Terceirização de Operações de Comércio Global Cinco Principais Benefícios

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1 T R E A S U R Y S E R V I C E S Terceirização de Operações de Comércio Global Cinco Principais Benefícios Este texto destaca os principais benefícios da terceirização de operações de comércio internacional dentro da cadeia global de suprimentos.

2 Sumário executivo O comércio internacional é um labirinto complexo de regras governamentais, múltiplas moedas, diferentes culturas, benefícios preferenciais e leis que mudam constantemente. Manter profissionais do ramo do comércio exterior com as habilidades necessárias para administrar eficazmente negócios internacionais é fundamental para o sucesso de uma empresa. No entanto, gerenciar este pessoal pode custar caro e torna-se difícil reter bons profissionais. O prejuízo causado pela administração ineficiente da conformidade das operações de comércio internacional de uma empresa pode ser devastador. Sem a devida atenção aos detalhes e conhecimento atualizados, uma empresa pode receber penalidades severas. As penalidades variam de multas substanciais e/ou perda de privilégios comerciais à prisão de executivos-chefes ou impacto na produção, pois as mercadorias ficam presas na fronteira. A terceirização das operações comerciais internacionais oferece às empresas uma solução realista e acessível. Um parceiro experiente em operações de comércio internacional pode ajudar a economizar dinheiro, otimizar a cadeia de suprimentos e aumentar a conformidade com as leis e regulamentos devolvendo às empresas sua vantagem competitiva. Em resumo, a terceirização das operações de comércio internacional permite que as organizações renovem o enfoque no seu verdadeiro objetivo de negócios - ultrapassar as expectativas de seus clientes. Gerenciamento de Comércio Internacional (GSM) O comércio internacional é um elemento fundamental de uma empresa com presença global. É também um tipo de negócio desafiador e com risco inerentes, regulamentado por muitas normas e leis dos mais variados países, sujeito a diversidade de culturas, moedas, idiomas e fusos horários. Atingir o sucesso em comércio internacional exige uma base de conhecimentos completamente diferente daquela associada ao transporte doméstico e troca de mercadorias. Precisa classificar um novo produto para exportação para a União Européia? Está solicitando privilégios da Associação Norte-Americana de Livre Comércio (NAFTA) ou para o Mercosul? Pretende embarcar componentes eletrônicos ao Paquistão? Preenchendo documentos de exportação com o governo chinês? Todas as perguntas acima estão relacionadas a questões de comércio internacional que podem ter graves conseqüências fiscais e pessoais, caso não sejam tratadas corretamente. De acordo com o ARC Advisory Group, um embarque normal através de uma fronteira pode mudar de mãos mais de dez vezes, envolver 35 documentos diferentes e exigir interfaces com 25 partes diferentes, enquanto é sujeito a mais de 500 regulamentos. O Gerenciamento de Comércio Global ( Global Supply Management GSM ) envolve as muitas tarefas que movem mercadorias rapidamente através das fronteiras, para as pessoas certas e até o lugar de destino acompanhadas por documentos precisos e em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. O GSM se concentra em velocidade, conformidade com leis e regulamentos, eficiência e retorno de investimento por toda a cadeia de suprimentos. Quando desempenhado de maneira eficaz, o GSM tem impacto positivo sobre o resultado de uma empresa. Por outro lado, as conseqüências de uma administração ineficiente de operações de comércio internacional prejudicam sua a marca e têm graves repercussões sobre na sua rentabilidade. Não acredita nisso? A Divisão de Indústria e Segurança do Departamento de Comércio dos EUA mantém um website com as infrações e penalidades das organizações que não têm práticas de GSM em Página 2 de 9

