Escola Secundária de Paços de Ferreira Trabalho Pratico Organização de Eventos

Transcrição

1 Escola Secundária de Paços de Ferreira Trabalho Pratico Organização de Eventos Organização de uma Festa de Aniversário Tânia Marlene Silva Nº21 Novembro de 2009

2 Conteúdo Introdução... 3 Preparação... 4 Convite... 5 A Empresa... 6 Libelinha Encantada... 7 Show Party... 8 Conclusão

3 Introdução Existem diversas designações para um organizador de evento, visto que cada país Europeu tem a sua própria descrição para a pessoa responsável pela coordenação de um evento. Em Portugal o termo utilizado é organizador, que se define como sendo a pessoa responsável pela coordenação de todas as acções e actividades necessárias para a produção de um evento. É importante que não se perda tempo a planear os eventos, devemos fazer logo o trabalho e assim será seguramente mais rápido. Fracassar no planeamento, é planear o fracasso. A razão pela qual o planeamento é tão essencial é para assegurar que o processo de gestão do evento corra sem problemas, bem como certificar-se de que nada é deixado ao acaso. O planeamento ajuda-o a identificar as tarefas que têm de ser realizadas e a organizar as acções que necessita de realizar para atingir os objectivos, dando-lhe, por outro lado, medidas de desempenho para se certificar que as metas são atingidas, O planeamento é o factor chave para conseguir o sucesso do seu evento. O meu evento será organizar uma Festa de Aniversário em Paços de Ferreira para uma Criança de que realizara 4 anos de idades e em que os convidados serão 14 crianças mais 2 adultos (pais do aniversariante). A empresa que escolherei para alegrar a pequenada nesta tarde será a Show Party de Cascais que nos proporcionou um bom exemplo de profissionalismo. 3

4 Preparação Antes de organizarmos o nosso evento é essencial fazermos este tipo de rascunho para que possamos ter uma ideia em que nos basear, são os pontos mais importantes para a organização. Temos que ter sempre e essencialmente em base o local, as condições, o publico alvo, a data, a hora e a quantidade de convidados sem pelos menos estes pontos de certo que o seu evento irá ser um fracasso. Público-alvo: Crianças Aniversariante: Ivan (4 anos) Localização da festa: Pavilhão de Paços de Ferreira (aluguer 300 ) Data: 8 de Dezembro de 2009 Hora: 15h Convidados: 14 crianças e pais do aniversariante Decoração: mesas, balões, chapéus, etc. Lanche: Bolo aniversariante, sumos, batata frita, guloseimas, etc. Animação: Palhaço Orçamento: 800 4

5 Convite Visto que o público-alvo irá ser crianças, o convite deverá ser especialmente chamativo para elas mesmo que não saibam ler. Estas vão gostar da apresentação não do que lá está escrito. As crianças na minha perspectiva, por veses dão mais valor às coisas do que os adultos, pois os adultos ligam muito a aparência. Por isso se escolheu este divertido convite para tentar agradar todas as crianças. O nosso aniversariante fez questão de dar também um convite aos pais e ficar com um para si. Assim houve um total de 17 convites que nos ficou por

6 A Empresa Um organizador deve conjugar ideias variadas para um melhor sucesso no seu projecto, ainda por cima, quando se trata de uma festa de aniversário para crianças. Visto que as crianças têm uma capacidade enorme de sonhar, elas passam o ano inteiro esperando euforicamente pela sua data de aniversário, e cada dia que passa têm uma ideia diferente do cenário que escolhem para a festa. Por isso é essencial começar a organizar a festa com pelo menos 1 mês de antecedência e sempre com a colaboração de ideias do aniversariante mesmo sendo uma criança pequenina, pois não nos podemos esquecer que no fundo o aniversariante é a pessoa que mais vai desfrutar da festa. Assim pesquisei duas empresas especializadas para organização de festas de aniversários. Após essa pesquisa vi a que mais me agradava, tendo em conta o que forneciam, o profissionalismo, o orçamento e a deslocação. A empresa que relacionei foi a Show Party e Libelinha Encantada, a show Party oferecia várias ideias a nosso gosto, onde podíamos escolher todos os paços da festa e seus orçamentos, já a libelinha ofereço-nos a festa completa com o orçamento. Mas veremos ao longo deste projecto todos os procedimentos de cada empresa. 6

