CONTABILIDADE INFORMATIZADA

Transcrição

1 UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES INSTITUTO DE PESQUISAS SÓCIO- PEDAGÓGICAS PÓS-GRADUAÇÃO LATU SENSU CONTABILIDADE INFORMATIZADA por RODRIGO CALDAS TEVES Orientadora Professora Ms. Marysue Janeiro/2003

2 1 UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES INSTITUTO DE PESQUISAS SÓCIO- PEDAGÓGICAS PÓS-GRADUAÇÃO LATU SENSU CONTABILIDADE INFORMATIZADA por RODRIGO CALDAS TEVES Apresentação de Monografia ao Conjunto Universitário Cândido Mendes como condição prévia para a conclusão do curso de Pós-graduação latu Sensu em Finanças e Gestão Corporativa.

3 2 Primeiramente a DEUS, por ter me proporcionado condições para elaborar esta monografia e por me dar a cada dia a oportunidade de crescimento profissional. Dedico esta monografia, a minha noiva que muito me incentivou e me apoiou nos momentos mais difíceis no decorrer so curso. Aos meus pais, que também estiveram comigo nesta caminhada

4 3 RESUMO Este trabalho tem por objetivo principal demonstrar a evolução da contabilidade, abordaremos sobre os procedimentos manuscritos, procedimentos mecanizados, procedimentos informatizados, mostraremos qual o novo perfil do Contador. Visualizaremos a importância da informática para as empresas e para a contabilidade, qual a definição de programas e sistemas, como funciona uma rede e sua integração com os sistemas, e finalmente veremos a implantação da contabilidade informatizada.

5 4 SUMÁRIO FOLHA DE ROSTO EPÍGRAFE DEDICATÓRIA AGRADECIMENTOS RESUMO SUMÁRIO I II III IV V VI Á VIII 1. INTRODUÇÃO 2. EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE 2.1 Procedimento manuscrito 2.2 Procedimento mecanizado 2.3 Procedimento informatizado 2.4 Novo perfil do Contador 2.5 Visão Gerencial IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA AS EMPRESAS E PARA A CONTABILIDADE 3.1 Informática nas Pequenas e médias Empresas 3.2 Informática nas grandes empresas 3.3 Importância da informática para a contabilidade PROGRAMAS E SISTEMAS 4.1 O que é um programa 4.2 O que é um sistema 4.3 Sistemas existentes no mercado 4.4 Sistemas mono-usuários 4.5 Sistemas multiusuários 4.6 Sistemas abertos 4.7 Sistemas fechados

6 5 4.8 Sistemas monoempresa 4.9 Sistemas multiempresa 4.10 Substituição de sistemas 5 REDES E INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS 5.1 Que é uma rede 5.2 Redes locais e remotas 5.3 Como funcionam as redes 5.4 Vantagens e desvantagens das redes 5.5 Contabilidade on-line e off-line 5.6 Áreas de integração 5.7 Vantagens e desvantagens da integração 5.8 Controles das áreas integradas 6 ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO DAS CONTAS 6.1 Grupos 6.2 Títulos 6.3 Códigos 6.4 Níveis 6.5 Natureza do saldo 7 CADASTRO E CONSULTAS 7.1 Cadastro do elenco de contas Inclusão de Contas 7.2 Cadastros de eventos ou transações Como utilizar o cadastro de eventos Eventos diários e mensais Dados para o cadastro de eventos 7.3 Cadastro de históricos padronizados Histórico padrão Histórico livre 7.4 Cadastro e controle dos usuários Usuários do sistema Cadastro dos usuários/senhas Habilitações / Restrições 7.5 Consultas

7 Consultas ao Plano de contas e elenco de contas Consulta de relatórios 8 IMPLANTAÇÃO DA CONTABILIDADE INFORMATIZADA 8.1 Saída do sistema mecanizado para o informatizado 8.2 Implantação dos saldos das contas do novo sistema 8.3 Utilização das planilhas 8.4 Vantagens do uso da planilha na contabilidade 8.5 Desvantagens do uso da planilha na contabilidade 8.6 Contabilidade atrasada: como proceder Atualização simultânea de vários meses atrasados Administração da fase de transição 9 LANÇAMENTOS CONTÁBEIS POR COMPUTADOR 9.1 Formas de lançamentos 9.2 Estrutura dos lançamentos 9.3 Processamento dos lançamentos 9.4 Controle de lançamentos 10 CONCLUSÃO 11 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 12 FOLHA DE ASSINATURA DO AUTOR

