UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU FACULDADE INTEGRADA AVM

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU FACULDADE INTEGRADA AVM A PROSPECÇÃO DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS NAS ORGANIZAÇÕES Por: Arilton de Jesus Pedreira Orientador Prof. Jorge Vieira Rio de Janeiro 2011

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU FACULDADE INTEGRADA AVM A PROSPECÇÃO DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS NAS ORGANIZAÇÕES Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão Empresarial. Por: Arilton de Jesus Pedreira

3 3 AGRADECIMENTOS Agradeço a Deus porque me fez conhecer suas promessas e assim tomar posse do que me pertence: Em todas as coisas sou mais que vencedor. Romanos 8,37.

4 4 DEDICATÓRIA A minha esposa que me incentiva a seguir novos caminhos em busca de conhecimento, acreditando no meu potencial empreendedor e ao meu filho Arilton Felipe que alegra os meus dias com um simples sorriso.

5 5 RESUMO O departamento de compras vem passando por estruturações dentro das organizações, deixando de ser visto como um departamento de funções rotineiras, estrategicamente dentro das organizações, ele deve ser especializado, atuante na cadeia de suprimentos de forma a aperfeiçoar o sistema para responder as exigências de um mundo globalizado, é necessária a busca de técnicas mais vantajosas visando a integração entre organizações, clientes e fornecedores, para otimizar o sistema em busca de melhorar a qualidade dos serviços e/ou produtos oferecidos, na busca de satisfazer o cliente e o mais importante gerar lucro. Palavras chaves: Gestão, Compras, Suprimentos, Organizações.

6 6 METODOLOGIA O desenvolvimento deste trabalho é descritivo com a prospecção de demonstrar como o departamento de compra vem se reestruturando dentro das organizações. Segundo Larosa e Ayres (2005, p. 35) o tipo de pesquisa adotado neste trabalho quanto aos meios é bibliográfica, por sistematizar o estudo com base em livros, revistas, jornais, redes eletrônicas e outras publicações. Além da experiência que obtive trabalhando neste departamento por um tempo considerável em grandes organizações e participando ativamente das transformações ocorridas neste departamento, o que permite obter conhecimento para discorrer sobre a questão. Este trabalho busca abranger as principais mudanças relacionadas a área e demonstrar a tendências e importância do departamento de compras em uma economia globalizada.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 8 CAPÍTULO I DINÂMICA DAS COMPRAS 9 CAPÍTULO II GESTÃO DE COMPRAS O GRANDE DESAFIO PARA AS ORGANIZAÇÕES 11 CAPÍTULO III A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE COMPRAS Erro! Indicador não definido.4 CAPÍTULO IV FERRAMENTAS QUE CONTRIBUIRÃO PARA O DESENVOLVIMENTO DE COMPRAS 17 CAPÍTULO V COMPRAS COMO PARTE INTEGRANTE DA CADEIA DE SUPRIMENTOS 20 CAPÍTULO VI A ESTRUTURA FUNCIONAL DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS 22 CONCLUSÃO 26 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 27 BIBLIOGRAFIA CITADA 28 ÍNDICE 30

8 8 INTRODUÇÃO As organizações estão inseridas em um contexto de mudanças avançadas, globalização, informatização, novidades tecnológicas entre outro fatores que refletem no seu desenvolvimento econômico, por este motivo passam por alterações e mudanças consideráveis em suas estruturas para melhor se adequarem as exigências de um mercado cada vez mais competitivo e bem estruturado. Dentro deste contexto a gestão de compras ou aquisição de materiais ou função de compras deixa de ser um mais um departamento dentro das organizações, para assumir um papel estratégico, conquistando um espaço de grande importância nos negócios. Em um mercado cada vez mais competitivo as organizações possuem metas a serem conquistadas, com a finalidade de elevar seus lucros e serem bem sucedidos perante seus clientes. Para que estas metas se concretizem estão abertas a novas estruturas e inovação em seus departamentos, entre eles tornou-se relevante o departamento de compras. O objetivo deste trabalho é demonstrar a importância do departamento de compras de forma a exceder as expectativas das organizações, além disso, também apresenta a estrutura de compras como parte integrante do processo de logística, analisando a estrutura funcional e verificando como as organizações podem contribuir na pratica para o desenvolvimento do departamento em questão.

