MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação ANÁLISE PRELIMINAR DE PDTI

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1 MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação ANÁLISE PRELIMINAR DE PDTI Órgão: UNIVERSIDADE FEDERAL DE CIÊNCIA E SAÚDE DE PORTO ALEGRE - UFCSPA Objeto: PDTI Grupo Consultor em Governança de TI Brasília, 2 de outubro de 2012 Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 1/16

2 HISTÓRICO DE VERSÕES Data Versão Descrição Autor 01/10/ Criação do documento Grupo Consultor em Governança de TI Consultor Eric Germano Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 2/16

3 INTRODUÇÃO Esse documento apresenta a análise técnica preliminar do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) da Universidade Federal de Ciência e Saúde de Porto Alegre (UFCSPA), referente ao período , realizada pelo Grupo Consultor em Governança de TI, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI) do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP), em atendimento à demanda registrada na Central de Serviços e Suporte do SISP (C3S), sob o chamado de número A análise preliminar baseia-se no Modelo de Referência de PDTI do SISP, integrante do Guia de Elaboração de PDTI do SISP, versão 1.0, 2012 (1). O guia disponibiliza informações para auxiliar a elaboração de um PDTI, com conteúdo e qualidade mínimos para aprimorar a gestão da Tecnologia da Informação nos órgãos da Administração Publica Federal (APF). Apóia o planejamento das ações relacionadas à TI, auxiliando na solução de alguns dos grandes desafios enfrentados pela administração pública atualmente: o de possibilitar a maior efetividade no emprego dos recursos de TI, colaborar para uma gestão integrada, com publicidade das realizações, resultando em maior benefício para a sociedade e maior transparência no uso de recursos públicos. Esta análise tem como objetivo verificar a aderência do PDTI elaborado pela UFCSPA ao modelo recomendado para o SISP. Além disso, permite identificar oportunidades de melhorias no documento de planejamento de TI do órgão a partir de comentários, recomendações e orientações. Os benefícios do uso e aderência ao modelo são o aprimoramento da gestão e governança de TI do órgão, além do atendimento à conformidade legal prevista nos normativos vigentes. (1) Documento disponível no endereço eletrônico: Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 3/16

4 ÍNDICE HISTÓRICO DE VERSÕES...2 INTRODUÇÃO NOTAS INICIAIS PREMISSAS LISTA DE VERIFICAÇÃO ITENS NÃO PREVISTOS NO MODELO DE REFERÊNCIA OBSERVAÇÕES...14 Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 4/16

5 1. NOTAS INICIAIS Esta seção compreende informações adicionais a respeito da análise do PDTI do Órgão. Contempla itens que não constam explicitamente no Modelo de Referência, porém constituem informação de registro relevante, para fins históricos. ITEM OBSERVAÇÕES Documento utilizado para elaboração deste documento de análise preliminar PDTI v5.pdf, anexado no sistema C3S, chamado 4038, em 24/09/2012. Utilização de consultoria para elaboração do PDTI Não. Foi elaborado pela equipe interna. Nome do Consultor responsável pela Análise Preliminar do PDTI Eric Fábio de Aguiar Germano 2. PREMISSAS Esta seção compreende informações a respeito de itens gerais considerados essenciais para um PDTI. Cada item é avaliado para verificar se está contemplado no PDTI do órgão: Sim - O PDTI do órgão apresenta o item. Não - O PDTI do órgão não apresenta o item. Parcial - O PDTI do órgão apresenta o item, mas não está completo. ITEM CONTEMPLADO OBSERVAÇÕES Contempla pelo menos, as seguintes áreas: necessidades de informação alinhada à estratégia do órgão ou entidade, plano de investimentos, contratação de serviços, aquisição de equipamentos, quantitativo e capacitação de pessoal, gestão de risco. Produzido pelo Comitê de TI, com auxílio da área de TI e assinado pelo presidente do referido Comitê ou pela autoridade máxima do órgão. Documento bem organizado, poderá receber pequenas evoluções a partir da próxima revisão, principalmente quanto às informações que envolvam orçamento e custos. Na gestão de riscos, necessita informar os responsáveis pela gestão dos riscos e aplicação das medidas de prevenção e contingência. Pode ser citada a portaria ou resolução que designou a equipe de elaboração Segue o modelo de referência para os órgãos do SISP Seguiu, quase na íntegra, o modelo de referência. Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 5/16

