Intranet v3. Manual do Utilizador GABINETE DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

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1 Intranet v3 Manual do Utilizador GABINETE DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO CÓDIGO P VERSÃO 1 DATA

2 Índice ÍNDICE INTRODUÇÃO Objectivo Aplicação Acrónimos Utilizados Referências/Legislação APRESENTAÇÃO Interface da Aplicação Navegação ACESSO À APLICAÇÃO Autenticação Login/Password Novo cartão de identificação da Universidade do Minho (smart card) Sair da Aplicação Recuperação da Password Níveis de Acesso Perfis de Acesso PERFIL DE RESPONSÁVEL Interface Principal Operações Alteração de Perfil Níveis de Acesso MECANISMO DE DELEGAÇÃO Interface Principal Operações Gerir Delegações Delegações Atribuídas Utilização das Delegações nas Funcionalidades Delegadas Níveis de Acesso PAINEL DE BORDO Interface Principal Operações Acesso a uma Aplicação Configurar Painel de Bordo Níveis de Acesso ALTERAÇÃO DE DADOS PESSOAIS Interface Principal Operações Alteração de Password Alteração de Contactos Página Pessoal Níveis de Acesso PESQUISA DE CONTACTOS Interface Principal Operações Pesquisa de Contactos de Unidades

3 8.2.2 Pesquisa de Contactos Pessoais Níveis de Acesso ARQUIVO Interface Principal Operações Pesquisa de Documentos Descarregar Documentos Níveis de Acesso DOCUMENTOS DE SUPORTE Interface Principal Operações Consulta de Documentos Descarregar Documento Níveis de Acesso CONSULTAS RÁPIDAS Interface Principal Operações Normas e Procedimentos Tabelas Salariais Legislação Dossier de Imagem Diários da República Níveis de Acesso PLANOS E RELATÓRIOS DE ACTIVIDADE Interface Principal Operações Consulta de Documentos Descarregar Documento Níveis de Acesso GESTÃO DO PROTOCOLO DE DOCUMENTOS (CORREIO) Interface Principal Operações Registo de uma nova saída Registo de uma nova entrada Pesquisas Avançadas Níveis de Acesso INFORMAÇÃO DA DIRECÇÃO DE RECURSOS HUMANOS (DRH) Interface Principal Operações Assiduidade (DRH) Consulta e impressão dos verbetes de vencimento Níveis de Acesso INFORMAÇÃO DA DIRECÇÃO FINANCEIRA E PATRIMONIAL (DFP) Interface Principal Operações Níveis de Acesso ENVIO DE PARTICIPAÇÃO Interface Principal Operações

4 Envio de Sugestão/Reclamação Níveis de Acesso CONCLUSÃO CONTACTOS ANEXOS Anexo 1 Configuração Opcional do Internet Explorer

5 1 Introdução A Universidade do Minho, desde Maio de 2002, tem dedicado especial atenção ao desenvolvimento do Sistema de Informação (SI) da Universidade do Minho, em todas as suas vertentes. O desenvolvimento deste sistema e a inerente integração de informação, constitui vector estratégico para a nossa Universidade. Com a criação do Gabinete de sistemas de informação (Resolução SU nº50/2003, publicada em Diário da República nº 172 de 28 de Julho de 2003) foram criadas algumas condições para o desenvolvimento de uma plataforma tecnológica que permita integrar processos e informação no presente e no futuro, para toda a comunidade. Gradualmente, e de forma sustentada, o Sistema de Informação consolidou-se como um apoio indispensável à actividade da Universidade. Com o projecto Intranet foi possível disponibilizar ferramentas integradas de acesso, suporte e gestão, de modo a democratizar o acesso à informação, desburocratizar e diminuir tempo de resposta de processos, aumentar a qualidade de gestão da comunidade da universidade. Como projecto em desenvolvimento, o Sistema de Informação requer manutenção e desenvolvimento permanentes, bem como actualização periódica para introdução de novas funcionalidades que traduzem a sua evolução para um nível de maior cobertura e de melhor suporte à actividade da comunidade académica. Tendo como pensamento a evolução contínua e um melhor serviço aos utilizadores surge a nova versão da Intranet (versão 3) A Intranet da Universidade do Minho está acessível em ( e está em permanente actualização. 1.1 Objectivo O presente manual serve de referência de utilização para acesso, e navegação nas funcionalidades básicas da intranet permitindo responder rapidamente a diversas situações correntes de gestão e de utilização diária. Não serve para o total esclarecimento do funcionamento de todas as funcionalidades disponibilizadas, devendo os utilizadores consultar os manuais específicos das restantes funcionalidades/aplicações. Todos os manuais estarão disponíveis acedendo à área documentos de suporte (disponível apenas após login) na área do GSI. 1.2 Aplicação Aplica-se a todos os utilizadores com acesso autorizado à intranet da Universidade do Minho. Para a consulta de informação existente na Intranet, está subjacente o conceito de perfil, que está dividido em três grupos: individual (funcionários docentes e não docentes) e responsável por unidade (escolas, departamentos, serviços, etc.) e grupo de Administração (GSI). Cada Grupo tem as seguintes funcionalidades e contextos diferentes: 4

6 Responsável por Unidade Este nível de gestão permite, nesta fase, a um responsável por uma dada unidade, obter todos os contactos internos de pessoas e unidades, permite fazer pesquisas relativas a despachos, circulares, legislação e outros documentos do arquivo electrónico, permite ainda usar a aplicação de gestão de protocolo e registo de documentos, consultar as fichas de assiduidade de todos os seus funcionários bem como aprovar os planos de férias. Utilizador Este perfil permite, a um Utilizador, obter todos os contactos internos de pessoas e unidades, fazer pesquisas relativas a despachos, circulares, legislação e outros documentos do arquivo electrónico, permite ainda usar a aplicação de gestão de protocolo e registo de documentos, bem como consultar os seus dados pessoais existentes na Direcção de Recursos Humanos, verificar o seu controle de assiduidade e a marcação de férias. Administrador (reservada exclusivamente ao GSi) Este nível efectua a manutenção e gestão da Intranet. 1.3 Acrónimos Utilizados GSI Gabinete de Sistemas de Informação UM SI DRH Universidade do Minho Sistemas de Informação Direcção de Recursos Humanos 1.4 Referências/Legislação Tipo Título Descrição Resolução SU Resolução SU nº 50/2003, publicada em Diário da República nº 172 de 28 de Julho de 2003 Determina a criação do Gabinete de Sistemas de Informação. 2 Apresentação 2.1 Interface da Aplicação 5

7 A página de entrada da intranet é constituída por: Imagem rotativa de topo esta imagem vai alternando à medida que se navega no portal. Ao clicarmos sobre a imagem seremos sempre redireccionados para a página de entrada do portal (homepage); Menu de topo (lado direito) surge em qualquer página do portal e permite aceder à homepage, à área de pesquisa de contactos, à ajuda, à página de impressão e à página de autenticação; Painel Esquerdo área com link para consultas que se encontram disponíveis a utilizadores não autenticados; Painel Central/Conteúdos área central para acesso a áreas públicas do portal (pesquisa de contactos, links úteis, arquivo e publicação de documentos) e acesso reservado (assiduidade, ficha pessoal, etc.) 2.2 Navegação 6

8 Ao nível de menus navegação, um utilizador autenticado na intranet, tem à sua disposição as seguintes opções: Painel de recursos painel central da página de entrada, permite o acesso rápido às funcionalidades de um determinado utilizador; Menu de topo direito surge em qualquer página do portal e permite aceder à homepage, à área de pesquisa de contactos, à ajuda, à página de impressão e à autenticação (no caso de estar autenticado, permite o acesso à opção de sair); Menu de Navegação Horizontal surge por baixo da imagem de topo e permite o acesso rápido às várias áreas principais do portal; Menu Esquerdo surge em diferentes zonas do portal para acesso rápido a opções de contexto. 3 Acesso à Aplicação O acesso à aplicação é feito via Web através do endereço sendo o portal composto de zonas de acesso público e zonas de acesso reservado. 3.1 Autenticação Para realizar autenticação o utilizador tem disponíveis dois links designados por login : 7

9 Ao clicar em login, o utilizador, terá ao seu dispor dois métodos de autenticação: Introdução de login/password Utilizando o novo cartão de identificação de funcionário docente/não docente da Universidade do Minho e pin de identificação do certificado digital fornecido pela Multicert contido no cartão (smart card ). A opção de autenticação utilizando o cartão de identificação (smart card) só será possível caso o utilizador tenha em sua posse o cartão (e respectivo pin), bem como um leitor para o mesmo instalado no seu PC. Nota: mesmo que um utilizador não tenha em sua posse o cartão de identificação (com certificado digital emitido pela Multicert) válido, poderá surgir no Internet Explorer uma janela de escolha de certificado digital (choose a digital certificate) vazia. Neste caso o utilizador deverá seleccionar ok, ou cancelar para prosseguir. Caso pretenda evitar o aparecimento desta janela, é favor seguir um dos métodos referidos no Anexo Login/Password No caso de não ter o novo cartão de identificação inserido no leitor, e após clicar no link login irá surgir a página de autenticação: Login deverá introduzir o mesmo login que utiliza para aceder à sua conta de institucional ( f seguido do nº mecanográfico no caso de ser funcionário, d seguido do nº mecanográfico no caso de ser docente, b se for bolseiro de investigação com contrato registado na DRH e q se for aquisição de serviços). Password deverá introduzir a password utilizada para aceder à sua conta de institucional. A opção lembrar login neste computador? permite, quando seleccionada, guardar localmente a sessão de autenticação no serviço de autenticação Single Sign On da Universidade do Minho, evitando assim a necessidade de nova autenticação entre sessões do browser. Nota: o mecanismo Single Sign On assegura ao utilizador o acesso a todas as aplicações onde tenha permissão de entrada com uma única senha de autenticação. 8

