Apostila nº 32 Contas a Pagar e a Receber; Como localizar, Incluir, Alterar, Eliminar, Baixar, reabrir e imprimir

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1 Apostila nº 32 Contas a Pagar e a Receber; Como localizar, Incluir, Alterar, Eliminar, Baixar, reabrir e imprimir

2 Sumário Contas á Receber...3 Como atualizar a pesquisa no contas á receber?...3 Como efetuar uma pesquisa/ Atualizar uma pesquisa?...3 Como localizar, alterar e baixar uma conta á receber?...3 Como incluir um novo lançamento no contas á receber?...4 Como alterar os dados do boleto?...5 Como eliminar um boleto?...6 Posso acessar o cadastro de cliente estando na tela do contas á receber?...6 Como baixar diversos boletos?...6 Como reabrir um boleto já baixado?...7 Como imprimir os dados listados?...8 Contas á Pagar...10 Como efetuar uma pesquisa/ Atualizar uma pesquisa?...10 Como localizar, alterar e baixar uma conta á pagar?...10 Como incluir uma conta á pagar?...11 Como alterar os dados de um objeto?...12 Como eliminar um boleto?...12 Posso acessar o cadastro de fornecedores estando na tela do contas á pagar?...13 Como baixar diversos boletos? Como posso emitir cheques?...13 Como reabrir um boleto já baixado?...14 Como imprimir os dados listados?...15 Equipe INFO2000 Página 2

3 MENU FINANCEIRO CONTAS À RECEBER: Destinado ao cadastro de suas contas a receber. Como atualizar a pesquisa no contas a receber? Ao acessar o módulo você terá um conjunto de botões no estilo menu com várias opções bem claras e objetivas: Como efetuar uma pesquisa/atualizar uma pesquisa? 1 - Atualizar Pesquisa: Você poderá efetuar pesquisa de lançamentos por período e por Clientes, ainda se estão à receber, recebidos ou ambos, a cada alteração na tela de dados como datas, tipo de documento ou Clientes, clique no botão Atualizar para que o sistema carregue os novos documentos enquadrados nas novas configurações. e ainda poderá saber se o documento está Vencido, A Vencer ou Baixado seguindo as cores das bolinhas na primeira coluna de cada Duplicata. Como localizar, alterar e baixar uma conta a receber? 2 - Localiza Altera e Baixa: Destinada a localizar o documento por número do boleto, após inserir o número clique no botão pesquisa. Equipe INFO2000 Página 3

4 Ao clicar no botão pesquisa, aparecerá uma janela com todas as informações da respectiva boleto/duplicata onde poderá ser alterada e/ou baixada. Como incluir um novo lançamento na contas a receber? 3 - Incluir Novo Lançamento: Aqui você poderá incluir novos documentos para futura baixa ou edição. - Duplicata: Nota Fiscal - Digite aqui o número da Nota Fiscal Documento - Digite o número do documento (por exemplo numero da nota e a letra A Equipe INFO2000 Página 4

5 para primeira parcela: 1 A ) Nº Bancário - Digite o número bancário (Se houver). - Dados de vencimentos e valores: Emissão - Digite a data de emissão Vencimento - Selecione o Vencimento para este documento Pago - Ao ser pago, a conta em aberto, a data será automaticamente informada não sendo possível altera-la Baixado - Ao ser baixada, a conta em aberto, a data será automaticamente informada, não sendo possível altera-la Vendedor - Digite o código do vendedor ou tecle [F3] para abrir a janela de pesquisa Parcela - Digite o Valor das parcelas Total - Informe o valor Total Valor Pago - Digite o código do vendedor ou tecle [F3] para abrir a janela de pesquisa Diferença - Caso cliente pague a maior ou a menor, será informada a diferença neste campo Crédito - Caso o cliente pague a maior, o sistema irá lançar um crédito para este cliente Banco - Selecione o banco clicando no botão que contém as reticências ou deixe em branco. Os campos: PAGO, BAIXADO, VALOR PAGO, DIFERENÇA e CRÉDITO, serão preenchidos automaticamente. 3 - Dados do Cliente - Digite o código do Cliente ou tecle [F2] para abrir a pesquisa. Se o cadastro do respectivo cliente estiver completo, não será necessário preencher. - Grupos de Contas: Contas Contábeis - Clique no botão, para abrir uma janela com todas as contas contábeis cadastradas. Selecione a que se enquadra dando um duplo um clique Grupos de Contas - Siga o mesmo procedimento do item Centro de Custos - Os mesmos procedimentos do item Observações e Instruções: Local - Digite o local do pagamento (Se houver) Instruções - Digite as instruções de seu boleto (Se houver) % Desconto - Digite o porcentual do desconto (Se houver) Sobre - Digite o valor (Duplicata) (Se houver) Até - Digite até qual data será válido o percentual do Desconto.(Duplicata) (Se houver). Como alterar os dados do boleto? 4 - Alterar dados do Boleto: Nesse botão você alterará dados dos documentos já cadastrados, alteração de vencimentos, valores e ainda baixa de documentos. Equipe INFO2000 Página 5

