O papel do Relações Públicas na Organização de Grandes Eventos. Isabela Cavalheiro¹ Larissa Ferracine Rodrigues²

Transcrição

1 O papel do Relações Públicas na Organização de Grandes Eventos Isabela Cavalheiro¹ Larissa Ferracine Rodrigues² RESUMO O tema escolhido para este artigo foi o Oscar, um evento de grande porte que premia os melhores nas categorias do cinema. Para a sua realização, este evento é dividido em etapas, o foco nesta pesquisa está na organização do mesmo e a sequencia necessário para ter como resultado um evento grandioso. Assim, o objetivo deste artigo é refletir sobre a importância do profissional de Relações Públicas em grandes eventos. A metodologia utilizada foi a exploratória, com os procedimentos de pesquisa bibliográfica e documental, com a intenção de permitir o entendimento das várias áreas de atuação de um profissional de Relações Públicas quando se trata de organização de eventos. Como resultados alcançados, o grupo teve a oportunidade de conhecer melhor o processo de organização de eventos de grande porte e entender mais sobre o Oscar além de se inteirar nesta que o relações públicas pode trabalhar. Palavras-chave: Oscar; Relações Públicas; Premiação; Evento; Trabalho. INTRODUÇÃO A ideia do evento Oscar surgiu no ano de 1927 pela Academy of Motion Picture Arts and Sciences (AMAPAS) com o objetivo de entregar prêmios por mérito, na tentativa de melhorar a imagem da indústria cinematográfica e promover avanços técnicos, porém sem fins lucrativos, uma vez que os participantes da premiação não recebem nenhum cachê o lucro das transmissões do evento é o que mantém a Academia durante todo o ano. A primeira edição do evento foi concretizada em 1929 no Hotel Roosevelt em Hollywood, premiando filmes da temporada de 1927/28 com uma estrutura muito diferente da atual: na época foram entregues apenas onze prêmios em sete categorias e tinha uma formação de 36 membros, contrastando com a atual organização que conta com 23 a 25 prêmios e categorias, envolvendo 6000 membros divididos em 15 categorias: atores, designers (diretores de arte), diretores de fotografia, diretores, documentaristas, produtores, executivos, montadores, ¹ Isabela Cavalheiro, graduanda de relações públicas pela Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho ; ² Larissa Ferracine Rodrigues, graduanda de relações públicas pela Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho. Autoras não inscritas: Luana Francisco Forlenza, graduanda de relações públicas pela Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho ; Amanda Ferreira Gomes, graduanda de relações públicas pela Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho.

2 maquiadores e cabeleireiros, profissionais de relações públicas, profissionais da música, roteiristas, animadores, técnicos de som e técnicos de efeitos visuais. [...] trata-se de um prêmio da indústria de cinema, produzido pela Academia de Artes e Ciências Cinematográficas de Hollywood, popularmente chamada de a Academia. Não é um prêmio da crítica e nem de preferência do público, mas sim concedido pelos profissionais que realizam as produções. [...] Com exceção da categoria melhor produção do ano (popularmente conhecida como melhor filme), em que todos votam, e de filme estrangeiro, escolhido por um comitê misto, cada vencedor é eleito pelos profissionais de sua área de atuação. Diretores votam em direção. Roteiristas em roteiro. Editores em edição (montagem). E assim por diante, respectivamente (Em: < html>. Acesso em 01 de maio de 2013) A cerimônia é realizada anualmente e a premiação é feita em vinte e quatro categorias concorrentes, sendo elas: Melhor Ator; Ator Coadjuvante; Melhor Atriz; Atriz Coadjuvante; Longa- Metragem de Animação; Direção de Arte; Diretor de Fotografia; Figurino; Direção; Filme Documentário; Curta Documentário; Edição de Filme; Roteiro (Original); Roteiro (Adaptado); Efeitos Visuais; Edição de Som; Som; Curta-Metragem Filme; Curta-Metragem Animado; Melhor Filme; Música (Canção); Música (Trilha Sonora); Maquiagem; e Filme em Língua Estrangeira. Como enfoque dessa pesquisa, serão estudadas as funções dos profissionais de comunicação focado na atuação do profissional de Relações Públicas. Ganhar o Oscar é apenas a etapa final de uma árdua campanha de relações públicas empreendida pelos estúdios de cinema, ao melhor estilo da corrida eleitoral americana. (Em: < Acesso em 01 de maio de 2013). O trabalho destes profissionais está concentrado principalmente nos bastidores do evento, desde a promoção dos filmes, atores e diretores para o público e a crítica até a organização do cerimonial, além de prezar pelo zelo da imagem da AMAPAS. O relações publicas é um profissional cujas características de trabalho relacionam-se principalmente a ações de bastidores. Assim,uma das poucas atividades que se fazem notar entre as suas diversas atribuições acaba sendo precisamente o evento. (BETTEGA, Maria Lúcia. Eventos e Cerimonial, 2002, p.60) O trabalho provém de um profundo planejamento estratégico diário, pois além de se ocuparem com o glamour e a impecabilidade do evento, a Academia está cada vem mais preocupada com o meio ambiente a qual estamos inseridos. É o papel do Relações Públicas, então, prezar pela sustentabilidade do evento, adotando medidas sustentáveis* ao longo das duas semanas de preparativos, montagem de cenário e no cerimonial. Com isso, o profissional consegue realizar um

