SUMÁRIO INTRODUÇÃO...4 OBJETIVO GERAL:... 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: RONDA GESTOR REGRAS A SEREM OBSERVADAS...6

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2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO...4 OBJETIVO GERAL:... 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: RONDA GESTOR REGRAS A SEREM OBSERVADAS...6 ESCALA DE PLANTÕES DE MÉDICOS E ODONTÓLOGOS:...6 ESCALA DE FOLGA EXCETO MÉDICOS E ODONTÓLOGOS:...6 HORAS EXTRAS EVENTUAIS:...6 BANCO DE HORAS:... 6 NORMAS DE FREQUÊNCIA...8 CONSIDERAÇÕES FINAIS...9 2

3 LISTA DE ANEXOS ANEXO A TELA DE PROGRAMAÇÃO DE ESCALA - ANTES REG PONTO...10 ANEXO B TELA DE PROGRAMAÇÃO DE ESCALA - APÓS REG PONTO...11 ANEXO C TELA DE VISUALIZAÇÃO DE ESCALA...12 ANEXO D TELA DE ACERTOS DE EXCEÇÕES - ANTES REG PONTO...13 ANEXO E TELA DE ACERTOS DE EXCEÇÕES - APÓS REG PONTO...14 ANEXO F TELA DE VISUALIZAÇÃO DOS ACERTOS DE EXCEÇÕES...15 ANEXO G TELA DE PROGRAMAÇÃO DE BANCO DE HORAS - ANT REG...16 ANEXO H TELA DE PROGRAMAÇÃO DE BANCO DE HORAS-APÓS REG...17 ANEXO I TELA DE VISUALIZAÇÃO DO BANCO DE HORAS...18 ANEXO J TELA DE VISUALIZAÇÃO DO REGISTRO DO PONTO...19 ANEXO K TELA DE VISUALIZAÇÃO DO CARTÃO PONTO

4 INTRODUÇÃO Face a alta velocidade com que os meios tecnológicos avançam, precisamos, sistematicamente, estar revendo nossos processos de trabalho a fim de melhorar nossa eficiência e eficácia. O importante é perceber nesse avanço uma oportunidade e não uma barreira para o crescimento. Uma boa alternativa é utilizar o avanço tecnológico a nosso favor, de modo a obtermos melhores resultados como por exemplo: informações mais rápidas, precisas e seguras. O processo de captação e apuração da freqüência dos trabalhadores do Grupo Hospitalar Conceição - GHC apresentava algumas deficiências que, a medida que a tecnologia avançou, proporcionou a possibilidade de minimizá-las e até eliminá-las. Algumas desvantagens do sistema anterior eram: a falta de velocidade na informação do registro, a impossibilidade de determinar se quem registrou o horário foi o próprio trabalhador, e, em especial, o retrabalho nas tarefas relacionadas ao ponto. Na época um gestor preenchia a escala de trabalho do seu Serviço e enviava à Unidade de Pessoal para que lá essa fosse digitada no Sistema de Freqüência. O que não é produtivo nesse exemplo, é o fato de duas pessoas realizarem a mesma tarefa, a primeira através do preenchimento de uma planilha e a segunda alimentando as informações desta no sistema. A situação era piorada quando ocorriam trocas de plantões e folgas, gerando retrabalho em cascata. Ante este cenário, o GHC adquiriu em 2004 o Sistema Ronda Windows, o qual possui tecnologia incorporada que permite melhorar a qualidade no processo de apuração e acompanhamento da freqüência dos trabalhadores do GHC. Não se tratou apenas da aquisição de um equipamento tecnológico, mas de mudança nos processos, nas relações de trabalho e na cultura organizacional. O sistema descentraliza parte dos processos da GRH, tornando-a mais ágil, eficiente e eficaz. Trata-se de uma ferramenta para capacitação e transferência de know-how para os gestores operarem, com acompanhamento através de consultores. Esse Manual é um orientador, que visa auxiliar o gestor nesse processo, não substituindo, absolutamente, o contato que a GRH e os gestores manterão durante todo o processo. OBJETIVO GERAL: Melhor qualidade e a confiabilidade do registro da jornada de trabalho. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: - Integrar processos como elaboração de escalas de trabalho e gerenciamento de banco de horas ao sistema de freqüência; - Otimizar processos como a eliminação de retrabalho e burocracia; - Aumentar a transparência das informações da freqüência do trabalhador; - Promover uma mudança no processo de trabalho, descentralizando e aproximando a Administração de Pessoal com as demais áreas; - Aumentar a agilidade e a segurança no acesso às informações de registros, situações, banco de horas, etc.; - Aumentar o controle do banco de horas e autorização de horas extras. 4

