GESTÃO DE PESSOAS NA PERCEPÇÃO DE UM BIBLIOTECÁRIO: relações interpessoais da biblioteca da Escola de Engenharia da UFMG

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1 TRABALHO ORAL IMPACTO DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NA GESTÃO DA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA Atuação do profissional da informação GESTÃO DE PESSOAS NA PERCEPÇÃO DE UM BIBLIOTECÁRIO: relações interpessoais da biblioteca da Escola de Engenharia da UFMG SILVA, D. A. 1 RESUMO A gestão do capital humano baseia-se em competências técnicas, conceituais, relacionais, motivacionais e de lideranças que proporcionam à Biblioteca alcançar os objetivos, valorizando os seus profissionais não só pela técnica, mas como pessoas, através do desenvolvimento do trabalho em equipe. Chama-se a atenção para o papel do bibliotecário chefe com relação ao desenvolvimento das competências necessárias à gestão de pessoas, apontando- lhe seu papel face às novas exigências da sociedade retratada aqui nas Bibliotecas Setoriais da Escola de Engenharia da UFMG. Palavras-chave: Gestão da Informação. Fator Humano nas Organizações. Competências dos Profissionais da Informação. Motivação. ABSTRACT The management of human capital is based on technical skills, conceptual and relational, motivation and leadership provides the Library achieve their professional goals valuing not only the technical, but as people through the development of teamwork. Draws attention to the role of chief librarian in connection with the development of skills necessary for the management of people, showing them their role against the new requirements of society represented here in the Libraries Sectional of the Escola de Engenharia at UFMG. Keywords: Information Management. Human fator in the organizations. Information Professional Skills. Motivation.

2 2 1 INTRODUÇÃO A Biblioteca da Escola de Engenharia da UFMG, atualmente, funciona em dois prédios, distantes um do outro aproximadamente 10 km, um no centro de Belo Horizonte e outro no Campus Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), na Pampulha, também denominado Pavilhão Central de Aulas - PCA. A administração tem como objetivos: valorizar o ser humano; estimular o desenvolvimento pessoal e profissional de seus funcionários; resgatar a essência de cada indivíduo, ou seja, valorizar as habilidades de cada um; adotar metodologia própria para capacitar, qualificar e aplicar uma dinâmica de grupos diferenciados, com a participação de todos os funcionários, de modo que a idéia seja disseminada de forma agradável e ao mesmo tempo consistente. A presença do gestor na frente de todas as atividades - até então não existente - deu uma forma transparente e estímulo à auto-reflexão em relação à postura profissional, aos paradigmas existentes e às novas concepções que atualmente se impõem aos profissionais da informação. As idéias de: assumir iniciativas; ir além das suas atribuições; gerenciar situações atípicas no trabalho; e ser responsável pelo seu desenvolvimento e capacitação; partiram do envolvimento de toda equipe no I Encontro do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Minas Gerais - SB/UFMG. 2 HISTÓRICO A Biblioteca da Escola de Engenharia da Universidade Federal de Minas Gerais (BEE/UFMG) foi fundada juntamente com a Escola Livre de Engenharia em 21 de maio de 1911, ano do centenário do patrono da Engenharia Nacional, Christiano Otoni. O acervo é formado hoje por obras, entre livros, teses, memórias, normas técnicas etc., que cobrem as áreas das Engenharias: Civil; Controle e Automação; Elétrica; Eletrônica; Mecânica; Metalúrgica; de Minas; Produção; Química e Nuclear. Mantém títulos de periódicos nacionais e estrangeiros. Desses títulos, 288 são assinados pelo Portal Capes, o que permite ao usuário o acesso on-line.