8 7 1. INTRODUÇÃO Nos últimos 30 anos aconteceram mudanças significativas na legislação tributária e nos procedimentos contábeis. O processo artesanal de escrituração contábil foi substituído pelo mecânico e, logo em seguida, pelo automático. As melhorias na forma de fazer a contabilidade uma empresa, utilizando-se tecnologia da computação, trouxeram enormes benefícios para os profissionais da área. O lançamento no diário e no razão tornou-se muito prático, sendo feito de forma simultânea nos sistemas informatizados. Para uma análise comparativa, apresentam-se comentários a seguir sobre a evolução dos procedimentos aplicados à contabilidade. 2. EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE 2.1. PROCEDIMENTO MANUSCRITO Nessa fase, a escrituração era feita manualmente, preenchendo-se os principais livros, como diário, razão, caixa, controle de duplicatas a receber, controle de contas a pagar, entrada e saída de mercadorias, termos de ocorrências, inventários de produtos e mercadorias etc. Esse procedimento começou a perder espaço a partir do surgimento das máquinas mecânicas produzidas nos Estados Unidos (praticamente, já não existe esse procedimento nos dias atuais). Os profissionais que faziam a contabilidade manuscrita tinham grande dificuldade em manter suas escritas atualizadas, devido ao volume de informações e registros necessários. Fazer um balancete ou um balanço era

9 8 muito trabalhoso e exigia rigoroso controle das anotações. Essa foi uma fase difícil para os contadores. 2.2 PROCEDIMENTO MECANIZADO Fase em que a escrituração passou a ser feita de forma mecânica, em geral utilizando-se máquina de datilografia e processadoras automáticas, para o preenchimento de fichas separadas ou soltas (razão, fornecedores, controle de estoque etc.). Atualmente, são poucos os escritórios que mantêm máquinas mecânicas, em face dos baixos custos de um microcomputador e dos sistemas informatizados. Os profissionais que trabalhavam com as máquinas mecânicas eram conhecidos por mecanógrafos e os equipamentos que utilizavam eram muito difundidos antes do surgimento dos micros. Essas máquinas são pouco utilizadas e de difícil manutenção nos dias atuais. 2.3 PROCEDIMENTO INFORMATIZADO É a fase atual, com a escrituração feita eletronicamente, utilizando-se os grandes equipamentos (mainframes) e os microcomputadores como instrumentos de trabalho. Os livros de registros foram substituídos por folhas soltas ou formulários contínuos e os fichários por pastas contínuas e disquetes. A partir da década de 80, houve enorme crescimento no uso e disseminação dos micros, juntamente com os sistemas informatizados ligados às áreas administrativa, comercial, contábil e financeira das empresas. A legislação ainda não determinou a utilização obrigatória dos sistemas informatizados para a escrituração e o controle dos livros contábeis, mas há expectativas de

10 9 que em pouco tempo essa decisão deverá ser tomada, tendo em vista que ela será a única alternativa que os órgão públicos terão para poder acompanhar de forma mais dinâmica as transações praticadas pelas empresas. A Receita Federal, as Secretarias de Fazenda ou Finanças dos estados e dos municípios, as Juntas Comerciais dos estados e outros órgão de controle já estão exigindo que as empresas de grande porte apresentem suas informações em disquetes ou fitas magnéticas. Grande quantidade de aplicativos para as diversas áreas das empresas foi e continua sendo lançada no mercado, incluindo-se os da área fiscal, que emitem, por exemplo, guias de recolhimento dos impostos e contribuições, recibos de entrega, termos de abertura e encerramento, todos antes feitos a mão ou em máquinas de escrever. A Secretaria da Receita Federal a cada ano melhora os programas de Imposto de Renda das pessoas físicas e jurídicas e, provavelmente, dentro de alguns anos não mais aceitará declarações feitas a mão ou mesmo datilografadas, recebendo somente as que forem entregues em disquetes. 2.4 NOVO PERFIL DO CONTADOR A profissão de contador é considerada muito trabalhosa, por causa das complexidades criadas pelos governantes para controlar as operações das grandes empresas e cobrar os impostos decorrentes dos lucros de suas atividades. O sucesso da profissão, na atual conjuntura, depende de alguns fatores importantes, como: capacidade de interpretar corretamente a legislação, principalmente a societária e a tributária, senso de organização e controle, domínio da informática e visão gerencial.

