POLÍTICA DE CADEIA DE CUSTÓDIA

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1 POLÍTICA DE CADEIA DE CUSTÓDIA Maio 2012 Rede de Agricultura Sustentável e Rainforest Alliance Rede de Agricultura Sustentável (RAS): Conservación y Desarrollo, Equador Fundación Interamericana de Investigación Tropical, Guatemala Fundación Natura, Colômbia ICADE, Honduras IMAFLORA, Brasil Nature Conservation Foundation, Índia Pronatura Sur, México Rainforest Alliance SalvaNatura, El Salvador

2 É possível obter cópias eletrônicas deste documento gratuitamente nas páginas de internet da Rede de Agricultura Sustentável e Rainforest Alliance: Caso não seja possível acessar os documentos de forma eletrônica, escreva para o seguinte endereço para obter cópias impressas a um preço acessível: Secretaria da Rede de Agricultura Sustentável Rainforest Alliance Caixa Postal San José Costa Rica Envie seus comentários ou sugestões relacionados ao conteúdo deste documento para a Rede de Agricultura Sustentável Rainforest Alliance: standards@sanstandards.org Ou pelo correio para: Secretaria da Rede de Agricultura Sustentável Rainforest Alliance Caixa Postal San José Costa Rica Maio

3 ÍNDICE Introdução... 4 Missão da Rede de Agricultura Sustentável...4 A Rede de Agricultura Sustentável, Rainforest Alliance e o processo de certificação de Cadeia de Custódia... 5 Resumo do processo de Cadeia de Custódia...5 Fontes....6 Termos e Definições...6 Objetivos...10 Escopo.10 Datas de Implementação da Condições Gerais Tipos de Operadores Participantes Operador Participante Individual Operador Participante Multi-sites Requisitos para Certificação de Cadeia de Custódia dos Operadores Participantes Obter e Manter um Certificado de Operador Participante Cancelamento do Certificado de um Operador Participante Ciclo de Auditoria de Cadeia de Custódia Regras e Escopo da Auditoria Operado participante Individual Operador Participante Multi-sites Avaliação de Conformidade Regras para os Conteúdos dos Certificados dos Operadores Participante Multi-sites Força Maior Maio

4 Introdução A Rede de Agricultura Sustentável (RAS) é uma coalizão de organizações conservacionistas independentes sem fins lucrativos que promovem a sustentabilidade social e ambiental das atividades agrícolas por meio do desenvolvimento de normas. O desenvolvimento e revisão da norma e da política são coordenados pela Secretaria da RAS, localizada em San José, Costa Rica. Os Organismos de Certificação acreditados certificam propriedades agropecuárias, administradores de grupo ou os Operadores Participantes que cumprem com as normas e políticas da RAS. As propriedades agropecuárias, administradores de grupo ou Operadores Participantes certificados podem solicitar o uso do selo Rainforest Alliance Certified para produtos cultivados em fazendas certificadas. Desde 1992, mais de certificados para mais de propriedades agropecuárias incluindo pequenas propriedades agrícolas, assim como plantações - em mais de 30 países cumprem com as normas da RAS. Estes certificados incluem mais de de hectares (ha) para mais de 25 cultivos incluindo café, cacau, banana, chá, abacaxi, flores e folhagem citros, maçã, abacate, cereja, uva, palmito, kiwi, macadamia, manga, pêra, borracha e baunilha. Os membros da RAS são: Conservación y Desarollo (CyD), Equador; Fundación Interamericana de Investigación Tropical (FIIT), Guatemala ; Fundación Natura, Colômbia; ICADE, Honduras; IMAFLORA, Brasil; Nature Conservation Foundation, Índia; Pronatura Sur, México; Rainforest Alliance; e SalvaNatura, El Salvador. A Missão da Rede de Agricultura Sustentável A Rede de Agricultura Sustentável promove os sistemas produtivos agropecuários, a conservação da biodiversidade e o desenvolvimento humano sustentável mediante a criação de normas sociais e ambientais. A RAS estimula as melhores práticas para o setor agropecuário incentivando os produtores para que cumpram as suas normas, e encoraja os comerciantes e consumidores a apoiar a sustentabilidade. A RAS apóia sua missão com: A integração da produção agropecuária sustentável com as estratégias locais e regionais que favorecem a conservação da biodiversidade e protegem o bem-estar social e ambiental. Aumentar a consciência de agricultores, comerciantes, consumidores e indústrias envolvidas sobre a interdependência entre um ecossistema saudável, a agricultura sustentável e a responsabilidade social. Maio

