SOBRE O LIVRO. Público-Alvo e Objetivos

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1 SOBRE O LIVRO Quando a Pactor me lançou o desafio de escrever um livro sobre apresentações que fosse mais prático do que Apresentações que Falam por Si (edição do Grupo LIDEL) destinado ao estudante e ao profissional que procura um guia prático, com um resumo do essencial a ter em conta nas apresentações, fiquei deveras entusiasma do, arregacei as mangas e lancei mãos à obra. Com um caráter muito prático e explicações passo a passo, o leitor encontra aqui as ideias e os conceitos mais importantes, complementados com tutoriais explicativos que ensinam a fazer, recorrendo a ferramentas atualmente pertinentes: Prezi, PowerPoint, Powtoon e FreeMind. Os conceitos base aqui aplicados estão presentes e desenvolvidos no meu livro anterior Apresentações que Falam por Si, uma obra completa sobre o tema das apresentações e na qual o leitor poderá aprofundar os seus conhecimentos. No presente livro alguns desses conceitos foram utilizados, adaptados e complementados com muita informação nova, escritos de um modo mais direto, resumido e pragmático. Nasceu, assim, o livro que tem nas mãos. Público-Alvo e Objetivos Quem deve ler este livro? Qualquer estudante que pretenda melhorar as suas apresentações e que procure a eficácia na comunicação. Preparar e realizar apresentações é uma atividade recorrente na vida académica e profissional (se está a ler este livro, deve saber do que estou a falar ). Ao longo do percurso académico, os alunos são incentivados a apresentar trabalhos, individuais ou de grupo, comunicações, bem como a participar em seminários e conferências, conforme o ciclo de estudos em que se encontrem. Estes momentos são excelentes formas de praticar a transmissão de ideias para audiências e vão prepará-lo para grandes momentos, como a defesa da dissertação de mestrado e da tese de doutoramento, perante um júri, e, mais tarde, dos seus projetos profissionais. PACTOR Se quer atingir a excelência (e acreditamos que sim!), efetuando uma apresentação de qualidade, que perdure na mente de quem o ouve e se traduza numa avaliação XV

2 Como Fazer Apresentações em 10 Etapas mais positiva de si e do seu trabalho, há aspetos que devem ser tidos verdadeiramente em conta. É por isso que este livro merece a sua atenção! Este livro fornece orientações úteis sobre formas eficazes de fazer apresentações de cariz académico. Estas orientações são fruto da minha experiência enquanto doutorando, formador e professor, e, portanto, devem, ser encaradas como sugestões e não como regras stricto sensu. Estrutura do Livro Para o ajudar a realizar apresentações claras e apelativas, proponho-lhe um processo de preparação passo a passo. Os capítulos que se seguem refletem a sequência lógica de uma apresentação. Antes da apresentação, os conteúdos, métodos e meios devem ser cuidadosamente planeados e preparados. No dia da apresentação, importa dar vida a toda a preparação, a todo o trabalho que antecedeu este momento. Depois da apresentação, é altura de celebrar mais um sucesso e identificar oportunidades de melhoria. As checklists fornecidas no final dos capítulos ajudam-no a rever a informação transmitida e a certificar-se de que tem tudo o que é necessário para seguir viagem neste percurso. Ao longo dos capítulos, são também feitas várias sugestões que o poderão ajudar a tornar as suas apresentações eficazes, claras e apelativas. XVI

3 Como Fazer Apresentações em 10 Etapas Instalar e Executar o FreeMind Antes de conseguirmos criar um mapa mental, é necessário instalar o programa. Aqui fica a hiperligação para a última versão do FreeMind (1.0.0): net/projects/freemind/. Durante a instalação, pode ser-lhe pedido que instale uma versão mais recente do JAVA. Depois de instalado, execute o programa. Criar um Mapa Mental Vamos criar o mapa mental de uma apresentação em PowerPoint que vamos fazer mais à frente e que se designará Apresentações Que Falam Por Si, cujo título abreviaremos para AQFPSi. O nó central, de onde partirá a restante informação, surge no centro da página, numa forma oval, como indicado na imagem. Esta forma designa-se por nó. 8

