UNICAMP SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNICAMP MANUAL DE INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DOS DADOS DO RELATÓRIO GERENCIAL ESTATÍSTICO DO SBU

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1 UNICAMP SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNICAMP MANUAL DE INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DOS DADOS DO RELATÓRIO GERENCIAL ESTATÍSTICO DO SBU MANUAL 2007

2 Manual editado pela Assessoria de Planejamento da Biblioteca Central Cesar Lattes da Unicamp. UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS Reitor: José Tadeu Jorge Vice Reitor: Fernando Ferreira Costa SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNICAMP Coordenador: Luiz Atílio Vicentini ENDEREÇO: Biblioteca Central Cesar Lattes/Área de Planejamento Rua Sérgio Buarque de Holanda, 421 Cidade Universitária Zeferino Vaz - Barão Geraldo Cx.Postal: 6136 CEP CAMPINAS - SP 2

3 SUMÁRIO 1 Introdução 4 2 Ano de exercício 5 3 Acesso 5 4 Autenticação de usuários 6 5 Instruções gerais para inserção dos dados 6 6 Planilhas de preenchimento Infra-estrutura Tombamento de monografias Documentos catalogados base ACERVUS Periódicos Materiais em formatos não convencionais Alimentação em base de dados Circulação de materiais bibliográficos EEB empréstimo entre bibliotecas Comutação bibliográfica Capacitação de usuários Quadro de pessoal Formação/atualização Grupo de trabalho Orçamento monografias Orçamento periódicos e outros Orçamento fontes de financiamento Orçamento recursos gastos em recursos humanos Exposições temáticas Produção científica 19 3

4 1 INTRODUÇÃO O presente manual tem a finalidade de estabelecer os procedimentos de preenchimento do Relatório Gerencial Estatístico do SBU. Até o ano de 2003 o Relatório Estatístico, de grande importância para a Instituição, não era utilizado em todo o seu potencial. O preenchimento e a tabulação dos dados eram feitos manualmente, despendendo muito tempo de operação e conseqüentemente fechamentos anuais dos dados. Sensível ao processo de melhoria proposto pelas bibliotecas seccionais e atentos à importância do desenvolvimento de um sistema efetivo e eficaz, a Área de Planejamento, em uma iniciativa inovadora, juntamente com a área de informática desenvolveram um sistema que possibilita a disponibilização on-line, permitindo modificações em tempo real. Isso garante e confere maior precisão e consistência ao sistema, já que as informações são inseridas diretamente no banco de dados, sem a necessidade de compilação e redigitação. Muito mais que um sistema de avaliação e controle, o relatório estatístico é hoje uma ferramenta indispensável para a gestão adequada dos sistemas de informação na biblioteca. É importante ressaltar a necessidade de que cada unidade, ao enviar seus dados individuais, certifique-se da correção dos números encaminhados, sem o que, todo o esforço empreendido será em vão. Daí a importância e abrangência de um sistema informatizado, que não somente disponibilize as informações na medida em que são inseridas no sistema, mas também permita o cruzamento de dados, emissão de relatórios de acordo com as necessidades e aumente a qualidade dos serviços. 4

5 2 Ano de Exercício O exercício refere-se ao ano vigente. A periodicidade de inclusão dos dados dependerá da rotina dos serviços. Por exemplo: determinados serviços, cuja rotina é diária, os dados deverão ser preenchidos diariamente e assim sucessivamente. O sistema estará sempre disponível para a inserção dos dados, de forma que ao findar o ano, as planilhas estarão todas preenchidas e o relatório disponibilizado. 3 Acesso O acesso para preenchimento das planilhas é feito por intermédio da página da Biblioteca Central ( Ao acionar o link referente ao Relatório Gerencial Estatístico do SBU o usuário terá acesso à página principal, através da tela indicada na figura 1. Relatório Gerencial Estatístico do SBU Home Apresentação Preencher Relatórios Indicadores Glossário Manual Processo de Melhoria Figura 1 Tela principal 5