9 9 CAPÍTULO I DINÂMICA DAS COMPRAS 1.1 Fatores que Influenciam no Processo de Compras Existem fatores que influenciam na escolha e no processo de compras, conhecer e entender este comportamento acontece através de estudos e pesquisa de seu comportamento como consumidor, devido a seus hábitos, conhecimento, estilo de vida, e outros fatores relacionados à sua cultura, a sua família, a personalidade e também classe social. De acordo com Las Casas (2001, p. 147): É evidente que as classes sociais determinam diferenças no comportamento dos indivíduos. Esta afirmativa poderá facilmente constatada como simples convívio com pessoas de diferentes classes. Alguns autores apontam fatores situacionais, os mesmo dizem respeito às situações que podem ser influenciadas deste a ambientalização da loja até a posição dos produtos nas gôndolas. 1.2 Compras por Impulso As compras por impulso vêm sendo estudada deste o início dos anos 50, antes da Revolução industrial. O consumo era escasso do ponto de vista econômico o que apresenta Tecglen (1979, p. 27). Com o sistema industrial, ocorreu o aumento na produção possibilitando o fornecimento muito mais do que o necessário, desta forma, o consumidor passa a ter acesso ao que podemos considerar absolutamente supérfluo e caprichoso (Tecglen, 1979, p. 32). Porpino (2008) diz que o consumidor apresenta um impulso que não é consciente nem planejado, mas surge prontamente quando confrontado com certos estímulos bioquímicos e psicológicos. Quando analisado o ponto de vista do consumo, a impulsividade tem sido relacionada com conseqüências negativas como inadimplência, arrependimento pós-compra e comprometimento da auto-estima. Cabrino, apresenta um dado importante para compreensão deste processo de compulsão: Um dado importante é que, a experiência no processo de compra é um estado muito relevante, visto que pessoas mais habituadas ao ambiente de ponto-de-venda tornam-se mais resistentes aos estímulos de compra. Outro ponto que merece destaque, com relação a compulsividade dos consumidores, é a

10 10 faixa etária. Conforme levantamentos, constata-se que os jovens são mais propensos a realizar compras por impulso e a experimentar novos produtos. (Cabrino, p.1). Este capítulo apresentou uma breve revisão dos itens que fazem parte da dinâmica das compras. Nos próximos capítulos vamos compreender com mais atenção Compras dentro das organizações, restringindo ao desenvolvimento do Departamento de Compras, sua gestão, importância e mudanças sofridas, respondendo as necessidades das organizações e do mercado globalizado.

11 11 CAPÍTULO II GESTÃO DE COMPRAS: O GRANDE DESAFIO PARA AS ORGANIZAÇÕES 1 Conceitos das palavras organizações, gestão e compras. Para discorrer melhor sobre o tema é importante ter definições claras e objetivas em relação às definições de organização, gestão e compras. Por este motivo apresentamos o conceito referente a estas palavras. Para várias pequenas e médias empresas a palavra gestão de compras simplesmente não existia, pois comprar era algo simples; contratava-se alguma pessoa com um mínimo de conhecimento para adquirir os itens necessários a manutenção ou a produção. As empresas não tinham a real certeza ou conhecimento de que compras era de suma importância, qualificar compras e enquadrar o departamento no nível de gestão, para que suas ações fizesse frente com os demais setores, impondo a necessidade de controles, planejamento, técnicas e, verdadeiras ações dentro da organização que leve a empresa a ter a capacidade de competir melhor no mercado em que atua, principalmente para a redução de custos, melhoria da qualidade, através de melhor qualificação dos fornecedores.. Finalmente, várias empresas despertaram para a importância do departamento de compras e, principalmente para a gestão que compreenderia todo um processo de logística, estocagem, movimentação de matérias, objetivando o processo produtivo Cada vez mais as organizações se conscientizam que para se manter em um mercado competitivo e conquistar novos clientes é preciso estar inserida dentro do contexto e das mudanças organizacionais que ocorrem de forma acelerada em busca de atingir as necessidades de um mercado cada vez mais exigente. É neste contexto que buscamos compreender o que é uma organização, segundo Nunes podemos definir. (...) organização como um conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente mas de forma coordenada e controlada, atuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um objectivo prédeterminado através da afetação eficaz de diversos meios e recursos disponíveis, liderados ou não por alguém com as funções de planear, organizar, liderar e controlar. (Nunes, 2005, p. 1)

12 12 Este é um conceito classico e demonstra que uma organização deve reagir em conjunto para atingir seus objetivos. Convem que retenhamos alguns conceitos fundamentais para sua adequada compreensão nomeadamente: A atuação de uma e mais pessoa agindo de encontro a um objetivo, não só demonstra o princípio de uma organização, mas se ramifica de forma específica ao objetivo que se deseja alcançar, principalmente na sociedade empresa, onde as técnicas e as habilidades afloram de forma eficaz para que os objetivos sejão alcansados. Cada sociedade empresa tem os seus inúmeros itens, serviços e negócios que necessitam destas habilidades para que todo o processo seja alcansado. 1. Actuação coordenada: para que exista uma organização, não basta que um conjunto de pessoas actuem com vista a atingir um objectivo comum; é necessário também que essas pessoas se organizem, ou seja, que desenvolvam as suas actividades de forma coordenada e controlada para atingir determinados resultados. Esta coordenação e controlo é geralmente efectuada por um líder mas encontram-se muitas vezes organizações em que estas tarefas são efectuadas por todos os membro em conjunto através, por exemplo, de um órgão colegial. 2. Recursos: representam todos os meios colocados à disposição da organização e necessários à realização das suas actividades. Neste recursos incluem-se os recursos humanos, os recursos materiais e tecnológicos, os recursos financeiros, a imagem de mercado e credibilidade perante o exterior. 3. Afectação eficaz: os recursos organizacionais descritos no ponto anterior são, por definição, escassos, daí que a sua alocação deva ser efectuada eficazmente por forma a que a probabilidade de atingir os objectivos pré-definidos seja a maior possível. É daqui que surge a principal justificação para a necessidade da gestão nas organizações. 4. Objectivos: Representam as metas ou resultados organizacionais pretendidos e a obter no futuro ou, por outras palavras, o propósito que justifica toda a actividade desenvolvida ou mesmo a própria existência da organização. Naturalmente, todas as organizações devem determinar não apenas os seus objectivos, mas também definir as medidas e formas de actuação e de alocação de recursos que se pensam mais adequadas para os atingir. 5. Contexto: Representa toda a envolvente externa da organização que, de forma directa ou indirecta, influencia a