3 conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis; as penalidades incluem acusações criminais. i Exemplo de penalidades recentes aplicadas pele Divisão de Indústria e Segurança dos EUA Resolução de setembro de 2004 para exportação ilegal de bombas hidráulicas ao Irã Empresa: US$ em multa civil + 3 anos de suspensão de direitos de exportação Empresa: US$6,3 milhões em multa criminal + 3 anos de suspensão condicional da empresa CEO: US$ em multa civil + 3 anos de suspensão de direitos de exportação CEO: US$10,000 em multa criminal + 3 anos de suspensão condicional Muitas organizações não contam com recursos financeiros, técnicos nem humanos para desenvolver e administrar uma operação eficaz das operações de comércio internacional. A terceirização destas operações pode ser a solução ideal para vencer tamanho desafio. Como alavancar a Terceirização das Operações de Comércio Global A terceirização é o segredo para tirar proveito dos melhores especialistas em comércio internacional que estão sempre disponíveis para administrar os elementos às vezes tediosos e complexos do gerenciamento das operações de comércio internacional. Um relacionamento de terceirização pode variar de delegar uma única tarefa até a administração de toda uma operação. Cada ponto crítico do processo de gestão do comércio global, como manter as operações em conformidade com as normas de comércio, executar a classificação de mercadorias, gerenciar despachantes ou coordenar um programa de minimização de impostos pode ser terceirizado para profissionais experientes no ramo e que estão exclusivamente dedicados a melhorar o desempenho da empresa. Existem cinco principais benefícios da terceirização das operações de gerenciamento do comércio global: 1. Redução de custos 2. Diminuição das despesas com a infra-estrutura de TI 3. Maior eficiência da cadeia de suprimentos 4. Maior conformidade com as leis e regulamentos 5. Renovação do foco no core business da empresa Página 3 de 9

4 Benefícios da Terceirização das Operações de Comércio Global 1. Redução de custos O benefício mais relevante que a terceirização de operações comerciais internacionais oferece é a redução de custos. As reduções de custos podem ser atingidas de diversas maneiras, desde a diminuição do número de funcionários, minimização de impostos e tarifas, até a melhora significativa na forma pela qual os negócios são conduzidos. i. Redução dos custos com pessoal Toda empresa de presença global enfrenta o desafio de manter seus funcionários habilitados de comércio internacional e conformidade legal. Eles custam caro e estão e bastante procurados pelo mercado. No entanto, poucas empresas oferecem um plano de carreira atraente e, como resultado, elas sofrem uma alta rotatividade nesses cargos. Em um exemplo recente, uma gigante do setor farmacêutico perdeu, ao mesmo tempo, seu gerente de conformidade legal e seu diretor de departamento. A perda de funcionários tão importantes podem cessar as operações de comércio internacional que estão em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. O México tem acordos de livre comércio com 42 países mais que com qualquer outro país. Portanto, a enorme dor de cabeça causada pelo constante recrutamento, treinamento e retenção de funcionários chaves é aliviada por uma parceria com um provedor experiente de GSM. Uma equipe terceirizada de profissionais do comércio assume a importante função de administrar a conformidade das negociações internacionais e o gerenciamento destas operações. Uma redução no quadro de funcionários permite que uma organização perceba rapidamente custos mais baixos, graças à redução nos benefícios, nos recursos para treinamento e no espaço físico que são necessários para os funcionários que trabalham diretamente para a empresa. ii. Economia com a minimização de impostos A terceirização da administração de programas preferenciasi de comércio internacional é outra área que é possível a redução dos custos corporativos. Por exemplo, uma empresa alemã fabricante de automóveis economiza US$2 bilhões por ano pelo meio da administração através destes programas. Acordos comerciais, como NAFTS, FTA do México e EUA, e MERCOSUL, além de regimes aduaneiros especiais existentes no Brasil como Drawback, Linha Azul, Recof - entre outros, são desenvolvidos com a finalidade de incentivar o comércio internacional minimizando os impostos e, portanto, baixando o custo dos produtos. No entanto, fornecer a documentação necessária para qualificação a esses programas e administrar a participação em acordos de livre comércio são tarefas demoradas, trabalhosas e cheias de risco. Declarações imprecisas ou alegações não Página 4 de 9

