SmartDocs Inovação em Gestão Documental. Dissertação para obtenção do Grau de Mestre em Engenharia Informática e de Computadores

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1 SmartDocs Inovação em Gestão Documental Ricardo João Correia Vieira Dissertação para obtenção do Grau de Mestre em Engenharia Informática e de Computadores Júri Presidente: Orientador: Co-Orientador: Arguente: Prof. Alberto Cunha (IST) Prof. José Borbinha (IST) Eng.ª Irene Oliveira (Fujitsu) Prof. André Vasconcelos (IST) Outubro 2010

2 Agradecimentos Gostaria de agradecer ao professor José Borbinha pelo tempo dispensado, conselhos e ajuda dada durante todo este processo de tese de mestrado. À Engª Irene Oliveira e ao Engº Nuno Semedo que me acompanharam durante todo o percurso da tese mostrando-se sempre disponíveis para me ajudar. Às pessoas com quem trabalhei na Fujistu pelo excelente ambiente de trabalho que me proporcionaram fazendo-me sempre sentir bem recebido e apoiado. Agradeço no mundo académico a todos os meus colegas e professores que me ajudaram durante todo o meu percurso universitário e que dessa forma contribuíram para os meus sucessos e conquistas como aluno e irão sempre ser parte do meu eventual sucesso como profissional. A todos os meus amigos que fazem parte da minha vida pelas manhãs, tardes e noites de divertimento e por estarem presentes sempre que precisei. Sem eles nada disto seria possível. Por último mas não menos importante aos meus pais, irmão e avós pelo apoio constante durante todo o meu percurso académico (e durante toda a minha vida), pela motivação para procurar sempre o melhor para mim e pelo exemplo de pessoas que representam para mim. 1

3 Resumo Um sistema de gestão documental (SGD) é hoje essencial para o aumento da produtividade de uma empresa, razão pela qual poucas são as que não têm um implementado e muitas são as soluções disponíveis no mercado. Com um leque de soluções variado disponível no mercado verificou-se a necessidade de definição de boas práticas de SGD, com o objectivo não só de auxiliar quem procura comprar, como quem pretende desenvolver este tipo de sistemas. Por essa razão em 2001 foi disponibilizado online a primeira versão do MoReq, uma especificação de requisitos para sistemas de gestão de documentos de arquivo. Com a introdução e propagação do MoReq pela Europa este passou a ser considerado uma exigência por parte dos consumidores de SGD deixando um problema para os fornecedores com produtos já desenvolvidos: como avaliar os seus softwares com base no MoReq e quais os desenvolvimentos necessários para cumprir os seus requisitos. Esta dissertação analisa esse problema e propõe um processo de avaliação de SGC, classe de sistemas onde os SGD se incluem, de acordo com uma especificação de requisitos como o MoReq. Para obter o resultado final foram estudadas e aplicadas técnicas de avaliação de software a um SGD já desenvolvido (SmartDocs) que pretende evoluir para um sistema em total cumprimento com os requisitos do MoReq2, segunda versão do MoReq. A solução proposta é o resultado das ilações retiradas na utilização dos métodos estudados no caso de referência referido. Palavras-chave: sistema de gestão documental; sistema de gestão de conteúdos; sistema de gestão de documentos de arquivo; MoReq; avaliação de software; evolução de software; 2

4 Abstract A document management system (DMS) is now essential to increase the productivity of a company, which is why there are few who do not have one implemented and there are many solutions available in the market. With a varied range of solutions available on the market there was a need to define DMS s best practices with the aim of, not only assist those looking to buy but also those who want to develop similar systems. For this reason in 2001 the first version of MoReq, a requirements specification for records management system, was made available online. With the introduction and spread of MoReq in Europe the DMS s consumers started to consider its compliance a demand, leaving a problem for suppliers with products already developed: how to evaluate their software based on MoReq and what developments are necessary to meet its requirements. In this dissertation we analyze this problem and propose a process for evaluating content management systems, class of systems where the DMSs fall, according to a requirements specification as MoReq. To achieve the final results we studied and applied techniques for evaluating software in an already developed DMS (SmartDocs) who wants to evolve to a system in full compliance with the requirements of MoReq2, the second version of MoReq. The proposed solution is the result of the lessons taken from the use of the methods studied in the reference case above. Keywords: document management system; content management system; record management system; MoReq; software evaluation; software evolution; 3