5 Demonstrar aos empresários e consumidores a importância de escolher produtos cultivados em propriedades agropecuárias ambientalmente sustentáveis e socialmente responsáveis. Estimular o diálogo entre grupos ambientalistas, sociais e econômicos, de norte a sul, sobre os impactos dos sistemas agropecuários sustentáveis e seus benefícios. Rede de Agricultura Sustentável, Rainforest Alliance e a Cadeia de Custódia. A RAS e a Rainforest Alliance definem a norma e a política para as auditorias de Cadeia de Custódia (CdC) e para a Certificação dos Operadores Participantes. Também desenvolvem e mantêm o sistema de acreditação para os Organismos de Certificação que oferecem a certificação de CdC. O Organismo de Certificação certifica que os Operadores Participantes cumprem com as Normas e as Políticas da RAS, e realiza auditorias de CdC com auditores de CdC autorizados. Um Comitê de CdC apóia o desenvolvimento da norma e da política e facilita a relação existente com as partes interessadas com a finalidade de melhorar o programa da CdC. A Rainforest Alliance trabalha com empresas para que cumpram com os requisitos da CdC, para assim proteger a credibilidade do selo Rainforest Alliance Certified, assegurando aos agricultores, aos consumidores e às empresas que o selo somente aparece nos produtos provenientes de fazendas certificadas. A Rainforest Alliance também gerencia o andamento da conformidade monitorando a rastreabilidade dos produtos desde as fazendas até os produtos finais processados, o que constitui um requisito para o uso do selo Rainforest Alliance Certified. Resumo do processo da CdC As empresas interessadas deverão entrar em contato com Rainforest Alliance (info@ra.org), ou com um Organismo de Certificação autorizado pela Rede de Agricultura Sustentável / Rainforest Alliance (RAS / RA), para que recebam informações sobre o processo de aplicação e para que obtenham os documentos correspondentes. Os Organismos de Certificação podem ser encontrados na página de internet da Rede de Agricultura Sustentável: É necessário que as empresas se registrem no Marketplace da Rainforest Alliance, Depois que a organização fez o registro no Marketplace da Rainforest Alliance e aplicou para a certificação de CdC, o Organismo de Certificação fornecerá informações complementares sobre a certificação, que podem incluir, mas não está limitado a: uma proposta para auditoria de certificação, um contrato de serviço, prazos e plano de auditoria. Uma vez que todos os serviços foram acordados e que o pagamento da auditoria foi realizado, o Operador Participante recém-nomeado e a equipe de auditoria preparam-se para executar a auditoria. Após a finalização do relatório, este é analisado pelo Organismo de Certificação, que decide se será concedido o Certificado da CdC ao Operador Participante. A certificação tem efeito a partir da data em que o Organismo de Certificação emite o certificado. Se o certificado não é concedido, o Operador Participante tem que promover as mudanças necessárias para atender as não conformidades e solicitar uma Auditoria de Verificação. Maio

6 Ao obter a Certificação da CdC, o Operador Participante é colocado na página da internet do Organismo de Certificação. Fontes As seguintes fontes foram consultadas: FSC-STD Norma para Certificação de Operações da Cadeia de Custódia Multi-site CoC-01 Guia Suplementar para Avaliação Cadeia de Custódia FSC SmartWood G-28 Manual de Avaliação SmartWood (Version November 25, 2009) Diretrizes para o Uso do Selo de Agricultura Sustentável Rainforest Alliance Certified Abril 2012 Termos e Definições Termos Auditoria Anual Auditoria Ciclo de Auditoria Auditor Autorizado Comprador Cancelamento Notificação de Cancelamento Contrato de Certificação Definições As auditorias anuais avaliam as ações corretivas de não conformidades menores previas e o princípio de rastreabilidade. Neste ultimo caso, o Organismo de Certificação RAS / RA acreditado, recebe um relatório da Rainforest Alliance sobre as transações do operador participante nos últimos doze (12) meses. As auditorias anuais deverão ser realizadas no início do ano 2 e 3 do ciclo de auditoria como auditoria de escritório (primeira e segunda auditorias anuais). Processo sistemático, independente e documentado para avaliar o cumprimento com a Norma e e Política da RAS / RA de uma entidade individual ou uma entidade com mais de um site. As auditorias podem ser presenciais ou de escritório, se realizam com base na etapa do ciclo de auditoria do operador participante, a presença de não conformidades maiores ou menores e de reclamações. Período de três (3) anos que começa com a auditoria de certificação e prossegue com duas (2) auditorias anuais. O ciclo seguinte começa com uma nova auditoria de certificação. Pessoa contratada por um Organismo de Certificação RAS / RA acreditado e que cumpre com os requisitos da RAS para a realização de auditorias externas da Norma e. Qualquer pessoa ou organização que assume a propriedade legal dos produtos Rainforest Alliance Certified, por exemplo, traders, corretores, leiloeiros, processadores, intermediários, exportadores. Este status é aplicado imediatamente quando o Operador Participante recebe a notificação oficial do Organismo de Certificação, indicando que não cumpre com os requisitos da Norma ou da Política Cadeia de Custódia. O Operador Participante é desativado do sistema de rastreabilidade e perde a autorização para usar o selo Rainforest Alliance Certified em produtos que sejam vendidos a partir dessa data. Um documento emitido pelo Organismo de Certificação acreditado para o Operador Participante indicando o cancelamento do seu certificado da Cadeia de Custódia. O documento assinado pelo Organismo de Certificação e o cliente no qual são detalhados os direitos e as responsabilidades das duas partes em relação a Cadeia de Custódia. Maio

