KANBAN ELETRÔNICO. Palavras-chave: ASN, ERP, Internet, Kanban Supply Web, Milk-Run, MRP.

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1 KANBAN ELETRÔNICO ÁREA TEMÁTICA Gestão da Cadeia de Suprimentos Clístenes Robson da Silva, FATEC Carapicuíba Silvio José Rosa, FATEC Carapicuíba RESUMO Este artigo tem por objetivo demonstrar que o uso da ferramenta Kanban na programação de compras de insumos e matérias-primas, por meio de um software de gerenciamento, no caso em questão a Supply Web, da empresa Infor Global Solutions, traz benefícios como a diminuição dos valores de inventário, aumenta a confiabilidade do estoque, flexibiliza o atendimento ao cliente, possibilita maior eficiência operacional e visibilidade de informações no tocante a cadeia de suprimentos. Palavras-chave: ASN, ERP, Internet, Kanban Supply Web, Milk-Run, MRP. ABSTRACT This paper aims to demonstrate that the use of Kanban tool, through a management software, in this case Supply Web, of Infor Global Solutions company, brings benefits such as reductions of inventory values, increases the reliability of stock, more flexible customer service, greater operational efficiency possibilities and visibility of information regarding the supply chain. Keywords: ASN, ERP, Internet, Kanban Supply Web, Milk-run, MRP. 1. INTRODUÇÃO Este artigo é um estudo de caso elaborado na empresa Ficosa S.A, multinacional espanhola do setor automotivo com sede em Barcelona, que atua no desenvolvimento e produção de componentes de segurança para as principais montadoras de automóveis do mundo. A oportunidade de relatar o caso desta empresa vem da participação de um dos autores, desde o primeiro semestre de 2006, na implantação do sistema de Kanban eletrônico, denominado Kanban Supply Web. A partir desse estudo de caso, se constatou um grande salto de qualidade e assertividade nas programações de compra, na diminuição dos erros de inventário, na baixa dos níveis de estoque sem comprometer o atendimento as montadoras, no tempo de resposta ante as constantes mudanças do mercado automotivo, na parceria Ficosa S.A-Fornecedor e em todo o fluxo operacional e de informação da cadeia de suprimentos. O Kanban Supply Web é uma ferramenta de gestão eletrônica da cadeia de suprimentos, pela qual o usuário (Ficosa S.A e Fornecedor), a partir de uma interface com o sistema integrado de gestão da empresa (Enterprise Resoursing Planning ERP), obtém em tempo real, via internet, informações como a posição de entregas, níveis de estoque, programações de longo-prazo, variações de demanda, chamadas Kanban, problemas de qualidade e aprovações de produtos.