5 Índice Agradecimentos...1 Resumo...2 Abstract...3 Lista de Tabelas...6 Lista de Figuras...7 Lista de Acrónimos Introdução Problema e Motivação Objectivo Resultados Estrutura da Dissertação Estado da Arte Conceitos Fundamentais Tipos de Conteúdo Tipos de Sistemas de Gestão de Conteúdos Evolução de Software Avaliação de Software Listas de Verificação Listas Ponderadas Análise de Intervalos Sistemas de Gestão Documental Alfresco Spring CM Open Text ECM Suite FileNet P Comparação entre Sistemas

6 3. SmartDocs Enquadramento com os outros sistemas MoReq Análise e Resumo do MoReq Análise do SmartDocs segundo o MoReq Lista de Verificação Lista Ponderada Análise de Intervalos Validação dos Resultados Avaliação de um Sistema de Gestão de Conteúdos de acordo com uma especificação de Requisitos Portal de Gestão de Requisitos de Sistemas de Gestão de Documentos de Arquivo Conclusões e Trabalho Futuro...59 Bibliografia...61 ANEXO I DIAGRAMAS DE MODELAÇÃO DOS REQUISITOS DO MOREQ ANEXO II RESULTADOS QUANTITATIVOS COMPLETOS DA AVALIAÇÃO POR LISTA DE VERIFICAÇÃO ANEXO III REESTRUTURAÇÃO DO MOREQ2 SEGUNDO OS DIAGRAMAS DE ANÁLISE DO ANEXO I...80 ANEXO IV RESULTADOS QUANTITATIVOS COMPLETOS DA AVALIAÇÃO POR LISTA PONDERADA

7 Lista de Tabelas TABELA 1. EXEMPLO DE RESPOSTA QUANTITATIVA EM LISTA DE VERIFICAÇÃO TABELA 2. DESCRIÇÃO DAS FUNCIONALIDADES BASE DE UM SGDA TABELA 3. FUNÇÕES DO SMARTDOCS ENQUADRADAS COM AS ÁREAS DE FUNCIONALIDADE DE UM SGDA TABELA 4. PRINCIPAIS DIFERENÇAS ENTRE UM SGD E UM SGDA (EDMS: ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM ; ERMS: ELECTRONIC RECORD MANAGEMENT SYSTEM) TABELA 5 TABELA DE AVALIAÇÃO DO SUBCAPÍTULO 9.1 ( GENERAL ADMINISTRATION ) DO MOREQ2 UTILIZANDO O MÉTODO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO TABELA 6 TABELA DE RESULTADOS QUANTITATIVA DA AVALIAÇÃO POR LISTA DE VERIFICAÇÃO NO QUE DIZ RESPEITO A REQUISITOS OBRIGATÓRIOS. LEGENDA: PRETO = 0-24%; VERMELHO = 25-49%; AMARELO = 50-74%; VERDE = %; TABELA 7. PESOS DOS REQUISITOS APÓS REESTRUTURAÇÃO DO MOREQ TABELA 8 SIGNIFICADO DAS RESPOSTAS QUANTITATIVAS DA AVALIAÇÃO POR LISTA PONDERADA TABELA 9. TABELA DE RESULTADOS QUANTITATIVA DA AVALIAÇÃO POR LISTA PONDERADA NO QUE DIZ RESPEITO A REQUISITOS OBRIGATÓRIOS DISCRIMINADOS PELO NÍVEL DE IMPORTÂNCIA DOS REQUISITOS. LEGENDA: PRETO = 0-24%; VERMELHO = 25-49%; AMARELO = 50-74%; VERDE = %; TABELA 10. TABELA DE RESULTADOS QUANTITATIVA DA AVALIAÇÃO POR LISTA PONDERADA NO QUE DIZ RESPEITO A REQUISITOS OBRIGATÓRIOS DESCRIMINADOS PELA RESPOSTA QUANTITATIVA DADA. LEGENDA: PRETO = 0-24%; VERMELHO = 25-49%; AMARELO = 50-74%; VERDE = %; TABELA 11. LISTA DE PROPOSTAS DE DESENVOLVIMENTO PARA O SMARTDOCS OBTIDA ATRAVÉS DA ANÁLISE DE INTERVALOS

