PESQUISA DE PREÇOS 01/2015

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1 PESQUISA DE PREÇOS 01/2015 Considerando a necessidade de aquisição de software integrado de gestão, para atender as necessidades desta Prefeitura Municipal de Porto Alegre, solicitamos que as empresas interessadas apresentem orçamento para embasar o preço médio que irá compor o edital de licitação para esta aquisição. Apresentamos abaixo as especificações dos Objetos propostos, bem como a Planilha do item 15.3 deste documento, que deverá ser remetida, em arquivo no formato PDF, em até 10 (dez) dias uteis, a contar da data de publicação deste documento, à Controladoria Geral do Município, através do Disponibilizamos os telefone (51) e para demais esclarecimentos. MINUTA DE TERMO DE REFERÊNCIA PARA AQUISIÇÃO DE SOFTWARE INTEGRADO DE GESTÃO - ERP 1

2 1. OBJETO DA LICITAÇÃO 1.1. Aquisição de Software Integrado de Gestão no formato ERP (Enterprise Resource Planning), doravante denominado de Software ERP, para automatizar processos e procedimentos da Prefeitura Municipal de Porto Alegre, contemplando: Fornecimento e Instalação de Software ERP; Serviços de Implantação do Software ERP com Treinamento; Serviços de Suporte Técnico do Software ERP. 2. DETALHAMENTO DO OBJETO 2.1. Fornecimento e Instalação de Software ERP: Fornecimento e Instalação de sistema de informação acessível via web, com cessão de direito de uso definitivo e exclusivo, com a entrega total dos códigosfontes do Software ERP A Empresa deverá entregar a licença de uso definitivo do Software ERP, com todas as adequações que serão realizadas para atender a Contratante, bem como entregar o código fonte para uso exclusivo dessa, de forma que a Contratante possa realizar as adequações que julgar necessárias, após o período contratual, exclusivamente, na sua sede e por profissionais indicados por ela, comprometendo-se em não ceder o código fonte a outra empresa, nem a outra organização, exceto com a devida e formal aprovação da Contratada O Software deverá ter os seguintes Módulos Funcionais: Módulo de Contabilidade Pública; Módulo de Planejamento Orçamentário; Módulo de Execução Orçamentária e Extra Orçamentária; Módulo de Administração Financeira e Fluxo de Caixa; As especificações dos módulos acima constam no ANEXO A - MACRO VISÃO DOS REQUISITOS DE NEGÓCIO Órgãos da Administração a serem alcançados pelo Software ERP: ÓRGÃO TIPO Administração Centralizada DIRETA DEMHAB Departamento Municipal de Habitação INDIRETA DMLU Departamento Municipal de Limpeza Urbana INDIRETA DMAE Departamento Municipal de Águas e Esgoto INDIRETA PREVIMPA Departamento Munic. de Previdência dos Serv. Públicos POA INDIRETA FASC Fundação de Assistência Social e Cidadania INDIRETA 2

3 CMPA - Câmara de Vereadores de Porto Alegre LEGISLATIVO O sistema fornecido deverá oferecer as funcionalidades parametrizáveis e customizáveis de acordo com as especificações, requisitos, características de infraestrutura, segurança e auditoria descritas neste Termo de Referência e seus Anexos Para efeitos deste Termo de Referência e seus Anexos, são utilizadas as seguintes definições: Customização: busca do atendimento de requisitos funcionais do presente Termo de Referência através da alteração do código-fonte do sistema, ou do desenvolvimento de novos códigos; Parametrização: busca do atendimento de requisitos funcionais do presente Termo de Referência sem a necessidade de alteração do códigofonte do sistema ou de desenvolvimento de novos códigos, ou seja, o requisito já deve estar incorporado de forma nativa na solução de software, podendo necessitar apenas de ajustes de parâmetros quando de sua implementação O sistema fornecido deverá vir acompanhado de declaração do fabricante do software ou de sua subsidiária brasileira, se for o caso, permitindo constatar que a LICITANTE vencedora pode vender e instalar o sistema, incluindo a cedência dos códigos-fontes e toda a documentação técnica necessária, que viabilize a Equipe Técnica da PMPA a assumir a manutenção e operação do sistema; O sistema deverá possibilitar o acesso para o mínimo de usuários definidos, conforme abaixo: MÓDULO QTDE USUÁRIOS MÓDULO DE CONTABILIDADE PÚBLICA 200 MÓDULO DE PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO 500 MÓDULO DE EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E EXTRA- 500 ORÇAMENTÁRIA MÓDULO DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA E FLUXO DE 100 CAIXA TOTAL DE USUÁRIOS Os perfis necessários para os usuários acima expostos são os seguintes: Equipe Técnica da PROCEMPA - com o objetivo de conhecer a lógica de criação do Modelo de dados do sistema ERP, suas funcionalidades e utilização do sistema, sua arquitetura, especificações técnicas do sistema, integrações com outros sistemas, visando transferência de conhecimento para possibilitar à PMPA assumir a manutenção/evolução, bem como a operação e administração do mesmo (Aproximadamente 50 usuários); 3

