Implementando a lei de acesso à informação no Brasil: o caso do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação

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1 Implementando a lei de acesso à informação no Brasil: o caso do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação 1. Introdução Paulo Henrique de Assis Santana Guilherme Euclides Brandão Cláudio Chauke Nehme João Paulo Mota O Brasil concentrou esforços nos últimos anos para elaborar leis com vistas a promover, como direito do cidadão, o acesso à informação sobre atos e ações governamentais. Com efeito, em maio de 2012, o que antes estava assegurado no inciso XXXIII do artigo 5º da Constituição Federal (CF) de 1988, é regulado pela Lei de Acesso a Informação (Lei nº ), uma das leis mais modernas e inovadoras do mundo. Contudo, são grandes os desafios para sua efetiva implementação. A lei de acesso à informação requer um esforço importante para criar modelos e instrumentos de gestão, e, sobretudo, uma cultura de transparência nas organizações públicas. Muitas organizações governamentais apresentam dificuldades para acessar suas informações em função do elevado grau de complexidade de suas estruturas informacionais e deficiências na sua integração. Isto se reflete na precariedade dos meios de disseminação de seus dados e na dificuldade para que sejam repassados para a sociedade em linguagem simples e de fácil assimilação. No sentido de melhor estruturar e qualificar seus dados e informações, o Ministério de Ciência, Tecnologia e Inovação (MCTI) tem conduzido iniciativa de modelagem e automação de processos que represente uma real implantação de gestão por processos em seu âmbito de ação. Dentre os processos prioritariamente escolhidos para participar desta iniciativa, foi selecionado o processo de gestão da Lei de Acesso a Informação com vistas a atender às demandas de informação de pessoas, entidades, empresas e instituições, conforme previsto na legislação. Para condução dessa iniciativa, o MCTI incumbiu o Centro de Gestão e Estudos Estratégicos (CGEE), Organização Social (OS) supervisionada pelo MCTI, de desenvolver e implantar uma plataforma de informação, denominada Plataforma Aquarius, com o objetivo de modernizar a gestão do Ministério e garantir maior transparência e melhores resultados para os investimentos públicos em ciência, tecnologia e inovação. A iniciativa possui características inovadoras, pois combina um conjunto de ações e tecnologias com objetivo de viabilizar a implementação de painéis de acompanhamento dos processos administrativos e finalísticos do Ministério, possibilitando a avaliação dos seus resultados e o acompanhamento do impacto de diversas ações e atividades vinculadas ao MCTI, além de se basear na adoção de ferramentas com componentes de software livre para a geração de fluxos automatizados via BPMS 1. O presente artigo trata da contextualização da Plataforma Aquarius e da implantação, no âmbito dessa Plataforma, de uma verdadeira gestão por processos no MCTI, com ênfase na 1 BPMS: Business Process Management Systems (Sistemas de Gestão de Processos de Negócios). 1

2 modelagem, automatização e gestão de seu processo de implementação da Lei de Acesso à Informação. 2. Plataforma Aquarius e a implantação de Gestão por Processos no MCTI A Plataforma Aquarius é um instrumento de informação e conhecimento com os seguintes objetivos: Modernizar e dinamizar a gestão estratégica do MCTI, proporcionando maior transparência e melhores resultados aos investimentos públicos em CT&I; Aprimorar a política de acompanhamento e monitoramento dos programas e ações do MCTI e sua institucionalidade, de forma sistêmica, rotineira e em articulação com as suas Secretarias; e Fornecer subsídios, por meio de oferta de dados abertos e de Painéis de Conhecimento, para o acompanhamento de metas e resultados dos programas do MCTI (integração com INDA e OGP). É estruturada em quatro eixos principais de atividades que visam a construir um painel integrado de informações gerenciais. Cada um dos eixos estruturantes principais do projeto tem a seguinte concepção: Eixo 1 Gestão estratégica e administrativa do MCTI, consistindo na modelagem, automatização e gerenciamento dos processos críticos e estruturantes do Ministério, integrando-os aos sistemas existentes, de forma a permitir que as ações administrativas tenham acompanhamento sincronizado com sua execução, com indicadores registrados concomitantemente ao fato administrativo; Eixo 2 Integração com os sistemas estruturadores do Governo Federal, os Sistemas de Informação Gerenciais do MCTI e com o Portal da Transparência (Controladoria Geral da União CGU), com a finalidade de gerar painéis de conhecimento integrados a sistemas existentes para acompanhar os dispêndios afins a C,T&I; Eixo 3 Plataforma de gestão de informação estratégica e consolidação de salas de situação e exposição, para monitorar o andamento de iniciativas estratégicas (planos, programas, projetos e ações prioritárias) do Sistema Nacional de Ciência, Tecnologia e Inovação (SNCTI); e Eixo 4 Monitor de Políticas Públicas de C,T&I, para a geração de indicadores nacionais de C,T&I, de informações consolidadas sobre políticas de C,T&I e de relatórios de monitoramento e avaliação. As informações dos quatro eixos estruturantes da Plataforma Aquarius serão exibidas em sala de exposição pública e ofertadas em formato de dados abertos (open data), tendo em vista que se considera ser esta a maneira mais adequada de permitir que a sociedade civil e os órgãos de controle externo acompanhem todos os aspectos da gestão do MCTI. Os subprojetos estão alinhados com os princípios e a filosofia de gestão do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação que se baseia em: 2