10 Para realizar a autenticação deverá clicar em entrar. Aviso: no caso de sair da aplicação é importante por questões de segurança que clique em sair e feche o browser caso contrário a sua sessão de autenticação poderá ser indevidamente utilizada Novo cartão de identificação da Universidade do Minho (smart card) Para realizar a autenticação utilizando o novo cartão de identificação o utilizador deverá realizar os seguintes passos: 1. Introduzir o cartão de identificação no leitor; 2. Abrir uma nova janela do seu browser; 3. Aceder ao portal intranet; 4. Clicar em login ; 5. Quando surgir a janela de introdução do pin deverá introduzir o pin que lhe foi entregue e que lhe permite aceder ao certificado digital que se encontra no cartão de identificação. 6. após clicar em ok estará autenticado na intranet. Caso o utilizador não tenha realizado as configurações adicionais sugeridas no Anexo 1 poderá surgir antes da janela de introdução do pin, uma janela adicional com a opção de escolha do certificado digital: Deverá clicar em OK para prosseguir. Avisos: é importante que introduza o cartão de identificação no leitor antes de abrir a sessão do browser, caso não o faça o browser poderá não detectar correctamente a presença do cartão. no caso de sair da aplicação é importante que clique em sair e feche o browser caso contrário o certificado ficará disponível nessa instância do browser podendo ser indevidamente utilizado no caso de pretender sair da aplicação para posteriormente realizar login por login/password é necessário clicar em sair, fechar o browser, retirar o cartão de identificação do leitor e só depois voltar a abrir o browser para aceder ao portal Sair da Aplicação Para sair da intranet deve sempre escolher a opção sair localizada no canto superior direito. 9

11 3.1.4 Recuperação da Password Caso o utilizador pretenda utilizar a autenticação por Login/Password e não se recorde da password poderá aceder à opção de recuperar password que surge na página de entrada do portal Intranet. Após clicar em recuperar password deverá seleccionar repor a actual password de acesso a serviços. Irá surgir a seguinte janela: Deverá colocar a login que utiliza para aceder à sua conta de institucional ( f seguido do nº mecanográfico no caso de ser funcionário, d seguido do nº mecanográfico no caso de ser docente, b se for bolseiro de investigação com contrato registado na DRH e q se for aquisição de serviços). Clique em passo seguinte»» : 10

12 No passo seguinte, por motivos de segurança, é-lhe solicitado um conjunto de informação de forma a validar a sua identidade. Após preencher o questionário deverá clicar em repor. A sua password será reposta para a password inicial, relativa a Serviço de Directoria e , que lhe foi enviada por carta. AVISO: No caso de não ter em sua posse a password inicial é favor contactar helpdesk@sapia.uminho.pt. 3.2 Níveis de Acesso O portal intranet tem os seguintes níveis de acesso: Acesso público dispõe de áreas/páginas de acesso público; Administração atribuído ao Gabinete de Sistemas de Informação; Acesso Reservado dispõe de áreas/funcionalidades de acesso reservado a utilizadores da Universidade do Minho e portanto requer autenticação. 3.3 Perfis de Acesso Para a consulta de informação existente na Intranet, está subjacente o conceito de perfil, que está dividido em três grupos: individual (funcionários docentes e não docentes), responsável por unidade (escolas, departamentos, serviços, etc.) e grupo de Administração. O acesso reservado a utilizadores da Universidade do Minho pode ser dividido nos seguintes perfis: Perfil pessoal este perfil poderá ainda ser dividido nos seguintes tipos: o Funcionário o Docente o Bolseiro o Funcionários dos Serviços de Acção Social o Aquisições de Serviço 11

13 Este nível permite, a um Utilizador, obter todos os contactos internos de pessoas e unidades, permite fazer pesquisas relativas a despachos, circulares, legislação e outros documentos do arquivo electrónico, permite ainda usar a aplicação de gestão de protocolo e registo de documentos, consultar os seus dados pessoais existentes na Direcção de Recursos Humanos, verificar o seu controle de assiduidade e a marcação de férias. Perfil de Responsável este perfil de acesso, surge para substituir o login de unidade e encontra-se disponível para utilizadores com cargos de gestão na Universidade do Minho. Este nível de gestão permite, a um responsável por uma dada unidade, obter todos os contactos internos de pessoas e unidades, permite fazer pesquisas relativas a despachos, circulares, legislação e outros documentos do arquivo electrónico, permite ainda usar a aplicação de gestão de protocolo e registo de documentos, consultar as fichas e controle de assiduidade de todos os seus funcionários e aprovar os planos de férias. Administrador (reservada exclusivamente ao GSi) - Este nível efectua a manutenção e gestão da Intranet. O perfil pessoal é automaticamente atribuído ao utilizador, após autenticação, e consoante a sua situação na Universidade do Minho. O perfil de Responsável é atribuído dependendo dos cargos do utilizador na U.M. 4 Perfil de Responsável O Perfil de Responsável destina-se a substituir o login de unidade e encontra-se disponível para utilizadores com cargos de gestão na Universidade do Minho. 4.1 Interface Principal Após realizar a autenticação, e caso o utilizador tenha cargos de gestão atribuídos (relativos a responsável máximo de uma unidade), irá surgir no topo esquerdo do portal uma caixa de selecção: 4.2 Operações Alteração de Perfil O perfil seleccionado por defeito é o seu perfil pessoal caso pretenda consultar/ver a intranet como responsável pela unidade (anterior login unidade ) deverá seleccionar na caixa de selecção, o perfil pretendido. Nota: no caso de o utilizador ter mais do que um cargo atribuído os mesmos serão visíveis na caixa de selecção 4.3 Níveis de Acesso Está disponível para todos os utilizadores com cargos de gestão na Universidade do Minho 5 Mecanismo de Delegação O mecanismo de delegação do portal da intranet da Universidade do Minho foi criado para permitir aos dirigentes das unidades orgânicas/serviços delegarem funcionalidades associadas ao perfil de responsável de unidade, a um ou mais funcionários, sejam eles ou não da sua unidade orgânica/serviço. O portal da intranet disponibiliza um conjunto de aplicações/ funcionalidades que estão orientadas ao perfil de responsável (antigo login de unidade). Através do mecanismo de delegação, os responsáveis pelas unidades orgânicas/serviços podem 12

14 autorizar o uso dessas funcionalidades a outros utilizadores que de outra forma não poderiam aceder às mesmas (delegação). As funcionalidades que estão disponíveis para mecanismo de delegação são: Edição de Contactos da Unidade Gestão do Protocolo (Correio) Assiduidade Serviço Docente Rebides 5.1 Interface Principal Para um utilizador autenticado que tenha perfil de responsável, são disponibilizadas duas vistas diferentes sobre as delegações: Caso seleccione o perfil de responsável, na caixa de selecção apresentada no canto superior esquerdo, poderá gerir as delegações da sua unidade. Caso seleccione o perfil pessoal, na caixa de selecção apresentada no canto superior esquerdo, poderá consultar as delegações que lhe foram atribuídas a si. Para um utilizador autenticado sem perfil de responsável, o utilizador só poderá consultar as delegações que lhe foram atribuídas. O utilizador que tem funcionalidades a si delegadas vai poder aceder a operações/funcionalidades que de outra forma não teria acesso. Na imagem anterior, podemos verificar que o utilizador em questão tem atribuído a si a aplicação do Serviço Docente. Nota: as aplicações / recursos com mecanismo de delegação activo para o utilizador autenticado, são marcadas com uma estrela 5.2 Operações, para serem facilmente identificas no painel de recursos do utilizador Gerir Delegações Para o utilizador poder utilizar a gestão de delegações, terá que obrigatoriamente vestir o fato de responsável. Para o efeito, deverá escolher o perfil de responsável, na lista dos seus perfis: 13

15 Logo após escolher o perfil de responsável, a aplicação apresenta ao utilizador um botão de acesso rápido, para o mecanismo de delegações. Para além deste botão, a aplicação carrega também para o painel central, o item Gerir Delegações, que dá também acesso à gestão das delegações. Depois de carregar no item Gerir Delegações, é disponibilizado ao utilizador um formulário com a lista das delegações que já estão atribuídas bem como a possibilidade de adicionar uma nova. nova delegação Para adicionar uma nova delegação, o utilizador deverá escolher o botão de adicionar, disponível por cima da lista de delegações: Após escolher adicionar é apresentado ao utilizador o seguinte formulário: Para adicionar uma delegação o utilizador deverá, primeiro escolher o utilizador alvo, utilizando para o efeito o botão de escolher utilizador (podendo-se socorrer da pesquisa de utilizadores), e depois indicar quais as funcionalidades que lhe vão ser delegadas. Finalmente deve gravar a delegação : 14