6 4 Autenticação de Usuários Para inserir os dados o usuário deverá clicar no item Preencher, então aparecerá a seguinte tela: Usuário Senha Esqueci a senha / login. Login Figura 2 Tela de autenticação de usuários O login e a senha fornecidos permitirão o acesso. Uma vez permitido o acesso, o sistema mostrará a tela dos itens que são necessários preencher. Neste ponto, basta selecionar o item desejado para ter acesso às telas de preenchimento do relatório. 5 Instruções Gerais para Inserção dos Dados Uma vez selecionado o item em que os dados serão inseridos, é necessário percorrer os campos apropriados e neles digitar os valores correspondentes nos campos habilitados para cada usuário; Após inserir os dados em cada uma das caixas de texto, basta apertar a tecla "TAB" para que o cursor automaticamente vá até o próximo campo; Obs: por ser limitação imposta pela própria Internet, não se deve utilizar a tecla "ENTER" (que direciona para o item anterior). Uma outra maneira de navegar entre os campos é utilizar o cursor do mouse; Selecione o item que deseja incluir e após a inserção clique no botão SALVAR para gravar no banco de dados; Para voltar ou avançar nas planilhas clique nos botões ANTERIOR ou PRÓXIMO ; Como algumas planilhas são maiores que a tela, para visualizar os dados da parte inferior, pode-se lançar mão da barra de rolagem à direita da tela. Depois de inserir todos os dados clicar no botão para consolidar os dados. 6

7 6 Planilhas de preenchimento 6.1 Infra-estrutura Dias de Abertura Anual Horas de Abertura Semanal 0 Superfície (metros quadrados) Pontos de Leitura - Assentos Estantes - Livre Acesso (metros lineares) Estantes - Depósitos (metros lineares) Computadores - Uso Interno Computadores - Uso Público Pontos de Rede Fotocopiadoras Outros Equipamentos : 0 Figura 3 Infra-estrutura Infra-estrutura: Conjunto dos recursos necessários para o funcionamento da biblioteca. 7

8 6.2 Tombamento de monografias Unidade BAE Livros Teses TCCs Partituras Filmes Microfichas DVDs Compra Orçamentária Compra Extra-Orçamentária Doação Permuta Figura 4 Tombamento de monografias Aquisição e Tombamento: refere-se aos procedimentos da aquisição de materiais bibliográficos, consolidados pelo processo de tombamento Preenchimento: SBUTRI Fonte: Relatório do Sistema de Tombamento 8

9 6.3 Documentos catalogados base ACERVUS Catalogação de Item Catalogação de Item Retrospectivo Cooperação Cooperação Retrospectiva Implantação Implantação Retrospectiva Itens não Incluídos na Base Itens não Tombados Periódicos - Títulos Inseridos Periódicos - Fascículos Cadastrados Figura 5 Documentos catalogados base ACERVUS Tratamento da Informação: refere-se ao processamento de materiais em diversos formatos, visando a armazenagem e recuperação da informação. A Unidade deverá preencher apenas os dados de catalogação feitos na própria unidade, os dados de catalogação feitos pelo SBUTRI, serão por eles preenchidos. Preenchimento: SBUTRI e UNIDADE Fonte: Registros disponíveis na biblioteca da unidade e no SBUTRI 9

10 6.4 Periódicos Orçamentário Nacional Orçamentário Internacional Extra-orçamentário Nacional Extra-orçamentário Internacional Doação Nacional Doação Internacional Permuta Nacional Permuta Internacional Não-correntes Figura 6 Periódicos Preenchimento: SBUDGR e UNIDADE. A Unidade deverá preencher apenas os itens adquiridos na própria unidade. Os itens adquiridos através do SBUDGR serão por eles preenchidos Fonte: Sistema de Controle de Aquisição (SBUDGR); Registros disponíveis na biblioteca da unidade 10

11 6.5 Materiais em formatos não convencionais Catálogos de Arte CD-ROMs Dispositivos Discos Disquetes DVDs Filmes Fitas de Áudio Fitas de Vídeo Fitas Gravadas Folhetos Fotos Gibis Hemeroteca Materiais Cartográficos Microformas Normas Técnicas Partituras Transparências Vídeo Laser Figura 7 Materiais em formatos não convencionais Notas: inserir somente os dados do ano e não o dado total 11

12 6.6 Alimentação em base de dados LILACS / BIREME SECS / BIREME CCN Perie Edubase Rebae Cnen Sipex Rebap Outras Bases Figura 8 Alimentação de base de dados Registrar a quantidade de itens das bases de dados que são alimentadas em programas cooperativos 6.7 Circulação de materiais bibliográficos Unidade BAE Empréstimo - Livros Empréstimo - Teses Empréstimo - TCCs Figura 9 Circulação de materiais bibliográficos Preenchimento: SBUDTI Fonte: Relatório VIRTUA 12