7 Termos Definições Auditoria de Uma auditoria que é realizada para iniciar o ano um (1) e avalia a Certificação conformidade com todas as normas e políticas vigentes e aplicáveis da RAS. Uma organização RAS / RA acreditada que é responsável por decidir se uma certificação de Cadeia de Custódia é concedida, pendente de verificação ou Organismo de cancelada. Pode subcontratar organismos de inspeção para realizar Certificação auditorias, nas quais é responsável por garantir a qualidade dos serviços do organismo de inspeção. Uma fazenda que cumpre com os requisitos das respectivas normas e Fazenda Certificada políticas da RAS comprovado por um processo de auditoria de certificação administrado por um Organismo de Certificação RAS / RA acreditado. Operador Participante Certificado Um Operador Participante é considerado com a Cadeia de Custódia Certificada, uma vez que tenha obtido a certificação da Cadeia de Custódia e durante o período de validade da certificação. Produtos e subprodutos produzidos numa fazenda em cumprimento com as normas e políticas da RAS aplicáveis. O produto certificado que cumpre com o Produto Certificado Sistema de Cadeia de Custódia pode usar o selo Rainforest Alliance Certified, sempre que cumpra com as Diretrizes Uso do Selo de Agricultura Sustentável Rainforest Alliance Certified. Todos os passos existentes da cadeia de valor desde a produção primária numa fazenda certificada pela RAS até o consumo final, incluindo todos os Cadeia de Custódia processos, transformação, fabricação, armazenamento e transporte, onde o (CdC) progresso do produto para a etapa seguinte na cadeia de valor implica numa mudança legal nos materiais ou produtos. Conjunto de documentos, procedimentos, processos e políticas que devem Sistema de Cadeia ser implementadas pelo Operador Participante para cumprir com a certificação de Custódia de Cadeia de Custódia. Empresa, organização ou qualquer outra entidade que não tenha solicitado a Cliente certificação de Cadeia de Custódia. O cliente é considerado um Operador Participante depois que solicita a certificação de Cadeia de Custódia. Ação que corrige uma não conformidade. A ação corretiva efetiva é Ação Corretiva direcionada a atender a não conformidade específica identificada durante uma auditoria, assim como para eliminar a causa principal que a origina e prevenir a recorrência da não conformidade. Lugares ou situações na cadeia de suprimento onde os produtos procedentes Pontos Críticos de de fontes não certificadas podem entrar e onde os produtos certificados Mistura podem sair do sistema. Avaliação realizada sem uma visita ao local. Uma auditoria de escritório pode Auditoria de ser realizada se puder coletar evidências suficientes somente a partir de Escritório documentos e entrevistas, e não é necessária uma visita ao local físico para demonstrar a conformidade. Documento A informação e os meios para apoiá-la. Podem ser em papel, amostras, fotografias ou disco magnético, ótico ou eletrônico. O solicitante está excedendo o volume quando o volume solicitado por um Volume Excedido Certificação de Transação é maior que o volume disponível para esse fornecedor específico durante um período de tempo específico. Uma unidade produção agropecuária pode estar constituída por várias Fazenda parcelas geograficamente adjacentes ou separadas sujeitas a auditoria de certificação (por exemplo, uma plantação, uma fazenda de pequenos produtores). Entidades de Aquelas entidades que provêem serviços de capital utilizando o produto Maio

8 Termos Serviços Financeiros Organismo Inspeção Inspeções Internas Propriedade Legal de Escritórios Locais / Regionais de Entidades Sistema de Gestão Marketplace Balanço da Massa Percentual Mínimo de Conteúdo Multi- Operador Participante site O sistema por meio de qual uma operação é capaz de rastrear e manter separado a movimentação de produtos Rainforest Alliance Certified através das suas instalações. O sistema de gestão inclui as políticas e os procedimentos documentados, o registro das movimentações de produtos e os pontos de processamento, assim como os mecanismos para garantir a integridade dos produtos das fazendas certificadas durante a recepção, manipulação, armazenamento, processamento, despacho, terceirização e expedição. Marketplace da Rainforest Alliance é uma plataforma online que proporciona a rastreabilidade dos produtos certificados desde a fazenda até o mercado através de Certificados de Transação. Também é usado como um sistema de aprovação do Uso do Selo Rainforest Alliance Certified para todos os Operadores Participantes. Todas as fazendas e entidades Rainforest Alliance Certified devem ser registradas no site O sistema de Balanço da Massa consiste na conciliação das entradas e saídas dos produtos certificados através do processo de fabricação, incluindo todas os produtos variantes ou derivados resultantes do produto certificado original. Os produtos permitidos são listados na Lista de Produtos Permitidos para Balanço de Massa da RAS / RA. Sempre deve estar em cumprimento com as Diretrizes do Uso do Selo de Agricultura Sustentável Rainforest Alliance Certified. Requisitos para fazer declarações sobre produtos de ingrediente único tal como está definido na versão atual das Diretrizes do Uso do Selo de Definições agrícola em garantia (por exemplo, um banco, agência de crédito). Unidade que realiza auditorias de certificação, anual, verificação, investigação e não programadas de Cadeia de Custódia dos operadores participantes. O organismo de inspeção deve cumprir com as condições do subcontrato definido pelo Organismo de Certificação. Avaliação de primeira parte realizada pelo Operador Participante RAS / RA segundo a Norma e. O direito de posse, os privilégios de uso e o poder de transmitir os direitos e privilégios sobre um produto. Unidades de uma propriedade ou um membro do escritório central que adquire um produto Rainforest Alliance Certified. Agricultura Sustentável da Rainforest Alliance Certified. Esta é uma entidade registrada no Marketplace que administra dois ou mais sites onde se processa produto certificado. É a entidade que assina o contrato de certificação com um organismo de certificação da RAS acreditado e é responsável pelo desenvolvimento, implementação e manutenção do sistema de controle interno e pela verificação do cumprimento de cada site individual com a Norma e política de Cadeia de Custódia. Produtos provenientes de sites cobertos pelo certificado Multi-site podem ser de diferentes tipos e podem ser produzidos ou manipulados seguindo diferentes métodos e procedimentos. O operador participante Multi-site deve ter o consentimento de cada site para participar na certificação. Os sites não têm que estar legalmente relacionados entre si nem com o administrador do Multi-site. Maio