16 Após gravar a delegação, a aplicação recarrega a lista de delegações activas: editar uma delegação atribuída Para alterar uma delegação atribuída, o utilizador deverá escolher a delegação que pretende alterar. Para o efeito deverá escolher o botão de editar : Após ter escolhido a delegação, a aplicação disponibiliza ao utilizador o formulário da delegação escolhida: O utilizador pode apagar a delegação ou alterar a lista das funcionalidades delegadas, remarcando as funcionalidades que pretende alterar e escolhendo o botão de gravar, para efectivar a alteração. Para fechar a delegação, o utilizador deverá escolher o botão de cancelar e a aplicação retornará à lista das delegações que estão activas Delegações Atribuídas Para um utilizador sem perfil de responsável ou para um utilizador com cargo de gestão mas associado ao seu perfil pessoal, pode surgir no painel central o item de Delegações Atribuídas. É através deste link que o utilizador pode consultar quais as funcionalidades do portal que lhe foram atribuídas por mecanismo de delegação. Para o exemplo do ponto anterior a lista das delegações atribuídas que iriam ser apresentadas ao utilizador exemplo, seria a seguinte: No caso de um utilizador ter funcionalidades delegadas de diferentes unidades orgânicas, poderá consultar por unidade orgânica ou por funcionalidade, quais as delegações activas: 15

17 O utilizador que está a consultar as suas delegações, pode ainda utilizar o link disponibilizado na consulta por funcionalidade, para aceder directamente às suas funcionalidades delegadas: Utilização das Delegações nas Funcionalidades Delegadas Quando um utilizador tem funcionalidades delegadas, a utilização dos recursos/ aplicações do portal torna-se adaptada às delegações activas no momento. Para melhor compreender este mecanismo, vamos utilizar um exemplo e percorrer todas as funcionalidades delegadas. Edição de Contactos da Unidade Para o utilizador exemplo, existe activa a seguinte delegação na funcionalidade Edição de Contactos de Unidade : O utilizador, ao aceder à zona de edição de contactos de unidade, é confrontado com a lista das unidades (das quais recebeu a delegação) para escolher qual vai actualizar: 16

18 Comutando na lista das unidades a editar, o utilizador tem a possibilidade de editar cada uma delas separadamente. Assiduidade Para o utilizador exemplo, existe activa a seguinte delegação: O utilizador, ao aceder à zona da gestão de assiduidade de unidade, é confrontado com a lista das unidades (das quais recebeu a delegação) para escolher qual vai actualizar: No caso de escolher só a minha informação, tem acesso à sua informação pessoal, permitindo a aplicação que o utilizador faça as operações habituais disponíveis aos perfis de Funcionário, Docente, Bolseiro e Aquisição de Serviços na gestão de assiduidade. No caso de trocar a vista para uma das unidades disponíveis, a aplicação da gestão da assiduidade vai permitir ao utilizador efectuar operações típicas de perfil de responsável, como por exemplo autorizar regularizações. Gestão do Protocolo (Correio) A gestão do protocolo pode também ser atribuída por delegação, sendo que o mecanismo de delegação só pode ser aplicado se o utilizador que receber a delegação não for da mesma unidade orgânica do responsável que está a delegar a funcionalidade de gestão do protocolo, permitindo deste modo continuar a utilizar os grupos de partilha. Para o utilizador exemplo, existe activa a delegação do protocolo feita pela Unidade SAPIA: O utilizador, ao aceder à zona da gestão de protocolo, é confrontado com a lista das unidades (das quais recebeu a delegação) para escolher qual vai usar. Assim, por exemplo, para a operação de notificação, o utilizador vai ter que indicar obrigatoriamente qual a entidade que está a notificar (quem notifica): 17

19 No caso da consulta de movimento, vai ter que indicar também quais os movimentos que pretende consultar: No caso de registar uma entrada ou de produzir um registo de saída, terá que indicar também qual a entidade destinatária e qual a entidade remetente, respectivamente, para que desde modo os registos fiquem associados aos seus proprietários correctos. 5.3 Níveis de Acesso Para o perfil de responsável, o mecanismo de delegação está disponível como gestão de delegações. Para o perfil pessoal, o mecanismo de delegação, está disponível como delegações atribuídas. 6 Painel de Bordo Disponível após autenticação, permite ao utilizador o acesso rápido às funcionalidades autorizadas (as funcionalidades disponibilizadas dependem do perfil de acesso). Será possível ao utilizador, personalizar o seu Painel de Bordo alterando a localização e visibilidade das opções (poderá ocultar/mostrar aplicações), de modo a personalizar o seu painel. A Intranet dispõe de um painel de bordo na página principal após autenticação, podendo no entanto surgir outros painéis de bordo colocados em páginas internas da Intranet. Para todos os painéis de bordo a que um dado utilizador tenha acesso, poderão realizar-se as operações descritas de seguida. 6.1 Interface Principal Após autenticado, o painel de bordo da página principal irá surgir na área central: 18

20 6.2 Operações Acesso a uma Aplicação Para ter acesso a uma dada aplicação, disponibilizada no painel de bordo, bastará ao utilizador clicar sobre o ícone respectivo ou sobre o título Configurar Painel de Bordo Para aceder ao ecrã de configuração do painel de bordo o utilizador deverá clicar em configurar painel de bordo. 19

21 O ícone, disponível por baixo de cada aplicação, indica que a mesma deverá ser mostrada no ecrã central. Caso se pretenda ocultar a aplicação, deverá clicar sobre o ícone, trocando o estado para não visível. Nota: No ecrã de configuração surgem sempre todas as aplicações (as visíveis e as não visíveis). As não vísíveis não irão surgir no ecrã principal do painel de bordo. Para alterar a posição de uma aplicação deverá clicar sobre o seu ícone para ele ficar activo/seleccionado (selecção): A aplicação seleccionada é marcada com uma cor de fundo distinta e irão surgir setas de navegação que permitirão deslocar a aplicação na direcção pretendida. 20

22 AVISO: Algumas funcionalidades/aplicações serão fixas no painel de bordo, não sendo permitida a alteração de visibilidade e de posicionamento, nomeadamente: delegações atribuídas; gestão de delegações; funcionalidades/aplicações atribuídas ao utilizador por delegação ( surgem com o símbolo ) Uma vez terminada a configuração do painel de bordo deverá clicar em sair configuração. 6.3 Níveis de Acesso Todos os utilizadores autenticados têm acesso ao painel de bordo da página principal bem como à sua configuração. Conforme o seu perfil poderão ter acesso a outros painéis de bordo colocados em páginas internas da Intranet. As aplicações disponíveis no painel de bordo, surgem adequadas ao perfil do utilizador autenticado. 7 Alteração de Dados Pessoais Nesta área o utilizador (docente, responsável e funcionário) poderá alterar a sua password de acesso ao , e-learning, os seus dados pessoais para contacto e a sua página pessoal institucional. 7.1 Interface Principal Para o utilizador alterar os dados de contacto, password de acesso a vários serviços e alterar a sua página pessoal, deverá premir, no painel de bordo, o ícone dados institucionais. 7.2 Operações Alteração de Password O utilizador pode alterar a sua password através da opção alterar password de acesso a serviços (que é disponibilizada após pressionar no ícone dados institucionais ). 21

23 Nesta situação apenas terá de digitar a password actual, a nova password, repetindo esta última confirmação. Se a password foi alterada com sucesso, aparece a seguinte mensagem. Nota: Não deve ceder a sua password a ninguém Não deve escrever a sua password num papel usar uma password igual ao login-name, ou palavras/nomes relacionadas com o utilizador deve usar pelo menos um símbolo (!*#$%&, por exemplo) e um número na palavra chave a password deve ter no mínimo 8 caracteres Alteração de Contactos O utilizador poderá alterar os seus contactos ficando estes automaticamente disponíveis na Intranet para todos os utilizadores bem como disponíveis na página de contactos da Uminho e respectivos portais institucionais, se assim estiver definido. 22

24 No caso de se tratar de contactos de uma Unidade, estes ficam automaticamente disponíveis em todas as páginas do sistema de informação, e servindo de referência ao sistema de distribuição de informação institucional. Ou seja, por exemplo, é nesta opção que as Unidades alteram os s para a distribuição da divulgação institucional. De salientar que, esta informação, fica também disponível imediatamente, em todas as páginas de contactos da Intranet e nas páginas de contactos da Universidade do Minho. 23

25 Sempre que existir mudança de responsáveis, a reitoria é responsável por actualizar, conforme respectivos despachos emitidos, essas alterações Página Pessoal O utilizador ao seleccionar o item página pessoal vai editar a sua página pessoal institucional da Universidade do Minho e terá acesso aos conteúdos carregados no módulo de edição de dados. O utilizador pode alterar os dados de contacto, associadas à página pessoal premindo no respectivo. O utilizador pode também acrescentar dados à sua página pessoal adicionando secções. Na caixa de opções deve seleccionar a que pretende e premir em adicionar secção. Para mais informações sobre a página pessoal deverá consultar o manual especifico da página pessoal, disponível em documentos de suporte do GSI. 7.3 Níveis de Acesso Todos os utilizadores autenticados têm acesso à alteração da sua página pessoal 8 Pesquisa de Contactos 24