13 Empréstimo - Periódicos Empréstimo - Outros Materiais Consulta - Livros Consulta - Teses Consulta - Periódicos Consulta - Obras de Referência Consulta - Outros Materiais Figura 10 Circulação Notas: Os dados do VIRTUA serão preenchidos pelos SBUDTI. Os dados do EMPRESTA (para quem ainda utiliza) deverão ser repassados via a área de Planejamento da BCCL, que fará a inserção no Sistema 6.8 EEB - empréstimo entre bibliotecas Atendimento Unidade BAE Atende - Livros Atende - Teses Atende - TCCs Atende - Outros Materiais Figura 11 Empréstimo entre bibliotecas atendimento Preenchimento: SBUDTI Fonte: Relatório VIRTUA 13

14 Solicitação Solicita - Livros Solicita - Teses Solicita - TCCs Solicita - Outros Materiais Figura 12 - Empréstimo entre bibliotecas - solicitação 6.9 Comutação bibliográfica Atende - COMUT Atende - Bireme - Nacional Atende - Bireme - Internacional Atende - Ligdoc - Nacional Atende - Ligdoc - Internacional Atende - Outros - Nacional Atende - Outros - Internacional Solicita - COMUT Solicita - Bireme - Nacional Solicita - Bireme - Internacional Solicita - Ligdoc - Nacional Solicita - Ligdoc - Internacional Solicita - BLDSC - Internacional Solicita - Outros - Nacional Solicita - Outros - Internacional Figura 13 Comutação bibliográfica 14

15 6.10 Capacitação de usuários Graduação Pós-graduação Docentes Funcionários Carga Horária 0 Questões de Referência Catalogação na Fonte : 0 Figura 14 Capacitação de usuários 6.11 Quadro de pessoal Básico Médio Bibliotecários - Graduação Bibliotecários - Mestrado Bibliotecários - Doutorado Bibliotecários - Especialização Outros Profissionais Estagiários Bolsa Trabalho Bolsa Emergência Figura 15 Recursos Humanos Quadro de pessoal e na planilha de controle de bolsistas (SBUPLA) 15

16 6.12 Formação/atualização Sistema de Bibliotecas - Cursos Sistema de Bibliotecas - Participantes Universidade - Cursos Universidade - Participantes Externos - Cursos Externos - Participantes Figura 16 Recursos Humanos - Formação/atualização 6.13 Grupo de Trabalho Grupo de Trabalho Figura 17 Grupo de trabalho Notas: O grupo de trabalho deverá ser incluído uma única vez 16

17 6.14 Orçamento - monografias Unidade BAE Orçamentário - Títulos Orçamentário - Exemplares Orçamentário - Custo (R$) Extra-orçamentário - Títulos Extra-orçamentário - Exemplares Extra-orçamentário - Custo (R$) Figura 18 Orçamento - Monografias Preenchimento: SBUDGR e UNIDADE. A Unidade deverá preencher apenas os itens adquiridos na própria unidade. Os itens adquiridos através do SBUDGR serão por eles preenchidos Fonte: Sistema de Controle de Aquisição (SBUDGR) e Registros disponíveis na biblioteca da unidade 6.15 Orçamento - periódicos e outros Unidade BAE Periódicos - Orçamentário - Nacionais - R$ Periódicos - Orçamentário - Internacionais - U$ Periódicos - Orçamentário - Internacionais - R$ Periódicos - Extra-orçamentário - Nacionais - R$ Periódicos - Extra-orçamentário - Internacionais - U$ Periódicos - Extra-orçamentário - Internacionais - R$ Bases de Dados - U$ Bases de Dados - R$ Outros - U$ Outros - R$ Figura 19 Orçamento Periódicos e outros 17

18 Preenchimento: SBUDGR e UNIDADE. A Unidade deverá preencher apenas os itens adquiridos na própria unidade. Os itens adquiridos através do SBUDGR serão por eles preenchidos Fonte: Sistema de Controle de Aquisição (SBUDGR) e Registros disponíveis na biblioteca da unidade 6.16 Orçamento - fontes de financiamento Fapesp (R$) Fapesp (US$) Capes (R$) Capes (US$) CNPQ (R$) CNPQ (US$) Outros (R$) Outros (US$) Figura 20 Orçamento Fontes de financiamento 6.17 Orçamento - recursos gastos em recursos humanos Funcionários Unicamp (R$) Estagiários (R$) Funcionários Funcamp (R$) Figura 21 Orçamento Recursos gastos em recursos humanos 18

19 6.18 Exposições temáticas Exposição Temática Figura 22 Exposições temáticas 6.19 Produção científica Tipo da Produção Produção Figura 23 Produção científica Notas: Os registros deverão seguir em forma de referência bibliográfica e no caso de autoria coletiva deverá ser incluído uma única vez 19

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