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1 Página: 1 I. Perfil de elaboração: Resultante do briefing com todas as partes intervenientes no projecto, com ênfase nas necessidades do cliente Zenlive será desenvolvido o supracitado projecto. Algumas normas base serão sempre tomadas como ponto de partida, tais como: Recomendações e boas práticas de desenvolvimento web como constam em (http://www.w3.com) do Word Wide Web Consortium; recomendações de boas práticas de acessibilidade como constam em (http://www.w3.org/wai/); a utilização de linguagens de programação livres como o PHP e MySQL, que representam uma redução significativa nos custos de licenciamento de software, reduzindo por consequência os custos finais do projecto a desenvolver. Ver ponto VIII para mais detalhes.

2 Página: 2 II. Apresentação empresa / briefing: A Zenlive é uma empresa jovem de design de interiores que opera nos mercados nacional e Angola. Pretendia uma plataforma que simplificasse e agilizasse o processo de orçamentação e gestão de encomendas com fornecedores. Para além desta agilização, normalizava-se os documentos internos e externos da empresa, dando uma imagem profissional da mesma. Assim, o cliente passou como briefing o sonho que queria ver tornado em realidade. Ideia: Pretende-se desenvolver um gestor de catálogos virtual que permita a orçamentação de produtos seleccionados de uma base de dados inserida previamente. Objectivo: Tem como objectivo agilizar processos dando uma resposta mais rápida na elaboração de orçamentos. Gestão e escolha de produtos, melhor controlo de valor orçamentado, valor gasto e margem de aquisição Descrição: O gestor no formato de visualização, deverá funcionar como carrinho de compras. Poder seleccionar uma produto da zona de produtos e este passar para uma selecção de escolha onde se pode visualizar o preço de custo já com margem mínima (Valores em dólares, Kwanzas e Euros) da Zenlive e possibilidade de inserir quantidades. Nessa zona de produtos, já dentro do carrinho de compras (digamos assim), deve poder ser inserido um novo produto que esteja fora dos existentes, isto é, poder inserir um produto na hora com uma medida específica e este surgir nessa zona com o valor que definimos na hora. Nesta zona também poderá ser permitido aumentar a margem de venda sobre os produtos. Após a selecção dos produtos, poderá avançar-se para a parte de formalização do orçamento para o cliente com os produtos que foram seccionados. Será solicitado o preenchimento dos dados do cliente que ficarão guardados em base de dados e será atribuído uam referência ao cliente para futuras propostas. O gestor fará então três modelos de documentos que ficarão em arquivo. Orçamento final (para o cliente), Orçamento com valores de custo para arquivo, e pedidos de orçamento (para fornecedores).

3 Página: 3 III. Objectivos do projecto memória descritiva: Pretende-se com este projecto criar uma plataforma de intranet de gestor de catálogo de produtos, com aplicação de gestão e criação de orçamentos. Nesta plataforma, ter-se-á acesso e controlo sobre os artigos/produtos, clientes, fornecedores e respectivos orçamentos. O sistema contempla também sistema de hierarquia de acesso e respectiva gestão das diferentes funcionalidades. Com a ferramenta supracitada, pretende-se agilizar todos os processos envolvidos no negócio, desde a compra ao fornecedor, até à venda ao cliente final. A proposta apresentada prende-se nos seguintes pontos: Três áreas de actuação: Catálogo de produtos; orçamentação e exportação. Dois modos de acesso e gestão automáticos por tipo de utilizador: Backoffice: de acesso exclusivo a administração para gestão de catálogo e outras funcionalidades administrativas. Frontoffice: de acesso a colaboradores e convidados para visualização de catálogo, criação de orçamentos e algumas exportações de documentos. Este sistema será ainda projectado e programado de forma a serem implementadas novas funcionalidades no futuro, para que o mesmo seja escalonável e flexível para acompanhar as necessidades da empresa.

4 Página: 4 IV. Componentes de aplicação: A aplicação terá como principais os seguintes componentes, explicados em detalhe mais à frente no ponto VI: 1. Catálogo de produtos com gestão; 2. Gestão de utilizadores; 3. Registo de fornecedores com gestão; 4. Registo de clientes com gestão; 5. Gestão de propriedades de produto; 6. Gestão de imagens de produtos; 7. Apresentação de catálogo em modo de criação orçamento; 8. Sistema de criação de orçamento (estilo carrinho compras); 9. Exportação de orçamento.

