ANÁLISE E SELEÇÃO DE UMA POLÍTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES COM BASE EM FERRAMENTAS E MÉTODOS DA GESTÃO DE ESTOQUES.

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1 ANÁLISE E SELEÇÃO DE UMA POLÍTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES COM BASE EM FERRAMENTAS E MÉTODOS DA GESTÃO DE ESTOQUES. Osmar Possamai (UFSC ) Emerson Cleister Lima Muniz (UFSC ) Reynaldo Chile Palomino (UFS ) A gestão de estoques é utilizada pelas empresas para controlar os custos e melhorar a qualidade dos produtos. Feita de forma eficiente, ela permite obter menores custos de manutenção e pedido de insumos, bem como minimiza as chances de faltta de produtos para seus clientes. Neste sentido, o presente trabalho objetiva analisar e selecionar uma política de controle de estoques para uma empresa do ramo de alimentos. Para tanto, utilizará ferramentas como a Curva ABC, Lote Econômico e os Sistemas de Revisão Contínua e Periódica para dar suporte ao trabalho Palavras-chaves: Gestão de Estoques; Sistemas de revisões, Curva ABC; Lote Econômico.

2 1. Introdução O atual cenário onde as empresas estão inseridas é caracterizado pela alta competitividade, altos níveis de incerteza e instabilidade. Desta forma, as empresas buscam cada vez mais técnicas e ferramentas que a auxiliem no processo de gerenciamento de suas operações, como por exemplo, a gestão de estoques (PIMENTEL et al, 2004). Para uma eficiente gestão de estoques, as organizações precisam conciliar e desfazer conflitos existentes entre quatro áreas internas: Compras, Produção, Vendas e Finanças (CHASE, 2006; FRANCISCHINI; GURGEL, 2004). Para Chase (2006), a média do custo dos estoques nas empresas gira em torno de 30% a 35% de seu valor. Em consonância, Heizer e Render (2001) afirma que este valor opera em torno de 40% do capital das empresas. Se por um lado, estoque disponível em excesso reduz a rentabilidade, por outro, uma quantidade de estoque disponível muito pequena diminui a confiança do cliente. Sendo assim, analisar e escolher a melhor política de estoques para uma empresa é de vital importância para manter-se competitiva no mercado (GAITHER; FRAZIER, 2002). Apresentando custos com aquisição de materiais em torno de 49% do faturamento mensal, bem como sua gestão ser uma das áreas do planejamento e controle da produção mais negligenciada em pequenas e médias empresas devido a sua falta de estrutura organizacional (CHASE, 2006; FRANCISCHINI; GURGEL, 2004; HEIZER; RENDER, 2001). Neste sentido, o presente trabalho tem como objetivo principal analisar e apresentar uma política de controle de estoque que melhor se enquadre com as reais necessidades de uma empresa do ramo de alimentos. 2. Metodologia do trabalho O trabalho utiliza pesquisa documental embasada em um estudo de caso, onde este se caracteriza como um estudo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir o seu conhecimento amplo e detalhado. Em se tratando da pesquisa documental, ela é baseada nos mesmos princípios da pesquisa bibliográfica e é desenvolvida com base em material já 2

3 elaborado, constituindo-se principalmente de livros e artigos, bem como relatórios e registros gerais de empresas e organizações (GIL, 2007; ALVES, 2007). Os dados aplicados na pesquisa são coletados dos registros das áreas de compras, financeiro e produção da empresa. E estes são analisados sob um ponto de vista quantitativo, que considera que tudo pode ser quantificado, significando assim a tradução em números, de opiniões e informações (SILVA e MENEZES, 2001). Em se tratando de desenvolvimento de trabalho, inicialmente busca-se levantar e identificar os insumos da empresa, bem como suas respectivas demandas e unidades. Aplica-se uma classificação com base na Curva ABC a fim de identificar os produtos mais representativos em termos financeiros para a organização. Na sequência determinam-se todos os custos relevantes ao trabalho, como manutenção e pedidos, bem como seus parâmetros. A etapa final do trabalho concentra-se na aplicação e simulação dos métodos de controle de estoques, buscando encontrar aquele que melhor se enquadre aos padrões da organização em análise. 3. Gestão de estoques A meta principal de uma empresa é, sem dúvida, maximizar o lucro sobre o capital investido (DIAS, 1993). Os estoques são um bom exemplo de capital investido pelas organizações, os quais, segundo Moreira (2009), podem ser considerados como quaisquer quantidades de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo; constituindo tanto produtos, como matérias-primas e componentes que aguardam utilização na produção. No entanto, Dias (1993) afirma que sem estoques é improvável uma empresa trabalhar, pois funcionam como amortecedor entre os vários estágios da produção até a venda final do produto. São indispensáveis, ao tempo que proporcionam vantagens competitivas para a organização. No intuito de se justificar a existência de estoques, Heizer e Render (2001) afirmam que os estoques podem proteger a empresa da incerteza, dar suporte a um plano estratégico, obter vantagem de economia de escala e aproveitar descontos por quantidades. De acordo com o objetivo para que foram criados, podemos classificar os estoques em cíclicos, de segurança e antecipação. Onde cíclicos são aqueles que variam diretamente com a dimensão do lote que se deseja fabricar (RITZMAN; KRAIEWSKI, 2004). 3