11 10 Em virtude das novas exigências do mercado, surgiram especializações que transformaram o perfil dos contadores. antes, eles ocupavam boa parte de seu tempo preenchendo ou conferindo guias, elaborando folhas de pagamentos, balancetes e outros relatórios contábeis. Atualmente, analisam mais do que executam e dedicam boa parte do seu tempo a leitura de informações relacionadas com suas atividades, principalmente as mudanças na legislação do imposto de renda de pessoas jurídicas. Do ponto de vista organizacional, o profissional de contabilidade está cada vez melhor. Muitos deles estão lidando com a informática da melhor maneira possível, fazendo bom uso do computador. Esse novo profissional tem um perfil diferente daquele que pelo menos 10 anos atrás. Ele tem mais tempo para a leitura e conferência, é menos sobrecarregado na execução de suas tarefas diárias e delega mais as atribuições a seus colaboradores. Esse novo perfil exige aprimoramento constante, que pode ser conseguido por meio de cursos específicos de curta duração. 2.5 VISÃO GERENCIAL A formação profissional do contador deve permitir que ele tenha visão gerencial ampla, por meio da qual terá condições de proceder a uma análise crítica da posição econômica e financeira da empresa, podendo visualizar facilmente as distorções apresentadas nos relatórios gerados pelos sistemas, determinando a seus auxiliares as correções necessárias. Essa visão gerencial proporciona condições de ajudar a administração da empresa, de forma considerável, na tomada de decisões importantes, uma vez que ele pode ter rapidamente em suas mãos informações que antes demandavam enorme tempo.

12 11 A contabilidade gerencial deve ser estruturada de maneira que permita ao contador acompanhar com facilidade os trabalhos desenvolvidos por sua equipe. Os sistemas de contabilidade gerencial informatizados são fundamentais para esse trabalho, porque contam com recursos valiosos para o acompanhamento das contas, além de gerarem relatórios que auxiliam nas análises dos balancetes. O conciliador ou o analista contábil deve fazer, rotineiramente, testes de verificação da consistência dos saldos das contas, com base nas indicações do balancete sintético e analítico. EXEMPLO PRÁTICO DESSE TESTE No balancete de determinado mês, consta que foi levado a débito da conta de salários o valor de R$ ,00. Sabendo o contador que o valor da despesa com FGTS decorrente da folha de pagamento deve corresponder a 8%, ele só precisa conferir o débito lançado na conta de FGTS daquele mês é de R$ ,00. Da mesma forma, ele pode verificar se os lançamentos resultantes das operações que envolvem as despesas e receitas da empresa estão corretos, a exemplo das comissões sobre vendas, dos impostos, das contribuições pagas sobre o faturamento etc. Além de acompanhar com mais facilidade os procedimentos rotineiros de sua área a visão gerencial do contador possibilita projeção de resultados, com informações importantes para os administradores ou proprietários das empresas, por meio da elaboração de relatórios minuciosos e de gráficos comparativos.

13 12 3 IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA AS EMPRESAS E PARA A CONTABILIDADE 3.1 INFORMÁTICA NAS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS As pequenas e médias empresas ainda estão em fase de descoberta da informática. algumas já informatizaram determinadas áreas, a exemplo das áreas comercial e administrativa, com utilização de sistemas simplificados e utilizando muito pouco os recursos potenciais de equipamentos e softwares. A maior dificuldade dessas empresas tem sido enfrentar as mudanças de procedimentos, ou seja, sair do sistema convencional, por meio do uso de máquinas de escrever e calcular, e entrar no sistema informatizado operando o computador para desenvolver suas atividades. A maioria das pequenas e médias empresas pouco investiu ou investe em sua organização administrativa, preferindo se preocupar mais com os aspectos comerciais do que organizacionais. Essa tem sido uma cultura antiga dos pequenos e médios empresários, fortalecida pela pouca ou nenhuma exigência do governo, para que elas adotem procedimentos organizados. Isso de certa forma favorece sua operacionalização prática, muito embora seja motivo de alguns insucessos em muitas delas. É recomendável que se valorize a organização como forma de manter um controle mínimo da situação da empresa. As dificuldades ou restrições para a adoção e implantação dos sistemas informatizados podem ocorrer em função dos seguintes fatores:

