Lean Office O fluxo de informação enxuto

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1 Lean Office O fluxo de informação enxuto Antonio Rentes Visão Ampla do Lean Thinking Identificação e eliminação sistemática e sustentável de desperdícios na cadeia produtiva Desperdício: Qualquer atividade humana que absorve recursos mas não cria valor Womack & Jones,

2 Três tipos de atividades Atividades que agregam valor (AV) Atividades que, aos olhos do cliente final, tornam o produto ou serviço mais valioso. Atividades que não agregam valor (NAV) Atividades que, aos olhos do cliente final, não tornam o produto ou serviço mais valioso e não são necessárias mesmo nas atuais circunstâncias. Atividades que não agregam valor necessárias Atividades que, aos olhos do cliente final, não tornam o produto ou serviço mais valioso, mas que são necessárias a não ser que o processo atual mude radicalmente. Hines & Taylor, Atividades que agregam valor x que não agregam valor Em um ambiente de produção de bens ou serviços (não world class) a relação entre os tempos consumidos pelos três tipos de atividades gira em torno de: Hines & Taylor,

3 Atividades que agregam valor x que não agregam valor Em um ambiente de processamento de informações (escritórios, engenharia, processamento de ordens, etc. não world class) a relação entre os tempos consumidos pelos três tipos de atividades gira em torno de: Hines & Taylor, Áreas de um fluxo de valor Desenvolvimento de Produto RH Supply Chain Planejamento Logística interna Qualidade Manufatura Torneamento Furação Montagem Almoxarifado Expedição Manutenção Financeiro Vendas Marketing 3

4 Impacto do fluxo de informação no Lead Time Lean Office Serviços Baixa complexidade Média complexidade Alta complexidade Importância do fluxo de informação no Lead Time MTS MTO ATO Conf. to Order Repetitiva Alta Variedade Engenheirada (ETO) Manufatura (Discreta e Contínua) Ciclo Curto OOK O que é Lean Office? É a aplicação dos conceitos da mentalidade enxuta (Lean Thinking) em atividades não manufatureiras e físicas Família CortadoLaminado Fornecedore s Requisição de MP por ordem de compra ou após chegada de cartão kanban PCP Pedido com previsão de metragem Após o pedido é emitida uma lista com as medidas do pedido Clientes Demanda Média m2/mês pontos/mês Takt time 55 s/ponto 3 entregas/ Especificações do Processo de Fabricação dia 5 a 8 Ordem de entregas/ OXOX Expedição dia Value MP Unit 370 pontos 1 Carreta 370 pontos 370 pontos (250 m2) Corte Laminação Autoclave Lapidação Expedição FIFO FIFO FIFO FIFO T/C 24 s/pç T/C 63 s/pç T/C 92 s/pç T/C 42 s/pç Setup 20 s Setup 0 s Setup 650 s Setup 700 s 250- Lote 1 ch Lote 1 pç Lote m2 Lote 1 pç 300 LT 192 s LT 520 s LT 330 min LT 358 s s/ s/ s/ s/ Disp Disp Disp Disp dia s/ dia dia dia Takt time 39 s/ s/ s/ m2 Takt time 17 Takt time 17 Takt time 34 m2 m2 m2 2,5 Dias 11,7 h 7,9 h 11,7 h 11,7 h LT 4,4 Dias 192 Seg 520 Seg 330 min 358 Seg TAV 347,8 min 4

5 Enfoque da Produção Enxuta Produzir mais rápido Companhia Típica AV NAV Enfoque Tradicional nas Tarefas AV Melhorias Tradicionais NAV Melhorias Tradicionais TEMPO 9 Fazer os recursos trabalharem mais? 5

