CARTILHA DE LANÇAMENTOS PATRIMONIAIS NO SIAFI WEB

Transcrição

1 CARTILHA DE LANÇAMENTOS PATRIMONIAIS NO SIAFI WEB 2015 ORIENTAR, FISCALIZAR E CONTROLAR

2 Lista de Siglas SIAFI Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal 1a ICFEx 1ª Inspetoria de Contabilidade e Finanças do Exército CoLog Comando Logístico ODS Órgão de Direção Setorial SISCOFIS Sistema de Controle Físico de Material SIMATEX Sistema de Material do Exército RAE Regulamento de Administração do Exército PCASP Plano de Contas Aplicado ao Setor Público PA Lançamentos Patrimoniais NL Nota de Lançamentos UG Unidade Gestora NS Nota de Sistema RMA Relatório de Movimentação do Almoxarifado RMB Relatório de Movimentação de Bens Móveis RPCM Relatório de Prestação de Contas Mensalmente CPF Cadastro de Pessoa Física DIEx Documento Interno do Exército D Cont Diretoria de Contabilidade VPD Variação Monetária Passiva OMS Organização Militar de Saúde DGO Diretoria de Gestão Orçamentária D Abst Diretoria de Abastecimento RM Região Militar NE Nota de Empenho CEBW Comissão do Exército Brasileiro em Washington OM Organização Militar 2

3 SUMÁRIO 1. Introdução 2. Desenvolvimento 2.1 Dos fatos administrativos 2.2 Registro contábil no SIAFI 2.3 Relatório de Movimentação de Almoxarifado e Relatório de Movimentação de Bens Móveis 2.4 Acesso ao SIAFI WEB 3. Material de Consumo 3.1 Definição de Material de Consumo 3.2 Material de consumo de uso duradouro 3.3 Contas de material de consumo no SIAFI 3.4 Classificação Orçamentária 3.5 Registro do material de consumo no SIAFI WEB 3.6 Consulta as situações 4. Material Permanente 4.1 Definição de Material Permanente 4.2 Contas de Material Permanente 4.3 Classificação Orçamentária 4.4 Registro do material permente no SIAFI WEB 4.5 Consulta às situações 5. Movimentação patrimonial com depreciação 5.1 Depreciação 5.2 Descarga por inservibilidade 5.3 Transferência para outra UG de material permanente depreciado 3

4 1. INTRODUÇÃO A Contabilidade Patrimonial tem como uma de suas finalidades gerenciar os bens pertencentes a Fazenda Pública. Devido à sua importância e o vulto de itens gerenciados pelas Organizações Militares (OM) vinculados a 1ª Inspetoria de Contabilidade e Finanças do Exército (1ª ICFEx), esta cartilha tem como maior finalidade servir de base para os militares e/ou funcionários civis para melhor executarem suas funções no que tange ao controle patrimonial. O principal objetivo desta cartilha é assessorar a realização dos lançamentos contábeis que serão registrados no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI WEB ou no SIAFI tela preta, em alguns casos. No entanto, as normas relativas à gerência do material, emitidas e gerenciadas pelas Diretorias do Comando Logístico (CoLog) e/ou emitidas por outros Órgãos de Direção Setorial (ODS) e suas Diretorias, devem ser observadas. O registro do controle físico do material deve ser feito através do Sistema de Controle Físico de Material - SISCOFIS, que é um subsistema do Sistema de Material do Exército - SIMATEX. Esta cartilha não tem o foco no SISCOFIS. O CoLog, através do site do SIMATEX ( disponibiliza além do manual do SISCOFIS, vídeo-aulas ensinando todos os procedimentos a serem adotados pelas OM. A Lei 4.320, de 17 de março de 1964, que Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal, determina que: Art. 94 Haverá registros analíticos de todos os bens de caráter permanente, com indicação dos elementos necessários para a perfeita caracterização de cada um deles e dos agentes responsáveis pela sua guarda e administração. Art. 95 A contabilidade manterá registros sintéticos dos bens móveis e imóveis. Art. 96 O levantamento geral dos bens móveis e imóveis terá por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e os elementos da escrituração sintética na contabilidade. O SISCOFIS tem por finalidade o controle físico e o gerenciamento de todos os materiais, seja permanente, seja de consumo. Não se pode utilizar outro sistema para controle patrimonial. Toda a movimentação de material, seja inclusão em carga, relacionamento, descarga ou desrelacionamento terá por base os documentos que comprovam o fato e a sua publicação em Boletim Interno, extraído do próprio sistema. O Fiscal Administrativo, segundo o art. 30 do Regulamento de Administração do Exército (RAE), é o responsável nos assuntos de administração patrimonial. Esta cartilha não é um documento rígido, podendo sofrer alterações, face à dinâmica apresentada pelo atual sistema de contabilidade federal. As dúvidas ou sugestões poderão ser encaminhadas diretamente ao Chefe da 3 a Seção no seguinte endereço de majtorres.s3@gmail.com 4

5 Caso exista alguma situação que a UG esteja vivenciando e que ainda não esteja contemplada nesse material, envie para o endereço de acima para que seja estudado e incluída no material. Toda e qualquer sugestão sempre será validada no intuito de contribuir para o aperfeiçoamento e melhora do material que está sendo apresentado. Este material está sendo elaborado, com a aprovação do Chefe da 1 a ICFEx, pelos seguintes militares integrantes da 3a Seção: Maj Fabiano Torres Júnior; 1o. Ten Márcia da Silveira Dias Carvalhal 2o.Ten André Luiz Martins Pinheiro 2o. Ten Nilcemar Alves de Lima 5

6 2. DESENVOLVIMENTO 2.1 Dos fatos administrativos O RAE, nos art. 66 a 84, trata dos procedimentos de recebimento de material, inclusão e sua escrituração e nos art. 85 ao 100 descreve procedimentos sobre a descarga e desrelacionamento de material. Além desse regulamento, devem ser observadas as normas expedidas pelos ODS e suas diretorias. 2.2 Registro contábil no SIAFI A partir do ano de 2015, com a mudança do Plano de Contas da União e com o novo plano de contas aplicado ao setor público - PCASP e a maior utilização do SIAFI WEB as movimentações patrimoniais são realizadas através de documento hábil PA Lançamentos Patrimoniais. As situações para registro contábil dos fatos são consultadas na tabela de situações, disponível no próprio SIAFI WEB. Não está autorizada a movimentação patrimonial com documento hábil Nota de Lançamento NL (SIAFI Tela Preta). As OM só poderão emitir NL se autorizadas pela 1 ª ICFEx, mediante uma avaliação dos contadores, para verificar se já existe situação específica no SIAFI WEB. A cada lançamento contábil efetuado pela Unidade Gestora - UG no SIAFI WEB, gera um registro contábil através de Nota de Sistema (NS) no SIAFI tela preta. Ao se fazer o registro deve-se anotar o número da NS e o número gerado para o PA, para que o responsável pelo registro possa conferir a movimentação. O documento PA pode ser registrado com data retroativa ao mês anterior, preenchendo a data do mês anterior no campo Data de Emissão Contábil, desde que o mês não esteja fechado no SIAFI (consulta das datas de fechamento do mês através da transação >CONFECMES no SIAFI Tela Preta). O cancelamento do documento pode ocorrer a qualquer momento, dentro do próprio exercício financeiro. Não se permite a sua alteração parcial. 2.3 Relatório de Movimentação de Almoxarifado (RMA) e Relatório de Movimentação de Bens (RMB). Mensalmente, as UG precisam extrair o Relatório de Movimentação de Almoxarifado - RMA e o Relatório de Movimentação de Bens Móveis em Uso - RMB do SISCOFIS e verificar a compatibilização dos saldos registrados no SIAFI através da transação >BALANCETE no SIAFI Tela Preta. As divergências encontradas deverão estar devidamente justificadas no Relatório de Prestação de Contas Mensal (RPCM), informando os motivos e as providências adotadas pela UG para resolver o mais rápido possível a divergência. 6

7 2.4 Acesso ao SIAFI WEB O acesso ao SIAFI WEB é feito através do seguinte endereço: Tela 1 Ao realizar o acesso, é necessário inserir o Cadastro de Pessoa Física - CPF, a senha de acesso e a palavra-chave de verificação. Tela 2 Realizado o acesso, aparece a tela de escolha do sistema e a informação de concordância dos termos de utilização do sistema. 7

