Como estabelecer um novo paradigma de Gestão no ServiçoPúblico? Foco na Sociedade e na Transparência

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1 RIO DE JANEIRO SÃO PAULO BRASÍLIA BELO HORIZONTE Como estabelecer um novo paradigma de Gestão no ServiçoPúblico? Foco na Sociedade e na Transparência Jones Madruga Copyright ELO Group Confidencial

2 Agenda 1 O Contexto 2 A proposta: Plataforma Aquarius 3 Abordagem Inovadora Ganhos, BPMS, Mobilidade e Transparência

3 O Contexto Organização Pública Crescimento acelerado da economia Busca por maior eficiência Governamental Transparência nas relações Governo Empresas Ensejo de melhoria na gestão sobre os processos organizacionais Disponibilização de informação gerencial/estratégica

4 PlataformaAquarius

5 PlataformaAquarius: Subprojeto1 Implantação da Gestão por no MCTI por meio da modelagem e automação de 7 processos estruturantes e críticos do MCTI, integrando-os aos sistemas existentes Concessão de Incentivos Inclusão de Modelos Relatório Demonstrativo Anual Lei de Informática Planejamento da Contratação Seleção de Fornecedor Gestão do Contrato Aquisição de bens e serviços Gestão do Acesso a Informação Lei de Acesso à Informação Instituição Coordenadora: MCTI Instituição Executora: CGEE

6 InvestimentoPúblico Renúncia fiscal foi da ordem de 9,8 bilhões de reais noperíodode2008a2010 EVOLUÇÃO DO NÚMERO DE NOVOS PRODUTOS PASSÍVEIS DE INCENTIVO DIFERENÇA DE INVESTIMENTO EM P&D ENTRE EMPRESAS INCENTIVADAS E NÃO INCENTIVADAS. (EM R$ MIL)

7 Morosidadenaexecuçãodo processo Acúmulo processual de anos anteriores? Insuficiência de informações para análise técnica? Redundância de atividades e análises? Força de trabalho reduzida? Excesso na quantidade de atores envolvidos? Elevado trâmite de papéis e número de protocolos? Informações gerenciais insuficientes para acompanhamento do processo? Concessão de Incentivos Volume de solicitações crescentes?

8 Métodode Trabalho Implantação dos fluxos automatizados e treinamento das equipes 6. Implement ar e treinar as equipes 0. processos críticos 1. Execução dos Projetos de Construir Visão de Reuniões com os Secretários para definição dos processos Oficina com os envolvidos nos processos 1. Construir Visão de Performance Reuniões intermediárias de validação 5., testar e homologar o fluxo automatiza do. 2. Modelar 3. e Valor Gerado 4. e Especificar 5., Testar e Homologar 6. Melhoria e Inovação Tempo 2. Modelar os processos Reuniões com envolvidos nos processos Reuniões com pessoas chave e reuniões de validação 4. Redesenha r e especificar 3. melhorias e valor gerado Reuniões com pessoas chave e reuniões de validação

9 Armadilhas evitadas e Abordagem inovadora Armadilhas evitadas Investimento de milhões na aquisição de software de BPMS seguida de tentativa de uso Mapeamento de processos em grande escala (60 a 200 processos) Abordagem adotada Utilização de um software de BPMS open source e de forma incremental se faz investimentos de acordo com a maturidade da intervenção Mapeamento focal em um tema com tratamento fim-a-fim (abrangente) de poucos processos Automação dissociada do mapeamento Mapeamento concomitante com a automação

10 Armadilha não evitada Não foi possível evitar que o início do projeto fosse feito com processo excessivamente complexo, envolvendo três (!?) Ministérios.

11 Osresultadosesperados Número de empresas incentivadas Número de pleitos concedidos por produto/modalidad e Informações gerenciais para o processo decisório e acompanhamento do fluxo Faturamento consolidados das empresas do setor de TIC Tempo médio de resposta ao pleiteante do status da solicitação de concessão de incentivos Redução do tempo total do processo Melhoria da segurança jurídica para servidores Tempo médio total da concessão de incentivos (desde a demanda até deliberação) Concessão de Incentivos Percentual de completude da Base de conhecimento sobre conceitos e fundamentos sobre o Pleito da Lei de Informática

12 Osresultadosesperados O Governo solicita informações demais O tempo de resposta não é satisfatório Quando o resultado sai eu mudei meu portfolio A mesma informação é solicitada por diversos órgãos do governo

13 Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica Análise da Classificação Fiscal CTI-PC Emissão da Nota COANA COANA (SRF) Elaboração de Protocolo de entrada de documentos Anexação de documentos Instrução de processo e Parecer Conj. e Elab. Minuta Port. Inter. Análise Jurídica CONJUR (MCTI) Gabinete MCTI Protocolo de Entrada de Encaminhamento de Análise Jurídica CONJUR (MDIC) Encaminhamento de Gabinete MDIC Protocolo de saída de Protocolo MDIC Encaminhamento de SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de PGFN (MF) Gabinete MF Publicação no DOU