5 respaldadas pela devida documentação e auditoria podem fazer com que as empresas sejam responsabilizadas por atos indevidos ou atividade fraudulenta às leis nacionais ou internacionais. Como resultado, muitas empresas vêem o processo de qualificação e participação em programas de comércio global ou regimes especiais como muito difícil de ser administrado. Mesmo as empresas mais diligentes, e que de fato participam desses programas, somente conseguem obter 80% ou menos da redução de impostos e taxas para os quais estão qualificadas. No entanto, as organizações que terceirizam o GSM podem superar em muito este percentual conseguindo benefícios e reduções nos custos que antes pensavam ser impossíveis. 2. Diminuição das despesas com a infra-estrutura de TI Em vez de construir e manter uma dispendiosa infra-estrutura de TI, as empresas pode optar por terceirizar as operações comerciais para um provedor experiente que já avaliou e investiu nas melhores e mais adequadas ferramentas e recursos de tecnologia. O considerável custo relacionado ao desenvolvimento e à manutenção de uma operação de comércio global em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis automatizada é diluído pela utilização de múltiplos clientes, conseqüentemente minimizando o impacto sobre o balanço das empresas. Uma das principais empresas automotivas dos EUA conseguiu US$20 milhões adicionais por ano através da redução de tarifas por meio das terceirização de suas operações de comércio global. As mais eficientes operações de comércio internacional são administradas por uma sofisticada infra-estrutura de TI destinada a rastrear a entrada de pedidos, preenchimento de documentos para remessa e embarques de importação e exportação, qualificação, solicitação, classificação, além de verificações e auditoria em declarações de importação. A obrigação do departamento de tecnologia da informação é assegurar uma infra-estrutura capaz de ser adaptada às regras de segurança cada vez mais rigorosas de geração e administração de documentos relacionados ao comércio internacional. Garantir a segurança na cadeia de suprimentos torna-se cada vez mais complicado, à medida que mais e mais países adotam medidas mais rigorosas. As nuances que envolvem a captura de dados comerciais, solicitação de licenças e cálculo dos custos com as despesas relacionadas ao desembarque da mercadoria até a chegada ao ponto de destino representam um desafio para a maioria das organizações de TI, e as exigências de construir uma operação de tecnologia de comércio global em conformidade com as leis e os regulamentos aplicáveis podem ser muito complicado. A terceirização do GSM alivia o peso da carga imposta ao departamento de TI e possibilita que uma organização se beneficie de uma solução renomada com uma infra-estrutura de TI própria, as melhores práticas acumuladas e profissionais experientes do setor do comércio global. 3. Maior eficiência da cadeia de suprimentos Terceirizar processos de comércio global pode aumentar significativamente a eficiência e a flexibilidade da cadeia de suprimentos com uma administração aprimorada realizada por uma empresa parceira experiente neste negócio O comércio internacional requer o envolvimento com uma cadeia internacional de armadores, fretadores, despachantes e 3PLs. Gerenciar esses relacionamentos pode ser uma tarefa difícil e morosa. Melhorar a comunicação entre os parceiros de negócios, além da colaboração e da eficiência, diminui a ocorrência de interrupções Página 5 de 9

