Modelagem Organizacional

Transcrição

1 Modelagem Organizacional "Só a mudança é permanente! A Entropia nas Empresas; Toda Organização é uma coleção de processos que são executados. Não existe um produto ou um serviço o oferecido por uma empresa sem um processo. Nas empresas, embora não estejam documentados (mapeados) em detalhe, eles são conhecidos e executados. Ex. Atender ao pedido do Cliente 1

2 Modelagem Organizacional Qualquer que seja nosso posicionamento hierárquico, nós participamos de um processo dentro da empresa na qual trabalhamos Processos é o resultado da articulação de: Pessoas Instalações Equipamentos e Outros recursos (materiais,...) 2

3 Objetivos da Modelagem de Processos As Organizações conhecem os seus processos? 3

4 Objetivos da Modelagem de Processos As Organizações sabem montar o quebra-cabe cabeça a da gestão? 4

5 O Desenvolvimento de Sistemas de Informação 5

6 Tempo Perdido Fontes de erros em Sistemas de Informação após a implementação Erros de código - 7% Outros Erros - 11% Requisitos inadequados 56% Erros de design 26% Source: Development Effectiveness; Strategies for IS Organizational Transition 6

7 Tempo Perdido Esforço na correção de defeitos após a implementação Código 4% Outros Erros 1% Design 13% Requisitos 82%!!! Source: Development Effectiveness; Strategies for IS Organizational Transition 7

8 História de um desenvolvimento Construindo um Balanço 8

9 Objetivo da Disciplina O principal objetivo do nosso curso é prover o Analista de Negócio de uma abordagem poderosa e simples para entender e comunicar o que realmente acontece nos processos, na forma como se encontram atualmente ("As As-Is"), usando este modelo para mostrar de que forma os processos poderiam ou deveriam ser modelados para para atingir os novos objetivos do negócio ("To Be"). 9

10 Primeiro Obstáculo : A Visão Funcional 10

11 Visão Funcional x Visão de Processo Em geral, organizações estruturadas por função apresentam dificuldades de ver os vários processos que são desenvolvidos para atender às necessidades dos Clientes Visão Funcional Visão de Processo 11

12 Visão Funcional x Visão de Processo Processos são atividades logicamente relacionadas que, usando recursos do negócio, produzem resultados reais, adicionando valor a cada etapa. Processos cruzam... Vendas Vendas Produção Produção Finanças Finanças... fronteiras Funcionais e Organizacionais... Fabricante Fabricante Estratégico Distribuidor Distribuidor Cliente Cliente Planejamento Fornecedor Fornecedor Controle... fronteiras na Cadeia de Suprimentos Operacional... fronteiras Hierárquicas... 12

13 Processo de Trabalho x Organograma Um processo de Negócio acontece horizontalmente dentro da organização, atingindo vários departamentos, executando várias atividades que agregam valor ao processo do negócio. Organograma Modelo Funcional 1 Presidente Empresa 1 2 Função 1 Função 2 Função 3 2 Diretor 1 Diretor 2 Diretor 3 3 Gerente B Gerente A Gerente C Processo Gerencial B Processo Gerencial A Processo Gerencial C Nível Executivo Nível Estratégico Baseado em Modelo de Furlan, José D. em Modelagem de Negócio. - Ed. Makron 3 Nível Tático 13

14 Processo de Trabalho x Organograma Processo de trabalho Presidência Diretoria 1 Diretoria 2 Diretoria 3 Resultado efetivo do trabalho Gerência 1 Gerência 2 Gerência 3 Gerência 4 Gerência 5 14

15 Objetivos da Modelagem de Processos Como desenvolver um projeto de modelagem de processos? Suporte de Tecnologia da Informação 15

16 Modelos de Negócio - Organização O O Modelo da organização permite visualizar a estrutura da organização até o nível n de função. Os elementos da organização serão usados nos demais modelos. 16

