Formatação de documentos: mais qualidade e produtividade

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1 Formatação de documentos: mais qualidade e produtividade Judith Adler Levacov Diretora da JAL Design, pós-graduada em Design de Interfaces pela Unicarioca judith@jaldesign.com.br Introdução Com a informatização e a aplicação de novas teorias administrativas nas empresas e instituições públicas, a forma de trabalhar foi radicalmente modificada em um curto espaço de tempo. Grandes cortes de pessoal e reduções nos níveis hierárquicos resultaram no acúmulo de funções e no aumento da diversidade de tarefas impostas a cada indivíduo. Em decorrência dos avanços tecnológicos, ocorreu também uma acentuada aceleração do ritmo de trabalho. Os profissionais tiveram que se adaptar aos novos modos que passaram a exigir muito mais habilidades. Para acompanhar este processo, a produtividade tornou-se essencial no dia-a-dia. Uma das novas funções atribuídas aos profissionais de todas as áreas é a edição de seus próprios textos na forma em que serão distribuídos. Além de não contar mais com pessoal de apoio para auxiliar nesta tarefa, houve um tremendo aumento na demanda de documentos, gerado pelo avanço dos meios de comunicação inter-pessoal (correio eletrônico, intranet e internet), que agilizaram a troca de informações e a sua distribuição. As pessoas foram treinadas no uso das ferramentas básicas do computador, aprenderam a utilizar editores de texto, planilhas, editores de apresentações, Internet e correio eletrônico. No entanto, detectou-se que este aprendizado não foi suficiente para atender às novas demandas, pois os cursos e manuais ensinam a função de botões e menus, mas não explicam sua aplicabilidade. Para ajudar nesta tarefa serão apresentados alguns conceitos e dicas destinados a aumentar a produtividade e melhorar a qualidade dos documentos criados em editores de texto. Diagramando um documento Pequenos erros e esquecimentos durante a edição de um texto podem gerar perda de tempo e trabalho extra. Para evitá-los, devem-se seguir alguns parâmetros. A redação é o primeiro passo e o autor deve concentrar-se na sua elaboração efetuando, ao concluí-la, rigorosa revisão na sua hierarquia, concatenação dos assuntos e relevância das imagens selecionadas (fotografias, gráficos e ilustrações). As imagens não serão inseridas neste momento, apenas o local de sua inclusão no texto deve ser marcado. Da mesma forma, os itens concernentes a diagramação serão tratados mais adiante. 1

2 De posse do texto, a próxima etapa é definir sua distribuição: por correio eletrônico, em documento impresso, com ou sem encadernação, etc. Quanto mais detalhada for esta definição, escolhas mais acertadas poderão ser feitas na diagramação, evitando emendas posteriores. Alguns itens importantes são: A qualidade da impressora usada: impressoras a laser requerem imagens com alta resolução (300 dpi 1 ), já impressoras jato de tinta conseguem apresentar bons resultados até com 72 dpi, se a imagem tiver boa definição. Vale a pena fazer um teste de impressão, sempre que possível; Impressão colorida ou somente em preto: imagens em tons de cinza (grayscale) geram arquivos bem menores, facilitando o envio e armazenamento do documento; Receptor (leitor) do texto pré-definido ou indeterminado: saber em que computador o texto será lido pode trazer algumas vantagens como, por exemplo, o conhecimento sobre as fontes existentes no equipamento (este assunto será tratado com mais detalhes no parágrafo sobre fontes); Textos enviados pelo computador geralmente são impressos pelo leitor, por isso, o resultado impresso sempre deve ser considerado. Para documentos visualizados em tela, a resolução de 72 dpi para as imagens é suficiente. A partir dessas informações, configura-se o arquivo. Para tal, levam-se em conta os seguintes pontos: Tamanho do papel: o tamanho para a tela deve ser escolhido de acordo com o formato de papel disponível para a impressora. O mais utilizado é o A4, corresponde à medida 21 x 29,7 cm; Orientação do papel: a mais utilizada é a vertical (retrato). Em documentos impressos pode-se misturar a direção do papel, optando pela posição horizontal (paisagem) em páginas contendo cronograma, planilha ou imagem. Para a leitura na tela, o papel deve-se manter sempre na mesma posição, assim como todos os elementos, mesmo que para isso precisem ser reduzidos; Margens: observe sempre a área máxima de impressão. A maioria das impressoras apresenta a margem inferior maior, aproximadamente 1,2 cm, e as demais em torno de 0,8 cm. Convém consultar o manual da impressora para a confirmação destes valores ou fazer um teste de impressão. Documentos para encadernação precisam de mais espaço livre no lado a ser encadernado. Como a margem irá variar de acordo com o tipo de acabamento escolhido, é fundamental definir antecipadamente qual será utilizado; Cabeçalho e rodapé: recomenda-se que a sua utilização seja decidida no início da edição. A inserção posterior pode gerar acertos em toda a paginação. A fase seguinte é a diagramação e a melhor forma de fazê-la é através do alinhamento do texto e imagens, visto que diagramar é organizar. O olho humano busca a simetria de maneira 1 DPI: dots per inch ou resolução por polegada. É a medida mais utilizada para referir-se a qualidade da imagem. Quanto maior o dpi, maior será o tamanho do arquivo e sua qualidade. 2