5 Página: 5 V. Descrição de componentes: O catálogo de produtos será composto por duas partes. Neste ponto explicamos a parte de administração. O catálogo, comporta uma listagem geral com filtros de visualização. Permitindo sempre alterar quaisquer produtos já inseridos. Existindo também naturalmente a possibilidade de adicionar novo produto. Cada produto terá as seguintes informações. (De notar que a obrigatoriedade de cada campo será decidido em futuras reuniões e análises de projecto de execução) Código referência (igual ao fornecedor); Categoria; Nome produto (igual ao fornecedor designação); Nome produto (visualização para cliente); Descrição do produto; Imagem principal de produto; Preço de custo (com selector de moeda); Preço final (com selector de moeda); Prazo de entrega pelo fornecedor. Ainda no painel de gestão do catálogo, todas as categorias e respectivas e infinitas subcategorias são geridas pelos administradores. Podendo assim criar, adicionar e alterar as categorias a qualquer altura. Pode igualmente mover artigos entre categorias e também adicionar um determinado produto a múltiplas categorias.

6 Página: 6 Gestão de utilizadores, estará disponível apenas para os administradores. A hierarquia do sistema contemplará três níveis diferentes e editáveis, com um quarto nível que contempla apenas um utilizador de segurança e acesso máximo. Assim definimos da seguinte forma os níveis de utilizador: Super administrador Nível de acesso máximo e de sistema. Esta conta tem acesso global e não pode ser removida por nenhum outro nem pelo próprio. Administradores Este nível de acesso tem acesso global ao sistema inclusive à gestão de todos os outros níveis de acesso excepto editar ou remover o super administrador. Colaborador Neste nível terá acesso ao componente de catálogo em modo de carrinho de compras. Tem também acesso à criação de orçamentos no componente de criação. Permite também em caso de cliente que não esteja em sistema, adicionar novo, com conhecimento dos administradores. Permite ainda utilizar as ferramentas de exportação. Convidado Neste nível estão barradas praticamente todas as funcionalidades de sistema. Ter- se-á acesso ao catálogo, sem preços e outras informações confidenciais. Das ferramentas de exportação, ficará contemplado apenas um pedido de orçamento, ao qual, um administrador terá de efectuar o mesmo manualmente a quem efectuou o pedido. Os dados de cada conta serão idênticos, excepto para o convidado. De notar que a gestão de utilizadores cabe apenas aos administradores e super administrador.

7 Página: 7 Registo de fornecedores com gestão, está contemplado no sistema de backoffice, apenas a administradores. Será um simples painel com listagem e filtros dos fornecedores em sistema. Permite editar, remover e adicionar novas entradas de fornecedor. Os campos que queremos para os fornecedores serão discutidos no início do projecto. A quantidade e variedade dos campos não é relevante para o orçamento, sendo que ficará o cliente em total liberdade de conclusão sobre esta matéria. Registo de clientes com gestão será um componente muito idêntico ao anterior. Contudo, este sistema está directamente ligado com o componente de orçamentos, onde aparecerá a listagem de todos os clientes para selecção. Aqui neste ponto, será criada a premissa para que os colaboradores, ao serem confrontados com a necessidade de adicionar novo cliente ao sistema, o respectivo formulário de criação de cliente é apresentado no frontoffice, antes de se iniciar o processo de orçamento. O sistema informa internamente os administradores da respectiva criação de novo cliente. Gestão de propriedades de produto, é um pequeno módulo que aumenta exponencialmente a capacidade de características a cada artigo/produto. De uma maneira prática, poder-se-á criar características independentes, e de seguida atribuí-las a determinado artigo/atributo. Assim temos por exemplo, o produto cadeira xpto adicionada no sistema. De seguida vamos criar nova característica designada cores. Nesta nova característica cores podemos adicionar todas e quaisquer possibilidades. Após termos a nova característica adicionada, editamos o produto cadeira xpto e seleccionamos adicionar característica. O sistema perguntará que valores de determinada característica queremos atribuir ao actual produto. No entanto, devido à especificidade de cada produto, as características podem ser adicionadas logo em simultâneo com o produto. Isto porque poderá com certeza haver características específicas apenas para um produto. A cada característica, podemos adicionar parâmetros adicionais, tais como preço (mais ou menos, do preço base, etc...). Se por um lado possa parecer um processo mais complexo, por outro permite o sistema ser completamente flexível sobre a gestão de produtos no catálogo e suas características.

