Manual do Fornecedor. Novembro 2012 Rio de Janeiro

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1 Manual do Fornecedor Novembro 2012 Rio de Janeiro

2 Caro parceiro, O Comitê Organizador dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio 2016 trabalha para entregar Jogos excelentes, com celebrações memoráveis que irão promover a imagem global do Brasil, baseados em transformação sustentável por meio do esporte no âmbito social e urbano, assegurando um extenso legado para a cidade do Rio de Janeiro e para o Brasil. A missão é desafiadora e requer a colaboração de um time de fornecedores e parceiros de primeira linha que possa ser multiplicador dos valores que norteiam as iniciativas do Comitê: celebração, realização e participação. O Rio 2016 busca parceiros que compartilhem da vontade de transformar o País através do esporte e que estejam comprometidos com o processo de transformação que chega por meio dos Jogos. Nesse sentido, sustentabilidade constitui um dos critérios que serão formalmente considerados em todos os nossos processos decisórios, juntamente com outros aspectos balizadores, como custo total, qualidade, prazo e riscos, de forma a sempre encontrarmos o produto ou o serviço que nos agregue o maior valor. Vamos nos relacionar com empresas e pessoas que compartilhem do nosso foco na excelência técnica e que acreditem que sempre é possível fazer melhor, pois queremos fornecedores e parceiros que tenham nível de comprometimento com a sociedade tão amplo quanto o do Rio Por isso preparamos este material, onde é possível encontrar informações importantes relacionadas ao cadastramento de empresas, contratação de serviços e atendimento a fornecedores. Também são abordados outros temas relevantes, como: formas de conduta que são consideradas adequadas para as relações comerciais; segurança da informação; e política de sustentabilidade e diversidade dos nossos parceiros. Recomenda-se a leitura atenta de todo o manual. Lembre-se que sua colaboração é muito importante para o sucesso dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio Comitê Organizador dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro

3 Sumário 1 Critérios para Cadastramento de Fornecedores Critérios para cadastramento de Fornecedores Homologação/Cadastramento 4 2 Desenvolvimento e Avaliação de Fornecedores 6 3 Regras para Contratações e Compras 8 4 Regras de Utilização da Marca 9 5 Regras de Conduta 10 6 Segurança da Informação 12 7 Sustentabilidade 14 8 Diversidade 14 MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro 3

4 1 Critérios para Cadastramento de Fornecedores Para fazer parte do quadro de fornecedores do Comitê Organizador dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio 2016, a empresa interessada deverá primar pela eficiência, estar comprometida com a qualidade dos produtos e/ou serviços oferecidos e manter-se sintonizada e envolvida com o atendimento aos requisitos estabelecidos como parte da sustentabilidade do Projeto. 1.1 CRITÉRIOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES Para se candidatar, a empresa interessada deve preencher um questionário, repassando: Informações cadastrais da empresa Catálogo de produtos e serviços Certificações (conforme Guia da Cadeia de Suprimentos Sustentável) Referências: principais clientes e projetos 1.2 HOMOLOGAÇÃO/CADASTRAMENTO Caso haja necessidade dos serviços prestados, a empresa poderá ser homologada e entrar no cadastro. Além das informações enviadas no pré-cadastro, a empresa também deverá enviar os seguintes documentos: 1) Estatuto ou Contrato Social consolidado, com todas as alterações realizadas, devidamente arquivado no registro de comércio da sede da sociedade participante; e Certidão de Inteiro Teor, também expedida pelo Registro de Comércio ou Registro Civil de Pessoas Jurídicas, com, no máximo, 20 (vinte) dias de expedição da data de apresentação das Propostas. 2) No caso de sociedade estrangeira, se não possuir representação legal no Brasil, indicar Representante, domiciliado na cidade do Rio de Janeiro, investido de poderes bastantes, outorgados por instrumento público perante Cartório de Notas, inclusive para receber citação, notificação, intimação e ser comunicado de qualquer ato ou decisão do Comitê Organizador dos Jogos Olímpicos Rio ) Comprovação de Representação da Sociedade participante. 4) Contrato de constituição de consórcio ou de sociedade de propósito específico. 4 MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro

5 5) Comprovante de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas do Ministério da Fazenda (CNPJ). 6) Comprovnate de inscrição no cadastro de contribuintes estadual e municipal, se houver, da sede da sociedade ou consórcio de sociedades participante. 7) Prova de regularidade fiscal para com a Fazenda Municipal e Fazenda Estadual da sede da sociedade participante, mediante a apresentação do comprovante de regularidade do Imposto Sobre Serviços ( ISS ) e Imposto sobre Circulação de Mercadorias (ICMS) ou, em caso de sociedade não contribuinte, apresentação de certidão de regularidade fiscal que demonstre tal condição. 8) Certidão Conjunta Negativa de Débitos relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União. 9) Certidão Negativa de Débitos relativos às Contribuições Previdenciárias e às de Terceiros. 10) Certidões Negativas de Débitos inscritos em Dívida Ativa relativas aos Tributos Estaduais e Municipais, emitidas pelas Procuradorias das Fazendas Estadual e Municipal, da sede da sociedade participante. 11) Certificado de Regularidade do FGTS-CRF. 12) Certidões dos Distribuidores Cíveis, da sede da sociedade ou consórcio de sociedades participante. 13) Certidões dos Distribuidores de protesto de títulos, da sede da sociedade participante. 14) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), conforme Lei /2011 e nos termos do art. 642-A, do Título VII-A, da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei no 5.452, de 1º de maio de ) Comprovante de inscrição no Cadastro de Empresas Prestadoras de Outros Municípios - CEPOM, do Município do Rio de Janeiro, conforme parágrafo 2º, do artigo 2º, da Resolução SMF nº de 2012, no caso de sociedade participante sediada em outro Município que não o do Rio de Janeiro. 16) Cópia de Certificações, quando aplicável. 17) Licença Operacional, quando aplicável. 18) Licença Ambiental, quando aplicável. 19) Declaração de Presença de Substâncias Perigosas, quando aplicável. MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro 5

6 2 Desenvolvimento e Avaliação de Fornecedores A qualidade e a eficiência dos fornecedores do Rio 2016 têm importância estratégica para a realização dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos. Por essa razão, conscientes da relevância de tais fatores para a obtenção de bons resultados, o Rio 2016 possui um processo de desenvolvimento de fornecedores que leva em conta o atendimento aos requisitos legais de modo geral e a natureza das entregas (materiais ou serviços), bem como os requisitos de qualidade, prazo, atendimento, competitividade e sustentabilidade. A seguir, estão listadas algumas recomendações de grande importância que devem ser observadas em cada processo, visando a eliminação de falhas no atendimento e, consequentemente, a ajuda ao fornecedor no sentido de manter um satisfatório índice de desempenho: Monitorar regularmente as comunicações do Rio 2016, tomando as medidas necessárias para atendimento na qualidade e no prazo acordados Analisar criticamente os documentos de compras originados do Rio 2016, atentando para: Data de entrega Local de entrega Quantidades Condições comerciais Garantia Especificação/escopo Solicitações referentes ao fornecimento (rotulagem, identificação, embalagem, certificados etc.) Acionar a área de Suprimentos sempre que houver alguma dúvida ou discordância com relação às condições constantes no documento de compra 6 MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro

7 Fornecer os materiais e serviços estritamente conforme especificado Conferir se informações técnicas negociadas estão descritas no documento de compra A Nota Fiscal deve ser emitida informando o número da Ordem de Compras e respeitando os valores e condições estabelecidas neste documento MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro 7

8 3 Regras para Contratações e Compras O Rio 2016 busca manter relacionamento com empresas confiáveis, transparentes e comprometidas com princípios éticos, procurando estabelecer parcerias e esperando encontrar no mercado fornecedores capacitados com as melhores condições administrativas, financeiras, técnicas e comerciais. Nesse contexto, os processos de contratações e compras levam em conta os documentos específicos que compõem cada um dos processos de concorrência para os quais a empresa é convidada a apresentar proposta de fornecimento/prestação de serviço. Esses documentos contêm as principais regras relativas a: Obrigações do projeto contratadas Requerimentos técnicos Fiscalização Direito de propriedade intelectual Seguros Caução Garantias Multas, ressarcimentos, retenções, penalizações, descontos e indenizações Preços, cobrança e pagamentos Avaliação da contratada Rescisão Fornecimento de materiais Comunicação Orientação para entrega de propostas Outras disposições 8 MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro

9 4 Regras de Utilização da Marca A organização dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio 2016 será custeada por meio de contratos com patrocinadores. O valor da marca Rio 2016, toda a propriedade intelectual e, consequentemente, a capacidade de oferecer aos patrocinadores oficiais uma associação exclusiva aos Jogos serão fundamentais para o financiamento do evento. Portanto, o Rio 2016 e todos os seus fornecedores têm o compromisso de respeitar os contratos firmados com todos os patrocinadores dos Jogos. O Rio 2016 oferecerá oportunidades únicas de negócios àqueles que desejam se associar à marca Rio 2016, tornando-se parceiros para os próximos anos. Esses parceiros se juntarão aos do Comitê Olímpico Internacional e Comitê Paralímpico Internacional (COI e CPI), os patrocinadores mundiais, no apoio aos Jogos. Dessa forma, a utilização da marca e o relacionamento dos fornecedores com as marcas Olímpicas e Paralímpicas deverão obedecer a critérios rigorosos definidos nos processos de concorrência e contratos de fornecimento. MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro 9

10 5 Regras de Conduta Ao definir as regras de conduta para fornecedores, o Comitê Organizador dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio 2016 alinha sua atuação com valores e preceitos considerados indispensáveis ao exercício de uma atividade profissional que reflita padrões de conduta éticos e identidade cultural. O Rio 2016 preza por uma relação de transparência, que possa assegurar igualdade de oportunidades, respeito e integridade. Os colaboradores do Rio 2016 deverão ser coerentes e transparentes nas relações profissionais com fornecedores, patrocinadores e parceiros de negócio, assegurando a existência de uma concorrência justa e igualitária, tratando os parceiros (efetivos e potenciais) do Projeto de forma equânime e correta. Os colaboradores do Rio 2016 não aceitam presentes, exceção feita aos brindes comemorativos de datas especiais, como festas de fim de ano. Nem mesmo presentes de baixo valor econômico serão aceitos se forem dados repetidas vezes e/ou sem motivo especial e é estritamente proibido aceitar presentes em dinheiro. Os colaboradores devem salvaguardar os interesses do Rio 2016 e não podem utilizar a respectiva posição profissional em relação a parceiros ou empregados do grupo, visando a benefícios próprios ou de terceiros. As negociações junto aos parceiros comerciais serão conduzidas sempre de forma a buscar os melhores resultados para o Rio 2016, sem oferecer ou receber qualquer concessão pessoal. Assim, não é admitido obter privilégios de preços ou de outra natureza para aquisição de bens para uso pessoal, ou ainda receber vantagens pessoais ou para terceiros que de alguma forma possam impactar no relacionamento comercial das partes. As concorrências consideram critérios comerciais, técnicos, profissionais, de sustentabilidade e éticos, além do cumprimento das exigências legais, em especial a trabalhista, previdenciária, tributária e ambiental, objetivando que sejam contratados os melhores fornecedores, de competência e reputação comprovada, que garantam o melhor retorno para o Rio 2016 em termos de custo, qualidade e sustentabilidade. 10 MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro

11 Conflito de interesses Qualquer tipo de relação particular de caráter habitual entre fornecedores e colaboradores do Rio 2016, como por exemplo, relações de parentesco entre o fornecedor e seus funcionários com empregados do Rio 2016 ou pessoas ligadas à organização dos Jogos, deve ser comunicada formalmente no ato do cadastramento. Não será aceita intermediação de representante comissionado, exceto quando formalmente justificada pelo fornecedor a necessidade de envolvimento desse tipo de representante. Abuso de poder/assédio O Rio 2016 não admite práticas comerciais coercitivas para obtenção de vantagem ou com qualquer tipo de assédio (moral, sexual, político e religioso). Concorrência desleal Não serão aceitos atos de espionagem empresarial, bem como qualquer outra prática que de algum modo comprometa os princípios da concorrência leal. Condições de trabalho Os fornecedores devem assegurar que seus produtos e/ou serviços sejam produzidos e/ou prestados, no Brasil ou em outros países, atendendo aos requerimentos mínimos definidos no Código Básico da Iniciativa Ética Comercial (IEC) / Ethical Trading Initative (ETI), disponível na página da IEC e citado no Guia da Cadeia de Suprimentos Sustentável do Rio MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro 11