3 intuitiva, e tenta criar linhas imaginárias entre os elementos de uma página. Antes de ver uma letra ou palavra, o olho capta manchas e procura estabelecer alguma regra entre elas para, então, começar a perceber os detalhes. Assim, um documento com padrões de alinhamento claros proporciona conforto ao leitor e seus olhos captam rapidamente sua harmonia, convidando à leitura e facilitando o entendimento. Os editores de texto apresentam alinhamentos automáticos. O alinhamento à esquerda é o mais utilizado, dando apoio à simetria pelo lado em que a leitura se inicia: o olho volta sempre para o mesmo lugar ao buscar o começo de uma nova linha e a margem direita fica irregular, mas a leitura é facilitada por não haver quebra de palavras (hifenização). A divisão de sílabas dificulta a leitura em documentos com colunas largas, pois o percurso entre a sílaba (que não tem significado em si) e a outra linha (aonde a palavra vai se completar) é grande e o leitor pode perder o sentido neste caminho, quebrando o ritmo da leitura. Não é recomendável também a justificação de um texto sem hifenização, já que, para as linhas ficarem com o mesmo comprimento, a compensação é feita nos espaços entre as letras, tornando-o irregular e provocando perda da simetria. Manter a consistência dos alinhamentos é imprescindível à organização do documento. Os títulos devem manter uma uniformidade em seu alinhamento, assim como os textos e demais elementos. Neste artigo, por exemplo, todos os títulos foram alinhados pelo centro e o texto pela esquerda, com as mesmas letras e tamanhos. É recomendável que a escolha da letra, também chamada de fonte ou tipologia, seja realizada em conjunto com a diagramação. Existe um grande número de fontes nos mais variados estilos (modernas, clássicas, góticas, delicadas, manuscritas, etc.), agrupadas em famílias formadas por suas variações, tais como normal ou regular, negrito ou bold, itálico, condensada, estendida, entre outros. A fonte atribui personalidade ao texto. Alguns tipos podem emprestar um caráter infantil ou pouco sério ao trabalho, enquanto outros conferem um tom demasiadamente sisudo que afasta o leitor. Para selecionar o tipo mais adequado recomenda-se atenção a: Facilidade de leitura; Adequação do estilo da fonte ao assunto e à audiência; Mistura de fontes: recomenda-se a uniformização, podendo-se utilizar tipologias diferentes para os títulos e legendas. O uso de fontes parecidas sugestiona um erro e para evita-lo recomenda-se a combinação de um tipo com serifas 2 e outro sem 3. Uma característica dos editores de texto que afeta a escolha da fonte é a não incorporação desta ao arquivo. Assim, para visualizar um documento, o computador necessita ter aquela fonte instalada, caso contrário ela será substituída automaticamente por outra existente e a 2 Serifas: são as hastes que alguns desenhos de letras apresentam na base e no topo, fácil de visualizar na letra I. Elas ajudam a marcar visualmente a linha. Têm origem na antiguidade, sendo muito utilizadas pelos romanos para manter a escrita em linha reta. Seu estilo é geralmente clássico. Exemplos: Times New Roman, Garamond, Goudy. 3 As fontes sem serifa não tem hastes na base e no topo. Foram criadas posteriormente e seu desenho normalmente é mais moderno. Exemplos: Arial, Verdana, Avant Garde. 3