8 Tela 3 Concordando com os termos, aparece a tela com as Mensagens Comunica. Todo operador do SIAFI tem por obrigação ler as Mensagens Comunica e reportar, a todos os interessados, seu conteúdo. O meio de comunicação entre a 1a ICFEx e as UG é através da Mensagem Comunica, por ser um meio seguro e rápido. Assuntos que são mais específicos, o trâmite será feito através de Documento Interno do Exército DIEx. 8

9 Clicando ao lado esquerdo, no Menu Geral, aparecerão as opções de acesso ao sistema. Tela 4 Clicar no + de Contas a Pagar e Receber e depois em Documento Hábil. Tela 5 Aparecem duas opções: consultar o documento hábil ou incluir o documento hábil. 9

10 Na inclusão do documento hábil a numeração do documento PA é automática. Se for o caso, é necessário incluir o código da UG (160xxx ou 167xxx) e a sigla PA em tipo de documento. Tela 6 Tela 7 10

11 Após a confirmação aparece o documento para ser preenchido em 4 abas: dados básicos, outros lançamentos, centro de custos e resumo. Os dados básicos se referem aos dados iniciais do documento, como o código da UG, data de emissão contábil, data de vencimento (se for o caso, não é campo obrigatório), ateste e valor total do documento. O código do credor geralmente é preenchido com o código da UG que está sendo beneficiada pelo lançamento contábil. Pode ser outra UG ou a própria UG. Em alguns casos, pode ser deixado em branco, pois o sistema, pela situação utilizada, entende que o beneficiário é a própria UG. No campo observação deve ser colocado o máximo possível de informações sobre o lançamento que está sendo efetuado, como por exemplo, o tipo de movimentação que está sendo realizada, o documento que deu origem ao fato, o Boletim Interno, entre outros. 11

12 3. Material de Consumo 3.1. Definição de Material de Consumo Conforme o disposto no Art 53 do RAE, material de consumo é todo item, peça, artigo ou gênero alimentício que se destina à aplicação, transformação, utilização ou emprego imediato e, quando utilizado, perde suas características individuais e isoladas e que, quando em depósito ou almoxarifado, deve ser escriturado. Também considera-se material de consumo aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei nº 4.320/64, Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos. A Diretoria de Contabilidade (D Cont) orienta que a baixa de material de consumo (desrelacionamento) deve ser feita semanalmente, sempre no último dia útil da semana. Os materiais serão compostos, basicamente, pelas seguintes situações: a. Materiais adquiridos pela UG; b. Materiais transferidos de outras UG; c. Materiais recebidos por meio de doação; d. Serviço que se transforma em material; e. Materiais em regime de Comodato. 3.2 Material de Consumo de Uso Duradouro (Macrofunção do SIAFI) É aquele que, apesar de normalmente ser considerado como material de consumo, necessita ser controlado como material permanente devido a sua maior durabilidade, quantidade utilizada ou valor monetário relevante. Com relação às despesas com material de consumo de uso duradouro, ou seja, aquele que, apesar de normalmente considerado como material de consumo, necessita ser controlado como material permanente devido à sua maior durabilidade, quantidade utilizada ou valor monetário relevante, seu registro deverá ser efetuado através de situação específica. Enquanto permanecer no almoxarifado, o mesmo fica classificado na conta Após a sua distribuição, será classificado na conta Material de Uso Duradouro. 12

13 Seguem algumas orientações quanto ao controle do material de consumo de uso duradouro: a. O material de uso duradouro recebido dos órgãos provedores ou mesmo adquirido de terceiros será registrado na UG, na Conta Contábil Material de Consumo; b. Enquanto o material permanecer no almoxarifado da UG, fica mantido o registro na Conta Contábil ; c. Após a movimentação do material do almoxarifado para a subunidade/dependência, deverá ser gerado um lançamento, inserindo um documento PA Lançamento Patrimonial para classificá-lo na conta ; e d. Após constatada a inservibilidade do material e o fato administrativo ter sido publicado em Boletim Interno, emitir o documento hábil PA, passando, obrigatoriamente, pela conta contábil Bens Móveis Inservíveis (Situação IMB051 e IMB076). As UG devem observar as orientações dos órgãos gestores sobre o tratamento a ser dado aos materiais de uso duradouro. Exemplos de materiais classificados como de uso duradouro: material bibliográfico, peças de fardamento, roupa de cama, material individual (Classe II Intendência), material de segurança, bandeiras e insígnias, guarda-sol, cortinas e bandô, entre outros. 3.3 Contas de Material de Consumo no SIAFI A contabilização dos materiais de consumo no ativo varia de acordo com a finalidade que a administração pretende dar ao bem. As principais contas de estoque existentes no Plano de Contas da União de uso das UG vinculadas a 1ª ICFEx são: Produtos Acabados Produtos Acabados Serviços Acabados Mercadorias para Revenda Mercadorias para Doação Material de Consumo - Estoque Interno Matérias-primas Produtos em Elaboração Serviços em Elaboração Importações em Andamento Material de Consumo Medicamentos e Materiais Hospitalares Observação: As Organizações Militares de Saúde (OMS) podem utilizar a conta Quando da baixa por consumo, a Variação Patrimonial Diminutiva (VPD) a ser utilizada é a

14 Na maioria das UG a conta que será utilizada para registro do material de consumo será a conta Por orientação da D Cont não se pode utilizar outra conta de estoque para registro da entrada do material de consumo. A classificação por tipo será na conta corrente, de acordo com a natureza orçamentária. Quando da baixa do material de consumo, as VPD que poderão ser utilizadas são as seguintes (consultar a transação >conconta do SIAFI TELA PRETA): consumo de materiais estocado - almoxarifado (materiais que não se relacionem com as VPD abaixo); consumo de combustíveis e lubrificantes; consumo de gêneros de alimentação; consumo de material farmacológico; consumo de material hospitalar. NÃO SE DEVE UTILIZAR A VPD para realização da baixa do material de consumo, pois causa inconsistência no SIAFI. 3.4 Classificação Orçamentária Quando da aquisição do material de consumo, o agente da administração responsável deverá verificar a correta classificação do material de consumo, de acordo com a sua classificação orçamentária Material de Consumo Código Subitem Descrição 01 COMBUSTIVEIS E LUBRIFICANTES AUTOMOTIVOS 02 COMBUSTIVEIS E LUBRIFICANTES DE AVIACAO 03 COMBUSTIVEIS E LUBRIF. P/ OUTRAS FINALIDADES 04 GAS E OUTROS MATERIAIS ENGARRAFADOS 06 ALIMENTOS PARA ANIMAIS 07 GENEROS DE ALIMENTACAO 09 MATERIAL FARMACOLOGICO 10 MATERIAL ODONTOLOGICO 11 MATERIAL QUIMICO 12 MATERIAL DE COUDELARIA OU DE USO ZOOTECNICO 13 MATERIAL DE CACA E PESCA 14 MATERIAL EDUCATIVO E ESPORTIVO 15 MATERIAL P/ FESTIVIDADES E HOMENAGENS 16 MATERIAL DE EXPEDIENTE 14

