01. OBJETIVO Este documento visa estabelecer os procedimentos a serem realizados na comercialização de produtos de varejo.

Transcrição

1 Tipo de Documento PROCEDIMENTO Título do Documento Procedimento de Comercialização de Produtos de Varejo Número e Versão do Documento Fase Elaborado por PRO/CML V.6 Vigente Juliane Campoe Área Relacionada DEPARTAMENTO COMERCIAL Cópia Não-Controlada 01. OBJETIVO Este documento visa estabelecer os procedimentos a serem realizados na comercialização de produtos de varejo. 02. CAMPO DE APLICAÇÃO Esta norma aplica-se ao Departamento Comercial de Varejo, Área Vendas Mercado Interno e aos representantes/vendedores envolvidos no processo. 03. RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE Atividade GCV GR RC V AC AA CML FIN Verificar Tabela de Preços e Política Semanal Negociar com Clientes Negociar com o Gerente Regional A R R Negociar com Gerente Nacional A R R Cancelar Negociação Emitir Pedido de Venda Digitar Pedido no Sistema Cocamar Analisar as Quotas (Comercialização) Analisar o Crédito (Financeiro) Verificar Tabelas (Sistema) Analisar Anomalias Geradas Gerar Confirmação de Negócios (CN) Conforme Procedimento de Transportes de Produtos de Varejo (PRO/CML-0005) Cancelar Pedido

2 04. FLUXOGRAMA:

3 05. DESCRIÇÃO DO PROCESSO 5.1 VERIFICAR TABELA DE PREÇOS E POLÍTICA SEMANAL A Cocamar, através de sua Gerência Comercial de Varejo, define a Lista de Preço, as quotas (se houver), e a Política da Semanal Para Representante a ser praticada para os produtos em promoção, sendo as mesmas informadas via sistema para todos os envolvidos. De posse das mesmas o representante/vendedor faz sua programação de visitas para a realização das vendas. São estabelecidos mensalmente as verbas para promoção dos produtos que cada gerência regional de vendas pode utilizar. Podem ser definidas também, estratégias específicas para as gerências regionais, individualmente ou para todas, ou especificamente para um representante/vendedor, de acordo com a necessidade. 5.2 NEGOCIAR COM CLIENTES Esta etapa do processo é feita pelos representantes/vendedores diretamente com seus clientes, de acordo com os parâmetros estabelecidos (tabela de preço, quotas existentes e a política semanal). A estratégia de negociação cabe ao representante/vendedor escolher a mais adequada. 5.3 NEGOCIAR COM O GERENTE REGIONAL Ocorre quando há necessidade de negociação especial com o cliente, envolvendo promoções, encartes, anúncios ou condições de pagamento e preço do produto. Neste caso o representante/vendedor repassa ao seu gerente regional para que este analise a negociação. Estando a mesma em conformidade com as estratégias e as verbas disponíveis, a gerência regional aprova ou não a negociação. 5.4 NEGOCIAR COM O GERENTE NACIONAL Caso o Gerente Regional, na etapa anterior, verifique que a ação está fora de sua alçada, porém a negociação pode ser interessante para a Cocamar, este consulta a Gerência Nacional que autoriza ou não a negociação. 5.5 CANCELAR NEGOCIAÇÃO Quando a negociação especial não for aprovada, chegamos ao fim do processo. 5.6 EMITIR PEDIDOS DE VENDA Concluída a negociação com o Cliente, o representante/vendedor emite o pedido de venda, onde são definidos os requisitos negociados com o cliente como: data e prazo de entrega, preços dos produtos, prazo de pagamento, quantidades e qualquer outro requisito negociado com o mesmo. 5.7 DIGITAR PEDIDO NO SISTEMA COCAMAR Uma vez concluído a negociação o representante/vendedor já terá em mãos o pedido de venda do cliente, este pedido será digitado no sistema Cocamar para que as demais áreas da organização tenham o conhecimento do mesmo. O procedimento para digitação do pedido, por parte dos representantes/vendedores, está descrito no Manual do Sistema, no link Ajuda, na tela de digitação de pedidos. 5.8 ANALISAR AS QUOTAS A Cocamar através da Gerência Comercial de Varejo estipula quotas de quantidade de produtos para seus representantes/vendedores seguirem, esta quota é estipulada de acordo com a capacidade de produção dos produtos e também de acordo com o entendimento da Gerência. As quotas são estipuladas semanalmente e são controladas automaticamente pelo sistema Cocamar. 5.9 ANALISAR O CRÉDITO Proceder conforme PRO/FIN Procedimento para Concessão de Crédito VERIFICAR TABELAS Feita liberação da análise de quota e crédito, é realizada, por parte do sistema Cocamar, uma verificação das condições gerais do pedido de venda de acordo com a tabela de preços. Seguindo o conteúdo do pedido é comparado se o mesmo está de acordo com o contido na tabela de lista de preços. São analisadas condições como: o preço negociado, as condições de pagamento e se o número da tabela está sendo respeitado. Se o pedido estiver de acordo com a tabela, gera-se a confirmação de negócio. Se houver alguma diferença entre a tabela de lista de preços e o pedido de venda é gerada uma anomalia.

4 5.11 ANALISAR ANOMALIAS GERADAS Gerada uma anomalia, todas as diferenças constatadas são analisadas pelo Departamento Comercial de Varejo, conforme Relação Anomalias do Pedido. Se a anomalia constatada for liberada depois da análise, gera-se a confirmação de negócio. Se a anomalia não for liberada o pedido é cancelado, chegando assim ao fim do processo GERAR CONFIRMAÇÃO DE NEGOCIO (CN) Depois de realizadas e liberadas as etapas anteriores do processo, gera-se uma Confirmação de Negócio (CN) no sistema Cocamar/CML módulo 70 aplicação 32, através da qual as partes envolvidas estão de comum acordo. Quando alguma etapa anterior não foi liberada o pedido é cancelado, sendo que, não gera-se a confirmação de negócio CONFORME PROCEDIMENTO DE TRANSPORTE DE PRODUTOS DE VAREJO Gerada a confirmação de negócio tem-se o processo de transporte, conforme descrito no PRO/CML Procedimento de Transporte de Produtos de Varejo CANCELAR PEDIDO Ao analisar quotas, crédito ou anomalias do pedido, e estas não forem liberadas ou aprovadas, o pedido é cancelado. 06. TERMOS E DEFINIÇÕES: PRO: Procedimento Sistema CML: Sistema de Comercialização CN: Confirmação de Negócio UTC: Unidade de Transporte COCAMAR DocNIX: Software para controle de documentos de Gestão da Qualidade. GCV: Gerência Comercial de Varejo GR: Gerente Regional RC: Representante Comercial V: Vendedores AC: Assistente Comercial AA: Auxiliar Administrativo CML: Departamento Comercial de Produtos de Varejo-Logística FIN: Departamento Financeiro Data Criação Em Vigência desde 28/12/ /09/2007 Aprovado Em Próxima Revisão 24/09/ /09/2009 Revisores Aprovador Roberto Zarza Marco Orozimbo Anexos Documentos Referenciados PRO/CML Procedimento de Transporte de Produtos de Varejo PRO/FIN Procedimento para Concessão de Crédito Registros Arquivos Anexados Fluxograma.JPG

5