ANAIS CONCEITOS DO PROJETO AXIOMÁTICO E DESDOBRAMENTO DE METAS: APLICAÇÃO EM UMA EMPRESA DE SETOR DE SERVIÇOS

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1 CONCEITOS DO PROJETO AXIOMÁTICO E DESDOBRAMENTO DE METAS: APLICAÇÃO EM UMA EMPRESA DE SETOR DE SERVIÇOS ROBISOM DAMASCENO CALADO ( rcalado@femunicampbr, rcalado1@puc-campinasedubr ) PUC-CAMPINAS / FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO FELIPE ARAUJO CALARGE ( fcalarge@uninovebr ) UNINOVE / UNIVERSIDADE NOVE DE JULHO Resumo Este artigo tem como objetivo apresentar o desdobramento de metas aplicado em uma empresa do setor de serviços, baseando-se nos conceitos do modelo de projeto axiomático Desta forma a partir de uma meta corporativa, apresenta-se o diagrama-árvore, seus requisitos funcionais (RF) e parâmetros de projeto (DP), por fim, atingirá a cadeia de decisão de processos da empresa A abordagem de projeto axiomático utilizada neste trabalho tem como propósito inicial o auxilio no desdobramento de metas de forma sistêmica para obter a definição e/ou orientar os projetos e ações baseadas nas necessidades dos clientes e do próprio negócio 1 Introdução Nos últimos anos houve a implementação de um novo padrão econômico e tecnológico de qualidade, tivemos a expansão na formação da União Européia, a libertação das gigantescas reservas reprimidas de energia de centena de milhões de pessoas de lugares como Índia, China, Império Soviético e o próprio Brasil Sinalizando as mudanças desta década, chegou ao mercado em 1981 o primeiro PC da IBM, em 1985 foi lançado o Windows e pode-se considerar que no ínício de 1990 inaugurava-se a revolução da informação em escala global, tais transformações e as estratégias empresariais são temporais Dezenas de milhões de pessoas em todo o mundo tornaram-se programadores e segundo Wladawsky- Berger, cientista de computação da IBM, precisamos pensar em como estimular as pessoas a concentrar-se nos resultados positivos que levam ao progresso e a união ( Friedman, 2005) No atual cenário, diante do alto índice de concorrência e competitividade entre as organizações, a necessidade das empresas giram em torno do crescimento dos ativos tangíveis 1/11

2 e intangíveis e a continua busca pela melhor rentabilidade, busca-se então o crescimento da eficiência e desempenho operacional e gerencial (Sarti, 2009), portanto existe uma preocupação com o gerenciamento de seus processos e de seu gerenciamento da rotina de trabalho do dia-a-dia Diante disso, constata-se a dificuldade de comunicar seu planejamento estratégico com todos os níveis de processo da organização Nesse ponto se faz necessário o uso de uma metodologia, com o propósito de garantir que não ocorram decisões contrárias à estratégia traçada Projeto é definido por três elementos: seus objetivos, seu escopo e sua estratégia geral e através do gerenciamento do projeto pode-se definir, planejar e controlar usando um conjunto de princípios (Slack, 2008) O uso da metodologia de projeto axiomático foi escolhido devido ao fato de demonstrar-se pertinente na racionalização do projeto, quando diz respeito à sistematização da informação e a tomada de decisão durante o processo de desdobramento de metas 2 Metodologias Gerenciamento de Diretrizes O Gerenciamento de Diretrizes é um processo de gerenciamento cuja finalidade é articular uma diretriz e os objetivos associados em área de ação, modos de atuação, responsabilidade, recursos e tempos, composto pelos seguintes atributos: Direção, objetivo, condições de contorno e linha mestras, ou seja, o que é desejado, o quanto é desejado, o quanto pode ser desejado e o que deve ser feito para alcançar o desejo (Monteiro de Carvalho e Paladini, 2005) Sistematicamente, o Gerenciamento de Diretrizes alinha a organização em torno de seus objetivos estratégicos, desdobra os objetivos gerais em objetivos específicos, criando condições para o gerenciamento das prioridades da organização do dia-a-dia Como vantagens, obtêm-se uma maior autonomia departamental, o estabelecimento de atividades que contribuirá para o resultado da empresa, a clareza do que a empresa espera de cada parte da organização, a definição de indicadores de desempenho orientando como se deve proceder e a alavancagem de planos de ações consistentes Segundo Monteiro de Carvalho e Paladini (2005), para que o Gerenciamento de Diretrizes obtenha sucesso, é necessária que sua aplicação implique em comprometimento (por parte dos responsáveis pelo gerenciamento da função ou da área que deve contribuir para 2/11