17 Modelos de negócio Processos O Modelo de processos permite modelar a estrutura de processos e atividades que serão associadas para modelar o workflow dos processos. Gerir Imobiliária Atender Proprietário Negociar Imóvel Fechar Contrato Cadastrar Proprietário Realizar Avaliação Reservar Imóvel Agendar Avaliação Negociar Corretagem Elaborar Promessa de Compra Encaminhar Documentação Elaborar Contrato Elaborar Escritura Processo de trabalho Presidência Diretoria 1 Diretoria 2 Diretoria 3 Resultado efetivo do trabalho Gerência 1 Gerência 2 Gerência 3 Gerência 4 Gerência 5 17

18 Modelos de Negócio Diagrama de Contexto Diagrama de Contexto Emitir CNH - Situação atual Versão 13/07/2006 ORIGEM ENTRADA PROCESSOS SAÍDA DESTINO Banco Itau Informações sobre pagamento de DUDA PGU ou Registro Agendar Atendimento Teleatendimento/ Internet Dados de agendamento RENACH Protocolo de agendamento Nº RENACH ou RJ Solicitação de serviço, dia, hora e local desejado Teleatend Dados de agendamento Kit Exame Usuário CPF Documentos pessoais Cadastrar Condutor UA Dados biométricos RENACH Caderneta de exames para preenchimento Usuário Caderneta de exames para preenchimento Realizar Exames Clín / CFC Resultado REFOR RENACH Caderneta com resultado do(s) exame(s) Dados de agendamento REFOR TCH Preparar CNH ABN / UA Dados biométricos CNH Legenda: Processo MECANISMOS (RECURSOS) Estrutura Organizacional Nome do Processo XXX U.O. RAD Indicador Unidade Organizacional Sistemas de teleatendimento Sistema internet Sistema do Banco Itaú RENACH REFOR DH DAOP UA Clin- Diretoria de Habilitação Diretoria de Apoio Operacional Unidade de Atendimento Clínicas Médicas credenciadas DAOP Detran-RJ CFC Centro de Formação de Condutores Teleatend Clín ABN American Bank Note CFC ABN DH UA 18

19 Modelos de negócio - Workflow Esta visão do modelo de negócios ajuda a visualizar e analisar como as várias v unidades organizacionais trabalham em conjunto através s da avaliação das suas atividades internas e as concessões de uma para outra. 19

20 Modelos de negócio Casos de Uso O O modelo de Casos de Uso permite o entendimento das principais interações entre o sistema e o usuário, que ocorrem nos processos. 20

21 Metodologias e Ferramentas 21

22 Metodologias e Ferramentas Um estudo em 1999 na South California University com classificação e teste de metodologias, técnicas t e ferramentas destinadas à realização de uma mudança organizacional através s dos processos de negócios conseguiu agrupar cerca de 25 metodologias, 72 técnicast e um conjunto de 102 ferramentas que estão à disposição das organizações e dos consultores que desejarem trabalhar com processos. 22

23 Metodologias e Ferramentas IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) OOA (Object Oriented Analysis) UML/RUP Fluxograma ISO Reference Model SADT (Structured Analysis and Design Technique) ARIS (Architecture for Integrated Systems) CEN ENV CIMOSA (Computer Intergraded Manufacturing Open System Architecture) EPC (Event-driven Process Chain) Rede de Petri 23

24 Definições 24

25 Processo de Trabalho Seqüência de atividades realizadas para atingir um objetivo de trabalho 25

26 Elementos de um Processo Revisão de Currículos de Candidatos Candidatos a a Emprego Emprego Trabalho/Processo = Objetivo direcionado Revisão de Currículos de Objetivo = razão para realização do trabalho Atividades = decomposição do trabalho em tarefas a serem realizadas Revisão Revisão do do Currículo Currículo Agendamento Agendamento de de entrevista entrevista Envio Envio de de carta carta de de recusa recusa 26

27 Atores/Agentes = se encarregam das atividades Elementos de um Processo Entradas/Saídas = produtos necessários/gerados a cada atividade/processo Análise Análise do do Currículo Currículo Envio Envio de de carta carta de de recusa recusa Agendamento Agendamento de de entrevista entrevista 27