8 Lista de Figuras FIGURA 1. DIAGRAMA QUE DEFINE O PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE UM SGC DE ACORDO COM UMA ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS, E AS SUAS DIVERSAS FASES FIGURA 2. TIPOS DE EVOLUÇÃO E MANUTENÇÃO DE SOFTWARE FIGURA 3 SIGNIFICADO DA CLASSIFICAÇÃO NO QUADRANTE GARTNER FIGURA 4 GARTNER ECM MAGIC QUADRANTE DE OUTUBRO DE FIGURA 5. FUNCIONALIDADES DO MÓDULO DE GESTÃO DOCUMENTAL ALFRESCO (SHARIFF, 2007) FIGURA 6. FUNCIONALIDADES DO MÓDULO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO ALFRESCO FIGURA 7. FUNCIONALIDADES DO SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL SPRINGCM FIGURA 8 PLANEAMENTO DAS NOVAS VERSÕES DO MOREQ FIGURA 9. ELEMENTOS E CONECTORES UTILIZADOS NOS DIAGRAMAS DE RESUMO DOS CAPÍTULOS DO MOREQ FIGURA 10 EXEMPLO DE UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO FIGURA 11 MODELO ENTIDADE-RELAÇÃO QUE REPRESENTA A BASE DE UM SGDA SEGUNDO O MOREQ FIGURA 12. ESTRUTURA FIXA DA LISTAGEM DE REQUISITOS NO MOREQ FIGURA 13. DIAGRAMA DE MODELAÇÃO DOS REQUISITOS DO CAPITULO 3.1 ( CONFIGURING THE CLASSIFICATION SCHEME ) DO MOREQ FIGURA 14. DIAGRAMA QUE DEFINE O PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE UM SGC DE ACORDO COM UMA ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS, E AS SUAS DIVERSAS FASES

9 Lista de Acrónimos SGD SGDA SGC SGCE Sistema de Gestão Documental Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo Sistema de Gestão de Conteúdos Sistema de Gestão de Conteúdos Empresariais 8

10 1. Introdução Em termos gerais, um Sistema de Gestão Documental (SGD) é um sistema de informação concebido para gerir as fases do ciclo de vida de um documento. Essas tipicamente são: a captura ou criação do documento, o armazenamento, a gestão de versões, o acesso e eventualmente também a eliminação. Na sua versão tradicional, um SGD é assim composto pelos espaços físicos de armazenamento dos documentos (eles também objectos físicos) e pelos processos materiais de gestão da informação de registo, pesquisa e acesso aos mesmos. A introdução de sistemas de informação nesta área deu-se inicialmente com o suporte a essa informação de gestão, vulgarmente chamada de metadados. Neste cenário continuamos a ter os documentos a existir em suporte físico, mas os processos de registo, pesquisa e acesso já a ser suportados digitalmente. Entretanto, com a desmaterialização total dos processos nas organizações, também os documentos têm passado a existir em formatos digitais (nalguns casos exclusivamente mesmo nessa forma), o que levou o âmbito dos SGD digitais a ser estendidos à gestão dos metadados e dos próprios documentos. Um SGD é assim hoje essencial para o aumento da produtividade de uma empresa. Actualmente são poucas as grandes empresas que não têm um SGD implementado, havendo um leque alargado de soluções disponíveis no mercado. Na verdade, actualmente, um SGD não é mais que uma parte das soluções de sistemas de gestão de conteúdos (SGC) que existem actualmente. Um perfil desse tipo de sistema é o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SGDA), um sistema de informação capaz de gerir os documentos de arquivo de uma organização considerando os seus requisitos de arquivo. Nesta perspectiva temos o conceito de documentos de arquivo que em última análise refere não apenas documentos textuais como geralmente os entendemos, mas qualquer objecto físico ou digital que tenha valor para a organização. Em concreto, um documento de arquivo é qualquer documento produzido com o objectivo de fornecer prova e/ou informar um procedimento administrativo ou legal. Podemos assim dizer que um SGDA é um sistema da classe dos SGD que para além de suportar os requisitos gerais de um sistema dessa classe (gestão de conteúdos, em termos gerais), suporta também um conjunto de requisitos específicos impostos pelos objectivos de um arquivo. Em 2001 foi publicado o MoReq (Model of Requirements), um modelo de requisitos para SGDA, desenvolvido pelo DLM Forum (uma iniciativa fortemente apoiada pela Comissão Europeia) e recomendado em Portugal pela Direcção Geral de Arquivos. Apesar de não ser uma norma formal, mas sim um conjunto de recomendações, começa cada vez mais a ser exigido pelos utilizadores dos SGC que os requisitos definidos pelo MoReq sejam cumpridos. A razão por detrás da exigência é que o cumprimento desses requisitos é visto actualmente como uma definição de qualidade dos sistemas avaliados. 9

