Gestão de workflow em um sistema de trabalho colaborativo síncrono

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1 AUTOR Nome : Céline AUSSOURD RA : Gestão de workflow em um sistema de trabalho colaborativo síncrono PALAVRAS-CHAVE : gerenciamento de documento, workflow, CSCW (Computer Supported Cooperative Work), controle de acesso

2 Roteiro 1. RESUMO TRABALHOS CORRELATOS SOLUÇÃO A SER ABORDADA CONCLUSÕES Contribuições resultantes Problemas que poderão ser encontrados no desenrolar do sistema Continuação trabalhos futuros e/ou aplicabilidade do sistema REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEO 1 : GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS Problemas no gerenciamento eletrônico de documentos A conservação da informação A procura de documentos O ciclo de vida do documento As várias áreas do GED Captação Armazenamento Gerenciamento Distribuição Preservação Céline AUSSOURD DD/12/YYYY 2

3 1. Resumo Como é apresentado no Anexo 1, o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é tradicionalmente dividido em cinco funcionalidades básicas : captação, armazenamento, gerenciamento, distribuição e preservação. O nosso trabalho se foca no domínio do gerenciamento. No contexto de publicação de artigos ou de criação de qualquer documento técnico que requer a presencia de revisores, os documentos são submetidos a um processo de workflow : o autor pode começar a edição de uma parte de um artigo e depois requerer a revisão desta parte sem parar a edição do resto do documento. Muitas vezes tais documentos (uma página de jornal, uma página web, um dossiê de definição dos requisitos...) são elaborados por vários autores. Deve ser possível que eles possam modificar o documento ao mesmo tempo e trocar idéias para a elaboração do documento. Hoje em dia o documento é sempre mais envolvido em sistemas de workflows (Gerenciamento de Processo de Negócio). Um workflow permite a automação de processos de negócio no todo ou em parte, em que documentos, informação ou tarefas são passadas de um participante a outro para ação, de acordo com regras estabelecidas. No caso de um documento texto, sua modificação pode envolver uma mudança no seu estado : o documento vai passar uma nova etapa no processo de workflow. No sistema de workflow a noção de papéis é importante pois cada pessoa só pode fazer o que é permitido para ela. Por exemplo uma pessoa que possui o papel de redator não vai ter o direito de publicar o documento que ela criou. A condição para poder publicar um documento seria de ter o papel de revisor. Algumas ações podem envolver uma mudança no workflow do documento. Além disso, o surgimento de tecnologias para o suporte de trabalho colaborativo e CSCW (Computer Supported Cooperative Work) têm permitido a mobilidade de pessoas e a realização de tarefas síncronas comuns. Desta maneira, é possível ter um espaço de trabalho compartilhado para a criação de um documento em co-autoria. Os autores vão poder editar o mesmo documento no mesmo tempo sabendo qual parte do documento os outros estão modificando e vendo as modificações que foram feitas. Neste caso a noção de awareness (ou consciência) é usada (os participantes têm consciência do estado do trabalho). No entanto, as ferramentas de trabalho colaborativo são geralmente independentes das ferramentas correlatas ao workflow. É por esta razão que vamos estudar a possibilidade de um sistema de trabalho colaborativo síncrono que seja capaz de gerar o workflow. 2. Trabalhos correlatos Para o gerenciamento do workflow, existem ferramentas especificadas. Em geral, estas ferramentas integram o conteúdo que elas gerenciam. Existe uma visão sobre o conteúdo e o processo de workflow. Desta maneira, se acontece uma modificação que envolve um avanço no processo de workflow, o sistema vai facilmente detectá-la e executar as ações necessárias. Por exemplo, o sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) Plone [1] integra um sistema de workflow. No Plone, o workflow corresponde ao processo de publicação de conteúdo num site web. Por padrão um documento pode ter os estados seguintes : privado, visível, pendente (em espera) ou publicado. Cada usuário do sistema é associado a um papel. Os papéis padrão são : anônimo, membro, proprietário, revisor e administrador. Um mesmo usuário pode possuir vários papéis. Cada papel é associado a direitos sobre os objetos em função dos seus estados. Por exemplo um revisor vai poder publicar ou rejeitar um objeto pendente. Para definir o workflow, transações são estabelecidas. Por exemplo um objeto pode passar do estado pendente ao estado publicado. Esta transição é associada a um nome de ação (publicar) e aos papéis que são autorizados a fazer esta operação (os revisores). Céline AUSSOURD DD/12/YYYY 3