6 e atrasos na cadeia internacional de suprimentos. Chegar ao mercado com rapidez é imprescindível. O gerenciamento de fornecedores, tipos de mercadorias, volume dos embarques e variedade dos portos de entrada influencia as operações da cadeia internacional de suprimentos. A classificação de novos produtos, aumentos sazonais dos pedidos e mercadorias de uso duplo permanecem sendo um constante desafio. Um único erro ou cálculo incorreto pode quebrar a cadeia de suprimentos e causar com que o inventário se acumule, haja atrasos nas entregas e uma possível perda de negócios futuros. A parceria com um provedor de GSM que participe de programas de desembaraço aduaneiro é o segredo para fazer com que as mercadorias sejam comercializadas mais rapidamente. Um provedor terceirizado de GSM conhece bem toda a cadeia de suprimentos e pode identificar as lacunas do processo antes de haja interrupções danosas ao processo. É imperativo que os erros sejam reduzidos no momento da exportação para simplificar o processo de importação no ponto de destino da remessa. O gerenciamento de desempenho de todos os atores do processo de comércio global ajuda a identificar as áreas que precisam ser aprimoradas ou altas taxas de corretagem dando poderes para melhor negociar contratos de serviços mais favoráveis, assim, tirando proveito de cortes de custos antes ocultos. Um provedor de GSM proverá metricas de performance de desempenho e auditoria para proporcionar às empresas uma maior visibilidade do desempenho de seus parceiros. Ao terceirizar, as organizações confiam suas operações a um parceiro de negócios experiente que tem visibilidade de toda a cadeia de suprimentos e que pode reduzir os possíveis problemas da mesma associados a políticas ineficientes de administração de comércio internacional. Uma grande empresa de confecções reduziu despesas de corretagem em 30% ao terceirizar suas operações a um parceiro de GSM. 4. Maior conformidade com os regulamentos Um parceiro de negócios terceirizado conta com as melhores práticas do setor, profissionais experientes em comércio global e soluções tecnológicas comprovadas para assegurar uma maior conformidade legal. Ficar a par das normas e regulamentos em constante transformação relacionadas a mercadorias controladas, se qualificar para programas de comércio e regimes especiais, exige uma observância diária da legislação aplicável, e a maioria as empresas conta com recursos limitados. Muitos países têm diversas agências que mantêm uma lista bastante longa e detalhada das partes restritas. Para compor o desafio de ficar a de tais restrições e exigências, alguns governos responsabilizam os exportadores por conhecer seus clientes e o uso final planejado para suas mercadorias. Manter a conformidade com os regulamentos é uma matéria difícil e, se não contar com a devida atenção, além das mercadorias não chegarem até os consumidores finais, os exportadores ficam sujeitos a multas pesadas e maior rigor no controle de futuros embarques, portanto impactando a cadeia de suprimentos. Ainda pior, uma empresa pode perder seus privilégios comerciais, se os regulamentos internacionais não forem devidamente satisfeitos. A garantia de uma conformidade legal significa documentação, declaração, arquivamento, manutenção de registros e auditoria precisas. A conformidade com os regulamentos e a devida diligência nos processos são fundamentais, por exemplo, para uma operação de fusão e aquisição bem sucedida, pois os países, Página 6 de 9

7 responsabilizam as empresas por todas as infrações (passadas e presentes), independentemente estas eram conhecidas ou ocorreram antes de uma aquisição. Uma única ocorrência de não conformidade pode ter efeitos de grande repercussão sobre os negócios de uma empresa, incluindo uma investigação das atividades anteriores de empresa e uma auditoria. O GSM assegura, por meio da documentação exigida para apoiar as operações de importação/exportação, que seja provado que foram tomados passos razoáveis para satisfazer os regulamentos de diversas nações. Um parceiro qualificado de GSM tem acesso imediato às listas das partes recusadas de diversos países, além de oferecer anos de experiência e as melhores práticas definidas para ajudar na identificação do perfil do cliente final e do uso final planejado para as mercadorias. Uma empresa especializada em GSM tem contato diário com o mercado e conhecimento das normas e dos regulamentos que estão sendo modificados, aumentando a precisão das declarações aos governos e possibilitando uma maior conformidade legal. 5. Renovação do foco no core business da empresa Uma importante estratégia comercial é o enfoque da empresa no seu core business - o que a organização desempenha bem e que a diferencia da concorrência. Empresas inteligentes reconhecem que o GSM é um componente fundamental de sua estratégia comercial, e terceirizam essa função chave. Por exemplo, a Lucent fabrica interruptores, a Ford fabrica automóveis e a Cummins fabrica motores. Cada uma dessas empresas é bastante focada nos seus resultados. A terceirização permite um enfoque estratégico renovado. Quando o GSM é terceirizado, os executivos se livram das dores de cabeça relacionadas ao comércio internacional. O que acontece quando as mercadorias não são devidamente classificadas? E se as mercadorias enfrentarem problemas com o desembaraço em um país onde a organização não conta com pessoal especializado em comércio internacional? O parceiro de negócios terceirizado para GSM conta com especialistas em comércio dentro do país que trabalham com as autoridades aduaneiras locais sempre que surgem problemas desse tipo. A empresa que terceiriza o GSM ganha acesso instantâneo a profissionais de comércio em todos os países onde fazem negócios. Isso alivia a pressão sobre os executivos da empresa e permite que os funcionários voltem a se concentrar em questões estratégicas, portanto, aumentando a produtividade. Um conglomerado ocupando as primeiras posições da Fortune 500 usa um parceiro de GSM para revisar os processo de importação e exportaçõo e as práticas de empresas que podem ser objetos de aquisições antes de formalizar o preço e de finalizar a fusão. As organizações que optam por terceirizar as operações de GSM não precisam mais se preocupar em manter especialistas em comércio internacional dentro da empresa para todos os países onde fazem negócios. Em vez disso, elas ganham acesso imediato ao conhecimento, experiência e melhores práticas comerciais por meio de um parceiro. Este tempo livre brinda facilidades para que os executivos retomem os foco dos núcleos das competências. Página 7 de 9