26 Um utilizador poderá pesquisar na Intranet contactos institucionais de unidades e/ou pessoas usando a informação referente a essas unidades/pessoas. 8.1 Interface Principal Selecionando no menu de topo direito o ícone contactos. Esta pesquisa pode ser realizada em dois âmbitos diferentes, como se pode ver na figura indicada. 8.2 Operações Pesquisa de Contactos de Unidades Na pesquisa unidades, o utilizador poderá escolher o tipo de unidade que pretende pesquisar, utilizando para o efeito a lista do tipo de unidade. 25

27 8.2.2 Pesquisa de Contactos Pessoais No caso dos contactos gerais, o utilizador poderá fazer uma pesquisa por uma determinada palavra (termo). A pesquisa (termo) é realizada em toda a informação do funcionário! O Utilizador poderá ainda escolher a unidade onde pretende fazer a pesquisa dos contactos, através da selecção do item Mais opções. 26

28 Sobre o resultado da pesquisa o utilizador tem acesso à ficha (detalhe) de um determinado funcionário ou unidade, através da opção, que existe em cada item. Nesta opção poderá ou este detalhe. De salientar que se esta janela não for fechada, todos os sucessivos detalhes de contactos serão disponibilizados nesta mesma janela. No caso do utilizador não fazer login na intranet não terá acesso à foto do funcionário ou docente. Pode ainda exportar para uma folha de Excel (que ficará gravada como dados.xls), os dados resultantes da pesquisa, premindo em. O utilizador pode ainda optar por gravar o resultado da pesquisa no seu computado (é questionado se quer gravar ou abrir o ficheiro (dados.xls)). 27

29 O resultado é uma folha de Excel com os dados resultantes da pesquisa. 8.3 Níveis de Acesso A pesquisa de contactos é de acesso público. A fotografia no detalhe dos contactos só está disponível a utilizadores autenticados. 9 Arquivo Um utilizador poderá pesquisar informação existente no arquivo electrónico. De salientar que se encontram disponíveis, até à data, todos os despachos e circulares em formato electrónico, desde Janeiro de Interface Principal O utilizador autenticado pode aceder ao arquivo através do menu de navegação horizontal arquivo ou através do ícone arquivo no painel de bordo 28

30 9.2 Operações Pesquisa de Documentos Um utilizador pode pesquisar um documento que pode ser, uma circular, um despacho, um documento genérico, legislação, uma resolução ou um determinado diário da república. O utilizador poderá ainda pesquisar uma palavra no resumo do ficheiro arquivado. Através da, o utilizador poderá seleccionar com mais rigor a informação a pesquisar, de modo a encontrar mais rapidamente a informação que necessita, especificando, por exemplo, datas e classificação. Por exemplo, na pesquisa do termo horário é devolvida a seguinte informação para o écrã. 29

31 Para consultar o detalhe de um documento, o utilizador deve escolher o ícone detalhe, com a informação do documento.. É aberta uma janela de Nesta opção poderá imprimir ou fechar o conteúdo desta janela Descarregar Documentos Depois de efectuar uma consulta sobre um determindado documento, tem disponível a opção para descarregar os ficheiros anexos. Para descarregar os ficheiros anexos, pode escolher que é disponibilizado no lado esquerdo do nome do ficheiro, em qualquer um dos formatos, ou seleccionar o nome do ficheiro. 30

32 9.3 Níveis de Acesso A pesquisa de arquivo é de acesso público. 10 Documentos de Suporte Um utilizador autenticado poderá pesquisar informação existente para apoio/suporte Interface Principal O utilizador autenticado pode aceder aos documentos de suporte através do ícone documentos de suporte, no painel de bordo Operações Consulta de Documentos Os documentos de suporte estão separados por tipo de serviço. O utilizador pode consultar documentos (circulares, impressos, normas, etc.) conforme o serviço a que se destina (DRH, DFP, GCII, GSI, GOA e STEC) seleccionando o ícone respeitante ao serviço pretendido. 31

33 Depois de seleccionar o serviço o utilizador tem acesso à lista dos documentos disponibilizados por esse serviço. Neste exemplo, foi seleccionado a DFP e é disponibilizado circulares. Para o utilizador ter a acesso aos documentos terá que seleccionar no menu esquerdo, o item pretendido. É disponibilizada uma listagem com todos os documentos emitidos por esse serviço relativos a esse item. 32

34 O utilizador tem acesso ao detalhe de um determinado item, através da opção que existe em cada item Descarregar Documento Depois de efectuar uma consulta, tem disponível a opção para descarregar os ficheiros anexos. Para descarregar um ficheiro anexo pode escolher o botão que é disponibilizado do lado esquerdo do nome do ficheiro anexo, em qualquer um dos formatos, ou seleccionar o nome do ficheiro pretendido. 33

35 10.3 Níveis de Acesso Todos os utilizadores autenticados têm acesso aos documentos de suporte. Os documentos de suporte estão organizados num painel que permite ao utilizador configurar a sua organização, colocando em primeiro plano, os documentos de maior uso, por exemplo. 11 Consultas Rápidas 34

36 Nesta opção poderá encontrar informação relacionada com: Tabelas salariais de carreiras da administração pública; Procedimentos administrativos e respectiva legislação; Diários da República De notar ainda que, esta página e a lista de informação disponibilizada, estão em constante actualização Interface Principal O utilizador autenticado pode aceder às consultas rápidas através do menu esquerdo apresentado no lado do painel central. 35

37 11.2 Operações Normas e Procedimentos Nesta área pretende-se ajudar o utilizador a identificar os procedimentos necessários que levam à aquisição de bens e serviços, para os casos mais usuais onde a compra é realizada em função de um determinado valor. Os casos mais usados encontram-se descritos com maior pormenor e com exemplos (consultas prévias). 36

38 Tabelas Salariais Nesta página poderá encontrar informação relativa às diversas tabelas salariais, ajudas de custo, horas extraordinárias e prestações familiares (abono de família, assistência de 3ª pessoa, subsídio de funeral e subsídio mensal vitalício) Legislação Nesta página poderá encontrar a legislação essencial que regula o funcionamento da administração pública. 37

39 Dossier de Imagem Nesta página, todos os utilizadores devidamente autenticados, poderão encontrar toda a informação para download (logótipos, templates) referentes à nova identidade gráfica da Universidade do Minho de acordo com o despacho RT- 08/ Diários da República Neste link o utilizador tem disponível o acesso à 1ª, 2ª e 3ª série do Diário da República. 38

40 Ao seleccionar DR.1ª e IIª Série (UM), entra numa página onde tem disponível o acesso ao DR da 1ª e da 2ª Série do Diário da República, em qualquer computador ligado à rede da Universidade do Minho, sem necessidade de autenticação por password (desde que esteja a usar um proxy da Universidade, em caso de dúvida deve contactar o helpdesk do SAPIA para ser informado da configuração correcta). Nota: Dado que o custo de assinatura do serviço se baseia no número diário de acessos/sessões, e é contabilizada um acesso por cada 20 minutos de ligação, e a fim de evitar que se ultrapassem o número de acessos diários contratados, AP E L A-SE A TODOS OS UTILIZADORES QUE ENCERREM AS SUAS SESSÕES NO SITE DO DIÁRIO DA REPÚBLICA ELECTRÓNICO (encerrando o browser, ou abrindo outra página) SEMPRE QUE TERMINEM AS SUAS CONSULTAS Níveis de Acesso Todos os utilizadores autenticados têm acesso às consultas rápidas. 12 Planos e Relatórios de Actividade Esta funcionalidade permite a qualquer utilizador devidamente autenticado, visualizar os Relatórios/Planos Actividades anuais dos diversos Serviços/Gabinetes da Universidade do Minho, de acordo com o despacho RT-09/ Interface Principal O utilizador autenticado pode aceder aos Planos e Relatórios de Actividade dentro da item arquivo. Ou através do painel central, na pagina inicial Operações 39

41 Consulta de Documentos Os relatórios e planos de actividades em outros estão organizados por unidades. O painel de bordo pode ser configurado de acordo com o utilizador (ver Configurar Painel de Bordo). Escolher o ícone referente ao Serviço, no painel de bordo, a que pretende ter acesso aos relatórios e planos de actividade. O utilizador poderá ter acesso aos relatórios e planos de actividades de um determinado Serviço, através da opção que existe em cada item. 40

42 Descarregar Documento Depois de efectuar uma consulta tem disponível a opção para descarregar os documentos. Para descarregar um documento pode escolher nome do documento. que aparece do lado direito do nome do documento ou seleccionar o 12.3 Níveis de Acesso Um utilizador devidamente autenticado. 13 Gestão do Protocolo de Documentos (Correio) Nesta aplicação o utilizador poderá fazer a gestão do protocolo na Universidade, acompanhando o percurso de um determinado documento, e poderá registar as entradas e saídas de documentos. 41

43 Para obter os registos seleccionar o período pretendido (o valor por defeito é último ano ) e clicar em. Poderá ainda contabilizar os custos associados ao envio do correio e ainda imprimir os documentos necessários ao envio da expedição de um documento. O utilizador poderá ter uma gestão com diferentes centros de custo. Nunca poderá ser removido um centro de custo se este já tiver associado a movimentos Interface Principal O utilizador autenticado pode aceder ao arquivo através do menu de navegação horizontal correio ou através do ícone gestão de correio interno no painel de bordo 42