5 1 RONDA GESTOR Como visto houve a descentralização de alguns processos para os gestores, antes, de responsabilidade das Unidades de Pessoal. Isso contribuiu para o aumento da agilidade e controle das informações a respeito da jornada de trabalho e eliminação de retrabalho. O Ronda Gestor iniciou pelas gerências da Holding e posteriormente disseminado às demais gerências. As atividades que os gestores foram capacitados envolvem os lançamentos de programações de escalas (plantões e folgas) e acerto de exceções (autorização de horas extras e lançamentos no banco de horas). O acesso ao sistema é através de senhas que delimitarão o nível de acesso, e, dependendo desse, permitirá lançar e ajustar informações do serviço sob sua responsabilidade, bem como, visualizar informações dos trabalhadores dos níveis hierárquicos abaixo ao que está sendo acessado. Os níveis são: A) Gerencial; B) Coordenação (centro de resultado); C) Assistência de gerência ou de coordenação. Assim o gerente processa as informações dos seus coordenadores, assistentes de gerência e visualiza as informações de todos os trabalhadores de sua gerência, já o coordenador processa as informações dos seus assistentes de coordenação e visualiza de todos os trabalhadores de sua coordenação. Por sua vez, o assistente de gerência ou coordenação processa as informações dos trabalhadores pertencentes a sua assistência. Quando o coordenador não possuir assistência de coordenação, o mesmo processará as informações de seus subordinados. A responsabilidade pela gestão da frequência dos trabalhadores é dos gestores que possuem Portaria de Função Gratificada nos níveis citados anteriormente. O gestor poderá delegar a um membro de sua equipe o processamento das informações no sistema, sempre com autorização de sua gerência, mas a responsabilidade continua sendo do gestor. A cada grupo de gestores haverá um profissional da GRH com o objetivo de auxiliar no aprendizado e na solução de eventuais problemas, ou seja, atuará como consultor de RH. A implantação foi efetuada gradualmente por gerência, os lançamentos de empregados em que a gerência ou gestor não esteja integrado ao Ronda Gestor serão efetuados pela UP respectiva, os gestores deverão continuar encaminhando os documentos de escalas de trabalho, horas extras e banco de horas (se houver) às Unidades de Pessoal, conforme os seguintes prazos: - Escalas de trabalho entregar na Unidade de Pessoal até o dia 20 (vinte) que antecede o mês trabalhado; - Autorizações de horas extras e lançamentos para o banco de horas entregar na Unidade de Pessoal até 5 (cinco) dias que antecede a realização das mesmas; - Se necessitar de acertos nas escalas, nas autorizações de horas extras e banco de horas entregar de imediato, ou seja, logo após o fato ocorrido. 5