6 Enfoque da Produção Enxuta Produzir mais rápido Eliminar Desperdícios Companhia Típica AV NAV Enfoque Tradicional nas Tarefas AV Melhorias Tradicionais NAV Melhorias Tradicionais Enfoque de Produção Enxuta AV NAV Melhorias nas Atividades NAV TEMPO 11 Inscrição na auto-escola Fluxo de Valor para Obtenção de Carteira Nacional de Habilitação Realizar exame médico e psicotécnico Não aprovado? Sim Realizar curso de formação de condutores Realizar exame teórico Não aprovado? Sim Retirar a LADV Realizar aula prática Realizar exame prático Não aprovado? Sim Retirar habilitação no Detran 6

7 O causo da minha carteira de motorista americana Inscrição na auto-escola Fluxo de Valor para Obtenção de Carteira Nacional de Habilitação Realizar exame médico e psicotécnico Não aprovado? Sim Realizar curso de formação de condutores Realizar exame teórico Não aprovado? Sim Retirar a LADV Realizar aula prática Meses X 40 minutos (<1%) Realizar exame prático Não aprovado? Sim Retirar habilitação no Detran 7

8 Processo de geração e entrega de conta de água Situação Manual Leitura de Consumo Entrada de Dados Impressão Correio Cliente Situação Atual!!!!! 8

9 Situação Atual!!!!! Situação Atual!!!!! 9

10 Situação Atual!!!!! Mudança do manual para o atual Leitura de Consumo Entrada de Dados Impressão Correio Cliente 10

11 Metodologia Hominiss Lean Office Escopo e Formalização da equipe Planejar estruturação operacionalização da do projeto Análise de produtos e volumes equipe Capacitar Controle dos indicadores Rotina de auditoria das melhorias projetadas Controlar Definir escopo Medir e identificar Mapear a Situação Atual Pré-mapeamento Mapeamento Levantamento de indicadores de desempenho Implantar Analisar e Desenvolver Gerar Plano de Implementação Priorizar iniciativas Eventos Kaizen Equipes especializadas Recomendações e técnicas para projeto de Sit. Fut. Estrutura do fluxo Balanceamento e Fluxo Contínuo Melhorias de Processo Nivelamento Definição de Escopo 11

12 Início da Jornada Presidente Proprietário Diretor Patrocinador Líder do Projeto Time de Consultoria Membros da Equipe Líder de Área Líder de Área Líder de Área Evento Kaizen Hospital Dr. Arnaldo Promover a saúde e bem estar do paciente oncológico Déficit mensal de R$ ,00 12

13 Definição de escop Casa Casa Cirurgia Triagem Ambulatório Quimioterapia Radioterapia Equipe inicial e patrocinador 13

14 Metodologia Hominiss Lean Office Escopo e Formalização da equipe Planejar estruturação operacionalização da do projeto Análise de produtos e volumes equipe Capacitar Controle dos indicadores Rotina de auditoria das melhorias projetadas Controlar Definir escopo Medir e identificar Mapear a Situação Atual Pré-mapeamento Situação Mapeamento Levantamento As-Is de indicadores de desempenho Implantar Analisar e Desenvolver Gerar Plano de Implementação Priorizar iniciativas Eventos Kaizen Equipes especializadas Recomendações e técnicas para projeto de Sit. Fut. Estrutura do fluxo Balanceamento e Fluxo Contínuo Melhorias de Processo Nivelamento Visão local 14

15 Visão global Mapeamento do Fluxo de Valor Ferramenta fundamental no processo Além de promover a visão do todo para as diversas áreas, o mapa facilita a compreensão do estado atual (problemas e oportunidades) e construção da visão de situação futura ( aonde queremos chegar ). 15

16 MFI - Passo a passo Construindo o MFI atual 1. Colocar uma caixa de dados para cada atividade do fluxo 2. Traçar linhas de conexão entre as atividades 3. Colocar os inputs e outputs de cada atividade 4. Colocar os tempos de fila entre os processos 5. Identificar os problemas e desperdícios Caixa de Processo com Dados Departamento, responsável e local Nome da atividade Tempo de ciclo Tempo de realização da atividade Tempo de permanência João Prédio I 5 min 30 min 1 dia Diária Gerar proposta comercial - 08h-17h Tela 17 (ERP) Horário Como é feito? (excel, ERP, sistema web, telefone,...) Observações gerais e interrupções Frequência 16

