MANUAL RESUMIDO DE FISCALIZAÇÃO CONTRATOS ADMINISTRATIVOS O QUE SÃO?

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1 MANUAL RESUMIDO DE FISCALIZAÇÃO CONTRATOS ADMINISTRATIVOS O QUE SÃO? Na prestação dos serviços públicos e para o seu funcionamento é necessário que a Administração Pública adquira bens e/ou contrate serviços dos particulares. O conceito de contrato, em sentido amplo, é a formalização de um acordo recíproco entre os contratantes. O contrato administrativo se difere de um contrato particular por estabelecer regras de supremacia ao ente administrativo, visando proteger o interesse público. Cabe lembrar que, entre os princípios basilares administrativos, encontram-se a indisponibilidade e a supremacia do interesse público. Nesse viés, as regras exorbitantes/preferenciais aplicáveis ao contrato administrativo se justificam na proteção do interesse público em detrimento ao particular. Contrato Administrativo é o instrumento utilizado pela Administração Pública para aquisição de bens e/ou prestação de serviços junto ao particular, no intuito de alcançar objetivos de interesse público. O FISCAL DO CONTRATO Dever ou faculdade? In novo dicionário da língua portuguesa, Aurélio Buarque de Holanda: FISCALIZAÇÃO = velar por; vigiar; submeter à atenta vigilância; examinar; verificar. A obrigatoriedade em acompanhar e fiscalizar os contratos administrativos está estabelecida nos art. 58, inc. III e art. 67 da lei 8.666/93 que prevê:

2 Art. 58. O regime jurídico dos contratos administrativos instituído por esta Lei confere à Administração, em relação a eles, a prerrogativa de:... III - fiscalizar-lhes a execução;... Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição. O representante da administração (fiscal) será indicado por sua chefia imediata em observância a adequação e proximidade entre o objeto fiscalizado e o representante capacitado para acompanhar a execução do contrato. O exercício desta atribuição que lhe é conferida, É DEVER e não faculdade do servidor. Como acontece? O fiscal poderá ser designado em dois momentos: 1) no próprio instrumento contratual, quando sua designação for anterior a publicação do contrato; 2) por portaria, após a publicação do contrato e por indicação da chefia imediata, esta Comissão de Gestão de Contratos e Convênios adotará o procedimento de praxe. A função essencial do fiscal é acompanhar a correta execução do contrato, observando se o objeto e os prazos vêm sendo cumpridos conforme estabelecido no ato da contratação. A fiscalização restringe-se e refere-se ao acompanhamento específico e pontual da execução do contrato, com suas peculiaridades que só quem está próximo à prestação do serviço ou entrega do objeto será capaz de examinar.

3 RELATÓRIO DO FISCAL é obrigatório? Vale ressaltar a importância e obrigatoriedade de preenchimento do relatório do fiscal quanto à execução dos contratos e aos registros pertinentes à fiscalização (em atenção às orientações dos Tribunais de Conta, o relatório visa em um documento único, apenas ratificar que o contrato foi cumprido a contento). Em nossa página na intranet (Portal do MP \ Intranet \ Portais Internos \ Gestão de Contratos \ Fiscais de Contratos e Convênios \ Orientações de Fiscalização) consta modelo de relatório que deve ser preenchido ao final do contrato ou, cada vez que houver termo aditivo do contrato, informando as ocorrências durante a fiscalização. O QUE O FISCAL DEVE FAZER Primeiramente, deve haver uma comunicação direta da chefia/diretoria/coordenador com o servidor designado para fiscalizar um contrato, destacando que a responsabilidade na indicação é tão importante quanto à fiscalização em si, uma vez que, ao indicar o representante, supõe-se que o indicado seja uma pessoa lotada na unidade com melhor competência para acompanhar a execução do objeto contratual. Responde, portanto, subsidiariamente a chefia/diretoria/coordenador pela indicação, uma vez que, pressupõe-se a atenção na escolha. O fiscal deve estar de posse da cópia do contrato, o qual é a lei entre as partes. Nele estarão estabelecidas todas as condições contratuais, prazos de início e fim, entrega de bens, cronogramas, valores, sansões, deveres e obrigações, casos de rescisão, etc. O fiscal não é obrigado a entender todas as cláusulas estabelecidas, logo, em caso de dúvida deve recorrer a esta Comissão de Gestão de Contratos para maiores esclarecimentos.