4 As transações padrão em Plone (podem ser personalizadas) : Quando um objeto passa de um estado a outro, os usuários envolvidos são avisados. Por exemplo se um membro muda o estado de um objeto para pendente, o revisor vai ser avisado que há um objeto para ele publicar ou rejeitar. Um objeto que aparece no espaço de trabalho de um usuário é o mesmo que está visível no espaço de trabalho de um outro usuário. Por isso não há problema de integridade de conteúdo. Mas dois usuários não vão poder editar o mesmo objeto ao mesmo tempo. O trabalho colaborativo síncrono não é possível. Além disso, o Plone armazena os objetos no seu próprio banco de dados. Um documento fora deste banco de objetos não pode ser gerenciado pelo workflow. Para que o documento seja independente da ferramenta de workflow, La Marca et al. [2] propuseram colocar as funcionalidades de coordenação necessária para o workflow junto com o documento. Ele pode ser editado pelos usuários com ferramentas diferentes. Por exemplo um texto pode ser modificado com Word por um usuário ou com OpenOffice por um outro. Para entrar no processo de workflow, o arquivo deve ser colocado em um lugar especifico no sistema de arquivos. Quando uma pessoa envolvida no processo de workflow abrir o documento, uma pergunta poderá aparecer em relação ao workflow (do tipo aceitar ou não esta proposta). Este sistema funciona com uma middleware layer que se situa entre o documento e o sistema de arquivos. A vantagem desta proposta é que o documento é independente de uma ferramenta de workflow. No entanto, há a desvantagem deste sistema não parecer muito flexível quanto à definição de um novo processo de workflow. Ele se restringe a um processo específico. Esta mesma solução foi adaptada para gerar o trabalho colaborativo no contexto do desenvolvimento de software. Neste caso de uso, cada usuário dispõe do seu próprio arquivo fonte. Quando ele editá-lo, ele pode ver as partes que os outros usuários estão modificando nos seus arquivos. Mas ele não é impedido de reescrever em cima do texto do outro usuário. Nesta implementação especifica do sistema não há nenhum workflow. No entanto, este ferramenta tem sempre a ver com awareness e coordenação. Nesta experiência de adaptação ao trabalho colaborativo, o sistema parece limitado e envolve várias instâncias do mesmo documento o que pode atingir a sua integridade. Céline AUSSOURD DD/12/YYYY 4