3 Transparência para o Governo e para a Sociedade na elaboração e execução de políticas, programas e ações estratégicas em Ciência, Tecnologia e Inovação; Eficiência e eficácia na administração, alinhadas com as principais políticas de CT&I; e Uso intensivo das tecnologias de informação e comunicação (TIC) para permitir maior controle social e facilitar modelos de gestão compartilhada. A implantação da gestão por processos no Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação (MCTI) é realizada, no contexto do seu Eixo 1, por meio da modelagem e automação de processos. Para a primeira fase de abordagem dessa ação, foram selecionados sete processos estruturantes e críticos do MCTI, organizados em três grupos: i) Lei de Informática; ii) Aquisição de bens e serviços; iii) Lei de acesso à informação. A figura 1 apresenta a lista dos processos priorizados para esta primeira fase de revisão e automação de processos. Dentre os processos automatizados nesse contexto, o Processo de Acesso à Informação foi modelado e automatizado. Por tal razão, pretende-se, neste artigo, apresentar a experiência de concepção e automação do processo de Acesso a Informação, bem como, para melhor entendimento do trabalho desenvolvido, os principais conceitos e metodologias aplicadas. Será apresentado também o detalhamento da automação e das aplicações desenvolvidas e, por fim, serão descritos os resultados intermediários alcançados. 3. Grau de Inovação do Projeto O projeto Plataforma Aquarius é notavelmente inovador, pois combina um conjunto de fatores com vistas a viabilizar a implementação de uma sala de exposição que integra a gestão interna com a prestação de contas à sociedade e possibilita, ainda, a avaliação dos resultados e o acompanhamento do impacto de diversas ações e atividades vinculadas ao MCTI. Nesse contexto, para elevar o potencial de alcance de resultados e reduzir riscos, alguns modelos e práticas vigentes, relativos às experiências de gestão por processos no setor público, foram evitados e adotou-se um caminho diferenciado, segundo um novo paradigma de implantação da gestão por processos, conforme apresenta o quadro 1. Além da abordagem diferenciada, os principais fatores relevantes que demonstram o grau de inovação do projeto Plataforma Aquarius são: Metodologia de implantação da gestão por processos como um meio para transformar a organização, promovendo o alinhamento com a estratégia e a geração de valor público. Portanto, não se trata de uma discussão de mapeamento ou de fluxo, mas sim de amadurecer a forma de pensar e melhorar a gestão por meio dos processos. Nesse sentido, dois pontos devem ser destacados: O conceito adotado de gestão por processos é orientado para mobilizar pessoas, com a finalidade de gerar ganhos voltados para a estratégia do Ministério, a partir de melhorias e inovações em seu dia a dia de trabalho. Em suma, busca-se criar e perseguir ideias que transformem os processos e maximizem o valor público gerado para seus beneficiários (internos e externos ao MCTI); 3

4 Quantificação do valor que os novos processos criam para o MCTI. Este valor é definido a partir de indicadores de resultados que serão monitorados em sala de situação. Posteriormente, o processo é redesenhado e automatizado para viabilizar esta entrega de valor às diversas partes interessadas no processo. Integração entre modelagem de processos e tecnologia. A abordagem de trabalho utiliza, de forma unificada, as melhores práticas aplicadas à modelagem de processos e tecnologias. Todo processo priorizado e modelado é automatizado. Assim, gera-se valor para o MCTI perpassando pela automação do processo até o monitoramento dos indicadores que avaliam a devida entrega do valor esperado. Uso de tecnologia de BPMS com componentes subscritos e open source. Para o projeto, foi escolhida a ferramenta de BPMS, uma Suíte de Gestão de Processos que possui grande flexibilidade na integração dos processos automatizados com outras aplicações existentes (internas e externas ao MCTI). Foco no tempo, custos e qualidade da implementação. A abordagem proposta abrange diversas boas práticas para otimizar tempo e recursos. Os desenvolvedores dos processos automatizados internalizam e aplicam princípios de metodologias de desenvolvimento ágil com BPMS que representam uma redução significativa no tempo e custo de desenvolvimento, comparado ao modelo tradicional. Disponibilização das informações em ambiente de sala de situação e transparência. A automação dos processos permite organizar de forma muito eficiente, em uma sala de exposição a ser observada pelo MCTI, pela Presidência da República e por qualquer cidadão brasileiro, informações a respeito do desempenho dos processos internos críticos. Adoção de dispositivos móveis de acompanhamento. As informações do desempenho dos processos são disponibilizadas em ambiente de sala de situação, inclusive por meio de dispositivos de computação móvel tais como smartphones e tablets. Obtenção da conformidade da execução dos processos a normas e regras vigentes (law enforcement). Os processos críticos do MCTI são remodelados e automatizados em conformidade às normas e regras vigentes. Neste sentido, a execução do processo é realizada apenas dentro do processo automatizado, o que assegura o cumprimento dos procedimentos e legislações requeridos. Dimensão das redes sociais. O projeto pretende criar uma ponte entre governo e sociedade também por meio das redes sociais, auscultando os conteúdos ali presentes. 4. Abordagem Metodológica de Revisão e Automação de Processos Processos consistem em um conjunto de atividades com diversos insumos, que motivam um ou mais resultados, representando ganhos e agregação de valor ao seu cliente interno ou externo (CBoK, 2009). Neste sentido, os processos de uma organização conferem um caráter transversal às unidades e iniciam-se de uma demanda de uma área, sendo finalizados quando da entrega dos resultados, não necessariamente vinculados totalmente à área demandante. 4