3 o atendimento / cumprimento da diretriz), completa assimilação da dinâmica e dos objetivos do ciclo PDCA, conhecimento em gerenciamento (processos de gerenciamento voltados às atividades de melhoria contínua), conhecimento de ferramentas (para diagnóstico e solução de problemas), comprovação de recursos (comprovação da existência de recursos para revisar / mudar o processo) e clara disposição para definição de objetivos Portanto realizamos o desdobramento de diretrizes (metas) da empresa em questão e foram identificados diversos projetos necessários para a melhoria de seus processos Projeto Axiomático Abordagem do Projeto Axiomático constitui-se basicamente de axiomas, teoremas, corolários e suas aplicações no sentido de estabelecer o que se poderia considerar como boas bases e princípios de um projeto, sendo a descrição desta metodologia estabelecida em função do propositor do Axiomatic Design, Prof Nam P Suh, em sua obra principal neste assunto intitulada The Principles of Design (SUH, 1990) Nesta abordagem, o ato de projetar envolve um contínuo relacionamento entre qual o objetivo que se deseja atingir e como se pode atingir tal objetivo, verificando que os objetivos de um projeto colocam-se dentro do que se denomina de domínio funcional, ao passo que as soluções encontradas para atingir os objetivos são sempre geradas no que se denomina de domínio físico Estes dois domínios são independentes e se inter-relacionam constantemente dentro das atividades de projeto através do estabelecimento de uma estrutura hierárquica nestes relacionamentos, cujo resultado final desta interação entre domínios é o próprio projeto, ou seja, soluções encontradas para os objetivos que foram colocados Deve-se então, determinar objetivos do projeto definindo-os em termos de necessidades específicas, as quais serão denominadas de Requisitos Funcionais, sendo indicadas neste trabalho pela sigla FR (Functional Requirement), optando-se por manter neste trabalho a nomenclatura já amplamente difundida por Suh Para satisfazer tais requisitos funcionais, entidades físicas devem ser criadas sendo as mesmas denominadas de Parâmetros de Projeto, indicadas neste trabalho por DP (Design Parameters), mantendo-se a mesma proposição já mencionada anteriormente Considerando uma visão mais ampliada, na abordagem do Axiomatic Design o ato de projetar pode ser composto em quatro domínios: o domínio do cliente; o domínio funcional; o domínio físico e o domínio de processo Durante esta fase de projeto, o domínio do cliente deve ser o primeiro a ser explorado a fim de se determinar os atributos do cliente (CAs) para o projeto Tais 3/11

4 atributos devem ser interpretados então como requisitos funcionais (FRs) no domínio funcional que, por sua vez, devem ser satisfeitos em função da escolha de um conjunto adequado de parâmetros de projeto (DPs) no domínio físico Finalmente, no domínio de processo um conjunto adequado de variáveis de processo (PVs) deve ser definido A Figura 1 esquematiza esta situação de interação entre os domínios citados Tem-se a seguinte situação no caso do projeto: Projeto do Produto Projeto do Processo CAs FRs DPs PVs CA 1 CA 2 CA 3 CA n FR 1 FR 2 FR 3 FR n DP 1 DP 2 DP 3 DP n PV 1 PV 2 PV 3 PV n Domínio do Cliente Domínio Funcional Domínio Físico Domínio do Processo Figura 1: Domínios existentes na visão ampliada do projeto (Suh, 1990) o domínio do cliente consiste nas necessidades ou atributos que o cliente procura em um produto o domínio funcional consiste nos requisitos funcionais de um produto, também denominados de especificações de engenharia o domínio físico é o domínio no qual os específicos parâmetros de projeto (DPs) são escolhidos de modo que satisfaçam os referidos requisitos funcionais (FRs) domínio de processo especifica os métodos de manufatura capazes de produzir os parâmetros de projeto determinados Dentro desta abordagem, pode-se caracterizar um projeto como uma criação de soluções sintetizadas para requisitos solicitados, podendo tais soluções serem concretizadas na forma de produtos, processos, sistemas ou estruturas organizacionais, existindo então inúmeras soluções de projeto plausíveis e diferentes técnicas de relacionamentos, os quais dependem de fatores relacionados à criatividade e experiência do projetista Segundo Calarge (2001) e Lobo (2004), pesquisadores brasileiros sobre o tema, o Projeto Axiomático provê os princípios que devem nortear a execução de boas práticas de projeto, oferecendo bases comparativas e seletivas entre as possibilidades existentes, conforme a figura 2 4/11