5 Para o controle de acesso, o modelo RBAC (role-based access control) [3] parece o mais adaptado aos sistemas de workflow. Ele usa as noções de papel e direito associado que são usadas por Plone por exemplo. Bhatti et al. [4] propuseram a criação de arquivos ML para controlar o acesso a serviços web. Na figura embaixo (extraída de [4]), é apresentado um exemplo de arquivos ML para definir um usuário (a), os papéis (b) e as permissões (c). Esta solução é totalmente baseada nas especificações funcionais de RBAC. Geralmente os documentos gerenciados por workflow contém textos. É por esta razão que nossa pesquisa em ferramenta de trabalho colaborativo será restringida a editores de textos. Quilt [5], por exemplo, é um sistema de co-autoria assíncrona. Quilt dá a possibilidade de adicionar anotações, de identificar e revisar o que fizeram os outros e oferece a possibilidade de se comunicar com os outros usuários por ou conferência. Quilt usa a noção de papéis para definir as permissões de cada um sobre o documento. Uma desvantagem de Quilt é que estes papéis são dificilmente modificados. Por definição, este sistema é assíncrono, o que quer dizer que vários autores não podem editar simultaneamente o mesmo texto. Por outro lado, o editor de texto ShrEdit [6] permite o trabalho colaborativo síncrono. Neste sistema os usuários podem dispor de tantas janelas quantas queiram. Uma janela pode ser compartilhada ou privada. Numa janela privada aperece um documento que só o usuário pode ver e editar. Numa janela compartilhada, aparece um documento compartilhado. Cada usuário tem o seu cursor em uma posição no documento compartilhado. Dois cursores não podem ficar no mesmo lugar e nenhum usuário pode modificar o texto que foi selecionado por um outro usuário. Todas as ações feitas pelos outros usuários aparecem na janela compartilhada. ShrEdit não implementa a noção de papel : cada usuário tem os mesmos direitos. Céline AUSSOURD DD/12/YYYY 5

6 Tabela recapitulativa : Plone [1] La Marca et al. [2] (aplicação 1 : workflow) La Marca et al. [2] (aplicação 2: trabalho colaborativo) Bhatti et al. [4] Quilt [5] ShrEdit [6] Workflow Papéis/Direitos Trabalho colaborativo síncrono 3. Solução a ser abordada O nosso sistema deve incluir os seguintes requisitos: Deve ser possível definir as etapas de workflow para um documento (transições) Estas etapas de workflow devem ser dependentes dos papéis dos usuários (os papéis são associados às etapas do workflow) Pode existir vários workflows. Deve ser possível definir qual workflow se aplica a qual documento. Papéis devem ser atribuídos a cada usuário. Em função destes papéis um usuário poderá executar algumas ações sobre o documento (edição, validação...). Deve ser fácil a alteração de papéis e direitos para um usuário. Um usuário deve ter a possibilidade de autorizar ou não os avisos relativos aos documentos que estão em espera de uma ação dele. Um documento não definitivo (em elaboração) deve ter um único exemplar para garantir a sua integridade (o sistema facilita isso oferecendo a possibilidade de trabalho síncrono mas não pode garantir a não replicação de um documento). No entanto, podem existir várias versões do mesmo documento. As versões antigas podem ser arquivadas e salvadas. No entanto a gestão das versões é de responsabilidade dos usuários e não de nosso sistema. Vários usuários podem editar um documento texto simultaneamente. Algumas ações devem ser proibidas em função das ações dos outros usuários. Por exemplo deve ser proibido a possibilidade de editar a mesma parte do texto do que um outro autor, mas é possível lê-la. Os usuários devem ser avisados e saber quais partes são ou foram modificadas pelos outros usuários. Ao executar ações, um documento pode avançar no processo de workflow. As ações relativas ao workflow podem ser aplicadas quando o arquivo está aberto por diferentes usuários. Ao longo do processo de workflow, as permissões dos usuários devem mudar em conseqüência da alteração do estado dos documentos. As definições das permissões são importantes para garantir a segurança e integridade do documento. Para nosso sistema deve ser possível a definição dos direitos de maneira dinâmica. Um arquivo ML que define as permissões sobre um documento pode ser associado a ele. Mas deve ser possível a modificação automática deste arquivo ao alterar o documento. Por exemplo se um autor quiser submeter um parágrafo para a revisão, o arquivo ML deverá ser modificado de maneira que o autor não possa mais editar o texto que ele submeteu e permitir a um revisor validar este texto. Contrariamente ao artigo de pesquisa [4] as permissões não vão se aplicar ao objeto inteiro mas a trechos dele. Por exemplo deve ser possível submeter só um parágrafo. Por esta razão o ML deve Céline AUSSOURD DD/12/YYYY 6