4 POSSÍVEIS IRREGULARIDADES NA EXECUÇÃO DO CONTRATO o que fazer? Cabe ainda ao fiscal determinar as medidas que serão adotadas pelo contratado para regularizar as falhas eventualmente constatadas, desde que entenda que o ajuste não seja prejudicial ao órgão. Esgotados os meios de resolução pelo fiscal, sendo necessárias decisões e providências que ultrapassem sua competência, deverão solicitar aos seus superiores, em tempo hábil, a adoção das medidas convenientes. Sobre tais medidas, sugerimos ao fiscal que utilize todos os meios de comunicação disponíveis, certificando-se de que o (a) contratado (a) tomou ciência das eventuais medidas, bem como atente para a formalidade da providência adotada, tudo visando respaldar a atuação do fiscal no cumprimento de suas atribuições. Sugerimos ainda, ao fiscal, pré-determinar um prazo para solução da questão apresentada. Sempre lembrando que a Comissão de Gestão de Contratos e Convênios está à disposição para colaborar na atuação em conjunto com o fiscal, buscando dirimir as questões apresentadas de acordo com a legalidade, a previsão contratual e o interesse público. É importante reforçar que detectada a inadimplência da contratada por desobediência de quaisquer das cláusulas contratuais, o fiscal deverá, de pronto, tomar as providências cabíveis e, dependendo do reflexo de tal inadimplência na execução do contrato, informar imediatamente a esta Comissão e ao superior hierárquico. Faz-se necessário lembrar que o fiscal DEVE informar a inadimplência da contratada junto à Comissão e ao superior hierárquico, sob pena de possível apuração da responsabilidade do fiscal por meio de processo administrativo, conforme previsão legal. Logo, qualquer ocorrência aquém ou além do que fora em contrato, deverá ser observada e tomada a devida providência.

5 PENALIDADE DA EMPRESA é atribuição do fiscal? Ainda sobre o tema de eventuais faltas, cabe destacar que, ao fiscal não compete a imposição de penalidade, rescisão contratual ou mesmo avaliação da medida a ser aplicada a (ao) contratado (a), cabendo esta atuação à autoridade competente do órgão. O art. 67, 2º diz que: As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas aos seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes. Diante do exposto e conhecendo as regras estabelecidas para execução do contrato, o fiscal deve acompanhar a exata execução do que fora estabelecido, observando prazos, qualidade, quantidade e todos os detalhes do que fora acordado. PRORROGAÇÃO Quando é possível? Mesmo estando entre as atribuições do fiscal o acompanhamento de início e fim de vigência do contrato, esta comissão acompanha as possibilidades de prorrogação, informando à Administração Superior que demandará ao setor responsável para a adoção das providências cabíveis. Lembramos que a prorrogação é determinada pela característica do objeto contratual, conforme previsão legal. Se o serviço for contínuo e essencial ao ente contratante (ex.: internet, aluguel, manutenção do elevador) e sua interrupção prejudicar a continuidade de serviço público, então o contrato será prorrogável. Em regra, a possibilidade de prorrogação vem expressa na cláusula que trata da vigência do contrato.

