ANEXO I TERMO DE REFERÊNCIA

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1 ANEXO I TERMO DE REFERÊNCIA PREGÃO ELETRÔNICO SRP N.º 03/2012 PROCESSO MPT/MS-PRT- 24ª REGIÃO N.º / DO OBJETO E DA JUSTIFICATIVA 1.1. A presente licitação tem por objeto REGISTRO DE PREÇOS PARA CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA NA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS MULTIFUNCIONAIS PARA REPROGRAFIA, IMPRESSÃO E DIGITALIZAÇÃO, NOVOS E SEM USO ANTERIOR, PARA ATENDER ÀS UNIDADES DO MPT/MS EM CAMPO GRANDE, DOURADOS, TRÊS LAGOAS E CORUMBÁ-MS, INCLUINDO MANUTENÇÃO TÉCNICA PREVENTIVA E CORRETIVA, PEÇAS NECESSÁRIAS ÀS MANUTENÇÕES, SOFTWARE DE GERENCIAMENTO REMOTO E O FORNECIMENTO DE SUPRIMENTOS NECESSÁRIOS À PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS, EXCETO PAPEL DESTINADO À EXTRAÇÃO DE CÓPIAS E MÃO DE OBRA PARA OPERAÇÃO DOS EQUIPAMENTOS, CONFORME ESPECIFICAÇÕES DETALHADAS NESTE TERMO DE REFERÊNCIA A presente contratação justifica-se pelo fato de os serviços de reprografia, impressão e digitalização de documentos serem necessários ao atendimento dos diversos setores desta Procuradoria Regional do Trabalho no desempenho de suas atividades, sendo que o atual contrato não suporta mais aditivos, e tendo em vista maior otimização do serviço com controle, centralização e expectativa de redução de custos. 2. DAS CONDIÇÕES GERAIS E DO INÍCIO DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS 2.1. A franquia global mensal estimada será de (Quarenta e três mil) páginas/mês, sendo (Trinta e sete mil) páginas/mês em modo monocromático e (seis mil) páginas/mês em modo colorido, sempre em formato A O excedente da franquia mensal, levando em consideração o conjunto de utilização de todos os equipamentos locados, caso ocorra, será cobrado apenas ao final de cada ano e, caso exista crédito em favor da CONTRATANTE, este será compensado com o valor referente a franquia do(s) próximo(s) período(s) O preço por página a ser praticado para as cópias/impressões excedentes será o obtido pela divisão do preço mensal da máquina pelo quantitativo de páginas estimados na franquia. Por exemplo: Franquia: cópias. Valor mensal da máquina: R$ ,00. Valor por página excedente da franquia: R$ ,00/ = R$ 0, Os equipamentos deverão ser acompanhados por insumos necessários ao seu perfeito 1/12

2 funcionamento (tonner, cilindro, etc.), bem como de cabos, adaptadores e demais acessórios necessários à instalação e ao perfeito funcionamento das máquinas Da presente contratação exclui-se o fornecimento de papel e de mão de obra para operação dos equipamentos Os equipamentos deverão ser novos e de primeiro uso e os acessórios não poderão ser remanufaturados, recondicionados ou já utilizados O início da prestação dos serviços ocorrerá após a assinatura da Ata de Registro de Preços, do Termo de Contrato e a emissão de nota de empenho, no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, a contar da ordem de serviço por parte da Administração Em caso de divergência entre as especificações do objeto descritas no Comprasnet e as especificações constantes deste Edital e seus anexos, prevalecerão as últimas. 3. DAS ESPECIFICAÇÕES, LOCALIDADES, QUANTITATIVOS EQUIPAMENTO TIPO 1: 3.1. Quantidade: 01 (um) equipamento multifuncional digital monocromático, com funções de copiadora, impressora e scanner Franquia estimada mensal: (doze mil) páginas/mês Local de Instalação: Sede da Procuradoria Regional o Trabalho 24ª Região MS Campo Grande-MS, Rua Pimenta Bueno, 139, bairro Amambai, CEP Características Mínimas: Módulo Copiadora: - Velocidade mínima de 30 (trinta) cópias por minuto; - Alimentador recirculador automático (duplex automático no modo cópia sem interferência do usuário) de originais para no mínimo 50 folhas; - Sistema de alceamento eletrônico; - Suporta formatos de originais de no mínimo A3/11 x17 ; - Ampliação/redução de 25% a 400%, com escala zoom em 1%; - Resolução da cópia de no mínimo 600x600dpi; - Suporte a gramaturas de no mínimo 150 g/m²; - Deve possuir gaveta de alimentação de papel com capacidade para no mínimo 500 (quinhentas) folhas; - Bandeja auxiliar (by pass) de no mínimo 50 (cinquenta) folhas; 2/12

