Projeto gestão de demanda

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1 Projeto gestão de demanda Muitas empresas se deparam com situações nas tarefas de previsões de vendas e tem como origem deste problema a própria cultura empresarial dominante, pois, as atividades de previsão em muitas são vistas como atividades que ninguém desejava assumir e por isso são colocadas em uma área qualquer Valdir Esposito, 30 de março de 2012 Um questionamento que todo o executivo da cadeia de suprimentos e abastecimento se faz é porque o erro no planejamento do nível de estoque é demasiadamente frequente em muitas vezes extrapola o volume desejado e em outras provoca uma ruptura na cadeia comprometendo o atendimento de pedidos e o nível dos serviços. E a insatisfação dos clientes e a perda de vendas são inevitáveis, assim como o jogo de empurrar para buscar um culpado do resultado ruim ou não atingido e o interessante é que as áreas funcionais da empresa, Comercial, Marketing, Operações, Financeiro e Supply se consomem em horas de reuniões, gerando números cuja sustentação é frágil e sem embasamento nos conceitos de aplicação das teorias de previsões, metodologias, ferramentas e técnicas matemáticas. Muitas empresas se deparam com situações nas tarefas de previsões de vendas e tem como origem deste problema a própria cultura empresarial dominante, pois, as atividades de previsão em muitas são vistas como atividades que ninguém desejava assumir e por isso são colocadas em uma área qualquer para ser o gerador de um determinado número, pior ainda é quando se tem uma área especifica para cuidar e um grupo de trabalho que se reúne quinzenalmente ou semanalmente para decidir a previsão e não se acerta, só não vale chamar de S&OP. É necessários muitos anos de estudo da demanda pelo perfil operacional de cada empresa, lembrando que cada empresa é uma empresa diferente em sua cultura, para que as empresas comecem a perceber que algo muito mais importante que a simples geração de um número esta por trás das atividades de previsão, pior ainda que não conhecer o perfil da demanda é colocar um número agradável no orçamento anual, não vale chamar de S&OP. Descobrir nas empresas a verdadeira demanda e tornar previsão cada vez mais fundamental para ganhos na cadeia de suprimentos, é função do Gestor de Suprimentos e Logística e do Gestor de Vendas e Marketing, sobretudo no contexto da empresa moderna, onde há uma forte exigência de integração de diferentes operações e integração que não mais se limita ao interior das empresas. Muitos gestores ainda vivem os anos sessenta e especialmente os anos setenta, que os livros de administração relatam o entusiasmo da luta pela integração da operação em torno de uma máquina isolada.

2 No presente a integração, flexibilidade e velocidade, elementos de básicos do planejamento, são tópicos de uma única conversa e que se discute olhando o conjunto da cadeia, com os fluxos que iniciam no cliente e terminam no cliente, suportados por inúmeras operações e sistemas integrados. E o desafio destes gestores é a questão de como fazer previsão em um ambiente que se tornou maior, mais complexo e que está submetido a reações totalmente diferenciadas, o pensando na dinâmica das cadeias que se deve pensar e construir os novos sistemas de previsões de vendas, valendo chamar de S&OP. A inferência desta nova realidade para a implantação das novas estruturas de previsão nas empresas é que a referida área é uma atividade transversal e horizontalizada, devendo envolver diferentes áreas funcionais da empresa que tenham capacidade de definir informações relevantes para o processo de previsão, capacidade de tratá-las e realizar análises quantitativas e qualitativas e ser capaz de sugerir e fazer correções. Em alguns negócios, a necessidade de fazer previsões da demanda é irrelevante, como por exemplo, segmentos como aeronáutica, espacial, naval e obras contratadas no setor público, os esforços de previsão, não são necessários, pois, o prazo de entrega dos produtos finais aos clientes é superior ao prazo de aprovisionamento nos mercados nacional e internacional, claro que no horizonte de médio e curto prazo. As empresas com problemas de previsão nos horizontes de médio e curto prazo, que são a maioria dentre aquelas que encontramos no dia-a-dia, necessitamos fazer previsões por duas razões essenciais. Toda e qualquer ação de otimização do aprovisionamento em uma cadeia de suprimentos e abastecimento, está subordinada ao ótimo funcionamento da área de previsão da empresa que determina o cálculo de um aprovisionamento, sem o ótimo na previsão da demanda do produto final e sem a confiabilidade desta mesma previsão não é segura a cobertura das necessidades de insumos para um determinado período e a confiabilidade esperada da previsão ou a credibilidade da previsão não permite dimensionar de forma ótima o nível de estoque de segurança dos insumos e dos produtos acabados. Para fazer previsão, os prazos de reação exigidos em uma cadeia são predominantes. Temos que considerar em algumas cadeias que o prazo de entrega é de alguns dias e até mesmo de algumas horas, o que obriga a calcular a previsão de vendas visando favorecer a otimização do estoque mínimo necessário a não ruptura, desta forma, o impacto mais frequente do erro da área de previsão é a perda de vendas e a respectiva degradação da imagem da marca. A análise é simples, quanto mais o prazo de reação exigido pela ponta da cadeia é reduzido e mais longo é o prazo para se conseguir comprar em boas condições de preço e qualidade, estaremos diante de uma crescente necessidade de profissionalizar o sistema de previsão. É necessário considerar as cadeias "make-tostock", onde começamos a colocar pedidos de compras em fornecedores no exterior com antecedência de até 8 meses e existem fortes variações de demanda com intervalos de tempo curto, o ótimo funcionamento de

