A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE STAKEHOLDERS NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS. Visão Governança. Prof. João Carlos Boyadjian,PMP,MBA,MSc

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1 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE STAKEHOLDERS NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS Visão Governança Prof. João Carlos Boyadjian,PMP,MBA,MSc 1

2 Prof. João Carlos Boyadjian, MBA, PMP, MSc Há 28 anos é executivo da CPLAN Foi fundador do PMI-SP e Diretor Atualmente é conselheiro do PMI-SP. Foi mentor na fundação do PMI-MG É membro do PMI (1982) É certificado como profissional PMP É membro da APICS Prof. FIA-USP, IETEC, UFSCAR, FGV, ESALQ, FATEC, e INPG Mestre em Engenharia Naval - USP Adm. Empresas com especialização em planejamento pela FGV e finanças pela New York University. Iniciou suas atividades em Ger. Projetos em Autor do livro eletrônico de Ger. de Projetos da Ed. Intervir - RJ Autor da Peça Teatral Day by Day de um Projeto Autor do Sist.de G.de Projetos FLOW- PM Autor do Sist. de PCP da AGL Informática Palestrante profissional É Presidente do Fundo Nacional Armênia no Brasil É Presidente da JCB Management 2

3 3

4 Agenda 1. Contexto dos Stakeholders no Negócio 2. Integração dos Stakeholders com P3P Portfolio Programa Projeto 3. Conclusão Objetivo : Provar aos presentes a importância dos stakeholders na integração da administração de negócio com a Gestão de Portfolio, Programa e Projetos. 4

5 Contexto do Negócio Onde estão os stakeholders? 5

6 Contexto do Negócio Onde estão os stakeholders? 6

7 Contexto do Negócio Onde estão os stakeholders? 7

8 Contexto do Negócio Onde estão os stakeholders? 8

9 Contexto do Negócio Onde estão os stakeholders? 9

10 Que tipo de projetos estamos pensando? Qual o porte? E a complexidade? 10

11 Governança 11

12 Governança Corporativa Quem são os stakeholders? Estratégia Organizacional é um plano onde se descreve como as forças e competências da organização serão usadas para: capitalizar oportunidades minimizar impactos de ameaças responder as mudanças do mercado reforçar o foco nas atividades operacionais.

13 Fonte: PgMBOK0, º Ed. Governança tática Quem são os stakeholders? Handover Governança Organizacional é o conjunto de processos, costumes, políticas, leis e instituições por meio das quais uma organização dirige, administra ou controla suas operações e atividades estratégicas. Governança de Programas é o processo de desenvolver, comunicar, implementar, monitorar e assegurar as políticas, procedimentos, práticas e estruturas associadas a um programa; é um arcabouço para tomada de decisões de forma eficaz e gestão de resultados orientado para os objetivos do programa ao longo de seu ciclo de vida.

14 Stakeholder - Comitê de Programa Fórum ou comunidade, preferencialmente formal, onde as questões do programa podem ser tratadas e as necessidades de alinhamento entre governanças (programa e organização) reconhecidas, chamado de Comitê de Governança ou Steering Committee. Deve levar em conta toda e qualquer diretiva organizacional de governança (por exemplo, ligada à aderência aos requisitos da Lei Sarbox)

15 Governa Governa Framework de Governança Patrocinador Executivo Realização dos Benefícios Apóia Gerente de Programa Capacitação p/ Benefícios Comitê de Programa Apóia Escritório de Gerenciamento de Programas Quem são os stakeholders? Gerente de Projeto Entrega as Soluções

16 Ciclo de Vida do Projeto x Produto Prospecção EVE Fases do Projeto Operação assistida Produção e uso do produto Inicio do ciclo de vida do produto Ideias Visão Missão Metas e Objetivos Critérios de Seleção Proposta Tecnica e Comercial Planos de Negócio Enga Aquisições construção testes - validação Marcos de controle Posta em Marcha Help Desk Supervisão assistida Produção Piloto Produção seriada Utilização de sistemas Linha de montagem em funcionamento Hand over Manutenção Assist. técnica Garantia do Produto Estratégico Estratégico e Tático Estr-Tát e Oper Estr-Tát e Oper Operacional Operacional ENVOLVIDOS 16

17 Governança Operacional Quem define? Definir o objetivo do seu projeto 17

18 Planejamento... equipe Quem define? 18

19 Preparação... Treinamento Quem define? 19

20 Alcançar resultados Quem está envolvido? 20

21 Definir os Processos para se gerenciar projetos Quem define? Processos de monitoração e controle Processos de planejamento Entrada de Fase / Início de Projeto Processos de iniciação Processos de encerramento Saída de Fase / Final de projeto Processos de execução 21 21