7 integrar a noção de parágrafos e não aplicar as regras ao documento inteiro mas dar a possibilidade de aplicá-las a uma parte só. Para nosso projeto, o modelo RBAC parece ser o mais adaptado. Em nosso caso, parece difícil a possibilidade de uma solução sem a presencia de um sistema gerenciador pois deve ser possível avisar um usuário da modificação do estado de um documento sem que ele tenha que fazer uma ação específica. Também a submissão de um documento para revisão deve ser fácil. De maneira similar aos sistemas GED existentes os usuários poderão entrar no sistema usando um nome de usuário e senha associada. O sistema deverá fazer o mapeamento entre o nome do usuário e os papéis que são associados a ele. Um controle de sessão pode ser usado para controlar as atividades do usuário enquanto estiver trabalhando no sistema. Para permitir tal controle a presença de um sistema global é necessário. Uma arquitetura como foi apresentado no artigo [2] (com uma middleware layer entre o documento e o sistema de arquivos) não permite tal controle. No entanto surgem problemas relativos ao armazenamento do documento. Ele deve ter num formato que permite a sua edição com a ferramenta de co-autoria síncrona. Deverá ser estudada a possibilidade de armazenar o documento no sistema de arquivos clássico (neste caso deve ser possível o mapeamento entre o arquivo e as definições das permissões associadas quando ele for aberto no sistema). Uma outra solução a ser abordada será o armazenamento do documento em um tipo de banco de dados gerenciado pelo sistema. Neste caso o sistema terá mais controle sobre o documento e as características dele e poderá ele mesmo proteger o acesso ao documento, o que não é possível quando o arquivo está armazenado fora do sistema. Neste caso o controle de acesso ao documento é delegado a um outro sistema, como o sistema de arquivos, por exemplo. A ferramenta de edição síncrona de um documento pode ser similar ao editor ShrEdit [6] pois ele possui as características requisitadas. No entanto várias funcionalidades vão ser adicionadas a ele : definição de papéis, possibilidade de ação de workflow... Apresentação do sistema global : Céline AUSSOURD DD/12/YYYY 7

8 Apresentação de um caso de uso : Um primeiro trabalho em nossa solução vai ser de definir a estrutura do arquivo ML (ou outra tecnologia) que vai permitir definir as permissões sobre o documento. Uma outra etapa será a definição do sub-sistema que vai permitir a modificação ativa das permissões associadas ao documento de acordo com o que foi definido no workflow. Deve ser também elaborado o sistema que vai permitir avisar a posição do documento no workflow os usuários relacionados. Um terceiro passo será a elaboração da interface de trabalho colaborativo que deve incluir funcionalidades relativas ao workflow (submeter, aceitar, rejeitar um texto) e ter as funcionalidades clássicas de uma ferramenta de trabalho colaborativo : identificação dos outros usuários e das ações deles. Uma última possibilidade será a integração de funcionalidades para comunicar-se com os outros usuários (de maneira síncrona como um sistema de conferência ou de maneira assíncrona como um sistema de ). 4. Conclusões 4.1.Contribuições resultantes Um tal sistema vai permitir que um documento seja gerenciado por um workflow e ao mesmo tempo possa ser modificado e estar sempre evoluindo. Nos sistemas de workflow tradicionais um documento que vai ser revisado por exemplo não pode ser editado ao mesmo tempo. Geralmente existe um usuário único que vai modificar o arquivo no momento x. Por conseqüência, um sistema deste tipo é inovador na área das ferramentas de trabalho colaborativo ou awereness. Tal sistema é útil hoje em dia para agilizar as atividades de jornalismo ou qualquer atividade de elaboração de documento. O trabalho colaborativo é sempre mais presente e permite uma eficiência melhor. Este sistema contribui ao desenvolvimento das possibilidades ofertadas pelas ferramentas de trabalho colaborativo. Tal sistema permite controlar totalmente um documento cuidando das ações de cada usuário sobre o documento (para certificar de que unicamente as pessoas que tem o direito de executar ações sobre o documento podem realizá-las). O sistema também garante a integridade do documento cuidando das modificações que são feitas. 4.2.Problemas que poderão ser encontrados no desenrolar do sistema Tal sistema inclui várias funcionalidades que são dificilmente gerenciadas juntas. Hoje em dia as ferramentas de trabalho colaborativo síncrono não são muito usadas pois elas ainda não respondem aos requisitos dos usuários. As ferramentas de trabalho colaborativo mais complexas não aparecem no uso cotidiano. Por conseqüência, um sistema como este que inclui um sistema de workflow de maneira dinâmica apresenta um nível de complexidade alto que pode envolver problemas. A maneira como o gerenciamento do workflow foi projetado é inovadora e pode criar problemas na implementação. Céline AUSSOURD DD/12/YYYY 8

