Portal de Memória Técnica

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1 Portal de Memória Técnica 1. INTRODUÇÃO A atividade de consultoria é valorizada devido à vasta experiência em diversos cenários e culturas. Muitas vezes o serviço ou produto é o mesmo, no entanto a prática diversificada em diferentes organizações agrega um conhecimento bastante valorizado. Sendo assim, a experiência do consultor é o melhor exemplo de ativo intangível. O maior desafio deste tipo de empresa é disseminar os conhecimentos entre a equipe, de forma a preservá-los dentro da companhia. O projeto do Portal Memória Técnica foi aplicado em uma consultoria de energia, com mais de 260 colaboradores, fundada em Com atuação diversificada, a empresa vem acompanhando o processo de expansão do setor energético brasileiro. A abragência de seus projetos vai desde a desregulamentação do setor elétrico, privatizações, definição das novas regras, organização dos mercados de biocombustíveis, expansão do mercado de gás natural, até a elaboração de cenários e projeção de tarifas e preços. A empresa tem total consciência de que o conhecimento gerado internamente é o seu principal capital (intangível). Como este conhecimento está registrado em relatórios, simulações, análises e outros tipos de documentos, a ideia de implantar um portal no qual este material pudesse ser facilmente compartilhado foi o caminho mais lógico para a alavancagem deste ativo Objetivo do trabalho O trabalho teve como objetivo implantar um portal de memória técnica como repositório de toda a documentação técnica, uma plataforma que apresentasse atributos de compartilhamento e recuperação de documentos, viabilizando o reaproveitamento de trabalho anteriores, de forma a alavancar a produtividade dos especialistas. Este projeto envolveu 5 núcleos técnicos, 2 departamentos de apoio (comercial e jurídico), 3 diretorias, além do departamento de TI. No total foram 12 líderes curvados sobre o conteúdo técnico gerado internamente ao longo do ano de O tempo de duração do projeto foi consequência natural do envolvimento dos líderes que tinham uma agenda intensa de trabalho e de difícil compatibilidade Situação anterior Os documentos técnicos eram armazenados no servidor de arquivo da rede interna, distribuídos em pastas segmentadas por áreas e com acesso exclusivo aos seus membros. Este espelhamento da estrutura organizacional não estimulava o compartilhamento de documento. Direitos Reservados Dinheironet do Brasil Ltda. 1

2 Pelo contrário! Redundava na duplicidade de documentos e favorecia a cultura de que o documento é de propriedade da área e não da empresa. Além disto, a falta de uma padronização dos documentos e a autonomia das áreas gerava a criação desordenada de subpastas, algumas até com nomes pessoais dos especialistas. Neste cenário, a recuperação de um documento era bastante lenta. Na maioria das vezes, era quase impossível encontrar um documento sem o auxílio do seu autor. 2. DESENVOLVIMENTO DA SOLUÇÃO O projeto se iniciou com a seleção da plataforma a ser utilizada para compartilhamento dos documentos. Esta definição é fundamental para explorar ao máximo os atributos oferecidos, sem comprometer a cultura operacional da empresa. Um outro aspecto considerado foi a exequibilidade da migração da estrutura de pastas vigente para a nova plataforma. Com estes 2 requisitos em mente, as principais etapas do trabalho foram: levantamento tipológico dos documentos (físico e eletrônico), normalização e categorização dos documentos, construção da taxonomia e desenvolvimento do portal Levantamento tipológico Foram mapeados tipos distintos de documentos eletrônicos e 85 tipos de documentos físicos. Uma justificativa para o elevado número de documentos eletrônicos é a diversidade deles em línguas estrangeiras que a empresa manipulava. Ao todo, foram identificados documentos em 7 idiomas distintos. A atividade subsequente foi a criação de famílias de documentos que contemplassem todo este tipo de conteúdo. Ao longo desta atividade foram realizados 2 testes com o corpo técnico para validar as categorias e ajustar a existência de possíveis conflitos. O resultado foi a criação de 19 categorias, suficientes para classificar a totalidade do conteúdo técnico manipulado pela empresa. 2.2 Metadados Os metadados nada mais são do que os atributos que indicam a origem dos documentos. Diz a melhor prática que estes atributos devem oferecer flexibilidade para a recuperação dos documentos, sem comprometer a velocidade de publicação destes. Sendo assim, os metadados funcionam como filtros de recuperação. Os metadados selecionados foram: Nome do arquivo eletrônico. Direitos Reservados Dinheironet do Brasil Ltda. 2