14 13 insegurança ou falta de informação dos empresários, quanto aos benefícios resultantes da informatização da empresa; dificuldades de reestruturação das áreas carentes de informatização, com a alocação de pessoal e equipamentos necessários; receio de investir no desconhecido, visto que não existe cultura disseminada entre os empresários sobre a utilização do computador na empresa; dificuldades financeiras, uma vez que para algumas empresas o custo com a informatização pode ser significativo; receio de ficar dependente de pessoal qualificado para alimentar as informações e operar os diversos sistemas informatizados. Algumas empresas chegaram a investir em equipamentos, mas não foram devidamente orientadas quanto à configuração adequadas deles, resultando em futuras dificuldades quando da utilização de aplicativos mas atualizados. As empresas muito pequenas (microempresas) podem optar por sistema mais simples, com programas específicos para serem utilizados naquilo que realmente lhes seja útil e prioritário, e que possam atender a suas necessidades sem complicações maiores. Existem sistemas simplificados que realizam tarefas importantes, como o controle das disponibilidades (caixa e bancos), controle das contas a pagar (obrigações da empresa), controle das contas a receber (créditos ou direitos da empresa), controle de estoque, controle do imobilizado, escrituração do livro caixa, escrituração fiscal, elaboração do fluxo de caixa etc. Não há necessidade da criação de núcleos de informática nas pequenas e médias empresas, bastando apenas que elas disponham de áreas para instalação dos equipamentos.

15 INFORMÁTICA NAS GRANDES EMPRESAS As grandes empresas necessitam de uma estrutura de informática mais completa, inclusive com a utilização de redes em todas as áreas que possam alimentar informações. A automação das grandes empresas atinge praticamente todos os setores e, em alguns casos, exige a integração deles, de maneira que a informação possa fluir com rapidez para as áreas que se interessam por ela. Diante das exigências dos governos municipal, estadual e federal na área tributária, com reflexos diretos na contabilidade, fica cada vez mais evidente a necessidade de adequada estrutura informatizada nas grandes empresas. O ideal é informatizar todas as áreas da empresa. A estrutura de informatização pode ser de maior ou menor porte, dependendo da necessidade e da conveniência administrativa e financeira. 3.3 IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA A CONTABILIDADE As empresas que adotaram a contabilidade informatizada tiveram bons resultados e procuraram cada vez mais melhorar esse processo. Vejam-se algumas vantagens da contabilidade informatizada: Aumento da produtividade: a velocidade de processamento das informações, quando se faz uso do computador para trabalhar, gera aumento substancial da produtividade. O tempo gasto por uma pessoa ou uma equipe, para se reproduzir um balancete ou outro

16 15 relatório da contabilidade nos sistemas convencionais, é muito superior ao tempo gasto quando se utilizam os sistemas informatizados. Isto pode representar diferença até de dias, dependendo do porte da empresa. Melhoria da qualidade dos serviços: a impressão eletrônica, por meio de boas impressoras matriciais, a jato de tinta ou a laser, apresenta como resultado um trabalho de melhor aspecto, quando comparado com a forma manuscrita ou mecanizada. As informações geradas pelos sistemas são geralmente consistente, seguras e exatas. A probabilidade de erros nos programas é muito pequena, e isto aumenta a confiança nos trabalhos realizados. Mais estímulo para os profissionais da área: em função das facilidades que a informática proporciona no cumprimento do seu dia-a-dia, os profissionais da área de contabilidade sentem-se mais à vontade para trabalhar e, consequentemente, produzem mais. O trabalho torna-se menos estafante e em função disso mais estimulante, resultando em satisfação para quem trabalha com o computador. Deve ser levado em consideração ainda que os computadores não manifestam problemas pessoais que possam interferir em seu desempenho, porque eles não se aborrecem, não ficam entediados ou cansados, independente da jornada de trabalho que tenha que cumprir. Facilidade para a leitura prévia dos relatórios: os relatórios gerados pelos sistemas podem ser lidos previamente, na tela, mesmo antes de serem impressos. Quando são impressos, tornam-se de fácil manuseio e leitura porque são emitidos em ordem,