2 Essa interatividade garante um maior controle dos níveis de estoque a um menor custo, sem com isso colocar em risco as entregas ao cliente final. 2. KANBAN O mercado automotivo para manter a competitividade exige uma forte otimização dos processos, visando à redução de custos de produção, dando margem ao aumento da capacidade produtiva. Exemplos claros são os conceitos que estão sendo empregados em montadoras como a Ford e Fiat, que usam os sistemas Materials Management Operations Guideline/Logistics Evaluation (MMOG/LE) 1 e World Class Manufacturing (WCM) 2 respectivamente. Grande parte desses conceitos se originaram no Sistema Toyota de produção, que tem como premissa a produção abastecida no momento certo, com a quantidade necessária de recursos e sem geração de estoques (SHINGO, 1996). A princípio faz-se necessário conceituar o termo Kanban, que é parte integrante do sistema Toyota de produção. Assim, pode-se dizer que Kanban é um método para a redução do tempo de espera, no qual também se busca reduzir os estoques, com melhoria da produtividade e no fluxo de informações. O termo Kanban é uma palavra de origem japonesa que significa de forma literal registro ou placa visível. Para Ritzman (2004), o Kanban é, na administração da produção, um cartão de sinalização destinado ao controle dos fluxos de produção em uma indústria. O referido cartão, segundo o autor, pode ser substituído por outro sistema de sinalização, a exemplo de luzes, caixas vazias e até locais vazios demarcados. O Infor SCM Supply Web é um software de gerenciamento da cadeia de suprimentos, que possui como derivativo o sistema Kanban Supply Web, fornecido pela Infor Global Solutions, que é uma empresa especializada na criação e desenvolvimento de soluções para a gestão de negócios. A parceria entre Ficosa S.A e Infor Global Solutions iniciou-se no ano de 2004, quando se verificou a necessidade de se ter uma ferramenta capaz de diminuir os custos com estoque parado, mitigar os erros nas programações de insumos e aumentar sua eficiência operacional. Na fábrica da Ficosa S.A no Brasil, a implantação do sistema Kanban Supply Web iniciou-se em janeiro de No início da implantação do Kanban Supply Web, 80% das plantas da Ficosa S.A optaram por continuar a utilizar o sistema Material Requeriment Planning (MRP), pelo qual o planejamento de materiais é feito de maneira linear, com datas programadas de entrega e lotes fechados, não por escolha, mas devido à dificuldade em disciplinar os fornecedores, principalmente europeus, sobre a praticidade do sistema Kanban Supply Web. Os 20% restantes, que se utilizavam do sistema Kanban Supply Web, eram as plantas da Espanha (Mollet e Rubi), do México (Monte Rey), de Portugal e, principalmente, na planta do Brasil (Barueri). Interessante citar que, justamente estas foram às plantas que apresentaram os melhores resultados de níveis de estoque e gestão integrada da cadeia de suprimentos, dentre todas as 23 plantas da Ficosa S.A em todo o mundo. Essas plantas conseguiram encontrar o equilíbrio entre os dois tipos de programações, alcançando resultados acima dos projetados pelo Ficosa S.A. 1 A MMOG/LE (Guia de Operações do Gerenciamento de materiais/avaliação Logística) é uma diretriz criada pela Automotive Industry Action Group (AIAG), que define sua expectativa e a forma de avaliação com relação à excelência no Sistema de Gerenciamento de Materiais, para fornecedores externos e internos de produtos, serviços, matéria prima, montagem de veículos, armazenagem e distribuidores, incluindo uma abordagem específica de gerenciamento de materiais. Disponível em: <http:www.setecnet.com.br/treinamentos/lean_mmog.php > Acesso em 27 de Março de O WCM é uma evolução do Sistema Toyota de Produção, que é composto por dez pilares à saber: Segurança no Trabalho; Desdobramento de Custos; Melhoria Focada; Atividades Autônomas; Manutenção Profissional; Controle de Qualidade; Logística; Gestão Antecipada; Desenvolvimento de Pessoas; Meio Ambiente. Fonte: Ficosa, 2012.

3 3. FUNCIONALIDADE DO KANBAN SUPPLY WEB O Kanban Supply Web funciona via internet, por meio de uma interface com o Enterprise Resource Planning (ERP) da empresa contratante (no caso da Ficosa S.A o sistema Business Planning and Control System BPCS), no qual todas as informações transitam entre os dois sistemas de maneira on-line, podendo ser acessadas em qualquer parte do planeta, mediante senha tipo Virtual Private Network (VPN). Para que a interface ocorra de maneira adequada é necessário que todos os dados referentes ao produto e ao fornecedor sejam corretamente cadastrados no ERP, como por exemplo: dados de classificação fiscal; tipo de componente; peso e múltiplo por embalagem; aprovação de engenharia; Production Part Approval Process (PPAP); leadtime de produção; frequência de entrega; International Commercial Terms (Incoterm); modelo de programação a ser utilizada; etc. Somente após o cadastro destas informações é gerado um MRP abrangendo os pedidos recebidos das montadoras via Transferência Eletrônica de Arquivos (EDI). É importante ressaltar que a definição do tipo de programação a ser adotada junto ao fornecedor, deve ser pré-acordada entre as partes (Ficosa S.A e fornecedor), sendo esse compromisso firmado mediante a assinatura de um protocolo logístico, que é o documento que irá nortear o relacionamento logístico entre Ficosa S.A e fornecedor. Após análise, os programas são enviados aos fornecedores por meio do site do Kanban Supply Web, e automaticamente o fornecedor recebe a informação via de que está disponível uma nova programação (Figura 1). Figura 1 - do Kanban Supply Web informando entrada de nova programação Fonte: FICOSA, Com a senha de acesso, o fornecedor pode entrar no Kanban Supply Web, visualizar a sua programação e fazer o download, ou ainda integrar a programação ao seu ERP (Figura 2). Figura 2 - Listagem de programações Fonte: FICOSA, 2007.

