BIBLIOTECA CENTRAL DE MARINHA NORMAS PARA O EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS BCM, ARQUIVO HISTÓRICO

Transcrição

1 I - OBJECTIVO A presente norma técnica tem por objectivo estabelecer as NORMAS PARA O EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS na BCM - ARQUIVO HISTÓRICO (AH) II - CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se a todo o pessoal e instalações da BCM, com incidência no AH. III - FLUXOGRAMA (A realizar oportunamente) IV - DESCRIÇÃO O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos. É sabido, porém, que se trata de uma situação susceptível de causar perdas ou deteriorações irreparáveis nos documentos emprestados. Essa é a principal razão por que, obviando a esses eventuais riscos, se justifica impor normas como as que se seguem: Artigo 1.º PEDIDO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS A entidade organizadora da exposição deverá solicitar com antecedência (no mínimo um mês antes da data prevista para a saída), o empréstimo dos documentos que pretende, dirigindo para tal o pedido ao director da Biblioteca Central da Marinha de 9

2 Artigo 2.º CONCESSÃO DE AUTORIZAÇÃO 1. Os documentos requeridos só deverão ser emprestados mediante autorização concedida por despacho do director da BCM, com informação prévia do chefe do Arquivo Histórico, que ficará apensa ao requerimento. 2. No caso de não ser aconselhável a saída dos originais, por razões de ordem material ou técnica, deve sempre encarar-se a entrega de reproduções custeadas pela entidade organizadora da exposição. 3. Os documentos só poderão permanecer expostos até um período máximo de 90 dias. 4. A entidade requerente, deverá atempadamente fornecer ao AH o facility report (Relatório de instalações) do local onde irá decorrer o evento, bem como o layout da exposição para conhecimento da localização das peças a ceder pelo AH, no espaço expositivo. 5. O levantamento dos documentos cujo empréstimo tenha sido autorizado terá que ser solicitado com uma semana de antecedência. 6. A devolução das peças não deverá exceder 3 a 6 dias o encerramento da exposição, admitindo-se um prazo mais alargado só quando todas as condições anteriormente acordadas, em termos ambientais e de segurança, se continuem a verificar. 7. Os autos de levantamento e devolução serão realizados nas instalações do AH, mediante apresentação da apólice de seguro e assinatura de auto de entrega/recepção da documentação emprestada. Artigo 3.º RESTRIÇÕES 1. Será restrita a saída dos originais, por motivos de segurança e sempre que estes se encontrem em mau estado de conservação, ou seja considerado prejudicial para a sua conservação. 2. Nos casos supra referidos, poderá ser considerado o envio de reproduções, custeadas pela entidade organizadora da exposição de 9

3 Artigo 4º SEGURO 1. Todos os documentos emprestados deverão estar protegidos por uma apólice de seguro durante o período de tempo em que estiverem fora do arquivo. 2. A BCM, mediante informação do Arquivo Histórico, fixará o valor de cada documento, objecto de empréstimo, que constará do despacho de autorização. 3. A entidade organizadora da exposição efectuará o contrato de seguro com uma seguradora da sua escolha pelo valor previamente estabelecido e só poderá levantar os documentos mediante a entrega da apólice de seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida. Artigo 5.º AUTO DE ENTREGA Os documentos só poderão ser entregues pelo Arquivo Histórico a pessoal devidamente credenciado e mediante a assinatura de um auto de entrega. Deste auto deverá constar a identificação pormenorizada das peças, inclusivamente a sua descrição física. Artigo 6.º EMBALAGEM E TRANSPORTE 1. Os encargos com o acondicionamento e transporte ficarão a cargo do organizador da exposição. 2. A embalagem e transporte deverão ser realizados por uma empresa especializada. 3. Quando não for possível cumprir o determinado na alínea anterior, o acondicionamento deverá ser efectuado sob a orientação do técnico superior de arquivo, responsável pelo A H, de forma a acautelar-se eventuais prejuízos provocados pelo transporte. 4. Quando o valor ou estado de conservação dos documentos o aconselhe poderão exigirse embalagens especiais de 9

4 Artigo 7.º REPRODUÇÃO DE SEGURANÇA Todo o documento cujo empréstimo tenha sido autorizado deve ser reproduzido em microfilme, formato digital ou fotografia pelo AH, antes da sua entrega, ficando os encargos com a sua reprodução sempre a cargo da entidade organizadora da exposição. O negativo original fica sempre em poder do Arquivo Histórico. Artigo 8.º RESTAURO Se for necessário, por razões de conservação, realizar algum restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á por uma entidade credenciada, ficando as respectivas despesas a cargo da entidade organizadora da exposição. Artigo 9.º AUTORIZAÇÃO DE EMPRÉSTIMO PARA FORA DO PAÍS 1. Ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição os trâmites de autorização de saída temporária, bem como os trâmites alfandegários. 2. Durante o transporte, tanto de ida como de volta, o (os) documento (os) deverão ser acompanhados por um técnico do arquivo (courier) sempre que o director da BCM o delibere, sendo da responsabilidade do courier a elaboração de um condition report (relatório de condição) para cada documento a ceder, que inclua registo fotográfico, relatório descritivo e registo gráfico de patologias. 3. As condições relativas aos meios de transporte deverão ser previamente definidas. 4. A entidade organizadora será responsável pelo seguinte: de 9