5 Características Direcionais Projeto de manufaturados Projeto de Materiais Projeto de Software Projeto e organizações Projeto de sistemas Domínio do Cliente (CA) Atributos os quais os clientes desejam Desempenho desejado Atributos desejados no software Satisfação do cliente Atributos desejáveis do sistema como um todo Domínio Funcional (FR) Requisitos funcionais especificados para o produto Propriedades requeridas Resultados Funções da organização Domínio Físico (DP) Variáveis físicas que possam satisfazer os requisitos funcionais Micro estrutura Variáveis de entrada e algoritmos Programas ou áreas Requisitos Máquinas, funcionais do sistema componentes e sub componentes Domínio de Processo (PV) Variáveis de processo que possam controlar os parâmetros de projeto (DP) Processos Sub rotinas Pessoas e/ou recursos que possam suportar os programas Recursos (humanos, financeiros, materiais, etc) Figura 2: Características relativas aos quatro domínios em tipos distintos de projeto (Suh, 1995) Quando da elaboração de um projeto, dois fatores importantes devem ser ressaltados dentro da abordagem do Projeto Axiomático: O primeiro é que os requisitos funcionais e os parâmetros de projetos possuem níveis de hierarquização e podem ser decompostos O segundo é que os requisitos funcionais em um determinado nível da estrutura hierárquica não podem ser decompostos em níveis subseqüentes na hierarquia de requisitos funcionais sem que antes sejam desenvolvidos os correspondentes parâmetros de projeto dentro da hierarquia de parâmetros de projeto Essas duas estruturações hierárquicas relacionam-se entre si num processo contínuo de busca e proposição de soluções (denominado de processo zig zag), fazendo com que ocorra a decomposição em níveis hierárquicos subseqüentes da estrutura Esta possibilidade de cruzamento entre as duas estruturas hierárquicas de domínios reduz a complexidade do projeto, pois pode-se restringir a um número limitado de FRs e DPs a cada nível hierárquico da estrutura No processo de zig zag da estrutura hierárquica de relacionamentos de requisitos funcionais e parâmetros de projeto, FRs e DPs em níveis superiores da estrutura podem restringir soluções em níveis inferiores da estrutura 5/11

6 Dois axiomas diretivos norteiam a abordagem axiomática, sendo eles: Axioma 1 Axioma da Independência: define que o relacionamento de FRs no domínio funcional com DPs no domínio físico deve ser tal que a interferência em determinado DP deve afetar somente o referente FR, mantendo assim a independência dos requisitos funcionais Deve-se observar duas declarações importantes: um projeto ótimo deve manter a independência de FRs e em um projeto aceitável DPs e FRs se relacionam de forma tal que, determinado DP pode ser ajustado para satisfazer seu correspondente FR sem que afete outros requisitos funcionais Este processo de relacionamento de FRs no domínio funcional com DPs no domínio físico pode ser representado matematicamente, desde que as características necessárias ao projeto possam ser representadas por um conjunto de independentes FRs tratados como um vetor FR, o qual possui um número específico de componentes De forma similar, DPs no domínio físico também podem constituir um vetor DP com um número específico de componentes O ato de projetar envolveria então selecionar o conjunto adequado de DPs que satisfizessem a um dado conjunto de FRs Axioma 2 Axioma da Informação: refere-se à minimização do conjunto de informações, estabelecendo que dentre vários projetos que satisfaçam o axioma 1, aquele que se processa com um menor conjunto de informações é o melhor Dentro da abordagem do Axiomatic Design a discussão do conceito de informação é feita sob a premissa da mesma estar relacionada com a probabilidade de satisfazer os requisitos funcionais, de forma que quanto maior for a probabilidade de se satisfazer um requisito funcional, menor será o conteúdo de informação necessário Apesar de reconhecer a importância e relevância que a gestão da informação exerce nas organizações atuais, a diretriz principal deste artigo dada a limitações inerentes ao total de conteúdo abordado, estará pautada na análise do axioma 1 A prática em projeto tem sido caracterizada como um processo criativo semelhante à arte Os axiomas de projeto complementam e ajudam este processo criativo proporcionando uma ferramenta analítica para avaliar e selecionar as idéias Segundo esta metodologia, o projeto possui uma natureza hierárquica, isto é, as decisões são feitas pela decomposição do problema, direcionada por uma ordem de importância mais genérica para uma mais detalhada Esta hierarquização é um dos principais temas desenvolvidos pela abordagem axiomática Na metodologia de projeto axiomático, este termo é definido como o mínimo conjunto de requisitos independentes que caracterizam o objeto de projeto A metodologia de projeto 6/11