13 13 sua actuação e o seu desempenho. Nesta envolvente externa inclui-se o contexto económico, tecnológico, sóciocultural, político-legal, e ainda um conjunto de elementos que actuam mais próximo e directamente com a organização, tais como os clientes, os fornecedores, os concorrentes, as organizações sindicais, a comunicação social, entre outros. (Nunes, 2005, p. 1) Com esta visão esclarecedora de organização podemos afirmar que é importante ter clareza de sua responsabilidade e de como uma organização se desenvolve. Para isso, é necessário uma gestão comprometida com os objetivos da organização e com a gestão da mesma, desta forma utilizaremos a definição de gestão como:.s.f Ação ou efeito de gerir; gerência; administração. (Luft, p.327) Na maior parte das definições sobre gestão, tem em comum as palavras acima citadas, observando de forma micro para esta definição é possível observar que somos constantemente gestores, fazemos a gestão de nossas vidas seja no tempo que administramos, nas tarefas diárias, no trabalho, na vida pessoal onde administramos conflitos externos e internos, somos gestores no nosso dia-a-dia. Lançando um olhar macro sobre esta definição promovemos a visão da palavra gestão dentro de uma organização, onde uma ou mais pessoas fazem com que ela aconteça. Passemos agora a delimitar nossa visão em relação aos conceitos acima citados, focando na palavra compras. Os dicionários definem a palavra compras como ato de dar dinheiro pela posse de alguma coisa, adquirir. Segundo a definição de Simões: O termo compras pode ser definido como a aquisição onerosa de uma coisa ou de um direito, pelo qual se paga determinado preço. (Simões, 2004, p.1) Definidas as palavras chaves desde estudo, passemos agora a inserir esta visão dentro no tema em questão.

14 14 CAPÍTULO III A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE COMPRAS Gestão de compras é olhar para a organização e poder enxergar é ter uma visão clínica das política e das diretrizes básicas da empresa e atuar dentro desta, com o objetivo principal de atender os anseios dos clientes ou acionistas. O gestor de compras é um financeiro, pois sabemos que ele não pode gastar mais do que se tem ou mesmo, não se pode pagar mais alem do que se entende como margem máxima para uma obtenção de lucro. Nota-se que a gestão de compras é realmente de grande importância dentro da organização, como base de esforços de todos os setores envolvidos para por em prática as suas habilidade e trazer os resultados esperados para a continuidade do processo produtivo. Conforme apresenta a Wikipédia, a Enciclopédia Livre Eletrônica : (...) focalizando o volume de recursos, sobretudo, financeiros. A função desta atividade, que compactua com todos os departamentos de uma empresa, tem como objectivos de eficiência a obtenção dos materiais certos, das quantidades correctas, das entregas atempadas e dos preços mais vantajosos. Relativamente aos produtos ou serviços finais são necessários gastos nas compras de componentes para a produção dos mesmos. Tais gastos reflectem entre 50 a 80% do total das receitas brutas. Como tal, evidenciam-se grandes impactos nos lucros quando são gerados pequenos ganhos devidos a uma melhoria na produtividade. Por este e outros factores, como a reestruturação tecnológica das empresas, torna-se cada vez mais importante a actualização da informação e o dinamismo por parte das pessoas que trabalham nesta área. Os departamentos de compras têm como principais responsabilidades a escolha de fornecedores adequados e a negociação de preços. É legítimo afirmar que são necessários contributos de outros departamentos tanto para a pesquisa e avaliação de fornecedores como para a negociação de preços. Segundo a observação anterior, e num sentido amplo, induz-se também que comprar é uma responsabilidade de todos. (Wikipédia, p.1) Um dos fatores de grande importância dentro das organizações é a gestão de compras, que tem um papel relevante na aquisição de matériasprimas, suprimentos e componentes representa um fator decisivo na atividade de uma organização, pois depende de como é conduzida podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros.