4 Administradores Equipe da PMPA com o objetivo de possibilitar a parametrização do Software ERP (Aproximadamente 7% do total de usuários); Gestores Equipe da PMPA com perfil estratégico com acesso irrestrito a todas as funcionalidades da Solução ERP, relacionadas ao seu papel. (Aproximadamente 13% do total de usuários); Operacionais Equipe da PMPA com acesso restrito a algumas funcionalidades da Solução ERP, relacionadas ao seu papel (Aproximadamente 80% do total de usuários) O sistema deverá suportar no mínimo 15% (quinze por cento) de usuários concorrentes, em relação ao total de usuários do Software ERP. Consideram-se usuários concorrentes aqueles que estão com suas sessões abertas no sistema ao mesmo tempo; O sistema deverá suportar no mínimo 10% (dez por cento) de usuários simultâneos, em relação ao total de usuários do Software ERP. Consideram-se usuários simultâneos aqueles que estão efetuando transações on-line dentro de um mesmo intervalo de tempo, no caso, 01 (um) segundo; O fornecimento do sistema não poderá apresentar incremento financeiro vinculado a futuros upgrades (evolução) de hardware, Sistema Operacional e Sistema Gerenciador de Banco de Dados, gerados pela Contratada, dentro da plataforma operacional adotada para o sistema, na vigência do Contrato Ambiente de Desenvolvimento A CONTRATADA fará uso de recursos próprios para o desenvolvimento/manutenção/customização do Software ERP em todas as suas etapas, incluindo equipamentos, sistemas operacionais, gerenciadores de bancos de dados, softwares e licenças em geral, equipamentos de rede, e tudo mais que se fizer necessário ao andamento dos trabalhos As ferramentas de desenvolvimento e suas licenças de uso, a serem utilizadas pela CONTRATADA para a customização do Software ERP, deverão ser por ela providenciadas e disponibilizadas, em especificação e quantidades adequadas ao desenvolvimento dos serviços, na forma estabelecida neste Termo de Referência e seus Anexos Este ambiente deverá estar disponível desde a ordem de início do projeto até o final do período contratual Ambiente de Homologação A CONTRATADA deverá fornecer, na data de assinatura do contrato, a definição e dimensionamento da Infraestrutura tecnológica necessária para montagem de um ambiente de homologação pela CONTRATANTE, em equipamentos da CONTRATANTE A instalação e a configuração do ambiente de homologação serão realizadas pela CONTRATANTE com a assistência da CONTRATADA Ambiente de Produção 4

5 A CONTRATADA deverá fornecer, na data de assinatura do contrato, a definição e dimensionamento da Infraestrutura tecnológica necessária para a montagem de um ambiente de produção pela CONTRATANTE, em equipamentos da CONTRATANTE A instalação e a configuração do ambiente de produção serão realizadas pela CONTRATANTE com a assistência da CONTRATADA A CONTRATADA deverá disponibilizar uma Ferramenta de Controle de Projetos, para permitir o acompanhamento de todas as etapas do projeto, pela Fiscalização do Contrato, bem como pela Equipe Técnica da PMPA e funcionários que a CONTRATADA julgar necessário. A CONTRATADA será responsável pelo custeio das renovações anuais das licenças até o final do contrato Serviços de Implantação do Software ERP com Treinamento; O Software ERP deverá ser implantado por Módulo ou Grupo de Módulos Funcionais, conforme descrito neste Termo de Referência Serviços para a implantação do Software ERP, contemplando: Estruturação e Planejamento do Projeto; Detalhamento do cronograma e Estratégias de Trabalho; Gerenciamento do Projeto; Adequação do Software ERP (customização e parametrização); Integração e Interoperação do Software ERP com outros Sistemas de Informação da PMPA bem como sistemas de outras instituições externas à PMPA constantes no ANEXO I SISTEMAS AFETADOS PELA IMPLANTAÇÃO DO ERP; Planejamento, Execução e Controle de Testes do Software ERP; Migração de dados dos sistemas de informação dos SISTEMAS LEGADOS para o Software ERP; Transferência de Conhecimentos para a Companhia de Processamento de Dados do Município de Porto Alegre PROCEMPA; Gestão de Mudanças; Elaboração e implementação do Plano de Implantação; Elaboração e implementação do Plano de Contingência no momento da Implantação; Elaboração da Documentação Técnica; Definição e Dimensionamento da Infraestrutura Tecnológica necessária para o Software ERP Treinamento no Software ERP A CONTRATADA deverá disponibilizar todo o treinamento de caráter técnico e funcional necessário, para os usuários do sistema, conforme perfis apresentados na tabela abaixo, formando multiplicadores. Todo o treinamento deverá incluir o fornecimento de material didático e 5

6 emissão de certificado de conclusão do curso e seu planejamento e execução iniciarão dois meses antes da entrada em produção de cada módulo; PERFIS DOS CURSOS Treinamento para a Equipe Técnica da PROCEMPA (desenvolvedores), com o objetivo de conhecer a arquitetura do Software ERP, visando transferência de conhecimento para possibilitar à PMPA assumir a manutenção/evolução ao final do contrato (aproximadamente 20 pessoas). Treinamento para a Equipe Técnica da PROCEMPA na operação do sistema (Divisão de Operação), visando transferência de conhecimento para possibilitar a PROCEMPA a plena operação do sistema. (aproximadamente 15 pessoas). Treinamento para a Equipe Técnica da PROCEMPA na administração do ambiente operacional do sistema (Divisão de Infraestrutura), visando transferência de conhecimento para possibilitar a PROCEMPA a plena administração da infraestrutura do sistema. (aproximadamente 15 pessoas). Treinamento para os usuários da Equipe da PMPA (Administradores) no Software ERP, com o objetivo de possibilitar a parametrização do Software ERP (aproximadamente 90 pessoas). Treinamento para os usuários Gestores no Software ERP (aproximadamente 170 pessoas). Treinamentos para aproximadamente 400 usuários Operacionais Multiplicadores por módulo do Software ERP: Módulo de Contabilidade Pública 70 usuários Operacionais Multiplicadores Módulo de Planejamento Orçamentário 150 usuários Operacionais Multiplicadores Módulo de Execução Orçamentária e Extra Orçamentária 150 usuários Operacionais Multiplicadores Módulo de Administração Financeira e Fluxo de Caixa 30 usuários Operacionais Multiplicadores Todos os treinamentos deverão ser ministrados na modalidade presencial, em Porto Alegre, preferencialmente nas instalações da PMPA e acompanhados dos respectivos materiais didáticos/manuais, em português, a serem fornecidos para os participantes (usar sistema como ferramenta de aprendizagem, disponibilizar ambiente para prática, roteiro de exercício); Todos os treinamentos deverão ser ministrados em datas e horários a serem propostos pela CONTRATADA e ratificados pela PMPA. A infraestrutura será fornecida pela PMPA As despesas com transporte, hospedagem e alimentação dos funcionários da CONTRATADA incumbidos de ministrarem a transferência de conhecimento e os treinamentos serão de responsabilidade unicamente da CONTRATADA A CONTRATADA deverá apresentar Planos de Treinamento detalhados, relativos a cada um dos módulos a serem implementados, abrangendo, pelo menos, catálogos de cursos, conteúdo programático, prérequisitos, grade de treinamento, identificação de perfis dos treinandos por cursos e monitoramento do processo de treinamento. A execução dos 6