9 Termos Administrador do Sistema Multi-site Reclamação Auditoria Programada Não Auditoria Presencial Operador Participante Processos Produtos Rainforest Alliance Certified Selo Rainforest Alliance Certified Aprovação do Uso do Selo Rainforest Alliance Certified Sistema de Rastreabilidade da Rainforest Alliance Auditoria Investigação Operador Participante Individual Site de Definições O representante legal ou administrativo de um Operador Participante Multisites. Garante os cumprimentos de todos os sites com o sistema de Cadeia de Custódia através de inspeções internas anuais. Um documento enviado ao Organismo de Certificação contendo as razões da parte que apresenta a reclamação, pelas quais se considera que um operador participante não cumpre com a Norma ou. Uma auditoria planejada pelo Organismo de Certificação como um método de supervisão do operador participante, durante todo período do ano, com respeito ao cumprimento da Norma e Política Cadeia de Custódia. Este processo não é anunciado ao operador participante. Pode acontecer em qualquer momento durante o ciclo de auditoria. Este tipo de avaliação é feita no site ou instalação do operador participante. O objetivo é avaliar o cumprimento da Cadeia de Custódia mediante a observação das práticas, a análise da documentação, a avaliação da infraestrutura existente e entrevistas aos empregados, a direção e/ou a administração. Qualquer empresa, associação, fábrica, unidade processadora ou qualquer entidade que aplique para a certificação de Cadeia de Custódia da RAS / RA. As ações para transformar um produto, por meio da mistura ou de fazer qualquer alteração, desde seu estado original, a um produto diferente, novo e/ou final. Produtos derivados dos cultivos de uma fazenda e produtos derivados de sistemas de produção pecuária que cumpram com as respectivas normas e políticas da RAS. Estes incluem os produtos processados ou semiprocessados que não tenham sido misturados com produtos de fazendas não certificadas. Rainforest Alliance Inc. é o proprietário da marca, regido por um acordo de licença e outras normas relacionadas com o uso do selo. Uma vez que o cliente tenha sido certificado pela Norma de Cadeia de Custódia RAS / RA, ele pode solicitar uma licença para o uso do selo Rainforest Alliance Certified. O uso contínuo do selo está sujeito à manutenção da certificação RAS / RA e demonstrar que são cumpridos de acordo com a licença e as Diretrizes de Uso do Selo de Agricultura Sustentável Rainforest Alliance Certified. Autorização que a Rainforest Alliance ou seu representante designado concede ao cliente para o uso do selo Rainforest Alliance Certified em seus produtos ou documentos promocionais. Esta aprovação é conhecida como um acordo de licença. O Sistema da Rainforest Alliance que rastreia os produtos das fazendas certificadas em toda a cadeia de suprimento. Um processo não programado relacionado a uma reclamação sobre a certificação de um Operador Participante da Cadeia de Custódia. O objetivo é avaliar o cumprimento do Operador Participante com a Norma e Política da Cadeia de Custódia. O custo do processo está coberto pelo organismo de certificação autorizado. Operador Participante que compra, vende, processa ou embala produtos procedentes de fazendas certificadas RAS declarados como Rainforest Alliance Certified. A instalação / lugar objeto de avaliação para certificação de um Operador Maio

10 Termos Cadeia Suprimentos Certificado Transação Validação Auditoria Verificação Reconciliação Volume de de de de Definições Participante individual, ou instalação / lugar que participa com outros sites do escopo da certificação Multi-site. Neste ultimo caso, estes lugares não possuem certificados individuais, porque estão cobertos pela certificação do sistema de gestão Multi-site. A rede de suprimento, fabricação e distribuição de materiais certificados ou não certificados como Rainforest Alliance Certified dentro de produtos intermediários e/ou terminados que são distribuídos aos consumidores finais. Um documento que certifica que um produto foi comprado ou comercializado como Rainforest Alliance Certified. Processo de revisão da data e do volume total de uma venda com a finalidade de verificar se o produto é proveniente de uma fazenda e/ou de um fornecedor Rainforest Alliance Certified. A auditoria de verificação é realizada para avaliar o cumprimento de pelo menos uma (1) não conformidade maior ou mais de dez (10) não conformidades menores que foram detectadas numa auditoria de certificação, anual, investigação ou não programada. Deve ser realizada no mais tardar quatro (4) meses depois da auditoria inicial onde foram detectadas as não conformidades e quando a notificação é recebida do Organismo de Certificação de que uma auditoria de verificação foi autorizada. Um relatório no qual o Operador Participante submete à Rainforest Alliance o volume total trimestral do produto empacotado em sua embalagem que leva o selo Rainforest Alliance Certified. Objetivos Esta define os requisitos para cumprir e manter a qualificação como Operador Participante de Cadeia de Custódia. Os objetivos desta política são: a) Explicar o escopo do Sistema de Cadeia de Custódia para Operadores Participantes (Individual ou Multi-sites); b) Descrever os sistemas de rastreabilidade permitidos pela RAS e pela Rainforest Alliance; c) Estabelecer a data de implementação do sistema de Cadeia de Custódia; d) Explicar o ciclo de auditoria de Cadeia de Custódia; e) Determinar o tipo e a frequência das auditorias de Cadeia de Custódia; f) Classificar o status do Operador Participante; g) Esclarecer as condições e consequências do cancelamento da certificação de Cadeia de Custódia. Escopo O sistema de Cadeia de Custódia aplica para qualquer Operador Participante que possui legalmente ou manipula o produto proveniente de uma fazenda certificada, e que corresponda com qualquer uma das seguintes categorias: a) Fazendas certificadas que manipulam, compram ou misturam produtos de fazendas não-certificadas. Maio