8 Página: 8 Gestão de imagens de produtos, é um componente extra que permite adicionar imagens extras ao produtos. No formulário de inserção de produto, é obrigatório inserir pelo menos uma imagem de duas possíveis. (Produto e aplicação). Contudo neste componente podemos seleccionar o produto que queremos adicionar novas e mais imagens, e efectuar o upload de novas imagens, que serão apresentadas na descrição do produto no modo catálogo. Apresentação de catálogo em modo de criação orçamento, é muito idêntico à apresentação de catálogo em modo de administração. Contudo um pouco mais cuidado na apresentação. Contempla menu de selecção de categorias. Vários sistemas de apresentação e/ou filtros como por exemplo: Mais usados; mais recentes; mais caros; mais baratos; ordem alfabética etc... Cada produto poderá ser aberto em página individual, onde poder-se-á visualizar toda a informação sobre o mesmo, bem como imagens extra que possam existir para o mesmo. A exibição de preços, está dependente do tipo de utilizador, sendo que os preços estarão sempre escondidos caso este seja Convidado. O sistema de escolha de produtos é conduzida por tecnologia AJAX, para uma melhor navegabilidade e interacção com o sistema de carrinho de compras. Serão usados sistemas de apresentação de imagens em slideshow e popup javascript (lightbox) para um resultado final mais apelativo e funcional. Sistema de criação de orçamento, será muito parecido com um comum carrinho de compras de um portal de loja online. Adicionar-se-á produtos ao documento (carrinho), e continua a selecção de produtos. A qualquer momento poder-se-á visualizar o documento, com todos os produtos já adicionados e respectivos valores bem como totais. O documento pode sempre ser editado, desde quantidades a remover determinado produto. Após conclusão de documento é iniciado o processo de fecho de documento, onde dar-se-á dois passos complementares. Primeiro é a selecção do cliente da lista de clientes, e caso não exista em sistema, a premissa de adicionar novo. Segundo é a possibilidade de adicionar margem no topo do orçamento. Margem a ser diluída pelo total. O sistema converte sempre os valores monetários em tempo real comunicado com servidores de câmbio, tais como XE e Google. Ainda sobre valores de câmbio, sendo que o sistema actualiza automaticamente, a última taxa de câmbio é guardada em sistema, para que em caso de falha de comunicação, seja utilizada a última taxa em vigor, com nota de possível discrepância. Após conclusão do orçamento, este fica associado ao criador, sendo que apenas poderá ser editado pelo mesmo ou pelos administradores do sistema.

9 Página: 9 Exportação do orçamento, é a fase final do processo. Podendo ser feito de imediato, ou mais tarde. Todos os orçamentos concluídos ficam gravados no sistema e ordenados por data, cliente e criador do mesmo. Os administradores podem sempre a qualquer altura utilizar as ferramentas de exportação para qualquer orçamento, ou o criador dos seus próprios orçamentos. No sistema de exportação, contemplará três ferramentas distintas. Orçamento final para cliente Onde será gerado um PDF com várias páginas, das quais constam: carta de apresentação Zenlive; Carta de orçamento personalizada com dados de cliente; Orçamento de produtos descriminados (sem a referência original do fornecedor); Anexo com fotografias dos produtos e página com condições de pagamento mais campos para assinatura (adjudicação). De notar que layout e conteúdos de texto a serem fornecidos por vós. Orçamento de arquivo Que serve apenas de documento interno e de sistema igualmente com possibilidade de exportação PDF. Contempla toda a informação essencial, desde a data colaborador, valor final e produtos com preço de custo à data mais preço de custo actual. Câmbios sempre automáticos e instantâneos, com selectores de moeda. Notas de encomenda Conjunto de documentos PDF separados por fornecedor se aplicável vários fornecedores, com notas de encomenda dos produtos em questão. Este fica apenas em sistema e a ser utilizado por administradores. Na exportação, o sistema contempla a possibilidade de enviar por . De notar que esta funcionalidade pode ser explorada para o próprio colaborador receber no seu os respectivos anexos, para poder reencaminhar. Ou pode mesmo enviar por para o cliente. Esta opção será discutida com a Zenlive. No painel de visualização de orçamentos por determinado colaborador, este pode verificar se o seu orçamento já foi pedido aos fornecedores, estando o mesmo marcado como processado por parte da administração. Neste caso, em backoffice, os administradores têm acesso a tudo o que se passe no sistema, sendo alertados para novos orçamentos, para que possam ser analisados, e posteriormente efectuado os pedidos de encomenda aos fornecedores. Marcando os orçamentos como processados. Assim encadeasse uma sucessão de procedimentos automáticos a juntar e facilitando a intervenção humana por parte de toda a equipa.