3 3 A biblioteca encontra-se hoje automatizada em seus serviços de empréstimo e tratamento do material bibliográfico, integrando-se à rede da UFMG via Pergamum. O Sistema permite ao usuário a renovação e reservas de livros pela Internet. Devido à migração dos cursos de Engenharia Elétrica, Eletrônica, Nuclear, Mecânica, Produção e Controle e Automação para o Campus da UFMG, a Biblioteca da Escola de Engenharia passou a contar com uma sucursal localizada no Pavilhão Central de Aulas - PCA. Os alunos durante o ciclo básico são atendidos, principalmente, pela Biblioteca Central da UFMG, que possui acervo específico para atender ao ciclo básico da área de Ciências Exatas, Ciências Biológicas e Geociências. A Biblioteca da Escola de Engenharia da UFMG oferece os serviços: empréstimo domiciliar e entre bibliotecas; atendimento aos usuários; comutação bibliográfica; orientações à pesquisa bibliográfica; normalização de fichas catalográficas; treinamentos de usuários etc. O site da biblioteca está passando por uma reestruturação completa, visando melhorar os serviços e com isso atender melhor aos usuários As bibliotecas contam com o seguinte quadro de pessoal técnico e administrativo: 06 Bibliotecários; 08 auxiliares administrativos; 05 estagiários da Fundação Mendes Pimentel e 04 porteiros. Os auxiliares possuem formação diversificada, assim composta: uma terapeuta ocupacional, uma mecanógrafa, um porteiro graduado em Letras, uma cozinheira, um especialista em gestão estratégica da informação. 3 ADMINISTRAÇÃO DAS BIBLIOTECAS O sucesso da administração depende de como o administrador vai aplicar seus conhecimentos em situações complicadas que nem sempre estão sob seu controle. Para desempenhar bem sua função ele precisa de habilidades técnicas, que é utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para realizar as tarefas tendo como sustentação sua educação e experiência profissional. Segundo Chiavenato (2002), a habilidade técnica "é a habilidade de fazer coisas concretas e práticas e está muito relacionado com o hardware disponível". Pode-se, a partir dessa afirmação, obter e aplicar os recursos disponíveis com os

4 4 equipamentos da biblioteca, principalmente as tecnologias da informação. Sabendo abstrair tudo que o software utilizado pelo Sistema de Bibliotecas da UFMG, o Pergamum, que além de relatórios dá uma visibilidade em todos os setores da biblioteca. É possível ao gestor detectar os pontos fracos, procurando solucioná-los, e os pontos fortes, esforçando-se para que continuem colaborando para o bom desempenho da biblioteca. Outra habilidade fundamental ao gestor é a habilidade humana. Como nos relata Chiavenato (2002), "consiste na capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas, comunicar, compreender suas atividades e motivações e desenvolver uma liderança eficaz". Com essa habilidade o administrador tem a oportunidade de colocar os seus conhecimentos psicológicos, orientando os funcionários, liderando-os e motivando-os. E a habilidade conceitual "consiste na capacidade para lidar com idéias e conceitos abstratos" Chiavenato (2002). São através de conceitos, idéias globais, valores e regras que a pessoa é capaz de vislumbrar o futuro, ou seja, definir ações necessárias, além de resolver os problemas e de gerar inovações. O intercâmbio dessas habilidades permitem posições e supervisões. São as habilidades conceituais que permitem decidir os destinos e estratégias da organização. Atualmente, para gerenciar as duas bibliotecas, o gestor tem que se desdobrar, ou seja, dividir o tempo entre a Biblioteca do Centro e a do Campus, e ser o elo entre elas, fazendo que ocorra a unificação sem muitos transtornos, observando as diferenças, corrigindo quando necessário, mas o mais importante: elogiando e elevando sempre a auto-estima dos funcionários. Aí é que está a chave do sucesso de uma boa administração: ver o lado institucional, mas não deixar o lado humano. Uma biblioteca para atender bem os seus usuários tem que contar com um quadro de funcionários com a auto-estima elevada e satisfeita, pois isso é uma corrente que começa bem e termina melhor ainda. E como fazer isto no Setor Público, onde o servidor vive com a auto-estima baixa, sem aumentos salariais, carga horária pesada, e ainda vê o seu colega de outro setor que não se preocupa em cumprir sua carga horária? A biblioteca, tradicionalmente, afasta os funcionários,