12 6 Segurança da Informação O Sistema de Gestão da Segurança da Informação do Rio 2016 objetiva garantir a integridade, confidencialidade e disponibilidade de dados e ainda: Assegurar que as informações relativas à área de fornecimento de materiais/serviços somente sejam acessadas e/ou alteradas por aqueles autorizados a fazê-lo Garantir o acesso e a manutenção da exatidão e do teor das informações Assegurar que as informações sejam disponibilizadas e utilizadas no momento e na forma adequada Proteger a informação dos vários tipos de ameaças e reduzir os riscos de vazamento Permitir à organização avaliar riscos e implantar controles apropriados Cabe observar que informações confidenciais são aquelas de utilização restrita dentro do Rio 2016, cuja divulgação inapropriada pode gerar sério prejuízo nas operações, ativos ou reputação do Comitê, bem como sobre suas obrigações. Adicionalmente, é importante destacar que são consideradas informações confidenciais da área de Compras todas aquelas não disponibilizadas ao público por qualquer meio de comunicação. A saber: Dados técnicos e comerciais Objetivos, táticas e estratégias de negócios Orçamentos anuais Planejamento de curto e longo prazo Volume e condições de compras Resultados de pesquisas Dados estatísticos, financeiros, contábeis e operacionais 12 MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro

13 Todos os fornecedores, parceiros e contratados por terceiros que venham a trabalhar nas dependências do Rio 2016 ou que tenham acesso às informações (na forma física e/ou eletrônica) ou aos sistemas do Comitê estão sujeitos à Política de Segurança das Informações do Rio O fornecedor deve estar ciente de que, além dos compromissos relacionados à prestação do(s) serviço(s) contratado(s) pelo Rio 2016, possui as seguintes responsabilidades: Seguir as diretrizes de segurança, classificação e tratamento das informações Assinar e estar atento às cláusulas de confidencialidade das informações às quais possui acesso Respeitar os níveis de serviço acordados Utilizar as informações e os sistemas de informação do Rio 2016 somente para fins aprovados e profissionais Respeitar as cláusulas contratuais, leis e regulamentos aplicáveis à Segurança da Informação e ao serviço Contatar o gestor responsável pelo contrato quando houver dúvidas com relação aos requisitos de Segurança da Informação Deve-se ressaltar ainda que qualquer indivíduo que comprometa a segurança da informação e/ou os requisitos da Política de Segurança de Informações do Rio 2016 e os procedimentos, normas e padrões complementares ou que interfira ou se recuse a cooperar na investigação de violações estará sujeito a ações e medidas disciplinares, inclusive à rescisão do contrato de trabalho ou de acordos contratuais, bem como a ação civil, criminal ou regulamentar. MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro 13

14 7 Sustentabilidade O Rio 2016 trabalha com critérios de sustentabilidade em todo o ciclo de gestão dos Jogos, desde a concepção e planejamento até as atividades de implementação, revisão e pós-evento, notadamente através da adoção do Programa da Cadeia de Suprimentos Sustentável. O Guia da Cadeia de Suprimentos Sustentável contém o detalhamento de nossos requerimentos e critérios de sustentabilidade, além de explicar como esses critérios serão adotados ao longo de nossos processos de aquisição, licenciamento e patrocínio. 8 Diversidade O Rio 2016 tem uma equipe formada por pessoas de várias etnias, culturas, crenças e origens. É essa mistura move o Comitê Rio 2016 no sentido de um objetivo comum que celebra a diversidade harmônica. O Manifesto da Diversidade do Rio 2016 expressa o compromisso dos Jogos com a diversidade e descreve os valores que queremos compartilhar com fornecedores, patrocinadores e licenciados. O Rio 2016 divulgará em breve o detalhamento dos objetivos do Manifesto, de forma a facilitar a integração dos mesmos aos processos de aquisições e licenciamento. O Rio 2016 incentiva a adoção de práticas no sentido de ampliar a participação, em sua Cadeia de Suprimentos, de micro, pequenas e médias empresas dos mais diferentes segmentos e grupos sociais, como forma de assegurar oportunidades de negócios ao maior número possível de integrantes do mercado. Em caso de dúvida ou necessidade de mais informações, favor enviar para: 14 MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro

15 MANUAL DO FORNECEDOR NOVEMBRO 2012 Rio de Janeiro 15

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