UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DIRETORIA DE PROJETOS ESPECIAIS INSTITUTO DE PESQUISAS SÓCIO-PEDAGÓGICAS

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DIRETORIA DE PROJETOS ESPECIAIS INSTITUTO DE PESQUISAS SÓCIO-PEDAGÓGICAS ÁREAS DE APLICAÇÃO DOS SISTEMAS ERP NA INDUSTRIA ROSIMERI RIBEIRO FERREIRA ORIENTADOR: PROF. MARCOS LAROSA Rio de Janeiro, Janeiro de 2004.

2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO "LATO SENSU" PROJETO A VEZ DO MESTRE ÁREAS DE APLICAÇÃO DOS SISTEMAS ERP NA INDUSTRIA Trabalho Monográfico apresentado como requisito parcial para obtenção do Grau de Especialista em Logística Empresarial. Rio de Janeiro, Janeiro de 2004.

3 Dedico este trabalho, àqueles que nunca pensaram que o sucesso é a escalada mais difícil que se pode haver, e que, dessa forma, escalaram as montanhas mais altas e chegaram até aqui, e alcançaram seus objetivos passo a passo... uma de cada vez!"

4 Agradeço a DEUS por dar-me a oportunidade de estar aqui nesse mundo e ter concretizado este trabalho; Aos meus amigos que sempre se fizeram presentes; E, especialmente a minha família que ensinou-me que na vida precisamos ter garra e nunca desistir do sonho.

5 SUMÁRIO RESUMO... 6 INTRODUÇÃO... 7 CAPÍTULO I - SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E A EMPRESA O PLANEJAMENTO DE ERP s O que é ERP Origem do ERP O Mercado ERP Implantação de ERP ERP: Promessas e Realidade Os Benefícios CAPÍTULO II COMO IMPLANTAR UM SISTEMA ERP ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO Etapa 1: Análise de Adequação Etapa 2: Implantação Etapa 3: Uso / Manutenção Esquematização Implantação ERP: Expectativas x Frustrações CAPÍTULO III - SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E VANTAGEM COMPETITIVA Fatos Transformam-se em Dados Dados Transformam-se em Informações Informações Transformam-se em Decisões Decisões Transformam-se em Vantagens Competitivas Aspectos dos Sistemas de Informação Implantação ERP como Mudança Organizacional Erros nas Mudanças Organizacionais... 22

6 CAPÍTULO IV - A EMPRESA E O ERP A Decisão pelo ERP A Escolha do ERP Customizações Parametrizações Metodologia de Implantação Comitê Executivo Metodologia de Implantação Comitê Executivo Gestão do Projeto Suporte Tecnológico Suporte Administrativo Equipe de Trabalho Integração de Módulos Reestruturação de Processos Infraestrutura Conhecimento do Produto Treinamento Implementadores de ERP Preços Help Desk Perspectivas Outsourcing CONCLUSÃO REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA... 39

7 RESUMO Os sistemas de gestão de integrada, denominados Enterprise Resource Planning - ERP - têm atualmente recebido grande atenção de empresas no mercado brasileiro. Tais sistemas são uma evolução do MRP (Planejamento das Necessidades de Materiais) e MRP II (Planejamento dos Recursos de Manufatura), e têm como objetivo integrar os processos empresariais. São comercial e didaticamente divididos em módulos, que quando integrados incorporam tais processos. O ERP serve para integrar todos os departamentos e funções de uma companhia em um simples sistema de computador que pode servir a todas necessidades particulares de cada uma das diferentes seções. O projeto de implantação de um sistema de gestão integrada pode ser conduzido por diversas metodologias, em função da consultoria contratada para este propósito. No entanto todas as metodologias apresentam fases similares, descritas de forma ampla por este trabalho. No que concerne aos benefícios decorrentes da implantação de um ERP, eles podem ser mensurados ou não. Para se obter sucesso na implantação de um ERP existem itens fundamentais, levantados através de pesquisas em diferentes empresas neste processo. Alguns deles são abordados por este trabalho: a escolha produto, a definição do escopo, a estratégia de implantação, a equipe de implantação, e a relevância do treinamento de usuários finais. Por fim, mostraremos neste trabalho que a abordagem integradora de um ERP, pode dar um grande retorno financeiro se as empresas instalarem o software adequadamente.