5 Neste contexto, a gestão por processos decorre da necessidade de se definir mecanismos capazes de identificar e monitorar a execução desses processos. Seu enfoque busca a uniformização do entendimento completo de como o trabalho é dividido ao longo de todas as suas etapas, independentemente das barreiras funcionais existentes. Além disso, sua análise é orientada para a implantação de melhoria que traga, de fato, ganhos para os beneficiários e outras partes interessadas. Com base nessa abordagem e convergindo com essa nova fase da visão de processos, surge o conceito de BPM (Business Process Management ou Gestão dos Processos de Negócio). Trata-se de uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos (automatizados ou não) de negócio, objetivando alcançar os resultados pretendidos e alinhados com as metas estratégicas de uma organização (CBoK 2009). No que tange à habilitação de tecnologias, surge o conceito de BPMS (Business Process Management Suites ou Suites de Gestão dos Processos de Negócio). Neste novo contexto, todas as práticas de BPM passam a ser apoiadas e habilitadas por tecnologias que permitem a integração dos diversos sistemas e atores envolvidos na execução do processo, bem como na melhor definição do encadeamento de ocorrência dos fluxos das atividades (workflows) desde a modelagem até a automação e monitoramento do processo. A Gestão por Processos, agregada às abordagens BPM e BPMS, passa, então, a preconizar a execução de um conjunto de atividades, apoiadas por conjunto de tecnologias, para a criação de ideias que maximizem o valor gerado aos seus beneficiários. Com o objetivo de fornecer uma visão clara de como se implantar a Gestão por Processos no projeto, foi definido o modelo metodológico de gestão por processos estruturado em seis etapas lógicas, a saber: 1. Construir Visão de Futuro; 2. Modelar a situação atual; 3. Analisar Melhorias e Valor Gerado; 4. Redesenhar e Especificar; 5. Desenvolver, Testar e Homologar; e 6. Implementar e Treinar. O enfoque, além de dirigido e orientado pela estratégia da organização, direciona a execução de projetos de melhoria de processos com base nos ganhos que essas melhorias possam proporcionar, estabelecendo os passos, as ferramentas e os templates para sua implementação. A figura 2 ilustra o modelo, cada uma de suas seis etapas sendo descritas a seguir. Etapa 1: Na etapa 1, Construir a Visão de Futuro 2, que antecede o próprio mapeamento da situação atual, é construída a visão de futuro do processo, composta pela identificação das suas macroetapas, seus ganhos e melhorias. 2 O termo Visão de Futuro representa a forma como o processo deve funcionar nos próximos anos, sendo descrita por meio dos ganhos esperados e das melhorias desejadas para o processo em questão. 5

6 Etapa 2: Com base nas informações identificadas na primeira etapa, inicia-se a etapa 2, Modelar a Situação Atual, que consiste no detalhamento das atividades relacionadas ao processo, identificando as principais interfaces, o sequenciamento destas e os atores envolvidos. O padrão de notação gráfica Business Process Model and Notation (BPMN) 3 é adotado como referência para a modelagem e automação de processos. A figura 3 apresenta um exemplo de processo modelado no padrão BPMN. Neste primeiro momento, o foco não consiste em identificar as minúcias do processo, que serão trabalhadas na etapa de redesenho, mas sim em ter uma visão abrangente das macroetapas. Para isso, é definido o conjunto de ganhos esperados e, em seguida, são levantadas as melhorias do processo, sendo, por fim, construída a agenda de melhorias. Etapa 3: Após a modelagem da situação atual, inicia-se a etapa 3, Analisar Melhorias e Valor Gerado. Esta etapa consiste na fase do projeto de transição entre a modelagem e o início da proposição de melhorias que serão contempladas no redesenho. É uma etapa importante para a coleta e análise das informações disponíveis que servirão de subsídios para a identificação das melhorias e dos ganhos a serem alcançados. Busca-se analisar detalhadamente os dados disponíveis (qualitativos e quantitativos) e realizar análises de relação custo-benefício. A figura 4 ilustra um exemplo de agenda de melhorias. Etapa 4: A etapa 4, Redesenhar e Especificar Processos, é definida como o detalhamento das melhorias, com foco em requisitos funcionais, no formato histórias de usuários, servindo de subsídio para a especificação relativa à Tecnologia da Informação (TI). Durante a fase de redesenho, será complementada a descrição dos requisitos funcionais (melhorias para automação) com informações mais específicas, tais como os dados acessados, a usabilidade de telas, os alertas, os avisos, as funcionalidades automáticas etc. Etapa 5: A etapa 5, Desenvolver, Testar e Homologar consiste na Priorização e detalhamento de histórias de usuário para criação do Sprint Backlog 4 (reunião inicial para priorizar as histórias de usuário que serão implementadas no próximo ciclo de duas semanas). Vale destacar que, na etapa de desenvolvimento dos processos, são internalizados e aplicados princípios de metodologias de desenvolvimento ágil (Scrum). Sendo assim, é criado um ambiente de cooperação contínua com as partes interessadas no processo, para construir uma solução aderente e customizada. Adicionalmente, nesta etapa se considera que o processo de construção do processo automatizado está associado a um grande aprendizado e, consequentemente, a mudanças. Por tal razão, possui flexibilidade 3 O BPMN é um padrão de notação gráfica aberta, utilizado para desenhar e modelar processos. Este padrão de notação define os principais elementos de diagrama, atividades, subatividades, eventos, gateways, fluxo de sequência, artefatos, entre outros. Atualmente, a notação BPMN é mantida por uma organização internacional denominada Object Management Group (OMG). 4 O termo Sprint Backlog é uma previsão da equipe de desenvolvimento sobre qual funcionalidade estará no próximo incremento e do trabalho necessário para entregar esta funcionalidade. O termo faz parte da metodologia Scrum de desenvolvimento ágil. 6