44 13.2 Operações Registo de uma nova saída O utilizador poderá registar novas entradas e novas saídas na aplicação de gestão do protocolo de documentos. As saídas podem ter destinatários externos ou internos. No caso de ser um destinatário externo, o registo pode ser normal ou oficial e o interno também pode ser normal ou protocolado. Existem situações especiais que são tratadas e geridas pela aplicação. Saída Externa/Oficial: Nesta situação, após o registo, a aplicação gera um número. Esse número deve ser dado ao documento a expedir de modo a que este possa ser referenciado em toda a UM, do tipo UM-XXXX/ANO (ex: UM-1/2003). Saída Interna/Protocolada: Nesta situação, após o registo, a aplicação gera um número que deve ser dado ao documento para o envio à Unidade da UM. Neste contexto devem ser cumpridas as obrigações referidas no Despacho RT- 13/2003, cito: A identificação do correio protocolado deve ser feita no documento enviado, através da etiqueta de código de barras gerada pela aplicação, colocada no canto inferior esquerdo, ou pela colocação do seguinte carimbo, com o número de registo gerado pela aplicação: Universidade do Minho PROTOCOLO N: Saída Interna/Protocolada 43

45 Após o preenchimento dos diversos campos o utilizador deve escolher um número que deve ser colocado no documento a enviar. os dados e automaticamente é gerado No caso do utilizador, que está a registar a saída, ter Delegações no Correio atribuídas surgirá no topo do formulário uma caixa de selecção que lhe permitirá seleccionar a Entidade Remetente pretendida. 44

46 No caso do utilizador ter activado a geração de código de barras (que pode ser configurado em configuração no item visualização na página inicial de Gestão do protocolo de documentos) é emitido um código para impressão, numa impressora especial de código de barras, que substitui o carimbo. Saída Externa/Oficial Após o preenchimento, é gerado também um determinado número que vai ser a identificação oficial do documento enviado pela Universidade. No caso do utilizador ter activado a geração de código de barras (que pode ser configurado em configuração no item visualização na página inicial de Gestão do protocolo de documentos) é emitido um código para impressão, numa impressora especial de código de barras, que neste caso, serve apenas de referência visto que o documento vai ser enviado para o exterior. (ver pág. 30). Neste caso aconselhamos a desligar esta opção. Alteração e visualização do registo de saída 45

47 Ao entrar na página de gestão do protocolo de documentos é-nos dada uma lista de todos os documentos inseridos pelo utilizador. À frente de cada documento aparecem os seguintes símbolos: Para visualização completa do documento; Para editar e alterar os dados do documento; Para visualizar o histórico de acções sobre o documento. Poderá alterar um conjunto de informação associado ao registo premindo no ícone documento, através da opção que existe no fundo da página. e poderá, inclusive, remover o A remoção não pode ser realizada quando o documento já se encontra notificado. Neste caso e para facilitar a visualização existem cores associados aos registos. Os registos de saída (cor de salmão) indicam que estão introduzidos movimentos protocolados mas que ainda não obtiveram a respectiva notificação, porque ainda não chegaram ao seu destino. No entanto, o registo pode ter esta cor e ter sido já recebido, mas não pela pessoa/unidade correcta. Os registos de saída notificação. (cor verde) indicam que estão registados movimentos protocolados que já obtiveram Os registos de entrada (cor amarela) indicam que estão registados movimentos reencaminhados para o utilizador, ou seja, já foram recebidos, notificados e reencaminhados por outros utilizadores. 46

48 Os registos de entrada (cor branca) indicam que estão introduzidos entradas de movimentos protocolados. Impressão de documentos (express mail e controlo de custo) Os utilizadores podem imprimir vários documentos para simplificarem o seu trabalho diário, nomeadamente as autorizações de express mail e o controlo de custos. Estes documentos podem ser obtidos, no topo, da visualização ou da edição do respectivo registo. 47

49 Podem ainda reimprimir a etiqueta de código de barras, em caso de situação de erro de impressão. Sempre que abrir qualquer janela deve fazer o seu fecho, visto que as visualizações são realizadas sempre na mesma janela. Log (acompanhamento dos documentos) Esta função é uma das funções especiais que permite a qualquer utilizador acompanhar o registo e a situação de um documento, com a indicação de todos os utilizadores/unidades por onde este passou. Logicamente implica que cada um faça a respectiva notificação, sempre que receberem o documento. Permite ainda visualizar rapidamente a informação do(s) utilizador(es) (seus contactos) por onde o documentos passou clicando sobre o nome do mesmo. 48

50 Registo de uma nova entrada As entradas podem ter remetentes externos ou internos. No caso de ser um remetente externo pode ser normal ou oficial e no caso do interno pode também ser normal ou protocolado. Existem situações especiais que são tratadas e geridas pela aplicação. Notificação: Nesta situação, o utilizador opta por fazer a notificação de um determinado documento, digitando o número do documento e seleccionando. O sistema vai apresentar, no caso de o documento ser dirigido aquela pessoa/unidade, a seguinte mensagem: 49 E aqui o utilizador pode optar por registar, também, uma nova entrada para o seu controlo de informação. No caso em que o protocolo não lhe é destinado pela origem, a mensagem é a seguinte: No entanto, se o documento for encaminhado por outro serviço devem sempre efectuar, mesmo assim, a respectiva notificação (o caso de pedido de informações num despacho, onde o documento passa por diferentes serviços).

51 Apenas de salientar que as obrigações referidas no Despacho RT-13/2003, relativas à notificação são as seguintes: A aplicação de Gestão de Protocolo/Correio instalada na Intranet é de uso obrigatório a partir de 1 de Abril e 2003, podendo desde já as Unidades utilizar a aplicação, com a obrigatoriedade de todos efectuarem a respectiva notificação electrónica de recepção de documentação no próprio site No caso do utilizador, que está a notificar, ter Delegações no Correio atribuídas surgirá uma caixa de selecção que lhe permitirá seleccionar a entidade por qual está a notificar. No caso do utilizador, que está a criar o registo de entrada, ter Delegações no Correio atribuídas, surgirá no topo do formulário uma caixa de selecção que lhe permitirá seleccionar a Entidade Destinatária pretendida. 50

52 Informação de partilha Nos registos de entradas e saídas existe um campo especial que permite a todos os utilizadores partilharem informação acerca da situação de um determinado processo, que se chama informação de partilha, porque é pública aos utilizadores da Intranet. Este campo tem particular relevo na pesquisa de documentos em todo o sistema que se encontra na, na janela principal da aplicação. Existem ainda campos, como o de observações, que permitem aos utilizadores, e apenas a estes, guardarem informação acerca de um determinado processo, como, por exemplo o arquivo (a capa onde está arquivado o documento). Configuração O utilizador pode configurar esta aplicação para simplificar o seu uso diário e para melhor se adaptar às suas situações. Preferências de visualização Nesta opção o utilizador configura o número de linhas que quer visualizar nos movimentos que aparecem na primeira janela desta aplicação e define ainda se quer que apareça o código de barras em todos os registos automaticamente seleccionados. 51

53 Unidades mais frequentes Esta configuração permite a cada utilizador definir as Unidades que mais utiliza na identificação da origem e dos destinatários nos registo de saídas e entradas, simplificando assim o volume de informação a gerir. Se precisar de acrescentar deve seleccionar Desta forma o utilizador limita o uso a este grupo podendo, se precisar de outras unidades, para fazer um registo de saída, escolher seleccionando o botão. Grupo de partilha de registos e Permissões de grupo Um utilizador poderá dar acesso dos seus movimentos a outro utilizador (e apenas a esta parte da informação) de modo a facilitar a gestão orientada a sectores e a secretarias. Ou seja podem existir vários utilizadores que têm acesso à mesma informação. O utilizador tanto pode dar acesso como pode ser autorizado a aceder à informação de outros utilizadores. Para um utilizador dar acesso a outro apenas terá de o identificar. 52

54 Nesta situação o utilizador escolhe seleccionando no final. e assim vai dar acesso a outro utilizador, escolhendo-o A partir desse momento, o outro utilizador é convidado aceitar a partilha de informação, apesar de ainda não se encontrar validado (conforme figura). A validação é feita pelo utilizador convidado. No caso de ter recebido um convite de partilha de informação nas suas permissões de grupo, o convite que lhe foi feito aparecerá automaticamente e apenas terá de aprovar, como foi referido anteriormente, e, em seguida, escolher 53

55 Desta forma os utilizadores definem os grupos de partilha entre si. Quando for aprovado, o utilizador que fez o convite saberá, através do seu grupo de partilha, que o outro utilizador já o aprovou. Para remover um utilizador do seu grupo de partilha, basta premir em Pesquisas Avançadas Os utilizadores podem fazer pesquisas avançadas em todos os campos de modo a seleccionarem a informação pretendida. No entanto, existe uma função especial que permite aos utilizadores pesquisarem em todo o sistema, apesar de não lhe permitir ver nenhuma da informação, apenas lhe dá pistas. Por questões de desempenho do sistema a pesquisa em todo o sistema obriga ao preenchimento de um nº de protocolo. A pesquisa de correio não protocolado (guardado com o número - - ) só está disponível para a pesquisa no grupo do utilizador e por um determinado período (caixa de selecção Período ) : 54