7 Planos de Treinamento deverá ser aprovada e avaliada periodicamente pela PMPA, que poderá solicitar, sempre que necessário, as devidas alterações Para todos os módulos de treinamento, a CONTRATADA deverá aplicar avaliação dos treinamentos aos participantes e enviar os resultados à PMPA A PMPA irá analisar os resultados das avaliações dos treinamentos entregues pela CONTRATADA e seus efeitos sobre os processos de trabalho de cada um, a fim de verificar a eficácia dos treinamentos efetuados, podendo, caso necessário, solicitar à CONTRATADA a repetição daqueles que não tiverem atingido os objetivos Serviços de Suporte Técnico do Software ERP; Suporte Técnico do Software ERP A CONTRATADA deverá fornecer os serviços de Suporte Técnico do Software ERP, durante a vigência do contrato, iniciando-se, imediatamente, após a implantação do primeiro módulo, garantindo os níveis de serviços definidos neste Termo de Referência e seus Anexos Dentro do serviço de suporte técnico, a CONTRATADA deverá fornecer também os serviços de Operação Assistida, pelo período de dois meses após a entrada em produção de cada módulo Operação Assistida consiste no acompanhamento técnico, e presencial, realizado pela Equipe Técnica da CONTRATADA, nas dependências da CONTRATANTE O Suporte Técnico abrange todos os artefatos gerados ao longo da parametrização, customização e implantação do Software ERP As solicitações de Suporte Técnico por parte das Áreas de Negócio da PMPA, usuárias do Software ERP, serão direcionadas aos profissionais da CONTRATADA instalados na PMPA, através da equipe de gerenciamento do projeto da PMPA Não deverá haver qualquer limitação para o número de solicitações de suporte; A empresa deverá fornecer canal de comunicação direto (no mínimo telefônico) com os responsáveis pela resolução de dúvidas e de problemas; O tempo de resposta necessário para executar a correção está vinculado à prioridade estabelecida em função da combinação entre impacto e urgência, decorrente dos defeitos apresentados, de acordo com a seguinte metodologia de apuração a seguir definida O Impacto decorre de quantas pessoas ou sistemas são prejudicados pelo incidente. Já a urgência determina a velocidade em que o incidente precisa ser resolvido: 7

8 Impacto = criticidade para o negócio Urgência = velocidade A prioridade, a ser atribuída pela PMPA, será utilizada para determinar o prazo para resolução dos incidentes pela CONTRATADA: Prioridade 1 parada total do sistema produtivo; Prioridade 2 sistema produtivo comprometido; Prioridade 3 erro detectado numa funcionalidade; e Prioridade 4 problema de documentação Os serviços de atendimento de Suporte Técnico deverão ser cumpridos nos seguintes prazos: A PMPA, para os casos de Suporte Técnico, poderá prorrogar o prazo máximo do atendimento, desde que o atraso seja justificado pela empresa CONTRATADA em razão da complexidade, conforme definido pela área técnica do chamado A justificativa de prorrogação deverá ser aprovada pela PMPA antes do término do prazo original, caso contrário não será considerada para fins de apuração dos níveis de serviço; e A prorrogação de prazo é totalmente discricionária por parte da PMPA em relação a um específico chamado e não constituirá novação para chamados de natureza semelhante A contratada obriga-se a corrigir todos os erros de execução ou de requisitos em funcionalidade já desenvolvida e em produção do sistema, visando garantir a disponibilidade, confiabilidade, qualidade e segurança do Software ERP, através de ações corretivas que atendam às necessidades da PMPA e no âmbito de alcance do sistema, sem ônus adicionais para a PMPA A contratada obriga-se a implementar, durante o período contratual, alterações de Ordem Legal ocasionadas por necessidade de adaptação a novas legislações, geradas por qualquer esfera de governo (federal ou estadual ou municipal), não contempladas em novas versões do produto ou em solicitações efetuadas pela PMPA, compreendendo todas as intervenções necessárias no Software ERP referente ao desenvolvimento de novas funcionalidades, módulos ou integrações, para atender a nova legislação, sem ônus adicionais para a PMPA. 8