3 um avançado sistema de previsão de vendas ou demanda é vital para reduzir e controlar os custos com estoques de matérias-primas, material em processo e produtos acabados. A locação e a organização da área de previsão da demanda ou vendas é por definição uma área transversal e horizontalizada e necessita estar em uma área funcional da empresa com características de integração de fluxos de informações e de materiais. A área que mais concentra características de integração na empresa é Supply, na maioria das empresas com dependência de atividades logísticas e de inovação, colocam previsão no Supply. É simples de entender o porque, em Supply as atividades de previsão melhor conseguem enxergar, analisar e corrigir erros cujos impactos transcendem consideravelmente os limites de funcionamento de uma área funcional, naturalmente o controle sobre suprimentos, torna-se evidente que é a melhor posição para a previsão, cria-se um único responsável pelos estoques gerados na empresa, do contrário, perde-se uma grande oportunidade de otimização de ganhos na cadeia de suprimentos e abastecimento, e o fato é que quem gera a previsão não assume a responsabilidade pelos estoques que se acumulam e exige um alto nível de serviços. Em decorrência dos frequentes, importantes e descontrolados erros de previsão, quando a atividade de previsão é colocada no Comercial da empresa, o erro é decorrente ao alinhamento do número da previsão pelas expectativas de vendas sem se preocupar realmente com o nível de estoques. É no Supply que estão reunidas as melhores condições de controle e ajustes das diversas restrições que fazem parte do dia-a-dia da empresa alinhando aos projetos, a engenharia, produção, comercial, marketing e financeiro. Em Supply se encontram ações da empresa e a convergência das diferentes abordagens que tudo precisa ser alinhado. O que regula a vazão dos fluxos e o nível dos estoques que circulam em diferentes direções, a ação gerencial do supply consegue minimizar o conjunto dos impactos que podem fragilizar a cadeia. Os Corporativos das empresas entendem que a integração de áreas estratégicas como Suprimentos e Logística traz uma relativa perda de poder pessoal em favor dos interesses maiores das empresas, porem, as barreiras presentes nos projetos de estruturação da gestão da demanda não se revelam de simples e imediata resolução. Fazer efetivamente funcionar exige determinação no gerenciamento da demanda, agir mexendo em suas estruturas corporativas de forma a valorizar a real e necessária competência técnica-gerencial para o desafio em questão. A ideia de engenharia simultânea com estilo de um time de projeto é o ideal para montar uma área ou um time de previsão da demanda e deve assim funcionar e deve existir coerência no número e na qualificação dos profissionais, o equilíbrio da representatividade e compromisso das áreas em função das informações e decisões necessárias para se gerar a previsão. O líder deve dedicar o time a promover melhorias no processo de previsão, entendendo e eliminando erros através de modelos adaptados a cada situação garantindo a condição

4 de que, através dos profissionais do time, exista uma forte interação, apoiada em discussões e análises técnicas, assim, o resultado do processo de previsão será de real validade para a tomada de decisão. As empresas industriais de diferentes segmentos e dependentes de previsões para o alinhamento da cadeia de suprimentos e abastecimento, precisa buscar de maneira sistemática a excelência na confiabilidade das previsões apoiando-se em três pilares: forte capacitação técnica no nível gerencial e dos colaboradores com conhecimento de matemática avançada, modelagem, simulação e computação, forte conhecimento de planejamento de cadeias e elevado compromisso com as atividades (isto é, sentido de reconhecimento e responsabilidade). A disponibilidade e correta capacitação de uso e adequabilidade de suprimentos e abastecimento, ferramentas corporativas do tipo softwares de completa gestão integrada e forte espirito no resultado do trabalho em equipe. Empresas com excelência na confiabilidade da previsão que não apresentam suporte totalmente integrado ao gerenciamento, não tem os pilares necessários para o sucesso em previsão, ferramentas sofisticadas em termos de recursos, sem inteligência na condução do processo não agrega valor. Definir a tipologia de previsão que será adotada em função do setor de atividade, o nível de utilidade operacional, a função usuária da previsão e o horizonte de previsão desejada são os próximos passos para implantação do ótimo na previsão da demanda ou vendas. Muitos casos a abordagem do problema é totalmente dependente do setor de atividade, as causalidades econômicas associadas aos problemas são diferentes conforme a posição do setor no início da cadeia industrial e, por extensão, esteja próximos da demanda final e o grau de estocabilidade do produto, seja parte de um mercado de acelerada ou baixa substituição. Todos estes elementos desempenham um importante papel na definição da tipologia de previsão adotada no setor analisado. O grau de preocupação de uma empresa com a questão das variáveis realmente explicativas da demanda é estudada, o investimento na formação de especialistas, o nível de conhecimento na empresa sobre o efetivo potencial da(s) ferramenta(s) escolhida(s), a utilização das variáveis explicativas da demanda armazenadas ao longo dos anos como critério para orientar o desenvolvimento de novos produtos, fará com que o projeto de organização da demanda, caminhar mais lentamente do que a empresa por desconhecimento do grau de complexidade técnica do problema. Se for o caso a existência de um suporte técnico de consultoria para lembrar e fazer observar as etapas que não podem ser passadas sem a ocorrência de transtornos no andamento das atividades do projeto. Para empresas que dependem do ambiente econômico em geral e da evolução da demanda em grandes setores como é o caso da construção civil, bens intermediários,