8 INTRODUÇÃO Os softwares de Planejamento de Recursos Empresariais são conhecidos no Brasil como Softwares de Gestão Empresarial ou Sistemas de Gestão Integrada. Estes programas são combinações de módulos que integram as funções e processos nas empresas. A finalidade é garantir aumento de eficiência e agilidade na tomada de decisões. Constituem uma alternativa para a conquista de um diferencial de competitividade cada vez mais importante em uma economia globalizada. Assunto relativamente novo no ambiente empresarial brasileiro, os sistemas de gestão integrada ou ERP - Enterprise Resource Planning - têm, nos últimos anos, se destacado como ferramenta essencial para a continuidade das operações das empresas, e como não poderia deixar de ser, para o seu gerenciamento. O quadro ainda encontrado em diversas empresas são sistemas que refletem a falta de integração entre os processos empresariais. O que existe é o interfaceamento e não a integração, atendendo aos processos de uma forma precária. Paralelamente, e agravando a situação, na maior parte dos casos estes sistemas encontram-se também tecnologicamente desatualizados e em plataformas diferentes. Desta forma, percebe-se que o investimento em tecnologia tem aumentado significativamente, e o ponto alvo destes investimentos é um sistema que coloque em sincronia todos os processos de uma empresa. Esta sincronia é obtida com a implantação de um ERP. Atualmente no Brasil, inúmeras companhias estão implantando ou já trabalham com um ERP. Primeiramente grandes empresas adotaram a ferramenta. Hoje o mercado destes sistemas já está alcançando empresas de menor porte. A implantação do ERP é um projeto caro e demorado, sendo função da complexidade dos processos e operações da empresa, do seu porte, e do escopo de implantação.

9 Este trabalho abordará os principais conceitos referentes ao Enterprise Resource Planning, e abordará fatores importantes a serem considerados e avaliados em um projeto de implantação.

10 CAPÍTULO I SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E A EMPRESA O PLANEJAMENTO DE ERP s 1.2. O que é ERP Segundo Hicks (1997), o Enterprise Resource Planning é uma arquitetura de software que facilita o fluxo de informação entre todas as funções dentro de uma companhia, tais como logística, finanças e recursos humanos. O ERP automatiza os processos de uma empresa, com a meta de integrar as informações através da organização, eliminando interfaces complexas e caras entre sistemas não projetados para conversarem. Desta forma, todos os processos de uma organização são colocados dentro de um mesmo sistema e num mesmo ambiente. Com o ERP, a redundância de informações é eliminada, pois ele faz com que todos os usuários olhem para uma única fonte de dados, independentemente das tarefas que realizam. Este banco de dados é único e, contém e integra todos os dados que a empresa manipula e mantém, interagindo com todas as aplicações no sistema. Desta forma não há redundâncias, inconsistências, repetições de tarefas como a entrada de dados em duas ou mais aplicações, assegurando-se a integridade das informações. Uma das tendências mais marcantes na área de sistemas de informação nos últimos anos é representada pelos produtos ERP. Estes produtos caracterizam-se por um conjunto de subsistemas integrados, capazes de suprir as necessidades de informação e automatizar os diversos processos empresariais, desde a entrada de um pedido de um cliente, até sua expedição, incluindo o planejamento dos recursos financeiros, materiais e humanos para sua produção.