9 Durante a vigência do contrato, a solução contratada deverá incorporar todas as atualizações tecnológicas do Software ERP disponibilizadas ao mercado pelo fornecedor, com a devida anuência da PMPA Caberá à CONTRATADA disponibilizar, sempre que houver qualquer atualização no software ERP e/ou manuais e/ou a cada novo módulo implantado, os documentos, modelos, códigos-fonte, manuais técnicos e de operacionalização, scripts de geração de banco de dados, scripts de compilação, dentre outros, no ambiente, mídia digital ou outro meio, definidos pela CONTRATANTE, inclusive em cópias impressas, quando couber Os produtos deverão ser entregues pela empresa CONTRATADA em ambiente computacional de homologação disponibilizado pela CONTRATANTE, em funcionamento, com a devida massa de testes e os códigos-fontes. 3. FUNDAMENTAÇÃO DA CONTRATAÇÃO 3.1. Justificativa da necessidade do serviço O Grupo de Trabalho (GT) da Nova Contabilidade, desta PMPA, instituído pela Portaria 398 de 05 de janeiro de 2012, realizou 34 reuniões, formalizadas através de atas nas quais foram descritas as principais conclusões dos diversos estudos efetuados por este grupo. O trabalho realizado culminou no desenvolvimento de consolidada expertise quanto às necessidades técnicas e demandas em termos de sistemas de informação exigidos pela Nova Contabilidade Aplicada ao Setor Público. Tornou-se possível levantar urgentes necessidades para fins de cumprimento do cronograma estabelecido pela Secretaria do Tesouro Nacional (STN). As necessidades foram corroboradas através de workshop realizado pela Controladoria-Geral do Município, em conjunto com empresa especializada em Contabilidade, Gestão e Finanças Aplicadas ao Setor Público que realizou nos últimos anos, a implementação da Nova Contabilidade em diversos municípios, conforme cases demonstrados ao longo dos dias 12 e 13 de dezembro/2012. A implementação da Nova Contabilidade eleva a Contabilidade Pública a um novo patamar, no qual passará a produzir informações voltadas não apenas ao controle do orçamento e sua execução, mas também informações que contribuirão para a melhor gestão do patrimônio e dos recursos públicos e no aumento da qualidade do desempenho dos gestores da Prefeitura de Porto Alegre. Para tanto, verificou-se que, para o cumprimento das imposições legais, muitos dos sistemas utilizados atualmente por esta PMPA não atendem aos diversos requisitos desta nova cultura. Ademais, boa parte destes sistemas (GOR, SDO, CTB, etc.) foram desenvolvidos em linguagem que hoje se encontra desatualizada e demandam grande esforço de manutenção e implementação de melhorias e adaptações, as quais em certos casos podem apresentar alta complexidade para serem concretizadas. Adicionalmente temos como agravante o fato destes sistemas não serem integrados, o que exige, em diversas situações, a realização de trabalhos manuais (redigitações e integrações não automáticas) que aumentam a probabilidade de erros, dificultam o controle das ações e, principalmente, apresentam dificuldade para implementação das novas 9

10 sistemáticas financeiras, contábeis e patrimoniais. Foi efetuada uma consulta pública, através do processo , coordenada pela PROCEMPA, na qual a equipe da Controladoria-Geral do Município verificou que há sistemas prontos no mercado, já aplicados em alguns municípios, que atendem praticamente todas as necessidades desta demanda, sendo que não há preferência desta municipalidade por nenhum tipo de tecnologia especificamente, mas sim, por solução que atenda plenamente as necessidades descritas neste Termo de Referência. Portanto julga-se necessária a aquisição de um Sistema de Gestão Integrada, que atenda as novas normas e, consequentemente, o controle e a transparência dos atos e fatos da Administração Municipal Relação entre a demanda prevista e a quantidade de serviço a ser contratada A contratação decorrente do presente certame deverá suprir integralmente a necessidade desta PMPA em relação ao objeto Demonstrativo de resultados a serem alcançados A pretendida modernização permitirá: Integração total entre os diversos módulos do sistema, sem a necessidade de redigitação e diminuindo a possibilidades de erros; Menor tempo para execução de tarefas; Diminuir tempo, custos e o quantitativo de pessoas envolvidas na execução e acompanhamento das atividades; Pleno atendimento à legislação e às NBCASP, tanto quanto em procedimentos quanto em relatórios; Automatização de processos e uniformização de procedimentos; Acompanhamento em tempo real da situação patrimonial do Município; Melhor visibilidade na aplicação dos recursos públicos ao cidadão, possibilitando melhor transparência; Garantir segurança cibernética para os processos de negócio, em conformidade com os requisitos de segurança e boas práticas vigentes no mercado; Obter relatórios gerenciais sem a necessidade de consultar dados de outros sistemas ou mediante a elaboração de planilhas ou equivalentes; Integração de processos e Unidades Administrativas; Maior rapidez e segurança na execução das atividades; Maior confiabilidade e segurança dos dados (base única); Informações em tempo real Alinhamento estratégico institucional O sistema pretendido está plenamente alinhado com o planejamento desta PMPA, sendo inclusive uma Ação Estratégica de Gestão GESTÃO TOTAL, código da Ação 1868 SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO MUNICIPAL SIGEM: Disponibilizar uma solução atualizada na área fazendária municipal, integrada ao sistema tributário e de pessoal, para gerenciamento dos processos de trabalho afetos às unidades financeira, contábil, orçamentária, patrimonial, 10

11 de controle de despesas, compra de bens e produtos, contratação de serviços e outras. 4. DETALHAMENTO DOS SERVIÇOS DO OBJETO 4.1. Estruturação e Planejamento do Projeto A CONTRATADA deverá dar assistência à instalação da INFRAESTRUTURA necessária para o pleno funcionamento do Software ERP, conforme definido neste Termo de Referência, em conjunto com a Equipe da PROCEMPA, no ambiente tecnológico do Datacenter da PROCEMPA A CONTRATADA deverá manter atualizadas as funcionalidades em parametrização, customização e implantação, bem como as já homologadas, frente às eventuais necessidades de mudanças de versões (servidores de aplicação, sistemas operacionais, arquitetura de infraestrutura, SGBD) que venham a ocorrer durante a execução do Contrato A CONTRATADA deverá manter atualizadas as funcionalidades já homologadas, frente às eventuais alterações decorrentes das demais funcionalidades ainda em parametrização, customização e implantação A CONTRATADA deverá, sempre que for implantado um conjunto de novas funcionalidades, submeter à apreciação da PMPA um plano de contingência contemplando as funcionalidades do SISTEMA LEGADO que serão descontinuadas A CONTRATADA deverá, sempre que for implantar em ambiente de produção um novo módulo ou um conjunto de novas funcionalidades, realizar a transferência de conhecimento (treinamentos operação, administração da infraestrutura e desenvolvedores) e fornecer toda a documentação necessária e códigos-fontes para que a PROCEMPA tenha plenas condições de operar, administrar a infraestrutura e manter o Software ERP A PROCEMPA será a responsável pela administração da infraestrutura e operação do sistema ERP, ficando sob sua responsabilidade, pelo menos as seguintes atividades: Monitoramento da utilização dos servidores de Produção e Homologação (Aplicação e Banco de Dados) Realização da execução e monitoramento dos processos assíncronos - BATCH Execução de backups de Bancos de Dados de produção/homologação Administração do banco de dados e da aplicação, ou seja, administrar os recursos utilizados por ambos (CPU, Memória, Uso de disco) Realização da atualização periódica do banco de dados de homologação tendo como origem o banco de dados de produção Realização de deploy da aplicação em todos os ambientes utilizados A CONTRATADA fará o acompanhamento e suporte da operação, administração da infraestrutura e manutenção do sistema, durante o período de Operação Assistida, conforme previsto neste Termo de Referência. 11