6 3. LISTA DE VERIFICAÇÃO Esta seção compreende informações a respeito da análise do PDTI do Órgão, baseando-se nos itens do Modelo de Referência de PDTI do SISP, integrante do Guia de Elaboração de PDTI do SISP, versão 1.0, Para cada item é avaliado se está contemplado no PDTI do órgão: Sim - O PDTI do órgão apresenta o item. Não - O PDTI do órgão não apresenta o item. Parcial - O PDTI do órgão apresenta o item, mas não está completo. CAPA ITEM CONTEMPLADO OBSERVAÇÕES Nome do órgão e período de vigência do PDTI Consta na Capa. FOLHA DE ROSTO Nomes que compõem a equipe de elaboração do PDTI (coordenador, integrantes e colaboradores), respectiva Portaria de nomeação (ou outro documento normativo), responsáveis pela aprovação do PDTI (Alta Direção, Comitê de TI) HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES Controle de alterações (versões) do documento NÃO Sugere-se retirar da capa a informação sobre a eqiupe de elaboração e aprovação, e incluir, inicialmente, as informações sobre a hierarquia central do órgão, suas Diretorias envolvidas e a Equipe de PDTI designada (se possível, com o número da Portaria de nomeação). Não contém seção para registro do Histórico de versões aparentemente, está na versão 5, mas não há informações sobre as versões anteriores úteis para entendimento da evolução do documento. Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 6/16

7 ÍNDICE Índice/sumário do PDTI Consta na seção Sumário APRESENTAÇÃO Objetivo do PDTI, destacando o propósito desse documento no contexto da organização Descrição breve do conteúdo do PDTI Abrangência do PDTI Período de validade do PDTI Período de revisão do PDTI Consta na seção Apresentação, p. 8 NÃO Pode ser apresentada a estrutura do documento, e destacar as seções principais. Este documento abrange toda a Universidade, incluindo Reitoria, Pró-reitorias, corpo docente e discente, técnicos, bem como as estruturas organizacionais vinculadas às diferentes unidades da UFCSPA. p. 8 O PDTI aqui apresentado refere-se ao triênio 2012/2013/2014 ( ) Além de ações planejadas para este triênio, também foram incluídas necessidades da Instituição que poderão ser contempladas a longo prazo. p. 8 Serão realizadas revisões deste plano entre os meses de setembro e outubro de cada ano de sua abrangência. A responsabilidade destas revisões cabe ao Comitê Gestor de Tecnologia da Informação (CGTI), e a sua aprovação cabe à Reitoria. p. 8 Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 7/16

8 Descrição breve do conteúdo do PDTI Abrangência do PDTI Período de validade do PDTI Período de revisão do PDTI NÃO Pode ser apresentada a estrutura do documento, e destacar as seções principais. Este documento abrange toda a Universidade, incluindo Reitoria, Pró-reitorias, corpo docente e discente, técnicos, bem como as estruturas organizacionais vinculadas às diferentes unidades da UFCSPA. p. 8 O PDTI aqui apresentado refere-se ao triênio 2012/2013/2014 ( ) Além de ações planejadas para este triênio, também foram incluídas necessidades da Instituição que poderão ser contempladas a longo prazo. p. 8 Serão realizadas revisões deste plano entre os meses de setembro e outubro de cada ano de sua abrangência. A responsabilidade destas revisões cabe ao Comitê Gestor de Tecnologia da Informação (CGTI), e a sua aprovação cabe à Reitoria. p. 8 Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 8/16

9 1. INTRODUÇÃO Descrever os fatores motivacionais para a elaboração do PDTI. Descrever o alinhamento com as estratégias, políticas e demais instrumentos de planejamento do órgão. 2. TERMOS E ABREVIAÇÕES Tabela de significados dos principais termos e abreviações utilizados no decorrer do PDTI 3. METODOLOGIA APLICADA Descrição da metodologia utilizada para elaboração do PDTI, bem como se alguma boa prática ou ferramenta foi utilizada. Citou a IN04 e a necessidade de alinhamento da TI ao négócio. Citou o alinhameto à estratégia da universidade e plano de ação Apresentado nas pgs. 10 e 11. A elaboração do Plano Diretor de Tecnologia da Informação considerou as Diretrizes Estratégicas da UFCSPA para o período de , assim como o modelo de referência do órgão central do SISP Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI), e o modelo de Governança em TI COBIT. p. 13. Houve um destaque positivo na utilização dos conceitos COBIT, enxergando o processo do PDTI como um dos passos para a melhoria da Governança de TI. A apresentação do cronograma foi bastante elucidativa e servirá como lições aprendidas para as próximas revisões. Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 9/16