7 axiomático direciona o processo de tomada de decisão a partir do reconhecimento do problema 3 Análise dos resultados A empresa em questão pesquisada, na região de Campinas é de base tecnológica e já está presente no mercado há mais de 10 anos Seu objetivo é fornecer soluções em software, tanto produtos como serviços, para empresas e instituições envolvidas com comércio exterior Atualmente, a empresa possui em torno de 300 funcionários, sendo composta na sua maioria por analistas de sistemas e engenheiros de computação Preocupada com o mercado e com o processo de inovação, a empresa realiza investimentos neste sentido, mantendo uma equipe de P&D (Pesquisa e Desenvolvimento) e outra de Novas Oportunidades Atualmente a empresa não possui um sistema de controle da estratégia, baseando-se assim no mercado para realizar suas tomadas de decisão É orientada a projetos, onde todos os setores envolvidos trabalham em conjunto para atender o cliente de forma rápida e eficaz Devido ao dinamismo do setor no qual atua, em alguns momentos, a empresa se sacrifica para o cumprimento de prazos Hoje, não existe na empresa um sistema específico de medição de desempenho Utiliza-se um sistema desenvolvido inicialmente com o propósito de permitir um prontoatendimento às necessidades do cliente (Web Call Center) Com o passar dos anos, esta ferramenta passou a ter um perfil também de gestão, permitindo a comparação entre o custo previsto e o custo realizado entre períodos pré-definidos, contabilização de horas gastas com retrabalho, e também problemas no processo Também como forma de detectar os pontos conflitantes em processos, a empresa passa periodicamente por auditorias internas A empresa não possui uma política de participação nos lucros, mas possui uma política que premia funcionários que se destacam em algum projeto, ou possibilitam a ocorrência de novos negócios através de jantares e viagens Definição dos Requisitos Funcionais e Parâmetros de Projeto A decomposição hierárquica das metas da corporação, representada pela figura 3, parte do nível estratégico e chega ao nível operacional (projeto) Tendo-se que a análise do caso da empresa em questão foi realizada a partir de uma única meta corporativa, Aumento da lucratividade (FR1), após procedeu-se mapeamento no domínio físico de quais poderiam ser 7/11

8 os parâmetros de projeto que atendem ao FR1 a este nível hierárquico e a discussões geraram a oportunidade de Aplicar o Desdobramento de Metas (DP1) Cabe ressaltar que o FR1 definido pode ser atendido por diferentes linhas de abordagem estratégica, as quais podem abranger desde uma ênfase preponderantemente financeira até uma ênfase pautada unicamente em aspectos operacionais de uma organização Na pesquisa identificou-se a 17 FR s (o que) / DP s (como) estabelecendo 4 níveis de estrutura hierárquica, conforme quadro 1 Figura 3: Estrutura esquemática do Diagrama-árvore de Requisitos Funcionais (RF) e Parâmetros de Projeto (DP) Dessa forma, a estrutura do Projeto Axiomático é usada para interligar o planejamento estratégico (FR s) e o sistema real (DP s) Considerando que a diferenciação entre os DP s (como) define o grau de satisfação do FR (o que), as medidas de desempenho são conseqüência dos FR s, e devem ser somente desenvolvidas depois destes terem sidos definidos e não antes destes O método de Gerenciamento pelas Diretrizes (Campos, 2004) tem como objetivo desdobrar as metas de sobrevivência da empresa, de tal forma que cada chefia saiba perfeitamente qual deverá ser a sua contribuição, o desdobramento inicia no presidente até o último nível possível, o desdobramento da qualidade visando a necessidade do cliente pode ser suportada diferentes metodologias, neste caso utilizamos o projeto axiomático 8/11