11 1.1. Problema e Motivação O SmartDocs é um produto da classe dos SGD, criado pela empresa Fujitsu Portugal, contando com cerca de 170 instalações e mais de utilizadores estimados. Consolidado o produto no mercado, com forte penetração na Administração Pública, a Fujitsu procura novas formas de melhorar o SmartDocs com o objectivo de melhorar a experiência dos seus clientes e a qualidade do produto. Um dos pedidos dos clientes da Fujitsu e que começa a ser uma exigência geral no mercado é que o SmartDocs esteja de acordo com os vários requisitos formais estabelecidos pelo MoReq. Isto corresponde a uma tendência das organizações em tentarem ter os seus processos gerais de gestão de conteúdos alinhados com os requisitos específicos de gestão de arquivo. Historicamente tem havido a percepção de que numa organização devem existir por um lado SGC tendo como objectivo suportar os processos produtivos nucleares da organização 1, e depois separado um serviço de arquivo que eventualmente fará parte das actividades de suporte mas sem impacto relevante esperado nas actividades nucleares. Esta concepção teria até a sua lógica num paradigma de objectos de informação materiais, mas com a total desmaterialização dos processos e conteúdos tem emergido uma percepção de que em última análise as soluções de SGC deveriam ser ao mesmo tempo, sempre que exigido, sistemas com propriedades de gestão de arquivo. O objectivo deste projecto, surgiu assim da constatação da emergência deste tipo de cenário em que cada vez mais se começam a pedir a um SGD já desenvolvido que também responda aos requisitos específicos de um SGDA, o que implica analisar o SGD à luz do MoReq, compreender os vários requisitos e funcionalidades implicadas, e confrontá-los. Este foi assim o problema abordado neste projecto, tendo o caso do SmartDocs sido utilizado como motivação e contexto para avaliação das propostas Objectivo O objectivo deste projecto de mestrado passa então por estudar os métodos de avaliação de software existentes que são aplicáveis contra uma especificação de requisitos, quais as suas vantagens e desvantagens e as conclusões que se podem retirar de cada um deles. Como o SmartDocs é utilizado como caso de referência a correcção e análise dos métodos é validada nos resultados que estes apresentam sobre o produto da Fujitsu. O objectivo final é depois de analisado o MoReq2 e o SmartDocs perceber de acordo com as ilações e resultados retirados de cada método qual o procedimento geral a aplicar para uma avaliação correcta e objectiva de um SGC de acordo com uma especificação de requisitos, quais as informações a retirar dessa mesma avaliação e quais os desenvolvimentos a efectuar de acordo com a avaliação. Resumindo o objectivo deste projecto de mestrado passa por identificar as actividades nucleares de um processo de avaliação essencial para o desenvolvimento e evolução de um SGC de acordo com um conjunto de requisitos especificados. 1 Ou actividades primárias, segundo o modelo de cadeia da valor de Porter (http://en.wikipedia.org/wiki/value_chain) 10

12 1.3. Resultados Depois de aplicados os métodos de avaliação estudados nomeadamente, a avaliação por lista de verificação, avaliação por lista ponderada e a análise de intervalos concluiu-se que apenas os dois últimos apresentam resultados fiáveis e com informação útil para um produtor de software. Para cada um dos métodos foram identificados factores-chave para a sua aplicação como a análise e estruturação dos objectos que utilizam, as pessoas envolvidas na aplicação dos métodos e os resultados a retirar de cada técnica aplicada. O resultado final, ilustrado na Figura 1, identifica as actividades necessárias para uma correcta avaliação de um SGC de acordo com uma especificação de requisitos tendo em conta esses mesmos factores. Figura 1. Diagrama que define o processo de avaliação de um SGC de acordo com uma especificação de requisitos, e as suas diversas fases. Esse processo identifica três fases principais que são a: Análise de dados, tanto do SGC como da especificação de requisitos que são essenciais, respectivamente, para a correcta aplicação da avaliação do sistema e priorização dos requisitos a analisar. Avaliação, fase da qual se irá retirar os resultados da avaliação que servirão de base para todo o processo descrito. Planeamento, onde se procede ao estudo dos resultados da fase anterior com o objectivo de planear o desenvolvimento do software em estudo. 11

13 1.4. Estrutura da Dissertação Esta dissertação de mestrado encontra-se organizada da seguinte forma: no capítulo 2 são apresentados os conceitos fundamentais para a correcta compreensão da dissertação, os estudos relacionados com as áreas de evolução e avaliação de software e no último subcapítulo é feita uma análise e comparação entre os principais SGCEs do mercado. No capítulo 3 é feita uma a análise e descrição do SmartDocs e o seu enquadramento junto dos SGCE analisados no capítulo anterior enquanto no capítulo 4 é feita uma análise e descrição do MoReq2. No capítulo 5 os métodos de avaliação estudados no capítulo 2 são aplicados utilizando como referência o SmartDocs e o MoReq2 e são tiradas as primeiras conclusões sobre os mesmos. No capítulo 6 são retiradas as conclusões finais dos resultados do capítulo anterior e segundo estas é generalizado um processo de avaliação de SGC de acordo com uma especificação de requisitos. É também feita uma descrição de um projecto de mestrado feito em colaboração com um colega, que aplica os resultados obtidos nesta dissertação de mestrado. Por fim o capítulo 7 apresenta as conclusões finais e propostas para trabalho futuro. 12