3 - Deve acompanhar gabinete (suporte); - Deve possuir ciclo de capacidade de trabalho mensal para no mínimo (Cinquenta mil) páginas/mês Módulo Impressora: - Velocidade mínima de 30 (trinta) impressões por minuto; - Impressão frente e verso automático (sem interferência do usuário); - Resolução de no mínimo 600x600dpi; - Memória de no mínimo 512 Mb; - Processador de no mínimo 533 Mhz; - Placa de rede padrão Ethernet 10/100 Base Tx; - Deve possuir no mínimo 01 (uma) saída USB 2.0; - Drivers para Windows XP/Vista/7/Server 2003/Server 2008 e Linux; - Linguagem de impressão: PCL 5 e/ou PCL 6 e PostScript 3; - Protocolos de rede mínimos suportados: TCP/IP(IPv4, IPv6), IPX/SPX Módulo Scanner: - Digitalização em modo Colorido; - Resolução de no mínimo 600x600dpi; - Velocidade mínima de digitalização: 35 ipm (em modo colorido e preto e branco); - Digitalizar para (SMTP,TCP/IP), digitalizar para pasta (protocolo SMB); - Digitalizar originais no mínimo do formato A3/11 x17 ; - Digitalizar, no mínimo, em formatos de arquivos TIFF, JPG e PDF (single e multipage) com funcionamento em rede; - Capacidade de digitalizar as várias páginas demandadas em um único documento digital; - Recurso de digitalização em modo duplex; - Software de digitalização para Captura, indexação e roteamento de documentos, conforme as seguintes características mínimas: - Permitir a indexação dos documentos através da integração com o painel de um equipamento multifuncional; - Criação e edição de arquivos PDF s baseados em texto, incluindo texto, gráficos, segurança, anotações, carimbos, selos, marca d água; - Gerar arquivos PDF pesquisáveis; 3/12

4 - Possibilidade de definir o tipo de digitalização padrão para o formato TIFF (multipaginas); - Permitir a geração de arquivos em formato TIFF, em múltiplas páginas podendo ser configurado como padrão através do software ou do equipamento; - Gerenciamento básico de imagens (rotação, alinhamento); - Armazenamento em pasta, possibilitando a visualização de miniaturas do documento após o escaneamento das imagens; - Conversão de documento com reconhecimento ótico de caracteres (OCR) com retenção de formato incluindo cor, texto, tabelas e fotos; - Correção e aprimoramento de imagem; - Possibilidade de carimbamento (numeração) de documentos, individual ou em modo batch, para os processos jurídicos Software: - Deverão acompanhar softwares de monitoramento e controle dos equipamentos que possibilitem acompanhar seus status e gerenciar suas funcionalidades, assim como produzir relatórios no mínimo condensados das produções mensais de cópias, impressões e digitalizações, separadamente. EQUIPAMENTO TIPO 2: 3.5. Quantidade: 02 (dois) equipamentos multifuncionais laser digital colorido A4 médio porte Franquia mensal estimada global para o lote: (seis mil) páginas/mês Franquia estimada mensal por equipamento: (três mil) páginas/mês Local de Instalação: Sede da Procuradoria Regional do Trabalho - 24ª Região Campo Grande-MS, Rua Pimenta Bueno, 139, Bairro Amambaí, Cep Características mínimas Módulo Copiadora: - Velocidade mínima de 20 (vinte) páginas por minuto em ambos os modos; - Alimentador recirculador automático (duplex automático no modo cópia sem interferência do usuário) de originais para no mínimo 50 folhas; - Suporta formatos de originais de no mínimo Carta até Ofício I; - Ampliação/redução de 50% a 200%, com escala zoom em 1%; - Resolução da cópia de no mínimo 600x600dpi; 4/12