15 Código Subitem Descrição 17 MATERIAL DE PROCESSAMENTO DE DADOS 18 MATERIAIS E MEDICAMENTOS P/ USO VETERINARIO 19 MATERIAL DE ACONDICIONAMENTO E EMBALAGEM 20 MATERIAL DE CAMA, MESA E BANHO 21 MATERIAL DE COPA E COZINHA 22 MATERIAL DE LIMPEZA E PROD. DE HIGIENIZACAO 23 UNIFORMES, TECIDOS E AVIAMENTOS 24 MATERIAL P/ MANUT.DE BENS IMOVEIS/INSTALACOES 25 MATERIAL P/ MANUTENCAO DE BENS MOVEIS 26 MATERIAL ELETRICO E ELETRONICO 28 MATERIAL DE PROTECAO E SEGURANCA 29 MATERIAL P/ AUDIO, VIDEO E FOTO 30 MATERIAL PARA COMUNICACOES 31 SEMENTES, MUDAS DE PLANTAS E INSUMOS 32 SUPRIMENTO DE AVIACAO 33 MATERIAL P/ PRODUCAO INDUSTRIAL 34 SOBRESSAL. MAQ.E MOTORES NAVIOS E EMBARCACOES 35 MATERIAL LABORATORIAL 36 MATERIAL HOSPITALAR 38 SUPRIMENTO DE PROTECAO AO VOO 39 MATERIAL P/ MANUTENCAO DE VEICULOS 40 MATERIAL BIOLOGICO 41 MATERIAL P/ UTILIZACAO EM GRAFICA 42 FERRAMENTAS 43 MATERIAL P/ REABILITACAO PROFISSIONAL 44 MATERIAL DE SINALIZACAO VISUAL E OUTROS 45 MATERIAL TECNICO P/ SELECAO E TREINAMENTO 46 MATERIAL BIBLIOGRAFICO 47 AQUISICAO DE SOFTWARES DE BASE 50 BANDEIRAS, FLAMULAS E INSIGNIAS 51 DISCOTECAS E FILMOTECAS NAO IMOBILIZAVEL 53 MATERIAL METEOROLOGICO 54 MATERIAL P/MANUT.CONSERV.DE ESTRADAS E VIAS 15

16 Código Subitem Descrição 55 SELOS PARA CONTROLE FISCAL 56 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 57 MATERIAL DE MARCAÇÃO DE FAUNA SILVESTRE 58 SOBRESS. PARA MAQ. E EQUIP. PARA PRODU.INDUSTRIAL 59 MATERIAL PARA DIVULGAÇÃO 96 MATERIAL DE CONSUMO PAGTO ANTECIPADO Os brindes ou materiais de distribuição gratuita são adquiridos com recursos específicos, geralmente oriundo de recursos próprios da UG: PREMIAÇÕES CULTURAIS, ARTÍSTICAS, CIENTÍFICAS, DESPORTIVAS 01 PREMIAÇÕES CULTURAIS 02 PREMIAÇÕES ARTÍSTICAS 03 PREMIAÇÕES CIENTÍFICAS 04 PREMIAÇÕES DESPORTIVAS 05 ORDENS HONORÍFICAS MATERIAL DE DISTRIBUIÇÃO GRATUITA 03 MATERIAL DESTINADO A ASSISTENCIA SOCIAL 04 MATERIAL EDUCACIONAL E CULTURAL 05 MERCADORIAS PARA DOACAO 07 MATERIAL PARA CERIMONIAL 08 MATERIAL PARA REABILITACAO PROFISSIONAL 09 MATERIAL PARA DIVULGACAO 10 MERC. P/DOACAO - AGRIC. FAMILIAR-PF-COMPRA DIRETA 11 MERC. P/DOACAO - AGRIC. FAMILIAR-PJ-COMPRA DIRETA 12 MERC. P/DOACAO - AGRIC. FAMILIAR - CPR ESPECIAL 13 MERC. P/DOACAO - AGRIC. FAMILIAR - CPR ALIMENTO 14 MATERIAL DE ACONDICIONAMENTO E EMBALAGEM 15 MATERIAL DESTINADO A CONTRIBUINTE 16 MATERIAL P/ IDENTIFICACAO DE BENEFICIARIOS No Manual de Orientação aos Agentes da Administração, elaborado pela Diretoria de Gestão Orçamentária (DGO), a solicitação de crédito para despesas com cerimonial militar ( aniversário da OM, comemoração do Dia da Arma e passagem de comando, chefia ou direção), deve ser encaminhada à Diretoria de Abastecimento (Dabst), por intermédio da Região Militar (RM) de vinculação, nos casos que envolvam dispêndios com alimentação, bebidas e/ou contratação de serviços de buffet. 16

17 3.5 Registro do Material de Consumo no SIAFI WEB Neste tópico serão listadas as principais operações realizadas pelas UG para movimentação do Material de Consumo. Aquisições por Nota de Empenho - NE Quando da aquisição de material de consumo, a UG, baseada nos documentos comprobatórios (Nota Fiscal), deverá liquidar a despesa com a situação DSP101 Aquisição de Materiais para Estoque e a conta de estoque a ser dado a entrada o material é a Todo o material de consumo deverá dar entrada no almoxarifado pela conta As exceções estão descritas na cartilha. A ÚNICA EXCEÇÃO DE UTILIZAÇÃO DA CONTA DIFERENTE É PARA OMS, CUJOS MEDICAMENTOS SERÃO REGISTRADOS NA CONTA AS DEMAIS UNIDADES TODOS OS MATERIAIS SEMPRE DARÃO ENTRADA NA CONTA

18 ERROS DE CLASSIFICAÇÃO DE SUBITEM Caso ocorram erros na classificação do Subitem, os procedimentos a serem adotados são os seguintes: a) Se a despesa não foi paga, anula-se a liquidação, anula-se a NE e refaz todo o processo no subitem correto; b) Se já foi pago, utiliza-se as seguintes situações, na aba outros lançamentos no próprio documento NP : DSE101 ESTORNO - AQUISIÇÃO DE MATERIAL PARA ESTOQUE - onde serão inseridos os dados que estão ERRADOS; DSN101 - NORMAL - DESPESAS COM MATERIAIS PARA ESTOQUE - onde serão inseridos os dados que estão CORRETOS. UNIFICAÇÃO PATRIMONIAL A Unificação Patrimonial significa reunir todos os bens na UG principal (160XXX). A UG deverá transferir os saldos das contas de material de consumo (115XXXXXX) da UG Secundária (167XXX) para UG Primária (160XXX), IMEDIATAMENTE após a liquidação da despesa no SIAFI, por meio de documento hábil PA, com a utilização da seguinte situação: ETQ027 TRANSFERÊNCIA DE ESTOQUE ENTRE UG OU DENTRO DA MESMA UG A UG emitente (classificada no SIAFI WEB como pagadora) do documento é a 167XXX. Na tela de DADOS BÁSICOS deverá conter o código da UG emitente (167XXX) e no campo CÓDIGO DO CREDOR deverá ser inserido código da UG Primária (160XXX). Seria a UG destinatária do Material, que nesse caso, é a UG primária. Cuidado especial com data de EMISSÃO CONTÁBIL. Esse documento permite lançamento retroativo ao mês anterior, desde que o mês ainda esteja aberto para a UG no SIAFI (consultar calendário de fechamento do mês através da transação >CONFECMES). 18

19 RECEBIMENTO DE MATERIAL DE CONSUMO DE OUTRA UG EM TRÂNSITO - ETQ011 Na aba dados básicos, no campo CÓDIGO DO CREDOR, deverá ser informado o código da UG que transferiu o material. TRANSFERÊNCIA DE MATERIAL DE CONSUMO DO ESTOQUE DE DISTRIBUIÇÃO OU DO ESTOQUE INTERNO PARA OUTRA UG ETQ010 19

20 Na aba dados básicos o código do credor a ser informado é a UG que receberá o material. Se o material a ser transferido estiver classificado na conta , na Aba Outros Lançamentos, quando da inclusão da situação ETQ010, a conta de estoque a ser informada será a TRANSFERÊNCIA DE MATERIAL DE CONSUMO DO EST DISTRIBUIÇÃO PARA ESTOQUE EM USO - ETQ027 Na Aba Dados Básicos o Código do Credor informado é o da própria UG. BAIXA DE MATERIAL DE CONSUMO DE ALMOXARIFADO CONSUMO PELA UTILIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ETQ001 20

21 ENTRADA DE ALMOXARIFADO POR DOAÇÃO - ETQ022 No exemplo acima, a entrada foi em uma OM depósito para distribuição futura. Caso uma UG que não seja depósito receba material de consumo por doação, a entrada será dada na conta

22 ENTRADA EM ESTOQUE - MATERIAL COM AQUISIÇÃO EM OUTRA UG COMPRAS CENTRALIZADAS ETQ024 Pode haver casos em que uma UG receba material através uma compra centralizada por uma outra UG. Nesse caso, deverá ser inserido o documento hábil PA com a situação ETQ024 pela UG que recebeu fisicamente o material: Na Aba de dados básicos, o Código da UG pagadora é quem está RECEBENDO o material fisicamente. O código do CREDOR será o CNPJ da empresa que está entregando o material, baseado no Documento Fiscal. O CNPJ a ser inserido no documento hábil precisa ser da mesma empresa da Nota de Empenho. 22