3 evento grandioso, mas ecologicamente correto, contando com a presença dos maiores nomes da indústria fazendo uma divulgação verde do evento. Para promover e divulgar os filmes, os estúdios contam com os profissionais de Relações Públicas, que atuam tanto antes da premiação, para atingir uma grande venda de bilheteria que pode ou não influenciar na escolha dos filmes para a Academia, porém, filmes com grandes bilheterias costumam aparecer em pelo menos uma categoria da premiação, sendo então importante o papel do RP na divulgação destes -, quanto depois, pois se premiado, o filme tem grandes chances de ter sua venda em DVD aumentada. [...] os responsáveis pelos departamentos de relações públicas empenhados nessa tarefa têm que respeitar algumas regras da Academia, ditadas precisamente para evitar qualquer suspeita de corrupção e, por isso, é terminantemente proibido enviar qualquer material aos eleitores de forma pessoal e as cópias de DVD devem estar embaladas de forma que não se veja qualquer tipo de material promocional. Também é proibido organizar sessões de perguntas e respostas entre os eleitores da Academia e os indicados, para evitar qualquer tentativa de influência de voto. Quem viola esses princípios se expõem, em teoria, a sanções que podem levar até à exclusão do Oscar. (Em: < Acesso em 01 de maio de 2013). Além desses trabalhos, é preciso também transmitir a premiação de tal forma que ele seja acessível ao maior público possível, tendo em vista que um evento desse porte é de caráter internacional. A preocupação com a transmissão do evento existe desde a primeira realização do mesmo, quando o público tinha acesso aos acontecimentos por meio do rádio. Em 1953 aconteceu a primeira cerimônia televisionada. O tema foi escolhido por se tratar de uma das funções de um Relações Públicas, valorizando suas atividades e funções na estruturação de um evento de grande porte. Assim, o artigo destaca o Relações Públicas, mostrando assim a abrangência do campo de atuação desta profissão e, além disso, mostrar como cada vez mais esses profissionais estão conquistando seu espaço no mercado de trabalho. Outra motivação é o fato de o Brasil receber nos próximos anos eventos de grande porte, como esse, assim, a reflexão sobre a atuação e a importância de um Relações Públicas ficam ainda mais evidenciadas. Ao longo do artigo trataremos da conceituação de eventos de grande porte, observaremos as etapas para tal com foco especial no Oscar, por se caracterizar dentro das definições aqui propostas, incluindo a influência e audiência que esse evento representa mundialmente. Eventos culturais de grande porte, o caso do Oscar Antes de compreender o processo de organização e produção de um evento, é preciso saber caracterizá-lo. Segundo Jorge Duarte (2009, p. 239) citado por Naissa Tristão Viana da Costa (2011, p.6) os eventos são uma atividade típica de relações públicas, que exigem atenção especial caso despertem a atenção dos jornalistas. O autor lembra, inclusive, que muitos são organizados com o objetivo de conseguir grande repercussão na mídia. Dessa forma, os eventos precisam ser conceituados levando sempre em consideração o público-alvo e a imagem da empresa que está por