14 2. Estado da Arte 2.1. Conceitos Fundamentais Para uma correcta compreensão deste projecto de dissertação é fundamental perceber os termos definidos nesta área da gestão de informação. De maneira a ser rigoroso nos termos, as definições aqui identificadas foram obtidas da norma ISO 15489, do site da AIIM 1 e o site da ARMS 2. A norma ISO é uma das principais normas relevantes para a análise, desenho e concretização de SGDA (sistemas onde incidem as recomendações do MoReq). A AIIM é uma organização reconhecida internacionalmente na área, que tem como objectivo auxiliar os utilizadores a perceber os desafios por detrás da gestão documental, conteúdos, documentos de arquivo e processos de negócio. A ARMS é a secção de arquivo das Nações Unidas Tipos de Conteúdo Um objecto de informação produzido numa organização, que genericamente podemos designar de conteúdo pode ser físico ou digital, pode ser simples tratando-se apenas de um ficheiro ou complexo no caso de vários, pode ser texto, imagem, vídeo, etc. Resumidamente um conteúdo pode ser tudo o que contenha informação. Um documento é definido como um objecto ou informação armazenada que pode ser tratada como uma unidade. Com base no conceito de conteúdo, um documento é um agrupamento lógico de conteúdos de maneira a poder ser tratado como uma unidade. O conceito documento de arquivo é definido pela norma ISO como: Informação criada, recebida e gerida como evidência por uma organização ou pessoa por obrigação legal, ou num processo de negócio. Por sua vez o comité sobre documentos de arquivo electrónicos do International Council on Archives (ICA) definiu o mesmo termo como: Informação guardada produzida ou recebida no início, durante ou fim de uma actividade individual ou institucional e que contem conteúdo, contexto e estrutura suficiente para servir como evidência de uma actividade. Se olharmos para as duas definições reparamos que apesar de diferentes ambas concordam que um documento de arquivo é informação que é utilizada como prova e como tal tem requisitos de gestão específicos tais como a sua preservação a longo prazo. Esta definição explica assim as afirmações da AIIM, que escreve que qualquer conteúdo pode ser designado como um documento de arquivo e da ARMS que afirma que um documento de arquivo é um documento com atributos específicos. É importante ainda referir que a palavra documento de arquivo é adaptada da palavra inglesa record que tem como tradução directa para português a palavra registo. A razão para várias organizações portuguesas da área da informação, como a Direcção-Geral de Arquivos,

15 não usarem a tradução registo é para que esta não seja confundida com outro termo, definido pela norma ISO 15489, pela AIIM e outras organizações internacionais, que é o registration (acto de atribuir um identificador único no sistema a um documento de arquivo) que tem também como tradução directa para português a palavra registo. Esta ressalva é apenas importante porque ainda existe alguma confusão em publicações da área e a palavra registo é usada para referir um documento de arquivo Tipos de Sistemas de Gestão de Conteúdos Como já referido existem vários tipos de SGC que diferem entre si pelo tipo de conteúdo que objectivam gerir. Os termos mais utilizados para definir estes sistemas são: Sistema de Gestão Documental, responsável por gerir a criação, revisão, aprovação e consumo do documento, ou seja, as várias etapas do seu ciclo de vida. Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo, responsável pela eficiente e sistemática gestão do documento de arquivo em todo o seu ciclo de vida, incluindo os processos de captura e preservação como evidência de uma actividade. Sistema de Gestão de Conteúdos Web, responsável pela gestão de conteúdo Web em todo o seu ciclo de vida, incluindo os processos de publicação na rede. Sistemas de Gestão de Processos de Negócio, que permitem a criação, execução, monitorização e optimização de múltiplos processos de negócio automáticos, envolvendo pessoas ou sistemas. Sistemas de Gestão de Conteúdos Empresariais. Segundo um modelo criado pela AIIM é um sistema que tem integrado os sistemas referidos acima e um sistema de colaboração que oferece funcionalidades para auxiliar e optimizar a comunicação e partilha de informação entre os utilizadores do sistema Evolução de Software Com a crescente utilização de software na sociedade tornou-se uma necessidade que os sistemas informáticos respondam com rapidez e eficácia à mudança de requisitos e ambiente da área de negócio em que o produto se insere. A intenção de qualquer empresa fornecedora de produtos de software de evoluir o seu produto com o MoReq está integrada numa área da engenharia de software em claro crescimento: a evolução de software. A evolução de software, ou manutenção de software como também é chamada, é definida na norma IEEE 1219 como a modificação de um produto de software acabado para corrigir falhas, aumentar o desempenho ou outros atributos, ou adaptar o produto a um ambiente modificado. Uma definição semelhante é dada pela norma ISO 12207, que define o termo como a actividade de modificar o código e documentação de um produto de software para responder a uma necessidade de correcção ou melhoria, preservando a integridade do software (ISO95 Int. Standards Organisation 1995). Tanto o termo evolução de software, como manutenção de software são amplamente utilizados e fazem parte desta área. Historicamente o termo de manutenção foi o primeiro a ser 14