23 Na ABA de Outros Lançamentos serão preenchidos os seguintes campos: - UG do EMPENHO: a UG que está realizando a compra CENTRALIZADA; - Empenho: o número da NE no formato AAAANEXXXXXX; - O Subitem do material que está sendo recebido; - A conta de estoque. Se o material foi adquirido para distribuição (OM Depósito ou Outras com a mesma característica) a conta será a ; se o material foi adquirido para consumo próprio da UG, a conta será a ; - Contas a Pagar: será a conta de credores Nacionais. Geralmente é a conta ; - O valor do material que está sendo recebido, baseado no documento fiscal. 23

24 ENTRADA DE MATERIAL DE USO DURADOURO - ETQ065 - ENTRADA EM IMOBILIZADO POR TRANSF. DE ESTOQUE DE ALMOXARIFADO (C/C 00 0) Os materiais de uso duradouro quando da sua aquisição ou mesmo recebimento de outra UG, serão escriturados, inicialmente, na conta Quando da sua distribuição para as dependências, o mesmo deverá ser reclassificado para a conta Material de Uso Duradouro, conforme abaixo: Na tela de DADOS BASICOS preencher com as informações solicitadas, sem haver a necessidade do preenchimento do código do credor. 24

25 Com essa situação, há a necessidade do preenchimento da Aba Centro de Custos. O centro de custos a ser inserido no documento será o 999. DISTRIBUIÇÃO PARA ESTOQUE DE USO OU DE DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAL IMPORTADO CONTA ETQ047 REGISTRA ENTRADA EM ESTOQUES (C/C SUBITEM DA DESPESA) COM BAIXA DE IMPORTAÇÕES EM ANDAMENTO. 25

26 Os materiais oriundos de importações de bens são classificados na conta Geralmente as importações são realizadas pela Comissão do Exército Brasileiro em Washington (CEBW UG ). Quando a CEBW baixa a aquisição do material no exterior, esse será classificado na conta de importações em andamento: Na Aba de Outros Lançamentos deverão ser preenchidos os seguintes campos: - Situação: ETQ047; - Subitem da despesa: conta corrente que pertence o material; e - Conta de estoque: se for Organização Militar (OM) Depósito e o material for para distribuição a conta de estoque será a ; se for para consumo da própria UG a conta será BAIXA DE MATERIAL CLASSIFICADO COMO MERCADORIA PARA DOAÇÃO OU DISTRIBUIÇÃO GRATUITA CONTA ETQ006 A baixa do material, após a sua distribuição (troféus, brindes, entre outros), será com documento PA, utilizando a situação ETQ006. Na tela de dados básicos preencher as informações relativos ao valor e a observação. Na tela de outros lançamentos, inserir a situação ETQ006: No campo CNPJ, CPF, UG, IG ou 999, preencher 999. Na conta de estoques preencher com a conta de Mercadorias para doação: A VPD será a

27 3.6 Consulta as Situações Novas situações poderão surgir ou mesmo as atuais poderão sofrer modificações. O SIAFIWEB permite que sejam consultadas outras situações que possam ser utilizadas, dependendo do fato a ser registrado pela UG. A consulta se faz conforme as telas abaixo, dentro do Menu Geral, dados de apoio, situação, consulta situação. As situações envolvendo a movimentação do material de consumo iniciam com ETQXXX. Caso a UG não consiga encontrar uma situação específica para resolver a consulta, deverá entrar em contato com a ICFEx de vinculação. 27

28 28

29 4. MATERIAL PERMANENTE 4.1. Definição de Material Permanente Patrimônio Público é o conjunto de direitos e bens, tangíveis ou intangíveis, onerados ou não, adquiridos, formados, produzidos, recebidos, mantidos ou utilizados pelas entidades do setor público, que seja portador ou represente um fluxo de benefícios, presente ou futuro, inerente à prestação de serviços públicos ou à exploração econômica por entidades do setor público e suas obrigações (Resolução CFC 1.129/08). Conforme o disposto do art. 53 do RAE material permanente é todo artigo, equipamento ou conjunto operacional ou administrativo que tem durabilidade prevista superior a 2 (dois) anos e que em razão de seu uso não perde sua identidade física, nem se incorpora a outro bem. Este conceito está de acordo com o 2º do art. 15 da Lei 4.320/64. O Manual de Despesa Nacional define material permanente como aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.( Portaria Conjunta STN/SOF nº 3, de 2008 e macrofunção Manual Siafi Web). Os procedimentos administrativos para a inclusão de bens no patrimônio estão descritos nos art. 72 ao 75 do RAE e decorrem principalmente de: - aquisições diretas de bens móveis e imóveis; - recebimento de material fornecido pelos Órgãos Provedores; - transferência de material de outra UA; - doações etc. De acordo com o art. 75 do RAE, a ordem para inclusão em carga do material permanente ou para escrituração do material de consumo será exarada pelo Agente Diretor nos termos apresentados pelas comissões ou nas Partes dadas pelos agentes que receberem o material; essa ordem será publicada em Boletim Interno da OM: 1º Da publicação no Boletim Interno deverão constar: 1) número e data do Termo ou Parte; 2) número do documento que autorizou a despesa; quando for o caso; 3) origem do material (nome e endereço do Órgão Provedor ou do fornecedor); 4) quantidade e nomenclatura do material (ou suas especificações) de maneira a permitir sua fácil identificação; 29

30 5) preços unitários, em algarismos; 6) número e data do documento de entrega (nota fiscal ou documento equivalente) e valor total do material nele constante; 7) alterações assinaladas, com as medidas adequadas a cada caso. 4º Nos Órgãos Provedores e Estabelecimentos Militares, exceto os de ensino, o recebimento de material de consumo será obrigatoriamente instruído também com os documentos de entrada elaborados pelos chefes de depósitos, na forma das instruções especiais existentes. Caso o material seja comprado para ser incorporado em outro equipamento, este não será considerado material permanente para fins de aquisição e, sim, material de consumo. Exemplo: monitores de microcomputadores, quando adquiridos para substituição. 4.2 Contas de Material Permanente no SIAFI A contabilização dos materiais permanentes varia de acordo com a finalidade que a administração pretende dar ao bem. As principais contas existentes no Plano de Contas da União de uso das UG vinculadas a esta ICFEx para classificação do material permanente são: APARELHOS DE MEDICÃO E ORIENTAÇÃO APARELHOS E EQUIPAMENTOS DE COMUNICAÇÃO EQUIPAM/UTENSÍLIOS MÉDICOS,ODONTO,LAB E HOSP APARELHO E EQUIPAMENTO P/ESPORTES E DIVERSÕES EQUIPAMENTO DE PROTECÃO, SEGURANÇA E SOCORRO MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS INDUSTRIAIS MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS ENERGÉTICOS MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS GRÁFICOS MÁQUINAS, FERRAMENTAS E UTENSÍLIOS DE OFICINA EQUIPAMENTOS DE MONTARIA EQUIPAMENTO E MATERIAIS SIGILOSO E RESERVADOS EQUIPAMENTOS, PECAS E ACESSÓRIOS P/AUTOMÓVEIS EQUIPAMENTOS, PECAS E ACESSÓRIOS MARITIMOS EQUIPAMENTOS, PECAS E ACESSÓRIOS AERONAUTICOS EQUIPAM. PECAS E ACESSÓRIOS PROTEÇÃO AO VOO EQUIPAMENTOS DE MERGULHO E SALVAMENTO EQUIPAM DE MÁQUINAS E MOTORES NAVIOS ESQUADRA 30