5 - Suporta gramaturas de no mínimo 163 g/m²; - Deve possuir gaveta de alimentação de papel com capacidade para no mínimo 250 (duzentas e cinquenta) folhas; - Deve possuir bandeja manual com capacidade de no mínimo 100 (cem) folhas; - Deve possuir ciclo de capacidade de trabalho mensal para no mínimo (trinta mil) páginas/mês Módulo Impressora: - Velocidade mínima de 20 (vinte) páginas por minuto; - Impressão frente e verso automático (sem interferência do usuário); - Resolução de no mínimo 600x600dpi; - Memória de no mínimo 256 Mb; - Processador mínimo de 400 (quatrocentos) Mhz; - Placa de rede padrão Ethernet 10/100 Base Tx; - Deve possuir no mínimo 01 (uma) saída USB 2.0; - Drivers para Windows 2000/XP/Server 2003/Server 2008 e Linux; - Linguagem de impressão: PCL 6 e PostScript 3; - Protocolos de rede mínimos suportados: TCP/IP(IPv4, IPv6) Módulo Scanner: - Digitalização em modo colorido; - Digitalizar mídias de no mínimo formato A4; - Resolução de digitalização de 600 dpi; - Recursos de digitalização: digitalizar para e para pasta da rede; - Recurso de digitalização em modo duplex; Software: - Deverão acompanhar softwares de monitoramento e controle dos equipamentos que possibilitem acompanhar seus status e gerenciar suas funcionalidades, assim como produzir relatórios no mínimo condensados das produções mensais de cópias, impressões e digitalizações, separadamente. EQUIPAMENTO TIPO 3: Quantidade: 5 (cinco) equipamentos multifuncionais digitais laser monocromáticos. 5/12

6 3.11. Franquia mensal estimada global para o lote: (dez mil) páginas/mês Franquia mensal estimada por equipamento: (duas mil) páginas/mês Local de Instalação: Sede da Procuradoria Regional do Trabalho - 24ª Região Campo Grande-MS, Rua Pimenta Bueno, 139, Bairro Amambaí, Cep Características mínimas Módulo copiadora: - Velocidade mínima de 30 (trinta) cópias por minuto; - Alimentador recirculador automático (duplex automático no modo cópia sem interferência do usuário) de originais para no mínimo 50 folhas; - Ampliação e redução de no mínimo 25% a 400%; - Resolução da cópia de no mínimo 600x600dpi; - Gaveta com capacidade para no mínimo 250 folhas; - Bandeja auxiliar (by pass) com capacidade de 50 (cinquenta) folhas; - Suporta gramaturas de no mínimo 163 g/m²; - Capacidade de ciclo mensal de no mínimo (trinta) mil páginas por mês Módulo Impressora: - Velocidade mínima de 30 (trinta) páginas por minuto; - Resolução de no mínimo 600x600dpi; - Placa de rede padrão Ethernet 10/100 Base Tx; - Deve possuir no mínimo 01 (uma) saída USB 2.0; - Mínimo de 256 Mb, capacidade de expansão para até 512 Mb; - Processador de no mínimo 300 (trezentos) Mhz; - Drivers de impressão Windows 2000/XP/Vista/Server 2003/Vista e Linux; - Fontes PCL 5 e/ou PCL6; - Protocolo TCP/IP (IPv4, IPv6); - Deve possuir modo de economia de energia; - Deve possuir entrada para USB no equipamento Módulo Scanner: - Modo de digitalização colorida; 6/12