6 Como eliminar um boleto? 5 - Eliminar o boleto selecionado: Clique neste botão para eliminar o documento. Posso acessar o cadastro de cliente estando na tela do contas a receber? 6 - Cadastro de Clientes: Para saber como cadastrar o seu cliente Clique aqui. Como baixar diversos boletos? 7 - Baixar Diversos Boletos: Clicando neste botão você poderá BAIXAR vários boletos. Proceda da seguinte forma: Aparecerá uma janela, selecione a forma de pagamento e em seguida informe o número do documento e o número do Boleto, após inseri-los tecle Enter Aparecerá uma outra janela, observe as informações, se estiver tudo ok, clique em baixar. Equipe INFO2000 Página 6

7 Marque a opção Marque para Lançar no C/C para lançar o valor baixado em uma conta cadastrada no sistema. No caso da cobrança eletrônica o sistema efetua a baixa AUTOMATICAMENTE. Como reabrir um boleto já baixado? 8 - Reabrir um Boleto já Baixado: Reabre um documento já baixado, apenas digite o número do documento e pressione [ENTER], aparecerá uma janela com as informações do boleto que deseja reabrir, clique sim para reabrir e Não para cancelar. Equipe INFO2000 Página 7

8 Ao clicar em SIM aparecerá uma outra janela onde você poderá marcar se deseja lançar no C/C e digitar a Conta (Poderá teclar [F2] para pesquisar). PESQUISE ou LOCALIZE o boleto reaberto para eventuais edições. Como imprimir os dados listados? 9 - Imprimir Dados Listados: Você poderá imprimir Todos, Somente Descontadas e Sem Duplicatas Descontadas. Ao escolher uma das três opções, você poderá clicar em IMPRIMIR/TELA. Equipe INFO2000 Página 8

9 Equipe INFO2000 Página 9

10 MENU FINANCEIRO CONTAS À PAGAR: Destinado ao cadastro de suas contas à pagar tais como boletos bancários, contas de água, luz, telefone, entre outros. Ao acessar o módulo de contas à pagar você terá um conjunto de botões no estilo menu com várias opções bem claras e objetivas: Como efetuar uma pesquisa/atualizar uma pesquisa? 1 - Atualiza: Você poderá efetuar pesquisa de lançamentos por período e por fornecedor, ainda se estão à pagar, pagos ou ambos (tudo), a cada alteração na tela de dados como datas, tipo de documento ou Fornecedor, clique no botão Atualizar para que o sistema carregue os novos documentos enquadrados nas novas configurações de pesquisa. E ainda poderá saber se o documento está Vencido, A Vencer ou Baixado. Como localizar, alterar e baixar uma conta a pagar? 2 - Localiza Altera e Baixa: Destinada a localizar o documento por número do boleto, inserindo o número clique no botão pesquisa ou pelo fornecedor, digitando o código do mesmo e clicando em Pesquisa. Você poderá marcar a opção Boleto gerado a partir da um DANFE e digitar o número do boleto. Equipe INFO2000 Página 10

11 Como Incluir uma conta a pagar? 3 - Incluir Novo Lançamento: Aqui você incluirá novos documentos para futura baixa ou edição Nota Fiscal: Digite o número da Nota Fiscal Documento: Digite o número do Documento. Equipe INFO2000 Página 11