8 Conclusão O Gerenciamento de Comércio Global é uma atividade crítica em qualquer negócio internacional e, com uma administração eficiente, pode gerar vantagens competitivas. As organizações economizam tempo, dinheiro e reduzem o estresse ao se associar a uma organização profissional que entenda a complexidade do comércio internacional. O GSM ajuda a assegurar que as operações estejam em conformidade com os inúmeros regulamentos, portanto protegendo a capacidade da organização de conduzir negócios internacionalmente e diminuindo a exposição ao risco financeiro. No entanto, escolher o provedor de GSM certo é fundamental para uma parceria de negócios bem sucedida. A terceirização proporciona economias quantificáveis e ajuda a acelerar as operações da cadeia internacional de suprimentos ao simplificar os processos, tornando-os mais eficientes e eficazes. As organizações que entendem o poder do comércio internacional podem criar uma vantagem estratégica e melhor servir seus clientes ao terceirizar suas complexas operações. Para as organizações que estejam procurando reduzircustos ao mesmo tempo em que aprimoram suas operações, a terceirização dos processos de comércio internacional é a solução. O parceiro certo de GSM deve se encaixar nos seguintes critérios: 1. Se encaixa na cultura e na filosofia de sua empresa 2. Tem ampla experiência em GSM 3. Oferece critérios de nível de acordo de service excelente 4. Demonstra capacidade de estender a GSM ao longo de toda a cadeia de suprimento Página 8 de 9

9 Sobre os Serviços Gerenciados de Comércio Global do JPMorgan Chase Vastera Os Serviços Gerenciados de de Comércio Global do JPMorgan Chase Vastera são soluções de terceirização do processo comercial que combinam as soluções tecnológicas da JPMorgan Chase Vastera TradeSphere Latin America(tm), metodologias e processos de comércio internacional e conhecimento técnico de operações. O JPMorgan Chase Vastera oferece serviços para administrar toda, ou parte, das operações comerciais internacionais de nossos clientes, variando de funções específicas de comércio internacional a serviços gerenciados completos. Os Serviços Gerenciados de Comércio Global do JPMorgan Chase Vastera ajudam os clientes a reduzir os custos de suas operações de comércio global e aproveitar benefícios, como uma maior conformidade com os regulamentos, ingresso em programas de comércio preferencial, otimização da cadeia global de suprimentos e aprimoramento da performance de fornecedores. Nossos clientes de terceirização incluem Avaya, Black & Decker, Ford Motor Company, General Electric, Johnson & Johnson, International Truck and Engine Corp., Johnson Controls, Lucent Technologies e Nortel Networks, entre outros. Sobre o JPMorgan Chase Vastera O JPMorgan Chase Vastera é a provedor líder mundial de soluções para Gerenciamento de Comércio Global ( Global Supply Managemen t - GSM). Ao utilizarem as soluções de GSM da empresa, os clientes se beneficiam de redução de custos e eficiência da cadeia de suprimentos, ao mesmo tempo em que aumentam a conformidade com os regulamentos governamentais aumentando os níveis de serviço providos aos seus clientes finais. O JPMorgan Chase Vastera oferece um conjunto complete de soluções de Serviços Gerenciados específicos para cada região do mundo, para empresas sediadas na América do Norte, América Central, América Latina, Pacífico Asiático, Europa, Oriente Médio e África. i U.S. Department of Commerce, Bureau of Industry and Security website: Página 9 de 9

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