7 para receber novos requisitos e alterações que não comprometam o escopo do projeto. Para tanto, são realizadas reuniões quinzenais para apresentações e validações intermediárias do desenvolvimento dos fluxos automatizados. Dentre as principais fases relacionadas, destacam-se a: i) elaboração de protótipos das telas identificadas nas histórias de usuários priorizadas e definição de casos de aceitação; ii) implementação das funcionalidades descritas nas histórias de usuário ; iii) realização de testes necessários para manter uma boa cobertura e dos testes para os casos de aceitação; iv) implantação do fluxo automatizado em um servidor de homologação; v) homologação do fluxo automatizado por meio de um plano de casos de testes e testes exploratórios; e vi) apresentação do fluxo automatizado. Etapa 6: Por fim, a etapa 6, Implementar e Treinar, será executada por meio da elaboração de release da aplicação, bem como da implantação no servidor de produção e da realização do treinamento na versão final. É importante salientar que, ao final da implementação, serão construídos dashboards para acompanhamento de cada um dos processos automatizados do Ministério. 5. Lei de Acesso a Informação e a experiência de modelagem e automação do processo Na escolha dos principais processos a serem modelados e automatizados, diversos fatores foram levados em consideração. Assim, nos estudos preliminares, com a proximidade da vigência da Lei de Acesso à Informação (Lei nº ) e em resposta aos já mencionados desafios para sua efetiva implementação, urgiu que fosse priorizado o processo de gestão das requisições de informação que seriam apresentadas por pessoas, entidades, empresas e instituições a partir de 16 de maio de Por tal razão, definiu-se que tal processo fosse modelado e automatizado, incluindo-o entre os tratados nesta primeira fase do Projeto Aquarius. Nesse contexto, a modelagem e automação do processo de Acesso a Informação, para suportar a gestão de solicitações de informação do público externo a partir de etapas que permitem realizar a coleta de solicitações de informações, o redirecionamento às áreas responsáveis e o acompanhamento das respostas às solicitações se fez essencial, permitindo, inclusive, o desenvolvimento de um painel de acompanhamento dos principais indicadores relativos a esse processo. A Lei de Acesso à Informação, sancionada em 18 de novembro de 2011 pela Presidente da República, representa um importante passo para o Brasil na consolidação do seu regime democrático. O acesso à informação pública, reconhecido como um direito humano fundamental, busca ampliar o engajamento do cidadão na gestão pública brasileira e cria uma nova forma do governo agir frente às informações sob a guarda de órgãos e entidades públicas. O Brasil já é referência em matéria de divulgação espontânea de informações governamentais. Exemplo disso é o premiado Portal da Transparência do Governo Federal, criado e administrado pela Controladoria-Geral da União (CGU). Entretanto, para um país que reconhece, em sua Constituição, ser um bem público a informação sob a guarda do 7

8 Estado, faltava uma lei que regulasse o acesso amplo a qualquer documento ou informação específica buscados pelo cidadão. Em vigor a partir de 16 de maio de 2012, a Lei de Acesso a Informação Pública (LAI) regulamenta um dos dispositivos dos Direitos e Deveres Individuais e Coletivos preconizados no inciso XXXIII do artigo 5º da Constituição Federal, a saber: Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. A LAI representa uma mudança de paradigma em matéria de transparência pública, pois estabelece que o acesso é a regra e o sigilo, a exceção. Qualquer cidadão poderá solicitar acesso às informações públicas, ou seja, àquelas não classificadas como sigilosas, conforme procedimento que observará as regras, prazos, instrumentos de controle e recursos previstos. Nesse contexto, qualquer sigilo deverá ser justificado, havendo limite temporal máximo para sua manutenção. Assim, a LAI efetiva o direito previsto na Constituição de que todos têm a prerrogativa de receber dos órgãos públicos, além de informações do seu interesse pessoal, também aquelas de interesse coletivo. Isto significa que a Administração cumpre seu papel quando divulga proativamente suas ações e serviços, chamada de transparência ativa, mas também deve estar preparada para receber demandas específicas de informações, chamada de transparência passiva. Para tanto, responder a uma solicitação de informação pública requer construir estruturas informacionais necessárias para processar o pedido de informação e assegurar ao requerente sua entrega em um determinado prazo definido na Lei. A Lei, além de estipular procedimentos, normas e prazos, prevê a criação, em todos os órgãos e entidades do poder público, de um Serviço de Informações ao Cidadão (SIC) com vistas a assegurar o acesso à informação. Caberá a esta unidade: i) protocolizar documentos e requerimentos de acesso à informação; ii) orientar sobre os procedimentos de acesso, indicando data, local e modo em que será feita a consulta; iii) informar sobre a tramitação de documentos. São estabelecidos prazos e regras para que sejam repassadas as informações ao solicitante. Dentre elas: A resposta deve ser dada imediatamente, se estiver disponível, ou em até 20 dias, prorrogáveis por mais 10 dias. O pedido não precisa ser justificado, apenas conter a identificação do requerente e a especificação da informação solicitada. O serviço de busca e fornecimento das informações é gratuito, salvo cópias de documentos. Nos casos em que a informação estiver sob algum tipo de sigilo previsto em Lei, é direito do requerente obter o inteiro teor da negativa de acesso. Quando a informação for parcialmente sigilosa, fica assegurado o acesso, por meio de certidão, extrato ou cópia, com a ocultação da parte sob sigilo. A Controladoria Geral da União (CGU), como responsável pela coordenação dos esforços de implementação da LAI no âmbito do Governo Federal, adota medidas para apoiar a 8

9 capacitação dos servidores públicos federais, a estruturação dos serviços de informações ao cidadão em órgãos e entidades do Poder Executivo Federal e o estabelecimento de procedimentos para o funcionamento do sistema de acesso a informações públicas. Dentre as ações desenvolvidas pela CGU, foi criado o e-sic (Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão), um sistema em plataforma web que centraliza todos os pedidos de informação amparados pela Lei /2011 que forem dirigidos ao Poder Executivo Federal. A proposta deste sistema unificador é interligar os SIC de todos os entes do poder executivo a uma via padronizada de entrada, distribuição e saída de solicitações de informação. O tramite interno de geração da resposta fica a cargo de desenvolvimento de cada ente público e seu respectivo SIC. Nesse contexto, o MCTI se preparou para essa nova demanda. Isso requereu, entre outras ações, a melhoria na gestão documental e do conhecimento do Ministério, a organização interna entre as partes para atender às solicitações de informação e, sobretudo, a instituição de um processo automatizado que garanta a eficiência no serviço de transparência de informações públicas de âmbito do MCTI Ganhos esperados Os ganhos esperados foram estabelecidos na etapa 1 da abordagem metodológica já descrita (Construir a Visão de Futuro), que se refere à criação de visão em que é definido o escopo do processo e é garantido que todos entendam a delimitação de sua atuação, por meio de suas macroetapas identificadas. Destarte, em oficina de construção da visão de futuro, com os principais atores envolvidos no processo, definiu-se o conjunto de ganhos esperados, que consiste dos principais resultados a serem alcançados pelo processo e que são mensuráveis por meio de indicadores, podendo ter metas pactuadas. A sua definição e posterior mensuração atentaram a fatores de horizonte temporal e externos que podem vir a influenciar o resultado, bem como na estimativa com base histórica. Neste momento, foi assegurado o alinhamento entre os ganhos identificados e a estratégia das organizações envolvidas na definição do processo de acesso às informações. É importante destacar que os ganhos são os principais pontos de desempenho do processo e foram norteadores do escopo das melhorias identificadas, e que foram sistematizadas, detalhadas e priorizadas na etapa 3 da metodologia. Em consideração a todos os fatores que envolvem o processo, nesta etapa foram definidos quatro ganhos principais, apresentados a seguir em ordem de prioridade: Satisfação do solicitante (cidadão) com a informação recebida; Serviço de transparência pública ágil e eficiente (tempestividade da resposta); Ter informações gerenciais do serviço de transparência pública para tomada de decisão; Qualidade da informação prestada (primária, íntegra, autêntica e atualizada). A partir dos ganhos identificados, um conjunto de indicadores principais foi definido para mensuração dos resultados do processo: i) quantidade de solicitações envidadas para o MCTI (e recortes por quantidade de solicitações recebidas via e-sic, quantidade de 9