31 EQUIPAMENTOS DE MANOBRAS E PATRULHAMENTO EQUIPAMENT DE PROTEÇÃO E VIGILANCIA AMBIENTAL MÁQUINAS E UTENSÍLIOS AGROPECUÁRIO/RODOVIÁRIO EQUIPAMENTOS HIDRAULICOS E ELÉTRICOS EQUIP E MAT PERMANENTES VINCULADOS A CONVÊNIO MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS - CONSTRUÇÃO CIVIL MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS ELETRO-ELETRÔNICOS MÁQUINAS, UTENSÍLIOS E EQUIPAMENTOS DIVERSOS EQUIPAMENTOS DE PROCESSAMENTO DE DADOS MÓVEIS E UTENSÍLIOS APARELHOS E UTENSÍLIOS DOMÉSTICOS MÁQUINAS E UTENSÍLIOS DE ESCRITÓRIO MOBILIÁRIO EM GERAL UTENSÍLIOS EM GERAL COLEÇÕES E MATERIAIS BIBLIOGRÁFICOS DISCOTECAS E FILMOTECAS INSTRUMENTOS MUSICAIS E ARTÍSTICOS EQUIPAMENTOS PARA AUDIO, VIDEO E FOTO OBRAS DE ARTE E PEÇAS PARA EXPOSIÇÃO MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS PARA FINS DIDÁTICOS VEICULOS EM GERAL VEICULOS FERROVIÁRIOS VEICULOS DE TRAÇÃO MECÂNICA CARROS DE COMBATE AERONAVES EMBARCAÇÕES PEÇAS E CONJUNTOS DE REPOSIÇÃO IMPORTAÇÕES EM ANDAMENTO = ADIANTAMENTOS PARA INVERSÕES EM BENS MÓVEIS ALMOXARIFADO DE INVERSÕES FIXAS = ESTOQUE INTERNO = ESTOQUE DE DISTRIBUIÇÃO = BENS MÓVEIS A REPARAR = BENS MÓVEIS INSERVÍVEIS 31

32 ARMAMENTOS SEMOVENTES E EQUIPAMENTOS DE MONTARIA = BENS EM PODER DE OUTRA UNIDADE OU TERCEIROS BENS MOVEIS EM TRÂNSITO BENS MOVEIS A CLASSIFICAR PEÇAS NAO INCORPORÁVEIS A IMÓVEIS MATERIAL DE USO DURADOURO 4.3 Classificação Orçamentária Quando da aquisição do material permanente, o agente da administração responsável deverá verificar a correta classificação orçamentária. Segundo o Novo Plano de Contas da União (MCASP 6ª Ed, 2015), na natureza da despesa 52, são classificadas as despesas orçamentárias: 3. Equipamentos e Material Permanente - Despesas orçamentárias com aquisição de aeronaves; aparelhos de medição; aparelhos e equipamentos decomunicação; aparelhos, equipamentos e utensílios médico, odontológico, laboratorial e hospitalar; aparelhos eequipamentos para esporte e diversões; aparelhos e utensílios domésticos; armamentos; coleções e materiais bibliográficos;embarcações, equipamentos de manobra e patrulhamento; equipamentos de proteção, segurança,socorro e sobrevivência; instrumentos musicais e artísticos; máquinas, aparelhos e equipamentos de uso industrial;máquinas, aparelhos e equipamentos gráficos e equipamentos diversos; máquinas, aparelhos e utensílios de escritório;máquinas, ferramentas e utensílios de oficina; máquinas, tratores e equipamentos agrícolas, rodoviários ede movimentação de carga; mobiliário em geral; obras de arte e peças para museu; semoventes; veículos diversos;veículos ferroviários; veículos rodoviários; outros materiais permanentes. - Equipamentos e Material Permanente Código Subitem Descrição 02 AERONAVES 04 APARELHOS DE MEDICAO E ORIENTACAO 06 APARELHOS E EQUIPAMENTOS DE COMUNICACAO 08 APAR.EQUIP.UTENS.MED.,ODONT,LABOR.HOSPIT. 10 APARELHOS E EQUIP. P/ ESPORTES E DIVERSOES 12 APARELHOS E UTENSÍLIOS DOMESTICOS 18 COLECOES E MATERIAIS BIBLIOGRAFICOS 19 DISCOTECAS E FILMOTECAS 20 EMBARCACOES 32

33 24 EQUIPAMENTO DE PROTEÇÃO, SEGURANCA E SOCORRO 26 INSTRUMENTOS MUSICAIS E ARTISTICOS 28 MÁQUINAS E EQUIPAM. DE NATUREZA INDUSTRIAL 30 MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS ENERGETICOS 32 MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS GRAFICOS 33 EQUIPAMENTOS PARA AUDIO, VIDEO E FOTO 34 MÁQUINAS, UTENSÍLIOS E EQUIPAMENTOS DIVERSOS 35 EQUIPAMENTOS DE PROCESSAMENTO DE DADOS 36 MÁQUINAS, INSTALACOES E UTENS. DE ESCRITORIO 38 MAQ., FERRAMENTAS E UTENSÍLIOS DE OFICINA 39 EQUIP. E UTENSÍLIOS HIDRAULICOS E ELÉTRICOS 40 MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS AGRIC. E RODOVIÁRIOS 42 MOBILIARIO EM GERAL 44 OBRAS DE ARTE E PECAS PARA EXPOSICAO 46 SEMOVENTES E EQUIPAMENTOS DE MONTARIA 48 VEICULOS DIVERSOS 50 VEICULOS FERROVIARIOS 51 PECAS NAO INCORPORAVEIS A IMOVEIS 52 VEICULOS DE TRACAO MECANICA 54 EQUIPAMENTOS, PECAS E ACESSÓRIOS AERONAUTICOS 56 EQUIPAMENTOS, PECAS E ACES.DE PROTEÇÃO AO VOO 57 ACESSÓRIOS PARA VEICULOS 58 EQUIPAMENTOS DE MERGULHO E SALVAMENTO 60 EQUIPAMENTOS, PECAS E ACESSÓRIOS MARITIMOS 83 EQUIPAMENTOS E SISTEMA DE PROT.VIG.AMBIENTAL 87 MATERIAL DE CONSUMO DE USO DURADOURO Na classificação da despesa de material por encomenda, a despesa só deverá ser classificada como serviços de terceiros se o próprio órgão ou entidade fornecer a matéria-prima. Caso contrário, deverá ser classificada na natureza , em se tratando de confecção de material permanente, ou na natureza , se material de consumo. Quando da aquisição do material permanente, para sua correta classificação orçamentária, além de cumprir o que determina o RAE, as UG deverão se atentar para as orientações contidas no item 4.6 Procedimentos contábeis referentes à Despesa Orçamentária, do Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público, 6ª Edição/

34 4.4 Registro do Material Permanente no SIAFI WEB Neste tópico serão listadas as principais operações realizadas pela UG para movimentação do Material Permanente. Aquisições por Nota de Empenho - NE a) Quando da aquisição de material permanente, a UG, baseada nos documentos comprobatórios (Nota Fiscal), deverá liquidar a despesa com a situação DSP201 Aquisição de Bens Móveis ou DSP208 Aquisição de Bens Móveis em Almoxarifado. 34

35 Na liquidação utilizando a situação DSP208 a conta de almoxarifado que deve ser inserida pelo usuário: ( XX). A entrada do material permanente no patrimônio da UG deverá ser na conta (estoque interno) ou na conta (estoque a distribuir, se for OM Depósito e o material for para distribuição e não para uso interno). ERROS DE CLASSIFICAÇÃO DE SUBITEM Caso ocorram erros na liquidação, como por exemplo classificação de subitem, os procedimentos a serem adotados são os seguintes: a) Se a despesa não foi paga, anula-se a liquidação, anula-se a NE e refaz todo o processo no subitem correto; b) Se já foi pago, utiliza-se as seguintes situações, na aba outros lançamentos no próprio documento NP : DSE201 ESTORNO - AQUISIÇÃO DE MATERIAL PARA ESTOQUE - onde serão inseridos os dados que estão ERRADOS; DSN201 - NORMAL - DESPESAS COM MATERIAIS PARA ESTOQUE - onde serão inseridos os dados que estão CORRETOS. Obs: Ainda não foi criada situação de estorno referente a liquidação utilizando a DSP

