Implementação de um programa de Auditoria de Conduta & Ética - Caso MRS Logística S.A. Eduardo da Costa Azevedo MRS Logística S.A

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1 Implementação de um programa de Auditoria de Conduta & Ética - Caso MRS Logística S.A. Eduardo da Costa Azevedo MRS Logística S.A

2 MRS Logística S.A A MRS Logística é uma concessionária que controla, opera e monitora a Malha Sudeste da Rede Ferroviária Federal. A empresa atua no mercado de transporte ferroviário desde 1996, quando foi constituída, interligando os estados do Rio de Janeiro, Minas Gerais e São Paulo. O foco das atividades da MRS está no transporte ferroviário de cargas: minérios, produtos siderúrgicos acabados, cimento, bauxita, produtos agrícolas, coque verde e conteineres. R$mil % var. Receita Bruta % Lucro líquido % Funcionários %

3 1,6 mil Km

4 Implantação da área de Auditoria Interna da MRS em setembro de 2007 Reporte direto ao Conselho de Administração; Contratação 4 auditores; Implantação de metodologia considerando as Normas Internacionais para o exercício da profissão da Auditoria Interna; Aprovação e publicação do Charter de Auditoria; Aquisição de um software de gestão da Auditoria Interna; Elaboração do Plano anual de Auditoria Interna considerando a avaliação de riscos;

5 Norma de Desempenho 2130 (IIA): A atividade de auditoria interna deve avaliar e fazer recomendações apropriadas para a melhoria do processo de governança corporativa no cumprimento dos seus objetivos: Promoção a ética e valores apropriados dentro da organização; 2130.A1 A atividade de auditoria interna deve avaliar o desenho, a implantação e a eficácia dos objetivos, programas e atividades da organização relacionados a ética. Seção 406 (Lei Sarbanes Oxley): As empresas devem declarar se possuem ou não um código de ética. Em caso afirmativo, elas devem disponibilizar seus códigos de ética na internet. Caso uma empresa não tenha adotado um código de ética, ela deve dar ampla divulgação desse fato em seus relatórios.

6 Situação encontrada em 2007: Código de ética: Não Canal de denúncia estruturado: Não Apuração de denúncias: Sim - sem metodologia, qualificação técnica, independência e confidencialidade. Início do projeto de implementação de um programa de Auditoria de Conduta & Ética em janeiro de PRIMEIRA AÇÃO: IMPLANTAÇÃO DE UM CÓDIGO DE ÉTICA COMO FAZER???????

7 O código de ética é suficiente? Código de ética Implantação Divulgação a todos os públicos Termo de compromisso Reforço Campanhas de reciclagem Atualização do código Balanço de conseqüências Controle Gestão da ética Canal de denúncia Monitoramento

8 1 Código de Ética: Práticas do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa IBGC; Pesquisa do código de ética 2008 do Instituto Brasileiro de Éticas nos Negócios; Códigos de ética do mercado Vale, CSN e Gerdau; Entrevistas com os diretores e aprovação da primeira versão do código. Impressão do código em 4000 cartilhas tamanho padrão uniforme MRS; OBSTÁCULOS PARA O SUCESSO DO PROJETO: RESISTÊNCIA CREDIBILIDADE COMPROMETIMENTO RESPONSABILIDADE Mais uma política para ser descumprida!!!!!!!

9 1.1 Campanha de Divulgação: Banners; Intranet; Jornal da MRS; Divulgação da assinatura 01 (Presidente e diretores); Treinamento código de ética para todos os gestores da Empresa (4 horas); Porque o código? Condutas desejadas? Conflito de Interesses? Responsabilidades? (comitê de ética) Canal de comunicação ao Código de Ética;

10 Fluxo de divulgação: Diretoria Auditoria Interna GESTORES GESTORES GESTORES FUNCIONÁRIOS E FORNECEDORES

11 1.2 Adesão e Compromisso 98% dos funcionários assinaram Importância do exemplo!!! Mas se ele não vier???? Cumprir e fazer com que sejam cumpridas...