4 Estoques de segurança são quantidades de produtos ou insumos que sempre deve ser mantido na empresa e são desejáveis quando fornecedores deixam de entregar a quantidade necessária na data especificada com qualidade aceitável. O de antecipação é a quantidade de material sobressalente que tem como função primordial absorver as taxas irregulares de demanda e fornecimento (RITZMAN; KRAJEWISK, 2004) Custos de estoques Segundo Gonçalves (2007), em estudos realizados em diversas empresas industriais, tanto no Brasil como no exterior, os custos de materiais representam um grande impacto nos custos globais. Assim, deve-se dar uma atenção especial aos materiais armazenados, dentre estes, podem ser citados os de pedido, manuseio e manutenção, material e falta ou escassez. Os custos de pedidos são custos relacionados à colocação de um novo pedido ou o preparo de um pedido de compra para um fornecedor ou uma ordem de produção para a oficina (RITZMAN; KRAJEWISK, 2004). Ele é a soma de todos os custos incorridos desde o momento em que o pedido é feito até o momento em que a mercadoria é estocada (MOREIRA, 2009). Os de Manutenção e Manuseio são os gastos pertinentes ao armazenamento de uma unidade de um produto por um determinado período de tempo. O custo de material, também chamado de custo ou preço unitário; é o custo de comprar ou fabricar internamente uma unidade do item (MOREIRA, 2009) A curva ABC Milhares de itens são mantidos em estoque por uma organização típica, mas somente uma pequena porcentagem deles merece maior atenção e controle mais rígido dos gerentes (RITZMAN; KRAJEWISK, 2004). Gerenciar todos estes itens com mesma atenção e mesmos métodos torna-se bastante dispendioso. Para isso, é necessária a adoção de um critério que diferencie claramente a importância da mercadoria (MOREIRA, 2009). A curva ABC é um importante instrumento para o administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração (DIAS, 1993). Gonçalves (2007), diz que o principal objetivo da ABC é identificar itens de 4

5 maior valor de demanda e exercer neles uma gestão bem refinada, pois representam altos valores de investimentos, logo grandes reduções de custos Lote econômico de compra Uma forma de equacionar o conflito de interesses em uma empresa, no tocante aos níveis ótimos de estoques, envolve a determinação de uma quantidade ideal de compra de cada item, a qual pode ser chamada de Lote econômico de Compra (LEC) (GONÇALVES, 2007). Em consonância, Ritzman e Krajewski (2004) afirmam que o LEC é o tamanho do lote que minimiza os custos anuais totais de manutenção e processamento de pedidos. Como se pode observar no gráfico abaixo apresentado por Francischini e Gurgel (2004), há uma relação direta e inversamente proporcional aos custos supracitados por Ritzman e Krajewiski (2004). Visto que, à medida que o tamanho da quantidade adquirida aumenta, tem-se um aumento proporcional nos custos de armazenagem e manutenção, e uma redução nos de pedidos. Obtendo deste modo um ponto ótimo entre estes custos que determina a melhor quantidade a ser comprada. Figura 1 - Curva de Estocagem FONTE: Francischini e Gurgel (2004) Para fins de determinação do LEC, Moreira (2009) apresenta o gráfico com inclusão do, que representa o estoque médio do período em questão, e do, que é a quantidade certa que deve ser comprada para alimentar o estoque, logo futuramente denominada de LEC. 5