10 solicitações feitas via formulário físico no SIC-MCTI, quantidade de solicitações recebidas via encaminhamento de outros SIC, quantidade de solicitações classificadas por tema específico); ii) quantidade de solicitações enviadas erroneamente ao MCTI; iii) quantidade de solicitações respondidas (e recortes por quantidade de solicitações respondidas por setor, quantidade de solicitações classificadas, quantidade de solicitações respondidas por dia/semana/mês/ano, quantidade de solicitações respondidas no prazo, quantidade de solicitações respondidas após o prazo); iv) quantidade de pedidos de reformulação; v) quantidade de solicitações não respondidas (e recortes por quantidade de solicitações não respondidas por setor, quantidade de solicitações não respondidas por dia/semana/mês/ano); vi) tempo médio de resposta do MCTI (tempo médio de resposta por setor e quantidade de pedidos de prorrogação de prazo); vii) quantidade de recursos impetrados. É interessante ressaltar que, como processo é modelado e automatizado, os insumos para o cálculo dos indicadores são obtidos de forma síncrona com a execução de cada instância de processo, evitando-se, desta forma, a alimentação post factum de parâmetros, característica dos sistemas convencionais de acompanhamento de processo Priorização de Melhorias e Desenho do Processo Posteriormente à definição dos ganhos e durante a etapa de desenho do processo, foram levantadas as suas principais melhorias vinculadas aos ganhos esperados. O conceito de melhorias e inovação se reflete na identificação de ideias capazes de configurar o processo para atingir os ganhos esperados. As melhorias identificadas foram consolidadas em um template, chamado de Agenda de Melhorias, bem como foram descritas as soluções com o foco na visão de futuro, especificando os principais pontos que viabilizam o alcance dos resultados esperados. Foram identificadas mais de quinze pontos para o processo que, por sua vez, foram priorizadas. Para alcance dos ganhos esperados, os atores do processo priorizaram as seguintes melhorias: i) disponibilização de um banco de macrotemas para categorizar as solicitações e relacionar com setores específicos; ii) direcionamento de solicitação à setores especializados caso o SIC-MCTI não saiba responder; iii) definição de diferentes atores e perfis atuantes no processo; iv) avaliação das respostas geradas pelo SIC-MCTI; v) disponibilização de templates de resposta de acordo com tipo de resposta gerada; vi) disponibilização de filtros de triagem das solicitações tanto por parte do SIC-MCTI quanto pelos Setores Respondentes; vii) validação das respostas geradas por instancias hierarquicamente superiores; viii) integração entre o e-sic e o processo automatizado via web service; ix) criação de um banco de perguntas e respostas na plataforma wiki; x) disponibilização informações gerais sobre o solicitante para direcionar as perguntas conforme as demandas do solicitante; xi) criação de s/alertas de acompanhamento no processo automatizado; xii) geração de relatórios gerenciais; xiii) criação de direcionamentos e recomendações para preenchimento dos campos. Definidas as melhorias, o desenho do processo e sua especificação basearam-se em seu detalhamento de tais melhorias priorizadas conjuntamente com os atores envolvidos no processo, com foco na descrição dos requisitos funcionais e casos de usuários que foram subsídio para a automação do fluxo. 10

11 Diferentemente dos demais processos modelados e automatizados no escopo da Plataforma Aquarius, em que se parte de um processo já existente no MCTI, o processo de Acesso à Informação constitui uma nova demanda de serviço surgida após a aprovação da lei Neste caso, foi empreendido o esforço de conceber em detalhes como esse processo deveria ser implementado e operacionalizado no contexto do Ministério. O que se possuía de mais próximo a esse processo eram as demandas de informação que chegavam à Ouvidoria do MCTI. Vale ressaltar que, com o advento da LAI, a existência do SIC se tornou obrigatória e este, diferente da Ouvidoria, se restringe a atender às demandas de informação pública que serão intensificadas com a nova cultura de acesso promovida pela Lei. A Ouvidoria, por outro lado, se dedica a outras atividades além do fornecimento de informação, como o processamento de críticas, sugestões, comentários, denúncias, entre outras. Nesse sentido, a etapa de desenho do processo de Acesso à Informação objetivou estruturar o novo processo, idealizando-o com base nas ideias e melhorias levantadas nas etapas anteriores, atenuando-se as limitações e necessidades impostas à sua implementação e identificando as principais inter-relações entre os atores envolvidos e suas atividades automatizadas. Durante esta etapa foram realizadas reuniões de levantamento de informações acerca de como os atores internos deveriam atuar, do detalhamento das propostas de melhorias e das dificuldades existentes que limitam a visão de futuro e as metas definidas para o processo. Nesta etapa os envolvidos no processo explicitaram suas considerações, sugestões operacionais e de automação que objetivam os ganhos mencionados anteriormente. O desenho do fluxo envolveu pesquisas, reflexões e detalhamento das atividades do processo, afim de garantir a qualidade do serviço gerado, serviço este que, no caso, é informação pública disponibilizada, e a gestão eficiente desse processo - garantindo uma maior organização e controle. Para tanto, as seguintes especificações foram inseridas no processo automatizado: Unificação da entrada e saída de requisições via SIC-MCTI; Disponibilização de ferramentas de alerta; Mobilidade controlada da requisição por entre os diversos setores do MCTI; Crivos de validação e avaliação da resposta gerada; e Ferramenta de geração de relatórios gerenciais mais adequadas às necessidades dos tomadores de decisão. A demonstração do fluxo das principais etapas que ocorrem no processo automatizado de acordo com seus atores está ilustrada na figura Automação do Processo: descrição das aplicações do processo As aplicações do processo de Acesso à Informação têm por objetivo sustentar o alcance dos ganhos definidos na etapa de modelagem do processo, sobretudo os ganhos relativos à satisfação do solicitante (cidadão) com a informação recebida e à geração de informações gerenciais para o acompanhamento do processo. Neste sentido, foram automatizadas todas as etapas do processo e, para melhoria de seu acompanhamento, foram criados aplicativos de acompanhamento em smartphones e tablets e em computadores convencionais. 11