11 b) Administradores de grupos certificados que manipulam, compram ou misturam produtos de fazendas não-certificadas. c) Empresas que compram ou vendem produtos de fazendas ou administradores de grupo certificados, e as misturam com produtos de fazendas ou administradores de grupos não-certificados; d) Empresas que importam, exportam ou comercializam, corretores, armazéns e leiloeiros que manuseiam e / ou declaram os produtos de fazendas ou administradores de grupos certificados como Rainforest Alliance Certified; e) Entidades que processam, vendem ou embalam o produto final com declaração Rainforest Alliance Certified ; f) Entidades que recebem aprovação para uso do selo Rainforest Alliance Certified na embalagem do produto final. O sistema de Cadeia de Custódia não se aplica a: a) Fazendas certificadas que não manipulam, compram ou misturam produtos de fazendas que não são certificadas; b) Administradores de grupos certificados que não manipulam, compram ou misturam produtos de fazendas que não são certificadas; c) Empresas que só fornecem serviços financeiros e agem em nome de terceiros, que declaram que os produtos são provenientes de fazendas certificadas; d) Entidades que só proporcionam serviços de transporte, armazenamento, ou corretagem e tomam posse física, mas não legal do produto certificado; e) Entidades subcontratadas ou qualquer atividade de terceirização que não toma posse legal do produto Rainforest Alliance Certified; f) Entidades que vendem a varejo ao consumidor, e têm a posse física do produto com o selo Rainforest Alliance Certified na embalagem final; g) As entidades e sua cadeia de suprimentos posterior que não desejam reconhecer, oferecer ou comercializar o seu produto como Rainforest Alliance Certified ou não querem fazer qualquer declaração sobre esse aspecto. Datas de Implementação da a) Esta entra em vigência a partir de 1º de maio de b) Todas as entidades definidas dentro do escopo do sistema de Cadeia de Custódia RAS / RA acima e registradas no Marketplace até 1º de fevereiro de 2012 devem aplicar para certificação de Cadeia de Custódia, o mais tardar até 1º de maio de Estas entidades devem ser auditadas até 31 de outubro de c) As entidades registradas no Marketplace depois de 1 de fevereiro de 2012 devem aplicar para a certificação no prazo de doze meses após registro. Estes operadores devem ter a auditoria de Cadeia de Custódia no prazo de 18 meses após o registro no sistema. d) Se uma entidade registrada no Marketplace não apresenta sua aplicação para a certificação de Cadeia de Custódia dentro das datas indicadas nos parágrafos anteriores, será aplicado o seguinte: i. Pode ser cancelado o direito de usar o selo Rainforest Alliance Certified; ii. A entidade registrada pode ser desativada do Marketplace Rainforest Alliance, e, portanto, os Certificados de Transação serão negados. Maio

12 1. Condições Gerais a) O Operador Participante deve contatar um organismo de certificação RAS / RA acreditado para aplicar ao processo de Certificação de Cadeia de Custódia. b) O Operador Participante deve cumprir com a Norma e a, e com as Diretrizes de Uso do Selo de Agricultura Sustentável Rainforest Alliance Certified, assim como qualquer política e notificação posterior que complemente os requisitos de Cadeia de Custódia. c) Os operadores participantes devem cumprir os seguintes tipos de auditorias: i. Auditoria de Certificação: Aqueles que aplicam pela primeira vez e / ou Operadores Participantes que estão reaplicando depois de ter sido cancelada, estão sujeitos a uma auditoria de certificação presencial. ii. Auditoria Presencial: A auditoria deve ser realizada no local, se o operador participante apresentou a sua aplicação pela primeira vez ou se está aplicando após o cancelamento do certificado. Deve haver também uma auditoria presencial quando o Operador Participante aplica para o ciclo de auditoria seguinte e durante o ciclo de auditoria anterior foram detectadas não-conformidades maiores ou menores. iii. Auditoria de Escritório: As auditorias de escritório são realizadas no início de um novo ciclo e que o Operador Participante não tenha nenhuma não conformidade maior ou menor ou reclamação apresentada contra eles durante o ciclo de auditoria anterior. iv. Auditoria Anual: As auditorias anuais avaliam as ações corretivas de nãoconformidades menores previas e o Princípio de Rastreabilidade, através de auditorias de escritório ou presencial. Para avaliar o Princípio de Rastreabilidade, o Organismo de Certificação RAS / RA acreditado recebe um relatório da Rainforest Alliance sobre as transações realizadas durante os 12 (doze) meses anteriores. As auditorias anuais devem ser realizadas no início do ano 2 e 3 do ciclo de auditoria como uma auditoria de escritório (primeira e segunda auditorias anuais). Se houver dúvidas, o Organismo de certificação RAS / RA acreditado solicita informações ao Operador Participante e se durante a avaliação há não-conformidades, isso resultará em uma auditoria de verificação. v. Auditoria de Verificação: As não-conformidades encontradas durante as auditorias anuais devem ser objeto de auditoria de verificação presencial ou de escritório. Será feita uma auditoria de verificação para avaliar o cumprimento, com, pelo menos, uma (1) não conformidade maior ou mais de dez (10) não-conformidades menores que foram detectadas em uma auditoria de certificação, anual, investigação ou não programada. Deve ser realizada no mais tardar quatro (4) meses depois da auditoria inicial onde foram detectadas as não conformidades e quando a notificação é recebida do Organismo de Certificação de que uma auditoria de verificação foi autorizada vi. Auditorias de Investigação e não programadas: As auditorias de investigação e as não programadas podem ser feitas a qualquer momento, através de auditorias presencial ou de escritório. d) As fazendas certificadas que manipulam, compram ou misturam produtos de fazendas que não são certificadas serão auditadas de acordo com a Norma de Cadeia de Maio