17 Estrutura do mapeamento de fluxo de informação Input/ Estritamente informação Atividade Dados Output Atividade Dados Atividade Dados Input/ Output Input/ Output Produto ou Produto + Informação Atividade Dados Linha do Tempo Problemas e desperdícios 2d 1d 5d 2h 1,5h 1h 4h Problemas Problemas Problemas Problemas Lead Time Total Fluxo de geração da CNH 17

18 Fluxo do Paciente Quimioterápico Fluxo Paciente Quimioterápico Situação Inicial Lead Time 47 a 87 dias 18

19 Fluxo Inicial do Paciente Quimioterápico Casa Casa Casa Casa Casa Casa Casa Triagem 1ª Consulta Exames Consulta Autorização Quimioterapia 14 dias 1-15 dias 14 dias 5-24 dias 1-7 dias Lead Time 47 a 87 dias Metodologia Hominiss Lean Office Escopo e Formalização da equipe Planejar estruturação operacionalização da do projeto Análise de produtos e volumes equipe Capacitar Controle dos indicadores Rotina de auditoria das melhorias projetadas Controlar Definir escopo Medir e identificar Mapear a Situação Atual Pré-mapeamento Situação Mapeamento Levantamento As-Is de indicadores de desempenho Implantar Analisar e Desenvolver Gerar Plano de Implementação Priorizar iniciativas Eventos Kaizen Equipes especializadas Recomendações e técnicas para projeto de Sit. Fut. Estrutura do fluxo Situação Balanceamento e Fluxo Contínuo Melhorias To-Be de Processo Nivelamento 19

20 Nova visão Ação Ação Ação Ação Ação Ação Passos para a Situação futura Estrutura do Fluxo Identificar sub-famílias, dando tratamentos diferenciados a cada Eliminar atividades, quando possível Alterar sequência das atividades, quando fizer sentido Balanceamento e Fluxo Contínuo Melhorias de Processo Nivelamento Definir frequência de realização das atividades Nivelar entrada do fluxo de acordo com a capacidade projetada 20

21 Lead Time: 27 dias (desvio=17) Situação implantada : 3,25 dias (desvio=0,5) Passos para a Situação futura Estrutura do Fluxo Identificar sub-famílias, dando tratamentos diferenciados a cada Eliminar atividades, quando possível Alterar sequência das atividades, quando fizer sentido Balanceamento e Fluxo Contínuo Utilizar fluxo contínuo onde for possível Balancear a carga de trabalho de acordo com o takt time 21

22 Empresa de produtos MTO - Situação Anterior Realizar venda Vendas Cliente Entrar pedido no sistema Cadastro Análise de crédito Financeira Planejar produção Produzir Verificar pagamento Checar transporte PCP Produção Financeira Vendas 7 dias Agendar transporte Logística 45 a 60 dias Realizar transporte Logística Realizar venda Vendas Cliente Entrar pedido no sistema Cadastro Análise de crédito Financeira Planejar produção Produzir Verificar pagamento Checar transporte PCP Produção Financeira Vendas Agendar transporte Logística Realizar transporte Logística Processamento de Pedido Atendimento ao Cliente Cliente Célula BD Visão do Pedido Cliente Interface Visão do Pedido Cliente Sistema 1 Sistema 2 Sistema 3 22

23 Analisar crédito Cadastrar Agendar Vender Planejar Verificar pagamento Processamento de Pedido Transportar Atendimento ao Cliente Cliente Célula BD Visão do Pedido Cliente Interface Visão do Pedido Cliente Sistema 1 Sistema 2 Sistema 3 Fluxo de Valor Implantado Redução de 66% 15 a 20 dias 23