12 1.3 - Nº Bancário: Digite o número Bancário Emissão: Digite a data que foi emitida o documento Vencimento: Insira o Vencimento IPI: Digite o valor do IPI ICMS: Digite o valor do ICMS DANFE?: Tique a opção se o documento que está sendo cadastrado no sistema for de um DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) Parcela: Digite o valor da Parcela Total: Digite o total do documento. (Pagamento á vista, insira o mesmo valor no Total e na Parcela) Bancos: Selecione o Banco ou Deixe em Branco. Os Campos PAGO, BAIXADO, VALOR PAGO e DIFERENÇA serão preenchidos Automaticamente. 3 - Dados Do Fornecedor: Digite o código do Fornecedor ou tecle [F2] para abrir a pesquisa. Se o cadastrado de Fornecedor estiver completo, todas as informações aparecerão Contas Contábeis: Clique no botão, para abrir uma janela de pesquisa com todas as Contas Contábeis Cadastradas. Dê um duplo clique na qual se enquadra no momento Grupos de Contas: Clique no botão, para abrir uma janela de pesquisa com todas as Contas Contábeis Cadastradas. Dê um duplo clique na qual se enquadra no momento Centro de Custos: Clique no botão, para abrir uma janela de pesquisa com todas as Contas Contábeis Cadastradas. Dê um duplo clique na qual se enquadra no momento Local: Defina o Local de Pagamento (Se houver) Instrução: Digite a Instrução do Boleto (Se houver) % Desconto: Digite o percentual do desconto (Se houver) Sobre: (Duplicada) Digite o valor (Se houver) Até: Digite até qual Data será válido o Percentual do desconto (Se houver) Condições: Digite as condições (Se houver) Observações: Digite observações que achar necessária (Se houver). Como alterar os dados de um boleto? 4 - Alterar dados do boleto: Nesse botão você alterará dados dos documentos já cadastrados, alteração de vencimentos, valores e ainda baixa simples, ou seja, sem a necessidade de emissão de cheque da empresa (preenchimento de cheque). Como eliminar um boleto? 5 - Eliminar o boleto selecionado: Como o título sugere esse botão serve para deletar eventual documento. Equipe INFO2000 Página 12

13 Posso acessar o cadastro de fornecedores estando na tela do contas a pagar? 6 - Cadastro de Fornecedores: Nesse botão você poderá cadastrar o Fornecedor de seu produto ou serviço, poderá editar ou excluir fornecedores. Como baixar diversos boletos? Como posso emitir cheques? 7 - Baixar Diversos Boletos: Esse botão possibilita a BAIXA de títulos por número do documento e ainda EMISSÃO DE CHEQUES em impressora matricial, veja abaixo explicação específica. Marque a opção Marque para Lançar no C\C para lançar o valor baixado em uma conta cadastrada no Sistema, caso seja feito controle de conta bancária no sistema. BAIXA DE DOCUMENTO COM EMISSÃO DE CHEQUES Para emitir cheques na hora da baixa de documentos, proceda da seguinte maneira: Clique no botão BAIXA, apos clicar aparecerá uma janela solicitando a forma de pagamento, escolha a opção CHEQUE e em seguida informe o número do cheque e o número do boleto como você cadastrou no campo número do documento no cadastro do contas à pagar. A janela que aparecerá será como está: Equipe INFO2000 Página 13

14 Após baixar o primeiro documento clicando no botão BAIXAR o sistema liberará o botão IMPRIMIR, repita a operação para quantos forem os documentos que deseje baixar, quando terminar de baixar todos os itens clique no botão IMPRIMIR que a frente do cheque será impressa e em seguida se não foram mais de 10 documentos em média o sistema poderá imprimir no verso do cheque mesmo: ESTE CHEQUE DESTINA-SE AO PAGAMENTO DE: e os documentos serão relacionados. Caso sejam muitos documentos no lugar do cheque coloque uma folha de sulfite e depois de impresso carimbe e grampeie ao cheque. IMPORTANTE: Os cheques são normalmente impressos em impressoras EPSON LX-300 como folha solta (sulfite), NÃO podendo ser impresso como formulário contínuo a menos que seja formulário contínuo fornecido pelo banco, hoje em dia temos apenas cheques em formulário contínuo para o banco BRADESCO. Se o seu banco fornecer formulário continuo e o mesmo não constar da lista de bancos favor entrar em contato para disponibilizarmos com a maior brevidade possível. Como reabrir um boleto já baixado? 8 - Reabrir um Boleto já Baixado: Destinado a reabrir um documento baixado. Para reabrir um documento, você deverá clicar neste botão e informar o número do Boleto e teclar [Enter], aparecerá uma janela com as informações do boleto que deseja reabrir, clique sim para reabrir e Não para cancelar. PESQUISE ou LOCALIZE o documento para que o programa atualize os novos dados. Equipe INFO2000 Página 14

15 Como imprimir os dados listados? 9 - Imprimir Dados Listados: Você poderá Imprimir todos os dados da lista em tela e/ou Impressão. Equipe INFO2000 Página 15

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