7 - Resolução de no mínimo 600 dpi; - Distribuição das digitalizações via rede (TCP/IP); - Deve possuir recurso de digitalização em modo duplex; - Possibilidade de definir o tipo de digitalização padrão para o formato TIFF (multipaginas) ou PDF; - Armazenamento em pasta, possibilitando a visualização de miniaturas do documento após o escaneamento das imagens; - Conversão de documento com reconhecimento ótico de caracteres (OCR) com retenção de formato incluindo cor, texto, tabelas e fotos; Módulo Fax: - Velocidade de no mínimo 33.6 Kbps; - Memória de armazenamento de no mínimo 4Mb Software: - Deverão acompanhar softwares de monitoramento e controle dos equipamentos que possibilitem acompanhar seus status e gerenciar suas funcionalidades, assim como produzir relatórios no mínimo condensados das produções mensais de cópias, impressões e digitalizações, separadamente. EQUIPAMENTO TIPO 4: Quantidade: 5 (cinco) equipamentos multifuncionais digitais laser monocromáticos Franquia mensal global estimada para o lote: (quinze mil) páginas/mês Franquia mensal estimada por equipamento: (três mil) páginas/mês Locais de instalação e quantitativos: (dois) equipamentos na PTM em Dourados/MS Rua Ponta Porã, 2045, Vila Progresso Cep: ; (dois) equipamentos na PTM em Três Lagoas/MS - Rua Paranaíba, 128, Centro - Cep: ; (um) equipamento na PTM em Corumbá/MS - Rua Ladário, 788, Centro - Cep: CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS: Módulo copiadora: 7/12

8 - Velocidade mínima de 30 (trinta) cópias por minuto; - Alimentador recirculador automático (duplex automático no modo cópia sem interferência do usuário) de originais para no mínimo 50 folhas; - Ampliação e redução de no mínimo 25% a 400%; - Resolução da cópia de no mínimo 600x600dpi; - Gaveta com capacidade para no mínimo 250 folhas; - Bandeja auxiliar (by pass) com capacidade de 50 (cinquenta) folhas; - Suporta gramaturas de no mínimo 163 g/m²; - Capacidade de ciclo mensal de no mínimo (trinta) mil páginas por mês Módulo Impressora: - Velocidade mínima de 30 (trinta) páginas por minuto; - Resolução de no mínimo 600x600dpi; - Placa de rede padrão Ethernet 10/100 Base Tx; - Deve possuir no mínimo 01 (uma) saída USB 2.0; - Mínimo de 256 Mb, capacidade de expansão para até 512 Mb; - Processador de no mínimo 300 (trezentos) Mhz; - Drivers de impressão Windows 2000/XP/Vista/Server 2003/Vista e Linux; - Fontes PCL 5 e/ou PCL6; - Protocolo TCP/IP (IPv4, IPv6); - Deve possuir modo de economia de energia; - Deve possuir entrada para USB no equipamento Módulo Scanner: - Modo de digitalização colorida; - Resolução de no mínimo 600 dpi; - Distribuição das digitalizações via rede (TCP/IP); - Deve possuir recurso de digitalização em modo duplex; - Possibilidade de definir o tipo de digitalização padrão para o formato TIFF (multipaginas) ou PDF; - Armazenamento em pasta, possibilitando a visualização de miniaturas do documento após o escaneamento das imagens; 8/12