4 trás, bem planejados e executados, a equipe precisa ser treinada e o público conscientizado todos precisam saber que o evento vai acontecer, inclusive aqueles que estão indiretamente envolvidos, como taxistas e policiais. Também são necessários a mobilização dos veículos de informação e dos formadores de opinião. O autor defende que profissionais de diferentes áreas da comunicação devem estar reunidos na organização do evento. Evento é um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, ideias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia (MEIRELLES, 1999, p. 21) Um evento pode ser caracterizado de diferentes formas: por objetivo ou área de interesse, com relação ao público (eventos fechados ou abertos), por abrangência, por data e frequência, entre outros. No caso analisado, a caracterização mais importante se relaciona com a dimensão, uma vez que o nível da organização está diretamente relacionado com o tamanho do evento (o Oscar, portanto, é visto como uma realização de grande porte). Segundo Paulo Messina (Em: < Acesso em 15 de maio de 2013) a definição de um evento de grande porte está ligada diretamente ao público estimado, à área a ser utilizada, à infraestrutura urbana (malha viária, serviços públicos disponíveis etc.) e à quantidade de habitantes residente na região do evento.. A partir da compreensão de o que é um evento e como ele se caracteriza, é possível entender como o profissional de Relações Públicas atua nesse meio organizacional. O evento analisado no artigo, por ser grandioso tanto em tamanho quanto em influência, requer que alguns passos sejam seguidos para que ele seja realizado com sucesso. Antes das decisões práticas que devem ser tomadas o organizador deve apresentar uma postura de seriedade e profissionalismo que indique o seu nível de envolvimento com a organização do evento: ele deve passar credibilidade e integridade para manter a imagem da empresa pela qual trabalha, deve ser paciente com os clientes, prestativo com seu chefe, mas saber ser rigoroso com o procedimento, ou seja, precisa saber se posicionar conforme a situação. É também responsabilidade do organizador acompanhar todos os acontecimentos, antes, durante e depois do evento, para assessorar tanto a sua equipe durante as atividades que estiverem sendo desenvolvidas quanto os convidados em eventuais necessidades. No planejamento de eventos, devem ser seguidos os seguintes passos: Tabela 1 Etapas para produção de evento de grande porte Está entre as funções do profissional definir quais os objetivos Definir os objetivos do evento esperados com a realização do evento.