12 O sistema deverá ser entregue parametrizado, customizado e plenamente operacional, instalado no ambiente tecnológico de produção da PMPA/PROCEMPA A CONTRATADA deverá realizar a transferência de conhecimento (treinamentos) e fornecer toda a documentação necessária (manual de operação) para que a PROCEMPA tenha plenas condições de administrar a infraestrutura e operar o sistema. A CONTRATADA deverá manter nas instalações da PMPA, profissional(is) especialista(s) nos módulos implantados, na operação e administração da infraestrutura do Sistema ERP, para atuar na orientação e suporte (Operação Assistida) No momento da entrega da ordem de início a CONTRATADA deverá entregar os códigos-fontes do sistema ERP e a documentação técnica do Software ERP, a qual deve ser composta, no mínimo, dos seguintes artefatos: Modelo de Dados, Diagrama de Use Cases, Diagrama de Sequência, Detalhamento de Use Cases, Documentação de usuário, Documentação de operação e administração da infraestrutura, bem como conceder à CONTRATANTE os direitos para implementar novas funcionalidades e realizar todo o tipo de manutenção no sistema A CONTRATADA deverá disponibilizar à PROCEMPA os códigos-fontes atualizados do SISTEMA ERP, além da documentação técnica e objetos do banco de dados atualizados, a cada módulo ou nova funcionalidade implantada Entende-se por documentação técnica o conjunto de artefatos listados a seguir: Diagramas de casos de uso; Detalhamento de Casos de Uso; Modelo de dados; Diagramas de classes; Diagramas de estado; Diagramas de sequência; Procedimentos de deploy da aplicação em todos os ambientes; Manual de Operação e Administração da Infraestrutura Entende-se por objetos do BD o conjunto de artefatos a seguir: Stored procedures; Functions; Triggers; Scripts Todos os treinamentos dirigidos à equipe técnica da PROCEMPA devem ser planejados com profundidade e detalhamento adequados, de maneira que seu material de apoio (apostilas, apresentações, etc.), permita conhecer a lógica de criação do Modelo de dados do Software ERP, suas funcionalidades e utilização do sistema, sua arquitetura, especificações técnicas do sistema, integrações com outros sistemas e módulos bem como todos os procedimentos operacionais e de administração da infraestrutura do sistema. 12

13 Os produtos a serem entregues pela CONTRATADA deverão estar representados em documentos na língua portuguesa do Brasil A CONTRATADA deverá fornecer à PROCEMPA e manter operacionais/atualizadas as senhas de administrador de Banco de Dados e do sistema operacional de todos os equipamentos servidores de todos os ambientes operacionais do sistema ERP, bem como, toda e qualquer senha de administrador de outros softwares necessários, de modo a possibilitar a administração da infraestrutura e operação do sistema ERP, à PROCEMPA, desde o início do contrato Estratégia de Implantação A CONTRATADA deverá apresentar um Cronograma Detalhado de Implantação, bem como as Estratégias de Trabalho para a implantação do Software ERP em todos os Órgãos da Administração, conforme quadro do item 2.1.3, deste Termo de Referência, e em consonância com o ANEXO C CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO, os quais serão submetidos à avaliação desta PMPA, não devendo ultrapassar 24 meses da ordem de início, como segue: Todos os itens do Módulo de Planejamento Orçamentário e o Módulo de Execução Orçamentária e Extra Orçamentária em até 06 meses, conforme consta no ANEXO C CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO; Todos os itens do Módulo de Administração Financeira e Fluxo de Caixa em até 08 meses, conforme consta no ANEXO C CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO; Todos os itens do Módulo de Contabilidade Pública em até 10 meses, conforme consta no ANEXO C CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO; Os serviços descritos no item 2.3 (Serviços de Suporte Técnico do Software ERP) e seus subitens deverão iniciar após a implantação do primeiro módulo e se encerrarão ao término do contrato O fornecimento dos serviços profissionais para a realização do projeto deverá contemplar o Software ERP total contratado, com a garantia dos resultados independendo do esforço produzido A responsabilidade para a implantação do Software ERP, baseada nas informações contidas nas especificações técnicas para a resposta ao edital, será da CONTRATADA. Ao mesmo tempo, a PMPA assegurará a disponibilidade dos seus funcionários, com nível de decisão adequado e alinhado com os marcos do projeto, que serão definidos no Contrato, que as partes compartilharão ao começo do projeto, para a realização certa das seguintes atividades: Planejamento - ênfase no escopo: nesta etapa, é gerado o detalhamento e refinamento do escopo do projeto, revistos os riscos do 13