24 Passos para a Situação futura Estrutura do Fluxo Identificar sub-famílias, dando tratamentos diferenciados a cada Eliminar atividades, quando possível Alterar sequência das atividades, quando fizer sentido Balanceamento e Fluxo Contínuo Utilizar fluxo contínuo onde for possível Balancear a carga de trabalho de acordo com o takt time Melhorias de Processo Padronizar documentos utilizados de acordo com sua completude e acurácia Definir forma de comunicação entre os processos Utilizar tecnologia para otimizar processos Definir forma de comunicação entre os processos 24

25 Lean Workflow (Utilizar tecnologia para otimizar processos) Gestão em tempo real Acesso via Internet e/ou Rede Local Computador, ipad, Tablet Produto customizável Passos para a Situação futura Estrutura do Fluxo Identificar sub-famílias, dando tratamentos diferenciados a cada Eliminar atividades, quando possível Alterar sequência das atividades, quando fizer sentido Balanceamento e Fluxo Contínuo Utilizar fluxo contínuo onde for possível Balancear a carga de trabalho de acordo com o takt time Melhorias de Processo Padronizar documentos utilizados de acordo com sua completude e acurácia Definir forma de comunicação entre os processos Utilizar tecnologia para otimizar processos Nivelamento Definir frequência de realização das atividades Nivelar entrada do fluxo de acordo com a capacidade projetada 25

26 Horas de desenvolvimento 24/05 25/05 26/05 27/05 28/05 31/05 01/06 02/06 03/06 04/06 07/06 08/06 09/06 10/06 11/06 14/06 15/06 16/06 17/06 18/06 21/06 22/06 23/06 24/06 25/06 28/06 29/06 30/06 01/07 02/07 05/07 06/07 07/07 08/07 09/07 12/07 13/07 14/07 15/07 16/07 19/07 20/07 21/07 22/07 19/10/2015 Definir frequência de realização das atividades Vendedor Pedidos Pedido Assinado 15:00 hs GP GP Status 1: Pedido Recebido Aguardando Assinatura Nivelar entrada do fluxo de acordo com a capacidade projetada 160 Alocação de Carga de desenvolvimento da Engenharia (Data Planejada de início) Demanda Horas Capacidade 26

27 Horas de desenvolvimento 24/05 25/05 26/05 27/05 28/05 31/05 01/06 02/06 03/06 04/06 07/06 08/06 09/06 10/06 11/06 14/06 15/06 16/06 17/06 18/06 21/06 22/06 23/06 24/06 25/06 28/06 29/06 30/06 01/07 02/07 05/07 06/07 07/07 08/07 09/07 12/07 13/07 14/07 15/07 16/07 19/07 20/07 21/07 22/07 19/10/2015 Nivelamento de Picos de Carga Alocação de Carga de desenvolvimento da Engenharia (Data Planejada de início) Série3 Série2 Demanda Horas Capacidade Passos para a Situação futura Estrutura do Fluxo Identificar sub-famílias, dando tratamentos diferenciados a cada Eliminar atividades, quando possível Alterar sequência das atividades, quando fizer sentido Balanceamento e Fluxo Contínuo Utilizar fluxo contínuo onde for possível Balancear a carga de trabalho de acordo com o takt time Melhorias de Processo Padronizar documentos utilizados de acordo com sua completude e acurácia Definir forma de comunicação entre os processos Utilizar tecnologia para otimizar processos Nivelamento Definir frequência de realização das atividades Nivelar entrada do fluxo de acordo com a capacidade projetada 27

28 Fluxo Paciente Quimioterápico Situação Inicial Situação Proposta Ações propostas Redução de 54% Casa Procedimento de Casa Casa autorização Casa Casa Fluxo de Quimioterapia Triagem + 1ª Consulta Exames Consulta Autorização Quimioterapia Procedimento de triagem 1-5 dias 14 dias 3-8 dias 0-7 dias Lead Time 47 a 87 dias Lead Time 18 a 34 dias 28