4 Como Fazer Apresentações em 10 Etapas O título: Destaca os benefícios (o que vou aprender de novo)? Reflete o tema da apresentação? Suscita curiosidade? É uma expressão ou frase conhecida do público em geral? É facilmente recordado? Soa a algo que não quer perder? Respondeu sim à maioria das questões? Parabéns! Continue assim. Caso contrário, já sabe quais são as questões que deve ter em conta para produzir um título que perdure na memória dos participantes! PASSO 5: PLANEIE A APRESENTAÇÃO Existem três critérios indispensáveis para o sucesso de uma apresentação: planeamento, planeamento e, por fim, planeamento. É um bom comunicador e tem tido sucesso nas apresentações que realiza, portanto, pode dispensar este passo, certo? Não! Não! E Não! Mesmo um comunicador nato, ou com muita experiência, precisa de se sentir confortável com a mensagem que está a transmitir e de estruturar a sua apresentação. Introdução e Conclusão Já vimos que o título é o primeiro cartão de visita da sua apresentação. O segundo momento importante é quando os participantes o observam a dirigir-se para o púlpito ou para o local onde fará a apresentação, e o terceiro momento é quando começa a falar. O que deve, então, acontecer na introdução? Captar a atenção e definir o estilo da apresentação; Demonstrar o interesse que a apresentação tem (não para si, mas para o participante); Dar a conhecer os pontos que irá abordar. 22

5 Antes da Apresentação Há muitos modos de captar a atenção na introdução. Poderá: Tirar uma fotografia do local onde está a decorrer a conferência, ou de locais da cidade que os participantes possam ter visitado, integrando-a na sua apresentação e, de algum modo, procurando relacioná-la com a temática. Trata-se de um modo de se aproximar da audiência, de criar alguma empatia com as pessoas; Sendo genuíno, fazer referência a este auditório fantástico, a este bonito edifício, a esta impressionante universidade ou a esta cidade moderna e cheia de vida, que tem uma gastronomia inesquecível, etc.; Fazer uma afirmação inesperada ou, até, ousada que leve os participantes a refletir. Uma boa citação também poderá funcionar bem; Usar o humor (ver o livro do mesmo autor Comunicar com Humor: Insensatez ou Profissionalismo?), contar uma boa história, realizar uma atividade que obrigue os participantes a fazer algo, colocar perguntas retóricas, utilizar o drama ou o suspense e referir acontecimentos públicos recentes podem também ser ótimas estratégias para o início da apresentação. PACTOR Exemplo prático: Como captar a atenção e definir o estilo? O meu amigo Paulo Simões convidou-me para fazer uma apresentação com ele, intitulada O Poder da Comunicação na Saúde. Após breves palavras iniciais, solicitámos aos participantes que, usando o sistema de votação, escolhessem a apresentação a que gostariam de assistir. As opções eram: resumida, completa ou interativa. Claro que a maioria escolheu o que estávamos à espera: queriam uma apresentação interativa! Os participantes iriam ter o que desejavam. Deste modo, estava marcado o estilo. Usámos humor, proporcionámos uma atividade que obrigou os participantes a agir, introduzimos suspense, já que o resultado era (quase) imprevisível, e deixámos bem clara a primeira mensagem: a interação é apreciada, e até desejada, pelos participantes! Como demonstrar que a apresentação tem interesse para os participantes? Adotámos duas estratégias: a utilização de um pequeno excerto de um programa de televisão onde um conceituado médico aludia à importância da comunicação na saúde e referia, até, que os profissionais de saúde não têm formação em comunicação ; e a ligação a factos referidos em comunicações anteriores à nossa. (continua) 23

6 Como Fazer Apresentações em 10 Etapas Na barra lateral esquerda, clique no espaço depois do último diapositivo e cole o diapositivo copiado (clique com o botão do lado direito do rato nesse espaço e escolha Colar ou use as teclas CTRL + V). Já está! Alcançou os objetivos propostos, pois agora está apto a formatar o modelo global e a utilizá-lo adequadamente. Parabéns! Note que ao sentir-se confortável com esta metodologia de elaboração de apresentações, poderá criar os seus próprios modelos que lhe permitem diferenciar-se dos restantes utilizadores, ganhar tempo na execução da apresentação e, sobretudo, garantir que realiza uma apresentação graficamente coerente e de fácil leitura. Boa prática! Opção Arrojada: Apresentações em Prezi Está na altura de preparar mais uma apresentação e gostaria de marcar a diferença com algo inovador, simples e criativo? O Prezi é uma ferramenta de apresentação online que nos oferece uma tela em branco onde podemos organizar as ideias e transmiti-las ao nosso público, através de criações diferentes e atrativas. Recordamos, no entanto, que uma apresentação diferente e atrativa não significa que não siga as regras anteriormente enunciadas. Temos visto ótimas apresentações em Prezi, 62

