Norma nº 04/2001. Páginas: 09

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1 Norma nº 04/2001 Páginas: 09 Preparado por: Núcleo de Eventos Autorizado por: Portaria do Reitor nº 42/2001, de Objeto: Norma de Colação de Grau e Diplomação Abrangência: Universidade Vila Velha 1. FINALIDADE Estabelecer conceitos, competências e roteiro para as cerimônias de Colação de Grau e Diplomação dos cursos superiores da Universidade Vila Velha. 2. FUNDAMENTOS LEGAIS Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional nº 9394/96. Regimento e Estatuto da Universidade Vila Velha. 3. OBJETIVOS 3.1. Conceitos Colação de Grau e Diplomação Constituem ato oficial da Universidade Vila Velha, realizado em sessão conjunta, solene e pública, do qual somente é admitido participar acadêmicos aprovados em todas as disciplinas que integram o currículo pleno do curso. A Colação de Grau se aplica aos cursos de Graduação Bacharelado, Licenciatura e Tecnologia e a Diplomação se aplica aos cursos de Formação Específica Sequenciais. Esses eventos têm cerimonial específico, com rígido protocolo, pois confere publicamente o grau ou a diplomação de determinada especialidade ao aluno formando Formatura Consiste na comemoração e apresentação à sociedade dos novos profissionais que ingressam no mercado. A Formatura é um evento caracterizado pela cerimônia de Colação de Grau ou de Diplomação, normalmente acompanhado por outras cerimônias, como Aula da Saudade, Missa ou Culto Ecumênico, Coquetel Dançante e/ou Baile de Gala Objetivos Específicos Servir de instrumento informativo e orientador das cerimônias de Colação de Grau e Diplomação da Universidade Vila Velha; Possibilitar o conhecimento e planejamento das atividades que compõem a Colação de Grau e a Diplomação, bem como suas responsabilidades e competências Critérios para o Aluno Colar Grau ou Diplomar Ter cumprido, com aproveitamento, todas as disciplinas e atividades definidas no currículo do curso; Estar em dia com a documentação acadêmica, obrigações financeiras e com a Biblioteca. 1

2 4. COMPETÊNCIAS 4.1. Compete ao Aluno Formando Participar da escolha dos integrantes da Colação de Grau ou Diplomação descritos no item desta norma; Participar do ensaio geral da Colação de Grau ou Diplomação em data a ser definida pela Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura e divulgada pelo Núcleo de Eventos; Comunicar a seus familiares e amigos sobre a proibição do uso de confetes, faixas, instrumentos sonoros e similares, durante a cerimônia; - Os proprietários dos itens acima citados serão conduzidos pelos Seguranças da Universidade Vila Velha ao balcão de guarda-volumes. Somente ao final da cerimônia os materiais poderão ser retirados Comunicar a seus familiares sobre a proibição de reservar lugar no auditório; Não autorizar que seus familiares levem comidas e bebidas para serem consumidas dentro do auditório; Comparecer ao local do evento, na data e no horário estabelecidos no Calendário de Colações de Grau e Diplomações divulgado na Internet, com 1 (uma) hora de antecedência; Assinar a Ata de Colação de Grau ou de Diplomação e participar da solenidade devidamente trajado; Arcar com as despesas descritas no item Compete à Comissão de Formatura Representar os alunos junto aos órgãos superiores; Participar da(s) reunião(ões) realizada(s) pelo Núcleo de Eventos e/ou Reitoria; Eleger 1 (um) representante da Comissão de Formatura para atuar conjuntamente com o Núcleo de Eventos; Providenciar o aluguel das becas completas túnica, capelo e faixa na cor correspondente a cada curso superior (ANEXO I) para o corpo discente; Providenciar e entregar os canudos de todos os formandos na Divisão de Registro Acadêmico DRA no máximo, 15 (quinze) dias antes da data da cerimônia, dentro de uma caixa; e preencher o formulário (ANEXO II) indicando o curso, turno, data da cerimônia e o responsável pela entrega; Coordenar e participar da escolha dos Integrantes da Colação de Grau ou Diplomação: - Professor Paraninfo: 1 (um) por curso - Professor Patrono: 1 (um) por turma - Professor Homenageado: 1 (um) por turma - Aluno Orador: 1 (um) por curso - Aluno Juramentista: 1 (um) por curso - Aluno Requerente: 1 (um) por curso - Aluno para entrega da Placa: 1 (um) por turma Convidar formalmente os Professores e Alunos, escolhidos como integrantes da Colação de Grau ou Diplomação, e informar-lhes sobre local, data e horário da solenidade e orientá-los sobre as suas devidas atribuições; - Professores e funcionários, quando convidados formalmente e por escrito poderão incluir tais homenagens (paraninfo, patrono e recebimento de placa) no currículo lattes. 2