12 CÓDIGO DE ÉTICA IMPLANTADO!!!!!!! Ainda não!!!! Podemos afirmar que cumprimos 100% deste código?

13 1.3 Identificar Deficiências: O que não cumprimos? a) Eu cumpro todas as políticas e normas da Empresa? R: Como, se não conheço todas... b) Eu cumpro as regras de segurança no trabalho? R: Em algumas situações sou obrigado a descumprir... c) Estou assediando moralmente meu subordinado? R: Não entendo bem o que é o assédio moral... Comitê de Ética Ações Corretivas

14 2 Controle: Estruturação de um único canal de tratamento das questões éticas: Implantação do sistema de registro: Acesso somente intranet; Geração de login e senha; Comunicação com o denunciante (status e resultado); Geração de relatórios de acompanhamento; Registros mais frequentes: Presentes brindes e agrados; Relação de parentesco; Assédio moral Média de 4 Registros mês

15 3 Reforço: Reunião trimestral com o Comitê de Ética: Apresentação dos relatórios; Decisões sobre as condutas não previstas no código; Aprovações de exceções (presentes, doações, patrocínios, etc.); Definições de estratégias e atuação (palestras, reforço, alteração do código) Ações 2009: Palestras para orientação sobre Assédio Moral e Sexual; Campanha de reforço dos princípios éticos da MRS; Treinamento sobre a utilização do Canal Livre (Denúncias)

16 3 Reforço: PESQUISA CÓDIGO DE ÉTICA funcionários 90% afirmam ter recebido orientações adequadas sobre o código antes de assiná-lo; 86% acreditam que o código de ética irá ajudar a MRS a atingir seus objetivos; 76% consideram bom ou ótimo o ambiente ético da MRS; 65% acreditam que a empresa cumpre integralmente o código de ética. Pontos de Atenção: 7% - A MRS não cumpre integralmente o código de ética; 3% - O ambiente ético da MRS é ruim. Meta da Auditoria Interna - aumentar os percentuais da primeira pesquisa.

17 A GRANDE DESCOBERTA Como afirmar que a implantação do Código de Ética melhorou o ambiente de controles internos?

18 AMBIENTE DE CONTROLE Controles de Entidade: Políticas e Procedimentos, Auditoria Interna / Gestão de Riscos Código de Ética? Revisar Aprovar Inspecionar Conciliar Conferir Observar Automatizados Semi-automatizados Manuais Controles Gerais de TI: Acesso, Gestão da Mudança, Desenvolvimento

19 Mapeamento e avaliação do Controle Interno Identifica Riscos Identifica Controles Internos Avalia Ambiente de Controle Controles Adequados (Risco Mitigado) Testa Controles (Monitora) Segrega Função, Implanta Controle CONFLITO DE INTERESSES (Situação desconhecida e não monitorada) Código de Ética Situação Identificada e Monitorada Controles Inadequados

20 Situação avaliada. 1) O fiscal do serviço avalia condição do serviço prestado pela empresa Alpha e autoriza medição da nota fiscal; 2) O Analista de Contas a Pagar recebe nota fiscal e verifica se a mediação foi aprovada pelo fiscal do serviço; 3) Analista de Contas a Pagar libera pagamento. Auditor Interno testa e julga que os controles são eficientes!! Situação desconhecida e não monitorada O Fiscal do Contrato é sócio da Empresa Alpha ou a esposa do fiscal é sócia da Alpha; O filho do fiscal foi contratado pela Alpha, depois de 6 anos desempregado; O fiscal passou um belo final de semana na casa de praia do dono da Alpha e com esposa e filhos;

21 Casos identificados: Dos funcionários, possuem grau de parentesco com funcionários ou fornecedores. Situações críticas estão sendo tratadas pelos gestores Funcionário trabalhava como consultor no fornecedor que fiscalizava. Tentativa de suborno ao comprador Fornecedor excluído do cadastro! Relatos sobre favores oferecidos por fornecedores final de semana em Ilha Bela Fiscal de obra era sócio da construtora que fiscalizava Funcionário demitido!

22 Palavras da vez: Respeito; Transparência; Vídeo de encerramento:

23 MUITO OBRIGADO

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