12 A seguir são apresentados, em 5.3.1, a descrição resumida do processo automatizado; em 5.3.2, o detalhamento da versão de smartphone e tablet para acompanhamento do fluxo automatizado; e, por fim, em 5.3.3, o detalhamento da versão preliminar do Painel de Acompanhamento Executivo (Dashboard) Descrição resumida do Processo Automatizado Como ajuda ao entendimento da abordagem, apresenta-se breve descrição do processo de Acesso à Informação automatizado via software de BPMS. Para cada atividade no fluxo automatizado, há uma correspondente interface de tela. Tais interfaces são apresentadas aos respectivos atores durante as etapas de recebimento e resposta às solicitações de informações. Na figura 6, o fluxo está representado de forma simplificada, apenas para ilustrar o seu funcionamento, com explicitação de tela associada a uma das atividades do fluxo. Para melhor entendimento do funcionamento de um fluxo automatizado que, na realidade, é um sistema orientado a mensagens, seu funcionamento total é resumidamente descrito a seguir. O processo de tratamento das solicitações de informação direcionadas ao MCTI inicia-se no seu registro em um sistema de distribuição e repasse de todas as solicitações feitas ao Poder Executivo, desenvolvido pela CGU, denominado e-sic. A chegada de solicitações direcionadas ao MCTI pelo e-sic é acompanhada pela equipe do SIC-MCTI, que realiza uma primeira triagem superficial do pedido de informação e determina se este será inserido no fluxo automatizado para tratamento e geração da resposta ou se receberá algum outro direcionamento como, por exemplo, o encaminhamento para outro órgão competente, caso sua resposta não esteja na alçada do MCTI. Definida a entrada da solicitação no fluxo automatizado, todas as informações disponíveis sobre o solicitante, bem como as perguntas em si, são repassadas para o fluxo automatizado, onde o SIC-MCTI irá classificar a requisição, analisar se haverá a necessidade de prorrogação de prazo, definir se o SIC-MCTI terá condições de responder e, caso não tenha, encaminhar para o setor competente que será alertado da demanda de resposta, automaticamente, via institucional. Todas as respostas geradas, validadas ou não, passam por avaliação feita pelo SIC-MCTI, que irá julgar cada uma das respostas de acordo com fatores específicos, tais como a linguagem utilizada e a adequação da resposta vis-à-vis o perfil do solicitante, garantindo sua qualidade e utilidade. Havendo inconformidades na resposta, esta retorna ao respondente, que deverá editá-la, aprimorando-a, e reenviá-la para nova avaliação. Tal ciclo se repete até que a resposta esteja apta para ser enviada ao solicitante via e-sic e arquivada no banco de perguntas e respostas geradas. Uma vez automatizado o processo, o gestor do SIC-MCTI recebe de alerta, informando os atrasos em que as solicitações realizadas se encontram. Além disso, é possível acompanhar o processo via smartphone ou tablet. 12

13 Detalhamento de acompanhamento via smatphone e tablet. Além da automação do processo, foi desenvolvido um aplicativo para smartphones e tablets, em sistemas operacionais ios e Android, com vistas a ampliar a transparência das informações e o acompanhamento das etapas do Processo de Acesso à Informação. Esse aplicativo possibilita um acompanhamento abrangente da execução do processo de Acesso à Informação, por parte do solicitante ou dos gestores internos do MCTI, a partir de distintas funcionalidades, tais como: i) acompanhamento do progresso da solicitação; ii) comunicação entre atores do processo; iii) acesso às informações relacionadas ao perfil do solicitante. Após realizar o login no aplicativo, o usuário, se for o solicitante, tem acesso a todas as solicitações por ele submetidas, e, se for um gestor interno, tem acesso a todas as solicitações submetidas ao seu setor. A figura 7 ilustra uma sequência de telas ilustrando as funcionalidades do aplicativo. Nela, a primeira tela à esquerda é a tela de login, onde o interessado se identifica. Na segunda tela da figura, ao meio, pode-se ver o status de cada uma das solicitações submetidas, sendo possível distinguir solicitações em atraso, conforme os ícones marcados na tela. Alí são apresentadas, para cada solicitação, informações relacionadas ao seu Número Único de Protocolo (NUP), a etapa onde se encontra, o número de dias transcorrido desde seu registro e o número de dias que faltam para sua resposta. As solicitações podem ser acessadas por meio de três botões: TODOS (que mostra a totalidade de solicitações que podem ser visualizadas), COM ALERTA (que mostra apenas as solicitações que estão com marcações indicando algum tipo de atraso ou problema e que são exibidas associadas a ícone exclamativo em cor vermelha) e FAVORITOS (que mostra solicitações anteriormente marcadas para acompanhamento preferencial e que são exibidas precedidas por estrela amarela). Na terceira tela da figura, o interessado visualiza o progresso da execução das macroetapas do fluxo de Acesso à Informação. Cada macroetapa é identificada por um número apresentado inserido em um círculo que, para a macroetapa atual do processo, tem borda vermelha se existe necessidade de precaução (esteja próxima de sua data limite) e borda vermelha caso a situação seja de normalidade. Macroetapas já realizadas são representadas por círculos azuis cheios Detalhamento da versão do Painel de Acompanhamento Executivo (Dashboard) Para acompanhamento gerencial dos resultados dos processos automatizados, foi desenvolvido um painel, atualizado em tempo real, de indicadores. Tal painel tem visibilidade interna e externa ao MCTI, configurando-se em instrumento de transparência e acessibilidade aos resultados das ações do Ministério em atendimento à LAI. A construção de tal painel tem como objetivo final permitir uma melhor comunicação, aos tomadores de decisão e à sociedade, dos resultados e ações dos processos de atendimento às solicitações de informação para os tomadores de decisão, bem como para a sociedade, funcionando também como ferramenta de controle social. Para a construção dos indicadores, foram identificados os principais objetos de mensuração e métricas que representam pontos de monitoramento e avaliação nas fases de entrada (insumos), de execução (atividades), de entregas (produtos) e, por fim, de impactos (outcomes) do processo. 13