4 O Kanban Supply Web disponibiliza ainda algumas ferramentas de extrema importância, tanto para o fornecedor como para a Ficosa S.A, como um gráfico de análise de oscilações de demanda,que compara até as últimas cinco programações do item analisado, informando qual foi à variação nas quantidades dos pedidos demandados. Essa ferramenta auxilia sobremaneira o fornecedor, que pode questionar um aumento excessivo da programação que esteja acima dos números previamente acordados, e a solicitar a negociação de aumento nos prazos, se necessário for, sem sofrer demérito e penalidades por não cumprimento de entregas. Ao passo que também pode ser utilizado pelo programador de materiais da Ficosa S.A, para questionar a área de atendimento ao cliente o porquê de aumentos e/ou cortes bruscos na demanda (Figura 3).. Figura 3 - Gráfico de análise de oscilações de demanda Fonte: FICOSA, Outra ferramenta importante é o aviso de embarque Advanced Shipping Notification (ASN). Assim que o fornecedor emite a nota fiscal, ele lança no Kanban Supply Web os dados da nota e envia o ASN. Automaticamente o analista de materiais da Ficosa S.A recebe um informando que o seu pedido foi faturado. Simultaneamente o ASN é integrado ao ERP da Ficosa S.A, agilizando o fluxo de recebimento, uma vez que o Kanban Supply Web permite apenas que sejam criadas ASN s com as quantidades exatas solicitadas e de acordo com a data de entrega solicitada na programação. Sendo assim, quando o caminhão chega a Ficosa S.A, a área responsável pelo recebimento, confere via ERP, se aquele produto está autorizado a ser recebido naquela data e naquelas quantidades. No exato momento em que o fornecedor está criando o aviso de embarque, o Kanban Supply Web gera etiquetas com código de barras de identificação do material que o fornecedor deverá colar nas embalagens. Com essa etiqueta elimina-se a operação de reidentificação por parte da área responsável pelo recebimento na Ficosa S.A, pois essa etiqueta contém todos os dados da mercadoria como: número de lote; identificação do fornecedor; depósito de destino; localização dentro do estoque; quantidade; data de entrada e se é material sujeito a verificação de qualidade ou qualidade assegurada. Isso proporciona maior agilidade no fluxo de materiais dentro do estoque. 4. DIFERENÇAS ENTRE PLANEJAMENTO COM DATAS DE ENTREGA PROGRAMADAS E O KANBAN SUPPLY WEB 4.1 Planejamento com datas de entrega programadas No planejamento com datas de entrega programadas, os pedidos são feitos de maneira firme, ou seja, antes de processar o MRP são cadastrados no ERP os dados de frequência de entrega, tamanho dos lotes e datas pré-definidas para a entrega/coleta dos insumos. A quantidade de ordens de compras fechadas e o número de pedidos pré-

5 estabelecidos são calculados em função da frequência de entrega/coleta do fornecedor e do total de pedidos da montadora em determinado período, como podemos observar na Tabela 1: Tabela 1 Matriz de cálculo de ordens de compra fechadas Frequência de entrega/coleta Semanas Pré-Estabelecidas Semanas em previsão Diária 3 3 Semanal 4 4 Fonte: FICOSA, Mensal 8 8 Dessa forma, o planejamento com datas programadas de entrega acaba por trabalhar com o conceito de estoque mínimo, pois leva em consideração a demanda futura do item, considerando o que foi solicitado e será consumido pela montadora, respeitando-se as quantidades, datas e frequência de entrega/coleta. Soma-se a isso um coeficiente de estoque de segurança, a fim de garantir disponibilidade de peças casa haja alguma mudança no mix de produção da montadora, conforme demonstrado na fórmula abaixo: TS= CM x [(FR x %SS) + (LT x %SS)] + FR + LT Onde: TS - Estoque total; CM - Consumo Médio; FR - Frequência de entrega; %SS - Coeficiente de estoque de segurança; LT - Lead Time de entrega do fornecedor. Nesse sistema o fornecedor, obrigatoriamente, deve manter em estoque insumos suficientes para a produção das quantidades pré-estabelecidas na programação que estejam firmes, o que pode gerar desgaste e engessamento na negociação. Pois, se com um pedido fechado o fornecedor não tem como justificar um atraso na entrega, qualquer aumento ou corte de programação dentro deste pedido pode levar a discussões sobre o atendimento da nova demanda. Por ser o mercado automotivo muito instável, as empresas que fazem parte da sua cadeia produtiva são obrigadas a manter um estoque maior para suprir frequentes aumentos de demanda. Portanto, a Ficosa S.A passa a assumir sozinha o ônus da instabilidade do mercado, já que se houver algum corte na demanda, ela será obrigada a receber insumos que não irá transformar em produto final, aumentando os níveis de estoque. 4.2 Programação Kanban Supply Web Na programação Kanban Supply Web os pedidos são feitos de maneira provisional, e as entregas/coletas mediante solicitações/autorizações são por intermédio de chamadas Kanban. Após o envio das programações ao site do Kanban Supply Web, da mesma forma que na programação MRP, o fornecedor tem acesso aos pedidos, só que 100% provisionais, não existindo pedidos fechados. A grande vantagem das programações provisionais, para o fornecedor, é que ele tem um horizonte mais amplo das previsões de consumos, pois contempla todo o pedido enviado pela montadora via EDI da mesma

