Modelagem de processos; Implantação de Software; Desenvolvimento de software

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1 ELABORAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA O CONTROLE DE PRESENÇA E CERTIFICAÇÃO DO SIMPÓSIO DE TECNOLOGIA DA FATEC-TATUÍ. PARTE I: INFLUÊNCIA DA METODOLOGIA NA IMPLANTAÇÃO ANTONIO CÉSAR SILVA SACCO 1, ANDERSON LUIZ DE SOUZA 2, HENRIQUE BRAGA MARTINS 3, GIOVANNI FRANCESCO GUARNIERI 4 1 Professor da Faculdade de Tecnologia de Tatuí - 2 Professor da Faculdade de Tecnologia de Tatuí - 3 Aluno do curso de Tecnologia da Gestão da Informação - Fatec Tatuí - 4 Aluno do curso de Tecnologia da Gestão da Informação - Fatec Tatuí - RESUMO A FATEC - Tatuí identifica no seu Simpósio de Tecnologia uma atividade estratégica na qual, por meio do exercício da curiosidade e da criatividade, o aluno reconhece importância do uso/domínio do método cientifico e, sobretudo, abandona a perspectiva de expectador passando a se reconhecer como autor da sua formação acadêmica/profissional. De uma maneira geral, o Simpósio tem uma duração de três dias ao longo dos quais são oferecidas palestras, minicursos e acontecem as apresentações de trabalhos acadêmicos. Atualmente, a Fatec Tatuí conta com mais de 1500 alunos distribuídos em cinco cursos: Automação Industrial; Gestão Empresarial; Manutenção Industrial; Gestão da Tecnologia da Informação e Produção Fonográfica. Essa quantidade de alunos, assim como a diversidade das atividades necessárias para atender a especificidade de cada curso, justifica a construção de um sistema de informação para a gestão (inscrição, certificação e controle de frequência) do Simpósio de Tecnologia. Neste sentido, este trabalho apresenta uma proposta metodológica segundo a qual, numa sequência de três artigos, serão apresentados e discutidos os procedimentos necessários para a concepção, modelagem, construção e avaliação de um sistema de informação. Sendo assim, este primeiro artigo tem como objetivo principal, por meio de um processo de revisão bibliográfica, propiciar uma fundamentação teórica do ciclo de implantação de um sistema de informação. PALAVRAS-CHAVE Modelagem de processos; Implantação de Software; Desenvolvimento de software 1. INTRODUÇÃO Turban (Turban, Mclean et al., 2004) afirma que, como qualquer outro tipo de sistema, o sistema de informação coleta, processa, armazena analisa e dissemina informações com um determinado objetivo dentro de um contexto seguindo a ideia desses autores, um Sistema de Informação pode ser esquematizado segundo a Figura 1.1.

2 AMBIENTE ORGANIZAÇÃO ENTRADA PROCESSAMENTO SAÍDA REALIMENTAÇÃO Figura 1.1 Utilização dos sistemas de informação, extraído de Batista (Batista, 2004). Por meio da Figura 1.1, pode-se verificar que, de Acordo Batista (Batista, 2004), um sistema de informação é composto principalmente de três fases: a) entrada de dados, que é o lançamento de todos os dados gerados na organização pelo desenvolvimento de suas atividades corriqueiras; b) processamento, que é o processo de transformação dos milhares de dados gerados (organizando, ressaltando e selecionando exceções) em informações úteis para o processo de tomada de decisões; c) saída de dados, que é a exteriorização de tudo aquilo que foi processado e será o alicerce para as decisões gerenciais e estratégicas. Vale ressaltar que alguns dados de salda poderão retornar à entrada no sistema para uma realimentação, com o intuito de refinar e avaliar os dados de entrada, Batista (Batista, 2004). O esquema apresentado na Figura 1.1 permite interpretar o sistema de informação como um sistema de caixa preta por meio da qual podem ser suprimidos aspectos organizacionais e comportamentais. Conforme Kraemer (Kraemer e Dedrick, 1997), Sistemas de Informação construídos sob esta perspectiva, deixando o seu usuário em segundo plano, possuem grandes possibilidades de fracasso no seu processo de implantação, pois, mesmo que tenham sido bem desenvolvidos tecnicamente, podem enfrentar rejeição. Sendo assim, de acordo com Laudon (Laudon e Laudon, 2004), ao coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação o sucesso na implantação de um sistema de informação esta diretamente relacionada a sua capacidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação de um determinado processo. Neste sentido, segundo os mesmos autores, é essencial que na concepção de um sistema de informação todos seus componentes sejam identificados considerando-se, não apenas pela função, mas também pela forma com que interagem entre si. Tal procedimento possibilita uma avaliação do processo de mudança organizacional nas áreas onde o sistema de informação está sendo implantado e nas demais áreas com as quais possui interfaces. Desta forma, Davenport (Davenport, 2000) afirma quer um projeto de implantação de um sistema de informação deve ser vislumbrado como um projeto de negócios e não só de tecnologia. Sob esta perspectiva a Modelagem de Processos surge como uma ferramenta fundamental visto que, segundo Vernadat (Vernadat, 1996), ela tem como objetivo a representação dos processos fornecendo insumos para análise e melhoria da forma de trabalho entre as diversas funções de uma organização.