14 projeto, efetuado os treinamentos de preparação de equipe, e definido o cronograma inicial de atividades Elaboração - ênfase na arquitetura: nesta etapa são levantados e refinados os requisitos, iniciada a definição da estratégia de treinamento dos usuários, assim como são identificados os impactos organizacionais e elaborado o Plano de Trabalho detalhado da etapa de Construção, com o endereçamento dos riscos, a validação da arquitetura do sistema e uma revisão do cronograma à luz da abordagem escolhida para lidar com os riscos Construção - ênfase na parametrização e customização: a etapa de construção foca nas parametrizações e customizações do Software ERP, com a produção de códigos. São planejados e executados os testes e a homologação do APLICATIVO e de suas interfaces. Nesta fase também se documenta o Software ERP, elaboram-se as especificações funcionais e o material de treinamento Transição - ênfase na implantação: nesta etapa, é executado o plano de implantação e entrega do APLICATIVO, o treinamento dos usuários e iniciam-se as atividades relativas ao acompanhamento de desempenho e de estabilidade do Software ERP, bem como a atividade de CARGA DE DADOS definitiva homologação das rotinas de integração com os sistemas constantes no ANEXO I SISTEMAS AFETADOS PELA IMPLANTAÇÃO DO ERP Operação Assistida - ênfase no Suporte: nesta fase a Equipe Técnica da Contratada fará o acompanhamento presencial pósimplantação dos módulos, nas dependências da CONTRATANTE, para garantir o bom funcionamento do aplicativo em produção, em conformidade com os prazos definidos neste Termo de Referência Prazo de Execução e Cronograma Detalhado de Implantação O prazo de vigência contratual é de 24 (vinte e quatro) meses corridos a contar à data de assinatura do Contrato, prorrogáveis conforme art. 57 da lei 8.666/ O Cronograma Detalhado de Implantação deverá ser elaborado pela CONTRATADA de acordo com o ANEXO C CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO ao Edital da Licitação. Nele deverão estar detalhados os serviços do objeto relacionados neste Termo de Referência, explicitando-se, para cada um deles, os produtos, serviços e recursos humanos alocados, admitindo-se a inclusão de outras etapas/atividades/recursos, desde que isso seja necessário para a execução da solução delineada Os pagamentos seguirão a metodologia prevista no ANEXO D CRONOGRAMA FÍSICO x FINANCEIRO ao Edital da Licitação, em perfeita consonância com o Cronograma Detalhado de Implantação, bem como com a Proposta Comercial apresentada pela LICITANTE Gerenciamento do Projeto A CONTRATADA deverá acompanhar o projeto por meio de Ferramenta de Controle de Projetos, cujo relatório deverá espelhar o andamento das atividades, e integrará o Relatório Gerencial e o Relatório de Acompanhamento do Projeto, 14

15 a ser apresentado e entregue pela CONTRATADA e apreciado pela PMPA em reuniões, conforme previsto nos itens 9.9, 9.10 e 9.11 neste Termo de Referência A CONTRATADA deverá utilizar uma Metodologia de Gestão de Projetos contemplando, no mínimo, os seguintes aspectos: Gestão de Escopo; Gestão de Requisitos; Gestão de Riscos; Gestão de Comunicação; Gestão de Configuração e Mudanças, que possibilite o acompanhamento da parametrização, customização e implantação do sistema, e de suas implantações, de forma clara e objetiva, pela PMPA A CONTRATADA deverá utilizar Ferramenta de Controle de Projetos, que possibilite à fiscalização e acesso à Equipe Técnica da PMPA com perfis diferenciados, às informações do projeto e ser dotado, no mínimo, das seguintes funcionalidades: Geração do cronograma do projeto, possibilitando o registro e o acompanhamento: Das tarefas (datas, duração, dependência entre as tarefas etc.); Da WBS (Work Breakdown Structure), em forma textual; Dos recursos alocados e respectivos custos, previstos e reais; e Das linhas de base ( baselines ) Visualização gráfica do cronograma: Na modalidade Gráfico de Gantt; e Na modalidade PERT/CPM, explicitando caminhos críticos e folgas; Emissão de relatórios gerenciais de acompanhamento e controle; Permitir a configuração: (i) de perfis de acesso com direitos de uso diferenciados, a serem definidos pela PMPA/PROCEMPA que possibilitem, no mínimo, acesso de consulta; Permitir o cadastramento de tarefas programadas para a execução do projeto, as quais devem ter, no mínimo, as seguintes informações: descrição da tarefa, nome do projeto; fase do projeto; classificação de tipo (análise, programação, teste etc.); responsável pela execução; prazo estimado para a realização da tarefa; data prevista de início; data prevista de término; prazo real de realização da tarefa; data de início real; data de término real; classificação de criticidade (urgente, rotina etc.) e estado da tarefa (programada, em andamento, paralisada, concluída, atrasada etc.); Permitir o rastreamento do fluxo de trabalho ( workflow ) de cada tarefa, exibindo, se assim solicitado, todos os dados referentes à tarefa; Permitir que arquivos nos formatos.txt,.doc,.pdf,.bmp e.zip sejam anexados às tarefas; 15

16 Permitir o registro e o rastreamento de dúvidas e respectivas respostas. Deverá ser possível emitir uma relação de dúvidas pendentes e de dúvidas respondidas; Emitir uma relação das tarefas, por situação (programadas, em andamento, paralisadas, concluídas, atrasadas etc.) A atualização das Linhas de Base ( baselines ) do projeto somente será realizada com a autorização expressa do Gestor do Contrato e do Gerente de Projeto da CONTRATADA. A Linha de Base anterior será arquivada, documentada e publicada para fins de lições aprendidas A CONTRATADA deverá elaborar o Plano de Gerenciamento de Tempo e a Work Breakdown Structure (WBS), os quais serão utilizados para a geração do Cronograma do Projeto A CONTRATADA deverá executar o projeto, cumprindo os prazos estabelecidos, garantindo a qualidade dos produtos e a perfeita comunicação entre sua equipe e a Equipe Técnica da PMPA Adequação do Software ERP A CONTRATADA deverá apresentar as estratégias para o refinamento dos requisitos não atendidos nativamente e constantes no ANEXO A - MACRO VISÃO DOS REQUISITOS DE NEGÓCIO, análise, desenho, parametrização, customização, migração de dados, testes e implantação dos módulos do Software ERP, para que a PMPA possa aprovar. As estratégias deverão permitir paralelismo entre as referidas atividades e deve contemplar, obrigatoriamente, a participação de Equipe Técnica da PMPA A homologação será realizada pela Equipe Técnica da PMPA e acompanhada pela CONTRATADA, e será aprovada pelos Fiscais e Gestor do Contrato, mediante Termo de Aceite, conforme previsto neste Termo de Referência Levantamento de requisitos, refinamento dos requisitos de alto nível e regras de negócio do Software ERP: A CONTRATADA realizará o refinamento dos requisitos de sistema referentes a cada módulo baseando-se nos requisitos de alto nível previstos no ANEXO A - MACRO VISÃO DOS REQUISITOS DE NEGÓCIO deste Termo de Referência O levantamento, o refinamento dos requisitos e suas regras de negócio deverão ser realizados, também, através de informações obtidas com os especialistas do negócio (setores da PMPA diretamente envolvidos com o negócio), com a Equipe Técnica da PMPA responsável pela manutenção dos SISTEMAS LEGADOS e consultas aos códigos-fontes de posse da PMPA, com a concordância e acompanhamento da Equipe Técnica da PMPA Análise e desenho do Software ERP A CONTRATADA realizará a análise e o desenho do Software ERP tendo como base a documentação gerada na atividade de refinamento dos 16