14 O painel apresenta os dados com diversas possibilidades de recortes, podendo-se escolher a forma de visualização dos gráficos: em colunas, linhas, barra, pizzas e área. A figura 8 apresenta um exemplo de visualização do painel. 6. Resultados alcançados e considerações finais A criação desse novo processo que busca atender à demanda de disponibilização das informações públicas pelo MCTI, foi pautada por ideias e soluções com vistas a principalmente: atender da melhor forma possível a todas as solicitações de informação e, consequentemente, à Lei de Acesso à Informação vigente no país; disponibilizar informações de domínio do MCTI com qualidade ao cidadão; dispor de mecanismos e ferramentas que facilitem a execução e a gestão desse novo serviço prestado. Para tanto, foram definidas, para implantação do fluxo automatizado, soluções como, por exemplo, a triagem e categorização das solicitações, logística de distribuição das requisições para setores específicos, as etapas de validação e avaliação final das respostas e o tratamento do banco de solicitações enviadas. Ademais, o encaminhamento das solicitações dentro do processo automatizado propicia maior segurança jurídica aos atores do processo responsáveis pelo atendimento às solicitações (auxiliando no cumprimento de prazos e atuando na clara responsabilização relativa às etapas do atendimento), bem como garante a geração de dados gerenciais para os tomadores de decisão e para a sociedade como um todo. Vale destacar que os aplicativos de acompanhamento das solicitações de informações via dispositivos móveis (smartphones e tablets) permite uma maior interação entre os atores e uma maior transparência de todo o processo. Outro resultado importante é a produção de insumos de informação e indicadores como subprodutos diretos da execução das instâncias dos fluxos automatizados, garantindo assim fidedignidade e tempestividade das respostas, posto que serão gerados concomitantemente ao fato administrativo e evitando necessidade de retrabalhos e duplas digitações, características dos procedimentos de acompanhamento de processos convencionais derivados da necessidade de entrada de dados post factum. Por fim, destaca-se a importância do projeto para a Administração Pública, posto tratar-se de experiência inovadora que poderá ser replicada em outros órgãos públicos, ajudando a ampliar a visão de gestão por processos no setor público. Em âmbito geral, no escopo da Plataforma Aquarius, a implantação de gestão por processos no MCTI, apoiada por ferramenta de BPMS e com abordagem de automação dos processos concomitantemente à sua modelagem, caracteriza um projeto inovador, com um elevado potencial de geração de resultados no escopo da gestão pública, pois integra a gestão interna com mecanismos de prestação de contas, possibilitando, ainda, ganhos de eficiência e eficácia para as partes envolvidas e permitindo também a avaliação dos resultados e o acompanhamento do impacto de diversas ações e atividades vinculadas ao MCTI. 14

15 7. Referências Booch, Grady et al, (2007) Object-Oriented Analysis and Design With Applications. Addison Wesley. BPM CBOK, (2009) Guide to the Business Process Management Common Body of Knowledge. Versão 2.0. Disponível em: < >. Brasil. Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação. < >. Acesso em dezembro de Brasil. Secretaria de Política de Informática, Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação. < >. Acesso em dezembro de Fleury, Marc; Stark, Scott; Norman, Richards, (2005), JBoss Guia Oficial. Alta Books. McConnell, Steve, (2004) Code Complete. 2nd ed. Redmond: Microsoft Press. Object Management Group. Business Process Model and Notation (BPMN) Version 2.0. Page-Jones, Meilir, (1999), Fundamentals of Object-Oriented Design in UML. Addison Wesley. Schwaber, Ken; Sutherland, Jeff, (2011), The Scrum Guide. Sommerville, Ian, (2007), Software Engineering. 8th ed. Boston: Addison-Wesley. Resumos Biográficos: CLÁUDIO CHAUKE NEHME - Especialista em Inteligência Estratégica e Gestão do Conhecimento. Possui doutorado em Engenharia de Sistemas e Ciência da Computação pela a Universidade Federal do Rio de Janeiro; mestrado em Sistemas e Computação pelo Instituto Militar de Engenharia; Graduação em Matemática pela Universidade Federal Fluminense; e cerificação em Coach Ontológico pela Newfield Group (USA) e pelo Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM) (México). Possui mais de 20 anos de experiência conduzindo projetos de pesquisa, desenvolvimento e inovação em instituições como o Instituto de Pesquisa da Marinha (IPqM), a Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária (Embrapa), a Universidade Católica de Brasília (UCB) e o Centro de Gestão e Estudos Estratégicos (CGEE). Atualmente é professor titular da UCB, no Programa de Mestrado em Gestão do Conhecimento e Tecnologia da Informação, e Assessor da Diretoria do CGEE, coordenando agendas estratégicas em CT&I. chauke@cgee.org.br PAULO HENRIQUE DE ASSIS SANTANA - possui Graduação em Engenharia Mecânica pela Escola de Engenharia de São Carlos (1969), mestrado em Ciência Espacial pelo Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais (1974) e especialização em Consultoria Organizacional pela Universidade de Brasília (1979). Obteve todos os créditos do curso de Ciência da Computação do Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais, em nível de doutorado, sem defender tese. Coordenou o desenvolvimento e a implantação da Plataforma Lattes no Brasil e participou da articulação internacional da rede Scienti. Foi coordenador Geral de Tecnologia da Informação no Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq), entre 1990 e 2003, e no Ministério do Meio Ambiente (MMA), entre 2003 e Foi Diretor de Tecnologia da Informação no Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome (MDS). Atualmente, é Conselheiro de Administração da Nuclebrás Equipamentos Pesados S.A. (NUCLEP) e Coordenador Geral de Tecnologia de Gestão e Inovação no Ministério de Ciência, Tecnologia e Inovação (MCTI), coordenando o desenvolvimento e implantação da Plataforma Aquarius. paulo.santana@mct.gov.br 15