6 2 REGRAS A SEREM OBSERVADAS Regras que deverão ser observadas na execução dos lançamentos. ESCALA DE PLANTÕES DE MÉDICOS E ODONTÓLOGOS: Está previsto para médico e odontólogo plantonista, dois ou três plantões de doze horas por semana, observar para que os plantões, de 12 ou 6 horas, somados, não excedam 36 horas semanais. ESCALA DE FOLGA EXCETO MÉDICOS E ODONTÓLOGOS: Para os profissionais que trabalham em escala de revezamento, deverá ser observada uma folga semanal. No regime de 12 horas de trabalho por 36 de descanso, terão no mês duas folgas de 12 horas cada uma, e ainda, quando houver dois feriados durante o mês e, nenhum deles recair em domingo, será concedida uma folga a mais, além das duas já previstas. HORAS EXTRAS EVENTUAIS: A autorização de horas extras eventuais ocorrerá: a) quando o profissional não possa compensar dentro do prazo previsto no banco de horas (se houver); b) quando não houver resolução expressa da Diretoria para aquela Gerência; c) quando houver imperiosa necessidade de acordo com o art. 61 da CLT; d) Não ultrapassar o limite diário de 2 (duas) horas estabelecido no art. 59 da CLT. BANCO DE HORAS: a) As horas trabalhadas que excederem ao limite da jornada semanal contratada poderão ser compensadas dentro do prazo conforme previsto em acordo ou convenção coletiva de trabalho da categoria profissional, a contar da data correspondente ao encerramento do ponto do mês em que ocorreu a referida jornada extraordinária. b) A jornada semanal do trabalhador no Sistema Ronda será calculada de acordo com o horário diário e tem tolerância de registro antes e após o horário. c) A tolerância para registro do horário de trabalho é de cinco minutos tanto antes como após o horário de entrada, bem como na saída. Não será permitido registro do ponto antes do horário de tolerância na entrada, nem após o horário de tolerância de saída. Fora dessa faixa de horário, se necessário, o gestor deverá autorizar e informar o destino das horas quando positiva (banco de horas positivo ou horas extras). d) Os empregados que ao final de seu turno de trabalho passam o serviço para o colega do turno seguinte (passagem de plantão), terão o ponto liberado até 15 (quinze) minutos após o horário de saída. Quando houver o registro do ponto dentro dos cinco minutos de tolerância, esses não irão para o banco de horas. Já a partir do 6º minuto até o 15º irão para o banco de horas positivo, e a soma se dará do 1º ao 15º minuto. Após o 15º minuto se ainda for necessário o trabalho 6

7 do empregado, o gestor deverá autorizar o registro e dará destino as horas (Banco de horas positivo ou horas extras). Os gestores deverão comunicar à GRH quais os empregados que estão nessa situação para que possam ser alocados em um código de horário que calcule automaticamente os 15min da passagem do serviço. e) As horas não trabalhadas dentro da jornada normal de trabalho, somente deverão ser lançadas no banco de horas como horas negativas, quando o empregado possuir, no banco, horas positivas para cobri-las. Apenas em caso excepcional poderá ser lançada hora negativa sem que haja horas positivas para cobri-la, pois esta, quando lançada no banco de horas, terá o mesmo procedimento das horas positivas, ou seja, terão o prazo conforme a categoria profissional para serem compensadas. Entretanto, quando não compensadas no prazo estabelecido, serão descontadas como horas de falta, e as horas não trabalhadas e não lançadas no banco de horas, serão descontadas no próprio mês ficando o empregado sujeito às sanções disciplinares que couber. f) Na hipótese de rescisão de contrato de trabalho, sem que tenha havido a compensação integral da jornada, o trabalhador fará jus ao recebimento das horas positivas como horas extras, ou sofrerá o desconto das horas negativas como horas de falta. g) O empregado deverá ser comunicado, com antecedência quando se der a efetiva compensação. h) O Sistema Ronda possui um mecanismo que controla o prazo de compensações, do banco de horas cabendo os gestores tomar as providências para que os empregados realizem as compensações dentro do prazo previsto, além de trazer os mesmos informados sobre os saldos do banco de horas, porque a não compensação implicará no pagamento das horas positivas como horas extras e o desconto das horas negativas como horas de falta. i) O empregado deverá, obrigatoriamente, compensar as horas existentes no banco de horas sempre que atingirem o limite previsto em convenção coletiva de trabalho. j) Os médicos e odontólogos rotineiros, com jornada de 4 (quatro) horas de segunda a sábado, e compensam o sábado, deveriam realizar 4horas e 48 minutos, como, a cada 90 minutos de trabalho deve haver um descanso de 10 minutos, os mesmos realizam 4h28min reduzindo 20 minutos por conta de dois intervalos de 10 minutos para descanso. l) Os médicos e odontólogos rotineiros com jornada de 4 horas e 28 minutos de segunda a sexta feira em horário flexíveis, aqueles que trabalham no turno da manhã devem ter seu horário de entrada a partir das 6:30 horas e a saída nunca posterior às 14:30 horas, para os que trabalham no turno da tarde, o horário de entrada deve se dar a partir das 11:30 horas e a saída nunca posterior às 19:30 horas, já aqueles do turno intermediário, o horário de entrada deve se dar a partir das 9:30 horas e a saída nunca posterior as 17:30 horas. Os médicos e odontólogos lotados no Serviço de Saúde Comunitária-SSC, tem dois turnos de trabalho, um com horário de entrada a partir das 6:30 horas e a saída nunca posterior às 16:30 horas, e outro com horário de entrada a partir das 10:30 horas e a saída nunca posterior as 20:30 horas. 7