6 Figura 2 - Gráfico Dente de serra para o Lote Econômico de Compra FONTE: Moreira, 2009 Sabendo que o custo de pedir é a multiplicação do custo de pedido pelo número deste no ano e sendo: (01) Então, (02) Já o custo de manter é obtido por: (03) Como o custo total anual é a soma dos custos de manter e pedir, então: (04) Por fim, o Lote Econômico é determinado por: (05) Onde, Demanda anual do item, em unidades; Custo do pedido; Custo unitário de manutenção; Estoque médio do item; Quantidade comprada de cada vez; Estoque de reserva da mercadoria; Custo total Anual de estoques. 6

7 3.4. Sistema de revisão contínua É uma ferramenta de controle que acompanha o estoque remanescente de um item cada vez que uma retirada é feita, a fim de determinar a necessidade de reposição (RITZMAN; KRAJEWISK, 2004; MOREIRA, 2009; VIANA, 2002). Esse método alimenta a produção à medida que a necessidade surge. Determina-se uma quantidade limite da mercadoria em estoque, ultrapassando este nível, uma nova compra deve ser realizada. Ele trabalha com as mesmas premissas do Lote Econômico de Compras, ou seja, a mercadoria será entregue de uma única vez e o produto não interage com os demais (VIANA, 2002; FERNANDES, 2009). Considerando a realidade empresarial, sabe-se que a demanda é variável, assim sua previsão é estimada e não determinada corretamente. Deste modo, segue abaixo o gráfico ilustrando esse comportamento num sistema contínuo. Figura 3 - Gráfico dente de serra para um Sistema Contínuo FONTE: Moreira (2009) Para base de cálculo, algumas equações já apresentadas para LEC serão utilizadas, assim: Custo de manter, (06) Ponto de ressuprimento, Sendo, Ponto de ressuprimento; Consumo médio; Estoque de reserva; Tempo de Ressuprimento; (07) 7

8 Estoque de reserva; Tempo de espera; Quantidade comprada; 3.5. Sistema de revisão periódica Ao contrario do contínuo, que reabastece o estoque à medida que os itens atingem o estoque reserva. O sistema periódico usa um intervalo de tempo fixo para esse reabastecimento. Ele utiliza esse intervalo para conferir o nível das mercadorias e efetuar a ordem de pedido em quantidade suficiente para atingir o estoque máximo. Esse volume é determinado pela diferença entre os estoques máximos e de segurança (RITZMAN; KRAJEWISK, 2004; MOREIRA, 2009). E o intervalo entre pedidos pode ser determinado por: (08) Onde D é a demanda anual do item. Por fim, Moreira (2009, p. 493) afirma que existem diferenças entre os sistemas periódicos e contínuos. Visto que o periódico não tem um ponto de ressuprimento, mas sim um nível de referência; não tem um Lote Econômico, já que a quantidade encomendada varia devido à demanda do período imediatamente anterior à data de revisão (pedido); e nele é fixado o intervalo de tempo entre encomendas, não a quantidade encomendada. Neste tipo de revisão, o custo total de estocagem pode ser determinado pela soma dos custos de pedido e manutenção total: (09) 4. Apresentação da empresa O trabalho foi realizado em uma empresa do ramo de alimentos, sendo seu mercado consumidor a Região Nordeste, englobando desde pequenos distribuidores a grandes redes varejistas. Todas as compras de insumos são realizadas pelo gerente de área, sendo responsável pela pesquisa de preços com fornecedores distintos, bem como formas de pagamento. A organização possui um sistema de gestão. Criado para unificar todas as informações necessárias da organização em uma só base de dados. Ele é setorizado em vendas, produção, faturamento, financeiro, recursos humanos e compras. Desta forma, nota-se que o setor de 8

9 compras possui estruturação com relação a seus dados e informações, onde se pode ter acesso a toda e qualquer informação necessária. O setor de compras não possui um modelo de gestão de estoques definido e implantado. Hoje, trabalha apenas com aplicação de estoques mínimos, que foi recentemente implantado, o qual é base para colocação de novos pedidos. Esta medida foi adotada pela organização devido ao curto prazo de validade de seus insumos, que normalmente são de no máximo, seis meses. No entanto, esta atitude muita vezes traz consequências negativas, como falta de mercadorias para a produção e compra de matéria-prima de urgência a preços elevados. Esta característica, além de gerar altos custos com aquisição, eleva o custo do produto final, reduzindo automaticamente a margem de lucro da empresa. Mediante pontos explanados, pode-se afirmar que atualmente, a organização apresenta um impacto de 49% de custos com matéria-prima sobre o faturamento mensal, e que mesmo dispondo de um sistema de gerenciamento, seu trabalho com relação a controle de insumos e aquisição de mercadorias é bastante complexo. 5. Desenvolvimento do trabalho Para coleta de itens, preços e demandas, o relatório anual de compras gerado pelo sistema de gestão da empresa foi utilizado, e diante destas informações pode-se visualizar a tabela abaixo com os itens da empresa e sua Classificação ABC. 9