10 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Documentos mais relevantes utilizados para a elaboração do PDTI, tais como: planejamento estratégico do órgão, PPA, regimento interno, PDTI e Plano de Metas e Ações anteriores, leis, decretos, instruções normativas, acórdãos. 5. PRINCÍPIOS E DIRETRIZES Princípios que determinam o ponto de partida, bem como as diretrizes que serão as instruções para o alcance dos objetivos do PDTI. Eles orientarão o conteúdo do PDTI, apoiando na priorização de necessidades e critérios para aceitação de riscos. PARCIAL PARCIAL À lista apresentada na página 12, poderiam ser acrescidos: LOA (para embasamento orçamentário) Planos de TI anteriores ou resumo de execução de exercícios anteriores Políticas de TI vigentes na universidade Normativos ou resoluções do MEC que impactem nas decisões de negócio apoiadas pela TI (por exemplo, acessibilidade e recursos EAD) Convênios, parcerias e linhas de crédito de outras esferas de governo ou organismos internacionais, que exijam ou forneçam recursos para a TI. Regimento Interno ou Estatuto, para garantir a visualização da abrangência da Universidade e sua estrutura interna. Apresentado na página 15. Interessante o foco, mas carece da ligação com algum documento que lhes dê embasamento. Ainda, poderiam receber um código, que facilitaria a referência para embasamento das ações e projetos resultantes do PDTI. Recomendamos referenciar, para cada princípio/diretriz, qual documento o fundamentou. Por exemplo: o Plano Estratégico do Órgão, a EGTI , a IN nº 04/2010, Decisão do Comitê, etc. Avaliar, quais princípios/diretrizes podem representar critérios para apoiar a priorização das necessidades, e quais podem representar critérios para aceitação de riscos. Vide exemplo na Seção 5. Observações, desta Análise. Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 10/16

11 6. ORGANIZAÇÃO DA TI Informações da TI organizacional quanto à estrutura, arquitetura, processos e recursos de TI. Contexto geral em que se insere a unidade de TI na organização, apresentando a estrutura do órgão e da unidade de TI, por meio de organogramas. Evidenciar a hierarquia e as relações de subordinação e comunicação. Atividades e funções desenvolvidas pela unidade de TI 7. RESULTADOS DO PDTI ANTERIOR Resultados alcançados com o planejamento anterior, identificando quais metas foram cumpridas, quais não foram, os motivos pelos quais não foram cumpridas, quais fatores intervenientes contribuíram para o não cumprimento de metas, se as metas foram realistas e adequadas e o que seria necessário para capacitar a organização a cumprir novas metas relacionadas com o uso e a gestão de TI. 8. REFERENCIAL ESTRATÉGICO DE TI Missão da unidade de TI, ressaltando o motivo da existência desta unidade na organização. Por que existimos?, O que fazemos e Para quem fazemos? Visão futura da unidade de TI, estabelecendo quais objetivos se busca alcançar. O que queremos no futuro?, Onde pretendemos chegar? Valores e atributos que definem o comportamento e comprometimento da unidade de TI com o órgão, quais são aqueles que facilitam a participação das pessoas na execução da missão para o alcance da visão. Como tratar as áreas de negócio?, Qual a nossa responsabilidade junto ao órgão? Objetivos estratégicos da unidade de TI que estão alinhados aos objetivos estratégicos do órgão. NÃO p. 27. Apresentado nas pgs. 16 a 21. Os inventários ficaram bem claros e resumidos. Poderia ser incluída informação sobre equipamentos em garantia e candidatos à substituição em curto prazo. Apresentou os organogramos (atual e proposto), mas poderia ter tecido alguns comentários sobre as mudanças e ganhos esperados com a ampliação da área de TI. Pgs. 22 a 24. Descreveu as atividades das pessoas envolvidas. Das pgs. 24 a 26. Importante informação que permite dar visibilidade às ações anteriores da área de TI, validar ações e necessidades em andamento, cancelar ações desvinculadas aos resultados do PDI e evitar a redundância de ações. Vide Seção 5. Observações, desta Análise. Planejar e gerir os recursos e processos de TI, visando atender às necessidades de informação alinhadas à estratégia da universidade. p. 27. Dessa forma, devem decorrer ações da TI que deem suporte aos objetivos estratégicos. Ser excelência na prestação de serviços de Tecnologia da Informação, atuando como área de apoio nas decisões de negócio da instituição, na definição de processos e na gestão da segurança da informação. p. 27. Dessa missão ser excelência devem decorrer diversas ações de governança para que seja atingida a visão de futuro. Apresentados nas pgs. 27 e 28, Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 11/16