8 m) Médicos e odontólogos rotineiros com 120h normais por mês o horário de trabalho conta a partir do registro da entrada até o registro de saída, portanto os gestores deverão zelar para que os mesmos obedeçam as 4h28min por dia de segunda a sexta-feira, aqueles com 120h normais por mês, do SSC também devem obedecer as 4h28min mais uma ou duas horas extras de segunda a sexta-feira. n) O sistema lança automaticamente no banco de horas, para médicos e odontólogos rotineiros de 120h normais por mês, as horas positivas ou negativas, são horas além ou a menor da carga horária diária de trabalho nos dias trabalhados, sendo que o lançamento das horas negativas só deve permanecer no banco de horas se existir saldo de horas positivas para cobri-las em não existindo os gestores deverão lançar como horas de falta no próprio mês. Apenas em situação excepcional as horas negativas poderão permanecer no banco sem que haja horas positivas para cobri-las. As horas negativas que permanecerem no banco após o encerramento do mês serão descontadas como horas de falta. As horas negativas da jornada diária integral, não enviadas pelos gestores ao banco de horas serão descontadas como horas de falta também no próprio mês. o) Para os profissionais plantonistas com regime de trabalho de 12x36 os adicionais (adicional noturno, hora de redução noturna e horas extras habituais), serão pagos juntamente com as demais rubricas daquele mês, apenas as horas eventueis irão para o banco de horas, portanto quando estes profissionais compensarem por conta deste plantão em banco de horas, o mesmo receberá apenas as horas normais. p) O banco de horas não é aplicado aos médicos/odontólogos plantonistas, porque na convenção coletiva de trabalho destes profissionais não está prevista essa modalidade. NORMAS DE FREQUÊNCIA a) Todos os empregados ao ingressarem no GHC recebem o "Crachá" (Identidade Funcional), de uso obrigatório nas dependências do hospital. O Crachá será portado na altura do peito. b) O crachá contém o nome do empregado, o número do contrato de trabalho e seu cargo/função, sendo utilizado para a anotação de sua freqüência, ou seja, o registro do cumprimento integral de sua jornada de trabalho. c) Em caso de perda, furto, roubo ou esquecimento do crachá, o empregado deverá dirigir-se imediatamente na Unidade de Pessoal que providenciará, se for o caso, a emissão de um novo crachá. d) A substituição do crachá, danificado pelo mau uso ou pelo extravio, se dará mediante desconto em folha de pagamento do custo real ao tempo de sua confecção, excetuando-se os casos de furto ou roubo, devidamente comprovado via Boletim de Ocorrência policial. e) os intervalos destinados a refeição e descanso dos empregados serão presumidos, não havendo necessidade de registrar ponto. f) A tolerância para registro do horário de trabalho é de 5 (cinco) minutos, tanto na entrada como na saída. g) A compensação de horário de trabalho só poderá ocorrer com a autorização do gestor imediato, com a responsabilidade integral do mesmo. h) Ao empregado com jornada de trabalho em regime de compensação do sábado de segunda a sexta feira, fica assegurada a não realização das horas relativas ao feriado como parte de compensação do sábado, quando houver feriado em dia de trabalho (de segunda a sexta feira). Quando o feriado recair no sábado, o 8