7 Libelinha Encantada A Libelinha é de facto Encantadora, proporcionou-me um atendimento muito acolhedor estudaram comigo outros programas e preços, mostraram-se disponíveis para qualquer alteração. O que me levou a não escolher esta empresa é pelo simples facto de que esta trabalha apenas com a parte de animação enquanto o show Party organiza a festa toda. Fiquei na mesma interessada nesta empresa e poderá vir a necessitar dela futuramente, pois fiquei de facto encantada com esta Libelinha. Esta empresa trabalhando apenas com a parte da animação nos ofereceu assim dois pacotes interessantes, tais como: O Pacote 1 é chamado por Libelinha e este inclui um palhaço, um animador, uma personagem, uma História, Fantoches, Modelagem de Balões, Pintura Facial e Jogos dinâmicos. O Orçamento dependerá da duração da actuação, se esta for de 1.30h custara 100, se for de 2.30h aumentara mais 30. O pacote 2 designado por Libelinha Plus Inclui as mesmas ofertas do pacote anterior, modificando apenas a quantidades de animadores, ou seja, este pacote inclui 2 palhaços, 2 animadores e 2 personagens. O preço aqui também depende da duração tendo um pequenino acrescimento devido ao aumento dos animadores ficando assim um orçamento de 135 por 1.30h e 165 por 2.30h. 7

8 Show Party Esta foi a empresa que optamos, que se encontra em Lisboa, na zona de Cascais e apresenta como principal objectivo a venda de produtos relativos com eventos festivos, assim como proporcionar qualquer tipo de animação sempre que lhe é solicitado. A empresa Localiza-se exactamente na rua Joaquim Ereia, 1642-A-Torre- Cascais com os seguintes contactos: Telf ; Fax ; Tlm e . Info@showparty.pt. Procedimentos Propostos pela Show party: Decoração Dentro da decoração foi apresentado vários regimentos tais como: os trabalhos em esferovite do Nody e Amigos, em que o orçamento seria de 9.00 por cada personagem de 30cm. Com a personagem Ruca, o Ruca com o Riscas ficaria por ou o Ruca com 1.50cm de altura por 75. Assim foi escolhido o Ruca com o Riscas visto que são duas personagens por um preço mais agradável. Em relação à mesa optamos por uma mesa grande rectangular em que as crianças ficariam frente a frente e o aniversariante no topo da mesa, esta irá ser decorada com uma toalha com tons vermelhos e azuis (oferecido pela Show party), os pratos serão da personagem Ruca para condizer com o trabalho em esferovite, em que cada prato custará 4.95 (15 crianças e 2 adultos = ). Da mesa fará também parte o buffet que incluirá bolo de aniversariante em forma de Carro (12 ), a comida será simples, mas divertida, haverá sanduíches com formas de personagens animadas, pizza, batata frita, sumos saudáveis, guloseimas, bolos variados tudo alimentos não muito pesados para o estômago das crianças e não seja preciso a utilização de talheres nem nada cortante para segurança destas (40 ). Como qualquer festa da pequenada haverá balões com muitas cores e um docinho lá dentro (10 por 20 balões). O show party também nos ofereceu uma diversa gama de insufláveis para animação das crianças, assim optamos pelo insuflável chamado casa de 8

9 triângulos com obstáculos (dimensões 4,80m x 3,60m x 2,20m) que ficou por 150. Animação Esta parte da festa é essencial é a mais esperada das crianças, todas esperam pelo divertido momento em que o palhaço chega. Mas nesta festa será diferente, o palhaço não virá sozinho. O Show Party ofereceu-nos este procedimento da festa em muito que escolher, apresentaram assim as categorias por 6 pacote fora os palhaços. O pacote 1 terá como duração de 1.30h em que incluirá um animador (personagem à escolha), modelagem de balões, pinturas faciais e caça ao tesouro por 140. O pacote 2 será de 2.30h incluirá os mesmos procedimentos do pacote 1 acrescentando histórias com imagens e com fantoches e outros jogos. Este pacote terá como orçamento 175. O pacote 3 durará 1.30h e terá 2 animadores (personagens à escolha), modelagem de Balões, pinturas faciais, histórias com imagens e com fantoches, caça ao tesouro e entre outros jogos, tudo por 170. O pacote 4 será totalmente igual ao pacote 3 com uma acrescida duração (2.30h) por 210. O pacote 5 diz respeito à peça de fantoches que terá como duração 20m ou o espectáculo de magia por 30m, com modelagem de balões e pinturas faciais. Este pacote tem como orçamento 250. O pacote 6 será uma peça de fantoches mais pinturas ou modelagens de balões por 230. Assim foi escolhido o pacote 3 pois assim escolheremos o Ruca e o Riscas como animadores, teremos direito ao resto das opções do pacote e ficará por 170 e como tinha falado em cima faltam os palhaços. A empresa ofereceu-nos a parte dos palhaços, assim virão as personagens do pacote que escolhemos e um palhaço super divertido que carregará o bolo até ao aniversariante. 9

10 Conclusão Quando o evento termina, os resultados devem ser avaliados para verificar se foram assim atingidos os objectivos (quer os do evento quer os da organização). A avaliação é uma etapa importante do processo, na medida que fornece feedback e ensinamentos que serão úteis na gestão de projectos futuros, bem como para reportar sucessos ou razões para insucessos aos agentes interessados. 10