13 Custódia, além das normas definidas na Política de Certificação para Propriedades Agrícolas da RAS dentro do escopo da auditoria de uma fazenda. Consequentemente, a avaliação da fazenda pelo critério crítico 1.10 de rastreabilidade da Norma para Agricultura Sustentável será substituída pelos critérios da Norma de Cadeia de Custódia. e) Administradores de grupos certificados que manipulam, compram ou misturam produtos de fazendas que não são certificados serão auditados de acordo com a Norma de Cadeia de Custódia, além das normas definidas na Política de Certificação para Grupos da RAS dentro do escopo de uma Auditoria de Administrador de Grupos. Consequentemente, a avaliação do Administrador de Grupo com o critério crítico 2.3 de rastreabilidade da Norma para Certificação de Grupo será substituída pelos critérios da Norma de Cadeia de Custódia. f) Desde o momento do recebimento da Certificação de Cadeia de Custódia, um Operador Participante pode declarar que os produtos vêm de fazendas certificadas e podem usar o selo Rainforest Alliance Certified, como está estabelecido nas Diretrizes de Uso do Selo de Agricultura Sustentável Rainforest Alliance Certified. g) Desde o momento do cancelamento de um certificado, qualquer produto vendido antes do cancelamento, e durante o período de validade do certificado será um produto Rainforest Alliance Certified, sempre e quando a documentação prove que o produto disponível foi vendido durante o período para a sua validade. h) Os seguintes modelos de rastreabilidade são permitidos pela RAS e pela Rainforest Alliance: i. Identidade Preservada - permitida para todos os produtos. ii. ii. Segregação - permitida para todos os produtos. Balanço de Massa - A lista de produtos permitida é encontrada na Lista de Produtos Permitidos para Balanço de Massa. Todos os outros produtos necessitam de aprovação formal por escrito da Rainforest Alliance. 2. Tipos de Operadores Participantes Os seguintes operadores estão sujeitos ao Sistema de Cadeia de Custódia RAS / RA: 2.1 Operador Participante Individual Esta é uma entidade registrada no Marketplace que tem somente um local de processamento e/ou armazenamento, mais pode ter diversos escritórios de venda. O Certificado de Cadeia de Custódia emitido para um operador participante é somente de uma entidade individual, por exemplo: um exportador de matéria-prima, um processador de cacau que só tem uma planta de processamento e produz manteiga de cacau, licor e cacau em pó. 2.2 Operadores Participantes Multi-sites Esta é uma entidade registrada no Marketplace que administra dois ou mais sites nos quais o processamento do produto certificado é realizado. O Operador Participante Multi-sites deve ter o consentimento de cada site para participar na certificação. Eles não precisam necessariamente ter em uma relação legal entre si nem com o administrador Multi-sites. O administrador Multi-sites utiliza um escritório central ou um sistema de administração compartilhado de avaliação e elaboração de relatórios para certificar todas suas instalações dentro de um país, conhecido como certificação multi-sites nos países de origem com escopo nacional, e são aplicados aos países onde se certificam as fazendas que fornecem os Maio

14 produtos que estão dentro do escopo de auditoria de Cadeia de Custódia. Nos países que importam estes produtos, o escopo de aplicação Multi-sites pode ser regional. Regiões definidas com escopo regional são Europa, Estados Unidos e Canadá, e exclusivamente os países importadores da região da Ásia-Pacífico. Toda proposta de adicionar uma região deve ser apresentada pelo Organismo de Certificação para a RAS e a Rainforest Alliance para a sua aprovação. 3. Requisitos de Certificação de Cadeia de Custódia para os Operadores Participantes 3.1 Obter e Manter a Certificação de um Operador Participante a) Certificação de Cadeia de Custódia para os operadores participantes se baseia na Norma e Política Cadeia de Custódia, incluindo cada site individual no caso de um Operador Participante Multi-sites. b) A certificação tem validade de três (3) anos calendário e começa a partir da data em que o primeiro certificado de Cadeia de Custódia é concedido por um Organismo de Certificação RAS / RA acreditado. c) A manutenção da Certificação de Cadeia de Custódia está sujeita a auditorias anuais e a renovação do certificado. d) Com a finalidade de obter a Certificação de Cadeia de Custódia, um operador participante deve: i. Ser avaliado por uma auditoria de certificação realizada por um Organismo de Certificação RAS / RA acreditado. ii. Cumprir com os conteúdos da Norma e Política Cadeia de Custódia. iii. Assinar um Contrato de Certificação com o Organismo de Certificação autorizado. iv. Cumprir com todos os processos administrativos definidos pelo Organismo de Certificação. e) Com a finalidade de manter o status de Certificação da Cadeia de Custódia, os operadores participantes devem: i. Cumprir com todas as auditorias de um ciclo de auditoria de três (3) anos. ii. Colaborar com qualquer tipo de auditoria justificada pelo Organismo de Certificação. iii. Cumprir com as condições definidas no Contrato de Certificação. f) Todos os casos que não estejam cobertos por esta política serão analisados e decididos com o respectivo Organismo de Certificação RAS / RA acreditado, que em casos especiais pode consultar a Secretaria da RAS e a Rainforest Alliance. 3.2 Cancelamento da Certificação dos Operadores Participantes a) O Status de cancelado aplica-se a certificação de um operador participante a partir da data de notificação do Organismo de Certificação RAS / RA acreditado que informa que não cumpre com os requisitos da Norma e ou quando se retira voluntariamente. Isto pode acontecer em qualquer momento durante o ciclo de auditoria de Cadeia de Custódia. b) Se um Operador Participante recebe a comunicação do Organismo de Certificação sobre o cancelamento da certificação de Cadeia de Custódia, a venda ou transferência da posse do produto como Rainforest Alliance Certified não será reconhecida como tal a partir dessa data. Maio