14 Agenda de Priorizada Bloqueio na submissão de pleitos incompletos Integração com Sistema de emissão de Certidões Redução do número de assinaturas dos documentos Memória de dados cadastrais (Validar dados em vez de requerer que o pleiteante recadastre os dados) Geração de relatórios gerenciais Funcionalidade para integração de atores (COMENTÁRIOS) Funcionalidade para integração de atores (VIDEOCONFERÊNCIAS ) Eliminação de campos redundantes no SIGPLAN Criação de mecanismos de gestão do conhecimento Feedbacks da empresa sobre do processo de concessão de incentivos Automação do processo de análise jurídica Eliminação de documentos físicos Estruturação de dados setoriais Acompanhamento do status do pleito eletronicamente Adoção de assinaturas eletrônicas (certificação digital) ização da listagem de documentação exigida para submissão do pleito Definição de prazos para a etapas do processo Revisão das informações disponibilizadas para o pleiteante para submissão de pleito Consolidação de informações relacionadas ao processo de concessão de incentivos Revisão das exceções previstas para atendimento do PPB

15 Ganhoesperado % 384 Dias % 279 Dias 56% 245 Dias 51% 220 Dias 56% 244 Dias Dias Outras Etapas Análise Jurídica e Assinatura dos Ministros Assinaturas SEPIN e SDP Tempo Total Estimado Análise Técnica, CTI-PC e COANA Esta redução, apesar de parecer drástica, foi baseada em tempos que os Ministérios envolvidos já conseguiram alcançar. Há possibilidade desta estimativa ser ainda mais positiva.

16 Mudançasnaforma de trabalhar Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica Análise da Classificação Fiscal CTI-PC Emissão da Nota COANA COANA (SRF) Elaboração de Protocolo de entrada de documentos Anexação de documentos Instrução de processo e Parecer Conj. e Elab. Minuta Port. Inter. Análise Jurídica CONJUR (MCTI) Gabinete MCTI Protocolo de Entrada de Encaminhamento de Análise Jurídica CONJUR (MDIC) Encaminhamento de Gabinete MDIC Protocolo de saída de Encaminhamento de SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de PGFN (MF) Gabinete MF Publicação no DOU

17 Mudançasnaforma de trabalhar Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica Análise da Classificação Fiscal CTI-PC Emissão da Nota COANA COANA (SRF) Elaboração de Protocolo de entrada de documentos Anexação de documentos Instrução de processo e Parecer Conj. e Elab. Minuta Port. Inter. Análise Jurídica CONJUR (MCTI) Gabinete MCTI Protocolo de Entrada de Encaminhamento de Análise Jurídica CONJUR (MDIC) Encaminhamento de Gabinete MDIC Protocolo de saída de Encaminhamento de SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de PGFN (MF) Gabinete MF Publicação no DOU

18 Mudançasnaforma de trabalhar Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica Acesso ao Fórum de discussão Análise Presencial de recursos e pendências CTI-PC Emissão da Nota COANA virtualmente COANA (SRF) Elaboração de virtualmente e Elab. Minuta Interministerial Protocolo de entrada de documentos Anexação de documentos Instrução de processo e Parecer Conj. e Elab. Minuta Port. Inter. Análise Jurídica CONJUR (MCTI) Gabinete MCTI Protocolo de Entrada de Encaminhamento de Análise Jurídica CONJUR (MDIC) Encaminhamento de Gabinete MDIC Protocolo de saída de Encaminhamento de SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de PGFN (MF) Gabinete MF Publicação no DOU

19 Mudançasnaforma de trabalhar Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica Acesso ao Fórum de discussão Análise Presencial de recursos e pendências CTI-PC Emissão da Nota COANA virtualmente COANA (SRF) Elaboração de virtualmente e Elab. Minuta Interministerial Protocolo de entrada de documentos Anexação de documentos Instrução de processo e Parecer Conj. e Elab. Minuta Port. Inter. Análise Jurídica CONJUR (MCTI) Gabinete MCTI Protocolo de Entrada de Encaminhamento de Análise Jurídica CONJUR (MDIC) Encaminhamento de Gabinete MDIC Protocolo de saída de Encaminhamento de SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de PGFN (MF) Gabinete MF Publicação no DOU