36 IMB047 UNIFICAÇÃO PATRIMONIAL A Unificação Patrimonial significa reunir todos os bens na UG principal (160XXX). A UG deverá transferir os saldos das contas de material permanente (12311XXXX) da UG Secundária(167XXX) para UG Primária (160XXX), IMEDIATAMENTE após a liquidação da despesa no SIAFI, por meio de documento hábil PA, conforme abaixo: A UG emitente (classificada no SIAFI WEB como pagadora) do documento é a 167XXX. Na tela de DADOS BÁSICOS deverá conter o código da UG emitente (167XXX) e no campo CÓDIGO DO CREDOR deverá ser inserido código da UG Primária (160XXX). Esta é a UG destinatária do Material, que nesse caso, é a UG primária. A conta de Bens Móveis em Almoxarifado: ou Subitem da despesa: classificação orçamentária que consta na conta corrente do bem. Cuidado especial com data de EMISSÃO CONTÁBIL. Esse documento permite lancamento retroativo ao mês anterior, desde que o mês ainda esteja aberto para a UG no SIAFI (consultar calendário de fechamento do mês através da transação >CONFECMES). 36

37 IMB050 - RECLASSIFICAÇÃO DE BENS MÓVEIS EM ALMOXARIFADO PARA BENS MÓVEIS C/C007 - USO DISTRIBUICAO Após publicação em Boletim Interno da distribuição do material permanente, o mesmo deverá ser reclassificado a conta de almoxarifado para a conta de material em uso, conforme sua classificação contábil. Segue o exemplo de documento PA: 37

38 IMB051 RECOLHIMENTO DE MATERIAL EM USO PARA ALMOXARIFADO Na aba dados básicos: Código da UG Pagadora: própria UG; Data de Emissão Contábil: data do lançamento ; Valor do Documento: valor total. Os recolhimentos de material em uso podem ocorrer por diversos motivos, entre eles: a) Para posterior transferência a outra UG, deverá ser classificado na conta ; b) Para manutenção em outra UG ou empresa civil, deverá ser classificado na conta ; c) Para baixa definitiva do patrimônio (descarga) após, se for o caso, de homologação do órgão superior, será classificado na conta Nesse momento estamos partindo do pressuposto que os bens que estão sendo recolhidos não sofreram depreciação. A depreciação foi implantada no âmbito do Exército Brasileiro a partir do ano de A depreciação de bens e todas as situações envolvidas será estudada em tópico específico dessa cartilha. 38

39 IMB038 - TRANSFERÊNCIA DE BENS DO IMOBILIZADO PARA OUTRA UG (Material sem depreciação) incorporado antes de Na aba dádos básicos: Código da UG que transfere: Código do Credor: UG que ecebe o bem móvel; Data de Emissão Contábil: data do lançamento; Valor do Documento: valor total; Subitem da despesa: classificação orçamentária que consta na conta corrente da conta. Bens Móveis em Almoxarifado: X. Quando da contabilização desse documento no SIAFI, as seguintes contas serão alimentadas: - Na UG que transfere o bem: e (Bens Móveis Enviados); - Na UG que irá receber o material: e (Bens Móveis a Receber). 39

40 IMB039 - RECEBIMENTO DE MATERIAL PERMANENTE DE OUTRA UG Na aba dados básicos: Código da UG Pagadora: própria UG; Data de Emissão Contábil: data do lançamento; Valor do Documento: valor total; Código do Credor: UG que enviou o Bem Móvel; Subitem da Despesa: Classificação orçamentária do bem; Bens Móveis em Almox.: X. Quando da contabilização desse documento no SIAFI, as seguintes contas terão seus saldos reduzidos: - Na UG que está recebendo material: e (Bens Móveis a Receber); - Na UG que transferiu o material: e (Bens Móveis Enviados). O material permanente recebido deverá dar entrada na conta ou (se for OM Depósito). 40

41 IMB076 - BAIXA DE BENS EM ALMOXARIFADO POR PERDAS DIVERSAS - C/C 007 (Descarga por inservibilidade sem depreciação material incorporado antes de 2010). Na aba dados básicos: Código da UG Pagadora: própria UGV; Data de Emissão Contábil: data do lançamento; Valor do Documento: valor total; Subitem da Despesa: Bens Móveis: Valor: XXXXX Centro de Custos: informar. O material que estava em uso ( XX.XX), quando da descarga por inservibilidade, deve ser recolhido ao Almoxarifado ( Bens móveis Inservíveis) Enquanto permanecer aguardando a homologação de descarga, o bem deverá ser registrado na conta Bens Móveis Inservíveis (MSG SIAFI 2015/ , 2015/ e 2015/ ) O recolhimento do material permanente da conta de uso para almoxarifado inservível se dará com a situação IMB051, podendo ser feita no mesmo documento hábil. 41

42 IMB062 INCORPORAÇÃO DE BENS MOVEIS NO IMOBILIZADO POR DOAÇÃO C/C 007 Na aba dados básicos: Código da UG Pagadora: própria UG; CREDOR: NÃO INFORMADO. Data de Emissão Contábil: data do lançamento; Valor do Documento: valor total; Subitem da Despesa: classificação orçamentária; Bens Móveis em Almox.: ou (se for OM Depósito). Valor: XXXXX Centro de Custos: NAO INFORMADO. A confecção desse documento no SIAFI se dá após todos os trâmites documentais, com a publicação em Boletim Interno dos documentos que deram origem a doação para a UG. 42

43 IMB097 ENTRADA DE MATERIAL PERMANENTE COMPRAS CENTRALIZADAS Na Aba dados básicos, o Código da UG pagadora é quem está RECEBENDO o material fisicamente. O código do CREDOR sera o CNPJ da empresa que esta entregando o material, baseado no Documento Fiscal. O CNPJ a ser inserido no documento hábil precisa ser da mesma empresa da Nota de Empenho. Data de Emissão Contábil: data do lançamento. Na ABA de Outros Lancamentos serão preenchidos os seguintes campos: - UG do EMPENHO: a UG que está realizando a compra CENTRALIZADA; - Empenho: o número da NE no formato AAAANEXXXXXX; - O subitem do material que está sendo recebido (classificação orçamentária do bem); - A conta de estoque: se o material foi adquirido para distribuição (OM Depósito) a conta será a ; se for para uso da própria UG a conta será a Contas a Pagar: será a conta de credores Nacionais. Geralmente é a conta ( a ser confirmada com a UG que realizou a compra centralizada); - O valor do material que está sendo recebido, baseado no documento fiscal. 43

44 IMB060 INCORPORAÇÃO DE BENS MÓVEIS NO IMOBILIZADO POR OUTROS GANHOS C/C 007 (ENTRADA DE MATERIAL ENCONTRADO EM EXCESSO ) Na Aba dados básicos, o Codigo da UG pagadora : Data de Emissão Contábil: data do lançamento. Na aba de outros lançamentos: Subitem da despesa: classisficação orçamentária; Conta de Bens Móveis em almoxarifado: ou Essa entrada será baseada nos inventários feito pelas UG em sejam encontrados bens em excesso nas conferências. Deverá ser observado o RAE quanto a inclusão do material em carga e o valor do bem a ser considerado. 44

45 IMB096 - APROPRIAÇÃO DE BENS MÓVEIS - COM AQUISIÇÃO POR OUTRA UG Na aba dados básicos: Código da UG pagadora: UG recebedora; data de emissão : data do lançamento; código do credor: UG que transfere o material. Na aba outros lançamentos: s O subitem do material que esta sendo recebido (classificação orçamentária); Conta de Bens Móveis: se for OM Depósito e se não for depósito (material para uso prório da UG): Os materiais oriundos de importacoes de bens são classificados na conta Importações em Andamento. Geralmente as importações são realizadas pela Comissão do Exército Brasileiro em Washington (CEBW UG ). Para distribuir o bem para uso utilizar a situação IMB050 conforme já adicionado anteriormente. No campo observação de todos os documentos emitidos no SIAFI WEB deverá conter o máximo de informações relativas a movimentação do material, inclusive o Boletim Interno ou Administrativo ou mesmo o Aditamento ao BI que se refere a movimentação. 45

46 4.5 Consulta as Situações Novas situações poderão surgir ou mesmo as atuais poderão sofrer modificações. O SIAFI WEB permite que sejam consultadas outras situações que possam ser utilizadas, dependendo do fato a ser registrado pela UG. A consulta se faz conforme as telas abaixo, dentro do Menu Geral, dados de apoio, situação, consulta situação. As situações envolvendo a movimentação do material de consumo iniciam com IMBXXX. Caso a UG não consiga encontrar uma situação específica para resolver a consulta, deverá entrar em contato com a ICFEx de vinculação. 46