3 Comunicar à equipe do Núcleo de Eventos a escolha dos Integrantes da Colação de Grau ou Diplomação por meio do preenchimento e envio do Formulário de Integrantes da Colação de Grau ou Diplomação pelo site da UVV (ANEXO III) 2 (dois) meses antes da data da Colação de Grau ou Diplomação; - Caso o formulário de integrantes não for enviado até a data prevista, a data oficial da Colação de Grau e Diplomação será automaticamente cancelada. - Qualquer alteração deverá ser antecipadamente informada ao Núcleo de Eventos e devidamente justificada Enviar o Formulário de Momentos Musicais da Colação de Grau ou Diplomação pelo site da UVV (ANEXO IV), devidamente preenchido, 2 (dois) meses antes da data da Colação de Grau ou Diplomação; - Caso o Formulário de Momentos Musicais não for enviado até a data prevista, automaticamente o Núcleo de Eventos ficará responsável por escolher as músicas. - Se houver interesse da comissão de formatura escolher outras músicas que não constam na lista, deverá ser gravado um CD e este ser entregue ao Núcleo de Eventos, 2 (dois) meses antes da data da Colação de Grau ou Diplomação Selecionar quando houver mais de uma opção disponível no site da UVV, o juramento que será proferido e enviá-lo por ao Núcleo de Eventos 2 (dois) meses antes da data da Colação de Grau ou Diplomação; Avisar e confirmar a presença dos demais alunos formandos no ensaio geral da Colação de Grau ou Diplomação em data a ser definida pela Pró-Reitoria Administração e Infraestrutura e divulgada pelo Núcleo de Eventos; Avisar e acompanhar à Empresa de Fotografia e/ou Filmagem contratada sobre o Termo de Compromisso que deverá ser assinado no dia da Colação de Grau ou Diplomação (ANEXO V); Providenciar a aquisição e entrega da placa de homenagem à equipe do Núcleo de Eventos 1 (uma) hora antes do horário de início da solenidade; Agendar a utilização da Capela para a realização do Culto Ecumênico junto ao Núcleo de Eventos e providenciar a assinatura do Termo de Compromisso de Uso da Capela (ANEXO VI), caso haja interesse; Contribuir para o bom andamento da Colação de Grau ou Diplomação em todas as suas fases: pré, trans e pós-evento Compete ao Aluno Orador Representar os alunos formandos na solenidade de Colação de Grau ou Diplomação; Escrever um discurso que não poderá exceder 5 (cinco) minutos para expressar os anos vividos durante a realização dos estudos para obtenção do Grau ou da Diplomação, e enviá-lo ao Núcleo de Eventos até o dia 2 (um) mês antes da data da Colação de Grau ou Diplomação; Caso o orador não envie seu discurso dentro do prazo previsto, será excluído o momento da solenidade Proferir o discurso na tribuna durante a realização da solenidade Compete ao Professor Paraninfo Atuar como padrinho ou testemunha dos alunos formandos perante a sociedade; Escrever um discurso de congratulações e boa sorte aos seus afilhados que não poderá exceder 5 (cinco) minutos, e enviá-lo ao Núcleo de Eventos; Compor a mesa de honra da solenidade; Proferir o discurso na tribuna, durante a realização da solenidade; 3

4 Comparecer ao local da cerimônia, no mínimo, 20 (vinte) minutos antes do horário de início, dirigindo-se ao camarim (localizado no palco), com o objetivo de colocar as vestes talares Compete ao Professor Patrono Atuar como defensor, padroeiro, de cada formando perante a sociedade; Compor a mesa de honra da solenidade; Realizar a entrega dos canudos a cada aluno formando depois de conferido o Grau ou a Diplomação; Comparecer ao local da cerimônia, no mínimo, 20 (vinte) minutos antes do horário de início, dirigindo-se ao camarim (localizado no palco), com o objetivo de colocar as vestes talares Compete ao Aluno Juramentista Representar os alunos formandos na solenidade de Colação de Grau ou Diplomação; Proferir o Juramento Oficial e específico de cada curso, na tribuna, durante a realização da solenidade Compete ao Aluno Requerente de Grau ou de Diplomação Representar os alunos formandos na solenidade de Colação de Grau ou Diplomação, perante a Autoridade Acadêmica (reitor ou representante); Requerer o Grau ou a Diplomação na tribuna durante a realização da solenidade; Receber o Grau ou a Diplomação em nome dos formandos Compete ao Professor Homenageado Identificar-se a um membro da equipe do Núcleo de Eventos e se sentar nas poltronas reservadas nas laterais do Cineteatro. Ressaltamos que o Professor Homenageado não compõe a mesa de honra durante a solenidade; Receber a placa de homenagem durante a realização da solenidade Compete ao Aluno que Entrega a Placa de Homenagem Realizar a entrega da placa de homenagem ao Professor Homenageado durante a realização da solenidade Compete à Vice-Reitoria Definir o calendário de datas, horários e local das Cerimônias de Colação de Grau e Diplomação e informar ao Núcleo de Eventos; Avaliar propostas de alteração da norma vigente e levar para análise e aprovação do Conselho Superior - CONSU; Analisar propostas de alteração do Calendário de Colação de Grau e Diplomação, apresentadas pelas Comissões de Formatura; Avaliar, aprovar e gerenciar a planilha de custos e as propostas de contratação de serviços de terceiros apresentadas pelo Núcleo de Eventos; Solicitar, pelo sistema SOX, o pagamento dos serviços terceirizados e do pessoal de apoio e encaminhar ao setor financeiro. 4