22 Definir as áreas de conhecimento Quem define? 22

23 Definir e combinar os processos Quem define? Guia do PMBOK ª. Edição Com Base no Guia do PMBOK 5ª. Ed. 23

24 Definir o Ciclo de Vida do Projeto Toll gates (TG) = portões de entrada e saída. Autorização de continuidade do projeto Ex. Inicio da Enga., Término da Montagem Quem define? Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Eng.. E Processo Fabricação TG Suprimentos Contratações TG Produção e preparar p/ instalação TG Montagem TG Testes e Aceitação M-3 M-4 M-5 M-2 M-1 M-6 Marcos (M) = pontos importantes de controle Ex. Inicio da Enga., Término da Montagem 24

25 Definir os documentos Quem define? Análise Stakeholde rs 25

26 Normas e Padrões Quem define? Iso

27 Documento que caracteriza o início do projeto Elaborar o Termo de Abertura Quem define? 27

28 Definir Time Quem define? 28

29 Organizar o time do Projeto... Quem define? 29

30 Identificar os stakeholders Quem define? Identificação dos Stakeholders Posição Nome Organização Endereço Contato Sponsor G.Projetos Ger. Tecnico 30

31 Plano de Contras ou - CBS Integrar o Plano de Gerenciamento Quem define? EAP-WBS- Estrutura Analítica do Projeto O QUE? WP Como? Quando? PDM-Rede de Precedência Gantt ou Cronograma Histograma de Recursos Curva S de Custo Qualidade Normas Riscos identificação Aquisições 31

32 Plano de Escopo Plano de Escopo Plano de Gerenciamento Coletar Def. Requisitos Requisitos Produto Projeto Def.Escopo Esc.Produto Esc.Projeto Premissas Restrições Exclusões Critérios de Aceitação Quem define? 32

33 Plano de Prazo Plano de Gerenciamento Como? Quem define? 33 33

34 Plano de custos Plano de Gerenciamento DESCRIÇÃO DA DESPESA VALOR ESTIMADO DETALHAMENTO TOTAL Estadia por dia/pessoa R$ 30,00 aproximadamento 180 pessoas ,00 R$ 4 diárias, R$ 9 refeições por atleta / 180 pessoas + os ,00 Refeição unitária 8,00 R$ de São Paulo R$ 2 árbitros por jogo 4.000,00 Arbitragem (cada) 20,00 R$ R$ 1 anotador por jogo 1.200,00 Anotador (cada) 12,00 R$ R$ chute! 3.000,00 Filmagem 3.000,00 R$ R$ chute! 3.000,00 Fotógrafo 3.000,00 R$ R$ chute! 1.000,00 Aluguel de telão 1.000,00 R$ Talvez 2 telões Medalhas Troféus Confecção de Placas aos Dirigentes Banda PM Escola de Samba R$ Conjunto Musical NOR ARAX=6 integrantes: passagens+estadia+us ,00 Decoração Salão Transporte atletas / acompanhantes Locação de Ambulância o Dr. Eduardo Mordjikian está levantando Reforço de Segurança: Int / Ext. 2 seguranças a 50,00 reais por dia cada 500,00 50,00 R$ R$ Aluguel Pira Olímpica Compra CD s Hinos 25,00 R$ R$ 2 CD s ao custo unitário de 25,00 reais cada 50,00 Compra bandeiras Argentina/Uruguai Aquisição de material esportivo Confecção de uniformes espoortivos cada atleta paga o seu?? Quem define? TOTAL PREVISTO R$ ,00 34

35 Planejamento da Qualidade Plano de Gerenciamento Quem define? Como? W B S ATIVI DADE REF E- RÊN CIA/ norm a COMO Critério medição MÉTODO DE CONTROLE RES - PO N- SÁV EL QUEM AUDI TOR QUAND O AÇÃO CORRETIVA QUEM O QUE 35

36 Plano de Ger. Recursos Humanos Plano de Gerenciamento Gerente de Projeto Ger. De G. Técnico G. Qualidade Desenvolvimento Planejamento Físico e Financeiro Quem define? Como? STAKEHOLDER S Gerente do Projeto Gerente Técnico FUNÇÃO atuará apenas no planejamento e execução do projeto, não atuará na construção da torre. Será responsável pelo andamento do projeto e execução em tempo hábil. Controlar os custos, negociar com o cliente, elaborar relatórios, tomar decisões em situações de risco, solucionar conflitos que venham a acontecer; atuará na elaboração do melhor processo de construção visando o menor tempo e estabilidade da torre. É responsável pelo treinamento da equipe de execução, avaliação das etapas do processo e pelas compras dos materiais; Fase/R esponsá vel Engo. Técnic o Geren te Projet o Design E RG P A Fabric ação Monta gem E RG P A E RG P A Geren te Funcio nal Gerente de Qualidade atuará no planejamento e controle visando a qualidade da matéria prima, do processo e do produto; Controlador atuará no controle do tempo informando ao gerente do projeto o andamento do projeto quando solicitado; Técnicos (Executores): são os responsáveis pela execução do projeto e acompanhamento dos testes. 36