15 c) Depois do cancelamento da Certificação de Cadeia de Custódia, os operadores participantes estão obrigados a informar os seus compradores sobre as implicações para o uso do Selo Rainforest Alliance Certified como está estabelecido nesta política. d) O operador participante cancelado somente pode vender seu produto como produto Rainforest Alliance Certified, se o contrato de venda tiver data anterior a data da notificação de cancelamento do Organismo de Certificação e não superar o volume registrado com a Rainforest Alliance. e) Como parte do processo de cancelamento, o operador participante continuará desativado de todos os sistemas, incluindo o Sistema de Rastreabilidade da Rainforest Alliance. f) O operador participante cancelado não poderá utilizar o selo Rainforest Alliance Certified em qualquer produto ou embalagem, material promocional físico ou eletrônico, ou meios de comunicação, como folhetos ou paginas na internet, cartazes ou outro tipo de documentação. g) No caso de que um operador participante cancelado opte por voltar a solicitar a certificação, o produto que entra em sua posse depois do cancelamento, mas antes de ser novamente certificado não poderá ser vendido como produto Rainforest Alliance Certified. 4. Ciclo de Auditoria de Cadeia de Custódia a) O ciclo de auditoria é de três (3) anos, e é aplicável a qualquer tipo de Operador Participante. b) Para começar o ano um (1), o Organismo de Certificação faz uma Auditoria de Certificação no Operador Participante para avaliar a conformidade com a Norma e. c) Durante a primeira e segunda auditoria anual, o princípio de rastreabilidade será avaliado por meio de uma auditoria de escritório. As não conformidades menores serão avaliadas, seja por meio de uma auditoria de escritório ou presencial. Estas auditorias devem ser feitas entre doze (12) e quinze (15) meses depois da última auditoria. d) O Organismo de Certificação pode decidir fazer uma auditoria de investigação ou uma auditoria não programada em qualquer momento durante o ciclo de auditoria de Cadeia de Custódia. e) O ciclo de auditoria de Cadeia de Custódia de três anos é ilustrado no diagrama abaixo: Maio

16 Auditoria de Verificacao depois de uma auditoria de certificação ou anual Auditoria Anual 1 início do ano 2 Auditoria de Investigação ou Auditoria Não programada Em qualquer momento do ciclo Auditoria de Certificação início do ano 1 Auditoria Anual 2 início do ano 3 5. Regras e Escopo da Auditoria 5.1 Operado Participante Individual a) Durante uma auditoria presencial, o auditor faz uma visita ao escritório, fábrica, armazém ou outro lugar da instalação do operador participante individual. b) Em uma auditoria de escritório, o Organismo de Certificação recebe a documentação solicitada ou faz entrevistas telefônicas com o operador participante individual. 5.2 Operadores Participantes Multi-sites a) Para aplicar como um Operador Participante Multi-sites, o administrador do sistema Multi-sites atua como representante de todos os sites. b) A aplicação dos Operadores Participantes Multi-sites inclui uma lista de todos os sites que serão incluídos no escopo da certificação. c) Durante uma auditoria presencial, o auditor faz visitas ao escritório, fábrica, armazém ou outro local da amostra de auditoria dos sites selecionada para os Operadores Participantes Multi-sites. d) Numa auditoria de escritório o Organismo de Certificação recebe a documentação de todos os sites do Operador Participante Multi-sites, onde previamente foi realizada a auditoria de certificação. e) O Administrador do Sistema Multi-sites de um Operador Participante Multi-sites receberá uma (1) auditoria presencial durante cada ciclo de auditoria de Cadeia de Custódia. Maio

17 f) Uma amostra dos sites que serão auditados será parcialmente diferente em cada ciclo de certificação até que todos os sites, incluídos no escopo da Cadeia de Custódia, tenham sido visitados. Porém, durante uma auditoria anual de não conformidades menores serão auditadas a conformidade dos mesmos sites. g) A amostra dos sites será determinada por meio do uso da raiz quadrada do número total de sites. h) O tamanho da amostra é arredondada para o próximo número inteiro, por exemplo, 3,122 indica que 4 sites devem ser auditados. i) Os sites dos Operadores Participantes Multi-sites que serão visitados por um auditor devem ser selecionados de tal maneira que representem estatisticamente a lista completa de todos os sites participantes, processos e produtos, por meio das amostras baseadas no risco e seleção aleatória. O método de amostragem utilizado é o de amostragem estratificada. j) Os estratos podem ser selecionados com os seguintes parâmetros: i. Distribuição Geográfica; ii. Atividades e/ou produtos obtidos; iii. iv. Tamanho dos sites participantes; Áreas de melhoria do sistema de gestão identificadas nos relatórios internos ou auditorias do Organismo de Certificação. 6. Avaliação de Conformidade a) A avaliação de conformidade se baseia nas medidas adotadas com a finalidade de cumprir com a Norma de Cadeia de Custódia e de avaliar o grau de integridade do produto Rainforest Alliance Certified. b) Um Organismo de Certificação RAS / RA acreditado garante que o produto manipulado pelo operador participante está certificado. c) As evidências da avaliação são classificadas por um auditor de Cadeia de Custódia autorizado como conformidades e não conformidades. d) Conformidades são as medidas adotadas para garantir o cumprimento da norma e a transparência do sistema. e) As não conformidades são as ações que compromete o cumprimento da norma ou a transparência do sistema. As não conformidades também podem ser resultado da falta de ação ou recusa de atuar em conformidade com os requisitos da Cadeia de Custódia. As não conformidades se dividem em maiores e menores. f) Uma não conformidade maior (NCM) deve se corrigida em conformidade antes da auditoria de verificação e antes de conceder a certificação de Cadeia de Custódia, máximo quatro (4) meses depois da auditoria de certificação. g) Uma não conformidade menor (ncm) deve ser corrigida em conformidade antes da auditoria anual, ou no máximo doze (12) meses depois da auditoria de certificação. h) As observações deverão ser consideradas antes do próximo ciclo de auditoria de certificação. i) A seguinte tabela define as três (3) categorias de avaliação de conformidade não conformidades maiores e menores e observações: Maio

