Secretaria de Planejamento e Administração Diretoria de Planejamento e Desenvolvimento

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1 Secretaria de Planejamento e Administração Diretoria de Planejamento e Desenvolvimento 1.1. Identificação do Órgão: Tribunal de Justiça de Sergipe 1.2. Unidades: Presidência do TJSE: Presidente: Des. Osório de Araújo Ramos Filho Corregedoria-Geral de Justiça: Corregedor-Geral: Des. Netônio Bezerra Machado Secretaria de Planejamento e Administração Secretário: Carlos Eugênio Rocha Deda Chagas Diretoria de Planejamento e Desenvolvimento Diretor: Erick Silva de Andrade 1.3. Identificação do Trabalho Racionalização na distribuição do quadro de servidores da área fim: otimizando os resultados estratégicos Responsáveis: Erick Silva de Andrade 1.5. Equipe: Servidores da Diretoria de planejamento e Desenvolvimento 1.6. Delimitação da Ação: Gestão de Pessoas 1.7- Objetivos e metas O objetivo deste trabalho é demonstrar como se dá a racionalização na distribuição do quadro de servidores da área judicial para otimizar os resultados estratégicos. A ação proposta visa dimensionar anualmente os quadros de servidores, na área fim, tanto nas Secretarias dos Juízos, quanto nos números de oficiais de Justiça, para equilibrar a força de trabalho disponível a carga de trabalho e otimizar a mão de obra disponível, como também diagnosticar a necessidade adicional de mão de obra. A meta principal é que através do equilíbrio quantitativos das equipes da área fim aumentarmos gradativamente a produtividade das unidades e conseqüentemente reduzirmos nossas taxas de congestionamentos. 2- Desenvolvimento

2 Identificação do problema, análise das principais causas e plano de ações de melhorias e resultado esperado A necessidade de se harmonizar o quadro de servidores foi constatada a partir da análise de diversos problemas estruturais. Para resolução desses problemas foram necessárias várias rupturas com os modelos anteriores. A principal ruptura ocorreu em 2003, quando não havia ainda uma cultura de gestão que estimulasse a distribuição do quadro de servidores através de métodos objetivos. A partir desse momento foram tomadas medidas para deixar claro que os servidores não pertencem aos juízos, mas sim a instituição, o que implica a possibilidade de esses servidores serem remanejados anualmente de acordo com a demanda processual. Outro ponto importante foi a necessidade de uma regulamentação do processo de remoção. A falta de uma ferramenta de trabalho com critérios objetivos definidos para a Diretoria de Pessoas lotar harmonicamente o quadro de servidores efetivos da área fim também representou uma grande dificuldade nesse período Métodos e Técnicas adotadas no desenvolvimento das ações Iniciamos o trabalho definido como metodologia separarmos as Varas e Comarcas, em categorias de mesma competência material e territorial, e dentro de cada categoria de mesma Jurisdição foi escolhida uma Vara ou Comarca com um perfil ideal, ou seja, que tivesse o melhor resultado, melhor produtividade e com o mínimo de material humano. O número de processos iniciados, diga-se, a demanda processual anual foi nosso ponto de partida. Isso significa que, para a quantidade de processos iniciados naquela Vara ou Comarca e com um material humano de quantidade e qualidade mais apropriado, é possível estabelecer uma Razão de Processos Iniciados por funcionários. De acordo com esse dado foi desenvolvida uma fórmula Processos Iniciados / Razão = Número Ideal de Funcionários na Secretaria.

3 3 Assim, o único dado variável utilizado foi o de PROCESSOS INICIADOS, pois somente ele espelha a real demanda, ficando mantida a igualdade de tratamento entre as Varas e Comarcas com processos iguais ou de nível de dificuldade igual. Todas essas razões são recalculadas anualmente para estabelecer adequações estabelecidas pelas demandas processuais. Para a categoria de oficiais de Justiça o parâmetro não é a demanda processual, mas sim a demanda de mandados recebidos para cumprimento. juízo EXEMPLO ILUTRATIVO: quantidade de servidores ideal na secretaria do JUÍZOS SERVIDORES JULGAMENTOS PRODUTIVI DADE POR SERVIDOR INICIADOS ÍNDICE IDEAL (PROCESSO S POR SERVIDOR SERVIDORES IDEAL A ,8 B ,0 200,00 C , ,0 D ,0 Para os Oficiais de Justiça utilizamos o seguinte método: Deve-se basear em dois índices: 1-índice de mandados expedidos anualmente por Oficial de Justiça ou Executor de mandados 2-índice compensatório de densidade demográfica.

4 4 Separamos as Comarcas do Interior em quatro grupos, de acordo com sua densidade demográfica. Grupo 1 Comarcas com menos de 50 habitantes por quilômetros quadrados, REDUÇÃO 25%. Grupo 2 Comarcas entre 50 e 100 habitantes por quilômetros quadrados, REDUÇÃO 15%. Grupo 3 Comarcas entre 100 e 150 habitantes por quilômetros quadrados, REDUÇÃO 10%. Grupo 4 - Comarcas com mais de 150 habitantes por quilômetros quadrados, SEM REDUÇÃO EXEMPLO ILUTRATIVO JUÍZOS/POPULAÇÃO OFICIAIS/EXECU TORES MANDADOS RECEBIDOS NA COMARCA MAND ÍNDICE COMPENSATÓRIO DE DENSIDADE DEMOGRÁFICA CUMPRIMENTO ANUAL MÍNIMO POR OFICIAL OFICIAIS/EXEC UTORES IDEAL A/ HAB/KM ,07 B/ HAB/KM ,07 C/ HAB/KM ,98 D/ HAB/KM , Conclusão Ação descrita neste artigo promoveu a efetividade no cumprimento das decisões, garantindo a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos, com a excelência na gestão de custos operacionais, assegurando o alinhamento estratégico em todas as unidades do Tribunal de justiça de Sergipe e permitindo uma infraestrutura apropriada às atividades administrativas e judiciais. De igual importância foi que passou-se a distribuir o quadro de servidores com base em critérios objetivos e diretos, o que permitiu, inclusive, ao Tribunal de Justiça adotar outros projetos posteriores que também dependem da distribuição equânime do quadro de servidores. Neste diapasão podemos citar a premiação por desempenho de servidores, instaurada em 2008 e que também depende do equilíbrio na distribuição do quadro, uma vez que as varas concorrentes devem ter

5 5 igualdade de servidores para poderem produzir de maneira igualitária e poderem, assim, disputar a premiação de forma equilibrada. O processo de remoção também ficou mais eficiente a partir da distribuição objetiva do quadro de servidores, pois com muita antecedência e de forma clara, o TJSE sabe onde estão e quais são as reais necessidades do Tribunal em termos de recursos humanos.

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