9 Requisitos Funcionais - FR Parâmetros de Projeto - DP 1 Aumento da lucratividade Aplicação do desdobramento de metas 11 Melhoria da satisfação do funcionário em relação à empresa Mapeamento das necessidades do funcionário Diminuição do índice de perda na fábrica de software Redução de custos Aumento do volume de negócios Fechamento de novos contratos 14 Aumento de pessoal capacitado Capacitação dos funcionários 15 Melhoria dos processos de gestão Definição da estratégia empresarial 111 Avaliar clima organizacional Pesquisa interna Diminuir o tempo de implementação do produto no cliente Identificação dos processos considerados gargalos Padronizar os produtos Unificação das versões dos produtos 131 Identificar novos nichos de mercado Pesquisa mercadológica 132 Criar novas parcerias e alianças Projeto de franquias Montar um novo modelo de negócio para pequenas e médias empresas 133 Pesquisa mercadológica SMB 141 Incentivar a prática de cursos e-learning Plano de desenvolvimento profissional 142 Disponibilizar cursos e-learning Projeto de treinamento 151 Analisar a missão, visão e princípios da empresa Estudo do ambiente interno e externo 1211 Melhorar os processos existentes Projeto de melhoria contínua da qualidade 1221 Estudar as principais funcionalidades do produto Projeto de desenvolvimento do produto Quadro 1: Requisitos Funcionais (FR) e Parâmetros de Projeto (DP) 4 Conclusão A aplicação da metodologia apresentada na empresa de tecnologia aqui especificada, foi de extrema importância para a identificação dos problemas encontrados e também o será para sua posterior solução, visto que o objetivo principal deste artigo se concentra inicialmente no detalhamento dos mesmos A maneira pela qual os problemas são expostos visualmente também contribuem para uma melhor percepção dos envolvidos no processo Isto significa dizer que o fator organização, ou melhor dizendo, a presença de uma seqüência lógica, é chave em qualquer metodologia Outros desdobramentos de análise e diagnóstico não foram abordados neste trabalho, tais como as equações e matrizes de projeto, indicando se a relação estabelecida entre FRs e DPs definia uma matriz de projeto coupled, decoupled ou uncoupled, o diagrama de estrutura de módulo e junção e a especificação de medidas de desempenho conjugadas ao 9/11

10 planejamento estratégico considerando a abordagem do Balanced Scorecard (KAPLAN & NORTON, 1992), pretendendo-se evoluir as pesquisas e implementações para discuti-los em artigo futuro Um Sistema de Gestão que tem um alinhamento através do Gerenciamento pelas Diretrizes, aliado á Metodologia de Projeto Axiomático, ou similar, pode resultar em projetos e ações que tendem a boa eficiência e melhor desempenho das equipes Mesmo trabalhando orientado para projetos os métodos apresentados neste artigo demonstram uma contribuição para o pensamento criativo, participativo Nesta pesquisa estimulou-se as pessoas envolvidas a concentrar-se nos resultados positivos levando-os ao progresso e a união, para atingir de forma clara e sistêmica as decisões de projeto na direção dos objetivos do planejamento estratégico da empresa Referência Bibliografia CALARGE, FA, LIMA, PC Da abordagem do TQM (Total Quality Management) ao GQM (Global Quality Management): a inserção e utilização da metodologia do projeto axiomático no desenvolvimento de modelos de gestão sistêmica da qualidade Gestão & Produção, p , v8, n2, Ago, 2001 CALARGE, FA Visão sistêmica da qualidade: a melhoria de desempenho da organização direcionada pela qualidade São Paulo: Art Liber, 2001 CAMPOS, VF Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia Nova Lima: INDG, 2004 CAMPOS, VF Gerenciamento pelas diretrizes Nova Lima: INDG, 2004 FRIEDMAN, T O mundo é plano: Uma breve história do século XXI Rio de Janeiro: Objetiva, 2005 KAPLAN, RS & NORTON, DP: The balanced scorecard measures that drive performance, Harvard Business Review, January-February, p71-79, 1992 LOBO, C Aplicação do projeto axiomático para o desenvolvimento de sistemas de medição de desempenho para manufatura Março, 2004 MONTEIRO DE CARVALHO, M, PALADINI, EP Gestão da qualidade: teoria e casos Rio de Janeiro: Elsevier, 2005 SLACK, Nigel Gerenciamento de operações e de processos Porto Alegre: Bookman, /11

11 SARTI, F Apostila de concorrência e competitividade: curso de gestão e estratégia de empresas Campinas: UNICAMP, 2009 SUH, NP The principles of design New York: Oxford University Press, 1990 SUH, NP Designing-in of quality through axiomatic design IEEE Transactions on Reliability, p , v44, n2, June, /11