10 Tabela 1 - Classificação ABC FONTE: O autor Figura 4 - Curva ABC FONTE: O autor 10

11 Na determinação dos parâmetros para escolha de um modelo de gestão de estoques, determinou-se o Lote Econômico de Compra (LEC), o tempo entre dois pedidos consecutivos, os custos de manutenção e de pedido. O custo do pedido foi estimado em R$ 13,90 com base nos custos relacionados à mão-de-obra no processo de aquisição de insumos. Para custo de manutenção, optou-se por considerar o custo de oportunidade de capital, isto é, o lucro que poderia ser ganho caso o valor das compras fosse colocado em uma aplicação de pouco risco financeiro. A este custo, foi incrementada uma porcentagem de 2 % ao ano, relacionado a gastos com seguro, aluguel de espaço físico, dentre outros. A tabela abaixo ilustra alguns dos dados. 11

12 Tabela 2 - Número de Pedidos FONTE: O autor O tempo entre pedidos foi determinado, onde Q foi considerado o LEC e o valor obtido multiplicado por 360, que corresponde à quantidade de dias de um ano comercial. O custo total anual foi determinado e segue abaixo, onde Qrev foi considerado nulo. Desta forma, o Custo Total de Estocagem aplicando Sistema de Revisão Contínua foi de R$ 8.851,41. Em seguida, determinou-se o Ponto de Ressuprimento, via equações já apresentadas. 12

13 Tabela 3 - Pontos de Ressuprimento FONTE: O autor Para se analisar via este sistema, é necessário saber quanto pedir de cada item ao momento de cada revisão. Para tanto, foi adotado o valor de reposição como sendo a demanda estimada para aquele período, com base no tempo entre pedidos, ou seja, a quantidade pedida será aquela que deverá ser utilizada no período. Sendo assim: 13

14 Tabela 4 - Demanda Estimada FONTE: O autor No intuito de se obter CTE para este sistema, determinam-se os novos custos de pedido e manutenção. Obtendo assim um valor de Custo Total de Estocagem para o Sistema de Revisão Periódica de R$ 9.129,46. Desta forma, observa-se que o custo total de estocagem é maior para o sistema de revisão periódica, apresentando uma porcentagem de 3,14% a mais em relação ao contínuo Simulações com base no sistema de revisão periódica 14

15 Com os resultados obtidos através da aplicação dos dois sistemas de revisão pode-se notar que a aplicação do sistema de revisão contínua com base no lote econômico é a melhor opção. No entanto, buscou-se elaborar um conjunto de simulações com base em revisões periódicas compreendidas entre 07, 15, 30, 45 e 60 dias para as classes A e B, a fim de obter o melhor CTE. O valor máximo para simulação de revisões na casa dos sessenta dias foi determinado com base no tempo de validade que os produtos apresentam. A tabela abaixo apresenta os custos totais de estocagem dos itens da classe A para cada um dos períodos simulados. Tabela 5 - Simulação dos CTE para a Classe A FONTE: O autor Estes, por sua vez, geram a curva de custos apresentada abaixo onde nota-se que a melhor opção para Classe A é a reposição periódica quinzenal com um valor de R$ R$ 5.440,86. Figura 5 - CTE para simulações com a Classe A FONTE: O autor Comparando este resultado com a Revisão Contínua apenas para a Classe A, observa-se que esta apresenta um valor de R$ 5.357,22. Atestando que a melhor forma de controle para esta classe é uma revisão contínua, com uma redução de R$ 87,64. 15

16 Realizando o mesmo procedimento para a Classe B, com base nos dados da tabela abaixo, nota-se que a melhor opção é a revisão periódica quinzenal, com um valor de R$ 2.905,33. Sendo que a revisão contínua para esta classe apresenta um valor de R$ 1.902,70. Deste modo, atesta-se também que o melhor sistema de controle é a revisão contínua, com uma diferença de R$ 1.002,63 em relação ao periódico. Tabela 6 - Simulação dos CTE para a Classe B FONTE: O autor Figura 6 - CTE para simulações com a classe B FONTE: O autor Já para os itens da classe C, por se tratar de uma classe que não recebe grande atenção por parte da administração, e por apresentarem valor muito baixo em relação às demais classes. Foram analisados apenas os Custos Totais de Estocagem, sem simulação de períodos, para a revisão periódica e contínua. Para esta, obteve-se um valor de R$ 1.591,48, enquanto para aquela um valor de R$ 1.829,90. Atestando que a melhor solução encontrada trata-se da aplicação de uma revisão contínua, com uma diferença de R$ 239, Conclusões 16