16 largamente reconhecido, grande parte devido ao conhecido artigo de Canning: That Maintenance Iceberg de 1972 (Canning 1972) e também à categorização das actividades de manutenção introduzida em 1976 por Swanson (Swanson 1976). O termo evolução surgiu devido à pouca abrangência da palavra manutenção que, como Parnas e outros apontaram, está mais relacionada com assegurar o funcionamento de um sistema sem alterar o seu desenho. A palavra evolução dá assim a ideia de uma necessidade de mudança envolvendo novos desenhos de sistema que evoluem de antigos (Parnas 1994) (Lehman, Perry e Ramil, Implications of evolution metrics on software maintenance 1998). Um dos pioneiros da área e dos primeiros a usar o termo evolução de sistema foi Lehman que no seu estudo da evolução do sistema operativo OS360 da IBM, definiu as intituladas Leis da Evolução (Lehman, Programs, Life Cycles, and Laws of Software Evolution 1980, Lehman, Perry e Ramil, Implications of evolution metrics on software maintenance 1998): 1. Mudança contínua um sistema torna-se progressivamente menos satisfatório ao longo do tempo a menos que se adapte constantemente a novas necessidades. 2. Aumento de Complexidade um sistema torna-se progressivamente mais complexo a menos que sejam feitas mudanças para reduzir a complexidade. 3. Auto-Regulação - O processo de evolução de software é auto regulado em relação à distribuição de produtos e processos que são produzidos. 4. Conservação da Estabilidade da Organização Não existe crescimento de actividade de evolução do sistema ao longo do tempo, ou seja, a quantidade de trabalho em cada release do sistema é constante. 5. Conservação da Familiaridade A quantidade de novo conteúdo em cada lançamento do sistema tem tendência para ser constante ou decrescer ao longo do tempo. 6. Crescimento Contínuo A quantidade de funcionalidades num sistema vai aumentar ao longo do tempo de maneira a satisfazer os utilizadores. 7. Qualidade Decrescente A qualidade de um sistema é vista como decrescente ao longo do tempo a menos que o desenho do sistema tenha sido cuidadosamente mantido e adaptado a novas restrições operacionais. 8. Feedback do Sistema O sucesso de evolução de um sistema exige o reconhecimento de que o processo de desenvolvimento é um ciclo envolvendo vários agentes e os seus feedbacks. É no seguimento e estudo das leis de Lehman que as actividades de evolução de software se baseiam e objectivam. Outro trabalho muito relevante na área foi a categorização das actividades de manutenção, introduzidas por Swanson que definiu 4 classes principais de actividades de manutenção: Adaptação, Perfeição, Correcção e Prevenção (Swanson 1976). Na prática, esta classificação ainda é usada hoje em dia, mas actualizada pela norma ISO/IEC 1476 com novas definições e novos termos (ISO/IEC ): 1. Manutenção Correctiva, que inclui mudanças para reparar falha no código. 15