17 requisitos os quais deverão ser apresentados à Equipe Técnica da PMPA da qual deverá obter concordância Parametrização e customização do Software ERP A CONTRATADA parametrizará e customizará o sistema tendo como base os artefatos gerados no decorrer da análise e desenho do Software ERP A LICITANTE deverá apresentar a Declaração Formal, constante no Edital de Licitação, que deverá constar de sua Proposta Comercial, declarando que atende integralmente aos requisitos de funcionais constantes no ANEXO A - MACRO VISÃO DOS REQUISITOS DE NEGÓCIO, do Software ERP, da seguinte forma: Nativa ou Parametrizável que terá que ser de no mínimo de 70,00% (setenta por cento); e Customizável a qual terá que ser de no máximo de 30,00% (trinta por cento) Os percentuais acima não terão arredondamento, sendo que serão desconsiderados os dígitos a partir da 3º casa decimal; Na mesma Declaração acima, terá que constar que a mesma atende integralmente aos requisitos não funcionais (técnicos) constantes no ANEXO H REQUISITOS TÉCNICOS E PADRÕES Os itens constantes no ANEXO A - MACRO VISÃO DOS REQUISITOS DE NEGÓCIO e os requisitos não funcionais (técnicos), conforme especificado no ANEXO H REQUISITOS TÉCNICOS E PADRÕES, serão objeto de validação no processo de Prova de Conceito, prevista neste Termo de Referência. A referida demonstração será realizada e concluída nas dependências da PMPA, no local estabelecido para a execução dos serviços, utilizando os recursos tecnológicos (hardware e software) da LICITANTE A exigência de 70% (setenta por cento) de atendimento Nativos/Parametrizáveis dos requisitos funcionais, no total do Software ERP, justifica-se porque o objeto da contratação deve ser um produto pronto e acabado e não um a ser desenvolvido por fábrica de software. A margem de 30% (trinta por cento) a ser atendida por customização decorre de particularidades funcionais para as quais o mercado não dispõe de sistema que atenda de forma nativa. Também na fase de prospecção de mercado verificou-se que vários fornecedores atendem ao percentual exigido, o qual preserva e garante o esforço já desprendido pela PMPA durante o projeto A margem a ser atendida por customização deverá, obrigatoriamente, estar integralmente incluída no preço proposto A CONTRATADA deverá observar aspectos como escalabilidade, utilização de recursos de hardware, disponibilidade, tecnologia empregada (WEB) com performance adequada, infraestrutura de apoio, segurança e outros aspectos definidos na especificação suplementar, conforme especificado no ANEXO H REQUISITOS TECNICOS E PADRÕES. 17

18 Implementação do Software ERP A CONTRATADA deverá apresentar, para aprovação pela PMPA, uma estratégia de implementação para colocar em produção os Módulos Funcionais parametrizados e customizados, em consonância ao Cronograma Detalhado de Implantação, formalizada através do documento Plano de Implantação do Software ERP, bem como deverá realizar a implantação de forma gradativa, no período de parametrização, customização e implantação do sistema, obedecendo a prioridade estabelecida pela PMPA. Durante a implantação serão utilizados os Módulos Funcionais parametrizados e customizados enquanto os demais continuarão utilizando o SISTEMA LEGADO, simultaneamente, sem qualquer prejuízo ao serviço Integração e Interoperação do Software ERP com outros Sistemas de Informação da PMPA e Externos à PMPA O Software ERP possuirá uma forte necessidade de comunicação e troca de dados com os diversos sistemas da PMPA, além de sistemas externos à PMPA (vide ANEXO I SISTEMAS AFETADOS PELA IMPLANTAÇÃO DO ERP). Para que essa interoperabilidade seja factível, o Software ERP deverá dispor de mecanismos que possibilitem a interoperabilidade entre tecnologias e paradigmas de linguagens de desenvolvimento diversas, obedecendo a conceitos e padrões sob a ótica de uma arquitetura orientada a serviços. O Software ERP deverá estar capacitado a realizar troca de informações com diversos sistemas de infraestrutura da PMPA, como, por exemplo, servidores de e servidores de arquivos. A CONTRATADA será responsável pelo levantamento desses mecanismos por parte do Software ERP. Também deve ser feito o Desenho Técnico de Interfaces, contendo desenhos de integração dos sistemas com seus protocolos e modos de integração A CONTRATADA deverá ter como premissa básica provocar o mínimo de desenvolvimento adicional nos sistemas do legado A metodologia e os padrões utilizados para essas integrações deverão ser documentados e seu conhecimento transferido à Equipe Técnica da PMPA durante o projeto. As alterações necessárias nos sistemas legados serão de responsabilidade da PMPA A CONTRATADA deverá estabelecer interfaces, em comum acordo com a Equipe Técnica da PMPA, para consolidar a integração do Software ERP com o negócio atualmente apoiado pelos sistemas da PMPA e externos à PMPA, com os quais deverá interagir automaticamente, a fim de obter e fornecer informações. Os sistemas da PMPA compreendem os que não serão incorporados pelo Software ERP Planejamento, Execução e Controle de Testes do Software ERP A CONTRATADA deverá utilizar uma Metodologia de Testes contemplando, no mínimo, os seguintes aspectos: Elaborar um plano de testes baseado na metodologia que vier a adotar para a implementação; 18

