Desafios Participar ativamente da modernização dos processos de negócio do BNDES; Sensibilizar a Alta Administração para a importância os aspectos arquivísticos; Realizar parceria permanente com a Área de Tecnologia da Informação; Prover o BNDES de solução que permita aprimorar e adequar a gestão de documentos do sistema BNDES ao atual e futuro cenário de modernização de processos que incluem a produção e a preservação de documentos em suporte eletrônico.
24 Projetos Aprovação final dos instrumentos arquivísticos junto ao Arquivo Nacional Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos; Aquisição de Sistema ECM (Requisitos e-arq) e repositório arquivístico digital confiável (Requisitos Res 43/2015 Conarq); Divulgação do acervo (avaliação software Ica-Atom).
25 Plano de Ação 2015 / 2016 PROJETO BNDES INFORMAÇÃO DIGITAL (ECM) Objetivo do Projeto: Realizar a gestão de documentos de forma eficaz e aderente à legislação e regulamentação vigentes, considerando o atual cenário de produção e preservação digital de longo termo de documentos. Benefícios esperados: Aumento da aderência da gestão de documentos no BNDES à legislação e regulamentação vigentes. Viabilização da preservação de longo prazo de documentos originais digitais. Substituição de sistemas dependentes do ambiente legado de TI por sistemas no novo ambiente de TI do BNDES. Aprimoramento da gestão do Plano de Classificação de Documentos por meio de suporte ferramental.
26 Plano de Ação 2015 / 2016 PROJETO BNDES INFORMAÇÃO DIGITAL (ECM) Principais atividades em curso / concluídas: Provas de conceito com soluções de mercado realização conjunta GDOC e ATI; Aquisição de software para registro do levantamento da produção documental; Levantamento de criticidades - produção exclusivamente digital de documentos nas unidades, em função dos novos processos e sistemas implementados;
27 Atendimento GDOC AA/DEPAD/GDOC Gerência de Administração de Documentos Av. Chile nº 100, Edserj 1º andar atendimento GDOC: (21) Flávio Borges Gerente (21)
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