6 maneira que a Ficosa S.A recebe. Então, se a montadora de automóveis envia uma previsão para os próximos seis meses, é exatamente essa programação que o fornecedor irá receber. Conceitualmente o Kanban Supply Web funciona de maneira idêntica ao original, controlado por cartões, só que de maneira virtual, trabalhando com o conceito de estoque máximo ou Pull Loop Size, definido pela fórmula apresentada na Figura 4: Figura 4 - Cálculo de Pull Loop Size Fonte:FICOSA, Definidos os estoques máximos do item em caixas (pull signals), respeitando-se os múltiplos por embalagem, as chamadas Kanban serão efetuadas de acordo com a baixa do estoque e de acordo com a frequência de entrega ou coleta (Milk-Run). Cada vez que uma caixa é consumida pela linha produtiva, lança-se automaticamente um aviso chamado Pull Signal Requeriment no Kanban Supply Web, que é informa, via , ao fornecedor que um cartão Kanban foi utilizado. Como nos cartões Kanban tradicionais, no Kanban Supply Web os cartões virtuais são divididos por cores, que facilitam a informação quanto ao nível de estoque dentro da Ficosa S.A. Isso porque, com o Kanban Supply Web, o fornecedor consegue ver a posição dos níveis de estoque dos itens por ele fornecidos dentro da Ficosa S.A.(Figura5). Figura 5 - Ajuda de cores dos cartões Kanban Fonte: FICOSA, 2007.

7 Tal melhoria é atribuída a utilização do Kanban Supply Web e de suas ferramentas como a análise de variação de demanda, associada à programação de longo prazo. Desta forma, o fornecedor tem uma confiança maior em relação à qualidade da programação recebida, podendo programar melhor seus subfornecedores, evitando assim desabastecimento dentro de sua planta e na Ficosa S.A. Soma-se a isso o fato de que para o Kanban funcionar, o fornecedor deve adotar uma política de estoque que atenda a totalidade dos cartões Kanban. Ou seja, se a Ficosa S.A mantiver em estoque um determinado item por três dias, o fornecedor deverá manter, no mínimo, a mesma quantidade. Isso força o fornecedor a aplicar a política de Kanban dentro da sua planta. Com isso, é possível manter um menor nível de estoque, pois tanto os analistas de materiais da Ficosa S.A, quanto os seus fornecedores tem uma visão mais clara da variação de consumo o que gera maior rapidez na tomada de decisão. Como o Kanban é mensurado por número de caixas e não de peças, e o Kanban Supply Web bloqueia qualquer entrada de produtos divergentes dos múltiplos por embalagem previamente definidos, a realização de inventários cíclicos e rotativos torna-se muito mais ágil e confiável. Isso gera uma melhoria no fluxo operacional, pois, com lotes padronizados, etiquetas de identificação já emitidas pelo fornecedor e informação da chegada do material antecipada, todo o fluxo de recebimento e movimentação de materiais é otimizado, eliminando assim retrabalhos e suboperações. O Kanban Supply Web, aliado a um correto dimensionamento de embalagens, ante a necessidade de produção, e a um plano de aumento da frequência de entrega, propícia um maior giro dos insumos dentro da empresa, diminuindo o capital parado (estoques), consequentemente os níveis de estoque, liberando recursos financeiros para investimento em outras áreas da empresa. É correto afirmar que não é interessante e nem necessário implantar 100% da modalidade Kanban Supply Web em todos os fornecedores, haja vista que alguns têm um volume de entregas muito baixo e com itens de pouco valor, apesar de imprescindíveis para o andamento da fábrica. O ideal é elaborar um plano para definição do tipo de programação a ser utilizado para cada fornecedor. Outro importante instrumento que auxilia na análise dos estoques é a curva ABC 3, que contribui na identificação dos itens que demandam maior atenção, permitindo um tratamento adequado, no que diz respeito a sua administração. Assim, para esse estudo de caso da Ficosa S.A, definiu-se que para 100% dos itens A e 50% dos itens B seria utilizado o Kanban Supply Web, e para os itens restantes seria utilizado o MRP. Desta maneira seria compensado o aumento dos níveis de inventário desses itens (relativamente baixos em termos monetários), com a grande baixa nos níveis de inventário dos itens Kanban Supply Web (produtos de alto valor agregado). Importante também foi a implantação de um plano para criação de rotas Milk-Run 4 e, após forte negociação conseguiu-se diminuir o custo com transporte em 28%, trazendo para a Ficosa S.A a responsabilidade sobre o transporte, com a renegociação dos Incoterms com os fornecedores, que aceitaram imediatamente. 3 A curva ABC é um método de classificação de informações, para que se separem os itens de maior importância ou impacto, os quais são normalmente em menor número (CARVALHO, 2002, p. 226.) 4 Sistema que consiste na coleta programada de peças.um veículo executando a operação de transporte de peças ou componentes, coletando-as em alguns fornecedores com horários programados para as coleta se entrega das peças na empresa no horário programado. Disponível em: < > Acesso em 27 de Março de 2012.