9 4.3.Continuação trabalhos futuros e/ou aplicabilidade do sistema Este sistema se aplica no contexto de co-autoria de documento textual. Este sistema poderá ser modificado para que suas funcionalidades sejam aplicáveis a outros tipos de documentos. Por exemplo imagens são um tipo de dados sempre mais usado. Uma imagem pode ser elaborada por várias pessoas (caso de um esquema técnico, do design de um web site ou outro). Tal sistema deverá incluir as mesmas características que o presente sistema mas a novidade será o editor de imagens colaborativo síncrono. 5. Referências bibliográficas [1] [2] A. LaMarca, W. K. Edwards, P. Dourish, J. Lamping, I. Smith and J. Thornton, Taking the work out of workflow: mechanisms for document-centered collaboration, Proceedings of the Sixth European conference on Computer supported cooperative work, p.1-20, August 1999, Copenghagen, Denmark. [3] 5. R.S. Sandhu et al., Role-Based Access Control Models, Computer, Feb. 1996, pp [4] Rafae Bhatti, James B. D. Joshi, Elisa Bertino, Arif Ghafoor, "ML-Based Specification for Web Services Document Security", IEEE Computer, Vol. 37, Number 4, April, 2004, pp [5] Robert S. Fish, Robert E. Kraut, Mary D. P. Leland and Michael Cohen, Quilt A Collaborative Tool for Cooperative Writing, Proc. COIS 88 Office Information Systems (Palo Alto, Ca, March 1988). [6] Lola McGuffin and Gary Olson, ShrEdit: A Shared Electronic Workspace, CSMIL Technical Report, Cognitive Science and Machine Intelligence Laboratory, University of Michigan, Anexo 1 : Gerenciamento eletrônico de documentos 6.1.Problemas no gerenciamento eletrônico de documentos A conservação da informação Hoje em dia as empresas se dão conta que a gestão da informação é essencial. Os princípios relacionados ao Knowledge Management (KM) se espalham. O KM ou Gerenciamento do Conhecimento, é o processo de se obter, gerenciar e compartilhar a experiência e especialização dos funcionários. É importante ter a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa. Muitas vezes, o conhecimento fica restrito ao funcionário que o adquiriu e não o compartilhou na empresa. O objetivo é ter acesso a melhor informação no tempo certo, utilizando-se tecnologias de forma corporativa. O KM torna necessário a criação de documentos para formallizar os processos de trabalho. A quantidade de documentos gerenciados por uma empresa é sempre maior. Os processos de Knowledge Management são uma razão entre outras. A Web trouxe também uma grande quantidade de informação dificilmente gerenciada. Além disso, é necessário gerar os antigos documentos que eram em papel e os novos que são digitais A procura de documentos Em frente a esta grande quantidade de documentos, o problema que surge é a procura eficiente da informação. Trabalhadores que utilizam conhecimento como principal ferramenta de trabalho gastam 30% de seu tempo procurando informações segundo pesquisa do Delphi Group. É importante encontrar um documento de maneira rápida para responder às necessidades. Deve ser possível fazer procura de documentos a partir de um conjunto de atributos previamente definidos (metadados), mas também deve ser suportada a recuperação através de palavras e frases contidas Céline AUSSOURD DD/12/YYYY 9