11 1.2. Origem do ERP O ERP é uma evolução de conceitos mais antigos na área de planejamento e controle da produção nas organizações industriais. Em geral, os produtos ERP agregam as funcionalidades previstas pela filosofia MRP e MRP II (Manufacturing Resources Planning) que a princípio focalizam a preocupação com os recursos materiais para a produção, com as funcionalidades oferecidas por sistemas das áreas financeira, contábil, comercial e de recursos humanos. Assim, o conceito de ERP tem sua fundamentação no planejamento integrado de todos os recursos necessários para a produção industrial. Entretanto, os produtos ERP buscam uma universalização destes conceitos, propondo sua adaptação para organizações não industriais O Mercado ERP Um dos fatores que levaram as empresas a procurarem produtos ERP foi, sem dúvida alguma, a necessidade de se prepararem para enfrentar o BUG DO ANO As grandes corporações que dispunham de sistemas antigos viram como uma opção viável o investimento em novos sistemas que já estivessem sem o problema do ano 2000 ao invés de empreenderem esforços na manutenção de seus sistemas antigos. Por outro lado, um outro fator que levou ao crescimento dos negócios relacionados a ERP, é o próprio amadurecimento da informática e a visão, por parte das empresas, da necessidade de investir em sistemas integrados como forma de potencializar seus negócios. Diante deste quadro, uma série de softwarehouses passaram a oferecer sistemas ERP que, inicialmente, em virtude dos altos investimentos, eram destinados em sua maior parte as grandes corporações. Como exemplos de softwarehouses de expressiva participação no mercado, podemos citar: SAP, DATASUL, BAAN, LOGOCENTER, IFS, entre outras. A partir de meados da década de 90, observam-se dois aspectos: 1. As grandes corporações já haviam feito sua opção por determinado produto ERP;

12 2. Os produtos ERP oferecidos no mercado passaram a se parecer cada vez mais, em termos de funcionalidade. Estes dois fatores exerceram uma pressão sobre os fornecedores, que passaram a: 1. Rever suas políticas de preço, buscando ampliar sua fatia de mercado com o oferecimento de soluções para médias empresas. 2. Buscar inovações em seus produtos e processos com o objetivo de obter diferenciação no mercado e, com isso, conquistar mais clientes Implantação de ERP Passada a febre do ERP, os clientes passam a questionar dois aspectos cruciais em relação a implantação destes sistemas: 1. O primeiro destes aspectos, diz respeito aos fracassos em implantações. Um certo número de projetos fracassou em termos de cumprimento de prazos estipulados e adequação aos orçamentos planejados. Esta situação, longe de ser exceção na área de informática, é a regra. Em geral, a indústria de software tem graves problemas relacionados a qualidade e produtividade de seus produtos e processos. Essa situação se potencializou no que diz respeito aos ERP s, na medida que são sistemas complexos e abrangentes. 2. O segundo aspecto que começou a ser levantado pelos clientes, diz respeito a efetividade do retorno que as soluções ERP propiciariam aos clientes. As expressões chave aqui podem ser "retorno de investimentos" e "relação custo/benefício". Também aqui pode-se observar as limitações da indústria de software no que diz respeito a clareza em sinalizar ao cliente o quanto um produto de software pode efetivamente propiciar de retorno e em quanto tempo ERP: Promessas e Realidade Pode-se considerar que as expectativas exageradas em relação ao ERP por parte dos clientes foram conseqüência das estratégias de marketing dos fornecedores. Estas

13 estratégias em geral vendem a idéia de que o ERP é uma panacéia, uma solução universal, ao mesmo tempo que davam a impressão de que o cliente estaria adquirindo uma solução que seus concorrentes não teriam acesso. A realidade mostrou que o ERP não é uma solução para todos os problemas. Por outro lado, a saturação do mercado das grandes empresas fez com que as softwarehouses disputassem o mercado das média empresas, ocorrendo uma queda de preços e uma certa padronização entre os produtos ERP. Apesar destas mudanças no mercado, o calcanhar de Aquiles do ERP continua sendo o processo de implantação Os Benefícios Há três razões principais pelas quais firmas adotam o ERP: - Para integrar dados financeiros: Como o CEO tenta entender a performance geral da companhia, ele ou ela podem encontrar diferentes versões da verdade. O financeiro tem os seus números, vendas tem outra versão, e as diferentes unidades podem, cada uma, ter a sua própria versão do quanto eles podem contribuir para a receita. O ERP cria uma única versão da verdade que não pode ser questionada porque todos estão usando o mesmo sistema. - Para uniformizar o processo de manufatura: Empresas de manufatura, especialmente aquelas com um grande apetite por fusões e aquisições, geralmente descobrem que diferentes unidades da empresa usam diferentes métodos e sistemas de computador. Uniformizar esses processos, usando um único e integrado sistema de computador, pode economizar tempo, aumentar a produtividade e reduzir gastos. - Para uniformizar as informações de RH: Principalmente em firmas com múltiplas unidades de negócio, o departamento de Recursos Humanos talvez não tenha um único e simples método para acompanhar o tempo dos empregados e comunicálos sobre seus benefícios e serviços. O ERP pode fazer isso.