15 15 Comprar é fácil, comprar bem é mais fácil ainda, quando se coloca em prática todo um trabalho de gestão, de uma organização, de um grupo que atua com as suas reais habilidades voltadas para este ato; tendo como resultado o sucesso da empresa e os anseios do cliente atendido. Comprar uma vez e mais algumas vezes, também é fácil; agora manter os padrões de comprar, monitorar fornecededores e atender as mais diversas mudanças de produtos e consequentemente variações físicas do processo, é realmente desafiante para aqueles que se mantem dentro de uma gestão, de uma organização equilibrada e definida. Ballou (2001), detaca como uma atividades que envolvem uma sérire de fatores como: Selecionar, estreitar e nutrir o relacionamento com os fornecedores; Qualificação dos serviços ; Determinação de prazos de vendas; Previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros. Coordenação do fluxo continuo de suprimentos a fim de atender a programação de produção; Observar parâmetros qualitativos e quantitativos. A gestão de compras é de vital importância para o sucesso das organizações. Desta forma o departamento de compras deixa de ser mais um departamento dentro das organizações e a função de compras não é mais vista como uma atividade rotineira e sim como parte integrante no processo de logistica. Esta função vem sendo responsável pelo estabelecimento do fluxo de materias nas organizações, inserindo neste processo a realização dos objetivos, com a missão de perceber em um mercado competitivo as necessidades de produtos e serviços, torna-se então responsável por: Desenvolver fornecedores qualificados; Estreitar as relações entre o cleinte interno e o externo; Entregar no tempo certo seus produtos ou serviços oferecidos; Custos; Qualidade e outros elementos na estrategia de operação. No artigo, A importância e Influência do Setor de Compras nas Organizações declara que:

16 16 As organizações, cada vez mais focadas em estratégias de competitividade, passaram a valorizar mais a função de compras, considerando-a como uma aliada que interfere diretamente em suas áreas produtivas e financeiras. (Franco; Vale, p.1). O departamento de compra na atualidade é um departamento ou setor que esta cada vez mais perto do alto escalão, porque tem a finalidade de procurar as melhores condições para a organização, o papel do departamento de compras modernizou-se, agora ele passa a pensar estrategicamente de acordo com o objetivo da organização. Para gestão de compras ocorrer foi lançado sobre ela uma visão critíca e de reestruturação que resultou em diversas mudanças de conceito e forma de agir, os benefícios apresentados por Santos, 2009 são: A área de compras passa a ter foco nos processos, deixando de lado a função isolada, isto é a reengenharia; O fracasso das práticas de redução de custo, gera em compras a necessidade de extrair outros valores muito além do que o departamento estava acostumado a vivenciar; Surge a preocupação de melhor atender o cliente final. A gestão de compras passa a se preocupar com fatores que até então passavam desapercebidos, buscando novos meios para sanar as debilidades do departamento com foco naqueles que fazem parte do mesmo e também no resultados final de seus produtos e serviços. A gestão vem de encontro as necessidades que o mercado atual apresenta e exige das organizações que pretendem se manter competitivos. Detectado as alterações a serem feitas, buscou-se a melhor forma de colocar em prática, para isso buscou-se os meios necessários para atingir os resultados esperado.

17 17 CAPÍTULO IV FERRAMENTAS QUE CONTRIBUIRÃO PARA O DESENVOLVIMENTO DE COMPRAS Alguns fatores se destacam na contribuirão do desenvolvimento e reconhecimento do departamento de compras, foi à introdução da qualidade total, planejamento tático, operacional e estratégico, entre outros estes foram os que mais se destacam dentro do contexto de mudança das organizações e especificamente do departamento em questão. Segue abaixo algumas definições sobre o assunto. 3.1 Just In Time A introdução do conceito de Just in time (JIT) ou seja gerenciamento pela qualidade total, sendo considerado pelas organizações uma completa filosofia a qual inclui aspectos de administração de materiais, gestão da qualidade, arranjo físico, projeto do produto, organização do trabalho e gestão de recursos humanos. Desta forma o gerenciamento de recursos passa a ser um fator decisivo nas organizações, o departamento deixa de ser visto como espectador e cumpridor de ordens para tornar-se participante na formulação das estratégias das organizações. 3.2 Planejamento Tático O planejamento tático tem por objetivo otimizar determinada área e não a organização como um todo, trabalha com decomposição dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidos no planejamento estratégico. Segundo Kotler, planejamento tático: especifica as táticas de marketing, incluindo característica do produto, promoção, comercialização, determinação de preço, canais de vendas e serviços.(kotler, 2006, p.41) Para Boone e Kurtz (2009, p. 44) planejamento tático é: plano tático em geral envolve ações de curto prazo voltadas para atividades atuais e do futuro próximo que uma empresa deve concluir para implementar estratégias maiores. Richard et. al. (1995, p. 64) define planejamento tático: como uma atividades especificas desenvolvida para perseguir estratégias, as empresas deve especificar as áreas de responsabilidade e os cronogramas para