5 Verificar e analisar o orçamento disponível Definir as estratégias para o evento e apresentar o plano Definir o tema do evento Definir o público-alvo do evento Definir a data do evento Escolher os horários para o evento Definir o local do evento Escolher a disposição dos convidados Vender quotas do evento Contratar serviços de terceiros Elaborar o programa e o conteúdo das palestras Desenvolver o material promocional Definir mecanismos para a divulgação do evento Contratar assessoria de imprensa Verificar o investimento total previsto para o evento A criação de um orçamento básico é necessária para que o organizador possa, a partir disso, estabelecer as atividades que serão realizadas durante o evento. Nesse passo da produção do evento é que são definidos pontos importantes, tais como o local, data e horário em que será realizado, quais serão os convidados e é estabelecido o cronograma, ou seja, as atividades que serão realizadas durante o evento. A definição do tema de um evento é o que norteia todas as decisões relacionadas à sua organização. Nesse passo são definidos quais públicos terão acesso ao evento. A data do evento deve ser escolhida com cuidado, analisando os calendários para evitar os feriados (se o evento foi internacional, devese ter cuidado com feriados de outros países para não afetar a presença dos participantes). O horário do evento está relacionado com o tipo dele. A escolha do local está diretamente ligada com o tamanho do evento. Outros pontos também estão inclusos nessa etapa: o organizador deve assegurar a segurança do local, sabendo escolher pontos estratégicos para distribuir profissionais da área, além de assegurar uma apólice de seguro contra qualquer eventualidade. É também imprescindível que a limpeza de todo o ambiente seja verificada antes, durante e depois do evento. Contratar um serviço de estacionamento e manobrista está entre as tarefas do organizador, que deverá se certificar pessoalmente que o serviço contratado atende às expectativas e mostre a qualidade exigida pelos convidados. A disposição dos convidados deve ser adequada às características do evento, ao local em que será realizado e ao número de pessoas presentes. O organizador é também responsável pela venda do evento, buscando formas de atrair patrocinadores. Uma delas é por quotas, onde o patrocinador ganha maior visibilidade com o público-alvo do evento. A maioria dos eventos necessitam da contratação de outros serviços, tais como bufê adequado para o tipo do evento, aluguel de equipamentos, contratação de um serviço de estacionamento e manobrista, treinamento de recepcionistas, serviço de filmagem e decoração do local (incluso nesse item também a contratação de uma esquipe especializada para a montagem da estrutura do evento, se necessário). É necessária a criação de um programa com a listagem das palestras e das outras atividades que serão desenvolvidas ao longo do evento, como performances e apresentações musicais. Esse programa é geralmente passado para os convidados. A divulgação do evento deve seguir um padrão visual, criado geralmente por uma agência de propaganda, para criar uma visualização constante e marcante em relação ao tema. Nessa etapa são definidos os melhores meios de comunicação para se divulgar o evento, levando em conta seu público-alvo. Se o evento for aberto ao público, os meios de comunicação de massa (televisão, rádio, redes sociais, mídias impressas) são os mais adequados. No caso de um evento fechado, a divulgação deve ser pessoal por meio de envio de convites. A presença da imprensa em um evento garante sua maior visibilidade nas mídias. Importante principalmente para eventos de grande porte, é necessária a realização de um novo orçamento para ser comparado com o que foi feito no inicio da organização. Este, feito após a definição de todas as atividades que serão realizadas e os gatos previstos mais específicos, é mais preciso e próximo ao valor final da produção do evento.

6 Fonte: reprodução das etapas propostas por Maria Cecília Giacaglia, Com os passos a serem seguidos definidos, é possível analisar como um evento de grande porte como o Oscar é planejado. Por se tratar de um evento anual, os organizadores podem contar com algumas dessas etapas já definidas, começando pelo objetivo do evento. O Oscar busca prestigiar e, consequentemente, divulgar filmes, atores e diretores. A academia conta com voluntários para as apresentações, portanto no orçamento inicial, esse gasto pode ser utilizado em outros setores, como exemplo aumentar a infraestrutura da premiação. Por se tratar de um evento grandioso, sua preparação deve ser feita com antecedência e os organizadores devem ter cuidados especiais com escolhas importantes, como a definição da data e horário e definição do cronograma, para evitarem transtornos futuros. Na premiação do Oscar estão presentes representantes do cinema mundial, mas por se tratar de um acontecimento global, toda a população tem acesso a ele pelos meios de comunicação sejam eles o rádio, televisão ou transmissão ao vivo pela internet. Vale ainda ressaltar que é um evento que deve levar entretenimento à população, devido ao seu sucesso depender dessa divulgação nos meios de comunicação. Tradicionalmente, a premiação é realizada no começo do ano (final de fevereiro ou começo de março) e, por se tratar de um evento de gala, acontece no período da noite. A escolha da data é feita a partir do anúncio dos nomeados, uma vez que a cerimônia de premiação acontece seis semanas depois disso. Mas alguns detalhes devem ser levados em conta na definição da data de um evento desse porte para que não coincida com datas que afetem a participação dos convidados, como feriados nacionais que podem dificultar o translado de importantes membros de diferentes países ou datas de divulgações de filmes que estão concorrendo eventos esses que contam com a presença de atores e diretores. O Oscar acontece desde 2001 no Dolby Theatre, um teatro localizado em Los Angeles, Califórnia, especialmente desenhado para sediar a premiação cinematográfica. Um dos maiores teatros do país, conta com uma infraestrutura proporcional ao tamanho do evento: banheiros, saídas de emergência, um grande numero de assentos para o conforto dos convidados além de ter os equipamentos de qualidade utilizados durante a premiação. Por se tratar de um evento de grande porte (o teatro tem capacidade para 3400 pessoas), os convidados ficam dispostos no formado de auditório: permite que a plateia veja quem está no palco e vice-versa e possui uma inclinação (cada fileira de cadeiras está em um patamar da escada), permitindo assim a maior visibilidade do palco. É preciso também se certificar que os apresentadores estejam confortáveis no palco. Para isso, são necessários alguns cuidados: não devem ter focos de luz muito fortes ou ar condicionado ligado diretamente na direção dos mesmos. Para que tudo ocorra como o esperado, é contratada uma equipe pronta para atender a qualquer necessidade dos participantes do evento.