17 16 indicando a numeração, a data e a hora em que foram processados e gerados, além da quantidade de páginas e outras informações relacionadas com o controle produtivo. No sistema de contabilidade convencional, com os trabalhos realizados pelas máquinas mecânicas, era necessária a emissão de, no mínimo, um balancete, chamado de balancete de verificação, apenas para se ler o que estava errado e, em seguida, se proceder às correções necessárias. Nos sistemas informatizados, essa leitura pode ser feita na tela, antes da emissão definitiva do balancete. Atendimento às exigências do órgão quanto ao cumprimento de prazos: o cumprimento de algumas exigências de ordem tributária, trabalhista e previdenciária, a exemplo do recolhimento dos impostos e das contribuições, só se tornou possível para algumas empresas a partir do uso do computador. Muitas dessas obrigações têm seus prazos de recolhimento no início do mês seguinte ao do fato gerador. O não-recolhimento nas datas indicadas para o vencimento da obrigação geralmente implica em pagamento de multas e juros para a empresa. Facilidade de acesso às informações da empresa: o acesso às informações é feito de maneira rápida por meio do sistema, localizando um lançamento, informando o saldo ou a posição de qualquer das contas cadastradas, ou ainda demonstrando a evolução das receitas e despesas por meio de relatórios específicos. Nos sistemas multiusuários e integrados, as informações ou os arquivos de dados podem ser acessados por várias pessoas ao mesmo tempo e em diferentes locais, se houver necessidade.

18 17 Maior segurança das informações: devido aos recursos de proteção dos arquivos de dados, por meio de cópias de segurança ou backup, existe pouca chance de perda total as informações processadas, as quais podem ser reproduzidas em qualquer lugar que exista um equipamento de informática apropriado e que nele esteja instalado um sistema igual ao que gerou as informações. Com base nisso, basta que se restaurem as cópias de segurança e em seguida se acessem os arquivos de dados, gerando ou obtendo as informações desejadas. Menos espaço físico nos ambientes de trabalho: os equipamentos físicos (hardwares), incluindo mesas, CPU, monitor de vídeo, impressoras, mouses e estabilizadores ocupam pouco espaço físico e podem resumir-se a uma mesa de trabalho no canto de uma sala. Os arquivos de discos flexíveis (disquetes) facilitam a guarda e o manuseio das informações já processadas e são bem mais práticos e fáceis de ser organizados e guardados, em comparação ao arquivos de papéis. Um disquete pode conter balancetes e outros relatórios contábeis do ano inteiro, dependendo do volume de informações geradas pela empresa. Com os dados protegidos em disquetes, na forma de backup, o balancete pode ser gerado e impresso quantas vezes se fizerem necessárias, em qualquer lugar, dentro ou fora da empresa. Esses são alguns dos aspectos positivos que justificam o uso da informática pelas empresas, tanto na contabilidade quanto em outras áreas, levando-se sempre em conta os aspectos operacionais e organizacionais.

19 18 4. PROGRAMAS E SISTEMAS 4.1 O QUE É UM PROGAMA O programa é um conjunto de instruções para se desenvolverem tarefas ou se obter um resultado específico, por meio de uma seqüência lógica de comando e de uma linguagem de programação. EXEMPLOS: Programa para processar um balancete. Programa para processar a declaração do Imposto de Renda. Programa para processar a provisão de férias. Um programa pode ser dividido em vários subprogramas, com instruções complementares para as rotinas contidas no programa principal. EXEMPLOS: Programa gerar o balancete. Subprograma gerar balancete analítico. Subprograma gerar balancete sintético.