10 Página: 10 V. Estudo da Base de Dados:

11 Página: 11 Tabela USERS Campo Função Obrigatório id_users Campo automático de ID da entrada de utilizador. N/A Campo para o do utilizador. Destinado ao para qualquer tipo de utilizador. Serve igualmente como Login. Este campo não aceita duplicados. password Campo para armazenar as passwords de acesso para cada utilizador SIM nome Nome próprio do utilizador. SIM cargo Cargo que ocupa na empresa. SIM telefone Telefone do utilizador. SIM nivel Nível de acesso ao sistema. Uso interno do sistema. Administrador, Colaborador, etc. SIM SIM

12 Página: 12 Tabela CLIENTES Campo Função Obrigatório id_clientes Campo automático de ID da entrada de cliente. N/A nome_emp Campo para o nome da empresa, se cliente for empresa. NÃO nome_contacto Nome da pessoa/contacto do cliente. SIM morada Morada do cliente SIM zip_cidade Código Postal e Cidade do Cliente. SIM pais País do Cliente. SIM tel1 Telefone do cliente. SIM tel2 Telefone do cliente opcional (segundo numero). NÃO fax Numero de FAX do cliente. NÃO do cliente. SIM

13 Página: 13 Tabela ORCAMENTOS Esta tabela armazena os dados principais dos orçamentos efectuados. Campo Função Obrigatório id_orcamentos Campo automático de ID da entrada de orçamento. N/A id_user Campo para armazenar o ID do utilizador que gerou o orçamento. SIM id_cliente Campo para armazenar o ID do cliente do orçamento. SIM total_custo Valor total do custo do orçamento. Separado para fácil referência e estatística. SIM total_venda Valor total do preço de venda do orçamento. Separado para fácil referência e estatística. SIM moeda Moeda utilizada neste orçamento. SIM estado data Estado da encomenda. (Pendente, processada). O estado reflecte se algum administrador deu seguimento à mesma, alternando o estado da mesma. Data armazenada automaticamente na criação do orçamento. Este campo alterasse sempre que documento for modificado. SIM SIM

14 Página: 14 Tabela ORCAMENTOS_PRODUTOS Esta tabela armazena todos os produtos descriminados para cada orçamento. Campo Função Obrigatório id_orcamentos_produtos Campo automático de ID da entrada de orçamentos_produtos. N/A id_orcamento Campo para armazenar o ID do orçamento em causa. SIM id_produto Campo para armazenar o ID do produto em causa. SIM id_propriedade_prod Campo para armazenar propriedades específicas de determinado produto se aplicável. NÃO preco_custo Valor do preço de custo na altura do orçamento. (Moeda utilizada no orçamento) SIM preco_venda Valor do preço de venda na altura do orçamento. (Moeda utilizada no orçamento) SIM quantidade Quantidade utilizada do produto em questão. SIM

15 Página: 15 Tabela_PRODUTOS Esta tabela armazena todos os produtos inseridos no sistema. Campo Função Obrigatório id_produtos Campo automático de ID da entrada de orçamentos_produtos. N/A id_categoria Campo para armazenar o ID do orçamento em causa. SIM id_fornecedor Campo para armazenar o ID do produto em causa. SIM cod_ref_fornecedor Campo com o código de referência igual ao do fornecedor. SIM nome_prod_fornecedor Nome do produto, exactamente igual ao fornecedor. SIM nome_prod_zenlive Nome do produto dado pela Zenlive. Este é visível nos documentos dos cleintes. SIM descricao Descrição geral sobre o produto. NÃO imagem1 Imagem do produto. SIM imagem2 Imagem do produto adicional. NÃO preco_custo Preço de custo do produto. SIM preco_venda Preço de venda ao público pela Zenlive. SIM moeda Moeda utilizada na compra deste produto. SIM prazo_entrega Prazo de entrega por parte do fornecedor. NÃO estado Estado do produto. (Ligado/Desligado) Que influencia se o produto aparece ou não disponível no catálogo para escolha na elaboração de um orçamento. SIM