18 Conceito Regra Não Conformidade Maior (NCM) Representa um risco comprovado para a integridade do produto certificado devido a mistura com o produto não certificado, importantes lacunas no sistema, pessoal não capacitado ou violação do uso selo. Não está permitido NCM para certificação de CdC. Não Conformidade Menor (ncm) Evidência de médio impacto no sistema de CdC e na integridade do produto ou selo. Máximo de 10 ncm (de um total de 20 critérios) está permitido para a certificação de CdC. Observação (obs) Um comentário para melhorar o sistema de CdC em longo prazo ou em nível de documentação. Não afeta o status da certificação de CdC. Consequência A certificação de CdC não é concedida ou é cancelada. A cadeia do produto certificado é quebrada e o uso do selo no produto final é afetado. O Operador Participante tem que corrigir todas as ncm num prazo de 12 meses. O Operador Participante tem que corrigir todas as observações no prazo de 3 anos. Outras Características Uma falha sistêmica, não devida a um incidente isolado. Afeta a mais de uma unidade do operador participante. A base do sistema e o procedimento não são funcionais. O Operador Participante demonstra indiferença intencional em relação as ncm, com as mesmas ncm repetidas do ano anterior. Isto se traduz em um NCM do sistema de critério. Uma ncm de um ciclo de auditoria anterior será marcada como NCM se a ncm não é corrigida para o próximo ciclo de auditoria. Evidências de não conformidades isoladas, mas os respectivos elementos do sistema estão adequados. Afeta apenas a uma unidade, mas todas as unidades do Operador Participante tem um bom desempenho. É igual que uma ncm, com período de correção mais amplo. Maio

19 Implicações para a Auditoria e para o Processo de Certificação Uma NCM pode ser fechada antes da reunião final da auditoria, se for relacionada a falta ou melhoria de um documento requerido. Se as evidências para corrigir as NCM não são apresentadas antes da reunião final da auditoria de CdC, o Operador Participante será submetido a uma auditoria de verificação. O auditor CdC pode considerar elevar uma ncm de uma auditoria prévia a uma NCM, se é demonstrado que o sistema CdC do Operador Participante não é capaz de cumprir com as ações corretivas. Se onze (11) ou mais ncm são detectadas durante a primeira auditoria de certificação, então o Operador Participante pode apresentar reduzir o número de ncm para dez (10) antes da reunião final da auditoria de CdC, se for referente a falta ou melhoria de um documento requerido e não há impacto potencial comprovado para a integridade do produto certificado ou do selo. Se a evidência para reduzir as ncm não é apresentada antes da reunião final da auditoria de CdC, então o Operador Participante será submetido a uma auditoria de verificação. O auditor de CdC pode considerar elevar uma observação de uma auditoria prévia a uma ncm. 7. Regras para o Conteúdo do Certificado dos Operadores Participantes Multi-sites. a) Um Operador Participante Multi-sites pode possuir um certificado que inclua menos sites que o número total de sites registrados em seu nome. b) Um Operador Participante poder possuir mais de um Certificado de Cadeia de Custódia e ter uma combinação dos Certificados individuais e Multi-sites, dependendo da forma em que o Operador Participante administra os sites. c) Um Operador Participante Multi-sites pode incorporar novos sites, mas não mais do que 25% do total de sites atuais incluídos no escopo do certificado sem uma nova auditoria externa, se estes novos sites foram inspecionados internamente antes e foi estabelecido que cumprem com a Norma e. Se o Operador Maio

20 Participante decide adicionar mais de 25% do total dos sites então será necessário uma Auditoria de Certificação por parte do Organismo de Certificação. d) O Certificado concedido incluirá os nomes e localizações de todos os sites incluídos na certificação do Operador Participante Multi-sites. 8. Força Maior a) Operadores Participantes podem estar sujeitos a circunstâncias especiais que limitam sua capacidade para ser auditado. b) Nestes casos, a RAS e a Rainforest Alliance têm a autoridade e a responsabilidade de analisá-los caso a caso e conceder exceções quando se aplica. c) Situações excepcionais que podem dar lugar as exceções concedidas, podem incluir: i. Desastres Naturais (terremotos, furacões, inundações e outros); ii. Guerras ou outros atos de violência demonstrados; iii. Circunstâncias políticas ou regulamentações que escapam ao controle do operador participante, e; iv. As situações de uma incapacidade inesperada nos membros de uma equipe de auditoria. Maio