17 2. Manutenção Adaptativa, onde se incluem alterações de infra-estrutura técnica. 3. Manutenção Perfectiva, inclui todas as alterações com o objectivo de melhorar o sistema como adicionar novas funcionalidades, aumentar a performance, ou melhorar a documentação. 4. Manutenção Preventiva, mudanças feitas para facilitar a futura manutenção e evolução do sistema, como reorganizar dependências internas para melhorar coesão e introdução de módulos. No entanto muitos investigadores da área defendem que as categorias de Swanson são insuficientes para classificar correctamente todas as actividades e processos da evolução de software e procuram hoje novas taxionomias. Um dos trabalhos mais relevantes nesse sentido foi feito por Ned Chapin (Chapin, et al. 2000). Chapin criou a sua própria classificação refinando a classificação de Swanson (Swanson 1976) tendo em conta que as alterações a um software podem ocorrer a três níveis diferentes: software, código e funcionalidade do utilizador, em que cada nível dá origem a tipos de actividades diferentes que foram agrupadas em quatro grupos: Interface de Suporte, Documentação, Propriedades de Software e Regras de Negócio. A Figura 2, retirada de (Chapin, et al. 2000) resume o esquema base utilizado, onde se pode também verificar que dentro de cada grupo existe mais uma refinação da actividade. Figura 2. Tipos de Evolução e Manutenção de Software O grupo A (Interface de Suporte) diz respeito à condição antes e depois do software. Se esta se manteve, então o software foi usado como referência e as actividades fazem parte do sub-grupo A1, A2 ou A3. O primeiro sub-grupo diz respeito a actividades de treino dos stakeholders, como por exemplo aulas de formação aos utilizadores, o segundo envolve 16

18 actividades de consulta, como estudar alterações ao sistema ou questionar consumidores sobre a eficácia do sistema, e o terceiro concentra-se nas actividades de avaliação do sistema que permitem ter uma visão completa do mesmo e assim agir correctamente na sua evolução. O segundo grupo engloba as actividades de mudança de documentação, que se divide em dois tipos de actividades: Reformativa, que consiste em actividades de reformulação da documentação para que esta esteja de acordo com as necessidades dos stakeholders. Actualizadora, onde o objectivo das actividades é o de garantir que o conteúdo é actualizado de maneira a que este seja o mais correcto possivel. Se o código do software foi alterado mas não resultou em mudanças nas funcionalidades do sistema, então as actividades de evolução estão enquadradas no grupo C. As actividades em C1 dizem respeito a actividades de melhoramento, como substituir componentes e algoritmos por outros mais simples ou elegantes, C2 diz respeito às mudanças de manutenção preventivas que Swanson identificou. As mudanças para melhorar o desempenho do sistema fazem parte de C3 e por último C4 inclui as mudanças adaptativas, como alterações para garantir a conformidade com outra plataforma técnica, ou sistema operativo. Por último temos o grupo das regras de negócio em que classificamos as actividades como: Reductivas, se as mudanças implementadas/alteradas reduzirem, ou restringirem, as funcionalidades do utilizador, já existentes no sistema. Correctiva, quando a mudança é para corrigir ou refinar alguma funcionalidade existente. Melhorativa, quando as alterações implicam a adição, substituição, ou expansão das funcionalidades do software. A classificação de Chapin (Chapin, et al. 2000) permite não só perceber os tipos de actuações que estão associados à evolução de software mas também que esta é uma área enorme em que cada actividade apresenta os seus desafios e problemas. A necessidade e o porquê de se investir, e estudar, as actividades apresentadas são bem evidentes pelas Leis da Evolução de Lehman (Lehman, Programs, Life Cycles, and Laws of Software Evolution 1980) Avaliação de Software Um dos tipos de actividades de evolução de software, como foi visto no subcapítulo anterior, diz respeito à avaliação de software (grupo A3). Dentro dessas actividades temos processos de auditoria, pesquisa, examinação, testes de regressão, estudos de sistemas, testes de diagnóstico, cálculo de métricas para avaliar o sistema, entre outras que partilham o mesmo objectivo: criar um entendimento do sistema necessário para o poder evoluir. Na classificação de Chaplin a actividade de avaliação do sistema é inclusive estabelecida como defeito no grupo de interface de suporte porque, segundo o autor, é a actividade que utiliza mais de metade do tempo dispensado na evolução/manutenção de software (Chapin, et al. 2000). 17