5 4.11. Compete ao Reitor Conferir grau ou diplomação aos formandos ou delegar essa competência a um representante legal designado por Portaria Compete ao Coordenador de Curso Atuar juntamente ao Núcleo de Eventos na divulgação do Calendário e das Normas que regulamentam as cerimônias de Colação de Grau e Diplomação; Acompanhar junto às turmas a formação das comissões de formatura, e quando solicitado, repassar as informações destas comissões ao Núcleo de Eventos; Intermediar nas negociações para resolução dos problemas acadêmicos e financeiros do aluno formando; Comparecer ao local da cerimônia, no mínimo, 20 (vinte) minutos antes do horário de início, dirigindo-se ao camarim (localizado no palco), com o objetivo de colocar as vestes talares; Compor a mesa de honra da solenidade; Fazer o uso da palavra no final da cerimônia para considerações finais que não poderá exceder 5 (cinco) minutos; Convidar as autoridades relativas ao mercado e profissão para comparecer a cerimônia e informar a confirmação de sua presença ao Núcleo de Eventos, bem como colaborar com a identificação destas no dia da solenidade Compete ao Núcleo de Eventos Divulgar o Calendário de Colação de Grau e Diplomação da Universidade Vila Velha; Manter as informações sobre as Cerimônias de Colação de Grau e Diplomação, atualizadas no site; Preparar a planilha de custos das cerimônias de Colação de Grau e Diplomação e encaminhar para análise e aprovação da Reitoria; Agendar e realizar uma reunião junto à comissão de formatura com objetivo de informar e esclarecer possíveis dúvidas sobre as cerimônias de Colação de Grau e Diplomação; Em casos específicos, realizar uma reunião junto às empresas de fotografia e filmagem contratadas pelas Comissões de Formaturas; Realizar o ensaio geral da Colação de Grau ou Diplomação; Realizar os preparativos para a cerimônia de Colação de Grau e Diplomação; Contatar e acompanhar os serviços terceirizados; Selecionar e orientar a equipe de trabalho composta por mestre de cerimônias, chefe de cerimonial, chefe de recepcionistas, recepcionistas, apoios de sonorização e externo, seguranças e serviço de limpeza; Elaborar e disponibilizar o roteiro do cerimonial aos membros que irão compor a mesa de honra; Disponibilizar hino nacional e bandeiras do Brasil e do Estado; Providenciar as vestes talares para os professores e autoridades que irão compor a mesa de honra; Reservar e agendar data de utilização da Capela da UVV e providenciar assinatura do Termo de Compromisso de Uso da Capela; Encaminhar as Notas Fiscais de serviços terceirizados para a Reitoria. 5