14 CAPÍTULO II COMO IMPLANTAR UM SISTEMA ERP ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO O ERP pode ser encarado como uma best-practice que pode propiciar uma melhoria de desempenho da empresa. Mas para isso, sua implantação deve seguir as etapas abaixo: 1. Análise de Adequação 2. Implantação 3. Uso/Manutenção 2.1. Etapa 1: Análise de Adequação O aspecto a considerar é que não existem soluções universais. Por melhor que seja o produto ERP escolhido, será necessário um processo de adaptação. Isto foi verdade em grande parte para os produtos internacionais que chegaram ao Brasil. Houve uma necessidade de "tropicalização" do produto, dada as peculiaridades das empresas brasileiras, do mercado nacional e das políticas e leis existentes em nosso país. O primeiro passo é verificar as necessidades da empresa. O objetivo desta etapa é analisar se as funcionalidades oferecidas pelo produto ERP atendem as necessidades da empresa. O ponto crítico aqui é que uma análise inadequada dos requisitos do cliente, das funcionalidades do ERP e da relação entre ambos pode levar a implantação de um sistema com restrições operacionais que acarretem queda do desempenho operacional Etapa 2: Implantação A partir da análise de adequação. É preciso definir como o ERP será empregado de forma a contribuir com a melhoria do desempenho organizacional. Neste sentido é imprescindível criar um ambiente de comprometimento com o sistema, bem como fazer

15 com que os usuários considerem que o ERP é de sua propriedade e responsabilidade. Sem comprometimento e ownership a implantação está fadada ao fracasso. Durante a implantação serão realizados: 1. Treinamento conceitual para disseminar a filosofia do sistema. 2. Treinamento operacional capaz de permitir o uso do sistema. 3. Redesenho de processos que serão alterado pela entrada do sistema. 4. Gestão da mudança organizacional, na medida que a introdução do ERP implica em uma nova filosofia de trabalho e em mudanças nos processos. 5. Garantia da qualidade das informações, pois o sucesso do ERP depende da consistência dos dados nele existentes. 6. Adequação do sistema a necessidades específicas do cliente através da customização e da parametrização. A customização consiste em alterar algoritmos de forma que o processamento atenda a requisitos exigidos pelo cliente. A parametrização consiste em configurar dados de entrada e de saída de um algoritmo, sem alterar sua lógica, permitindo que o cliente extraia os dados de seu interesse Etapa 3: Uso / Manutenção É preciso considerar que a gestão do ERP não se encerra com sua implantação. Na verdade apenas inicia. Após a implantação deve haver um contínuo gerenciamento do comprometimento do pessoal com a filosofia do sistema. Sem isto, o ERP não manterá aderência com a realidade, deixando de ser confiável e não contribuindo efetivamente para a melhoria do desempenho organizacional. Podemos compreender melhor a necessidade deste contínuo gerenciamento, ao considerarmos a forma com que os sistemas de informação são capazes de apoiar a manutenção de vantagens competitivas da empresa.

16 2.4. Esquematização A empresa passa a ser vista por processo e não por função. Ao invés de uma visão vertical por área, o software permite uma visão horizontal pelas áreas, acompanhando os processos de negócio da organização e integrando suas funções. Visão de processos A B C D Áreas: A - RH B - Produção C - Financeiro D - Compras Visão de funções Opções para disponibilização de software ou sistema aplicativo: Opções Comprar pronto desenvolver Considerar:. aderência (grau de adaptação). custo. prazo de entrega ao usuário Desenvolver Comprar pronto Desenvolvimento específico Customizar Garantia de aderência Maior aderência (+) Perda de garantia (-) Novas versões [retrabalho e custo] (-) Parametrizar - situação ótima Não modifica o programa Modificar o sistema de informações da empresa altera os processos de negócio da organização não é situação ideal Analisar outro software É alternativa quando:. não queremos customizar,. não conseguimos parametrizar o software