3 Título do documento. Data de referência. Data de expiração se aplicável. Categoria do documento. Idioma. Tipo de relacionamento. Parte relacionada. O tipo de relacionamento serve para qualificar a relação entre a empresa e a contraparte. Por exemplo: fornecedor, cliente, órgão regulador, entidade do setor etc.. O campo Parte Relacionada é justamente a descrição do seu nome. Estes campos permitem uma pesquisa mais assertiva, além de oferecerem a possibilidade de se reunirem documentos distintos com atributos afins. Por exemplo: todos os documentos de um cliente, todos os documentos da mesma categoria etc Taxonomia A taxonomia vem sendo bastante explorada como um recurso para representar o conhecimento gerado pelas corporações. Neste projeto foram desenvolvidas 2 taxonomias. A taxonomia de navegação utilizada para a navegação do portal e a taxonomia descritiva para representar o conteúdo gerado pelos técnicos. A atividade anterior permitiu conhecer as nuances dos serviços oferecidos pela empresa e a multidisciplinaridade de suas atividades. Apesar de serviços bem estruturados, as características dos clientes finais dificulta o empacotamento dos serviços. Além disto, os núcleos interagem com bastante frequência no desenvolvimento dos trabalhos. Estas características não recomendam que a navegação no portal represente a estrutura organizacional ou seja dividida por produtos/serviços. Com isto, o conceito definido para a taxonomia de navegação se deu por tipo de atividade:diagnóstico, implantação, operação etc.. Subordinadas a estes níveis estão as subatividades. Uma vez definido este conceito é possível expandi-lo de forma a manter a estrutura de navegação aderente ao modelo de negócio da empresa. Um subproduto do levantamento tipológico foi a coleta de termos frequentemente utilizados que, organizados hierarquicamente, permitiram a criação de um vocabulário controlado a ser utilizado para a classificação do conteúdo dos documentos. O vocabulário controlado é o produto final da taxonomia descritiva. O vocabulário controlado foi dividido em 3 grandes áreas temáticas: energia, engenharia e meio ambiente. Direitos Reservados Dinheironet do Brasil Ltda. 3

4 Após a construção da taxonomia foram realizados testes com a equipe operacional, posteriormente validados pelos líderes e aprovados pela diretoria. Os testes foram importantes para coletar sugestões, mitigar a possibilidade de conflito entre os termos e garantir a adesão dos colaboradores ao projeto. Este último objetivo é fundamental para que a implantação do novo portal propicie o menor ruído possível. Figura 1 Vocabulário Controlado Meio Ambiente Representação Primária Poluição População Atingida Recursos hídricos Representação Secundária Efluentes líquidos Emissões Atmosféricas Resíduos Sólidos Ruído Aquisição de terras Benfeitorias Desapropriação Diagnóstico Estrutura Fundiária População Quilombola Reassentamento Terras Indígenas Águas Superficiais Águas Subterrâneas Bacia hidrográfica Monitoramento Limnológico Outorga 2.4 Plataforma de colaboração A plataforma a ser implantada deveria atender às seguintes necessidades: ambiente web; compatibilidade com a infra-estrutura tecnológica disponível (ambiente Microsoft); controle de acesso conforme o perfil de usuário; controle de versão; busca full text e a possibilidade da intranet atual ser expandida para a mesma plataforma. Direitos Reservados Dinheironet do Brasil Ltda. 4

5 A plataforma selecionada foi o Sharepoint Portal Server 2007, que oferece uma integração interessante com outros recursos e sistemas da empresa, além de permitir a migração de alguns recursos da intranet para o mesmo ambiente. 3. RESULTADOS ESPERADOS A diretoria da empresa pretende alavancar a produtividade com o reaproveitamento de trabalhos anteriores. Outro benefício importante é a independência de pessoas específicas para a recuperação de um documento, uma vez que a classificação do documento foi padronizada. Direitos Reservados Dinheironet do Brasil Ltda. 5

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