47 5. MOVIMENTAÇÃO PATRIMONIAL DE BENS COM DEPRECIAÇÃO. 5.1 Depreciação Neste tópico serão tratados os procedimentos para registro da depreciação, descarga de bem móvel depreciado, transferência de bem móvel depreciado e outros procedimentos pertinentes, referentes a este assunto, nas Unidades Gestoras vinculadas a esta ICFEx, tendo como base legal a Lei nº 4.320/64, a Lei Complementar nº 101/00, as Normas Brasileiras de Contabilidade, a Lei nº /01 e a Macrofunção /STN, constante do Manual do SIAFI. A implantação da depreciação mensal ocorreu a partir de 2010, no ambiente do aplicativo Sistema de Controle Físico (SISCOFIS), disponibilizada pelo Comando Logístico (COLOG), que por processamento automático gera a depreciação mensal, cabendo ao operador do SISCOFIS OM (perfil agente_fiscal_sede_permanente ) executar os procedimentos descritos na presente Cartilha. Na implementação da depreciação foram considerados apenas os bens adquiridos e/ou distribuídos a partir do exercício de 2010, uma vez que os mesmos já apresentam uma base monetária inicial confiável, não necessitando ser submetidos previamente ao procedimento de reavaliação ou redução a valor recuperável. Os bens de anos anteriores a 2010, muitos deles, foram registrados a R$ 0,01 (um centavo), e estes bens não sofrem depreciação. É igualmente importante salientar que o processo da depreciação mensal dos bens móveis não alteram os saldos constantes do Inventário, nem do Relatório de Movimentação de Bens Móveis (RMB). 47

48 Conceitos importantes Alguns conceitos são importantes para compreender os procedimentos a serem adotados para registro mensal da depreciação de bens: Valor bruto contábil - é o valor do bem registrado na contabilidade, em uma determinada data, sem a dedução da correspondente depreciação, amortização ou exaustão acumulada. Valor bruto contábil - é o valor do bem registrado na contabilidade, em uma determinada data, sem a dedução da correspondente depreciação, amortização ou exaustão acumulada. Valor depreciável, amortizável e exaurível - é o valor original de um ativo deduzido do seu valor residual, quando possível ou necessária a sua determinação. Valor residual - é o montante líquido que a entidade espera, com razoável segurança, obter por um ativo no fim de sua vida útil econômica deduzida os gastos esperados para sua alienação. Valor líquido contábil - é o valor do bem registrado na contabilidade, em uma determinada data, deduzido da correspondente depreciação, amortização ou exaustão acumulada. Depreciação - é a redução do valor dos bens pelo desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência. Amortização - é a redução do valor aplicado na aquisição de direitos de propriedade e quaisquer outros, inclusive ativos intangíveis, com existência ou exercício de duração limitada, ou cujo objeto sejam bens de utilização por prazo legal ou contratualmente limitado. Exaustão - é a redução do valor, decorrente da exploração, dos recursos minerais, florestais e outros recursos naturais esgotáveis. Vida útil econômica - é o período de tempo definido ou estimado tecnicamente, durante o qual se espera obter fluxos de benefícios futuros de um ativo. Vida útil - é o período de tempo durante o qual a entidade espera utilizar o ativo ou o número de unidade de produção ou de unidades semelhantes que a entidade espera obter pela utilização do ativo. Ao longo do tempo, com o desgaste pelo uso, a obsolescência e a ação da natureza, os ativos vão perdendo valor, e essa perda de valor são reconhecidos pela contabilidade, periodicamente, até que esse ativo atinja o valor residual. A reparação e a manutenção de um ativo não evitam a necessidade de depreciá-lo. O administrador deverá seguir a tabela de vida útil (Tabela 1), estabelecida para cada conta contábil. Essa definição deve-se à necessidade de padronização de critérios dos órgãos da Administração Pública direta, autarquias e fundações públicas pertencentes ao Orçamento Fiscal e da Seguridade Social para geração de dados consistentes e comparáveis. 48

49 Assim, mesmo havendo diferenças relativas às características de cada item classificado na mesma conta contábil, deverá ser aplicado o critério padrão de vida útil, devido às limitações operacionais dos diversos sistemas de controle de material dos mais variados órgãos integrantes da Administração Pública Federal, compreensão da informação e representatividade. Pelo mesmo motivo, o valor residual dos bens também será padronizado e deverá seguir o especificado na tabela constante da Tabela 1 da presente Cartilha. Existem bens que não sofrem depreciação, classificados como bens não depreciáveis, a título de exemplo, são: (a) Terrenos rurais e urbanos; (b) Prédios ou construções não alugados e não utilizados pelo proprietário na produção dos seus rendimentos ou destinados a revenda; (c) Bens móveis de natureza cultural, tais como obras de artes, antiguidades, documentos, bens com interesse histórico, bens integrados em coleções, entre outros, os quais normalmente aumentam de valor com o tempo; (d) Bens de uso comum que absorveram ou absorvem recursos públicos, considerados tecnicamente de vida útil indeterminada; (e) Animais que se destinam à exposição e à preservação. 49

50 Tabela 1: vida útil e valor residual dos bens Conta Título AERONAVES APARELHOS DE MEDICAO E ORIENTAÇÃO APARELHOS E EQUIPAMENTO DE COMUNICAÇÃO APAR.EQUIP.E UTENS.MED. ODONT. LABOR. E HOSP. APARELHOS E EQUIP. P/ESPORTES E DIVERSÕES APARELHOS E UTENSILIOS DOMÉSTICOS ARMAZENS ESTRUTURAIS COBERTURAS DE LONA ARMAMENTOS COLECOES E MATERIAIS BIBLIOGRAFICOS DISCOTECAS E FILMOTECAS EMBARCAÇÕES EQUIPAMENTOS DE MANOBRA E PATRULHAMENTO EQUIPAMENTO DE PROTECAO, SEGURANÇA E SOCORRO INSTRUMENTOS MUSICAIS E ARTISTICOS MAQUINAS E EQUIPAM. DE NATUREZA INDUSTRIAL MAQUINAS E EQUIPAMENTOS ENERGÉTICOS MAQUINAS E EQUIPAMENTOS GRÁFICOS EQUIPAMENTOS PARA AUDIO, VIDEO E FOTO MAQUINAS, UTENSILIOS E EQUIPAMENTOS DIVERSOS EQUIPAMENTOS DE PROCESSAMENTOS DE DADOS MAQUINAS, INSTALACOES E UTENS. DE ESCRITÓRIO MAQUINAS, FERRAMENTAS E UTENSILIOS DE OFICINA EQUIPAMENTOS HIDRAULICOS E ELETRICOS MAQ.EQUIP.UTENSILIOS AGRI/AGROP. E RODOVIÁRIOS MOBILIARIO EM GERAL OBRAS DE ARTE E PECAS PARA EXPOSIÇÃO SEMOVENTES E EQUIPAMENTOS DE MONTARIA VEICULOS DIVERSOS EQUIPAMENTOS E MATERIAL SIGILOSO E RESERVADO VEICULOS FERROVIARIOS PECAS NAO INCORPORAVEIS A IMOVÉIS VEICULOS DE TRACAO MECANICA CARROS DE COMBATE EQUIPAMENTOS, PECAS E ACESSORIOS AERONAUTICOS EQUIPAMENTOS, PECAS E ACES. DE PROTEÇÃO AO VOO ACESSORIOS PARA AUTOMOVEIS EQUIPAMENTOS DE MERGULHO E SALVAMENTO EQUIPAMENTOS, PECAS E ACESSORIOS MARITIMOS EQUIPAMENTOS E SISTEMA DE PROT. VIG. AMBIENTAL Vida útil (anos) Valor Residual 15 10% 10 20% 15 20% 10 10% 10 10% 10 10% 20 15% 10 0% 5 10% 20 10% 10 10% 20 10% 20 10% 10 10% 15 10% 10 10% 10 10% 5 10% 10 10% 10 10% 10 10% 10 10% 10 10% 10 10% 15 10% 10 10% 30 10% 10 10% 15 10% 30 10% 30 10% 30 10% 5 10% 15 10% 15 10% 10 10% Obs.: As contas e não possuem valores estipulados porque são bens muito específicos, sendo assim, a definição da vida útil e valor residual ficará a critério dos órgãos que possuem tais bens. Já a conta não possui valores estipulados porque obras de arte e peças em exposição são bens que não sofrem depreciação. 50