7 A criação do material promocional é talvez uma das etapas mais importantes para o evento analisado, uma vez que a divulgação do mesmo começa a ser programada meses antes da data marcada, e envolve milhões de dólares para ser realizada com sucesso. A premiação do Oscar conta ainda com outra necessidade nesse quesito: além de divulgar o próprio evento, meses antes da cerimônia os estúdios e produtoras investem bilhões na divulgação dos filmes, com o intuito de conquistar os membros da academia. Nessa primeira etapa está incluída principalmente a produção de festas e eventos promocionais com a presença de atores e diretores e reuniões para que os jurados tenham contado com o elenco principal do filme. Uma premiação como a do Oscar não conta com a presença de convidados não selecionados (são convidados para o evento apenas importantes nomes do cinema), ou seja, a divulgação do evento não tem como foco atrair as pessoas para o local físico do evento, mas sim fazer com que o maior número possível de pessoas a acompanhem através das transmissões que são realizadas em tempo real nos meios de comunicação. Para isso, o maior material promocional usado pelos organizadores são as propagandas lançadas nesses meios de comunicação. Como já foi comentado, o Oscar depende de uma grande audiência para atingir seu sucesso. Por isso, o organizador de tal evento deve recorrer aos diversos meios de comunicação (tal como mídia impressa e televisiva, rádio, redes sociais, entre outras) para atrair o público a assistir à premiação em sua transmissão. Essa divulgação deve conter a data, horário e canal em que será transmitido o evento. O trabalho de assessoria de imprensa [...] tem basicamente duas finalidades: primeiro divulgar, em mídia impressa, televisiva, de rádio e outras, o evento, garantindo maior visibilidade na imprensa e, segundo, convidar e garantir que jornalistas representantes dos principais veículos participem do evento. (GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos: teoria e prática, 2004, p. 180) A assessoria de imprensa, portanto, é de importante relevância na premiação do Oscar, e é requisitada antes, durante e depois do evento. Antes mesmo de a premiação começar, acontece o tapete vermelho que o antecede é quase um acontecimento a parte, tamanha a sua importância e tradição por ser onde os artistas e diretores são apresentados ao público pela primeira vez no local do evento. A crítica e a imprensa começam a atuar a partir daí com transmissões ao vivo para os canais televisivos autorizados e, atualmente, lançamentos em tempo real dos acontecimentos nas principais redes sociais Durante o evento ela é necessária para garantir que a transmissão seja bem sucedida, uma vez que se trata de um evento que será acompanhado por milhares de pessoas ao redor do mundo através de diferentes meios de comunicação. Por isso deve existir uma equipe altamente qualificada para