9 empregador fica desobrigado de conceder uma folga ou efetuar o pagamento das horas já compensadas durante a semana. i) Toda falta não justificada deverá ser notificada pelos gestores à Unidade de Pessoal correspondente, até 24 (vinte quatro) horas após sua ocorrência. j) O afastamento do empregado ao trabalho, em razão de doença, deverá ser comunicado no mesmo dia de sua ocorrência, e todo atestado médico deverá ser entregue, em até 48 horas (quarenta e oito horas) após a sua emissão, na Unidade de Pessoal, com exceção dos casos de internação hospitalar comprovada. k) Todo atestado médico equivalente a uma jornada de trabalho deverá ser encaminhado ao setor de Saúde do Trabalhador, sendo que o empregado será avaliado pelo médico daquele setor sempre que o atestado ultrapassar a 12 (doze) dias, ou em outras situações especiais. Quando se tratar de atestado parcial, será entregue na Unidade de Pessoal, após o visto do gestor da área do empregado. CONSIDERAÇÕES FINAIS O Ronda Gestor vai além da descentralização dos processos, inaugura uma nova filosofia de gestão de pessoas no GHC, o que já ocorre em outras organizações. Essa nova filosofia insere o Grupo Hospitalar Conceição ao lado de empresas de vanguarda em gestão de RH. Esta ferramenta partiu, num primeiro momento, de uma mudança nas tarefas, mas redefiniu os processos de trabalho, contribuindo para que a Gerência de Recursos Humanos desenvolva e aprimore seu papel estratégico dentro do GHC, sendo consultor dos gestores nas questões que envolvam pessoas, aproximando assim gestor e GRH, fortalecendo a parceria, a gestão participativa e compartilhada, enfim, ressignificando o trabalho. Tudo foi realizado tendo como objetivo a melhoria na administração dos recursos públicos e na atenção ao nosso trabalhador, reconhecendo neste o maior ativo de nossa organização. Buscamos assim alinhar nossas ações às Diretrizes Estratégicas do GHC, seja na busca de ferramentas que proporcionem melhor controle sobre os recursos, seja na geração de um clima adequado aos trabalhadores. Assim estaremos contribuindo para que o GHC atenda sua missão maior, que é prestar um atendimento de excelência ao paciente, objetivo principal do Sistema Único de Saúde. Esta ferramenta é de suma importância a todos, principalmente aos trabalhadores e gestores do GHC, por essa razão é necessário que você gestor aproprie-se dessa filosofia, os ganhos em eficiência e eficácia serão revertidos para a comunidade interna e externa. Em anexo, as telas a serem utilizadas. 9

10 ANEXO A TELA DE PROGRAMAÇÃO DE ESCALA Antes de registrar o ponto Cálculo - apuração - gerenciar horário.>>> seleção mostrar - gravar 10

11 ANEXO B TELA DE PROGRAMAÇÃO DE ESCALA Após registrar o ponto Cálculo - apuração - gerenciar horário.>>> seleção mostrar gravar (igual rotina anterior) e Cálculo apuração calcular >>> seleção - processar 11

12 ANEXO C TELA DE VISUALIZAÇÃO DE ESCALA Cálculos - apuração - listar - quadro de horário - modelo

13 ANEXO D TELA DE ACERTOS DE EXCEÇÕES (autorização de horas extras) Antes de registrar o ponto Colaboradores - programações - autorização de horas extras. 13

14 ANEXO E TELA DE ACERTOS DE EXCEÇÕES (autorização de horas extras) Após registrar o ponto Colaboradores - programações - autorização de horas extras (igual rotina anterior) e Cálculo apuração calcular >>> seleção - processar 14

15 ANEXO F TELA DE VISUALIZAÇÃO DOS ACERTOS DE EXCEÇÕES Cálculo - apuração - listar - apuração - modelo

16 ANEXO G TELA DE PROGRAMAÇÃO DO BANCO DE HORAS Antes de registrar o ponto Colaboradores - programações - compensações 16

17 ANEXO H TELA DE PROGRAMAÇÃO DO BANCO DE HORAS Após registrar o ponto Colaboradores - programações compensações (igual rotina anterior) e Cálculo apuração calcular >>> seleção - processar 17