20 19 Os programas são desenvolvidos por programadores e avaliados por analistas de sistemas, que verificam se as instruções contidas nos mesmos estão de acordo com seus objetivos ou suas finalidades. Os sistemas e respectivos programas desenvolvidos para a contabilidade são considerados de fácil aplicação, enquanto os elaborados para rodar ou processar as folhas de pagamento são considerados complexos, porque desenvolvem informações variáveis, como tempo de serviço do empregado, número de dependentes, faixa de salário para cálculo do Imposto de renda e da contribuição previdenciária, horas extras etc. De maneira geral, as empresas que desenvolvem softwares (aplicativos) consideram que os programas elaborados para gerar os relatórios da folha de pagamento são difíceis tanto de ser utilizados quanto controlados, devido as variáveis da vida funcional de cada empregado. 4.2 O QUE É UM SISTEMA Sistema é um conjunto de rotinas que contém vários programas e subprogramas, rotinas essas que são desenvolvidas para aplicação em áreas específicas da empresa, por meio do uso do computador, com o objetivo de gerar informações e produzir relatórios de acompanhamento e controle interno. O sistema é o mesmo que um software aplicativo, cujo conceito é: Software aplicativo é um conjunto de programas de computador, desenvolvidos em linguagem de programa de alto nível que têm como objetivo realizar tarefas específicas, contando sempre com a participação humana.

21 20 Os sistemas obedecem a procedimentos organizados e complexos e devem ser desenvolvidos e acompanhados por programadores e analistas. Os sistemas podem funcionar de forma integrada, por meio de módulos com programas específicos, ou de maneira independente. Isto significa que a empresa pode ter vários sistemas interligados ou não dependendo da conveniência. As empresas devem dar preferência aos sistemas integrados, mas que possam funcionar de forma independente. Isto permitirá que elas implantem os módulos separadamente e depois efetivem a integração com ás áreas desenvolvidas, se houver dificuldade de implantação simultânea. Assim, é possível ter um sistema de controle de estoque funcionando sem estar integrado à contabilidade, o que poderá ser feito a qualquer tempo desde que os equipamentos e os sistemas instalados atendam aos requisitos exigidos para este fim. EXEMPLO DE UM SISTEMA COM MÓDULOS SEPARADOS: SISTEMA DE GESTÃO CONTÁBIL E FINANCEIRA: Módulo 01 Tesouraria (controle de caixa, bancos, fluxo de caixa). Módulo 02 Contabilidade Gerencial (contabilidade empresarial, contabilidade de custos). Módulo 03 Contas a pagar (controle dos fornecedores e outros credores) Módulo 04 Contas a receber (controle dos clientes/crediários). Módulo 05 Orçamento (previsão e fixação das receitas e despesas). Cada módulo do sistema tem seus programas e relatórios específicos, funcionando separadamente ou de forma integrada.

22 21 necessidade da empresa. A quantidade de programas de um sistema varia de acordo com o porte e a 4.3 SISTEMAS EXISTENTES NO MERCADO Os sistemas existentes no mercado têm variados nomes e, em alguns casos, a mesma finalidade. Eles podem ser adquiridos diretamente dos fabricantes ou representantes, em lojas específicas de informática, livrarias, supermercados, lojas de departamentos ou, ainda, encomendadas a um especialista ou a uma empresa de informática. Os sistemas adquiridos no mercado podem não atender a todas as características da empresa, precisando de adaptações que devem ser feitas pelo fabricante ou fornecedor. Os sistemas adquiridos por encomenda devem atender a todas as necessidades da empresa, visto que o especialista planeja seu desenvolvimento com base em uma avaliação prévia feita na empresa. Mesmo assim, eles podem ser alterados quando se fizer necessário. Aplicação dos sistemas existentes no mercado, vinculados à contabilidade A - SISTEMA DE CONTABILIDADE COMERCIAL Desenvolvido para pequenas empresas comerciais, geralmente não é completo e não possibilita bom acompanhamento das transações realizadas. É pouco versátil e limita-se às operações mais simples.

23 22 B - SISTEMA DE CONTABILIDADE FISCAL Sistema desenvolvido com o fim específico de fazer a escrita fiscal das empresas, escriturando os livros, emitindo as guias de recolhimento dos impostos e contribuições, controlando as operações por atividade e por regime de tributação. Dependendo do porte da empresa, esse sistema pode ser muito útil porque, além de produzir os relatórios que são utilizados pela contabilidade, produz informações fiscais em nível municipal estadual e federal. É um sistema misto que envolve as escritas contábil e fiscal. Alternativamente, alguns fabricantes preferem ter sistemas separados, sendo um para cada área. C - SISTEMA DE CONTABILIDADE DE CUSTOS. Contém programas que geram demonstrativos de custos por produto, canalizam informações para a contabilidade gerencial e alimentam os relatórios de controle de produção e consumo, além de produzirem gráficos, dados estatísticos e outras informações por área, departamento, filial ou região específica. É muito utilizado nas indústrias, onde a complexidade dos custos é maior do que nas empresas comerciais e de prestação de serviços. D - CONTABILIDADE GERENCIAL Sistemas mais completo e, consequentemente, mais complexo também. Apresenta muitas opções de relatórios e é direcionado para médias e grandes empresas ou

