Gestão de Processos. Tutoria: Prof. Murilo Alvarenga Oliveira, D.Sc.

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2 Gestão de Processos Tutoria: Prof. Murilo Alvarenga Oliveira, D.Sc. Coordenação Geral: Prof a Sandra Mariano, D.Sc. Vice-Coordenação - Prof. Esther Lück, D.Sc. 2

3 MURILO ALVARENGA OLIVEIRA Doutor em Administração pela FEA-USP (2009). Professor do Depto de Administração da UFF (Campus Volta Redonda) (2005-x). Professor nos Programas de Pós-Graduação (Stricto e Lato-Sensu): Mestrado Profissional em Administração (PPGA-UFF) (2012-x) Mestrado Profissional em Gestão e Estratégica da UFRRJ (2010-x) MBA em Marketing Empresarial da UFF (2005-x). MBA em Gestão Empreendedora da UFF (2012-x). MBA em Comércio Internacional da FIA-SP (2009-x). Coordenador do Curso de Graduação em Administração da UFF ( ) Chefe do Departamento de Administração da UFF-VR (2011-x) Experiência de mercado nas áreas de Qualidade, Marketing e Treinamento & Desenvolvimento de empresas do setor farmacêutico e tecnologia em agronegócios ( ). Consultor em Análise de Portfólio, Canais de Marketing e distribuição, Gestão de Projetos e T&D Petrobrás, FCC S.A, Michelin, Schering-Plough, Pepsico, Guardiam, PSA, Embrapa, Linkers, Forever, MRS... (2005-x) Prof. Dr. Murilo A. Oliveira 3

4 AGENDA DA AULA DE ABERTURA GESTÃO DE PROCESSOS Visão Geral da Disciplina Aspectos Essenciais da Gestão de Processos Plano de Atividades Orientações das Atividades de Avaliação à Distância Relação com Demais Disciplinas do Curso 4

5 CONTEÚDO DAS AULAS DE GESTÃO DE PROCESSOS G1 G2 G3 G4 Aula 1 = Fundamentos Aula 2 = Conceitos da Gestão de Processos Aula 3 = Mapeamento de Processos Aula 4 = Análise de Processos Aula 5 = Priorização de Resultados Aula 6 = Melhoria de Processos Aula 7 = Layout por processos Aula 8 = Implementando um Projeto de Melhoria dos Processos da Escola 5

6 G1 ESTRUTURA DAS ORGANIZAÇÕES (FUNCIONAL X POR PROCESSOS) Organizações modernas cada vez mais são estruturadas por processos. 6

7 G1 ORGANIZAÇÕES POR PROCESSOS PROCESSOS Conjunto de atividades inter-relacionadas que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas) (NBR ISO 9000:2000) ENTRADA PROCESSO CONJUNTO DE ATIVIDADES SAÍDA MATERIAIS SERVIÇOS INFORMAÇÕES AGREGAÇÃO DE VALOR MATERIAIS SERVIÇOS INFORMAÇÕES 7

8 G1 ORGANIZAÇÕES POR PROCESSOS Todo processo está inserido em um processo maior e pode ser decomposto em outros processos Macroprocesso ENTRADAS SAÍDAS Subprocessos Processos 8

9 G1 A ESCOLA VISTA PELA GESTÃO DE PROCESSOS São os processos que promovem a excelência dos serviços de uma Escola. 9

10 G2 MAPEAMENTO DE PROCESSOS OBTER INFORMAÇÕES Trata-se da primeira etapa para visualizar sua situação atual, como as coisas acontecem (as is) e como o processo está sendo executado. Meios mais utilizados: Entrevista; Questionário; Observação direta. 10

11 G2 MAPEAMENTO DE PROCESSOS Ferramenta 5W2H O 5W2H representa as iniciais das palavras em inglês: why (por quê) what (o que) where (onde) when (quando) who (quem) how (como) how much (quanto) 11

12 G2 MAPEAMENTO DE PROCESSOS FLUXOGRAMA É a segunda etapa que consiste numa das formas mais simples e poderosas de conhecer os processos. Permite: - visão do conjunto e detalhes do processo; - identificação do fluxo do processo; - identificação dos pontos de controles potenciais; - identificação das inconsistências e pontos frágeis. 12

13 G2 MAPEAMENTO DE PROCESSOS FLUXOGRAMA É feito com símbolos padronizados e textos, devidamente arrumados para mostrar a seqüência lógica dos passos de realização dos processos ou das atividades. 13

14 G2 MAPEAMENTO DE PROCESSOS 14

15 G2 BENCHMARKING - Processo contínuo de comparação entre as práticas adotadas por organizações diferentes. ANÁLISE DE PROCESSOS (Base para Gestão da Qualidade) Três ferramentas que são amplamente utilizadas na análise de processos são: DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO - Diagrama que permite identificar e apresentar graficamente as causas que contribuem para um determinado problema. BRAINSTORMING - é uma técnica na qual a solução de problemas surge por meio do estímulo a sugestões e ideias. 15