20 Mudançasnaforma de trabalhar Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica Acesso ao Fórum de discussão Análise Presencial de recursos e pendências CTI-PC Emissão da Nota COANA virtualmente COANA (SRF) Elaboração de virtualmente e Elab. Minuta Interministerial Análise Jurídica conjunta e virtual CONJUR (MCTI & MDIC) Anexação de documentos Instrução de processo e Parecer Conj. e Elab. Minuta Port. Inter. Gabinete MCTI Protocolo de Entrada de Encaminhamento de Encaminhamento de Gabinete MDIC Protocolo de saída de Encaminhamento de SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de PGFN (MF) Gabinete MF Publicação no DOU

21 Mudançasnaforma de trabalhar Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica Acesso ao Fórum de discussão Análise Presencial de recursos e pendências CTI-PC Emissão da Nota COANA virtualmente COANA (SRF) Elaboração de virtualmente e Elab. Minuta Interministerial Análise Jurídica conjunta e virtual CONJUR (MCTI & MDIC) Anexação de documentos Instrução de processo e Parecer Conj. e Elab. Minuta Port. Inter. Gabinete MCTI Protocolo de Entrada de Encaminhamento de Encaminhamento de Gabinete MDIC Protocolo de saída de Encaminhamento de SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de PGFN (MF) Gabinete MF Publicação no DOU

22 Mudançasnaforma de trabalhar Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica Acesso ao Fórum de discussão Análise Presencial de recursos e pendências CTI-PC Emissão da Nota COANA virtualmente COANA (SRF) Elaboração de virtualmente e Elab. Minuta Interministerial Análise Jurídica conjunta e virtual CONJUR (MCTI & MDIC) Anexação de documentos Instrução de processo e Parecer Conj. e Elab. Minuta Port. Inter. Gabinete MCTI Protocolo de Entrada de Gabinete MDIC Protocolo de saída de Encaminhamento de SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de PGFN (MF) Gabinete MF Publicação no DOU

23 Mudançasnaforma de trabalhar Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica Acesso ao Fórum de discussão Análise Presencial de recursos e pendências CTI-PC Emissão da Nota COANA virtualmente COANA (SRF) Elaboração de virtualmente e Elab. Minuta Interministerial Análise Jurídica conjunta e virtual CONJUR (MCTI & MDIC) Anexação de documentos Instrução de processo e Parecer Conj. e Elab. Minuta Port. Inter. Gabinete MCTI Protocolo de Entrada de Gabinete MDIC Protocolo de saída de Encaminhamento de SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de PGFN (MF) Gabinete MF Publicação no DOU

24 Mudançasnaforma de trabalhar Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica Acesso ao Fórum de discussão Análise Presencial de recursos e pendências CTI-PC Emissão da Nota COANA virtualmente COANA (SRF) Elaboração de virtualmente e Elab. Minuta Interministerial Análise Jurídica conjunta e virtual CONJUR (MCTI & MDIC) Instrução de processo pelo MCTI Gabinete MCTI Ofício de Encaminhamento Protocolo de Entrada de Gabinete MDIC Protocolo de saída de Encaminhamento de SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de PGFN (MF) Gabinete MF Publicação no DOU

25 BPMS É um software para criar softwares que resolvem um problema específico É uma novo modelo de sistemas que visam o completo e integrado atendimento a Gestão por

26 BPMS

27 Benefíciosda Automaçãode Virtualização do Trabalho Automação de Atividades Integração entre Sistemas Eliminação do tempo entre as Atividades Pró Atividade do Processo Múltiplas Formas de Interação Conformidade e Integridade do Processo Monitoramento e Controle do Processo Melhoria Contínua do Processo

28 DesenvolvimentoTradicionalX BPMS Casos de Uso Modela Diagrama de Classes Modelo Entidade Relacionamento Diagrama de Sequência Programação Automatiza Executa Monitora

29

30 G2 G Ministérios Ministros de Estado SIAFI SIASG Certidões INSS SICONV...

31 G 2 G ELO Group todos os direitos reservados.

32 Resultadospráticos Fluxo automatizado Acompanhamento via smartphones e tablets Painel de Acompanhamento Executivo do Processo

33 Resultadospráticos

34 Site da PlataformaAquarius aquarius.mcti.gov.br

35 Considerações finais o Gestão de como um meio para transformar a organização (alinhamento com a estratégia e geração de valor público) o Nãosetratadeuma discussãodemapeamentooudefluxo. Trata-sedeamadurecera formadepensaremelhoraragestão o Integração entre modelagem e automação de processos (praticamente concomitantes) o Uso de tecnologia de BPMS com componentes subscritos e open source o Foco no tempo, custos e qualidade da implementação o Disponibilização das informações em ambiente de sala de situação e transparência o Adoção de dispositivos móveis(smartphones e tablets) de acompanhamento o Dimensão das redes sociais o Conformidade obtida a partir da adequação dos processos a normas e regras vigentes ( law enforcement ) o Publicação de informações não sigilosas na internet( Open Government )

36 Jones Madruga Obrigado!

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