12 Inserir a matriz de SWOT, apresentando o posicionamento estratégico da unidade de TI, com a identificação dos pontos fortes e fracos, das oportunidades e ameaças em relação aos ambientes interno e externo. ALINHAMENTO COM A ESTRATÉGIA DA ORGANIZAÇÃO Relacionamento das necessidades de TI com as Estratégias da Organização, estabelecidas a partir das principais políticas e planos governamentais da instituição, de forma a garantir que as metas e ações de TI sejam organizadas para atendê-las. 10. INVENTÁRIO DE NECESSIDADES Critérios que foram utilizados para priorizar as necessidades, assim como o possível agrupamento utilizado para a organização das necessidades. Apresentada análise SWOT na p. 29. Verificar se foram criadas metas e ações para as Fraquezas e Oportunidades: Ausência de mapeamento de processos de TI; Falta de uma Política de Segurança da Informação; Falta de definição de gestores para os Sistemas de Informação; Falta de conhecimento avançado dos servidores na plataforma Linux; Ausência de plano de continuidade de serviços; Ausência de um processo de Gerenciamento de Riscos; Ausência de política de padronização de equipamentos. Possibilidade de revisão de política salarial para a área de TI; Criar normas e procedimentos baseados nas melhores práticas de mercado No Inventário de Necessidades, foi realizada a ligação entre as necessidades de TI e as estratégias do PDI. Além disso, o alinhamento foi citado na seção Visão Estratégica e Modelo de Decisão de TI, na p. 92. As iniciativas de TI foram priorizadas pelo critério de gravidade (impacto), urgência (criticidade) e tendência e pelo critério de risco. p. 32. As necessidades foram organizadas conforme a origem: PDI (código INST) e TI. As diretamente orginadas na TI foram ligadas às necessidades do PDI (coluna PDI), demonstrando o alinhamento. Necessidades (problemas ou oportunidades) identificadas em todo o órgão e que estão relacionadas à TI, priorizadas conforme os critérios de priorização definidos. Apresentado das pgs. 32 a 40. Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 12/16

13 11. PLANO DE METAS E DE AÇÕES Plano de metas, definindo marcos mensuráveis, controláveis e quantificáveis para a satisfação de cada necessidade identificada. Plano de ações, definindo quais ações devem ser executadas para que as metas definidas sejam alcançadas, apontando responsáveis, prazos e recursos necessários. 12. PLANO DE GESTÃO DE PESSOAS Plano de gestão de pessoas, indicando o quantitativo e qualificação dos recursos humanos necessários para alcançar as metas e ações estabelecidas. Caso não se disponha de quadros adequados, deve-se planejar o quantitativo e a qualificação ideal. É importante fazer esta análise considerando a execução direta e indireta (contratada). 13. PLANO DE INVESTIMENTOS E CUSTEIO Plano de investimentos e custeio, em serviços e equipamentos, para as ações definidas. 14. PLANO DE GESTÃO DE RISCOS Plano de gestão de riscos, com os riscos identificados, probabilidade de ocorrência, impacto, critério de aceitação, ações preventivas e de contingência, além dos responsáveis por cada risco identificado. Apresentado das pgs. 41 a 60. Indicadores apresentados das pgs. 61 a 64. Apresentou Plano de Execução, das pgs. 69 a 84, separando as ações por categorias. A necessidade de recursos financeiros foi apresentada na Proposta Orçamentária. Apresentou Plano de Gestão de Pessoas, das pgs. 65 a 68, com análise quantitativa e qualitativa, além do plano de capacitação com estimativas de custos. PARCIAL PARCIAL Além do orçamento, é importante separar o que será investimento e custeio, que são informações necessárias para facilitar o fluxo financeiro durante os anos de vigência. Apresentou Plano de Riscos, das pgs. 84 a 90, identificando e propondo ações preventivas e de contingência para os riscos. Para ficar completo, deveria conter os responsáveis pelo monitoramento e ações para os riscos. Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 13/16