16 16

17 G3 PRIORIZAÇÃO DE PROBLEMAS EM PROCESSOS A aula 6 concentra-se numa técnica para analisar e buscar soluções para os problemas, a Matriz GUT. Seu nome se deve à abreviação das palavras Gravidade, Urgência e Tendência. Cada um destes elementos devem ser avaliados no momento de utilizar esta ferramenta: 1. GRAVIDADE: qual o impacto que este problema irá gerar para as pessoas, processos da empresa, resultados a curto e longo prazo, etc.? 2. URGÊNCIA: qual o tempo que você precisa resolver este problema e o tempo que você tem para resolvêlo? 3. TENDÊNCIA: como este problema pode aumentar, quais suas chances de crescer (muito ou pouco) e será que ele pode acabar por si só? 17

18 G3 PRIORIZAÇÃO DE PROBLEMAS EM PROCESSOS Matriz GUT Como montar a matriz GUT 1. Listar os Problemas; 2. Dar uma nota, de 1 a 5 para a gravidade de cada problema; 3. Dar uma nota, de 1 a 5 para a urgência de cada problema; 4. Dar uma nota, de 1 a 5 para a tendência de cada problema; 5. Multiplicar os resultados (gravidade x urgência x tendência) de cada problema. Pontos Gravidade Urgência Tendência 5 Os prejuízos ou dificuldades são extremamente graves 4 Muito graves É necessária uma ação imediata Com alguma urgência 3 Graves O mais cedo possível 2 Pouco graves Pode esperar um pouco 1 Sem gravidade Não tem Pressa Se nada for feito, o agravamento será imediato Vai piorar a curto prazo Vai piorar a médio prazo Vai piorar a longo prazo Não vai piorar ou pode até melhorar 18

19 G3 PRIORIZAÇÃO DE PROBLEMAS EM PROCESSOS Matriz GUT Organização: Processo: Problemas G U T Total Priorização Problema A Quantidade de aulas de reforço Problema B Percentual de Reprovação Problema C Evasão Escolar PROBLEMA A SER PRIORIZADO É O C

20 G3 MELHORIA DE PROCESSOS GESTÃO DE PROCESSOS 1. Capacidade de Liderança do Gestor 2. Conduzir um processo de mudança MAPA DE PROCESSOS ADOÇÃO DE T. I 1. Diagrama com os principais processos 2. Trata-se apenas de um esquema 1. Melhora o acesso à informação 2. Supera limites de tempo e custos 3. Controla e Avalia sem abusos 20

21 G4 LAYOUT POR PROCESSOS Nesta aula há orientações de como organizar o ambiente e o arranjo físico de uma unidade escolar. Instruções: - Organização do espaço por similaridade de processos; - Dicas de Economia; - Uso de indicadores de localização. 21

22 G4 IMPLEMENTAÇÃO DE UM PROJETO DE MELHORIA NOS PROCESSOS DA ESCOLA Aula que apresenta um tutorial em 8 passos que integra a gestão de processos. Passo 8: Implementar as soluções escolhidas 8 1 Passo 1: Especificar o problema Definir os objetivos a serem alcançados 2 Passo 2: Selecionar os fatores de análise Coletar os dados Passo 7: Decidir (escolher as soluções a serem implementadas) 7 ESTRELA DECISÓRIA Passo 3: Analisar e organizar os dados coletados 5 Passo 6: Avaliar as possíveis soluções Passo 4: Determinar as causas do problema Passo 5: Elaborar as possíveis soluções 22

23 PLANO DE ATIVIDADES E AVALIAÇÕES G1 CONTEÚDO DA DISCIPLINA Aula 1 = Fundamentos Aula 2 = Conceitos da Gestão de Processos ATIVIDADES Atividade 1: Fórum de Discussão Estrutura Organizacional e a Possibilidade de Melhoria de Processos G2 Aula 3 = Mapeamento de Processos Aula 4 = Análise de Processos Atividade 2: Produção individual e postagem apenas para o tutor. Análise e Melhoria de Processo na Escola G3 G4 Aula 5 = Priorização de Resultados Aula 6 = Melhoria de Processos Aula 7 = Layout por processos Aula 8 = Implementando um Projeto de Melhoria dos Processos da Escola PREPARAÇÃO PARA AVALIAÇÃO E QUALIDADE E CONTEÚDO DA PROVA BASES PARA O PLANO DE EMPREENDIMENTO (PLEN) E CONTEÚDO DA PROVA 23

24 OBRIGADO! 24

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