9 - Conversão de documento com reconhecimento ótico de caracteres (OCR) com retenção de formato incluindo cor, texto, tabelas e fotos; Módulo Fax: - Velocidade de no mínimo 33.6 Kbps; - Memória de armazenamento de no mínimo 4Mb Software: - Deverão acompanhar softwares de monitoramento e controle dos equipamentos que possibilitem acompanhar seus status e gerenciar suas funcionalidades, assim como produzir relatórios no mínimo condensados das produções mensais de cópias, impressões e digitalizações, separadamente Eventualmente novas unidades poderão ser criadas dentro do Estado de Mato Grosso do Sul e, eventualmente, as unidades já existentes poderão ser extintas. 4. DAS CONSIDERAÇÕES SOBRE OS SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO 4.1. A empresa licitante vencedora deverá manter, às suas expensas e com exclusividade, as máquinas em bom estado de funcionamento, responsabilizando-se por todos os custos relacionados a essa manutenção e eventuais substituição de peças, partes e/ou componentes necessários A empresa licitante vencedora deverá manter pelo menos 1 (um) toner de reserva junto a cada equipamento A empresa licitante vencedora deverá atender aos chamados da CONTRATANTE relativos aos equipamentos localizados na sede (em C. Grande/MS) no prazo máximo de 06 (seis) horas após o chamado, e, aos chamados relativos a equipamentos localizados nos Ofícios (em Dourados, Três Lagoas e Corumbá/MS) em 24 (vinte e quatro horas) após o chamado Quando o prazo necessário para a realização da manutenção superar 2 (duas) horas, a CONTRATADA deverá substituir temporariamente o equipamento defeituoso por outro de iguais especificações ou superiores até que o problema seja sanado Caso o reparo do equipamento extrapole o prazo máximo de 30 (trinta) dias corridos, a CONTRATADA deverá substituí-lo por outro equipamento novo, em linha de produção, sem uso anterior, com as mesmas especificações ou superiores, sem ônus para a CONTRATANTE Caso dentro de um período de 30 (trinta) dias ocorrerem mais de 3 (três) chamadas para assistência técnica, ou dentro de um período de 6 (seis) meses ocorrerem 9/12

10 mais de 5 (cinco) chamadas para assistência técnica, a CONTRATADA deverá realizar a troca/substituição dos equipamentos por outros novos, em linha de produção, sem uso anterior, com especificações idênticas ou superiores, em um prazo máximo de 30 (trinta) dias corridos Da situação descrita acima excetuam-se os casos de manutenções preventivas ou falhas operacionais. 5. DOS PREÇOS MÁXIMOS ACEITÁVEIS POR ITEM E PARA O LOTE LOTE ÚNICO ITEM EQUIPAMENTO QTD EQUIPAMENTO TIPO 1 - Multifuncional monocromática - franquia pag./mês - Campo Grande-MS EQUIPAMENTO TIPO 2 - Multifuncional policromática - franquia pág./mês por máquina - Campo Grande-MS EQUIPAMENTO TIPO 3 - Multifuncional monocromática - franquia pág./mês por máquina - Campo Grande-MS EQUIPAMENTO TIPO 4 - Multifuncional monocromática - franquia pág./mês por máquina - PTMs Dourados, Três Lagoas e Corumbá-MS 6. DA FISCALIZAÇÃO PREÇO UNITÁRIO MENSAL MÁXIMO ACEITÁVEL PREÇO TOTAL MENSAL MÁXIMO ACEITÁVEL 1 R$ 1.080,00 R$ 1.080,00 2 R$ 1.950,00 R$ 3.900,00 5 R$ 180,00 R$ 900,00 5 R$ 270,00 R$ 1.350,00 PREÇO MÁXIMO ACEITÁVEL PARA O LOTE R$ 7.230, À CONTRATANTE reserva-se o direito de fiscalizar os serviços que estão sendo executados, sujeitando-se a CONTRATADA, no caso de descumprimento de suas obrigações, à aplicação das penalidades previstas neste termo A fiscalização dos serviços será exercida por servidor previamente designado pela CONTRATANTE A CONTRATANTE, por intermédio do Fiscal e/ou Gestor do Contrato, promoverá o acompanhamento e a fiscalização da prestação dos serviços, sob aspectos qualitativos e quantitativos, realizando anotações em registro próprio de falhas e ocorrências detectadas e realizará a conferência das Faturas/Notas Fiscais emitidas, realizando o atesto destas e encaminhando-as para a Diretoria de Orçamento e Finanças para respectivo pagamento. 10/12