3 2. MODELAGEM DE PROCESSOS O gerenciamento de processos de negócios (em inglês Business Process Management ou BPM (Vernadat, 1996; Baldam, Valle et al., 2007)) é um conceito que une a gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações através da melhoria dos processos de negócio. Para as organizações, não basta somente o conhecimento para desenvolver processos, mas utilizar o gerenciamento de processos para atingir um elevado nível de competitividade e de rapidez no atendimento ao cliente. O objetivo da modelagem de processos é verificar se os processos organizacionais estão capazes de realizar as atividades que a empresa está se propondo a fazer, determinando suas entradas e saídas e modelando seus fluxogramas, Baldam (Baldam, Valle et al., 2007). Para que seja efetuada uma implantação consistente e bem sucedida, deve-se modelar o estado futuro do processo no qual o sistema vai atuar, ou seja o output do projeto (to be) Baldam (Baldam, Valle et al., 2007). Esta modelagem deve contemplar o ciclo de implantação descrito na Figura 1.2 e é uma tentativa de construção de uma perspectiva sistêmica de como as unidades da organização se integram, Soares (Soares, 2009). Figura Ciclo de vida de software com a fase de implantação, extraído de Souza (Souza, 2009). 3. REQUISITOS DE UM SISTEMA Sendo a função de um sistema de informação a resolução de problemas organizacionais, a definição dos requisitos está relacionada com a identificação dos problemas existentes. Para que os requisitos sejam corretamente estabelecidos, deve haver um consenso sobre a existência de um problema, Laudon (Laudon e Laudon, 2004). 3.1 ANÁLISE O implemento de um software corporativo impactará na alteração das atividades das pessoas envolvidas na sua implantação, nos usuários e nos processos organizacionais. Isso pode ocorrer pela mudança na forma como as operações são realizadas, na migração e/ou importação de bancos de dados e ainda pela substituição de um software Souza (Souza, 2009). O grau de impacto é variável em função: a) Da comunicação da mudança; b) Do planejamento inicial para o processo de implantação, onde as condições iniciais e os riscos da implantação devem ser identificados; c) Da disponibilização do software e de sua documentação; d) Da identificação e capacitação dos usuários; e) Do acompanhamento ao uso do software. 3.2 PROJETO Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, onde são empregados a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades a fim de atender os requisitos aos quais o projeto tem por finalidade, sendo que os projetos são temporários e exclusivos, PMBOK (Pmi, 2004). Já segundo a norma NBR ISO 10006:2000 (Abnt, 2001), o processo é único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas

4 para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos. Conforme o COBIT (Institute, 2007), devem ser definidas e documentadas a natureza e o escopo do projeto, visando confirmar e desenvolver um entendimento comum do escopo do projeto com as partes interessadas. O entendimento dos requisitos do negócio definem de que forma o sistema projetado operará, sendo que essa fase podem ser orientadas pelos processos modelados por softwares, a exemplo do Aris Express (Ag, 2009). Segundo Soares (Soares, 2009), a modelagem inicia-se com o levantamento da situação atual dos processos de negócio da empresa ou ainda seu estado futuro, utilizando a ferramenta Aris Express (Ag, 2009), registrando os problemas encontrados nestes processos ou identificando os eventos do estado futuro e suas funções. Com os processos da situação futura redesenhados, para cada atividade apoiada por sistema identificam-se as necessidades de sistemas associadas a cada atividade dos processos de negócios redesenhados. Figura 2.1 Modelagem de processos, extraído de Aris Express (Ag, 2009). 3.3 CODIFICAÇÃO TESTE E LIBERAÇÃO Segundo Miyazawa (Miyazawa e Kowaltowski, 2001), o software, ou codificação, pode ser definido como uma seqüência de instruções e comandos que fazem o computador realizar determinada tarefa, também chamados de programas de computadores e devem estar armazenados em algum tipo de memória. Partindo desta premissa e baseando-se na análise prévia do problema em questão e elaboração do fluxo dos processos do software podemos criar então a ferramenta a qual será utilizada para a resolução de um ou mais problemas. 3.4 CODIFICAÇÃO Pela necessidade de haver uma inter-relação entre diversos usuários e administradores para a resolução de problemas, as aplicações WEB possuem diversas vantagens sobre as demais aplicações. Algumas delas são o alto desempenho, interfaces para diversos sistemas de bancos de dados,