4 diagramação poderá sofrer alterações. Para evitar este problema, usam-se as tipologias instaladas com o sistema operacional Windows, chamadas de fontes de dispositivo. As mais utilizadas são Arial, Arial Narrow, Times New Roman e Verdana. Quando um texto é distribuído internamente numa instituição, é possível saber quais as fontes estão instaladas em todos os computadores consultando o suporte. Para a boa leitura de documentos impressos, recomenda-se o corpo 4 11 para o texto nas fontes Arial ou Verdana e 12 para Times New Roman, que aparenta ser menor. Para títulos, o corpo 14 é suficiente, porém tamanhos maiores podem ser aplicados para acentuar o destaque. Neste artigo utilizou-se fonte Times New Roman negrito para título e subtítulos, nos corpos 18 e 16 respectivamente, e Arial 11 para o texto. A hierarquia é fundamental para orientar o leitor sobre a sua localização no documento, trazendo tranqüilidade e facilitando o entendimento, principalmente em documentos longos. A relação entre itens e subitens deve ser percebida facilmente e é recomendável o máximo de quatro níveis para um bom fluxo de leitura. Para demarcar a hierarquia existem vários recursos. Os métodos mais adotados são numeração, tabulação, tamanho de fontes e entrelinhas. Alguns podem ser aplicados isoladamente mas, em geral, usa-se uma combinação entre eles para tornar as distinções mais evidentes. Numerar os capítulos é a forma mais simples de organizá-los e seus subtítulos devem acrescentar uma numeração própria (por exemplo: Capítulo1, Item 1.1., Item 1.2., e assim por diante). As letras também são adotadas em combinação com os números (1.a., 1.b.), mas dão um aspecto complexo, principalmente quando existem muitos níveis (1.a.a.a.). Um recurso muito comum é tabular os títulos e subtítulos, criando-se a sensação de pertencimento, um código visual bastante disseminado. Recomenda-se um espaço de 1,2 cm 2 cm. Quando há muitos níveis, deve-se evitar a tabulação sob risco de sobrar uma coluna muito estreita para o texto. A variação no tamanho das fontes, aplicada de forma decrescente do título ao texto, é um método de fácil visualização. O negrito é muito utilizado para realçar os títulos. Os espaços entrelinhas 5 servem para reforçar a ordem criada e devem ser usados como complemento dos recursos anteriores. O espaço superior ao título deve ser maior do que o inferior, de forma que ele esteja mais próximo de seu conteúdo. Para facilitar a padronização e controlar melhor as entrelinhas, aconselha-se marcar somente o espaçamento antes do parágrafo. A combinação de dois recursos é suficiente para textos com poucas subdivisões, combinados entre tamanho de fonte, tabulação e entrelinha. Em documentos complexos, aconselha-se incluir a numeração dos capítulos. 4 Corpo: o mesmo que tamanho da fonte. Ele é apresentado em pontos, uma fração da paica, medida oriunda da tipografia. 5 As entrelinhas são também chamadas de espaçamento e nos editores de texto podem ser controladas as distâncias antes e depois de cada parágrafo. 4

5 A numeração das páginas deve ser incluída em documentos longos, no rodapé, sendo mais um sinal de localização para o leitor. Os elementos gráficos complementam o processo. Procura-se padronizar as imagens, colocando-as no mesmo formato. Quando isso não é possível, procura-se igualar uma das medidas, preferencialmente a largura. Se uma ou mais imagens forem muito menores que as outras, a melhor opção é criar grupos, cada um com seu formato, por assunto ou categoria. Muito importante: uma fotografia nunca deve ser aumentada, pois a perda de qualidade será irrecuperável e, ao contrário, a sua diminuição incrementa a resolução. A edição das imagens deve ser realizada num programa específico. Consulte o setor de informática de sua instituição para saber qual está disponível. Modificar imagens no editor de textos não é recomendável, pois pode criar distorção e o arquivo ficará grande sem necessidade. Para impressão em preto, os gráficos precisam ser transformados para tons de cinza e podem necessitar de ajustes para garantir os contrastes e, consequentemente, seu entendimento. As fotografias normalmente não precisam de retoques ao serem transformadas para tons de cinza. Impressoras a laser coloridas requisitam imagens com alta qualidade, já as jato de tinta apresentam bons resultados com resoluções menores. Ao inserir os elementos gráficos no texto, deve-se manter um alinhamento entre eles. A forma mais simples é posicioná-los entre os parágrafos, centralizados. Um fio fino como borda é recomendável. A inclusão de fotografias ao lado texto é uma boa opção, mas requer um pouco mais de conhecimento do programa. Neste caso, fica interessante alinhar à direita, pois criará uma linha imaginária nesta margem (no caso do texto alinhado à esquerda). Uma revisão final de todo o documento completa o trabalho. Agora ele está pronto para ser distribuído. Conclusão Frequentemente, os conceitos de design são considerados como perfumaria. No entanto, documentos mal formatados podem comprometer a leitura de um bom conteúdo, dificultando a sua compreensão e a sua comunicação. Existem muitos outros aspectos que podem ajudar como o bom uso das cores e mais conhecimentos sobre manipulação de imagens, mas tudo isso pode ser resumido em duas palavras-chave: consistência e bom senso. Consistência em design significa padronizar, selecionar uma opção e mantê-la do início ao fim. E bom senso é não exagerar e, na dúvida, optar sempre pelo mais simples. 5