11 A ação ou omissão, total ou parcial, de fiscalização por parte da CONTRATANTE não cessará nem diminuirá a responsabilidade da CONTRATADA pelo perfeito cumprimento das obrigações estipuladas neste contrato, nem por quaisquer danos contra terceiros ou irregularidades constatadas. 7. DAS PENALIDADES 7.1 A contratada que ensejar o retardamento da execução de seu objeto, não mantiver a proposta, falhar ou fraudar na execução do contrato, comportar-se de modo inidôneo ou cometer fraude fiscal, ficará impedido de licitar e contratar com a União, Estados, Distrito Federal ou Município e, será descredenciado no SICAF, pelo prazo de até 5 (cinco) anos, sem prejuízo das multas, penalidades previstas neste contrato e demais cominações legais Pelo descumprimento total ou parcial deste contrato, a CONTRATADA, após regular apuração, mediante processo administrativo, garantido amplo direito de defesa e contraditório, no prazo de 05 (cinco) dias úteis contados da notificação feita pela CONTRATANTE, com base nos artigos 86 a 88 da Lei nº 8.666/93, estará sujeita à aplicação das seguintes sanções: Advertência; Suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com o MPT/MS PRT24ª-MS, pelo prazo de até 2 (dois) anos; multa de até 10% (dez por cento) sobre o valor global atualizado da contratação, a juízo da administração, no caso de inexecução parcial de obrigação assumida pela CONTRATANTE; multa de até 20% (vinte por cento) sobre o valor global atualizado da contratação, a juízo da administração, no caso de inexecução total de obrigação assumida; multa moratória de 0,5% (cinco décimos por cento) por dia de atraso não justificado no cumprimento dos prazos estabelecidos neste instrumento, limitada a incidência de 10 (dez) dias, calculada sobre o valor global atualizado do contrato; as multas deverão ser recolhidas no prazo máximo de 5 (cinco) dias corridos, a contar da comunicação oficial; no caso de não recolhimento das multas dentro de 5 (cinco) dias corridos, os respectivos valores poderão ser deduzidos da importância da garantia prestada pela CONTRATANTE, dos valores devidos pela CONTRATANTE à CONTRATADA ou cobrados por meio judicial A critério da Administração, poderão ser suspensas sanções, no todo ou em parte, quando o atraso for devidamente justificado por escrito pela contratada Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a 11/12

12 reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que será concedida sempre que a CONTRATADA ressarcir a Administração pelos prejuízos resultantes e depois de decorrido o prazo de 2 (dois) anos a aplicação da sanção constante do item anterior é de competência exclusiva do Procurador Geral do Trabalho PGT, facultada a defesa da CONTRATADA no respectivo processo no prazo de 10 (dez) dias da abertura de vista, podendo a reabilitação ser requerida após 2 (dois) anos de sua aplicação Rescisão contratual As multas poderão ser aplicadas juntamente com as penas de advertência, suspensão e declaração de inidoneidade As sanções aplicadas serão obrigatoriamente registradas no SICAF e, no caso de suspensão de licitar ou declaração de inidoneidade, a contratada será descredenciada por igual período A aplicação das sanções previstas neste contrato não exclui a possibilidade de aplicação de outras, previstas em Lei, inclusive responsabilização da CONTRATADA por eventuais perdas e/ou danos causados à Administração. Setor de Tecnologia da Informação MPT/MS 12/12

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