51 Registro da Depreciação - SISCOFIS Para registro da depreciação, os usuários do Sistema de Controle Físico SISCOFIS devem utilizar as funcionalidades do Sistema, realizando as movimentações de material (baixa de almoxarifado) com os respectivos Centros de Custos CC, informando o código de CC específico (não pode informar 999). O responsável pelo SISCOFIS deverá atualizar, mensalmente, o catálogo de CC de sua Unidade, consultando o Gerente de Custos. O aplicativo SISCOFIS OM, recebeu módulos responsáveis pela execução da depreciação dos bens móveis (material permanente) visando a adequar o controle patrimonial às exigências da Secretaria do Tesouro Nacional (STN). As telas abaixo mencionadas nas figuras são da versão Estes módulos são responsáveis pela manutenção dos parâmetros básicos (ano de início da depreciação, tempo de duração do bem em meses e porcentagem para valor residual do bem) em nível de conta contábil. Fonte: SISCOFIS No módulo contas, é exibida a relação das contas contábeis patrimoniais utilizadas pela Organização Militar (OM), que constituem a referência para a atribuição dos parâmetros de depreciação aos bens patrimoniais vinculados as mesmas. Para selecionar uma conta clique com o mouse sobre a mesma e caso deseje selecionar várias contas, mantenha o botão CTRL pressionado e clique sobre as contas desejadas. Para desfazer a seleção pressione a tecla ESC. 51

52 No módulo relação das contas, é exibida a relação das contas contábeis e respectivas quantidades de patrimônios que atendem às parametrizações especificadas e que participarão do processo depreciatório. Ao clicar no botão Executar o sistema executa todo o processo de depreciação de cada patrimônio levando em consideração as parametrizações realizadas por meio dos módulos Parametrização Nível Conta e Parametrização Nível Ficha e as reavaliações ou reduções realizadas pelo módulo Reavaliação / Redução. Ao final da execução do processo de depreciação o sistema exibirá uma tela com a mensagem Processo de depreciação terminado!. Registro da Depreciação SIAFI WEB A rotina de depreciação deverá ser executada, impreterivelmente, até o 2º dia útil do mês subsequente (após a última movimentação de estoques do mês a que se refere) e a apropriação do saldo patrimonial a ser depreciado deverá ser lançada, por meio de documento PA no Siafi Web, até a data do encerramento do mês (transação >confecmes), observando-se o correto preenchimento da data de emissão contábil e inclusão de documento PA. Verifique se o valor da depreciação (dada pelo Relatório Sintético de Depreciação RSD) somadas ao saldo verificado nas contas-correntes da conta , totalizam o saldo da depreciação acumulada do RSD. Se o resultado ficar diferente (devido ao uso de 4 casas decimais no SISCOFIS e no SIAFI somente são 2 casas decimais) o agente deverá informar tal fato a esta ICFEx para que seja feita a orientação quanto aos possíveis ajustes. Tais procedimentos visam verificar antecipadamente a compatibilização entre o relatório sintético de depreciação de bens (RSD) e a conta contábil depreciações (SIAFI), e evitar o lançamento de PA complementares. Relatório da Depreciação Fonte: SISCOFIS 52

53 Este módulo é responsável pela construção, exibição e impressão do relatório demonstrativo dos valores relativos à depreciação de bens por conta contábil composto por todos os elementos de cálculo pertinentes à depreciação. O relatório exibe a construção, exibição e impressão do relatório demonstrativo dos valores relativos à depreciação por conta contábil de forma sintetizada, gerando assim subsídios para a emissão do documento PA no SIAFI WEB. Fonte: SISCOFIS Obs. O Relatório Sintético de Depreciação de Bens, deve ser assinado pelo Fiscal Administrativo e pelo Ordenador de Despesas. Inserção do documento PA para registro da depreciação O operador deverá acessar o NOVO SIAFI (SIAFI WEB) no endereço eletrônico inserir o código e senha utilizado no SIAFI anterior. Ao acessar o SIAFI WEB, na aba Menu Geral Contas a Pagar e Receber Incluir Documento Hábil PA Lançamentos Patrimoniais. 53

54 Em tipo de documento inserir PA e confirma: O operador deverá preencher: Dados Básicos: Código da UG Pagadora: 160XXX; Data de Emissão Contábil: data do dia (último dia útil do mês corrente que se refere a depreciação). Valor do Documento: valor total somado da depreciação, de acordo com o Relatório Sintético de Depreciação. Observação: descrever o fato, informando que representa o registro da depreciação e informando o mês que se refere. 54

55 Obs.: A apropriação da depreciação mensal de bens deverá ser lançada no SIAFI WEB até o último dia útil do mês a que se refere. Esse documento permite que seja feito com data retroativa, até da data do fechamento do mês, colocando na data de emissão contábil o último dia útil do mês anterior (caso o registro esteja sendo feito no mês subsequente, até a data de fechamento mensal do SIAFI Consultar transação >CONFECMES). Salvar dados básicos. Em seguida na aba de Outros Lançamentos o operador deverá incluir : SITUAÇÃO: IMB070 ( Apropriação da depreciação de imobilizado) Bem Móveis de Referência: _.. ; valor, baseado no relatório sintético de depreciação extraído do SISCOFIS. Na aba Centro de Custos o operador deverá selecionar o documento e inserir o centro de custos que será, temporariamente, o 999, até a adequação do sistema corporativo. Em seguida, o operador inseri o valor total da depreciação. 55

56 Baseado no relatório sintético de depreciação, inclui-se a situação IMB070 e digita a conta que se refere a depreciação e o valor da depreciação. Para cada conta que está sendo depreciada inclui uma situação. Se a UG tiver dez contas a serem depreciadas, inclui-se dez vezes a situação IMB070. Após a inclusão da última conta ser depreciada, confirma os lançamentos dessa aba. 56

57 O sistema ainda pede, na aba Centro de Custos, a inserçao do Centro de Custos. Por determinação da D Cont o Centro de Custos a ser utilizado no SIAFI WEB no registro da depreciação é o de número 999. Após a inserção do Centro de Custos, confirma as informações e o operador pode se certificar que o lançamento está correto clicando em Verificar Consistência : Na aba Resumo o operador poderá verificar a movimentação da conta e verificar as consistências e por último registrar o lançamento. O documento PA, mais uma vez, pode ser registrado com data retroativa ao mês anterior, preenchendo a data do mês anterior no campo Data de Emissão Contábil, desde que o mês não esteja fechado no SIAFI (consulta das datas de fechamento do mês através da transação >CONFECMES no SIAFI Tela Preta). O cancelamento do documento pode ocorrer a qualquer momento, dentro do próprio exercício financeiro. Não é permitido a sua alteração parcial. A cada lançamento contábil efetuado pela Unidade Gestora -UG no SIAFI WEB, gera um registro contábil através de Nota de Sistema (NS) no SIAFI tela preta. Ao se fazer o registro deve-se anotar o número da NS e o número gerado para o PA, para que o responsável pelo registro possa conferir a movimentação. Lembrando que a Conta do registro da depreciação mensal de bens é a que deverá ser consultada após o lançamento, no SIAFI tela preta. 57

58 Ressalta-se que a falta de lançamento contábil da depreciação no SIAFI motivará o registro da conformidade contábil com restrição, conforme orientação da Secretaria do Tesouro Nacional (códigos 316 e 642). A UG deve providenciar, antes da emissão do PA, as assinaturas do Fiscal Administrativo e do Ordenador de Despesas no Relatório Sintético de Depreciação. A UG deve, ainda, publicar em Boletim Interno as informações constantes do Relatório Sintético de Depreciação, fazendo referência ao nº da PA que apropriou a depreciação no SIAFI. Contas que não podem ser depreciadas: 58