5 a. Pagamento integral das deslocações, as quais, sendo em viagens superiores a 6 horas ou voos intercontinentais, deverão realizar-se em business class (classe executiva); b. Marcação e pagamento de alojamento em hotel de categoria não inferior a três estrelas; c. Pagamento do Per diem de acordo com o posicionamento na carreira do técnico nomeado como courier e entregue no dia da sua chegada ao local da exposição. Artigo 10.º MEDIDAS DE CONSERVAÇÃO E SEGURANÇA A entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos, mediante vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (detecção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade, temperatura e luz), correcta instalação das peças em vitrinas fechadas, mas com a possibilidade de renovação de ar, sendo proibido na montagem das mesmas a utilização de qualquer elemento perfurador, colas, adesivos e outros materiais que possam danificar os documentos. Artigo 11.º REPRODUÇÃO DOS DOCUMENTOS Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização prévia da Biblioteca Central da Marinha/Arquivo Histórico. Artigo 12.º CATÁLOGO DA EXPOSIÇÃO O catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, à qual serão enviados, obrigatoriamente, dois exemplares do catálogo de 9

6 Artigo 13.º DEVOLUÇÃO 1. Concluída a exposição e findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo, os documentos serão devolvidos à B CM - Arquivo Histórico. 2. No acto da recepção dos documentos, e antes da assinatura do respectivo auto, o Arquivo Histórico deverá proceder à conferência do estado de conservação e integridade dos mesmos, a fim de detectar qualquer possível deterioração ou extravio. 3. Caso se verifique alguma anomalia, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dela se dará conta ao director da B. C. M. para os efeitos tidos por convenientes. Artigo 14.º ASSINATURA DAS CONDIÇÕES DE EMPRÉSTIMO A BCM através do Arquivo Histórico exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, no do qual esta deverá declarar ter conhecimento das normas de empréstimo e comprometer-se a cumpri-las. Este documento, depois de assinado, deverá ficar registado no Arquivo Histórico antes do acto de entrega dos respectivos documentos. VI - SIGLAS E DEFINIÇÕES BCM Biblioteca Central de Marinha; AH - Arquivo Histórico (Departamento da BCM) Courier (Técnico do arquivo) especialista, neste caso, um técnico superior de arquivo que acompanhará o transporte dos documentos e a sua montagem na exposição de 9

7 endereço electrónico do arquivo histórico; exposição, a climatização, a temperatura, a segurança, etc. Transcrição paleográfica Transcrição para decifrar escritos antigos. Condition Report relatório do estado de conservação do documento, que incluirá uma fotografia do documento, relatório descritivo e registo gráfico de patologias. Facility Report (Relatório de instalações) formulário que deverá conter a descrição das características físicas do edifício onde se realizará a VII - REFERENCIAS - LOMAR. - Proposta de Decreto Regulamento da Marinha. - Proposta de Decreto Regulamentar a CCM. - Proposta de Regulamento Interno da BCM. - Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico. - Lei n.º 107/2001, de 8 de Setembro Lei de Bases da Política e do Regime de Protecção e Valorização do Património Cultural. - Decreto-Lei n.º 93/2007, de 29 de Março Orgânica e competências da Direcção Geral de Arquivos. - Código de Ética para os Profissionais da Informação em Portugal de 9

8 - Código do Direito de Autor e Direitos Conexos. - Regulamento (CE) n.º 656/2004 da Comissão, de 07 de Abril, e respectiva Rectificação (publicada no JO da U.E. - Regulamento Conselho Europeu (CE) 116/2009, do Conselho referente à exportação de bens culturais. de 08/06/2004, pp. L 203/14 a L 203/16), que altera o Regulamento (CEE) n.º 752/93 da Comissão, de 30 de Março. - Regulamento (CEE) n.º 752/93 da Comissão, de 30 de Março de 9

9 Anexo I Auto de Entrega ARQUIVO HISTÓRICO AUTO DE ENTREGA Aos. do mês de..de.., o/a entidade organizadora procede à entrega da documentação pertencente ao Arquivo Histórico da Marinha, que lhe havia sido cedida a título de empréstimo, no âmbito da exposição «.». Da entrega cuja listagem se anexa -, lavra-se o presente Auto, feito em duplicado, e assinado por ambas as partes Lisboa,.. de de ENTREGOU, RECEBEU, de 9