17 Treinamento: Treinamento Garantia de: Integração entre as áreas: Área digita solicitação de compra de equipamento Área de Compras (bem seleciona fornecedor vencedor da Área de Compras emite a Autorização de Fornecimento Área de Recepção recebe material + nota fiscal relativos à compra e valida com a Autorização de Fornecimento, inspecionando, uso racional do sistema, com eficiência, exploração das funcionalidades da aplicação, independência de terceiros, sedimentação do uso. Superior imediato aprova a compra Sistema coleta e consolida as cotações enviadas pela Internet Área Financeira recebe informação de desembolso para o Fluxo de Área de Patrimônio coloca placa de identificação e informa ao sistema a apropriação do Área de orçamento valida o gasto no centro de custos Área de Compras emite cotação de compra via Internet para os fornecedores Contabilização Equipamento é entregue à área Área Financeira entra com a nota fiscal no módulo de Contas a Pagar 2.5. Implantação ERP: Expectativas x Frustrações O questionamento dos clientes em relação ao retorno que o investimento em ERP poderia propiciar está relacionado às expectativas depositadas no sistema e que nem sempre se tornam realidade: 1. Uma primeira expectativa é o que o ERP pode propiciar o acesso à informação no momento em que ela é necessária e para a pessoa que efetivamente terá de tomar a decisão em relação aquela situação. Sem dúvida, está é a expectativa de todo usuário em relação a todo sistema de informação. Por exemplo, a nível operacional, o sistema ser capaz de informar com precisão o saldo em estoque de matérias-primas, permitindo que haja a emissão de ordens

18 de compra tão logo se observe que os níveis de estoque são insuficientes para a produção. 2. Outra expectativa diz respeito a possibilidade do ERP propiciar a perfeita integração entre setores da empresa. Um fator crucial para o sucesso dos negócios é a integração entre as áreas que compõem uma empresa. Em termos de sistemas, esta integração é feita através de da informação que está depositada nos bancos de dados compartilhados pelos setores. Classicamente, os principais problemas relacionados ao armazenamento dos dados são a redundância e a inconsistência. A redundância diz respeito à duplicação do dado no Banco de Dados, sendo necessário que a mesma seja controlada. A inconsistência está relacionada ao fato de que estando um dado armazenado em mais de um local no banco de dados, poderá haver um momento em que o seu conteúdo será diferente em cada um dos locais. Por exemplo, suponha que o dado a respeito do valor a investir por um departamento este armazenado no Banco de Dados da área Financeira e no Banco de Dados da Área de Projetos, existindo então uma redundância. Se Houver divergência entre os dois valores em virtude de problemas de entrada de dados, pode-se encontrar um valor de U$ 500,00 no Banco de Dados Financeiros e U$ 5.000,00 no Banco de Dados de Projetos, existindo então uma inconsistência. Uma decisão tomada a partir do dado incorreto terá conseqüências desastrosas para a empresa. 3. A terceira expectativa diz respeito a possibilidade do ERP eliminar conversões de informações entre sistemas diferentes. É possível que uma empresa construa seus sistemas de forma gradativa a partir de soluções de fornecedores ou tecnologias diferentes. Em virtude disto, a integração entre os sistemas exige que se construam interfaces que permitam a conversão dos dados de um sistema para outro. Tais conversões em geral constituem retrabalho, implicando em custos que poderiam ser evitados a partir da adoção de sistemas integrados desde a sua concepção.

19 4. No nível gerencial, a necessidade de dispor de ferramentas que permitam o planejamento das atividades operacional é imprescindível. A possibilidade de prever as tarefas a serem realizadas, bem como a atribuição de responsabilidades e prazos oferece recursos valiosos para posteriormente exercer o acompanhamento, o controle e a avaliação das atividades e da utilização dos recursos. 5. A partir de dados fidedignos e de um planejamento adequado que pode ser oferecido pelo ERP, é possível detectar não conformidades no processo produtivo e propiciar melhorias que permitam um incremento no desempenho operacional, com reflexos na atuação da empresa no mercado. É preciso destacar que estas expectativas eram realísticas, desde que levado em conta que o ERP é capaz de gerar tais vantagens apenas se compreendido que sua implantação não é uma mera instalação de software, mas tem conseqüencias organizacional e comportamentais profundas.