8 Figura 6 - Custo com transporte Fonte:FICOSA, O passo final para a implantação do Kanban Supply Web foi a utilização de embalagens retornáveis, o que também ajudou a reduzir os custos em 2,5%, ou seja, mais de R$180 mil, somente no ano de Com motoristas e ajudantes treinados pela Ficosa S.A, foi reduzido a praticamente a zero os erros com divergência físico-fiscal, aliado a um cronograma de conferência de 100% no recebimento. A padronização dos múltiplos por embalagens fez com que a acuracidade dos estoques ficasse sempre acima do objetivo, conforme figura abaixo: Figura 7 - Acuracidade de estoque Fonte:FICOSA, Após a implementação do Kanban Supply Web, notou-se uma sensível queda nos valores de estoque, como podemos observar na figura abaixo: Figura 8 - Variação de valores de estoque Fonte:FICOSA, 2012.

9 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS A implantação do Kanban Supply Web proporcionou a superação de todas as expectativas da empresa. O investimento inicial foi de euros, algo como reais, mais o custo de manutenção que é de euros/ano, ou reais, custo este rateado entre as 22 plantas da Ficosa S.A. Esse valor representa para cada planta da Ficosa S.A um investimento inicial em torno de reais, mais um custo de manutenção de reais ao ano. Isso permite concluir que, somente a redução dos valores de estoque no segundo ano de utilização do Kanban Supply Web seria mais do que suficiente para bancar todo o desenvolvimento e manutenção do projeto na fábrica do Brasil. O sistema proporcionou ainda, efetuar um gerenciamento em tempo real de toda a cadeia de suprimentos, e, em parceria com seus fornecedores, permitiu buscar melhores alternativas para a melhoria contínua da qualidade e da confiabilidade das programações, do controle e do dimensionamento de estoques, como também das entregas, qualidade da informação e o Planejamento e Controle da Produção (PCP) em todos os níveis. Os resultados obtidos levam a inferir que, o sistema de gerenciamento da cadeia de suprimentos (Supply Web) apresenta características que permitem a sua aplicação, mediante as devidas adequações, a diversos setores que não tenham uma variação extrema de demanda (como produtos sazonais, por exemplo). Desta forma, tem-se a otimização de toda a operação de Supply Chain, pois as variações da demanda serão absorvidas, resultando na diminuição dos estoques e melhora do fluxo de informação. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CARVALHO, José Mexia Crespo de Logística. 3ed. Lisboa: Edições Silabo, MOURA, Delmo Alves de. Caracterização e análise de um sistema de coleta programada de peças, Milk Run, na indústria automobilística nacional Dissertação (Mestrado em Engenharia Naval) Escola Politécnica, Universidade de São Paulo, São Paulo, Disponível em: Acesso em: 06 de Março de FICOSA. Custo com transporte. Supply Chain Dpt. Corporate Services Division, FICOSA. Matriz de cálculo de ordens de compras fechadas. Procedimento para programação de materiais rev2, FICOSA. Treinamento Kanban Supply Web Guia do Usuário, FICOSA. WCM - Treinamento World Class Manufacturing, 2012a. MMOG Disponível em:<http:www.setecnet.com.br/treinamentos/lean_mmog.php> Acesso em 27 de Março de RITZMAN, Larry P. Administração da produção e operações. São Paulo: Prentice Hall, SHINGO, Shigeo. O Sistema Toyota de Produção Do Ponto de vista da Engenharia da produção 2.ed. Porto Alegre: Bookman, p.: Il. O conteúdo expresso no trabalho é de inteira responsabilidade do(s) autor(es).

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