18 18 Cobra afirma que: Segundo Chiavenato: implementação. Planejamento tático é a parte da arte de gestão de negócios que visa á consecução dos objetivos estratégicos através de ações operacionais especifica. Enquanto a estratégia direciona esforços para ganhar a guerra do mundo dos negócios, a tática visa ganhar batalhas especificas essa mesma guerra, através de ações operacionais. (COBRA, 1992, p.84). Planejamento tático representa uma tentativa da organização de integrar o processo decisório e alinhá-lo à estratégia adotada, para orientar o nível operacional em suas atividades e tarefas, a fim de atingir os objetivos organizacionais anteriormente propostos. (CHIAVENATO, 1994, p. 522). 3.3 Planejamento Operacional De acordo com Chiavenato (2004, p. 152) planejamento é a função administrativa que definem objetivos e decide sobre os recursos e tarefas adequadas para alcançá-los adequadamente. Maximiano (2004, p.145), afirma que: Plano operacional é o planejamento dos meios e recursos a serem utilizados para a realização de objetivos. O planejamento operacional pode ser feitos em etapas, que é um procedimento sistemático eficiente. Primeiro deve-se analisar os objetivos e fazer uma lista deles e que outras atividades serão necessárias para completar os objetivos. Uma técnica muito usada nesta etapa é o brainstorming, que é uma técnica usada em equipes, onde os integrantes da equipe pensam criativamente sobre determinado assunto e as idéias que vão surgindo são escritas. Para Chiavenato e Sapiro, planejamento operacional Segundo Maximiano: deve maximizar os resultados e minimizar as deficiências utilizando princípios de maior eficiência, eficácia e efetividade. (CHIAVENATO; SAPIRO, 2003, p.39) o resultado do processo de planejamento é a preparação

19 19 de planos em essência um plano é o registro das decisões resultantes dos processamentos dos dados de entrada. (MAXIMIANO, 2004, p.127) Planejamento Operacional é o processo de desenvolver e manterum ajuste viável entre os objetivos, experiências e recursos da organização e suasa atuais respectivas oportunidades de mercado, pois elas são mutantes. O propósito é moldar e remodelaros negocios e produtosda empresacomo objetivo de crescimento e lucro. ( Kotler,1975). 3.4 Planejamento Estratégico A importância do planejamento estratégico dentro das organizações volta-se para as medidas positivas que uma organização pode tomar para enfrentar ameaças e aproveitar as ameaças encontradas em seus ambientes. Segundo Alday (2000) o mais importante na utilização do Planejamento Estratégico é o seu estreito vínculo com a administração estratégica nas organizações. Não se pode tratar isoladamente o planejamento estratégico sem entrar no processo estratégico, contribuindo assim de forma eficaz com a gestão dos administradores na obtenção dos seus resultados. KOTLER (1975) propõe o seguinte conceito: O Planejamento Estratégico é uma metodologia gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida pela Organização, visando maior grau de interação com o ambiente. O Planejamento estratégico é uma ferramenta útil para a gestão das organizações tornando-se um instrumento dinâmico de gestão, que traz decisões antecipadas sobre sobre a linha de atuação a ser seguida pela organização no cumprimento da sua missão. Requer uma estratégia própria, uma visão abrangente de como a organização deve funcionar e do papel chave da cada função.

20 20 CAPITULO V COMPRAS COMO PARTE INTEGRANTE DA CADEIA DE SUPRIMENTOS O conceito de cadeia de suprimentos é recente, porem suas bases podem ser encontradas em teorias e estabelecidas (COOPER et AL., 1997). Sua origem aparece ligada ao renascimento da logística em 1950, quando surge uma abordagem nova orientada a sua administração integrada. Ë neste contexto que o departamento de compras ganhou mais visibilidade dentro das organizações depois, já na década de 1970, devido principalmente à crise de petróleo, a oferta de varias matérias-primas começou a diminuir enquanto seus preços aumentavam vertiginosamente. Neste cenário, saber: o que, quanto, quando e como comprar começa a assumir condições de sobrevivência. Inicia-se então um conceito voltado para o processo como um todo, denominado como gerenciamento da cadeia de suprimentos ou gerenciamento de suprimentos, deixa de ser uma visão tradicional de compras e entra em cena uma visão voltada para o processo. A cadeia de suprimentos vem traduzir a tempo real de reposição dos itens em processo, pois com o passar do tempo, as empresas foram se desenvolvendo, com novas aquisições de máquinas e serviços aumentando a sua velocidade, pois assim era a exigência do mercado, dos cliente e das inovações. Por estas razões, a cadeia de suprimentos veio a ocupar o seu espaço,, não só no ato de comprar, mas principalmente na estocagem, definição de estoque mínimos, médios, máximos e até mesmo as exigências de estoque de segurança, como também na logística e na movimentação dos itens em geral, como base para manter em plena atividade, o processo produtivo. Suprir a tempo, é dar garantia ao processo seguinte que a sua atividade não vai parar e, para isso, compras age interagindo com os demais departamentos para dar garantia a continuidade do processo. Suprir, não é simplesmente comprar em algum fornecedor próximo a fábrica, mas é identificar onde está o item ou serviço que se deseja obter para se iniciar todo um processo de busca deste item ou serviço no tempo adequado a continuidade do processo. Sabe-se que determinados itens ou serviços, muitas vezes está distante, as vezes em outros estados e até mesmo em outros países e, garantir a logística de todo um processo, é atuar em uma boa gestão como base para cadeia de suprimentos. Compras dentro da cadeia de suprimentos ganha um destaque na sua função, segundo Ronaldo Ballou: Comprar afeta indiretamente o fluxo de produto no canal de suprimentos físico. As decisões relativas à seleção dos pontos de embarque do fornecedor, a