6 PAGAMENTO - a importância do atesto Recebida a NOTA FISCAL referente aos bens entregues e/ou serviços prestados pela contratada, o fiscal deverá atestar a mesma, somente se as cláusulas contratuais estiverem cumpridas. Caso haja mais de um fiscal para um mesmo contrato, preferencialmente, todos deverão atestar a referida nota. Sobre o tema, destacamos que já aconteceu do fiscal atestar a nota sem observar as peculiaridades do cumprimento das clausulas contratuais, tal ato é constituído de irregularidade, uma vez que o atesto significa dizer que produto foi entregue em perfeitas condições e/ou serviço prestado conforme estabelecido em contrato. O atesto é o ato que autoriza o pagamento pelo departamento financeiro, logo, é de extrema responsabilidade a sua observância. O atesto sem o devido cumprimento das obrigações contratuais pelo (a) contratado (a) causam prejuízo ao ente contratante, uma vez que, estará pagando pelo serviço/bem que não foi prestado/entregue. Ocorrendo isto, será instaurado procedimento administrativo para a apuração de responsabilidade. Um atesto desatencioso, gerará um pagamento indevido e certamente um prejuízo irreversível. A nota fiscal atestada deverá ser encaminhada ao DEFIN Departamento financeiro para pagamento, por meio da Divisão de Protocolo. A previsão legal do atesto encontra-se nos art. 62 e 63 da Lei 4.320/1964, nos quais o pagamento das despesas da administração pública só poderão ser efetuadas após a regular execução das obrigações pelo(a) contratado(a);

7 ATESTO NOS CONTRATOS DE LOCAÇÃO DE IMÓVEIS Considerando que o contrato de aluguel gera um pagamento mensal para o Ministério Público do Estado do Pará e que, por seu caráter peculiar de contrato privado com a administração pública no qual não há a apresentação de Nota Fiscal e consequentemente não há o atesto do fiscal, foi criado o Termo de uso para preenchimento da lacuna observada. Tal termo é requisito para que haja o pagamento mensal do aluguel, é atribuição/dever do fiscal e deverá ser encaminhado diretamente ao departamento financeiro via funcional (no corpo do texto ou digitalizado). O modelo encontrase na nossa página na intranet (Portal do MP \ Intranet \ Portais Internos \ Gestão de Contratos \ Fiscais de Contratos e Convênios \ Orientações de Fiscalização). A presente exigência visa assegurar que este Parquet esteja pagando por um imóvel em boas condições e atendendo as exigências contratuais. REGULARIDADE FISCAL DURANTE A EXECUÇÃO CONTRATUAL A nota fiscal deverá ser encaminhada ao Departamento Financeiro, por meio de ofício protocolado (Divisão de Protocolo), devidamente atestada e acompanhada das certidões negativas exigidas pelo Controle Interno e de acordo com o que foi previsto em cláusula contratual. Certidões exigidas: - Certidão negativa de Tributos Federais, Estaduais e Municipais e Dívida Ativa da União, Estado e Município, respectivamente (são 03 certidões); - Certidão negativa de Débitos Trabalhistas; - Certidão negativa de Débitos Previdenciários (INSS); - Certidão negativa de Regularidade do FGTS.

8 (Acórdão 740/2004 Plenário TCU); (REsp /RS, Rel. Ministro MAURO CAMPVELL MARQUES, SEGUNDA TURMA, julgado em 28/06/2011, DJe 03/08/2011); (Orientação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão baseada no parecer 401/2001 PGFN os bens e serviços efetivamente entregues ou realizados devem ser pagos, ainda que constem irregularidades no Sicaf ) ATENÇÃO: possíveis alterações quanto à designação do fiscal devem ser informadas a esta Comissão de Gestão de Contratos e Convênios, sob pena da atribuição continuar recaindo sobre o fiscal indicado no primeiro momento. Tal informação é do interesse do fiscal, da chefia que responde subsidiariamente, desta Comissão, enfim, de toda a administração pública que ficará com um contrato sem cobertura do representante responsável pela fiscalização. Desta feita, o servidor que possuir sob sua responsabilidade a atividade de fiscalização, deverá informar a esta Comissão caso venha a romper o vínculo com este Órgão Ministerial, a fim de que possamos providenciar a indicação de um novo fiscal.

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