29 Metodologia Hominiss Lean Office Escopo e Formalização da equipe Planejar estruturação operacionalização da do projeto Análise de produtos e volumes equipe Capacitar Controle dos indicadores Rotina de auditoria das melhorias projetadas Controlar Definir escopo Medir e identificar Mapear a Situação Atual Pré-mapeamento Situação Mapeamento Levantamento As-Is de indicadores de desempenho Implantar Analisar e Desenvolver Gerar Plano de Implementação Planejamento Priorizar iniciativase Eventos Kaizen Implantação Equipes especializadas Recomendações e técnicas para projeto de Sit. Fut. Estrutura do fluxo Situação Balanceamento e Fluxo Contínuo Melhorias To-Be de Processo Nivelamento Metodologia Hominiss Lean Office Formalização da equipe Planejar operacionalização do projeto Análise de produtos e volumes Capacitar Cronograma de implantação Priorizar melhorias com mais impacto Definir papeis e responsabilidades Identificar e validar famílias / processos Levantamento da situação atual: - demandas (atuais e cenários projetados) - mapa do fluxo de valor - layout atual Restrições & Requisitos Planejamento da mudança Evento Kaizen Definição conceitual de alternativas Detalhamento de alternativas Processos Movimentação Armazenagem Avaliação e seleção Operacionalização da mudança Pré-Kaizen Evento Kaizen Pós-Kaizen 29

30 Equipe para implantação da melhoria Metas agressivas Inteiramente focada na missão a ser cumprida Tem que cumprir a missão em 5 dias Dedicação exclusiva Não tem mais nada a fazer na semana Tem prioridade no uso dos recursos da fábrica Tem prioridade na coleta de informações Metodologia Hominiss Lean Office Escopo e Formalização da equipe Planejar estruturação operacionalização da do projeto Análise de produtos e volumes equipe Capacitar Controle dos indicadores Rotina Gestão de auditoria e das melhorias projetadas Sustentabilidade Controlar Definir escopo Medir e identificar Mapear a Situação Atual Pré-mapeamento Situação Mapeamento Levantamento As-Is de indicadores de desempenho Implantar Analisar e Desenvolver Gerar Plano de Implementação Planejamento Priorizar iniciativase Eventos Kaizen Implantação Equipes especializadas Recomendações e técnicas para projeto de Sit. Fut. Estrutura do fluxo Situação Balanceamento e Fluxo Contínuo Melhorias To-Be de Processo Nivelamento 30

31 Controle Planejamento do Evento Kaizen Evento Kaizen Operacionalização da mudança Padronizar as operações Criar indicadores de desempenho Tornar gerenciável o novo sistema Demonstrar ganhos obtidos $!!! Resultados Obtidos Autorizações abertas - Quimioterapia Início Projeto Lean Autorizações e Exames Triagem Quimioterapia Aumento de 50% jan/11 mês 1 mês fev/11 2 mês mar/11 3 mês 4 abr/11 mês 5 mai/11 mês 6 jun/11 mês 7 mês jul/11 8 mês ago/11 9 mês set/11 10 mês 11 out/11 mês 12 nov/11 dez/11 Autorizações abertas

32 Resultados Obtidos Faturamento Mensal - Quimioterapia R$ R$ R$ R$ Início Projeto Lean Autorizações e Exames Triagem Quimioterapia R$ R$ R$ Aumento de R$ ,00 R$ jan/11 mês 1 mês fev/11 2 mês mar/11 3 mês 4 abr/11 mês 5 mai/11 mês 6 jun/11 mês 7 mês jul/11 8 mês ago/11 9 mês 10 set/11 mês 11 out/11 mês 12 nov/11 dez/11 Fat. QT R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ Hospital Dr. Arnaldo 32

33 Impacto do fluxo de informação no Lead Time Lean Office Serviços Baixa complexidade Média complexidade Alta complexidade Importância do fluxo de informação no Lead Time MTS MTO ATO Repetitiva Alta Variedade Engenheirada (ETO) Manufatura Conf. to Order Ciclo Curto OOK Lean Office O fluxo de informação enxuto Antonio Rentes 33

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