21 21 determinação das quantidades e os métodos de transportes, são algumas das decisões importantes que afetam os custos logísticos. (BALLOU, p.327). Diante de uma visão mais ampla o departamento de compras ganha novas responsabilidades, e um valor se agrega a suas atividades, confirmando assim a sua relevância dentro da organização. A cadeia de suprimentos se apresenta nas organizações como uma ferramenta que permite ligar o mercado, a rede de distribuição, o processo de produção e a atividade de compras de tal modo que o cliente final, tenha um alto nível de serviço ao menor custo total, simplificando assim o complexo processo de negócios e ganhando eficiência..

22 22 CAPITULO VI A ESTRUTURA FUNCIONAL DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS É possível observar no decorrer do tempo que as organizações sofreram mudanças consideráveis dentro do contexto organizacional, reivindicação esta que surge com a alteração mercadológica, e as exigências que se apresentaram mediante a globalização que traz uma abertura de novo mercados. Com estas mudanças passa a existir a necessidade de novas estruturas dentro das organizações, é necessário lançar um olhar abrangedor sobre o todo, e assim especificar o papel e a importância dos departamentos dentro desta nova estrutura. Desta forma o departamento de compras passou por estágios de desenvolvimento, para o seu aprimoramento, sendo necessária uma nova natureza, tática ou estratégica, ao qual foi incorporado ao novo perfil, conforme demonstra as etapas abaixo: 1 Estágio 1 2 Estágio 2 3 Estágio 3 4 Estágio 4 Reativo Mecânico Proativo Gerência Estratégica de Suprimentos Perfil Tático Perfil Estratégico Figura 1 Etapas do desenvolvimento de função de Compras ou Suprimentos. Fonte: Braga, Como o demonstra o quadro acima Braga apresenta as fases pelo qual compras ou suprimentos passaram para que houvesse o seu aprimoramento. No primeiro estágio podemos citar as seguintes características: Ao setor responsável pela aquisição de bens e serviços é agregado pouco valor, Compras apenas operacionaliza as transações, executando papel meramente operacional.

23 23 A necessidade do departamento consiste em responder aos estímulos de outras funções dentro da organização, Falta planejamento pois focam seus esforços em resolver problemas que surgem no momento. Segundo Braga: as medidas de desempenho do departamento e dos indivíduos estão relacionadas à eficiência e não a eficácia. (BRAGA, 2010, p.3). O segundo estágio começa a delineamento da função, embora ainda com certa morosidade: Aquisições passam a ser conduzidas por compras ou suprimentos; Reconhecem a necessidade de habilidades necessárias para uma aquisição planejada; A comunicação entre departamentos se expande com a finalidade de melhor atender ao cliente interno; Surge a preocupação com redução de custos, enxugamento de processos de cotação, otimização do fluxo logístico e informações antecipadas aos fornecedores sobre previsão das necessidades de bens e serviços. É possível observar neste segundo estágio a mudança na percepção e ação de compras ou suprimentos, possibilitando observar um direcionamento estratégico, é possível identificar que ainda existe uma atuação de forma mecânica e independente das estratégias competitivas da organização, porém a alta administração começa a enxergar oportunidade de desenvolvimento da função de compras ou suprimentos para contribuir de forma efetiva na rentabilidade dos negócios. A respeito destas duas fases Braga declara: A preocupação de Compras ou Suprimentos, nos dois estágios apresentados, esta voltada para questões do dia-a-dia, de cunho operacional e em um horizonte de tempo de curto prazo. Dessa forma é possível classificar as duas etapas iniciais como de perfil tático. (BRAGA, 2010, P.4) É possível chegar a esta conclusão uma vez que as rotinas observadas nos estágios um e dois apresentam características táticas quanto a execução das tarefas diárias. O terceiro estágio apresenta a otimização do custo do ciclo de vida, busca em agregar mais valor ao consumidor através da oferta de uma melhora em seus produtos ou serviço. Alguns pontos que ressaltam:

24 24 Cliente interno participa das aquisições realizadas, garantindo aspectos técnicos; Inicia-se a adoção de técnicas, métodos e atividades que fortaleça a competitividade da empresa, iniciando a pratica de suportar a estratégia competitiva da organização; Surge as equipes multifuncionais constituídas por representantes de diferentes setores da organização; Devido ao acumulo no tratamento das questões estratégicas, o profissional passa a ser reconhecido. No ultimo estágio o quarto, é possível observar a integração de compras ou suprimentos as estratégias e ao papel competitivo da organização, o ato de comprar passa a ser parte integrante de um todo em um processo amplo onde a junção de informações, departamentos e pessoas buscam suportar a estratégia competitiva da organização. A tecnologia da informação também faz parte deste processo de mudança, pois possibilita redução de tempo e despesas, a busca de relacionamentos mais éticos e duráveis com os fornecedores com o objetivo de garantir menor custo e maior qualidade. Todos estes estágios contribuirão para que compras ou suprimentos conquiste cada vez mais o respeito com o alto escalão e participe das tomadas de decisões, um ponto a ser destacado é a consolidação da integração entre os departamentos de forma a somar esforços para apresentar um resultado positivo à demanda da organização. Sendo assim compras não implica mais em apenas comprar ou adquirir, passa a ser parte estratégica nas organizações que pretendem continuar no mercado, cada vez mais competitivo e bem preparado. Braga apresenta um resumo do percurso de Compras ou Suprimento:... desde a sua posição de componente burocrático dentro da organização até seu patamar de contribuição estratégica. (BRAGA, 2010, p. 8). É nítido o desenvolvimento de forma positiva do departamento de compras ou suprimentos, desde a sua insignificância até a ascensão dentro das organizações, utilizando o que de melhor o mercado competitivo tem, o desenvolvimento através da utilização correta das ferramentas estratégicas e estudo do mercado, deixando de estar estagnado para ser proativo e geral resultados satisfatórios e condizentes com as expectativas das organizações.

25 25 POSICIONAMENTO TÁTICO OPERACIONAL POSICIONAMENTO ESTRATÉGICO Estrutura organizacional Percepção da organização Acesso à informação Fatores empregados na decisão sobre escolha do fornecedor Rede e relacionamento com fornecedores Gerenciamento estratégico Baixa visibilidade, extensa cadeia de comando onde a informação trafega por diversos níveis até chegar aos altos gerentes Grande tráfego de papel, processo burocrático, baixa comunicação com outros fornecedores, atividades ineficientes Exposição limitadas a relatórios críticos e reuniões Função administrativa em que a tomada é principalmente baseada em preço Trabalho com muitos fornecedores e relacionamento antagônico, do tipo. "queda de braço" Inexistência de iniciativa em direção a classificação das categorias (famílias) dos materiais e serviços adquiridos. Todos os itens são tratados da mesma forma. Alta visibilidade, direta subordinação a alta gerência Função proativa, importante para a competitividade da empresa, gere cimento eficaz do suprimentos de materiais Acesso amplo ao banco de informações geradas interna e externamente Os profissionais do setor são treinados para efetuar análise a respeito da saúde financeira do fornecedor, capacidade técnica e possibilidade de se tornar um parceiro com fornecimento de longo prazo Trabalho com poucos fornecedores e relacionamento estreito em ambiente cooperativo O gerente é um estrategista sobre os materiais adquiridos, considerando a disponibilidade do mercado fornecedor, importância do item e volume de recursos empregados na aquisição Tecnologia da informação Baixo índice do emprego de tecnologias na condução das práticas de aquisição Utilização dos recursos de transmissão eletrônicas de dados; uso do sistema ERP; de internet para pesquisa; uso de leilão online; de portais de compras; uso da intranet para agilizar a comunicação interna e extranet para contato com fornecedores-chave Figura 2 Posicionamento da função de Compras ou Suprimentos Fonte: Braga, 2010.

26 26 CONCLUSÃO Através desta pesquisa bibliográfica é possível observar que compras ou suprimentos percorreu um longo caminho, desde a posição de componente burocrático dentro da organização até seu reconhecido como parte integrante e com capacidade de contribuir estrategicamente e cooperar diretamente para o aumento de vantagens competitivas. Fica claro que com a utilização de novas tecnologias e estratégias, o departamento de compras ou suprimentos passa a apresentar oportunidades vantajosas para a relação organização, cliente interno e fornecedor, apresentando uma melhoria considerável para o desempenho da função, deixando de ser mero expectador para ser participante na busca em atingir as expectativas e metas das organizações em relação ao mercado, aumentando assim a qualidade de seus serviços e/ou produtos. Visto que a globalização veio apresentar novos sistemas informatizados e da adoção de tecnologias cada vez mais avançadas, já não se permitia continuar visualizando compras como uma atividade meramente rotineira de aquisição de serviços e/ou produtos, desta forma compras foi forçada a se definir como parte integrante do processo dentro das organizações, por exigência do mercado compras foi alavancada e intensificou seus esforços na busca de tornar-se participativo. Ponto positivo este, que fez com que novos caminhos fossem percorridos, características novas fossem surgindo, resultando assim uma nova visão de participação e desenvolvimento, como conseqüência desta evolução, as organizações tem cada vez mais oportunidades de alcançar suas metas e objetivos. Diante do exposto, pode-se concluir que a gestão de compras eficiente, esta relacionada a qualidade de produtos ou serviços, minimização dos custos de produção, maior agilidade e qualidade nas aquisições, constante busca de novos caminhos para se readequarem ao mercado competitivo que sofre alterações constantes, e profissionais capacitados e interados as constantes mudanças de mercado, com a finalidade de buscar junto com os demais departamentos responder positivamente as necessidades da organização.