5 5 pois é um setor que tem que ficar aberto todo o tempo de funcionamento da Escola, e tem uma carga de serviços muito pesada. 3.1 Metodologia A metodologia foi definida tendo como parâmetro a motivação, pois, como Carvalho (2001) diz: "a assimilação de um determinado assunto é mais eficiente e interessante quando os participantes sentem-se motivados em seu aprendizado". Coube também um pouco de psicologia da observação, que foi adotada durante seis meses. Durante este tempo, tendo em vista o grau de satisfação ou insatisfação, toda equipe foi observada de perto, cada um na sua função e disso coube uma reflexão: o que precisava mudar. Claro que todas as opiniões foram anotadas. Um método precisava ser introduzido, trazendo uma uniformidade de parâmetros entre as duas bibliotecas, quanto aos horários, serviços e atendimentos. Depois desses seis meses de observação começou-se a introduzir as mudanças, sempre de forma suave, sem agredir a individualidade de cada um e suas características pessoais: temperamentos, jeito de agir, enfim o perfil de cada funcionário. Em primeiro lugar não se mudou o que era considerado bom e não apresentava reclamações. Vagarosamente introduziram-se as alterações que vieram acarretar mais satisfação e fizeram com que as tarefas fossem executadas de forma satisfatória e correta, sempre observando as normas da Biblioteca e o grau de satisfação do usuário. Uma condição essencial foi atribuída a todos: que assumissem uma postura de autonomia em relação ao serviço e em especial ao colega. Isto veio valorizar cada serviço e trazer benefícios, pois cada funcionário passou a pensar no outro e que todos os serviços funcionam em cadeia. Outra condição foi a criatividade como ação reflexiva e crítica. A espontaneidade e a flexibilidade também presentes, fizeram parte da reflexão sugerida na dinâmica da equipe. As atividades envolvem um trabalho em grupo e isto torna-as interessantes, pois o envolvimento de todos produzem resultados importantes,

6 6 principalmente diante das dificuldades do dia-a-dia e frente aos usuários. Pois quando a equipe está bem estruturada não há "furos" e nem usuários insatisfeitos. Considerando esta afirmação, a participação de todos foi fundamental para o sucesso de todas as atividades. Para que a equipe fosse envolvida, adotouse a metodologia de escala. As escalas foram planejadas por setores com os respectivos nomes e horários de trabalho. A autonomia permite ao indivíduo tomar decisões frente às dificuldades, gerenciar e assumir as responsabilidades pelos resultados de suas atitudes e por sua atuação no processo de trabalho. A capacitação e a qualificação no mercado de trabalho atual são indispensáveis à gestão de recursos humanos no processo de aprendizagem organizacional, considerando o aumento da qualidade e produtividade das atividades, sendo, inclusive, um fator de satisfação do empregado (GONÇALVES, 2006). A qualificação, juntamente com o treinamento, permite que o indivíduo se conscientize cada vez mais da importância de seu papel dentro das organizações. Assim, o investimento e o estímulo à capacitação, através de um ambiente para a expressão individual dos funcionários, indubitavelmente, irão refletir positivamente na instituição. As organizações são dependentes das inovações e melhorias em seus sistemas e produtos, e estas dependem da criatividade das pessoas (ANDRIANI, 2004). O indivíduo deve ser conscientizado de que a sua capacitação é condição essencial para a construção de seu futuro, possibilitando maiores oportunidades, valorização, reconhecimento profissional e, conseqüentemente, o sucesso. No ano de 2007 aconteceu o I Encontro do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Minas Gerais (SB/UFMG), no qual a Biblioteca da Escola de Engenharia da UFMG recebeu o prêmio de 1 lugar entre as Bibliotecas do SB/UFMG. Este evento serviu de estímulo maior, principalmente, ao pessoal auxiliar administrativo que se sentia discriminado diante de eventos na área de Biblioteconomia. Esses funcionários solicitavam sua participação nos eventos da área, pois somente aos bibliotecários era dada a oportunidade de participar dos mesmos.

7 7 Vale dizer que, embora, o quadro de funcionários das duas bibliotecas seja deficitário e o horário de atendimento prolongado em relação a outros setores da Escola, isso não compromete o atendimento aos usuários e o desempenho das atividades das bibliotecas. Nesse ponto foi essencial a valorização dos funcionários e adaptação desses em outras atividades. 3.2 Avaliação O comportamento dos funcionários e a transparência na gestão atual evidenciou-se numa integração com os outros setores da Escola e inclusive o respaldo da Diretoria, que até então não via a Biblioteca com bons olhos. A coordenação das bibliotecas buscou atender a todos sem prejuízos, de tal maneira que alguns funcionários comentavam entre si que algo diferente estava acontecendo. A avaliação do comportamento dos funcionários, que normalmente ocorre através de depoimentos, aconteceu naturalmente, na forma de elogios e de palavras de estímulo recebidos pela equipe. O entrosamento de todos trouxe mais satisfação para toda a equipe, motivando-os a exercerem seus trabalhos com mais eficiência e isto proporcionou qualidade nos serviços oferecidos e uma maior satisfação aos usuários As soluções foram simples e eficientes e não oneraram aos custos da Instituição, pois foram realizadas varias reuniões entre a equipe das Bibliotecas, sempre observando as características das atividades e os perfis dos funcionários. 4 RESULTADOS E DISCUSSÃO A participação dos funcionários durante a observação possibilitou maior envolvimento e interação do grupo e uma aprendizagem ativa. A sua eficácia foi garantida pelo número de participantes e pelo dinamismo da metodologia, considerando que situações estáticas não atenderiam às expectativas da biblioteca. A dinâmica proporcionou maior integração da equipe, independente das afinidades pessoais, um envolvimento considerável e a satisfação dos participantes,

