POLÍTICA do OpenLine do Airbus Group

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1 POLÍTICA do OpenLine do Airbus Group Organização de Ética & Compliance do Airbus Group Versão 6 27 de Outubro de / Introdução O Airbus Group está comprometido com o cumprimento integral das leis e com altos padrões éticos de conduta nos negócios conforme disposto nos Padrões de Conduta nos Negócios, Nossos Princípios de Integridade e políticas relacionadas. Ética & Compliance é de responsabilidade de cada pessoa da empresa e se reflete não somente nas relações interpessoais, mas também no relacionamento com clientes, fornecedores, acionistas e outros stakeholders. O Airbus Group também está comprometido com o desenvolvimento de uma cultura de livre manifestação na qual todos os empregados sintam-se à vontade para expressar suas opiniões e preocupações, fazer perguntas, apontar anomalias ou relatar aquilo que percebem ser uma violação das nossas regras e processos, das leis e dos nossos Padrões de Conduta nos Negócios e Princípios de Integridade. Existem muitos canais através dos quais os empregados podem se manifestar: supervisores imediatos, membros da organização de ética & compliance, dos recursos humanos, do jurídico ou da alta administração da empresa. O Airbus Group encoraja a livre manifestação e proíbe a retaliação. No entanto, reconhecendo que os empregados possam temer retaliações no caso de se manifestarem, o Airbus Group disponibilizou para eles um canal seguro e confidencial chamado OpenLine. O OpenLine é totalmente opcional e voluntário e não acarretará consequências para os empregados que não o utilizarem. O objetivo desta Política do OpenLine é esclarecer como o sistema funciona, bem como definir seu escopo e as garantias que foram introduzidas para a proteção dos usuários do sistema e das informações pessoais nele contidas. 2/ Principais características do OpenLine do Airbus Group Visando garantir a confidencialidade do sistema, o Airbus Group decidiu terceirizar sua gestão. O Airbus Group escolheu o prestador de serviços externo Deloitte, localizado fora da União Européia, na África do Sul. Os alertas serão processados em um ambiente seguro, Documento traduzido do inglês, cuja versão é a única válida 1/6

2 por um número restrito de pessoas do prestador externo de serviços, devidamente treinadas. A informação fornecida pelos empregados do Airbus Group por meio do OpenLine, incluindo dados pessoais, serão capturados localmente e armazenados apenas na França, nos servidores da Deloitte França. Ao utilizar o sistema, os empregados estarão em contato diretamente com o prestador de serviço, por telefone ou pelo site. 3/ Agindo de Boa Fé Usuários do OpenLine devem agir de boa-fé e não devem fazer falsas acusações intencionalmente ao relatarem uma preocupação (o empregado não pode inventar o relatório ou falsificar uma informação). A boa-fé configura-se quando o relato é feito sem malícia ou sem se considerar benefícios pessoais e quando a reclamação tenha uma base razoável para que possa ser considerada verdadeira. Qualquer empregado que propositadamente fizer afirmações ou comunicações falsas ou enganosas, de má-fé, pode estar sujeito a medidas disciplinares, de acordo com as leis e regulamentos nacionais aplicáveis. Qualquer empregado que fizer uma afirmação ou comunicação de boa-fé não estará sujeito a nenhuma medida disciplinar, mesmo se tais afirmações e comunicações forem depois comprovadas como imprecisas. 4/ Definição de um Alerta Um alerta é uma preocupação relatada que tenha sido feita por um empregado identificado, agindo de boa-fé, através do OpenLine. 5/ Responsabilidade A organização de Ética & Compliance do Airbus Group é responsável pela atualização desta política e pela supervisão da gestão de alertas feitos em conformidade com ela. A Organização de Ética & Compliance do Airbus Group é também responsável pela comunicação com todas as partes envolvidas no tratamento dos alertas recebidos e por dar retorno ao empregado que fez o alerta, o mais rápido possível. 6/ Confidencialidade Os usuários do sistema de alerta deverão identificar-se para o prestador de serviço externo. O prestador de serviço transmitirá o alerta sem divulgar a identidade da pessoa que o relatou. 2/6