14 15. PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA DE TI Proposta orçamentária para o atendimento às necessidades levantadas, explicitando as adequações e restrições necessárias. 16. PROCESSO DE REVISÃO DO PDTI Periodicidade das revisões que ocorrerão durante a validade do PDTI, bem como os responsáveis pelas revisões e os motivos que podem provocar atualizações no documento 17. FATORES CRÍTICOS PARA A IMPLANTAÇÃO DO PDTI Pontos chaves que podem definir o sucesso ou fracasso da execução do PDTI, se não existirem ou não forem observados. 18. CONCLUSÃO Importância da TI para o negócio da organização e necessidade de execução e acompanhamento contínuo do PDTI PARCIAL Apresentou Proposta Orçamentária de TI, das pgs. 90 a 91, separando as ações por categorias. Não foi informado o orçamento previsto (na LOA/PPA) para os anos da vigência, para comparação com os gastos previstos no PDTI. Para efeito de informação e influência no fluxo orçamentário da universidade, seria necessário diviir o orçamento previsto conforme o Plano de Execução, permitindo visualizar os gastos por ano de vigência dessa forma, pela comparação com o orçamento da universidade, poderiam ser previstos aportes, caso fossem necessários, ou transferências entre departamentos. Espera-se que, a informação da Proposta Orçamentária da TI permita ajustes no orçamento geral da universidade, uma vez que a TI deve assumir seu caráter estratégico. Serão realizadas revisões deste plano entre os meses de setembro e outubro de cada ano de sua abrangência. A responsabilidade destas revisões cabe ao Comitê Gestor de Tecnologia da Informação (CGTI), e a sua aprovação cabe à Reitoria. p. 8. Poderiam ser acrescentados os motivos para revisões, tais como: atualizações no PDI, cortes orçamentários, novas necessidades, situações emergenciais, projetos decorrentes de novas leis e deteminações do MEC, mudanças nas prioridades. Apresentados na pg. 30. Apresentada na pg. 93. Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 14/16

15 19. ANEXOS Informações adicionais que completem ou auxiliem a compreensão do PDTI, como: Plano de trabalho do projeto de elaboração do PDTI, incluindo o cronograma. Relatório de Resultados do PDTI anterior Situação atual da governança e gestão de TI Descrição da Arquitetura Tecnológica Inventário: Hardware, Software, Sistemas, Rede e Serviços de TI Quadro de Pessoal de TI Portfólio de TI Necessidades não priorizadas para o período de validade do PDTI Trechos do Planejamento Estratégico Institucional, Plano Plurianual (PPA) ou Orçamento do órgão referentes a TI Outros documentos que completem ou auxiliem a compreensão do PDTI. 4. ITENS NÃO PREVISTOS NO MODELO DE REFERÊNCIA NÃO Os anexos são opcionais, mas favorecem o entendimento das informações. Os anexos podem ser tratados como documentos à parte, fornecendo informações para as revisões futuras (por exemplo: inventários, Arquitetura Tecnológica, portfólio de TI, etc). Poderia ter sido incluído no anexo, o Relatório de Resultados do PDTI anterior, ou o relatório de execução da TI do exercício anterior à elaboração do PDTI. As Necessidades Não Priorizadas, se existirem, devem fazer parte do anexo, para servir como repositório para novas ações, caso as de primeira prioridade tenham sido atendidas. O orçamento do órgão, com o respectivo detalhamento da TI, se possível, pode ser incluído no anexo, provendo embasamento para os gastos a serem realizados. Esse orçamento deve incluir aportes financeiros previstos de convênios de fomento científico ou operacional, parcerias com empresas e financiamentos via bancos internacionais. Sugerimos que as informações sobre levantamentos, questionários, tabelas e planilhas sejam disponibilizadas na intranet, para fácil acesso e recuperação das informações. Esta seção compreende informações a respeito da análise do PDTI do Órgão. Baseando-se nos itens do Modelo de Referência de PDTI do SISP, integrante do Guia de Elaboração de PDTI do SISP, versão 1.0, 2012, são listados abaixo itens que não estão previstos no modelo, mas constam no PDTI do Órgão. Não se aplica. DESCRIÇÃO DO ITEM OBSERVAÇÕES Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 15/16

16 5. OBSERVAÇÕES 1. Exemplo de Princípios e Diretrizes (trecho do PDTI da ANTAQ). Sâo numerados por código PDXX para poderem ser citados posteriormente no documento. Ao citar projetos do Plano Estratégico, apresenta o número do projeto; e ao citar Decretos, cita o artigo. 2. A nota de rodapé * Equipamentos de propriedade de terceiros (Cia do Desenho) ficou mal posicionada, pelo menos no arquivo.pdf recebido. 3. Há alguns problemas de numeração nas tabelas. 4. Acesse o portal do SISP (www.sisp.gov.br) e solicite filiação na Comunidade Workshop de Planejamento de TI. Na área de Arquivos, faça o download do arquivo de exemplo da ANTAQ, que apresenta o Relatório do PDTI Anterior. Análise Preliminar de PDTI versão 1.0 Página 16/16

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