28 Elementos de um Processo Regras = dependência entre atividades 28

29 Macroprocesso/ Processo/ Subprocesso Todo processo de trabalho está inserido em um processo maior e pode ser decomposto em outros processos Macroprocesso ENTRADAS SAÍDAS Subprocessos Processos 29

30 Modelagem do Negócio Por onde Começar? 1. Entendimento dos padrões de trabalho e elaboração da árvore de processos 30

31 Entendimento dos Processos Coleta de fatos ou Identificação dos requisitos Documentos Entrevistas Reuniões Questionários Observação 31

32 Construindo a Árvore de Processos 32

33 BPM Um Processo Hierárquico Empresa Macroprocesso Macroprocesso Macroprocesso Macroprocesso Processo Processo Processo Processo Sub-Processo Sub-Processo Sub-Processo Atividade Atividade Atividade Atividade 33

34 BPM O Processo Atual As is Revender Automóveis Vender Veículos Fornecer Peças Realizar manut. Veículos Outro... Outro... Outro... Atender Usuário Outro... Outro... Consertar Veículo Outro... Registrar Ordem Serviço Definir Peças Ordem Serviço Requisitar Peças Encerrar Ordem Serviço 34

35 Elaborando a Árvore As primeiras entrevistas geram um texto, um fluxograma e etc... Identificar as AçõesA Verbo + Objeto; Agrupar as Ações A em Famílias Verifica se as Ações A são Processos, Objetivos ou Necessidades Seleciona os Processos-Pai Pai Monta a árvore que servirá de guia para o mapeamento. 35

36 Elaborando a Árvore de Processos - Exercício ESTUDO DE CASO IMOBILIÁRIA O processo se inicia com a solicitação de avaliação do imóvel por parte do proprietário. rio. Após s o registro da solicitação, com o cadastramento do imóvel e do proprietário, rio, a avaliação do imóvel é agendada e a documentação encaminhada ao jurídico para verificação. Caso a documentação esteja irregular, o processo é encerrado; caso contrário, rio, a avaliação do imóvel é realizada pelo corretor conforme agendado e o valor da corretagem negociado. Com o aceite da negociação de corretagem, um contrato é feito pela área de marketing e o imóvel é divulgado para venda. Uma vez recebida uma solicitação do interessado, a área de atendimento da imobiliária apresenta os imóveis disponíveis para venda e visitas aos imóveis escolhidos são agendadas. Conforme agenda, o corretor mostra o imóvel i ao interessado e, caso haja interesse real no imóvel, um sinal é recebido para reserva. Com o imóvel reservado, a área jurídica verifica junto ao interessado qual o tipo de pagamento a ser feito, a prazo ou à vista. Caso a compra seja parcelada, um contrato de promessa de compra e venda é feito. Após s a realização do pagamento total do imóvel, a escritura definitiva é feita para transferência definitiva do imóvel ao comprador. 36

37 Elaborando a Árvore de Processos - Exercício AÇÕES 1 ATENDER PROPRIETÁRIO RIO 2 CADASTRAR PROPRIETÁRIO RIO E IMÓVEL 3 AGENDAR AVALIAÇÃO 4 ENCAMINHAR DOCUMENTAÇÃO AO JURÍDICO 6 REALIZAR AVALIAÇÃO 7 NEGOCIAR CORRETAGEM 8 ELABORAR CONTRATO 9 DIVULGAR IMÓVEL PARA VENDA 10 RECEBER SOLICITAÇÃO DE INTERESSADOS 11 APRESENTAR IMÓVEIS DISPONÍVEIS 12 AGENDAR VISITAS 13 RECEBER SINAL 14 RESERVAR IMÓVEL 15 VERIFICAR TIPO DE PAGAMENTO 16 ELABORAR PROMESSA DE COMPRA E VENDA 17 ELABORAR ESCRITURA DEFINITIVA FAMÍLIAS FAMILIA 1 : ATENDER PROPRIETÁRIO 2,3 e 4 FAMÍLIA 2 : NEGOCIAR IMÓVEL 6,7, 8 e 9 FAMÍLIA 3 : FECHAR CONTRATO 10,11,12,13,14,15,16 e 17 37