20 CAPÍTULO III SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E VANTAGEM COMPETITIVA A vantagem competitiva pode ser compreendida como sendo as razões pelas quais um cliente escolhe o produto/serviço de uma empresa e não o da concorrência. Na terminologia da Qualidade, considera-se que estas vantagens giram em torno de três eixos que levam em conta o que o cliente busca: 1. Preço: o preço praticado por uma empresa é melhor que o da concorrência. 2. Prazo: o prazo de fabricação/entrega do produto/serviço praticado por uma empresa é melhor que o da concorrência. 3. Qualidade do Produto/Serviço: o produto/serviço de uma empresa apresenta características (aspectos técnicas, marca, etc) melhores que o da concorrência. É preciso considerar que esta divisão é didática, havendo na prática uma combinação destes fatores em cada situação. Levando-se em conta o conceito de vantagem competitiva, pode-se perguntar qual a relação dos sistemas de informação com este aspecto. Os sistemas de informação podem propiciar informações que permitam tomar decisões melhores que a da concorrência. Entretanto, para que isso se torne realidade, é preciso que haja uma aderência do sistema com a realidade da empresa e do mercado nas etapas de: 1. Apontamento de dados 2. Geração de Informações 3. Tomada de Decisão 4. Aplicação de Decisão 3.1. Fatos Transformam-se em Dados A primeira etapa diz respeito ao apontamento de dados e realização de previsões que irão alimentar o sistema de informação com dados.

21 Por exemplo: um fato físico pode ser a chegada de matéria prima que havia sido encomendada de um fornecedor. A este fato físico corresponde o apontamento de dados de entrada de material em estoque. O ponto crítico aqui, é a necessidade que os dados apontados sejam condizentes com a realidade, pois apontamentos mal feitos geram dados ruins para o sistema Dados Transformam-se em Informações Após a alimentação do sistema com dados, entram em ação algoritmos capazes de permitir a consulta e processamento dos mesmos. Neste sentido, um sistema de informação específico pode dispor de um conjunto pré-definido de algoritmos, oferecendo um certo conjunto de funcionalidades para seus usuários. Podem ocorrer duas situações: 1. Customização: Caso alguma necessidade do usuário não seja atendida, podem ser desenvolvidos outros algoritmos que, atuando sobre os mesmos dados, sejam capazes de oferecer a funcionalidade exigida pelo cliente. Por exemplo: um gerente precisa de relatórios mensais das vendas efetuadas pela equipe de vendedores com o objetivo de analisar o desempenho destes profissionais. Um sistema de informação pode não oferecer esta funcionalidade, exigindo o desenvolvimento de algoritmos específicos. 2. Parametrização: Um algoritmo existente no sistema de informação pode Ter seus dados de entrada e saída configurados para permitir ao usuário uma urilização personalizada da funcionalidade presente no sistema. Por exemplo: um sistema de informação está preparado para admitir empresas que trabalham com a concepção de matriz e filiais, possibilitando a configuração de funcionalidades de forma individualizada para cada uma destas unidades. O ponto crítico aqui é a adequação dos algoritmos e o parâmetros oferecidos pelo sistema, as necessidades o usuário.

22 3.3. Informações Transformam-se em Decisões A tomada de decisão é um processo realizado pelos seres humanos a partir das informações oferecidas pelo software. Por exemplo: Um gerente pode tomar a decisão de acionar o trabalho em dois turnos em função do planejamento de produção indicar a entrada de um grande pedido de peças por parte de um cliente especial. O ponto crítico na tomada de decisão diz respeito à competência do tomador de decisão: 1. O tomador de decisão deve ser uma pessoa treinada em termos da tomada de decisão. 2. O tomador de decisão deve estar comprometido com o sistema de informações como ferramenta de apoio a sua tarefa de tomar decisões Decisões Transformam-se em Vantagens Competitivas A aplicação das decisões é a etapa final do processo. Entretanto, a efetiva melhoria do desempenho organizacional é decorrência de uma abordagem estratégica de todo o processo. Isto é, haverá melhoria do desempenho desde que todo o processo, desde o apontamento de dados até a aplicação da decisão, seja melhor que o processo da concorrência. É dentro desta perspectiva que se defende a idéia de que os sistemas de informação são estratégicos para as empresas e que podem contribuir para a obtenção de vantagens competitivas Aspectos dos Sistemas de Informação Para que os sistemas de informação contribuam para a melhoria do desempenho organizacional, é preciso levar em conta:

23 1. Aspectos técnicos: a solução tecnologicamente avançada em relação à concorrência é fundamental para se obter as informações certas, no momento certo e para a pessoa certa, antes da concorrência. 2. Aspectos comportamentais: o sucesso de uma solução tecnológica depende do comprometimento das pessoas e da organização, implicando em mudanças comportamentais e organizacionais que devem ser planejadas, acompanhadas, controladas e avaliadas Implantação ERP como Mudança Organizacional Pelas características do ERP enquanto sistema de informação e filosofia de trabalho, é preciso considerar que a implantação de uma solução como está vai além dos aspectos técnicos exigindo uma abordagem que leve em conta a organização e as pessoas que irão utilizá-la Erros nas Mudanças Organizacionais Gianesi (1999) sugere que os estudos feitos por Kotter (1997) podem auxiliar na implantação de ERP enquanto processo de mudança organizacional. Kotter sugere que as mudanças organizacionais não dão certo em função dos seguintes erros: 1. Não estabelecer um senso de urgência grande o suficiente 2. Não criar uma coalizão forte o suficiente em torno da idéia 3. Não ter uma Visão clara que reflita a mudança 4. Comunicação falha da nova visão 5. Falha em remover obstáculos à nova Visão 6. Não planejar sistematicamente vitórias a curto prazo 7. Declarar vitória cedo demais 8. Não ancorar as mudanças na cultura da empresa

24 CAPÍTULO IV A EMPRESA E O ERP 4.1. A Decisão pelo ERP A partir da análise relativa aos custos e benefícios comparativos entre desenvolver em casa ou a adoção de um pacote ERP, na maioria das situações as empresas têm optado pela segunda alternativa. O aspecto prazo também é decisivo pela tendência à aquisição de um sistema pronto, visto que em muitas situações o desenvolvimento demandaria em um prazo muito grande. Eles têm conseguido apresentar um grau de aderência ao negócio que varia de 75 a 95 %, dependendo das características da empresa. As variáveis a serem analisadas são inúmeras: Preço Segmentação dos negócios Plataforma de hardware Sistema operacional Banco de dados Linguagem de desenvolvimento de procedimentos Apresentação gráfica ou não Multiempresas Multiempresas Multiplantas Multimoedas Legislação brasileira Suporte técnico Treinamento Metodologia de implantação Nível e facilidade de modificações Tempo de implantação Aceitação de mercado Junte-se a tudo isso a dificuldade de gerir mudanças, quebrar resistências, evitar boicotes, estimular envolvimento no processo, obter comprometimento, ganhar a cumplicidade dos participantes.

25 4.2. A Escolha do ERP São tantas as variáveis a serem analisadas, é um trabalho intenso e desgastante, oneroso e demorado. É comum a atenção para aspectos financeiros e tecnológicos, em detrimento do estudo de adaptabilidade aos processos da empresa. O preço desses equívocos costuma ser alto. A escolha do ERP, na verdade, passa por dois processos, distintos, que podem ser conduzidos, a partir de um certo ponto, em paralelo. São eles: a) Sob a orientação das diretrizes financeira e tecnológica, selecionar no mercado as empresas fornecedoras de ERP. Pode-se enviar questionários de avaliação da estrutura das empresas, solicitando aspectos técnicos e gerais de seus pacotes e seus principais clientes. A avaliação das respostas funciona como um primeiro filtro do processo. Visitar os fornecedores que melhor se adaptam à empresa, buscando detalhes sobre as questões apresentadas. Um segundo filtro será a visita a clientes dos fornecedores selecionados, para levantar o nível de satisfação, problemas, tempos de implantação, recursos investidos em software e hardware, etc. A partir daí, temos um número reduzido de fornecedores e softwares a serem analisados em um processo final. Enquanto estas últimas etapas são executadas, um processo b é disparado em paralelo. b) Com a finalidade de obter as funções, processos, dados e as regras de negócios a serem atendidas pelo software, deverão ser levantados: - recursos financeiros (orçamento) do projeto, - cronograma, - estrutura organizacional da empresa, - mapeamento das características do negócio e seus processos, - representantes das áreas usuárias, - fluxo das informações na empresa: origem e trâmite.

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