7 Antes da Apresentação mas também temos visto muitas que recordam os primórdios do PowerPoint, em que os sons e os movimentos assustavam qualquer um. De forma a conseguir utilizar o Prezi, é necessário criar uma conta no site com. Se é um estudante com conta de da sua escola ou faculdade, sugerimos que opte pela versão educacional porque, além de ser gratuita, é privada. Se já fez o Log In, venha daí para criar a sua primeira apresentação em Prezi! Se preferir o ambiente de trabalho em Português, carregue no seu nome e depois em Settings & Account. Percorra as diferentes opções até encontrar Language preference. Altere a língua para Português e carregue em Save changes. Como Criar um Prezi? PACTOR Para criar o seu primeiro Prezi, clique em Novo prezi na barra de navegação que se situa no topo do ecrã. As apresentações que criar serão guardadas em Seus prezis. 63

8 Como Fazer Apresentações em 10 Etapas Ao aceder ao menu Compartilhar, é também possível partilhar o Prezi ou fazer download em formato PDF ou em formato Prezi portátil. Recomenda-se a utilização do Prezi portátil, quando não quer estar dependente da existência e/ou bom funcionamento das ligações à Internet. Neste caso, será descarregado um ficheiro compactado que contém uma pasta e os ficheiros necessários à apresentação. Recorde-se, sempre, de levar consigo a pasta que descompactou e que contém as seguintes pastas e a aplicação Prezi. O Prezi, como se procurou transmitir neste tutorial, oferece-nos, através da disponibilização de uma tela em branco, a hipótese de criarmos uma apresentação inovadora e que pode marcar a diferença. Cuidado, no entanto, com os excessos de animação que nos parecem interessantes mas que, muitas vezes, acabam por perturbar o ritmo e a perceção da apresentação. Não queremos que o Prezi nos recorde os pri- 82

9 Antes da Apresentação mórdios das apresentações em PowerPoint em que se utilizavam inadequadamente sons, animações e imagens. Depois deste alerta, resta-lhe aproveitar ao máximo esta ferramenta e treinar a sua apresentação de forma a impressionar o público! Boa sorte! Opção Arrojada: Conteúdos Powtoon Mais uma apresentação para fazer? Sente-se cada vez com menos criatividade? Tem vontade de fazer algo inovador e que surpreenda os seus colegas de turma ou de trabalho? Então continue a ler e garanto-lhe que não se irá arrepender. Segue-se um tutorial sobre o Powtoon, ferramenta online que permite a criação de vídeos e apresentações de uma forma fácil e intuitiva. Além de ser gratuita, é uma ótima alternativa para quebrar a rotina de apresentações a que assistimos nas salas de aula ou em ambientes mais profissionais. Vamos a isso? Primeiro, aceda ao site clique no botão Start Now e siga as instruções de forma a criar uma conta gratuita. PACTOR 83

10 Como Fazer um Poster APRESENTAÇÃO ORAL VERSUS POSTER: QUAL A MELHOR OPÇÃO? Muitas vezes a escolha não depende de nós. São os editores que, muitas vezes, sugerem a elaboração do poster em vez da apresentação oral. Outras vezes, é um modo do investigador menos experiente participar em boas conferências, dando a conhecer o seu trabalho, e correndo menos riscos do que quando se faz uma apresentação oral. Além dos fatores referidos anteriormente, e segundo Ross, Hankerson, Irwin, Stone, e Higley (2007), a escolha do formato da apresentação tem que ver, essencialmente, com o conteúdo da mesma. As apresentações orais são mais apropriadas quando a pesquisa tem um âmbito limitado ou pontos claros e concisos para transmitir. Se o trabalho é conceptualmente ou metodologicamente complexo, um poster talvez seja a melhor opção. Note, ainda, que os momentos de interação com o público são bastante distintos nestas duas formas de apresentação. Se optar pelo poster, os participantes interessados na sua área de investigação poderão colocar-lhe perguntas mais complexas, exigindo uma maior preparação da sua parte. Optando pela apresentação oral, os momentos de perguntas e respostas serão menos exigentes, mas os aspetos relacionados com a comunicação verbal e não verbal serão mais valorizados. No entanto, segundo Lorenzoni et al. (2007) os melhores trabalhos podem ser premiados com uma apresentação oral dos mesmos, mediada por um especialista. Nestes casos, deve ser preparada uma apresentação oral, cuja duração será, por norma, inferior a 15 minutos. Pense bem nestes aspetos antes de submeter o seu resumo para a conferência ou seminário! ELABORAR UM POSTER QUE CAPTE A ATENÇÃO PACTOR A construção de um poster exige que sigamos determinados passos mas não há uma receita única para o fazer. Por outro lado, deve atender sempre às normas impostas pelo Conselho Científico das conferências. 141

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