38 Árvore de Processos da Imobiliária Gerir Imobiliária Aplicar formulário de mapeamento Atender Proprietário Negociar Imóvel Fechar Contrato Cadastrar Proprietário Realizar Avaliação Reservar Imóvel Agendar Avaliação Negociar Corretagem Elaborar Promessa de Compra Encaminhar Documentação Elaborar Contrato Elaborar Escritura 38

39 Formulário de Mapeamento IDEF 39

40 A Metodologia IDEF 40

41 IDEF DEFINIÇÃO Integrated Definition for Function Modeling Definição Integrada para Modelagem de Funções ORIGEM US AIR FORCE OBJETIVO Melhorar a produtividade da Indústria pela aplicação da tecnologia computacional 41

42 IDEFX - Histórico SADT (Structured analysis and design technic) Douglas T Ross 1968 MIT Linguagem de programação de Máquinas Formalismos: Decomposição Funcional e Representação Esquemática simples. Projeto ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing) Força Aérea Americana Década de 80 IDEF0 (modelagem( Funcional SADT) IDEF1X (modelagem( de informações MER) IDEF2 (dinâmica( do sistema) Final da década de modelos 42

43 IDEFX - Histórico Em 1993 o DoD (Departamento de Defesa Americano) adotou e publicou a Metodologia e obrigou os fornecedores a usarem. Federal Information Processing Standard (FIPS)( /12/1993 O framework de modelagem IDEFX, ou seja a família de modelos IDEF, é a ferramenta de modelagem de empresas mais utilizada na prática graças as a sua enorme simplicidade, chegando mesmo a tornar-se um padrão de fato para este fim (CANTAMESSA & PAOLUCCI, 1998). 43

44 Definição: IDEFØ Um método de modelagem que suporta descrição gráfica de processos de negócio como um conjunto de atividades relacionadas bem como a informação e os recursos necessários a cada atividade. Facilitador de comunicação; é uma ponte entre os usuários do negócio e os técnicos Principais componentes de um modelo IDEFØ : Atividades (o que é feito) Fluxos (quem, quando, onde e porquê) 44

45 Definição: Atividade Uma atividade pode ser chamada de um processo, uma função, uma tarefa... CONTRATAR EMPREGADO COMPRAR SUPRIMENTOS DESPACHAR PRODUTO Érepresentadaporumacaixa deve ser nomeada (verbo/substantivo) e definida 45

46 Definição : Fluxos Fluxos (ou ICOMs) representam os parâmetros que impactam a atividade ou são são impactados por ela. Uma atividade envolve a transformação de orientadas por em usando Inputs, (Entradas) Controls, (Controles) Outputs, (Saídas) Mechanisms (mecanismos) 46

47 ICOMs ENTRADA: UM RECURSO MODIFICADO OU CONSUMIDO PELO PROCESSO. Control CONTROLE: UMA REGRA OU RESTRIÇÃO NA EXECUÇÃO DO PROCESSO (OBRIGATÓRIO) Input Processo Output SAÍDA DA: RESULTADO DO PROCESSO (OBRIGATÓRIO) Mechanism MECANISMO: ALGO QUE POSSIBILITA A EXECUÇÃO DO PROCESSO, MAS NÃO É CONSUMIDO 47

48 Exemplo Controle Receita do Bolo Entrada - Farinha de trigo -Ovo -Leite - Açúcar Fazer um Bolo Mecanismo -Forma - Batedeira -Forno -Bolo Saída 48

49 Diagramas IDEFØ 1) DIAGRAMA DE CONTEXTO DEFINE A FUNÇÃO QUE ESTÁ SENDO MODELADA E SEU RELACIONAMENTO COM A EMPRESA (DIAGRAMA PAI) 2) DIAGRAMA DE DECOMPOSIÇÃO MOSTRA O DETALHE DO DIAGRAMA PAI 49