56 Esta situação é importante para encaminhar informação, pois obriga sempre e efectuar o contacto com a pessoa dessa unidade. No caso, cima descrito se o utilizador escolher um registo que não tem permissões apenas vê a seguinte informação Níveis de Acesso Todos os utilizadores autenticados têm acesso à gestão de correio interno. 14 Informação da Direcção de Recursos Humanos (DRH) Os utilizadores podem ter acesso à informação existente na Direcção de Recursos Humanos através do item DRH. 55

57 A informação está separada por tabs em: dados pessoais dados profissionais contactos outros Podem ainda alterar os seus contactos. Estes podem ser alterados na tab contactos ou no menu esquerdo A opção de alteração de contactos é a mesma que já foi apresentada anteriormente. Se for responsável da Unidade (ou por delegação do responsável), através do item DRH têm a possibilidade de visualizar as fichas de todos os seus funcionários, assim como efectuar pesquisas e exportar os dados para (Excel) Interface Principal O utilizador autenticado pode aceder ao arquivo através do menu de navegação horizontal DRH ou através do ícone ficha pessoal da DRH no painel de bordo 56

58 14.2 Operações Assiduidade (DRH) Neste tópico, o utilizador tem acesso a um conjunto de opções disponíveis que lhe permite gerir a sua assiduidade. Consulta registos do ponto Nesta opção, o utilizador tem acesso aos seus registos do ponto registados através dos relógios biométricos podendo efectuar consultas por dia, por semana ou por mês. 57

59 Selecção por mês Selecção por semana Se for responsável da Unidade (ou por delegação do responsável), este têm a possibilidade de visualizar os registos do ponto de todos os seus funcionários, assim como efectuar pesquisas por categoria e por nome. Consulta de situações irregulares e contagens de tempo Nesta opção, o utilizador tem acesso às contagens de tempo, assim como às situações irregulares, se existirem. As consultas podem ser efectuadas por dia, por semana ou por mês. Esta informação é o resultado de um tratamento efectuado aos registos do ponto do utilizador com um determinado horário associado. 58

60 Os dias tratados e em situações irregulares estão representados a vermelho, e para estes dias não é efectuado a contagem de tempo até a regularização dos mesmos. Os dias regularizados através de documento de justificação estão assinalados a azul. No fundo da página o utilizador pode visualizar os resultados totais das contagens de tempo e, assim como a sua situação no mês seleccionado, se está em débito ou em crédito de horas, o total de horas de crédito aprovada do mês anterior e o total de horas de crédito para transporte (as horas de crédito aprovadas do mês anterior não entra para o cômputo). A informação referente aos créditos para transporte só tem significado para funcionários com horário flexível. O utilizador pode visualizar informação mais detalhada sobre a situação de cada dia se seleccionar a opção, no dia pretendido. 59

61 A informação mais detalhada representada divide-se nas contagens de tempo, nos registos do ponto, nos documentos justificativos de ausências, e no horário praticado pelo funcionário não docente. Se for responsável da Unidade (ou por delegação do responsável), este têm a possibilidade de visualizar as situações irregulares e contagens de tempo dos seus funcionários, assim como efectuar pesquisas, por nome e categoria. 60

62 Ao pressionar em funcionários em pesquisa., o responsável pode exportar para um ficheiro Excel as situações irregulares dos Consulta de situação de débitos e créditos Através deste formulário, o utilizador consegue visualizar rapidamente agregados de informação mensais; nomeadamente contagens de tempo, o nº de situações irregulares e se está em situação de débito ou crédito de horas, assim como, visualizar os créditos já aprovados por ano e mês (coluna Crédito Aut.Mês Ant.) e o nº de créditos de horas máximo limite para transporte do mês seguinte (coluna Créditos Limite p/ Transporte). Se for responsável da Unidade (ou por delegação do responsável), esta opção permite fazer a gestão mensal das situações de débito/crédito de horas, nº de irregularidades e contagens de tempo dos seus funcionários não docentes. A unidade tem várias opções de pesquisa e pode exportar os seus resultados para Excel através da opção 61

63 Autorizar passagem de créditos Através desta opção, cada responsável de uma unidade (ou delegado pelo responsável) pode autorizar a passagem de créditos de horas acumuladas em regime de compensação de um funcionário com horário em regime flexível num determinado mês para o mês seguinte. No caso específico das escolas e departamentos quem tem competência para autorizar a passagem de horas de créditos para o mês seguinte é a escola, mediante parecer favorável do departamento. Nesta opção, o responsável da unidade ou da escola visualiza uma lista dos funcionários por ano e mês que estão em condições de passar horas de créditos para o mês seguinte. Nos termos do Artº 4º do regulamento do horário de trabalho, o responsável da unidade ou da escola só pode autorizar passar para o mês seguinte até 7 horas no máximo e estas horas serão consideradas como tempo contabilizado, no mês seguinte. Na lista apresentada, o responsável pode visualizar o crédito de horas máximo que poderá aprovar, assim como os tempos realizados, esperados, e contabilizados para cada funcionário no ano e mês com saldo credor. O estado apenas indica se a passagem de horas/créditos já foi realizada. Um funcionário está em condições de passagem de créditos para o mês seguinte, se: O funcionário tem que ter um horário com regime flexível. O crédito obtido em regime flexível só pode ser gozado no mês seguinte em regime de horário também flexível. Se o mês seguinte não estiver no estado de fechado. Se não tiver qualquer irregularidade no mês com crédito de horas. Se tiver créditos no mês, ou seja o saldo de horas seja credor. As horas de créditos transportadas no mês anterior não entram para o cômputo de horas em crédito para o mês seguinte e só são contabilizadas até 7 horas no máximo. 62

64 Para autorizar a passagem de créditos de horas realizadas num mês para o mês seguinte de um determinado funcionário, o responsável apenas tem que seleccionar a opção respeitante. No formulário de aprovação, o nº total de horas a creditar para o mês seguinte é transportado por defeito (Nº de horas de crédito contabilizado ou 7 horas, caso o crédito de horas ultrapasse as 7 horas), mas pode ser manipulado pelo responsável da unidade ou da escola Para aprovar, o responsável apenas tem que seleccionar o botão [AUTORIZAR] e automaticamente a situação reflecte-se na situação do mês seguinte. Regularizações As regularizações são efectuadas para justificar ausências de períodos ou irregularidades verificadas na assiduidade do funcionário não docente. As regularizações são solicitadas e submetidas à autorização do responsável. 63

65 Nesta opção, o utilizador pode solicitar apenas dois tipos de regularizações: Regularização da Não Marcação do Ponto, disponível para todos os tipos de horários e Dispensa de Plataforma Fixa, apenas para horários em regime flexível. As restantes regularizações ainda não estão disponíveis nesta opção, estas apenas podem ser solicitadas e efectuadas através de impresso próprio. Nesta opção, o utilizador também pode efectuar pesquisa de todos os seus pedidos de regularização. As opções de pesquisa disponíveis são por data e estado do documento de regularização. O estado do documento é pendente quando ainda não autorizado pelo responsável do funcionário. Através da opção pode visualizar todo o documento da regularização com detalhe. Para efectuar um novo pedido de regularização do tipo Regularização da Não Marcação do Ponto ou Dispensa de Plataforma fixa o utilizador tem que seleccionar na opção. O tipo Regularização da Não Marcação do Ponto é solicitado quando o funcionário não docente tem em falta uma marcação do ponto num determinado dia e numa determinada hora. Este tipo de justificação está disponível para todos os tipos de horários. O tipo Dispensa de Plataforma Fix apenas está disponível para o funcionário não docente com horário em regime flexível. Este tipo de regularização é solicitado apenas nos períodos de plataformas fixas do horário do funcionário não docente. 64

66 Quando o utilizador solicita uma nova regularização, este tem que seleccionar através da lista disponível, o tipo de regularização. Caso o tipo de regularização seleccionado seja Dispensa de Plataforma Fixa, o utilizador deverá preencher os dados solicitados: Data da dispensa, o período da plataforma fixa e o motivo do pedido da dispensa. Após o carregamento dos dados solicitados, o utilizador deverá gravar a regularização através da opção seguida ser-lhe-á mostrado no ecrã o documento da regularização que deverá ser impresso. e de 65

67 Após a impressão do documento de regularização, este deve ser assinado pelo funcionário e enviado para o seu responsável para autorização. A regularização fica em estado pendente e só será tratada quando autorizada. Caso o tipo de regularização seleccionado seja Regularização da Não Marcação do Ponto, o utilizador deverá preencher os dados solicitados: período (saída ou entrada), data, hora e motivo da regularização. Após o carregamento dos dados, o utilizador deverá gravar a regularização através do botão e deverá seguir o mesmo processo descrito na regularização anterior. Caso o documento de regularização esteja pendente para aprovação, o utilizador pode editá-lo através da opção e efectuar rectificações ou mesmo proceder à sua remoção. 66

68 Os documentos regularizados via intranet após autorizados pelo responsável, poderão ser anulados em caso de irregularidade, editando o documento através da opção, e pressionando no botão. 67