10 nos documentos. A pesquisa deve ser realizada de forma unificada, de modo que os documentos sejam acessados, recuperados, e visualizados independente do local de armazenamento O ciclo de vida do documento Nos sistemas atuais, um documento tem um estado associado que corresponde a seu posicionamento no ciclo de vida. Exemplo do ciclo de vida de um documento ( : Os workflows vão definir quais serão as diferentes etapas de tratamento de um documento, desde sua criação até o arquivamento final. O Gerenciamento de Processo de Negócio também chamado de workflow permite a automação de processos de negócio no todo ou em parte, em que documentos, informação ou tarefas são passadas de um participante a outro para ação, de acordo com regras estabelecidas. 6.2.As várias áreas do GED Para resolver todos estes problemas de gerenciamento, existe o GED que é um conjunto de tecnologias que permitem o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital. Tradicionalmente o GED é dividido em cinco funcionalidades básicas : captação, armazenamento, gerenciamento, distribuição e preservação. Dentro dessas funcionalidades, cada tecnologia tem uma função específica. Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não-estruturadas. Segue uma breve descrição de cada funcionalidade relativa ao GED : Captação É o modo como as informações e documentos, eletrônicos ou em papel, passam para um repositório de conteúdo para reutilizar, distribuir e armazenar. São correlatas a esta funcionalidade todas as tecnologias de digitalização de documentos, reconhecimento de caracteres digitais ou manuscritos (ICR, OCR, HCR), extração de dados que provêm de formulários (Forms Processing, Eforms/WebForms), organização e indexação (COLD/ERM), etc. Céline AUSSOURD DD/12/YYYY 10

11 6.2.2.Armazenamento É onde se coloca o conteúdo e como você o encontra novamente. Os dados podem ser armazenados num sistema de arquivo com uma estrutura hierárquica de arvore ou num Data Warehouse ou banco de dados para os dados estruturados. Os sistemas gerenciador de conteúdo CMS (Content Management System) usam geralmente repositórios específicos para armazenar os dados que podem ser arquivos. Os principais objetivos do CMS são permitir fácil criação, publicação e retorno de conteúdo que se ajuste às necessidades requeridas Gerenciamento O gerenciamento de documentos é o conjunto de ferramentas e técnicas para mover conteúdo pela organização e monitorar o desempenho. O sistema GED deve ser capaz de gerenciar qualquer formato eletrônico, incluindo diferentes formatos de imagens, textos, documentos compostos, arquivos eletrônicos, áudio digital, vídeos etc. São correlatos a esta funcionalidade o conceito de colaboração com todas as ferramentas associadas (autoria colaborativa, videoconferência, quadros compartilhados etc) que permitem aos usuários trabalharem o mesmo conteúdo num ambiente comum. O workflow faz também parte do processo de gerenciamento do documento Distribuição A distribuição é como conseguir o conteúdo certo para o público certo no dispositivo certo. As tecnologias de gerenciamento de direitos digitais permitem a distribuição segura de conteúdo. Existem outros conceitos relativos à distribuição como a noção de personalização que relaciona o individuo com o conteúdo. Para conseguir a distribuição dos documentos, o processo de transformação é essencial : ele vai permitir a troca de formato de um conteúdo para outro, conforme a necessidade. O formato PDF (Portable Document Format), por exemplo, é conhecido para a publicação de documentos Preservação Para o armazenamento a longo-prazo do conteúdo, existem várias opções. O papel, secular, é sempre muito usado para guardar documentos e assegurar que eles sejam lidos daqui a cem anos ou mais. O micro-filme é também muito usado pois é um dos mídias com a durabilidade a mais alta (até 500 anos num ambiente com uma temperatura de 10 C e 25% de umidade). Céline AUSSOURD DD/12/YYYY 11