50 Exemplo Diagrama de Contexto Atos Nor m ativos/dpm Rotinas/Instruções Solicitações relacionadas a materiais (Bens Permanentes e Bens de Consumo) Órgãos/Serventias Gerenciar Patrimônio e Material (DPM) Solicitações relacionadas a materiais processadas Órgãos/Serventias A0 Sistemas de Informação Equipamentos e instalações Propósito Geral do Modelo: Fortalecimento e Modernização Administrativ da Secretaria de Administração e da Escola de Administração da Justiça. Ponto de Vista (Foco e Perspectiva): Análise dos processos de trabalho para estabelecer os indicadores de dese mpenho e dos fatores críticos de sucesso. Nota importante: As equipes de trabalho - que compõem MECANISMOS - não estão identificadas no diagrama 50

51 Exemplo Diagrama de Decomposição Solicitações relacionadas a materiais (Bens Permanentes e Bens de Consumo) SM papel Demandas de materiais extra-sm Atos Normativos/DPM Gerenciar Solicitações de Materiais Rotinas/Instruções Rotas de Viagem SM papel recusada / Ofício de encaminhamento Processo de compra para aprovação Processo para atender com material usado Plano de produção Procedimento de Emplaquetar NEM (SIGAF) Inventário Físico Programa de produção Solicitações relacionadas a materiais processadas SIGAF/ EQUIPA A1 SM (SIGAF) aprovada ou cancelada Gerenciar Suprimento de Materiais Balancetes/ Planilhas/ Boletim SM (SIGAF) aprovada Procedimento de Emplaquetar SIGAF/ CEA/ Correio Eletrônico A2 Solicitações relacionadas a Bens Permanentes (disponibilidade, baixa ou doação) TR quitado Gerenciar Controle Patrimônial A3 Processo material usado solucionado Registro patrimonial (plaquetas) Solicitações relacionadas a serviços gráficos SIGAF/ Soft.Palm Palm Planilhas Gerenciar Produção Gráfica A4 Previsão de Compra Solicitações de serviços processadas Impressos Sistemas de Informação Insumos/ Matéria prima Equipamentos e instalações Máquinas gráficas/ Eq. transporte NODE: TITLE: Gerenciar Patrimônio e Material (DPM) NUMBER: A0 51

52 Revisão - Passo a Passo para o IDEF0 Identificação da Árvore de Processos Pagar Funcionários Horistas Nível 0 Contexto Obter Horas Trabalhadas Calcular Pagamento Emitir Contra Cheque Nível 1 Primeira Decomposição Calcular Pagto Bruto Calcular Descontos Calcular Pagto Líquido Nível 2 Segunda Decomposição 52

53 Revisão - Passo a Passo para o IDEF0 Árvore de Processos Diagramas Correspondentes 53

54 Passo a Passo para o IDEF0 Verificar os principais fluxos de dados e construir o Diagrama de Contexto C Contrato de Trabalho E Número de horas trabalhadas Pagar Funcionários Horistas Contra-Cheque S M Sistema de Pagamento 54

55 Passo a Passo para o IDEF0 Construir o 1º 1 Diagrama de Decomposição (Pagar Funcionários Horistas) Contrato de Trabalho Número de horas trabalhadas Obter Horas Trabalhadas Dados para cálculo do pagamento Calcular Pagamento Informações formatadas para impressão Emitir Contra Cheque Contra-Cheque Sistema de Pagamento 55

56 Passo a Passo para o IDEF0 Construir o 2º 2 Diagrama de Decomposição (Calcular Pagamento) Contrato de Trabalho Dados para cálculo do pagamento Calcular Pagamento Bruto Valor Bruto Calcular Descontos Valor Bruto e Valor dos Descontos Calcular Pagamento Líquido Informações formatadas para impressão Sistema de Pagamento 56

57 Formulário de Mapeamento Exercício - Estudo de Caso 57