16 GUILHERME EUCLIDES BRANDÃO Mestrado (MA) em Economia pela Georgetown University, (GU) (USA) e PhD em Sociologia pela The American University (AU) (USA). Servidor do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq), desde 1980, onde ocupou vários cargos, dentre eles o de Chefe da Assessoria de Cooperação Internacional, o de Superintendente de Articulação e Desenvolvimento Tecnológico e o de Diretor Adjunto de Programas Especiais. No Ministério de Ciência e Tecnologia e Inovação (MCTI) exerceu o cargo de Diretor de Programas Temáticos ( ) e no Ministério do Meio Ambiente (MMA) o de Diretor de Gestão Estratégica ( ). Atuou, também, em vários Conselhos e Comitês, como Conselho Técnico da Fundação Banco do Brasil (FBB), o Conselho Deliberativo do Fundo Brasileiro para a Biodiversidade (FUNBIO), o Conselho Deliberativo do Índice de Sustentabilidade Empresarial (CISE) da BM&FBOVESPA e o Comitê Diretor do Projeto de Apoio ao Desenvolvimento de Tecnologia Agropecuária para o Brasil (PRODETAB/EMBRAPA/Banco Mundial). Atualmente é Assessor da Subsecretária de Planejamento, Orçamento e Administração do MCTI. guilherme.brandao@mct.gov.br JOÃO PAULO MOTA - Graduado em Administração pela Universidade de Brasília (UnB), MBA em Administração Estratégica pela Fundação Getúlio Vargas (FGV ) e Mestre em Engenharia pela UnB, na área de Governança, Desempenho e Tecnologia da Informação, e tem formação executiva em Avaliação de Performance pela Georgetown University. Já participou de projetos de consultoria para o poder executivo no âmbito Federal, Estadual e Municipal, além de organizações públicas e privadas, de todos os portes. Professor convidado em programas de graduação e extensão da UnB, e autor ou coautor de mais de 16 publicações, no Brasil e exterior, envolvendo artigos e capítulos de livros em temas relacionados à gestão para resultados. Ministra cursos e palestras sobre gestão em eventos acadêmicos e profissionais. É consultor e gerente de projetos do Instituto Publix. joao.mota@institutopublix.com.br Figuras, Quadros e Tabelas: Figura 1. Processos priorizados para a primeira fase de modelagem e automação 16

17 Figura 2. Modelo de Gestão por Processo Figura 3. Exemplo de Processo Modelado 17

18 Pontos focais SIC-MCTI GANHO ESPERADO IMPLEMENTAÇÃO PLANEJAMENTO DA IMPLEMENTAÇÃO XVII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Cartagena, Colombia, 30 oct. - 2 Nov DETALHAMENTO DA SOLUÇÃO IDEIA DE (Contexto atual) PARA (Solução) OBSERVAÇÕES 1 Definir regras para o planejamento de compras Atualmente as regras de Criar regras que solicitação de aquisição auxiliem o de bones ou serviços não planejamento de são seguidas da maneira compras da correta, atrasando o organização processo Figura 4. Agenda de Melhorias 4 2 1º Sprint fev/12 Solicitante Responder Informação Classificada e-sic Reformular (Não entendi a solicitação) SIC-MCTI Formulário Bonita Não é MCTI Direcionar Setor responsável Responder Informação Classificada SIC Avaliação Interna / Arquivamento Reformular (Não entendi a solicitação) Não é MCTI/ Encaminhar Reformular (Não entendi a solicitação) Solicitar redirecioname nto Não é MCTI Caso saiba, informar para quem Encaminhar Figura 5. Síntese do Processo de Acesso à Informação (Desenho) Validar/Editar resposta Validadores e-sic Solicitante 18

19 Figura 6. Tela referente a atividade Cadastrar Novo Pedido e Informação 19

20 Figura 7. Telas iniciais visualizadas pelo solicitante. 20

21 Figura 8. Exemplo de gráfico gerado pelo Painel de Acompanhamento Executivo do Processo. Armadilhas evitadas Investimento elevado na aquisição de software de BPMS proprietário seguido de tentativa de uso. Mapeamento de processos em grande escala (60 a 200 processos). Automação dissociada do mapeamento. Abordagem inovadora Utilização de um software de BPMS open source, com investimentos incrementais de acordo com a maturidade da intervenção. Mapeamento focal em um tema com tratamento fim-a-fim (abrangente) de poucos processos. Mapeamento concomitante com a automação. Quadro 1. Armadilhas evitadas e abordagem inovadora 21