5 bibliotecas próprias para diversas tarefas comuns da WEB, baixo custo, fácil aprendizado e uso, portabilidade e disponibilidade de código fonte. 3.5 TESTE Uma vez codificado, o software em questão passa por uma fase testes, como uma forma de verificar o fluxo lógico do modelo de uma forma prática. O modelo então é passado por uma simulação de uso para verificar possíveis problemas lógicos ou estruturais, além de uma verificação da visão do usuário e como melhorar a usabilidade do software. Forrester (Forrester, 1994) estipula que nesta fase de simulação de um sistema é simulado um comportamento irreal de uso, um breve teste que demonstrará os problemas mais visíveis no fluxo do modelo, e como resultado, leva de volta a fase de descrição e refinamento das instruções e comandos. Após esta abordagem, é realizado uma liberação de teste que tem como foco, garantir a aderência dos processos do sistema, realizando as adaptações necessárias ao longo do tempo, Soares (Soares, 2009). 4. DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO DE SOFTWARE Segundo Souza (Souza, 2009), o propósito do processo de implantação é garantir a utilização do software pelo usuário final, de forma que o software venha a cumprir os objetivos para o qual ele foi construído ou adquirido. Como resultados da realização bem sucedida de um projeto de implantação de software teremos: a) O ambiente organizacional oferece condições de inicio para um processo de implantação do software. Com toda infraestrutura de hardware e software disponíveis, usuários para os sistemas e um gestor de negócio para cada módulo do sistema integrado; b) Um plano de implantação desenvolvido e validado junto ao patrocinador do projeto; c) Um contrato que expresse claramente as expectativas, as responsabilidades e as obrigações de ambos (Grupo de Implantação e Organização a ser capacitada) é elaborado; d) A infra-estrutura necessária à utilização do software é disponibilizada; e) Os ambientes de treinamento e de uso em produção são disponibilizados; f) Usuários são identificados e classificados quanto ao uso; g) O treinamento é realizado e a documentação de uso dos sistemas é disponibilizada; h) O acompanhamento do uso do sistema por um período de confirmação é realizado; i) Uma certificação de uso do sistema em ambiente de produção é emitida pelo implantador e homologada pelos usuários. Considerando que o processo de implantação do sistema é composto pelos subprocessos acima relacionados e que não deixam de serem modelos de transformação (Slack, Chambers et al., 2008), podemos assumir para cada fase da implantação o demonstrado na figura abaixo:

6 Figura Ciclo de implantação, extraído de Souza (Souza, 2009). Ainda segundo Souza (Souza, 2009), o detalhamento de cada subprocesso deverá seguir conforme relacionado abaixo: 5. CONCLUSÃO A importância de seguirmos uma metodologia para a implantação de um sistema de informação é fundamental para que o projeto atinja aos objetivos para os quais foi idealizado, atendendo aos requisitos apresentados. A modelagem de processos constitui importante ferramenta para a análise dos fluxos de informação pelos processos que formarão o sistema, permitindo a compreensão e a participação de todos os envolvidos, independentemente do seu grau de conhecimento de programação de computadores. Cabe ressaltar que a simples transcrição de processos em linguagem de programação potencializaria, pelo sistema resultante, a velocidade com que as imperfeições de um processo venham a ocorrer. 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ABNT. NBR ISO 10006: Gestão da qualidade - diretrizes para a qualidade no gerenciamento de Projetos. Rio de Janeiro, RJ: 18 p AG, S. ARIS Express - Free Modeling Software ARIS BPM Community: IDS Scheer BALDAM, R. D. L. et al. Gerenciamento de processos de negócios BPM - Business Process Management. São Paulo, SP, BR: Editora Érica, BATISTA, E. D. O. Sistemas de Informação: o uso consciente da tecnologia para o gerenciamento. São Paulo, SP: Editora Saraiva, DAVENPORT, T. H. Mission Critical: Realizing the Promise of Enterprise Systems - HBS Working Knowledge. 1ª edição. Boston: Harvard Business School Press, Disponível em: < >.

7 FORRESTER, J. W. System dynamics, systems thinking, and soft OR. System Dynamics Review, v. 10, n. 2-3, p , ISSN Disponível em: < >. INSTITUTE, I. G. COBIT 4.1. Rolling Meadows, IL: IT Governance Institute: 212 p KRAEMER, K. L.; DEDRICK, J. Computing and Public Organizations. Journal of Public Administration Research and Theory, v. 7, n. 1, p , Disponível em: < >. LAUDON, J.; LAUDON, K. C. Sistemas de informações gerenciais. São Paulo, SP, BR: Editora Pearson, MIYAZAWA, F. K.; KOWALTOWSKI, T. Notas de Aula de Algoritmos e Programação de Computadores. Campinas, SP: Instituto de Computação - UNICAMP, Disponível em: < >. PMI. A guide to the Project Management Body of Knowledge. PMBOK Guide. Newtown Square, PA: Project Management Institute Inc.: 402 p SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da produção. Segunda edição. São Paulo, SP, BR: Editora Atlas, SOARES, P. F. A influência da metodologia de implantação de sistemas por processos: um estudo de caso em uma organização farmacêutica. Rio de Janeiro, RJ, BR: UFRJ: 16 p SOUZA, E. J. D. Metodologia de implantação de software corporativo. Recife, Pernambuco, BR: Agência Estadual de Tecnologia da Informação de Pernambuco - ATI: 40 p TURBAN, E.; MCLEAN, E.; WETHERBE, J. Tecnologia da informação para gestão. 3ª edição. Porto Alegre, RS: VERNADAT, F. B. Enterprise modeling and integration: principles and applications. London: Chapman & Hall, ISBN

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