16 Página: 16 Tabela IMAGENS_EXTRA Esta tabela armazena todas as imagens extra para determinado produto. Campo Função Obrigatório id_imagens_extra Campo automático de ID da entrada de imagens_extra. N/A id_produto Campo para armazenar o ID do produto a que se destina a imagem. SIM imagem Nome da imagem. SIM Tabela FORNECEDORES Esta tabela armazena informações sobre os fornecedores dos produtos. Campo Função Obrigatório id_fornecedores Campo automático de ID da entrada de fornecedores. N/A nome_emp Campo com o nome da empresa do Fornecedor. SIM nome_contacto Campo com o nome de contacto na empresa. NÃO morada Morada do fornecedor. SIM zip_cidade Código Postal e Cidade do Fornecedor. SIM pais País do Fornecedor. SIM tel1 Telefone primário do fornecedor. SIM tel2 Telefone secundário do fornecedor. NÃO fax Numero de Fax do fornecedor. NÃO Endereço de do fornecedor. SIM

17 Página: 17 Tabela CATEGORIAS_PROD Esta tabela armazena todas as categorias e sub-categorias disponíveis para os produtos. Campo Função Obrigatório id_categorias_prod Campo automático de ID da entrada de categoria de produtos N/A pai ID da categoria principal no caso de ser subcategoria. Utilização de sistema. N/A nome Nome da categoria/subcategoria. SIM Tabela PROPRIEDADES_PROD Esta tabela armazena todas as propriedades extra para os produtos, caso aplicável. Campo Função Obrigatório id_propriedades_prod Campo automático de ID da entrada de categoria de produtos N/A id_produto ID do produto em questão. N/A nome Nome da propriedade em questão (p.ex. Cores da cadeira XPTO). SIM caracteristica Característica para determinada propriedade. (p.ex. Vermelho) SIM operator Operator significa se a propriedade influência o preço do produto. Portanto operator será (- ou +). SIM valor O valor que será influenciado. (p.ex 20, então se o operador for + o valor total do produto passa a ser o valor original na respectiva moeda por exemplo euros + 20 ) SIM

18 Página: 18 VI. Processos (Workflow): Workflow 1

19 Página: 19 Workflow 2

20 Página: 20 VII. Maquetas de projecto: Página Inicial

21 Página: 21 Backoffice Home

22 Página: 22 Backoffice Menu Home Produtos Listagem total (Aqui mostra-se listagem total de produtos, com pequena imagem, titulo e informação essencial. Listagem com paginção e link para página do produto. Links de acesso rápido para editar, remover do sistema.) Adicionar novo (Botão de acesso ao formulário de adicionar novo produto) Clientes Listagem total (Aqui mostra-se listagem total de clientes, com paginação e informação simples. Links rápidos de visualizar cliente, editar e remover.) Adicionar novo (Botão de acesso ao formulário de adicionar novo Cliente) Fornecedores Listagem total (Aqui mostra-se listagem total de Fornecedores, com paginação e informaçãosimples. Links rápidos de visualizar fornecedor, editar e remover.) Adicionar novo (Botão de acesso ao formulário de adicionar novo fornecedor) Orçamentos Listagem (Aqui mostra-se listagem total de Fornecedores, com paginação e informação simples. Links rápidos de efectuar encomenda, alterar estado etc.) Criar novo (Sistema de criação de novo orçamento a cliente, igual aos colaboradores) Sistema Utilizadores (Gestão de colaboradores e convidados) Configurações (Configurações tipo: sistema automático de câmbios, s, impostos e outros a definir)

23 Página: 23 Backoffice Área Conteúdos 1

24 Página: 24 Backoffice Área Conteúdos 2

25 Página: 25 Frontoffice Home

26 Página: 26 Backoffice Menu Home Loja Listagem total (Aqui mostra-se listagem total de produtos, com pequena imagem, titulo e informação essencial. Listagem com paginação e link para página do produto. Links de acesso rápido para adicionar ao carrinho de orçamento.) Minha área Meus dados (Área de visualização e edição de dados pessoais do colaborador) Meus orçamentos (Área de visualização de orçamentos já efectuados pelo colaborador. Com visualização de estado de encomenda ao fornecedor, e botão de terminado.)

27 Página: 27 Frontoffice Área de conteúdos:

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