6 4.14. Compete à Divisão de Registro Acadêmico DRA Preparar e divulgar, com antecedência, a relação dos alunos aptos a colar grau ou diplomar; Preparar a certidão de colação de grau ou diplomação para todos os alunos formandos; Receber os canudos da comissão de formatura e prepará-los para serem entregues no dia da solenidade de Colação de Grau ou Diplomação (ANEXO II); Preparar as atas de Colação de Grau e Diplomação; Providenciar as assinaturas dos formandos na ata de Colação de Grau ou de Diplomação, no dia da solenidade. Este documento será disponibilizado por um representante da DRA, que trajará o uniforme da Universidade Vila Velha, identificado com crachá, nas proximidades do camarim dos formandos. 5. ROTEIRO DAS CERIMÔNIAS DE COLAÇÃO DE GRAU OU DIPLOMAÇÃO 5.1. Saudações iniciais realizada pelo mestre de cerimônias Composição da mesa de honra com reitor ou representante; coordenador de curso; professor paraninfo; e professor patrono Registro da presença de autoridades, realizada pelo mestre de cerimônias Entrada dos formandos em fila organizada em dupla e por ordem alfabética. Nesse momento, não é pronunciado o nome dos formandos Acomodação dos formandos em lugares reservados Abertura solene com execução do Hino Nacional Pronunciamentos do reitor ou representante; aluno orador; e professor paraninfo Juramento oficial Requerimento de grau ou de diplomação Entrega dos canudos em ordem alfabética. Nesse momento é pronunciado o nome completo dos formandos Entrega da placa de homenagem Considerações finais do coordenador de curso e reitor ou representante. 6. ESTRUTURA FÍSICA, DE APOIO E SEGURANÇA 6.1. Cineteatro Local onde são realizadas as cerimônias de Colação de Grau e Diplomação. Localizase na Unidade Acadêmica III, no campus Boa Vista II, Município de Vila Velha. Possui poltronas estofadas e capacidade para 500 pessoas sentadas; 6

7 Dispõe de 10 (dez) camarotes com capacidade para 10 pessoas cada unidade, que será sorteado entre os alunos presentes no ensaio promovido pelo Núcleo de Eventos, em data a ser definida; Os camarotes serão sorteados somente entre as turmas com no mínimo 30 (trinta) alunos ou que na junção de 2 (duas) turmas na mesma cerimônia, resulte este somatório. No caso da junção de 2 (duas) turmas a distribuição dos camarotes será feita por ordem alfabética referente ao nome do curso, ou seja, os camarotes ímpares serão da primeira turma e os pares da segunda. Os alunos sorteados receberão os convites dos camarotes, que obrigatoriamente, deverão ser trocados por pulseiras de acesso no dia da solenidade. Desse modo, não será permitida a entrada dos formandos e convidados nas dependências do camarote sem a apresentação do convite. Crianças com até 5 (cinco) anos não precisam apresentar convite individual Equipado com aparelho de sonorização, aparelhos de ar condicionado e iluminação adequada para o local; A decoração é composta por 2 (dois) arranjos de flores da estação para as entradas, colocados sob colunas de ferro; 1 (um) arranjo de flores para o palco; toalhas e cobremanchas para a mesa de honra e mesa dos canudos; Dispõe de 1 (um) guarda-volumes, na entrada, que será utilizado para armazenar somente materiais sonoros e outros materiais levados pelos familiares e convidados, cuja utilização não será permitida durante a realização da cerimônia; Dispõe de água gelada e filtrada além de banheiros para uso dos convidados; Dispõe de seguranças da Universidade Vila Velha e uma equipe habilitada a utilizar detectores de metais, posicionada na entrada do Cineteatro, no período de realização das cerimônias Camarim Local próximo ao cineteatro, reservado para que os formandos possam vestir a beca e se preparar para a cerimônia; Dispõe de espelho, cadeiras e de recepcionistas para colaborarem na troca das becas; Não é permitida a entrada de fotógrafos, parentes e amigos no local; O Núcleo de Eventos não se responsabiliza por objetos esquecidos, portanto, evite levar materiais como roupas, sapatos, máquinas fotográficas, etc.; Não é permitida a utilização de bebida alcoólica, confete, apito ou outro instrumento sonoro no recinto Estacionamento A Instituição dispõe de 480 (quatrocentas e oitenta) vagas de estacionamento que poderão ser utilizadas gratuitamente por formandos e convidados nos dias da Cerimônia de Colação de Grau e Diplomação; Os formandos, com convidados idosos ou portadores de necessidades especiais, poderão fazer, com até 48 (quarenta e oito) horas de antecedência, reserva de vagas de estacionamento próximo ao local de realização da cerimônia através do nucleo.eventos@uvv.br, informando o motivo da solicitação, o nome do condutor, placa, cor e modelo do carro; A entrada e saída do estacionamento, os formandos e os convidados serão orientados pelo pessoal de apoio da Instituição. 7