27 27 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA CHIAVENATO, Idalberto; SAPIRO, A. Planejamento Estratégico: fundamentos e aplicações. Rio de Janeiro: Elsevier, CHIAVENATO, Idalberto. Administração dos novos tempos: os novos horizontes em administração. São Paulo: Makron Books, CHURCHILL, J.; Gilbert A.; PETER, J. Paul. Marketing: criando valor para os clientes. São Paulo: Saraiva, DAFT, L. Richard. Administração. 6 ed. São Paulo: Thonson, MOTTA R. Paulo. Gestão contemporânea: a ciência e a arte de ser dirigente. 15 ed. Rio de Janeiro: Record, PLANTUELO, Vilentin. Teoria geral da administração de empresas. São Paulo: Metodista, PORPINO, Gustavo. Compras por impulso: uma análise teórica Acesso em: 30/03/2011. SANTOS, Marli Pereira dos. O desenvolvimento da inteligência competitiva na organização com ênfase na inteligência de mercado em compras , p.1.acesso em: 01/03/2011. VASCONCELLOS, Paulo. Planejamento Estratégico. Belo Horizonte: Fundação João Pinheiro

28 28 BIBLIOGRAFIA CITADA ALDAY, Hernan E. Contreras. O Planejamento Estratégico dentro do Conceito de Administração Estratégica. Ver. FAE,Curitiba, v. 3, n.2, p. 9-16, maio/ago BALLOU, Ronald H. Gerenciamento de Cadeia de Suprimentos. 4 ed. Porto Alegre: Bookmann, BOONE, Louis E.; Kurtz, D. L. Marketing Contemporâneo. 12 ed. São Paulo: Cengage Learning, BRAGA, Ataide. Evolução estratégica do departamento de compras ou suprimentos de bens e serviços nas empresas. t/site/new/art_evol_estrat_de_compras_e_supr_bens_de_serv.pdf. Acesso em: 05/02/2011. CABRINO, Thiago. Consumidor X Compras por Impulso. mpulso.htm. 2003, p.1. Acesso em: 31/03/2011. COBRA, M. H. N. Administração de marketing. São Paulo: Atlas, CHIAVENATO, Idalberto. Administração dos novos tempos: os novos horizontes em administração. São Paulo: Makron Books, CHIAVENATO, Idalberto; SAPIRO, A. Planejamento Estratégico: fundamentos e aplicações. Rio de Janeiro: Elsevier, FRANCO, Glenda; VALE, Laila. A importância e Influência do Setor de Compras nas Organizações. Detalhe_artigo/1004. Acesso em: 11/02/2011. KOTLER, Philip. Administração de Marketing. São Paulo: Atlas, KOTLER, Philip et al. Administração de marketing. 12 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, LAROSA, M. A, F. A. Como produzir uma monografia. 5 ed. Rio de Janeiro: Wak Editora, LAS CASAS, A. Marketing. 5 ed. São Paulo: Atlas LUFT, Celso Pedro. Mini Dicionário Luft. 4 ed. São Paulo: Editora Scipione. MAXIMINIANO, Antônio César Amauru. Introdução a administração. 6 ed. São Paulo: Atlas, 2004.

29 29 NUNES, Paulo. Gestão Conceito de Organização. nização.htm Acesso em: 10/02/2011. SEMENIK, Richard J. et. al. Princípio de marketing: uma perspective global. Tradução Lenke Peres. Revisão técnica de Arão Sapiro. São Paulo: Makron Books, SIMÕES, Érica. Importância da gestão de compras para as organizações p.1. Acessado em 12/01/2011. TECGLEN, E. A Sociedade de Consumo. Rio de Janeiro, Salvat Editora do Brasil, WIKIPÉDIA, A Enciclopédia Livre. _Compras. p. 1. Acesso em: 15/03/2011.

30 30 ÍNDICE FOLHA DE ROSTO 1 AGRADECIMENTO 3 DEDICATÓRIA 4 RESUMO 5 METODOLOGIA 6 SUMÁRIO 7 INTRODUÇÃO 8 CAPÍTULO I Dinamica das Compras 9 CAPÍTULO II Gestão de Compras: O grande Desafios para as Organizações Fatores que Influenciam no Processo de Compras Compras por Impulso CAPÍTULO III A Importância da Gestão de Compras 14 CAPÍTULO IV Ferramentas que Contribuirão Para o Desenvolvimento de Compras Just in Time Planejamento Tático Planejamento Operacional Planejamento Estratégico CAPÍTULO V Compras Como Parte Integrante da Cadeia de Suprimentos 20 CAPÍTULO VI A Estrutura Funcional do Departamento de Compras 22 CONCLUSÃO 26 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 27 BIBLIOGRAFIA CITADA 28 ÍNDICE 30

31 31 FOLHA DE AVALIAÇÃO UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU FACULDADE INTEGRADA AVM A prospecção do Departamento de Compras nas Organizações Título da Monografia: Autor: Arilton de Jesus Pedreira Data da entrega: 28/03/2011 Avaliado por: Prof. Jorge Vieira Conceito: Título da Monografia A PROSPECÇÃO DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS NAS ORGANIZAÇÕES Protocolo Verifique periódicamente a orientação do professor no link Envio de Monografia. Imprimi r Lá você poderá enviar mensagens ao professor quanto as suas dúvidas.