GED: Gestão Eletrônica de Documentos

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1 GED: Gestão Eletrônica de Documentos Profº Yogui,R YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

2 YOGUI,R - MIPS Direito Autoral Consideração Inicial O objetivo desta sessão é prover conhecimento básico sobre Gerenciamento de Informações de Engenharia. Para fins didáticos abordamos o tema com um modelo simplificado. Podem haver variações de terminologias ou conceitos devido as práticas adotadas por cada empresa ou segmento de mercado

3 O desenvolvimento da linguagem como a conhecemos estaria com o Homo sapiens, há menos de anos atrás, na África. YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

4 Arte rupestre, pintura rupestre ou ainda gravura rupestre, são termos dados às mais antigas representações artísticas conhecidas, as mais antigas datadas do período Paleolítico Superior ( a.c.) gravadas em abrigos ou cavernas, em suas paredes e tetos rochosos, ou também em superfícies rochosas ao ar livre, mas em lugares protegidos, normalmente datando de épocas pré-históricas. YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

5 YOGUI,R - MIPS Direito Autoral A escrita se desenvolveu de forma independente em várias regiões do planeta, incluindo o Mesopotâmia, a China, Egito e América Central. Os sistemas de escrita evoluíram de forma autônoma e não sofreram influências mútuas, ao menos em seus primórdios. Possivelmente, as escritas mais antigas são a escrita cuneiforme e os hieróglifos. Ambos os sistemas foram criados há cerca de 5500 anos, entre sumérios e egípcios. Os hieróglifos originaram-se no Antigo Egito e a escrita cuneiforme na Mesopotâmia

6 Gutenberg foi o primeiro no mundo a usar a impressão por tipos móveis, por volta de 1439, e o inventor global da prensa móvel. Entre suas muitas contribuições para a impressão estão: a invenção de um processo de produção em massa de tipo móvel, a utilização de tinta a base de óleo e ainda a utilização de uma prensa de madeira similar à prensa de parafuso agrícola do período. Sua invenção verdadeiramente memorável foi a combinação desses elementos em um sistema prático que permitiu a produção em massa de livros impressos e que era economicamente rentável para gráficas e leitores YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

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9 YOGUI,R - MIPS Direito Autoral Na Engenharia, tudo começou com... Documentos em papel, eram confeccionados com esquadro, régua T e compasso.

10 Um documento técnico, dependia da habilidade do desenhista ou projetista. Era um processo artesanal na Engenharia e Arquitetura. YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

11 A grande primeira mudança: a prancheta eletrônica CAD Computer Aided Design YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

12 YOGUI,R - MIPS Direito Autoral O CAD permitiu: Maior agilidade na confecção de documentos técnicos, antes feitos na prancheta Criação de células ( blocos) de simbologia padrão armazenadas em bibliotecas gráficas Maior padronização da qualidade dos documentos Edição e alterações com maior agilidade O CAD não resolveu... erros humanos na confecção dos documentos a publicação e distribuição efetiva dos documentos dentro do fluxo de engenharia/projeto e no final, ainda o produto final era o documento impresso no plotter

13 A era digital fez aumentar o volume de informação trocadas nos projetos YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

14 A globalização e novos atores tornaram o ambiente de projeto mais complexos YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

15 Onde está o documento? Mas... Que saudade da prancheta! O documento em Compras está desatualizado! Quem aprovou? Alguém mexeu neste documento! Isto foi revisado? YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

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18 Evolução da tecnologia da informação Gerar Processamento de Dados (anos 60) Foco era eficiência operacional através da automatização dos processos baseados na informação Usar Sistemas de Informação Gerenciais (anos 70) Foco era buscar o aumento da eficácia da gestão pela satisfação de suas necessidades de informação Gerir Sistemas de Informação Estratégica (anos 80) Foco passa a ser aumentar a competitividade através da mudança da natureza ou da condução dos negócios Ref.: Ward e Griffiths (1996) YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

19 YOGUI,R - MIPS Direito Autoral GED Os sistemas de ECM (Enterprise Content Management, ou gerenciamento de conteúdo empresarial), mais especificamente os sistemas de EDMS (Engineering Document Management Systems) ou GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), são fundamentais para todo o ciclo de geração de informação em uma empresa, desde a fase de tratamento do passivo, ou seja, da informação em papel que passará por um processo de digitalização, passando pela fase de armazenamento (importação de documentos, padronização e inserção de metadados em bancos de dados) até a fase de disponibilização (permitindo o acesso à informação, seguindo-se políticas específicas de segurança e controlandose a localização da informação por meio de processos de workflow). Santana (2008)

20 Cadastrando os usuários, o administrador do sistema, classificará o tipo de acesso permitido aos documentos e informações. Um mesmo usuário, poder ter diferentes tipos de acesso em diferentes projetos. YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

21 YOGUI,R - MIPS Direito Autoral Conceitos Básicos de GED Diferente das pastas (diretórios físicos) do computador, as pastas de um sistema GED, são agrupamentos lógicos (por algum critério) dos documentos/informação que facilita o rastreamento e acesso da informação pelo usuário

22 YOGUI,R - MIPS Direito Autoral Conceitos Básicos de GED Workflow estabelece o fluxo que o documento terá ao longo do projeto. Automaticamente, sem interferência manual, o documento seguirá o fluxo estabelecido. Importante: Um profissional, em teoria, só pode ter uma atividade dentro do workflow. ( exemplo: quem cria, não pode aprovar)

23 Conceitos Básicos de GED Identifica a condição atual do documento no workflow Um documento dentro de um sistema GED, ao longo de seu fluxo em um projeto, pode ter diferentes status. Estes status ajudam a rapidamente identificar a condição de execução dos documentos bem como seu impacto no planejamento do projeto. YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

24 YOGUI,R - MIPS Direito Autoral Conceitos Básicos de GED Os sitemas de GED, permitem que outros profissionais ( não necessariamente apenas um) façam a revisão dos documentos e façam seus comentários que serão enviados aos outros profissionais envolvidos no fluxo de projeto

25 YOGUI,R - MIPS Direito Autoral Conceitos Básicos de GED check-out Os documentos são armazenados nas pastas lógicas em um servidor de arquivos. Quando um profissional, com direito de acesso, retira o documento para modificá-lo, ele está fazendo um check-out deste documento. Automaticamente, o sistema trava o acesso para alteração deste documento para os outros usuários. Eventualmente, o sistema pode dar acesso para os outros usuários para visualização mas informando que alguém está alterando-o. check-in

26 Depois do GED... YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

27 Depois do Content Management... YOGUI,R - MIPS Direito Autoral

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