69 Esta opção de regularizações também está disponível para os responsáveis de unidades. Deste modo, os mesmos têm a possibilidade de efectuar regularizações dos seus funcionários. Para tal, basta seleccionar o funcionário através da opção funcionário pretendido., e o responsável acede ao formulário de regularização do O processo de regularização é o mesmo que o descrito anteriormente. Autorizar regularizações Esta opção apenas está disponível para o responsável da unidade ( ou por delegação do responsável) e permite autorizar as regularizações pendentes dos seus funcionários. 68

70 O responsável tem que seleccionar a regularização pendente que pretende autorizar através da opção. O responsável tem a opção de, ou de a regularização. Caso a unidade autorize o documento de regularização, esta passa a ser tratada automaticamente pela Direcção de Recursos Humanos. No caso particular das escolas e departamentos, apenas ao nível da escola é que existe permissão para autorização do documento de justificação. Planos de férias 69

71 Esta opção permite ao funcionário não docente aceder aos seus planos de férias. Poderá realizar a marcação do seu plano de férias, alterar o plano de férias (caso ainda não tenha sido aprovado ou desbloqueado pelo responsável) e visualizar os planos de anos anteriores. Ao aceder a esta opção, o funcionário tem uma lista dos seus planos de férias por ano onde tem de imediato a informação sobre o Nº total de dias de férias de direito, Nº dias marcados e Nº de dias transitados para o ano seguinte e o estado do plano de férias. Para aceder ao plano de férias de um determinado ano deve seleccionar a opção. No formulário apresentado, o funcionário pode visualizar o nº de dias totais de férias que pode gozar e um calendário anual referente ao ano seleccionado. Os dias de férias já gozados e comunicados para a DRH no ano seleccionado, já estão assinalados no calendário anual e não podem ser alterados pelo funcionário. Os dias de férias gozados e solicitados, (segundo a legislação em vigor) faltas por conta do período de férias do ano seguinte, não estão considerados no cômputo do nº dias totais a que o funcionário tem direito no ano seleccionado. 70 Para efectuar a marcação de dias completos, o funcionário tem que seleccionar através da lista disponível no canto superior direito do calendário - "1 dia de férias (FN)" e clicar com o rato nos dias úteis do calendário que pretende marcar como férias de 1 dia completo. O mesmo processo repete-se com a marcação de ½ dias de férias, o funcionário apenas tem que seleccionar através da lista, se pretende marcar "½ dia de férias de tarde (FNT)" ou "½ dia de férias de manhã (FNM)"

72 Caso o funcionário pretenda rectificar dias de férias já marcados, terá que seleccionar na lista de escolha "Desmarcar", e clicar nos dias marcados que pretende rectificar. Para guardar as marcações efectuadas, o funcionário tem que pressionar no botão. Todo o funcionário ao carregar o plano de férias deve respeitar as seguintes regras: Deve obrigatoriamente marcar a totalidade dos dias de férias a que tem direito no ano corrente. Se é funcionário ou agente da função pública Não pode gozar seguidamente mais de 22 dias úteis. No gozo interpolado de férias, um dos períodos não pode ser inferior a metade dos dias de férias que o funcionário tenha direito. Se tem o horário de jornada contínua não pode marcar ½ dias de férias. Se tem o horário diferente de jornada contínua, apenas pode marcar 4 ½ dias de férias. Se é contratado a termo Não pode marcar ½ dias de férias. Um dos períodos seguidos marcados não pode ser inferior a 10 dias úteis. Caso tenha menos do que 10 dias de férias, estas não poderão ser gozadas interpoladamente. O funcionário, após carregamento da totalidade dos dias de férias, deve certificar-se que o plano de férias marcado está na versão final para aprovação e deverá pressionar no botão. Após esta confirmação, o funcionário não poderá efectuar alterações no seu plano de férias e deverá proceder à sua impressão pressionando o botão, assiná-lo e enviá-lo para o responsável da sua unidade. 71

73 Só após esta confirmação é que o responsável da unidade poderá efectuar a aprovação ou não do seu plano de férias. Só no caso da Não Aprovação do plano de férias o funcionário poderá efectuar alterações ao mesmo. Após as alterações efectuadas ao plano de férias, estas deverão ser confirmadas novamente para aprovação, pressionando no botão Após a aprovação do plano pelo responsável da unidade, o funcionário apenas poderá efectuar consulta ao seu plano de férias. Se é responsável da unidade (ou por delegação do responsável) a partir desta opção, podem efectuar a aprovação dos planos férias dos seus funcionários e a impressão da lista dos planos de férias anuais a enviar para a DRH. 72

74 Ao aceder à opção, o responsável da unidade visualiza uma lista de todos os seus funcionários que contém informação sobre o nº total de dias de férias de direito e o estado do plano de cada um. A partir deste formulário, a unidade tem possibilidade de efectuar várias pesquisas e exportar os seus resultados para Excel. Após seleccionar um funcionário da lista apresentada, o responsável da unidade tem a possibilidade de efectuar a marcação do plano de férias através da opção, acedendo assim ao formulário da marcação do plano de férias do funcionário pretendido. O processo de marcação do plano de férias é o mesmo que o descrito anteriormente. Após seleccionar um funcionário da lista apresentada e clicar na opção, o responsável da unidade acede a um formulário que lhe permite consultar o plano de férias carregado e efectuar a sua impressão, assim como efectuar a aprovação ou não aprovação do plano de férias. 73

75 Através deste formulário, o responsável da unidade só pode aprovar o plano de férias do funcionário, caso o plano de férias carregado esteja no estado Para Aprovação (estado que certifica o carregamento da totalidade dos dias de férias de cada funcionário). Para efectuar a aprovação do plano de férias, o responsável da unidade deverá pressionar o botão Caso o plano não seja aprovado, deverá pressionar o botão. A unidade deve informar os seus funcionários cujos planos não foram aprovados, para estes efectuarem as rectificações necessárias e ser novamente submetido Para Aprovação. Processo particular: No caso particular das escolas/departamentos, apenas as escolas podem efectuar a aprovação dos planos de férias a partir do sistema. Aos departamentos compete apenas dar o parecer. Os departamentos podem efectuar a não aprovação do plano de férias a partir do sistema, caso o parecer seja negativo. Após o parecer positivo em relação aos planos de férias dos seus funcionários, cada departamento deve imprimir a lista dos planos de férias respeitantes aos seus funcionários, assiná-la e enviá-la para a secretaria da sua escola. Nota: Antes do envio da lista dos planos de férias, cada departamento tem que se certificar que estes se encontram todos no estado, que certifica o carregamento da totalidade dos dias de férias de cada funcionário. Para a impressão das listas dos planos de férias a enviar para a DRH, a unidade deverá aceder ao seguinte link: 74

76 Através da opção, a unidade deverá imprimir a lista dos planos dos seus funcionários, assiná-la e enviá-la para a Direcção dos Recursos Humanos. No caso particular das escolas/departamentos, compete apenas à escola a impressão da lista dos planos de férias dos seus funcionários. Na lista enviar para a DRH, toda a coluna [Estado] deverá estar assinalada com um estar aprovados a partir do sistema. Todas as páginas da lista de planos devem ser assinadas, caso esta ultrapasse uma página. Alteração de planos de férias O funcionário deve solicitar alteração do seu plano de férias ao seu responsável.. Isto é, todos os planos deverão 75

77 O responsável da unidade, perante um pedido de alteração concedido, deve seleccionar a opção plano de férias e face a lista de funcionários apresentada, seleccionar o funcionário que pretende efectuar a alteração do plano e clicar na opção. O responsável da unidade acede a um formulário que lhe permite consultar o plano de férias já carregado e aprovado. Para autorizar o funcionário a proceder a alteração do plano de férias, o responsável da unidade deverá submeter o plano para alteração pressionando no botão. O funcionário, após autorizado pelo responsável poderá efectuar alterações do seu plano de férias ao seleccionar a opção plano de férias. Após alteração do plano e carregamento da totalidade dos dias de férias deve certificar-se que o plano de férias marcado está na versão final para novamente ser submetido para aprovação e deverá pressionar no botão Após esta confirmação, o funcionário não poderá efectuar alterações no seu plano de férias e deverá proceder à sua impressão através do botão, assiná-lo e enviá-lo para o responsável da sua unidade. O processo de aprovação da alteração de planos de férias procede-se do mesmo modo que o processo de aprovação da marcação do plano de férias, descrito no ponto anterior deste manual (Planos de Férias). Após a aprovação, deve ser enviado à DRH o plano de férias do funcionário, devidamente alterado e assinado pelo responsável. Nota: As alterações efectuadas no plano de férias só terão efeitos no relógio de ponto passado 24 horas da aprovação do plano de férias pelo responsável a partir do sistema. Pedido de Transição de Dias de férias para o ano seguinte O funcionário, através de ofício dirigido ao Director dos Recursos Humanos, deve solicitar alteração do seu plano de férias ao seu responsável, para transição de Dias de Férias, com a indicação dos dias de férias em concreto que pretende transitar. 76