8 6.4. Capela da UVV A capela fica localizada no Campus Boa Vista e tem capacidade para 200 (duzentas) pessoas sentadas; A Instituição disponibiliza a capela para realização de cultos e/ou celebrações para as comissões de formatura que desejarem; As comissões de formatura interessadas na utilização da capela deverão fazer a reserva do dia e horário junto ao Núcleo de Eventos e assinar o Termo de Compromisso de Uso da Capela (ANEXO VI); A Instituição não disponibiliza a capela aos domingos; Os cultos e/ou celebrações só poderão acontecer a partir das 18 horas e somente um por dia; A capela não dispõe de equipamentos audiovisuais, não possui celebrante, não confecciona material ou roteiro e a decoração é de responsabilidade da comissão de formatura Fotografia e Filmagem A Instituição não fornece esse serviço devendo a comissão de formatura contratar uma empresa que preste serviço de fotografia e/ou filmagem, desde que esteja em conformidade com as regras dos itens a seguir; A empresa contratada deverá preencher e assinar o Termo de Compromisso com a Instituição (ANEXO V); No dia da cerimônia, comparecer ao local duas horas antes do horário marcado para o início da Cerimônia de Colação de Grau e Diplomação para montagem adequada dos equipamentos; Somente será permitida a proporção de 1 (um) fotógrafo para cada 10 (dez) formandos; Usar crachás de identificação emitido pelo Núcleo de Eventos; Não posicionar equipamentos e fotógrafos, no corredor, próximo à área reservada aos alunos formandos; Não deixar nenhum equipamento e/ou material no palco do cineteatro; Cuidar para que a luz dos equipamentos não atrapalhe o trabalho dos mestres de cerimônias; Zelar para que não haja fios espalhados pelos corredores; Observar e seguir, rigorosamente, todas as orientações do chefe de recepcionista; Não entregar kits aos formandos contendo apitos, cornetas ou qualquer material semelhante; Não permanecer no palco durante os discursos; Não circular entre as fileiras de cadeiras enquanto os formandos estiverem sentados; Orientar a equipe de fotógrafos para que não se posicione na frente da mesa dos trabalhos, bem como que somente permaneçam no palco durante a entrega dos canudos; Caso as regras não sejam cumpridas, a pessoa física e/ou jurídica que assinou o termo de compromisso ficará obrigada a pagar multa de R$ 2.000,00 (dois mil reais). 8

9 DISPOSIÇÕES GERAIS 6.6. Não é permitida, em hipótese alguma, a participação de alunos com pendências acadêmicas ou financeiras na Cerimônia de Colação de Grau e Diplomação Os alunos que resolverem as pendências acadêmicas e financeiras até 5 (cinco) dias úteis, anteriores à sua solenidade, estarão aptos a colar grau ou diplomar-se. As pendências acadêmicas são resolvidas na DRA, por meio do Núcleo de Atendimento ao Aluno. As pendências financeiras são resolvidas na Procuradoria e as pendências com a Biblioteca são resolvidas na Biblioteca Central Os alunos formandos que não comparecerem à cerimônia oficial de Colação de Grau e de Diplomação prevista no calendário poderão receber o grau ou a diplomação em cerimônia simples, na última quinta-feira útil de cada mês, desde que esteja em dia com as obrigações acadêmicas e financeiras, que preencha requerimento no Núcleo de Atendimento ao Aluno, com 30 (trinta) dias de antecedência e que pague taxa relativa. Em geral, nos meses de janeiro, julho e dezembro não são realizadas cerimônias simples É imprescindível que, no dia da cerimônia, os formandos assinem a ata de colação de grau e diplomação, pois este é o documento que comprova que o aluno esteve presente à cerimônia, permitindo-lhe, com isso, que requeira o seu diploma superior Após a data da Colação de Grau ou Diplomação, o aluno egresso deverá requerer, junto ao Núcleo de Atendimento ao Aluno, a confecção do diploma, onde deverá: - Preencher um requerimento; - Realizar o pagamento das taxas quando solicitadas; - Entregar em duas vias, a cópia legível dos seguintes documentos: Certidão de Nascimento ou Casamento, Carteira de Identidade, Título de Eleitor e comprovante da última votação e Documento Militar atualizado, quando for o caso; - Entregar os seguintes documentos originais: Comprovante de pagamento da taxa do diploma de pergaminho, se for o caso, Histórico do 2º grau ou cópia autenticada do diploma de 3º grau, se for aluno portador de diploma Os casos não previstos nessa norma serão resolvidos pelo CONSU. 7. ANEXOS ANEXO I ANEXO II ANEXO III ANEXO IV ANEXO V ANEXO VI ANEXO VII ANEXO VIII Cor Oficial das Áreas do Conhecimento; Formulário de Entrega de Canudos; Formulário de Integrantes da Colação de Grau ou Diplomação; Formulário de Momentos Musicais da Colação de Grau ou Diplomação; Termo de Compromisso de Empresas de Fotografia e /ou Filmagem; Termo de Compromisso de Uso da Capela; Resumo dos Principais Prazos; Calendário de Colação de Grau e Diplomação 9