19 Definir estratégia, suporte / gestão, configuração e do ambiente de testes; Capacitar a equipe do projeto na metodologia de testes adotada; Coordenar e executar os testes de funcionalidade e de performance; Executar testes de stress e performance utilizando ferramenta de automatização de testes; Executar os procedimentos de teste, como por exemplo: integração, codificação, sistema, stress, performance e volume; Promover o envolvimento dos recursos do projeto na execução, validação, e aceite dos testes de acordo com os perfis funcionais dos usuários; Envolver a Equipe Técnica do projeto na execução, validação e aceite dos testes de performance; Promover a execução dos procedimentos de teste de acordo com os perfis de acesso identificados; Promover os testes de utilização do Software ERP a partir de estações de trabalho; Prover a documentação dos testes executados com seus respectivos roteiros (scripts). Os documentos apresentando os testes realizados, seus resultados e sua validação pelos respectivos aprovadores deverão ser disponibilizados para a PMPA; e A CONTRATADA será responsável pelo planejamento e realização dos testes de stress e volume que assegurem tanto o correto dimensionamento da infraestrutura, previamente definida, como a parametrização e adaptações realizadas nos softwares A CONTRATADA deverá documentar a estratégia e procedimento utilizado nesses testes, bem como todos os documentos de avaliação e aprovação gerados. O acompanhamento e aprovação dos testes serão de responsabilidade da PMPA Durante o período do Suporte Técnico, as correções nos artefatos e serviços serão realizadas pela CONTRATADA, após a PMPA solicitá-las por meio de um Pedido de Serviço. A CONTRATADA deverá realizar testes regressivos para as correções efetuadas. As correções serão aceitas mediante a assinatura de um Termo de Aceite Migração de Dados dos Sistemas de Informação dos LEGADOS para o Software ERP Os SISTEMAS LEGADOS têm os dados armazenados nas estruturas SGBD Oracle, DB2, SQLSERVER e IMS A CONTRATADA realizará a criação das bases de dados do Software ERP para os ambientes de desenvolvimento, testes, homologação e produção, com acompanhamento da PROCEMPA A CONTRATADA deverá realizar a integração e sincronia do Software ERP com os SISTEMAS LEGADOS, de acordo com o plano de implantação A PMPA será responsável por extrair os dados dos SISTEMAS LEGADOS, em formato que possibilite a CONTRATADA efetuar a carga de dados. 19

20 A CONTRATADA, em caso de necessidade da PMPA, será responsável em extrair os dados do Software ERP, em formato que possibilite a PMPA efetuar a carga dos dados do Software ERP nos SISTEMAS LEGADOS A PMPA será responsável pelas atividades de saneamento dos dados, com a orientação da equipe de migração de dados da CONTRATADA A PMPA será responsável em definir o volume e o período histórico dos dados a serem migrados A PMPA poderá optar por não migrar determinados dados ou mesmo de uma base de dados completa, caso seja de seu interesse e não interfira a integridade referencial e funcional do Software ERP contratada A PMPA fornecerá os dados equivalentes ao DE e a CONTRATADA fará o mapeamento DE/PARA que deverá conter, no mínimo, para cada dado migrado: descrição de negócio do dado, nome do arquivo ou tabela na origem, nome do campo na origem, tamanho do campo na origem, tipo (numérico, alfa, etc.) na origem, nome da tabela no destino, nome do campo na tabela de destino, tamanho do campo no destino, tipo (numérico, alfa, etc.) no destino A CONTRATADA deverá elaborar e apresentar para ratificação à PMPA o Plano de Migração, estruturado e organizado, que abordará entre outras atividades, a estratégia de migração, os possíveis riscos de migração, o estudo das fontes de dados, em conjunto com a PMPA que detém tal conhecimento, o mapeamento (DE-PARA), o volume dos dados a ser migrada, a especificação da infraestrutura necessária à execução da migração, a sequência lógica de migração dos dados em concordância com a relação da estratégia de implantação do Software ERP, testes de validação da migração de dados (unitário, integração e homologação) e relatórios de acompanhamento com possíveis problemas/inconsistências ocorridos durante a migração dos dados A CONTRATADA deverá elaborar o cronograma de migração dos dados e informar a PMPA, em tempo hábil, fazendo constar todas as atividades que serão executadas pela equipe de migração da CONTRATADA e às atividades adicionais a cargo da PMPA Para dados considerados obrigatórios no sistema em implantação e que estão inconsistentes ou incompletos nos SISTEMAS LEGADOS, a CONTRATADA deverá orientar a PMPA, gestora dos dados, a efetuar a respectiva correção ou, caso seja determinado, deverá alterar a rotina de carga para implementar as regras definidas pela PMPA para tratamento de cada caso Havendo necessidade, a PMPA avaliará a possibilidade de liberar o acesso às bases de dados dos SISTEMAS LEGADOS à CONTRATADA A PMPA homologará o serviço de migração de dados somente depois de concluídos com sucesso os testes definidos pelo mesmo que incluam a verificação de dados na origem e no destino e após todos os dados haverem sido migrados sem identificação de erros Transferência de Conhecimentos A CONTRATADA realizará a transferência de conhecimento à PROCEMPA, atendendo as áreas e recursos envolvidos no projeto em todas as suas fases e deverá propor a estratégia, prover a metodologia, ferramenta e documentação adequada ao porte do projeto e executá-la com o objetivo de desenvolver as competências necessárias à capacitação da Equipe Técnica da PROCEMPA. Tal equipe ao final de cada módulo implantado deverá estar 20

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