37 Plano de Comunicação (Documentos, reuniões e stakeholders) Quem define? Plano de Gerenciamento Como? Documento Reuniões Emissor Receptores Peri o- dici - dad e Midia Utilizad a Format o 37

38 Plano de Risco Plano de Gerenciamento Quem define? Como? wbs Risco Categori a Registro de Risco Probabilidade Impacto Grau de Risco Resposta Risco 38

39 Plano de Aquisição Plano de Gerenciamento Quem define? Como? WBS/EAP Quantidad Material Prazo Tipo de e Contrato 39

40 Plano de Stakeholders Plano de Gerenciamento Quem define? Como? Nome Análise dos Stakeholders Interesse Avaliação Impacto Comentário Impacto Estratégia Potencial para Ganhar Suporte ou Reduzir Obstáculos 40

41 O modelo integrado 41

42 Plano Sinérgico Integração entre as gestões através dos Processos CICLO DE VIDA DO PROJETO 1. Preparações G1 2. definições G2 3. Desenvolvimento G3 4. G4 5. Avaliação Testes Processos de monitoração e controle Processos de planejamento Processos de iniciação Processos de encerramento PLANEJAR FAZER Deming Processos de execução AGIR VERIFICAR 42

43 Estrutura Analítica Integrada ESTRATÉGICO PROGRAMA 1 PROGRAMA 2 PROGRAMA 3 PROGRAMA 1 PROGRAMA 2 PROGRAMA 3 PROJETO 2 PROJETO 1 PROJETO 2 SUB PROJETO 1 SUB PROJETO 2 Gerenciamento Portfolio (estratégico) Gerenciamento do Programa (tático) Gerenciamento Projeto (operacional) Quem está envolvido? FASE 1 FASE 2 Pacote 1 PACOTE 2 ATIVIDADE 1 ATIVIDADES 2 Plano Sinérgico codificado e integrado TAREFA 1 TAREFA 2 OPERAÇÃO 1 43

44 Ferramentas de G.Integrada Elaborar o Termo de Abertura - Iniciação Quem está envolvido? Especialistas Brainstorming Itau-Atec 44

45 Ferramentas de G.Integrada Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Planejamento Quem está envolvido? Especialistas Brainstorming Itau-Atec 45

46 Ferramentas de G.Integrada Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto Execução Sistemas de Informações Quem está envolvido? Especialistas Reuniões Itau-Atec 46

47 Ferramentas de G.Integrada Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto Monitoramento e Controle Especialistas Sistemas de Informaçõe s Quem está envolvido? Reuniões EVM-Curva S variação - tendência Análise de causa raiz; modos e efeitos de falha análise de árvores de falhas Itau-Atec 47

48 Ferramentas de G.Integrada Controle Integrado das mudanças Monitoramento e Controle Especialistas Quem está envolvido? Reuniões Solicitações de mudança Itau-Atec 48

49 Ferramentas de G.Integrada Controle Integrado das mudanças Monitoramento e Controle Especialistas Quem está envolvido? Técnicas Analíticas P x Real Reuniões Itau-Atec 49

50 GERENCIAMENTO da INTEGRAÇÃO RESUMO Quem está envolvido? 50

51 Gestão Integrada Controle Integrado de Mudanças O Plano de Gerenciamento integrado descreve como o projeto será executado, monitorado e controlado. Ele é composto de todos os planos baselines (escopo, prazo, custo), planos de gerenciamento subsidiários (qualidade até partes Quem está define? interessadas), e complementado pelos processos de : Ciclo de vida do projeto e os processos a serem aplicados em cada fase. Grau de detalhamento a ser implementado em cada processo e ferramentas a serem utilizadas para este detalhamento. Fluxo dos processos para se executar, monitorar e controlar o projeto 51

52 Gestão Integrada Controle Integrado de Mudanças O Plano de Gerenciamento integrado (cont) O processo de como as mudanças de escopo deverão ser tratadas e que documentos devem ser utilizados para tal. Documentos e procedimentos que devem configurar a entrega do projeto Descrição de como será mantido a linha de base do projeto Descrição de como serão aceitas as revisões de projeto entre as partes interessadas, bem como a comunicação de progresso, status e validação, bem como pendencias de problemas decorrentes da entrega do projeto Quem está envolvido? 52

53 Estatísticas de governança

54 Benefícios que a organização tem obtido com a prática de gestão (BR) 54

55 Problemas mais frequentes na Gestão de Projetos (BR) 55

56 Exemplo de atividades profissionais em um projeto integrado Itau-Atec 56

57 Cumpri meu objetivo? 57

58 João Carlos Boyadjian, MSc,MBA, PMP Twitter Blog: jcboyadjian.com PMI 15259, CRA Cel