17 As análises iniciais mostram que a melhor política de controle é a de aplicação do Sistema de Revisão Contínua com base no Lote Econômico. Demonstrando uma diferença de R$ 278,05, que representa 3,04% que o outro sistema. Itens da classe A apresentam maior impacto financeiro no faturamento da organização, sendo assim a melhor opção de controle para esta classe é a Revisão Contínua (HEIZER; RENDER, 2001; RITZMAN; KRAJEWESKI, 2004; MOREIRA, 2009). Com base nas simulações, o resultado encontrado foi o colocado pela literatura, onde nota-se que o método contínuo apresenta uma diferença de R$ se comparado com o periódico. Em relação à classe B, produtos de importância intermediária, podem ser gerenciados tanto por Revisões Contínuas como Periódicas (HEIZER; RENDER, 2001; RITZMAN; KRAJEWESKI, 2004; MOREIRA, 2009). Neste caso, o método selecionado é o de revisão Contínua, apresentando uma diferença de R$ 1.002, 63 frente ao periódico. A classe C apresentou o método contínuo como melhor opção, com uma diferença de R$ 238,48 frente à periódica. Diante disto, fica explicito que uma politica de controle de estoques voltado para um Sistema de Revisão Contínua é a opção que melhor se enquadra com os padrões da empresa analisada. Como a empresa não possui nenhuma política de controle de estoque, o objetivo principal do trabalho, análise e avaliação de uma política de controle, foi alcançado. Por fim, o trabalho buscou outras soluções além das apresentadas, como por exemplo, solicitar as compras dos itens de uma única vez, gerando assim um único custo de pedido. No entanto, esta medida não se aplica, visto que cada produto possui um fornecedor distinto. REFERÊNCIAS ALVES, M. Como Escrever Teses e Monografias: Um Roteiro Passo a Passo. Rio de Janeiro: Elservier, CHASE, Richard B. Administração da Produção e Operações para Vantagens Competitivas. 11. ed. Traduzido por Claudia Freire, Lucas Marcelo Ferreti Yassumura, Monica Rosali Rosemberg. Revisado por Diógenes de Sousa Bido. São Paulo: McGraw-Hill, DIAS, M. A. P. Administração de Materiais: Uma Abordagem Logística. 4. ed. São Paulo: Atlas, FERNANDES, F. P. Descrição da Política de Estoques com Base na Gestão de Materiais: Estudo de Caso da Empresa Lavare Lavagem Industrial LTDA. Trabalho de Conclusão de Curso de Administração. Caxias do Sul, FRANCISCHINI, P. G.; GURGEL, F.A. Administração dos Materiais e do Patrimônio. São Paulo: Pioneira Thomson Learning,

18 GAITHER N.; FRAZIER, Greg. Administração da Produção e Operações. 8. ed. Traduzido por José Carlos Barbosa dos Santos. Revisado por Petrônio Garcia Martins. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, GIL, A. C. Como Elaborar Projetos de Pesquisa. 4. ed. 9. São Paulo: Atlas, GONÇALVES, P. S. Administração de Materiais. 2. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, HEIZER, J.; RENDER, B.. Administração de operações: bens e serviços. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, MARTINS, P. G.; CAMPOS, R. C. A. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. São Paulo: Saraiva, MOREIRA, D. A. Administração da Produção e Operações. 2. ed. São Paulo: Cengage Learning, PIMENTEL, E. W.; MELO, J. F. M.; OLIVEIRA, J. N. Planejamento e Controle da Produção e a Gestão de Estoques: um estudo de caso em uma metalúrgica paraibana. Revista Eletrônica, Paraíba, v. 4, n RITZMAN, L. P.; KRAJEWESKI, L. J. Administração da Produção e operações. Traduzido por Roberto Galman. Revisado por Carlos Eduardo Mariano da Silva. São Paulo: Perarson Prentice Hall, SILVA, E. L.; MENEZES, E. M. Metodologia da Pesquisa e Elaboração de Dissertação. 3. ed. Florianópolis: Laboratório de Ensino a Distância da UFSC, VIANA, J. J. Administração de Materiais: Um Enfoque Prático. São Paulo: Atlas,

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