8 8 cujo momento vivenciado de maneira adequada evidenciou harmonia nas relações interpessoais, que contribui para o desempenho das atividades compartilhadas no ambiente de trabalho. A comunicação entre o gestor e participantes foi facilitada e a mensagem foi transmitida com sucesso, devido à diversidade de recursos utilizados na dinâmica da metodologia, independente da heterogeneidade da equipe. O gestor teve como responsabilidade conscientizar os participantes da importância do assunto: a autonomia na busca da capacitação. A postura adequada e positiva do chefe foi condição essencial para que este objetivo fosse alcançado. A assimilação do conceito pôde ser comprovada através da participação dos funcionários em cursos e treinamentos registrados no sistema de informação da Biblioteca. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS A expectativa dos funcionários das Bibliotecas da Escola de Engenharia da UFMG, é de que cada um procure desenvolver suas atividades, tenha acesso aos novos conceitos e busque um bom ambiente de trabalho, tornando-o mais humanizado. Um dos desafios da administração é não deixar que a equipe acabe acomodando-se, não buscando melhorias e crescimentos. Para que isto não ocorra, cabe ao gestor o papel de estimular e incentivar a todos, dando-lhes oportunidades de valorização e tentativas de melhorias como cursos, treinamentos e participação em eventos. O crescimento profissional deve tornar-se uma atividade rotineira, pois isto valoriza o ser humano, que resulta num melhor desempenho de seu papel na Biblioteca.

9 9 REFERÊNCIAS ANDRIANI, C.S. Gestão sistêmica com base nos valores humanos. Campinas: Dialivros, p. CARVALHO, A.V. Treinamento: princípios, métodos e técnicas. São Paulo: Pioneira, p. CHIAVENATO, Idalberto. Teoria geral da administração. 6.ed. rev. Rio de Janeiro: Elsevier, v.1 GONÇALVES, P.M. O psicólogo nas organizações de treinamento. Disponível em: < Acesso em: 15 jul BIBLIOGRAFIA ANDRIANI, C.S. Programa de educação e desenvolvimento pessoal. São Paulo: COMMIT Comunicação e Marketing, p. BARRETO, ANGELA Maria. O fator humano e o desenvolvimento de competências nas unidades de informação. Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v.10, n.2, p , jul./dez BASTOS, A. V. B. Comprometimento no trabalho: a estrutura dos vínculos do trabalhador com a organização, a carreira e o sindicato. Brasília, f. Tese (Doutorado) - Instituto de Psicologia, Universidade de Brasília, Medidas de comprometimento no contexto de trabalho: um estudo preliminar de validade discriminante. Psico, v.24, n.2, p , jul./dez., BORGES-ANDRADE, J. E.; CAMESCHI, C. E.; XAVIER, O.S. Comprometimento organizacional em instituição de pesquisa: diferenças entre meio e fim. Revista de Administração, São Paulo, v.25, n.4.p , out./dez BORGES-ANDRADE, J. E.; GUIMARÃES, T. A. ; AFANASIEFF, R. S. Qualidade da pesquisa e ambiente organizacional. Revista de Administração, São Paulo, v.25,n.1,p.61-69, jan./mar., BORGES-ANDRADE, J. E.; PILATI, R. Comprometimento atitudinal e comportamental: relações com suporte e imagem nas organizações. In: ENCONTRO DA ASSOCIAÇÃO NACIONAL DE PESQUISA E PÓSGRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO, 23, 1999, Foz de Iguaçu. Anais...Foz de Iguaçu, BRANDÃO, M.G.A.; BASTOS, A. V. B. Comprometimento organizacional em uma instituição universitária. Revista de Administração, São Paulo, v.28,n. 3,p , jul/set MACHADO, L. E o seu projeto de vida? Disponível em: < Acesso em 05 jul. 2006

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