3 Os usuários, no entanto, podem solicitar que a sua identidade seja divulgada para o Airbus Group. Se este for o caso, o Airbus Group fará todo o esforço necessário para proteger a identidade da pessoa que fez o alerta. Todos os relatórios serão mantidos confidenciais, na medida do possível, sempre tomando as medidas necessárias para a condução de uma investigação completa e eficaz, ou em razão de uma solicitação da justiça. 7/ Escopo do OpenLine do Airbus Group No estágio atual, os alertas relatados pelo OpenLine do Airbus Group tratam de assuntos relacionados à contabilidade, questões financeiras, corrupção e práticas anticoncorrenciais, divulgação de informação confidencial, conflito de interesse, segurança do produto, qualidade e assédio. A utilização do OpenLine está restrita aos empregados de todas as empresas controladas pelo Airbus Group, localizadas na França, Alemanha, Espanha, Reino Unido, Austrália, Brasil, Canada, China, México e Arábia Saudita 1. 8/ Proteção contra Retaliação Não será tolerada retaliação por qualquer empregado da empresa, e/ou pela própria empresa, direta ou indiretamente, contra qualquer pessoa que, de boa-fé, relatou um alerta ou forneceu assistência aos responsáveis pela investigação das alegações, Da mesma forma, não será tolerado qualquer tipo de assédio contra um empregado, ou consequências prejudiciais para a sua função, como resultado do relato de boa-fé de um alerta. 9/ Gravação dos alertas e relatórios Os usuários do sistema podem criar um alerta de dois modos: 1. Ligando para um numero específico de telefone, ou 2. Acessando o site dedicado ao OpenLine. Os alertas serão recebidos pelo prestador de serviços externo e os relatórios serão comunicados à Organização de Ética & Compliance do Airbus Group. Esses relatórios conterão somente informações apresentadas de forma objetiva, diretamente relacionadas ao escopo do sistema de alerta e estritamente necessárias para a verificação dos fatos alegados. Os relatórios fornecidos à Organização de Ética & Compliance do Airbus Group não conterão nenhum elemento que possa identificar o empregado. 1 India foi acrescentada a partir de 1º de Junho de /6

4 Porém, a identidade de um empregado será fornecida à Organização de Ética & Compliance do Airbus Group se uma das condições abaixo ocorrer: (1) O empregado deu previamente seu consentimento verbal ou escrito para que o prestador de serviços externo informe sua identidade ao Airbus Group. (2) O Airbus Group fornece ao prestador de serviços evidências por escrito de um processo judicial que exija a comunicação da identidade do empregado. (3) O Airbus Group demonstra ao prestador de serviços que as alegações são mal intencionadas. 10/ Procedimento da Investigação Todos os relatórios de alerta são enviados para a Organização de Ética & Compliance do Airbus Group, exceto aquelas relacionadas a assédio, que são encaminhadas ao consultor de Ética & Compliance em RH que coordena a gestão do alerta juntamente com o responsável local de RH. Na hipótese do relatório ser consistente, ele é enviado à Divisão e/ou ao Chefe de Ética & Compliance pertinentes. Eles conduzirão uma análise e avaliação iniciais do relatório e decidirão quem deve tomar conhecimento da denúncia e a resposta apropriada, em tempo hábil. Depois da revisão da consistência/gravidade da denúncia, decide-se se a questão será ou não investigada. A Divisão/Chefe de Ética & Compliance reportará a decisão à Organização de Ética & Compliance do Airbus Group. O Chefe de Alegações de Compliance administrará as denúncias que não forem encaminhadas a uma Divisão/setor, ou que foram encaminhadas a várias, ou a pedido. Caso se decida pela investigação, um grupo restrito de investigação é formado. Em alguns casos, a Auditoria interna e especialistas forenses podem ser solicitados a conduzir as investigações. Caso recomendações ou ações corretivas sejam necessárias, elas serão decididas pelo nível adequado da administração da empresa. A organização de Ética & Compliance do Airbus Group é responsável por fiscalizar as medidas corretivas, que podem incluir procedimentos disciplinares, de acordo com a legislação nacional aplicável. 11/ Presunção de Inocência Qualquer empregado envolvido em um alerta reportado será presumido inocente até que as alegações sejam provadas. 4/6