78 O responsável da unidade, perante um pedido de alteração, deve seleccionar a opção plano de férias. e face à lista de funcionários apresentada, seleccionar o que pretende efectuar a alteração do seu plano e clicar na opção. O responsável da unidade acede a um formulário que lhe permite consultar o plano de férias já carregado e aprovado. Para autorizar a alteração do plano de férias do funcionário seleccionado, o responsável deverá submeter o plano para alteração pressionando no botão O funcionário, após autorizado pelo responsável, pode efectuar alterações no seu plano de férias ao seleccionar a opção plano de férias. O plano de férias deve encontrar-se no estado Para Alteração. Para efectuar a transição de dias completos de férias o funcionário tem que seleccionar, através da lista disponível no canto superior direito do calendário, - "Transição 1 dia de férias (T)" e clicar com o rato os dias de férias (FN) que pretende transitar. Para efectuar a transição de ½ dia de férias o funcionário tem que seleccionar, através da lista disponível no canto superior direito do calendário, - "Transição 1/2 dia de férias (T2)" Após alteração do seu plano, deve certificar-se que o plano de férias marcado está na versão final. A soma dos dias marcados e dos dias transitados deve ser igual ao total de dias de gozo no ano. Para ser submetido para aprovação deverá pressionar no botão. No processo de aprovação da alteração de planos de férias procede-se do mesmo que o de aprovação da marcação, descrito no processo de marcação do plano de férias. O responsável da unidade, após aprovação da transição de dias de férias, deverá enviar o plano de férias do funcionário alterado e assinado para a DRH, assim como o ofício dirigido ao Director dos Recursos Humanos, com o pedido de transição de dias de férias. Nota: Após 24 Horas da aprovação, os dias assinalados como transitados são considerados dias de trabalho normal no relógio de ponto Consulta e impressão dos verbetes de vencimento O utilizador, através do link rápido de consultas / verbetes de vencimento, pode consultar todos os seus verbetes de vencimento processados e disponíveis desde Janeiro de 2005, assim como informação adicional. Os verbetes são disponibilizados ao utilizador por ano fiscal e por tipo de contrato. Os tipos de contrato podem ser dois: Contrato Principal e Contrato Bolseiro / Acumulação, conforme a figura abaixo listada. 77

79 A informação disponibilizada ao utilizador, e conforme se pode observar na seguinte figura, está dividida em três zonas: 1. cabeçalho: onde está identificado o número mecanográfico do utilizador; 2. zona de pesquisa: onde são apresentados os dois filtros descritos no parágrafo anterior e o botão de pesquisa ; 3. zona de resultado da pesquisa: onde são apresentados os verbetes disponíveis para consulta, resultantes da pesquisa que foi efectuada. Ainda respeitante à zona de pesquisa deve o utilizador ter em atenção as seguintes regras: 1. os contratos disponibilizados ao utilizador dependem do ano definido, i.é, quando o utilizador actualiza o valor escolhido para o ano fiscal, a lista de contratos muda em conformidade com a escolha efectuada e com os valores disponíveis na base de dados dos Recursos Humanos; 2. para efectuar a pesquisa dos verbetes de vencimento mensais disponíveis, para o ano e contrato seleccionado, deve o utilizador premir o botão de pesquisar. Depois de efectuar a pesquisa, é apresentada ao utilizador a lista dos verbetes mensais disponíveis para aquele ano e contrato escolhidos. Para aceder ao verbete de vencimento de um mês específico e disponível, o utilizador deve seleccionar a linha do mês pretendido através da opção. Na informação apresentada referente ao mês seleccionado, o utilizador vê toda a informação referente ao verbete, nomeadamente: zona do cabeçalho, zona de detalhe e informação adicional. Zona do cabeçalho 78

80 A zona do cabeçalho mostra os dados pessoais do funcionário, nomeadamente o seu nome, categoria, unidade, número mecanográfico, nível / escalão / índice, a data do escalão e o vencimento base. São ainda disponibilizados ao utilizador o Banco e o respectivo NIB para onde lhe foi transferido o salário do mês indicado, e um botão para voltar à página anterior: Nesta zona existe a possibilidade do funcionário imprimir o seu verbete. Através do botão, de vencimento para impressão em formato PFD. a aplicação gera o verbete Quando o utilizador prime o botão é-lhe apresentada uma nova janela por cima do ambiente de trabalho actual a pedir a seguinte indicação (admitindo que o sistema operativo do utilizador está em inglês): Neste passo são apresentadas ao utilizador 3 hipóteses: a. escolher abrir o ficheiro ( premindo o botão ) e deste modo lançar a aplicação Adobe Acrobat Reader no seu PC com o verbete de vencimento a imprimir. A partir daqui, se o utilizador quiser gravar o verbete no seu PC, no menu File escolhe a opção Save. Se por outro lado o quiser imprimir, no menu File escolhe a opção de Print (ver figura abaixo listada); 79

81 b. gravar directamente o ficheiro no seu PC (premindo o botão ) e indicando o local onde pretende gravar o ficheiro em formato PDF (ver imagem abaixo listada); c. ou cancelar esta operação, premindo o botão de, e voltar para o ambiente intranet ; zona de detalhe A zona detalhe é composta por informação respeitante a abonos, descontos, comparticipações e observações. Na zona dos abonos é apresentada informação sobre o abono / dias e valor processado; na zona dos descontos é apresentada informação sobre o desconto e total líquido do salário pago; na zona das observações são apresentadas as observações respeitantes ao mês em questão e na zona das comparticipações da ADSE é apresentada a informação descriminada sobre os recibos comparticipados onde constam dados sobre beneficiário / designação da comparticipação / data do recibo / quantidade / quantia e comparticipação efectuada, conforme se pode observar na figura abaixo listada: 80

82 informação adicional No final do detalhe do verbete, existem duas zonas de informação adicional. A primeira zona diz respeito à informação usada para o cálculo do IRS e a segunda zona refere-se a valores acumulados desde o início do ano seleccionado até ao mês em questão. Para visualizar os dados de cada uma delas, o utilizador deve abrir a zona que pretende ver e para esse efeito deve premir o botão para abrir. Estas duas zonas são zonas dinâmicas que o utilizador pode abrir ou fechar usando para isso os botões respectivos de e de (Este funcionamento de abrir e fechar também se aplica à zona referente às comparticipações para a ADSE). 81

83 A zona de dados utilizados para o cálculo do IRS, mostra ao utilizador todos os dados considerados para o mês indicado, utilizados no cálculo do respectivo imposto de IRS, conforme a figura abaixo listada: A zona de valores acumulados, mostra ao utilizador a seguinte informação acumulada desde o início do ano seleccionado até ao mês em questão: Valores totais ilíquidos acumulados sobre o IRS e valor do IRS Retido acumulado, por tipo de rendimento (A, H,...) Valores totais acumulados de descontos obrigatórios e facultativos Níveis de Acesso Todos os utilizadores autenticados têm acesso à sua informação na DRH. 15 Informação da Direcção Financeira e Patrimonial (DFP) Nesta opção os utilizadores podem ter acesso à informação disponibilizada pela aplicação de gestão de verbas Interface Principal O utilizador depois de autenticado acede à aplicação de verbas através do item DFP no menu de navegação horizontal. 82

84 15.2 Operações Para mais informações sobre as operações/funcionalidades disponibilizadas deverá consultar o manual do utilizador da aplicação de verbas Níveis de Acesso Os utilizadores devidamente autenticados. 16 Envio de Participação Esta funcionalidade permite a qualquer utilizador autenticado enviar Sugestões/Reclamações para os Serviços de acordo com o despacho RT-09/ Interface Principal Seleccionando no painel de central o ícone reclamações Operações Envio de Sugestão/Reclamação Pode escolher a participação que pretende efectuar. 83

85 Esta Sugestão/Reclamação é enviada para o configurado na Intranet do Serviço e para o do responsável desse mesmo Serviço, pelo que os deverão estar sempre devidamente actualizados. Depois de enviada a Sugestão/Reclamação aparece a seguinte mensagem Níveis de Acesso Todos os utilizadores autenticados têm acesso ao envio de participações. 17 Conclusão O presente manual serve de referência de utilização para acesso, navegação e funcionalidade básicas da intranet permitindo responder rapidamente a diversas situações correntes de gesta e de utilização diária. Não serve para o total esclarecimento do funcionamento de todas as funcionalidades disponibilizadas, devendo os utilizadores consultar os manuais das restantes funcionalidades/aplicações. Todos os manuais estarão disponíveis acedendo à área documentos de suporte (disponível apenas após login) na área do GSI. 18 Contactos Para sugestões que possam contribuir para a melhoria da Intranet, por favor, contactar: suporte@reitoria.uminho.pt Para dúvidas, esclarecimento sobre a utilização da Intranet, por favor, contactar: helpdesk@sapia.uminho.pt Para questões relacionadas com a aplicação de Gestão de Verbas, nomeadamente a alteração de centros de custo, dotações e acessos a esta aplicação, por favor, contactar: verbas@reitoria.uminho.pt Para alteração de contactos na lista telefónica disponível em formato electrónico, por favor, contactar: telefones@reitoria.uminho Para correcções na informação da Direcção de Recursos Humanos, por favor, contactar: drh@adm.uminho.pt Para correcções na informação da Direcção Financeira e Patrimonial, ou para atribuição permissões na pesquisa de informação, por centros de custo, por favor, contactar: dfp@adm.uminho.pt 84