5 produtos químicos, materiais de construção, entre outros, a previsão fica fora do controle direto da empresa e o problema da previsão é de determinar no longo prazo, na possível recuperação da conjuntura econômica. As empresas cujos produtos são de consumo imediato, apresentam baixa influência da conjuntura econômica e em geral sofrem fortes impactos da concorrência. Neste caso, o time de previsão deve determinar o volume das vendas considerando simultaneamente dados internos do comercial, marketing e externos (dados da concorrência). As empresas fabricantes dos produtos de consumo duráveis, são sensíveis ao mesmo tempo ao ambiente econômico geral e aos esforços do comercial e do marketing e exigem uma abordagem de previsão de vendas diferenciada com foco em horizonte de curto prazo. Os conceitos de um sistema de previsão, levam a reflexão sobre a questão qual solução adotar condicionando a escolha em uma solução adequada, só que esta escolha não é nem simples e nem imediata, levando-se em consideração as situações de combinação de produtos e serviços, dificultando a identificação de uma única e definitiva solução para o problema. O ambiente da demanda é muito dinâmico e esse crescente dinamismo exigindo conhecimento para controlar o aumento da complexidade e gerada pelo sistema caracterizando o comportamento da demanda. Os pontos principais que uma organização deve ter no sistema de previsão da empresa é: Dados a serem previstos; Periodicidade e horizonte da previsão; Método(s) a escolher; As ferramentas computacionais e sistema de informações;construção do modelo de previsão e validação. Os dados a serem previstos, os dados históricos, aparecem em destaque, sendo que os dados históricos se baseiam no que foi efetivamente atendido, não considerando as rupturas de estoques, gerando problema na representatividade relativa à demanda real, assim, os dados históricos são cada vez mais baseados nos números dos pedidos e não nas estatísticas sobre os produtos finais entregues. A periodicidade da previsão e o grau de reatividade exigido na cadeia de suprimentos e abastecimento, determina a periodicidade dos dados históricos e o horizonte da previsão. Exemplificando, para grande parte dos produtos industriais, uma periodicidade mensal e um horizonte de previsão de 6 à 18 meses se revela suficiente. A escolha da metodologia previsional, muitas são abordagens matemáticas disponíveis considerando as especificidades de cada cadeia de suprimentos e abastecimento. Métodos que extrapolam tendências de séries históricas e que focam na correlação da

6 série a ser prevista com as séries explicativas atendem grande parte das aplicações de previsões em diferentes cadeias de suprimentos e abastecimento. O suporte de tecnologia de informação para manter a demanda em questão, se tem no mercado uma diversidade de softwares para fazer previsão avanço de soluções quantitativas para a área de planejamento de demanda em cadeias específicas com métodos matemáticos para casos particulares são cada vez mais frequentes. A construção do modelo de previsão supõe em especificar os dados, simular e ajustar os erros detectados no modelo. A validação final exige uma combinação de ações quantitativas e qualitativas e só se estabilizando em um determinado período de análises e ajustes no ambiente real de previsão. No projeto piloto a definição e o acerto, é uma tarefa difícil na estruturação da previsão de vendas ou demanda, principalmente, se for caracterizado por um número expressivo de SKUs e com curto ciclo de vida. O envolvimento direto e profundo dos usuários é a garantia de sucesso na performance. Com um adequado sistema de previsão de vendas e demanda, traz a oportunidade de controle, de ganhos nas cadeias em termos de estoques e de nível de serviço. Os profissionais envolvidos na gestão da demanda tem que ter o conhecimento técnico neste processo, o maior gargalo dos projetos de estruturação da gestão da demanda nas empresas é a falta do conhecimento. A fragilidade do conhecimento dos profissionais ao longo do processo de estruturação da Gestão da Demanda e de suas interfaces com os demais processos deve ser erradicada, ou o processo estará condenado a discussões sem fim e sem objetividade. Levar em considerações estes conceitos quando do projeto de implantação ou reestruturação do processo de gestão da demanda na empresa é condicionar o caminho para o sucesso do projeto.

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