24 23 escritório de contabilidade. Exige mais conhecimento dos usuários, visto que apresenta enorme leque de atividades. no mercado: Vejamos as características dos bons sistemas de contabilidade gerencial existentes contam com um plano de contas on-line; fornecem críticas dos lançamentos; fazem rateio automático das contas com base em percentuais definidos; possibilitam o cadastro de eventos e históricos padronizados; possibilitam a conciliação das contas de bancos, clientes e fornecedores; apresentam o movimento de caixa e o fluxo de caixa; emitem o termo de abertura e de encerramento do diário; geram o razão com alternativas de partida e contrapartida; geram balancetes em diferentes níveis; apresentam o balanço patrimonial com termos de abertura e encerramento; apresentam as demonstrações financeiras, com demonstrativos do resultado; possibilitam diversas análises e índices econômico-financeiros; têm gerenciador de relatórios e elaboram gráficos; permitem a elaboração de gráficos; possibilitam consulta on-line de qualquer informação; apresentam editor de textos on-line; possibilitam a conversação do balanço ou índices específicos; possibilitam o controle gerencial por departamento ou centro de custo; têm capacidade de processar informações para mais de 100 filiais;

25 24 podem processar informações de contabilidade atrasada em até cinco anos; têm capacidade de processar muitos lançamentos mensais (acima de 100 ml); são mutuários e multiempresas; controlam o acesso por usuário; geram backup automático. Existem bons sistemas desenvolvidos com estrutura mais leve, para atender a um universo de empresas ou escritórios de contabilidade de pequeno e médio porte. Esses sistemas têm menos capacidade de processamento, mas mantém os requisitos básicos dos de maior porte. E -SISTEMAS DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL OU DE RECURSOS HUMANOS É um sistema com programa que geram a folha de pagamento, as consignatárias, como aluguéis, pensões alimentícias, contribuições a associações etc., além de relatórios para análise dos vencimentos de cada empregado, provisões de férias, provisões de 13º salário, retenções para o Imposto de Renda etc. Os demais completos sistemas de administração pessoal ou de recursos humanos alimentam informações específicas relacionadas com os empregados, por meio de bancos de dados, possibilitando a emissão de mensagens nos contracheques (holerites) e relatórios relacionados com o perfil de cada um. Todos os sistemas de administração de pessoal são complexos e precisam de boa manutenção e acompanhamento para um bom desempenho. Quando integrados à

26 25 contabilidade, devem alimentar as informações relativas a folha de pagamentos, tais como salários, encargos sociais e provisões de férias. F - SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE Sistema que gera o inventário físico e financeiro, relatórios de entradas e saídas por fornecedor, região, setor, departamento ou área: controla as vendas por vendedor, filial, região ou outro parâmetro estabelecido pela empresa; controla individualmente os bens ou materiais estocados, informando sua rotatividade, preço de custo ou aquisição, localização, tempo médio de permanência no estoque etc. Pode estar integrado aos sistemas de compra, vendas ou faturamento e à contabilidade. Nos sistemas integrados, quando o cliente compra uma mercadoria ou produto, a informação é alimentada para o faturamento e para a contabilidade, e ao mesmo tempo é efetuada a baixa automática do produto ou mercadoria no controle de estoque. G - SISTEMA DE FATURAMENTO Sistema que emite faturas de vendas ou prestação de serviços, além de preparar e gerar relatórios do faturamento mensal por item ou produto, por filial ou região. O sistema alimenta as informações para o controle de contas a receber, controle de estoque e contabilidade. Este sistema facilita as anotações e os cálculos das comissões dos vendedores, se houver, ajudando a melhorar o atendimento aos clientes com a emissão automática das notas fiscais.