MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS DO SKÅL INTERNACIONAL DO BRASIL

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1 MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS DO SKÅL INTERNACIONAL DO BRASIL Av. Almirante Barroso, 63 sala 514 Centro Rio de Janeiro/RJ CEP: Tel./Fax: (+55 21) secretaria@skalbrasil.org.br

2 2 PARABÉNS! O seu clube foi escolhido para realizar o Congresso Nacional do Skål Internacional do Brasil. Nos colocamos a plena disposição da Diretoria e da Comissão Organizadora do Congresso para sempre ajudar e que a realização do nosso Congresso seja um sucesso! Preparamos este manual com o objetivo de servir como auxilio, use-o e, se possível, complemente-o, para que seja um material de excelência. Cordialmente, Sonia Vidinhas Presidente Nacional presidente@skalbrasil.org.br

3 3 Índice Pág.: 1. Inscrições Cortesias Divulgação e Mídia Programação Assembleia Nacional Cerimônia de Abertura Cerimônia de Encerramento Convites Especiais Anexo 1 - Partitura e Hino do Skål (versão em espanhol) Anexo 2 - Manual de Cerimonial e Protocolo do Skål Internacional

4 4 1. INSCRIÇÕES As inscrições devem ser feitas diretamente com a secretaria do clube, através de um formulário de inscrição, contento sempre alguns aspectos importantes, como no modelo de exemplo do 42º Congresso Nacional, conforme abaixo (os itens marcados com "*" tem o preenchimento obrigatório): Ficha de Inscrição para o 42º Congresso Nacional do Skål Internacional do Brasil Número do Cartão de Associado*: Nome Associado*: Sobrenome*: RG*: Tamanho de Camisa*: Nome Acompanhante: Sobrenome: RG: Tamanho de Camisa: Nome Acompanhante: Sobrenome: RG: Tamanho de Camisa: Endereço para correspondência Empresa: Telefone:* Fax: - - * Tel. Comercial: Tel. Celular: Endereço: - - Complemento: Bairro: CEP: Cidade:* UF:* ----

5 5 Dados sobre a reserva de hotel: Portador de necessidades especiais? Pacote do Congresso / Preço por pessoa:* Valor individual R$ 1.500,00 Valor individual em apt duplo R$ 1.150,00 Tipo de apartamento: Single (01 Cama Casal) Data Chegada: Data Saída: Duplo (01 cama Casal) Twin (02 camas de solteiro) Dados para o traslado: Cia Aérea: Nº do Vôo: Data de chegada: Horário: Data do retorno: Horário Forma de Pagamento: A vista Parcelado 4x Considerações finais Enviar e imprimir

6 6 As inscrições são geralmente restritas a Skålegas e Acompanhante. Os familiares ou outros ficam a critério da Organização. É habitual que os Skålegas possam parcelar a taxa de inscrição até o mês de realização do evento. A forma de pagamento deverá ser estipulada pelo organizador, assim como eventuais diferenças de valores para pagamentos com certa antecedência ao evento. 1.1 Cortesias A Organização do Congresso deverá, ao estipular o valor das inscrições, considerar cortesias de inscrição às seguintes pessoas: a) Presidente do Skål Internacional ou pessoa que venha representá-lo; b) Conselheiro Internacional do Skål Internacional do Brasil; c) Presidente do Skål Internacional do Brasil; d) Past-President do Skål Internacional do Brasil; e) Pessoa responsável pela Secretaria Executiva do Skål Internacional do Brasil. OBS. 1: Os acompanhantes podem ou não ser incluídos na cortesia, fica a critério da Organização do Congresso. OBS. 2: Se, durante as negociações de patrocínio, for acordado algum caso de cortesia, deve-se também considerá-los. OBS. 3: Geralmente convida-se jornalistas para dar conotação nacional ao evento. 2. DIVULGAÇÃO E MÍDIA Diante de acordos de patrocínios celebrados para a realização do Congresso, o Skål Internacional do Brasil disponibiliza seus meios de comunicação para serem partes destes acordos, da seguinte forma:

7 7 a) Site: Período de tempo determinado, o qual a empresa poderá expor a sua marca em nosso site, como patrocinador, e também para divulgação do evento; b) Boletim Mensal: Período de tempo determinado, o qual a empresa poderá expor a sua marca ou produto no rodapé da primeira página, como anúncio ou divulgação de marca/produto, e também para divulgação do evento; c) Redes Sociais: Facebook e Twitter do Skål Brasil ficam disponibilizados para divulgação do evento, citando os patrocinadores; d) Marketing: Mais de s nacionais e internacionais, pelo banco de dados do Skål Internacional para divulgação do evento, citando os patrocinadores. A Organização do Evento tem total liberdade para formatar o material de divulgação, assim como a identidade visual do evento, brindes, crachás, certificados de participação etc. É importante que o material também seja disponibilizado em espanhol, para ser divulgado para os Skålegas da América Latina e do mundo. Se possível, é interessante que se algum Skålega que viaje para Congressos Mundiais ou outro evento que tenha a participação do Skål leve o material para divulgação. Lembrete: Conte sempre com as empresas dos Skålegas do seu e de outros clubes para cotação de produtos e serviços, assim como aqueles que são jornalistas de mídia de turismo. Utilize a rede de relacionamento que o Skål nos proporciona a nosso favor! 3. PROGRAMAÇÃO A programação do evento deverá ser bastante discutida entre a Comissão Organizadora e o Presidente Nacional, para que tudo aconteça de forma harmônica. Busque preparar a programação para divulgá-la aos Skålegas, juntamente com os valores de inscrição. Avalie a organização de um pré ou pós evento se houver procura. Sugerimos a programação de acordo com o exemplo abaixo:

8 8 Dia/Evento Dia 01 Dia 02 Dia 03 Dia 04 Dia 05 Dia 06 Manhã Tarde Noite Chegada e recepção dos Diretores Nacionais e Presidentes de Clubes Chegada e recepção dos Congressistas (Dia todo) Assembleia Geral do Skål Internacional do Brasil, seguida de almoço no hotel ou em local próximo (ver detalhes no item 4) Cerimônia e Jantar de Abertura (ver detalhes no item 5) Programação do Congresso Programação do Congresso Programação do Congresso Cerimônia e Jantar de Encerramento (ver detalhes no item 6) Despedida dos Congressistas OBS.: A quantidade de dias de Congresso pode variar de acordo com o estipulado pela Organização. Atenção! Incluir pelo menos uma refeição por dia oferecida pelo congresso. Detalhar sempre o que inclui ou não na programação, assim como informar que a programação está sujeita a modificações. Exemplo: A inscrição Inclui: - 03 noites de Hospedagem em São Luis no Grand São Luis Hotel ou Similar noite de Hospedagem em Barreirinhas no Gran Solare Lençóis Resort ou Similar. - Transfer de chegada e saída. - Transfer São Luis x Barreirinhas x São Luis e São Luis x São José de Ribamar x São Luis. - Refeições mencionadas na programação. - Passeios mencionados na programação. Obs.: Bilhete aéreo, passeios, consumo de frigobar e outros itens não mencionados acima, não estão inclusos. 4. ASSEMBLEIA NACIONAL A Organização do Congresso é responsável pela preparação do espaço para realização da Assembleia Nacional, pois a realização é obrigatória por Estatuto. Sendo assim, o espaço deve ser composto da seguinte forma:

9 9 a) Sala com tomadas e montagem em "U" para pessoas; b) Mesa de secretaria próximo a ponto de tomada; c) Material audiovisual: telão, datashow, 03 microfones sem fio e gravação de todo o áudio da reunião e posterior entrega em CD ou mídia similar; d) Coffee Break (programado para aproximadamente 02h após o início da assembleia); e) Água na mesa para os participantes; f) Papel e Caneta para os participantes (é habitual que o hotel ofereça uma caneta e bloco do hotel ou folhas A4 e uma caneta do congresso). Observação: A Assembleia tem duração de aproximadamente 04 horas. 5. CERIMÔNIA DE ABERTURA A Cerimônia de Abertura é o ato mais importante do Congresso e têm caráter formal. Nela é celebrada a abertura oficial do Congresso, apresentação das autoridades presentes e execução de atividades importantes. Cada organizador pode moldar o evento como lhe parecer melhor, mas existem ações obrigatórias e para isso preparamos um roteiro básico. A cerimônia é solene, conduzida por um Mestre de Cerimônias. a) O Mestre de Cerimônias dá as boas-vindas, anuncia os patrocinadores e convida para compor a mesa. Sugestão de composição de mesa: Representante do Skål Internacional (se houver alguém presente), Nacional e Local, Presidente do Congresso (se houver), Presidente do Comitê da Área Sul ou representante, Autoridades Nacionais e Locais do Turismo e outros que se julgue importante. b) Entrada das bandeiras dos Estados Brasileiros e do Skål; c) Execução do Hino Nacional e Hino do Skål (segue em anexo partitura e um CD com o áudio). Pode ser realizada de acordo com o critério do clube, por Coral, Cantor, Orquestra, CD...; d) Presidente Nacional decreta a abertura do Congresso; e) Discursos por precedência. O Presidente Nacional é a maior autoridade, na ausência do Presidente Internacional, e por isso deverá ser o último a falar.

10 10 f) É comum que aconteça uma apresentação artística determinada pelo Organizador do Congresso; g) Convite para o Jantar. A abertura pode ser realizada em lugar distinto ao jantar. O traje sugerido para o evento é "Passeio Completo" (pela regra de etiqueta: mulheres de vestido longo ou midi ou de tailleur e homens de terno e gravata). 6. CERIMÔNIA DE ENCERRAMENTO A Cerimônia de Encerramento pode ou não ter um caráter mais informal, fica a critério da organização tomar esta decisão. Assim como na abertura, temos atividades importantes, veja o roteiro abaixo: a) O Mestre de Cerimônias dá as boas-vindas, agradece os patrocinadores e convida para compor a mesa. Sugestão de composição de mesa: Representante do Skål Internacional (se houver alguém presente), Nacional e Local, Presidente do Congresso (se houver), Presidente do Comitê da Área Sul ou representante, Autoridades Nacionais e Locais do Turismo e outros que se julgue importante. b) Entrega de homenagens pelo Clube local (se houver), se algum Skålega tiver alguma homenagem a fazer e as Homenagens entregues pelo Skål Nacional; c) Discurso de encerramento do Presidente do Clube e do Presidente do Congresso (se houver); d) Discurso do Presidente do Comitê Nacional e decreto do Encerramento do Congresso; e) Convite para o Jantar. O traje sugerido para o evento é "Esporte Fino" (pela regra de etiqueta: mulheres de vestido midi ou curto e homens de blazer).

11 11 7. CONVITES ESPECIAIS Como a nossa associação reúne todos os segmentos do turismo, é importante considerar convidar autoridades do turismo e presidentes de associações congêneres para participar do evento ao mesmo custo oferecido aos Skålegas ou que o convite seja feito para que eles compareçam à Cerimônia de Abertura (sem custo para os convidados) e se assim desejarem, podem usufruir de todo evento ao valor da taxa de inscrição. Recomendamos convidar as seguintes autoridades das entidades nacionais: a) Ministro do Turismo; b) Presidente da EMBRATUR; c) Presidente da ABAV; d) Presidente da ABIH; e) Presidente da ABBTUR; f) Presidente da ABEOC; g) Presidente da ABLA; h) Presidente da ABOTTC; i) Presidente da ABR; j) Presidente da ABRAJET; k) Presidente da ABRASEL; l) Presidente da ANAC; m) Presidente da CB C&VB; n) Presidente da CNC e CNTur; o) Presidente da FENACTUR; p) Presidente da FBHA; q) Presidente da UBRAFE. Considera-se relevante convidar jornalistas de mídia especializada.

12 12 Anexo 1 - Partitura e Hino do Skål (versão em espanhol) Levantemos el corazón Al entonar nuestra canción Skål es símbolo cordial De amor fraternal! Amor, salud, felicidad, Venturosa longevidad: Emblemas son, doquier que vas De radiante Paz!