5 12/ Comunicação e Resposta A Organização de Ética & Compliance do Airbus Group ou a equipe de compliance notificará qualquer pessoa envolvida em um alerta tão logo a decisão de que a denúncia será investigada seja tomada, de modo a permitir que a pessoa envolvida exerça seus direitos, inclusive seus direitos de defesa. Porém, a Organização de Ética & Compliance do Airbus Group tem o direito de adotar medidas preventivas, como, por exemplo, ações necessárias para prevenir a destruição de provas relevantes para a investigação, antes de notificar a pessoa envolvida. A equipe de investigação pode atender e comunicar-se com a pessoa que fez o alerta por meio do prestador de serviços externo. A Organização de Ética & Compliance do Airbus Group dará um retorno, assim que possível, ao empregado que fez o alerta por meio do prestador de serviços externo. O prestador de serviços, por sua vez, indagará o empregado sobre a resposta recebida. 13/ Administração dos Registros e Direitos de Acesso Informações fornecidas relacionadas a um alerta considerado infundado ou sem provas serão destruídas ou arquivadas imediatamente. Informações fornecidas relacionadas a um alerta considerado consistente e abrangido pelo escopo do sistema não serão mantidas por um período que exceda dois meses a partir da data em que os procedimentos da investigação foram concluídos, exceto nos casos em que medidas disciplinares e/ou processos judiciais tenham sido iniciados contra a pessoa envolvida, ou contra a pessoa que relatou o alerta ou um terceiro. Depois desse período, a informação será arquivada. De acordo com a legislação nacional aplicável, a pessoa envolvida tem o direito de acessar os dados que dizem respeito a ela e a solicitar que estes dados sejam corrigidos ou apagados, conforme o caso. Uma pessoa envolvida não pode obter informações sobre terceiros como, por exemplo, a identidade da pessoa que fez a denúncia, com base nesse direito de acesso. 14/ Detalhes para Contato Um empregado do Airbus Group pode contatar o OpenLine através: - Do website do OpenLine: www. airbusgroupopenline.com disponível em inglês, alemão, francês, espanhol, mandarim, árabe e português. - Dos seguintes números 5/6

6 País Número gratuito Número pago Mundo +27 (0) (0) França, Alemanha, Espanha, Reino Unido Australia Brasil Canada China México Arabia Saudita O OpenLine está disponível em inglês 24h durante os 7 dias da semana. Para o francês, alemão, espanhol e português um operador estará disponível das 7:00 às 16:00 (CET), com uma caixa de mensagens automática funcionando fora destes horários. O atendimento em mandarim está disponível durante o horário comercial chinês das 8:00 às 17:00 MYT (UTC +8), com a opção de atendimento em inglês 24h, 7 dias da semana. Empregados da Arábia Saudita podem deixar mensagens em uma caixa de mensagens em árabe ou utilizar a linha em Inglês 24h, 7 dias da semana. Para mais informações, entrar em contato com o Executivo-Chefe de Compliance do Airbus Group: Mr. Pedro Montoya Group Ethics and Compliance Officer Airbus Group 4, rue du Groupe d'or Blagnac Cedex France 15/ Informação específica por país Antes de usarem o OpenLine, os funcionários do Airbus Group localizados na Franca ou na Austrália devem ler também a Nota de Informação Nacional, de acordo com as leis locais. 6/6

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