19 O objectivo da Fujistu em alinhar o seu produto com o MoReq necessita então da fase essencial que é a avaliação de um sistema, em que neste caso particular, o instrumento de avaliação utilizado é uma especificação de requisitos (MoReq). É neste tipo específico de avaliação que esta dissertação se centra. A avaliação de software é, como se pode verificar no subcapítulo anterior, uma actividade antiga no mundo da evolução de software, mas a avaliação de SGD é bastante recente. Por este tipo de sistemas terem características, funcionalidades e objectivos específicos, a sua avaliação também tem que ser específica e ponderada. Uma das primeiras abordagens à avaliação de SGD foi feita numa conferência organizada pela AIIM em 2002 com o tema A Informação Empresarial e a Gestão de Conteúdo (The Enterprise Information & Content Management Forum), por Len Asprey e Michael Middleton, que apresentaram um artigo intitulado: especificar requisitos e seleccionar o fornecedor da aplicação para gestão de documentos simples e de arquivo ("Specifying your requirements and selecting your supplier for records and document management applications") (Asprey e Middleton 2002). No artigo de Asprey e Middleton estes suportam a ideia que o mercado de SGD está em grande crescimento com a crescente criação de produtos e requisitos para os mesmos. Por essa razão é importante que existam orientações para seleccionar os requisitos necessários e escolher o produto de software que mais se adequa às necessidades dos consumidores. Em relação ao primeiro problema, seleccionar os requisitos necessários, existem vários desafios como determinar a função dos documentos no contexto do negócio, determinar requisitos relevantes para a gestão dos documentos, especificar as funcionalidades necessárias e definir requisitos de arquitectura, desempenho e administração, entre outros. Para resolver estes problemas os autores do artigo sugerem a criação de uma especificação de requisitos que detalhe as necessidades dos utilizadores e do sistema, incluindo requisitos funcionais, não funcionais e de domínio. Na criação da especificação é aconselhável seguir os passos do processo de análise definidos por Shelly, Chasman e Rosenblatt em 2001 (Shelly, Chasman e Rosenblatt 2001) que são: 1. Determinar os requisitos, que consiste principalmente em perceber os processos de negócio da organização. 2. Analisar os requisitos, que se focam em várias tecnologias e processos de negócio de maneira a poder optimizá-los ou melhorá-los. 3. Especificar os requisitos, de integração ou adaptação com outros sistemas na organização. 4. Validar os requisitos, que consiste em confirmar o documento por todas as partes interessadas e com responsabilidade no sistema e negócio. Para a conclusão de todo o processo de definição e análise de requisitos existem as seguintes técnicas que podem ser usadas: entrevistas, recolher dados e analisá-los, amostragem e/ou utilização de ferramentas analíticas para análise de funções, modelação de 18

20 processos, diagramas de fluxos de dados, modelos de dados e descrições detalhadas de processos (Asprey e Middleton 2002). No artigo os autores não esqueçam também de relembrar que foi lançado em 2001 a primeira versão do MoReq que pode, e deve, ser usado como fundação para a análise e definição dos requisitos. Em relação à escolha de um SGD esta necessita de vários passos que identificados são também os desafios do problema: 1. Desenvolver uma estratégia para procura e selecção dos produtos que satisfazem as necessidades do negócio. 2. Desenvolver uma estratégia de avaliação dos produtos. 3. Seleccionar informação dos produtos que vão de encontro aos requisitos específicos. 4. Escolher o fornecedor que tem o produto adequado e a experiência do domínio, combinado com os recursos necessários para a manutenção e actualização do produto. 5. Negociar o contrato com o fornecedor para aceitação de todas as partes. O principal desafio no entanto, segundo o autor, é claramente a avaliação do produto. Com uma estratégia bem definida que dá origem a uma avaliação sucinta e qualitativa do produto o processo de decisão torna-se muito mais fácil (Asprey e Middleton 2002). As técnicas recomendadas pelos autores para avaliação do produto são: Utilização de listas de verificação, que são desenhadas para ajudar organizações a confirmar as capacidades do produto. Listas ponderadas, que ajudam a diferenciar a relevância entre requisitos e funcionalidades do produto. Análise de Intervalos, técnica utilizada para identificar falhas, ou novas funcionalidade do produto. Os objectivos, os desafios e as partes interessadas desta dissertação não são os mesmos que os identificados no artigo de Asprey e Middleton (Asprey e Middleton 2002). O objectivo passa não por escolher um fornecedor de SGD, mas sim avaliar um e centrar a análise na perspectiva do fornecedor em vez do consumidor. O processo de avaliação é no entanto semelhante em muitos aspectos, visto que a avaliação é feita através de uma lista de requisitos, o que resulta em semelhantes técnicas de avaliação, mas com diferente análise de resultados. O objectivo deste subcapítulo é perceber como funcionam as técnicas mencionadas, vantagens e desvantagens. No capítulo 5 (Análise do SmartDocs segundo o MoReq2) essa análise será feita na perspectiva do objectivo que se pretende depois de utilizados os métodos para avaliar o SmartDocs Listas de Verificação Uma lista de verificação para avaliação de software consiste numa lista de itens que são estruturados segundo categorias relevantes do produto. Os itens podem ser perguntas, requisitos e/ou conceitos do sistema. Dependendo da cobertura da lista, quantidade de 19

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