8 eventuais problemas serem resolvidos com eficiência e rapidez, de forma a não prejudicar aqueles que acompanham o evento através destes meios. Para acompanhar quem levará essa e outras estatuetas para casa, há algumas opções para quem está no Brasil. A principal delas é a transmissão ao vivo que será feita pelo canal de TV a cabo TNT, que também terá um pré-show, uma hora antes da cerimônia, e levará ao ar todo o evento. A Rede Globo também vai veicular parte da entrega dos prêmios [...] Quem gosta de assistir ao tapete vermelho, antes do início da premiação, pode assistir à chegada das celebridades pelo site do canal E!, que terá um streaming ao vivo, e pela televisão. [...] haverá informações sobre os prêmios nos perfis da TNT nas redes sociais, como Facebook e Twitter, e no aplicativo para smartphones da emissora, e no canal oficial do Oscar no YouTube, que terá conteúdos extras dos bastidores. (Em < Acesso em 15 de maio de 2013) Depois da premiação são realizadas coletivas de imprensa com os principais vencedores da noite e as criticas são lançadas nos meios de comunicação, causando repercussões positivas ou negativas em relação aos concorrentes (sejam eles o filme em geral ou um ator/atriz ou diretor específico.). Durante todos os passos necessários para a realização de um evento como o Oscar, se faz necessário a presença de um profissional qualificado. Cleusa G. Gimenes Cesca (Organização de Eventos manual para planejamento e execução, 2008) afirma que a organização de um evento não está relacionada com nenhuma área específica, porém o profissional de Relações Públicas está mais preparado para atuar nessa área, por reunirem bons conhecimentos para o exercício dessa atividade. Considerações Finais O profissional de Relações Públicas vem conquistando cada vez mais espaço na organização e realização de grandes eventos por abranger em sua área de trabalho uma boa comunicação interna e externa, fazendo assim com que o planejamento seja discutido, explorado e realizado da melhor maneira possível. Sua presença tem se feito então indispensável para o sucesso de eventos de grande porte, como visto na análise deste artigo, por ser capaz de zelar pela imagem do produto (no caso, a empresa é a Academia e o produto, a premiação) e acompanhar detalhadamente todas as etapas de sua realização. As etapas aqui descritas são de extrema importância para que tudo no evento esteja conforme o planejado. Vale lembrar que, mesmo com tanto preparo, imprevistos podem acontecer. Para isso, o organizador deve estar preparado para lidar com tais crises para resolvê-las com a maior eficiência, de forma a não prejudicar o andamento do evento. Cabe ao profissional manter a imagem do evento, cuidando da parte de assessoria de imprensa e qualidade da cerimônia, ou seja, o profissional exerce várias funções durante o processo de produção, acontecimento e término do evento, com o objetivo final de fazer com que a imprensa e os convidados tenham visões positivas sobre a solenidade.

9 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos: Teoria e Prática. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004 BETTEGA, Maria Lúcia. Eventos e Cerimonial. 2. ed Caxias do Sul: EDUCS, 2002 ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos: planejamento e operacionalização.são Paulo: Atlas, 2006 CESCA, Cleuza G. Gimenes. Organização de Eventos: manual para planejamento e execução. 9. Ed São Paulo: Summus, 2008 COSTA, Naissa Tristão Viana da. Eventos: estratégia de comunicação para o fortalecimento da marca ou um risco para a imagem institucional? Monografia apresentada ao Curso de Pós- Graduação em Gestão Estratégica da Comunicação da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais, como requisito parcial para obtenção do título de Especialista em Gestão Estratégica da Comunicação. RIC, Peruchi. Como funciona o Oscar e como as previsões são feitas, Disponível em: < Acesso em 01 de maio de A festa do Oscar e o trabalho do profissional de Relações Públicas, Disponível em: < Acesso em 01 de maio de Oscar, Disponível em: < Acesso em 01 de maio de BARBOSA, Vanessa. O lado verde do tapete vermelho do Oscar, Disponível em: < Acesso em 01 de maio de História do Oscar, Disponível em: < Acesso em 01 de maio de RIBEIRO, Marcos, Estúdios promovem campanhas de relações públicas para ganhar o Oscar. Disponível em: < Acesso em 01 de maio de FORASTIERI, André, Você sabia que ninguém vota no Oscar? Disponível em: < Acesso em 01 de maio de PERASSO, Valeria, Campanhas promocionais e gastos milionários antecedem cerimônia do Oscar. Disponível em: < tml>. Acesso em 01 de maio de 2013.

10 MESSINA, Paulo, Conclusão sobre os mega eventos realizados no Rio. Disponível em: < Acesso em 15 de maio de 2013